2430. BÖLGE GUVERNÖR RESMİ ZİYARETİ YÖNERGESİ

Transkript

1 2430. BÖLGE GUVERNÖR RESMİ ZİYARETİ YÖNERGESİ Guvernörün, nın, nin ve gerektiğinde Bölge Görevlilerinin katılacağı Kulüp Asamblesinin ayrı bir önemi vardır. Uluslararası Rotary Başkanının temsilcisi sıfatıyla Guvernör, Guvernör Yardımcısı ve ile birlikte Kulübü resmen ziyaret etmektedir. Guvernörün gerek duyacağı ilgili Bölge görevlileri de Kulüp Asamblesine katılırlar. Bu ziyaret Uluslararası Rotary tarafından charter almış kulüplerin tanınmasının ve charter alacak olan kulüplerin denetlenmesinin bir ifadesidir. Kulüp Asamblesinde, Kulüp dönem süresince yaptığı ve/veya yapacağı çalışmaları sunar, dönem başında hazırlayıp Bölgeye verdiği Etkili Rotary Kulüpleri Planlama Rehberi Planning Guide for Effective Rotary Clubs formundaki hedeflerin irdelemesini yapar ve Uluslararası Rotary ye ve Guvernöre karşı taahhüt altına girer. ve görevliler kulüp ile ilgili her türlü bilgiyi hazırlamış olmalıdırlar. Kulüp üyeleri Guvernör ile birlikte olmayı, karşılıklı konuşabilmeyi, tanışabilmeyi isterler. Zira Guvernörle bu derece yakın olabildikleri başka toplantı yoktur. Yoğun programı dolayısıyla bu ziyaret, Guvernörün dönem içerisinde Kulübü yegâne ziyareti olabilir. Bu sebeple Guvernörün katılacağı Kulüp Asamblesine iyi hazırlanılması, Kulübün kendi iç dinamiğinin kazanılması ve sinerji yaratılması bakımından fevkalade önemli ve yararlıdır. Guvernör ün şehre ilk ziyaretinde yerel basının, internet gazetecilerinin, blog yazarlarının da davetinin ihmal edilmediği Kahvaltılı Basın Toplantısı organize edilir. Bu organizasyonu şehirdeki hangi Rotary Kulübü veya Kulüpleri tarafından organize edileceğine o şehirdeki Grup Kulüplerinden Sorumlu sorumludur. Bu basın toplantısına Baro Başkanı, Tabip Odası Başkanı gibi STK liderlerin de yerel basın ile birlikte davet edilmesi tavsiye edilir. İsteyen, önceden programlamak ve randevu almak suretiyle toplantılara başlamadan evvel Guvernör, ve Bölge Sekreterinin Valiye, Kaymakama, Belediye Başkanına, Garnizon Komutanına, çevresinde iyi isim yapmış Rotaryen olmayan bir iş adamına veya bunlardan bazılarına birer nezaket ziyareti yapmalarını sağlayabilir, düzenleyebilir. Bu durumda ziyaretlerin zamanında yapılabilmesi için nı önceden haberdar eder. 1

