1.Kulüp Başkanı Dönem Öncesi İzleme Listesi

Transkript

1 1.Kulüp Başkanı Dönem Öncesi İzleme Listesi ARALIK Aralık.2017 deki Başkanlar Tanışma Toplantısı na eşimle birlikte katıldım. Guvernör Yardımcım ve Eşi ile tanıştım. İletişim bilgilerimi kendisine verdim. Grubumdaki diğer Başkan arkadaşlarımla tanıştım. İletişim bilgilerini aldım. Başkanlar Tanışma Toplantısı nda verilen dosyayı inceledim. Yönetim Kurulumu tesbit ettim. İkinci tercihlerimi belirledim. Olağan Genel Kurul öncesi Üyelik Defterini kontrol ettim. Dönem Başkanım ile müştereken güncellenmesini kontrol ettim. Olağan Genel Kurul da ikinci tercihlerimi Yönetim Kurulu Yedek Listesi ne koydum. Kulübümün Olağan Genel Kurulu na sunulacak olan Dönem Bütçemi Sayman ve Sekreterim ile birlikte hazırladım. Olağan Genel Kurul da Yönetim ve Denetim Kurullarım ile Yedeklerim seçildi. Bütçem kabul edildi. Kulübümün devam eden Dönem projelerinin durumlarını izliyorum. Kulübümün Ana Tüzüğünü ve İç Tüzüğünü okudum, inceledim. Kulüp tarihçesini inceleyerek ve Geçmiş Dönem Başkanları ile görüşerek Kulüp Envanteri çalışmasına başladım. Kulüp Envanteri çalışmalarımı Yönetim Kurulu üyelerim ve Komite başkanlarım ile paylaştım. Guvernör Yardımcımın Grup Kulüp Başkanları ile yaptığı toplantıya eşim ile birlikte katıldım. Komite Başkanlarımı Küresel Bağış (Global Grant Projesi) hazırlamaları yönünde teşvik ettim. Müracaat dosyalarını Uluslararası Asamble ye kadar Gelecek Dönem Guvernörümüz e teslim edilmek üzere hazırlamalarının önemini belirttim

2 OCAK 2018 Guvernör Yardımcımın Grup Başkanları ile yaptığı toplantıya eşim ile birlikte katıldım. Dönemimin Hedeflerini oluşturmaya başladım. Kulübümün devam eden Dönem projelerinin durumlarını izliyorum. Kulüp Envanteri çalışmalarıma devam ettim. Guvernör Yardımcımdan 2018 BES (Başkanlar Eğitim Seminerinin) ve Bölge Eğitim Asamblesinin yerini ve tarihini öğrendim: BES : Mart.2018, Bölge Eğitim Asamblesi: 07.Nisan.2018, Swiss Otel, İstanbul Mart.2018 de Otel de yapılacak ve benim için katılımın zorunlu olduğu BES Başkanlar Eğitim Semineri ne eşim ile birlikte kayıt yaptırdım. Sekreterime ve Saymanıma 2018 Bölge Eğitim Asamblesi için bilgi verdim. Belirlediğim Komite Başkanlarına 2018 Bölge Eğitim Asamblesi için bilgi verdim. Dönem Başkanım ve Dönem Kulüp Sekreterimiz ile görüşerek Dönemi görevlilerinin UR web sayfasında Rotary Club Central a girilmesini temin ettim Mayıs.2018 de gerçekleşecek Döneminin hasadı olan Bölge Konferansı na eşim ile beraber katılmak üzere kaydımı yaptım Guvernörümün Uluslararası Asamble sırasında diğer bölgeler Guvernörleri ile görüşerek eş kulüp bulma konusunda yardım edeceği Global Grant Proje Dosyamı hazırlayarak, kendisine verilmek üzere Guvernör Yardımcıma teslim ettim

