1. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi, yerleşen öğrenci adaylarını

Transkript

1 DEĞİŞİM SÜRECİ Yerleşen Öğrencilerin Hazırlık Süreci 1. Eşleştirme listelerinin ilanından sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi, yerleşen öğrenci adaylarını gidecekleri karşı kuruma e-posta yoluyla bildirir. 2. Uluslararası İlişkiler Ofisi, öğrencilere değişim görmeye hak kazandıkları kurumun iletişim bilgilerini sunar. Öğrenci Karşı Kurumla irtibata geçer ve gerekli evrakları taratıp e-posta yoluyla hazırlayıp gönderir. Eşleşilen kurumun başvuru formu, varsa yerleşim (accommodation) formu, vb. formlar doldurulur. Öğrencinin Karşı Kuruma göndereceği en önemli evraklardan bir tanesi Öğrenim Protokolüdür. (Learning Protocol) (bkz.: Adım Adım LP hazırlama). Bölüm Koordinatöründen yardım alınarak hazırlanan Öğrenim Protokolü Bölüm Koordinatörü ve/veya yardımcısı tarafından imzalandıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisine imzalanmak üzere teslim edilir. Bırakılan tüm belgeler Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından öğrenciye teslim edildikten sonra öğrencinin yapması gereken işlemler aşağıdaki gibidir: Söz konusu belgelerin taranmış halleri e-posta yoluyla ilgili kuruma öğrenci tarafından gönderilmelidir. Karşı kurum tarafından istenmesi durumunda orijinaller posta yoluyla da gönderilmelidir. Öğrenim anlaşmasının bir kopyası (kabul mektubu geldikten sonra ilgili anlaşma için Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması maksadıyla) Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edilmedlidir.. Dikkat edilmelidir ki öğrenim anlaşmasının karşı kurumdan imzalı ve kaşe ya da mühürlü nüshası Birimimize posta ve/veya e-posta ile ulaştırılmadan ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı gelmeden öğrencinin bursu ödenmeye başlanmaz.

2 4. YÖK tarafından nihai liste Kurumumuza iletildikten sonra Öğrenim tarihlerini kapsayan ve vize almaya uygun bir pasaportu olmayan öğrenciler Uluslararası ilişkiler Ofisi nden pasaport harç muafiyet yazısı talebinde bulunabilir. Bunun için öğrencilerin Üniversitemiz sayfasındaki posaport harç muafiyet dilekçesi ve formunu doldurup imzalatarak rektörlük binasında bulunan evrak kayıt birimine dilekçesini teslim ederek talepte bulunmaları da mümkündür. Bu yazıyı teslim aldıktan sonra öğrenci tarafından Vergi Dairesi Başkanlığı na giderek başvuru yapılır. Vergi Dairesi Başkanlığı ndan alınan harç muafiyet yazısı ile Pasaport şubeye başvurarak harçsız olarak pasaport alınır. Daha Sonra Öğrenci pasaportuyla birlikte Uluslararası İlişkiler Ofisi ne gelerek vize mektubu talebinde bulunabilirr. Vize alındıktan sonra Uluslararası İlişkiler Ofisi ne bir kopyası bırakılır. 5. Öğrenci belgelerini gönderdikten sonra Karşı Kurum Uluslararası ilişkiler Ofisi ne bir Kabul Belgesi gönderir. Öğrenci e-posta yoluyla bilgilendirilir. 6. Kabul Mektubu geldikten sonra öğrencinin yapması gerekenler aşağıdaki gibidir: Öğrenci Bölüm Koordinatörü ve/veya Yardımcısını kabul mektubunun geldiğine dair bilgilendirmelidir. Böylelikle öğrencinin öğrenim anlaşmasına (Learning Protocol) ilişkin Fakülte Yönetim Kurulu Kararı alınması süreci başlatılır. Hareketlilik dönemine ait belgelerin hepsi Uluslararası İlişkiler Ofisi ne teslim edilmiş olmalıdır. Öğrenci eğer bahar döneminde de hibesiz olarak Mevlana değişim Programı öğrencisi olarak devam edecekse Bahar Dönemi için alacağı vize fotokopisini de Uluslararası İlişkiler Ofisi ne gönderir. 7. Özet olarak öğrenci gitmeden önce aşağıdaki belgelerin hepsinin Uluslararası İlişkiler Ofisi nde öğrencinin dosyasında olması gerekir:

3 Aday Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır) Öğrenci Başvuru Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır) Öğrenci Bilgi Formu (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır) Öğrenci Beyannamesi (Eşleşmeden hemen sonra hazırlanır) Öğrenci Yükümlülük Sözleşmesi (Gitmeden hemen önce yapılır, Ziraat Bankası Bilecik Şubesi nde açılmış olan IBAN numarası yazılmış ve öğrenci tarafından imzalanmış olarak) Öğrenim Protokolü (Öğrenci gitmeden önce Öğrenim Protokolü fotokopisi Uluslararası İlişkiler Ofisi ne bırakır ve aslını Karşı Kuruma imzalatmak üzere yanında götürür. Karşı Kurum imzaladıktan ve ihtiyaç olması halinde gerekli, ekle-sil yapıldıktan sonra Öğrenim Protokolünün ilk önce taranmış hali daha sonra aslı postayla 30 gün içinde Uluslararası İlişkiler Ofisi ne gönderilir. Kabul Mektubu Fotokopisi (Karşı üniversitede bulunacağınız tarihler net olarak belirtilmiş olmalıdır. Eğer kabul mektubunuzda öğrenim tarihleriniz net olarak belirtilmemişse karşı kurumdan tam bir tarih aralığı talep etmeniz ya da gideceğiniz döneme ait akademik takvimi beyan etmeniz gerekecektir.) Pasaportunda aldığı vizenin fotokopisi. (Öğrenci vize almak zorunda olmasa dahi yukarıdaki belgelerin hepsini Uluslararası İlişkiler Ofisi ne teslim etmek zorundadır.) 8. Öğrencinin Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi kayıt dönemleri içinde Mevlana hareketlilik faaliyetinden faydalanılacak dönem için boş kayıt yapılması gerekmektedir. Öğrenci varsa harcını yatırmalı ve örgün öğrenci sistemi aracılığıyla ders seçmeden kaydını yapmalıdır. 9. Misafir olunacak kuruma ulaşıldıktan sonra hareketlilik öncesi hazırlanan Öğrenim Protokolünde belirtilen derslerin açılıp açılmadığını kontrol edilmelidir. Eğer ders programında bir değişiklik yapılmak istenirse öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası doldurulmalıdır. Öğrenim Protokolünün değişiklik sayfası mutlaka Bilecik Şeyh Edebali Üniversitesi ndeki Bölüm Koordinatörü ve/veya

4 Yardımcısı ile görüşülerek hazırlanmalı, sonrasında misafir olunan üniversitede onaylatılmalıdır. Onaylatılan belge Uluslararası İlişkiler Ofisi ne ilk önce e-posta daha sonra posta yolu ile ulaştırılır. Değişiklik sayfasının hazırlanmasına ilişkin ayrıntılı bilgi için bkz. Adım adım LP hazırlama 10. Ders değişiklikleri Anadolu Üniversitesi tarafından onaylanmadıkça ve ilgili Fakültenin Yönetim Kurulunca onaylanmadıkça aldığınız derslerin denkliği yapılamaz. Ders değişikliği için öğrenim başlangıç tarihinden itibaren bir ay süre tanınmaktadır. 11. Hareketlilik süresince hareketlilik sürecini etkileyebilecek her türlü durum mutlaka Uluslararası İlişkiler Ofisi ne ve Bölüm Koordinatörü ve /veya Yardımcısına bildirilmelidir. 12. Mevlana Değişim Programı öğrencilere yalnızca 4 ay boyunca burslu olarak Değişim Öğrencisi hakkını verir. Buna karşın öğrenci değişim süresini uzatmak isterse bunu hibesiz şekilde yapmayı kabul edecektir. Değişim sürecini hibesiz şekilde uzatmak isteyen öğrenci, dilekçe yazarak bu isteğini Uluslararası İlişkiler Ofisi ne beyan eder. Uluslararası İlişkiler Ofisi ne her iki Kurum Koordinatörlüğüne ve Bölüm Koordinatörlerine bu talebi bildirir. Öğrencinin talebinin aksine bir durum olmadıkça öğrenci hibesiz bir şekilde Mevlana Değişim Programı öğrencisi olmaya devam eder ve Bahar Dönemi için Öğrenim Protokolü hazırlar. Bölüm onay vermezse uzatma yapılamaz. Uzatma için de Yönetim Kurulu Kararı çıkartılır. Yönetim Kurulu Kararı Fakülte tarafından Uluslararası İlişkiler Ofisi ne ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. DEĞİŞİMDEN SONRA 1. Öğrenci döndükten en geç 30 gün sonra dönüş belgelerini Uluslararası İlişkiler Ofisi ne teslim eder. 2. Öğrencilerin dönüş belgeleri:

5 Transcript of Records, Öğrenim anlaşmasında alınacağı taahhüt edilen derslerin hepsinin öğrenim anlaşmasındaki kredileri ve dönem sonunda alınan notlarını belirten imzalı, mühürlü orijinal belgekatılım Sertifikası, karşı kurum tarafından öğrenci adına düzenlenmiş, öğrenim görülen tarihleri belirten imzalı, mühürlü orijinal belge, Öğrenci Nihai Rapor Formu. 3. Dönüş işlemlerinin tamamlanması için öğrencinin Öğrenim Protokolü ve Karşı Kurumdan mühürlü imzalı gelen transkripti üst yazıyla ilgili fakülteye gönderilir. 4. Öğrencinin geriye kalan %30 luk hibesinin ödenmesi için tüm belgelerin istenilen şekilde eksiksiz olması gerekmektedir. Öğrencinin evrakları kontrol edildikten sonra Transkript başarısına göre öğrencinin ödemesi yapılır. Örneğin, öğrenci derslerinin hepsinde başarılı olmuşsa geriye kalan bursunun hepsini alır.