2 Guvernör Ziyareti İçeriği 1. Başkanlık Toplantısı. Bu toplantı sadece Guvernör ile Kulüp Başkanının birlikte olduğu ve nın kulüple ilgili hususları özellikle problemleri- Guvernörle müzakere ettiği toplantıdır.bu toplantıda lüzum gördüğü ve üyeler üzerinde etkili olacağına inandığı konularda, Kulüp Toplantısında yapacağı konuşmada yönlendirici mesajlar vermesini Guvernörden isteyebilir. 2. Genişletilmiş Yönetim Kurulu Toplantısı. Toplantı Guvernör Yardımcısı tarafından yönetilir. Bu toplantıya Guvernör,,, ve Kulüp Yönetim Kurulu Üyeleri, Rotary Vakfı, Halkla İlişkiler, Üyelik ve Proje Komiteleri Başkanları katılır. Bu toplantı Kulübün idari konularının görüşüldüğü, Bölge-Kulüp ilişkilerinin tartışıldığı, Kulüple ilgili ayrıntılı yönetim bilgilerin müzakere edildiği toplantıdır. Kulüp Başkanının ve Kulüp Sekreterinin tüm bilgileri derlemiş olmaları ve hazır bulundurmaları gerekir. Kulübün, Rotaract ve/veya Interact Kulübünün olması halinde, kulübe ait görüşmelerin tamamlanmasını takiben, Rotaract ve Interact Kulübü Başkanları ile Yönetim Kurulu Üyeleri toplantıya dahil edilir. 3. Kulüp Asamblesi. Bu toplantıya Guvernörle birlikte gelen Bölge Görevlileri,, Yönetim Kurulu üyeleri, Kulüp Komite Başkan ve üyeleri ile tüm Kulüp üyeleri ve eşleri katılır. Guvernör Ziyaretini içeren Genel Kulüp Toplantısı içerisinde gerçekleştirilir. 4. Kulüp Asamblesi tarafından yönetilir. Kulüp Başkanı toplantıyı çana vurarak açar. Kulübün çalışma programının ana hatlarını açıkladıktan sonra Kulüp Sekreterine, Saymana, Komite Başkan ve üyelerine söz vererek projelerini ve çalışmalarını özetlemelerini sağlar. Asamblede komite başkan ve üyelerinin sunum yapmalarına özen gösterilmelidir. Özellikle Vakıf, Halkla İlişkiler ve Üyelik Komitesi Başkanları nın komite projelerini bizzat anlatmaları istenir. 5. Kulüp Asamblesi sonunda Kulüp tarafından gerçekleştirilen veya planlanan çalışmalarının değerlendirmesini Guvernör Yardımcısı yapar. Guvernör gözlemcidir. 6. Kulüp Asamblesi dolayısıyla hazırlanan dosyanın mümkün olduğu kadar öz olmasına dikkat edilmelidir. Kulüp Asamblesi sona erdiğinde çana vurarak toplantıyı kapatır. 2

3 7. Rotaract / Interact Toplantısı. Genel Toplantı öncesinde yapılan Genişletilmiş Yönetim Kurulu Toplantısı içerisinde yer alır. Rotary Kulübünün hem Rotaract ve hem de Interact Kulübü varsa toplantı birlikte ve Rotary Kulübü Asamblesine benzer şekilde yapılır. 8. Rotaract / Interact Toplantısı varsa Kulübün Gençlik Hizmetleri Komitesi Başkanı yoksa Proje Komiteleri Başkanı tarafından yönetilir. Bu toplantıda, Rotaract Kulübünün ve Interact Kulübünün yaptığı ve planladığı çalışmalar ve Kurucu Rotary Kulübü ile olan ilişkileri görüşülür. 9. Rotaryen Eşleri Toplantısı. Guvernörün veya Guvernörün eşinin özel bir toplantı talebi yoktur. Eğer Rotary Kulübü arzu ederse, önceden belirtmek şartıyla, Eşler Toplantısı programa eklenir. Yukarıda kuralları açıklanan Kulüp Asamblesi Kulüp Toplantısı içerisinde yapılır. Haftalık Olağan Toplantı niteliğindeki bu toplantıyı yönetir. Bu toplantıya konuşmacı davet edilmez. Bu toplantıyı, toplantıyı çana vurarak açtıktan ve konukları tanıttıktan sonra haftalık olağan toplantılarda olduğu gibi duyuruları yapar, Kulüp Sekreterine söz vererek önemli günlerin duyurulmasını sağlar. Herhangi bir mesaj vermek isteyen Rotaryenlere söz verir. Başka Rotary Kulübünden gelerek Kulüp Flaması vermek isteyen konuk Rotaryenlerle flama değişimi törenini yapar. Yeni üye kabul töreni, Paul Harris Dostu Rozeti takılması, beratının ve kolyesinin verilmesi gibi törenler, toplantının sonuna doğru Guvernörün konuşmasından evvel yapılır. Rozet takmaya ve Berat vermeye davet edilirse, törenlerin tamamlanmasından sonra Guvernör toplantının son konuşmasını yapar. (Guvernör kürsüye veya konuşmaya bir defadan fazla çağrılmaz.) Guvernörün konuşmasından sonra başka konuşma ve söz alma olmaz. çana vurarak toplantıyı kapatır. Guvernör ve Bölge Görevlileri ile eşlerinin toplantıdan ayrılması ile Kulüp Resmi Ziyaret programı sona erer. 3