3 ŞUBAT 2018 Guvernör Yardımcımın Grup Başkanları ile yaptığı toplantıya eşim ile birlikte katıldım. Kulübümün devam eden Dönem projelerinden gelecek döneme sarkacak olanlar için Dönem Başkanı ile temas ederek bilgi alıyorum. Komite Başkanlarım ve Yönetim Kurulum ile birlikte yaptığımız Kulüp Envanteri çalışmamızı bitirdim. Yönetim Kurulum ile ilk toplantımı yaparak, dönem için öngörülen proje ve etkinlikler üzerine görüştüm. İdari İşler için görüşlerini aldım. Mevcut Dönem ( ) 23 Şubat UR Kuruluş Yıldönümü ve Dünya Barış ve Anlayış Günü kutlamalarına katıldım. Gelecek Dönem için not aldım, gözlem yaptım. 07.Nisan.2018 de gerçekleşecek Bölge Eğitim Asamblesi ne eşimle birlikte kaydımı yaptırdım. Sekreterim ve Saymanımın 2018 Bölge Eğitim Asamblesi ne kayıt yaptırdıklarını kontrol ettim. Komite Başkanlarımın ve üyelerinin 2018 Bölge Eğitim Asamblesi ne kayıt durumlarını kontrol ettim. Halen yaptırmayanlardan kayıt yaptırmalarını istedim

4 MART Mart.2018 deki Başkanlar Eğitim Seminerine eşim ile birlikte katıldım Bölge Eğitim Asamblesine kulübümün tüm Dönem sorumluları ve yeni üyeleri kayıt oldu. Son kayıt durumunu kayıt formlarının bir kopyasını da ileterek Guvernör Yardımcıma teyit ettim. Dönemimin Hedeflerini oluşturmaya devam ediyorum. Guvernör Yardımcımın Grup Başkanları ile düzenlediği toplantıya eşim ile katıldım. Dönemimin Komite sorumluları ile projeler üzerine görüşmelere başladım. Kulübümün devam eden Dönem projelerinden gelecek döneme sarkacak olanlar için ilgili Komite Başkanlarına bilgi aktardım ve ilgilenmelerini istedim. Kulüp Envanteri formumu Guvernör Yardımcıma teslim ettim. Yönetim Kurulumu ve Komite Başkanlarımı toplayarak Rotary Club Central ve dönem hedeflerinin girilmesi konusunda bilgi aktardım. Dönemim için TRF (Rotary Vakfı na) na yapılacak şartsız bağış miktarını tespit etmek ve finansmanının nasıl sağlanacağını görüşmek üzere Rotary Vakfı Komitesi Başkanım ve Saymanım ile görüş alış verişinde bulundum. İç Tüzük gereği Bölge Eğitim Asamblesi ile Bölge Konferansı arasında yapılması gereken 1. Kulüp Asamblesi tarihini tespit etmek üzere Dönem Başkanım ile görüştüm. Yeni dönem Bölge Kılavuzu için gerekli bilgileri derleyerek Bölge Merkezimize ilettim. Gelecek Dönem hedeflerimizin Showcase a aktarılmasını için sekreterime ve komite Başkanlarıma görev verdim.... 4

5 NİSAN Nisan.2018 tarihinde Swiss Otel de gerçekleşen Bölge Eğitim eşim ile birlikte katıldım. Asamblesine Dönem başkanım ile görüşerek 1.Kulüp Asamblesi tarihimi kesinleştirdim. Tarihi Dönemi Guvernör Yardımcım a bildirdim. Birinci Kulüp Asamblesi için Komite Başkanlarımın hazırlanmalarını istedim. Dönemim için TRF ye (Rotary Vakfı) yapılacak şartsız bağış miktarını tespit etmek ve My Rotary de Kulüp hedeflerimizi girmek üzere Yönetim Kurulum ile toplantı yaptım. Dönem Başkanı ile Devir-Teslim gününü tespit ettim. Bölge Kılavuzu ile ilgili eksikleri gidererek Bölge Merkezimize ilettim. Kendimin, eşimin ve kulüp üyelerimin 2018 Bölge Konferansına kayıt durumlarını kontrol ettim. Kendilerini katılım yönünde teşvik ettim. My Rotary de Kulüp ve üye bilgilerinin girildiğini ve doğruluğunu kontrol ettim.... 5

6 MAYIS 2018 Guvernör Yardımcımın Grup Başkanları ile düzenlediği toplantıya eşim ile birlikte katıldım. Dönemin hedefleri belirlendi. Birinci Kulüp Asamblesini yaptım. Bölge hedeflerinin Rotary Club Central a girildiğine emin oldum Bölge Konferansı na eşim ile birlikte katıldım

7 HAZİRAN 2018 Guvernör Yardımcımın Grup Başkanları ile düzenlediği toplantıya eşim ile katıldım. Rotary Club Center e girişlerin tamam olduğundan bir kez daha emin oldum. Bütçemi kesinleştirdim. Dönem Başkanı ile evrak, proje ve bilgi devir teslimini gerçekleştirmek üzere tarih tespit ettim. Sekreterim den resmi evrakların devir teslimi için hazırlanmasını istedim. Saymanım dan resmi kasa ve makbuz ile ilgili gelir-gider defterlerinin teslim alınması için hazırlanmasını istedim. Guvernör Devir Teslim Töreni ne katıldım. Kulübümün Başkanlık Devir Teslim Töreni ne katıldım. Dönemime hazırım.... 7

8 2. Kulüp Başkanı Dönem İzleme Listesi Temmuz Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na eşim ile katıldım. Kulüp İç Tüzüğümüz deki Temmuz ayı içinde, mümkünse ilk yarıda yapılır hükmünden hareketle 2.Kulüp Asamblemi Kulübe duyurdum ve Komite Başkanlarımdan gerekli hazırlıkları yapmalarını istedim. 2. Kulüp Asamblesi ni Guvernör Yardımcıma bildirdim ve davet ettim. Asamble öncesinde Yönetim Kurulunu ve Komite Başkanlarımı topladım. Faaliyet programını son kez denetledim. Dönem Sekreterime ve Saymanıma Temmuz ayı ikinci yarısında Dönem Sekreteri ne Yarıyıl Raporu (SAR) nu hatırlattım. Doğru ve zamanında UR web sayfasına girişin yapılmasını ve yarıyıl aidatının Temmuz ayı sonuna dek MyRotary üzerinden UR ye havale edilmesini birkaç kez hatırlattım. Dönemim başlaması nedeniyle Bölge ve UR ödülleri konusunda Guvernör Yardımcım dan ve mevcut dokümanlardan gerekli bilgileri aldım ve Kulübümü bilgilendirdim. 2. Kulüp Asamble programında Ödül Yönergesi nden yararlandım. Temmuz ayı Okuma-Yazma ayıdır. Bu nedenle üyelerin ilgisinin bu konuya çekmek için çalışmalar yaptım.. 8

9 Ağustos Guvernör Yardımcımın düzenlediği Başkanlar Toplantısına eşim ile katıldım. Ağustos ayı Üyelik ve Üyelik Geliştirme ayıdır. Üyelere dönemin başı olmasından hareketle bu ayda yeni üye konusunda daha duyarlı olmalarını tavsiye ettim. Üyelik Geliştirme için UR nin önerdiği yöntemlerin tartışıldığı bir Kulüp Forumu düzenledim. Bir toplantımı buna ayırdım. Üyelik Komitesini Kulüp toplantıma davet ettim. 9

10 Eylül 2018 Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na eşim ile katıldım. Guvernör Yardımcım ile Guvernör Ziyareti nin tarihini kesinleştirdim. Kulübümü bilgilendirdim. Guvernör Ziyaret Yönergesini bir kez daha okudum. Kulübüme bu konuda sunum yaptım. Aylık eşli toplantımda Eylül ayı sonunda veya Ekim ayı başında Bölge çapında düzenlenecek Rotary Ailesi Günü ile ilgili Kulübümü bilgilendirdim, katılım konusunda eşlerimizi teşvik ettim. Eylül ayının Temel Eğitim ve Okur Yazarlık ayı olduğundan hareketle ilgili komiteme Bölge Temel Eğitim ve Okur Yazarlık Ana Komitesi ile temas ederek ilgili programlarına başvuru tarihlerini almalarını hatırlattım. Dönemin en büyük etkinliklerinden olan ZONE ENSTİTÜSÜ ne katılımın en üst sayıda olması için kulübümü teşvik etmeye başladım. Bu konuda geniş bilgi ile donanarak konuyu üyelerime aktardım. 10

11 Ekim Guvernör Yardımcımın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. Ekim ayı Ekonomik ve Toplumsal Kalkınma ayıdır. Kulübü bu konuda bilgilendirdim. Kulüp Ekonomik ve Toplumsal Kalkınma Komitesi ni bu ayı değerlendirecek çalışmalar yapması için teşvik ettim. 29.Ekim Cumhuriyet Bayramı ile ilgili hazırlıkları gözden geçirdim. İlgili Komiteyi bu temadaki etkinlikler için teşvik ettim Bölge çapında düzenlenecek Cumhuriyet Bayramı Kutlama Etkinlikleri ne katılımı teşvik ettim. Dönemin en büyük etkinliklerinden olan ZONE ENSTİTÜSÜ ne katılımın en üst sayıda olması için üyelerimi teşvik etmeyi sürdürdüm. 11