4 Rotary Toplantı Düzeni ve Protokol Kuralları Kulüp Asamblelerinde Rotary Toplantı düzeni ve Protokol Kuralları aşağıdaki şekilde uygulanır. 1) Genel Olarak Toplantı Salonları Düzeni. Her toplantı için mümkün ise ayrı oda veya salon kullanılır. Mümkün değilse, toplantıların bütünlüğünü ve disiplinini bozmayacak, gereksiz giriş-çıkışları ve gürültüyü önleyecek düzenlemeler yapılır. 2) Başkanlık Toplantısı, Genişletilmiş Yönetim Toplantısı Salon Düzeni. Bu toplantılar, çalışma toplantılarıdır. Bu sebeple bu toplantılarda özel bir salon düzenlemesi ve oturma protokolü uygulanmaz. 3) Kulüp Toplantısı Salon Düzeni. Kulüp Toplantısının yapılacağı salonda Türk Bayrağı, Atatürk Resmi veya Büstü, Bölge Bayrağı, Kulüp Bayrağı, Dönem Sloganı Flaması ile diğer kulüplerden alınmış olan flamalar, çan ve çekiç, varsa Kulüp Onur Defteri, Guvernöre ve Görevlilere verilmek üzere yeteri kadar Kulüp Flaması hazır bulundurulur. (Guvernör Bayrağı Guvernörün kendisi veya tarafından getirilir.) Salonun dekorasyonunda Türk Bayrağının diğer bayraklardan daha yükseğe asılmasına ve boyutlarının diğer bayraklardan daha büyük ve ütülü olmasına itina edilmelidir. 4) Masa Düzeni. Kulübün üye adedini ve salonun durumunu dikkate alarak i) (U) Masa düzeni ii) Baş masa (head table) ile yuvarlak, uzun veya U masa düzeni uygulanır. Gerek ayrı olsun ve gerekse (U) şeklinde olsun baş masada, eşlerin katılmadığı toplantılarda tek sayıda oturma yeri, eşlerin katıldığı toplantılarda katılan sayısına göre oturma yeri tespit edilir. (Gelecek konuklara eşleriyle birlikte olup olmayacakları Kulüp Asamblesi tarihinden evvel sorulmak suretiyle gerekli düzenleme yapılır.) 5) Oturma Düzeni. Gerek müstakil baş masa ve gerekse (U) masa düzeninde ortaya oturur. Başkanın sağından başlamak üzere, sağına ve soluna sırasıyla UR 2430 Bölge Dönemi Protokolü nde belirtildiği gibi toplantıya katılanların yerleri ayrılır. (Başkanın sağına Guvernör, soluna protokolde adı geçenlerden katılanların en kıdemlisi oturur. Bir Bölge Görevlisinin birden fazla görevi varsa en yüksek derece görevi hangisi ise o görev esas alınır.) 4

5 Toplantıya eşlerin katılması halinde, Başkanın eşi Başkanın soluna, Guvernör Başkanın sağına ve Guvernörün eşi Guvernörün sağına oturur. Diğer konukların eşlerine sağ taraftakilerin sağında, sol taraftakilerin solunda olmak üzere yer ayrılır. Toplantıya resmi konukların katılması halinde, Başkanın sağında resmi konuklardan en yüksek görevde olan kişiye ve onun sağında Guvernöre yer ayrılır. Başka resmi konuklar var ise Başkanın solundan başlamak üzere sağa ve sola doğru yer ayrılır. Protokole dahil konuklar fazla ise (U) masada sıralama iki yöne doğru gerektiği kadar devam ettirilir. 6) Konukların Tanıtımı. yerinden veya kürsüden Kulüp Toplantısını çana vurarak açtıktan sonra konukları tanıtır. Konukların tanıtırken Bölge Dönemi için tanımlanmış Protokol Düzenine uygun sıralamayı izler. Toplantıda resmi konuklar var ise kendi protokol sıralarına göre en önce tanıtılırlar. Ancak en yüksek görevlinin tanıtılmasından sonra Guvernörün tanıtılması şarttır. Diğer resmi konuklar Guvernörden sonra tanıtılırlar. Resmi konuklardan başka diğer konuklar protokol sunumundan sonra tanıtılır. 7) Kıyafet. Kulüp Asamblesi toplantılarında ve eşi dönem ceketlerini giyerler. Başkanlık Kolyesini takar. Kulüp üyeleri yakalarına Rotary Rozetlerini takarlar. 8) Diğer hususlar ve diğer söz alanlar konuşmalarını muhakkak ayakta yaparlar. Yeni üye kabulü töreni, Paul Harris Dostu rozeti, madalya ve Berat verme töreni gibi etkinlikler yapılacaksa törenin yapılacağı alan belirlenir ve rozet, madalya ve beratlar burada hazır bulundurulur. Yemek servisinin toplantının ve konuşmaların akışını kesmeyecek şekilde düzenlenmesine ve konuşmalar sırasında servisin kesinlikle durdurulmasına itina gösterilmelidir. 5

6 2430. BÖLGE DÖNEMİ GUVERNÖR ZİYARETİ Guvernör ve Bölge Görevlilerinin katılacağı Kulüp Asamblesi Toplantıları (ÖĞLE TOPLANTILARI 4 SAAT) 10:00 11:00 Kahvaltılı Basın Toplantısı (60 dakika) Guvernör Sivil Toplum Kuruluşu Liderleri Baro /Tabip Odası /Ticaret ve Sanayi Odası Başkanları vb. 11:00 11:10 Ara (10 dakika) 11:10 11:20 Başkanlık Toplantısı (10 dakika) Guvernör 11:20 12:00 Genişletilmiş Yönetim Toplantısı (40 dakika) Guvernör Kulüp Üyelik Komitesi Başkanı Kulüp Vakıf Komitesi Başkanı Kulüp Hİ Komitesi Başkanı Kulüp Proje Komiteleri Başkanı Rotaract Kulübü Başkanı Interact Kulübü Başkanı 12:00 12:30 Rotaryen Eşleri Toplantısı (30 dakika) Guvernör Eşi nın Eşi nın Eşi Kulüp üyelerinin eşleri 12:30 14:00 Kulüp Toplantısı Ve Asamblesi (90 dakika) Guvernör Bölge Görevlileri Kulüp üyeleri Rotaryen eşleri Konuklar Ziyaret Programı Kulüpten sorumlu Guvernör Yardımcı tarafından önceden Guvernöre iletilir. Toplantı sırasında yapıla Kulüp Asamblesi Değerlendirmesini yapar. Guvernör Kulüp Toplantısında konuşma yapar. Basın Toplantısının yapılmayacağı durumlarda Kulüp Guvernörü herhangi bir projesini ziyarete götürebilir. 6

7 2430. BÖLGE DÖNEMİ GUVERNÖR ZİYARETİ Guvernör ve Bölge Görevlilerinin katılacağı Kulüp Asamblesi Toplantıları (AKŞAM TOPLANTILARI 4 SAAT) 10:00 11:00 Kahvaltılı Basın Toplantısı (60 dakika) Guvernör Sivil Toplum Kuruluşu Liderleri Baro /Tabip Odası /Ticaret ve Sanayi Odası Başkanları vb. 18:00 18:10 Ara (10 dakika) 18:10 18:20 Başkanlık Toplantısı (10 dakika) Guvernör 18:20 19:00 Genişletilmiş Yönetim Toplantısı (40 dakika) Guvernör Kulüp Üyelik Komitesi Başkanı Kulüp Vakıf Komitesi Başkanı Kulüp Hİ Komitesi Başkanı Kulüp Proje Komiteleri Başkanı Rotaract Kulübü Başkanı Interact Kulübü Başkanı Rotaract Kulübü Başkanı Interact Kulübü Başkanı 19:00 19:30 Rotaryen Eşleri Toplantısı (30 dakika) Guvernör Eşi nın Eşi nın Eşi Kulüp üyelerinin eşleri 20:00 21:30 Kulüp Toplantısı Ve Asamblesi (90 dakika) Guvernör Bölge Görevlileri Kulüp üyeleri Rotaryen eşleri Konuklar Ziyaret Programı Kulüpten sorumlu Guvernör Yardımcı tarafından önceden Guvernöre iletilir. Toplantı sırasında yapıla Kulüp Asamblesi Değerlendirmesini yapar. Guvernör Kulüp Toplantısında konuşma yapar. Basın Toplantısının yapılmayacağı durumlarda Kulüp Guvernörü herhangi bir projesini ziyarete götürebilir. 7