12 Kasım Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım Kasım ayının Rotary Vakfı ayı olduğundan hareketle Vakıf Komitesi nin dikkatini Rotary Vakfı programlarına çektim. Çalışmaları ile Vakfa destek sağlamayı ve PHD için bağış toplamaya yönelik faaliyetlerde bulunmalarını teşvik ettim. 05. Kasım ile başlayan haftanın INTERACT haftası olduğunu Kulübüme hatırlattım. Interact Kulübü olmadığı için yeni kulüp kurmayı teşvik ettim. Veya Interact kulübümüzün gençleri ile birlikte proje yapmaya ve onlarla daha fazla ilgilenmeleri için ikna ettim. Kasım ayı boyunca Dönemin en büyük etkinliklerinden olan ZONE ENSTİTÜSÜ için üyelerimi teşvik ettim. 12

13 Aralık Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım Aralık ayı Rotary takviminde Hastalıkları Önleme ve Tedavi Ayı olduğu için bu ayda Rotary nin konuya bağlılığını gösteren etkinlikler düzenlenmesi için Kulübümde konuşma yaptım

14 Ocak Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. Ocak ayı Meslek Hizmetleri. Meslek konusundaki projeleri bu aya denk getirmek ve Meslek Ödüllerini bu ay vermek konusunda hassasiyet gösteriyorum. Yarıyıl Raporunun (SAR) için UR web sayfasına doğru ve zamanında giriş yapılması gerektiğini Sekreterim e hatırlattım ve konuyu takip ettim. Aynı zamanda yarıyıl aidatının UR ye havale edilmesini Saymanım a birkaç kez hatırlattım. Konunun sıkı takipçisiyim

15 Şubat Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. 23.Şubat UR nin kuruluş günüdür. Bu ay Barış ve Çatışmaları Önleme olarak kabul edilmiştir. İlgili Komitemi özel programlar düzenleyerek uluslararası anlayış ve iyi niyeti arttırıcı etkinlikler düzenlemeleri konusunda uyardım ve teşvik etim. 23.Şubat ın görkemli kutlanması için Bölge ye katkı sağlanmasına ön ayak oldum. 23.Şubatta düzenlenecek Rotary etkinliklerine katılımın sağlanması için yoğun çalışma yaptım. Dönem Konferansı için çalışmalara başladım. Katılım için Kulübüm ü teşvik ettim. Üyelerin yüksek katılımı için çaba sarf etmelerini vurguladım

16 Mart Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. 13.Mart gününe isabet eden hafta Dünya Rotaract Haftası dır. Kulüp Rotaract Koordinatörü nü gençlerle ortak proje yapmaya teşvik ettim. Rotaract Balosu na katılım için kendisini ve tüm Kulübü uyardım. Ben eşim ile birlikte baloya katıldım. 8. Mart Dünya Kadınlar Günü nün anlamına yakışır şekilde kutlanması için Kulübümü teşvik ettim. Mart ayı Su ve Hijyen ayıdır. Özellikle 22. Mart Dünya Su Günü nde UR Başkanı nın ve Dönem Guvernörü nün hedefleri doğrultusunda su kaynaklarına yönelik projeler yapılmasını Su Komitesine hatırlattım. Nisan ayında yapılacak 2019 Bölge Eğitim Asamblesi ne Dönem Başkanı ve yönetimi olarak destek olunması ve yüksek katılım sağlanması için Gelecek Dönem Yönetim Kurulu nu ve Komiteleri ni teşvik ettim. Dönem Konferansı için çalışmalara başladım. Katılım için Yönetim Kurulu nu ve Üyelerimi teşvik ettim. Üyelerin yüksek katılımı için çaba sarf etmelerini vurguladım. Komite Başkanlarıma Bölge, UR ve URV ödülleri ile ilgili hatırlatma yaptım Bölge Konferansı için çalışmaları sürdürdüm. Katılım için Başkanlarımı teşvik ettim. Üyelerin yüksek katılımı için çaba sarf etmelerini vurguladım. 16

17 Nisan Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. Nisan ayı Anne ve Çocuk Sağlığı Ayı dır. Bu ay süresince konuya yönelik etkinlikler ve projelere yönelik çalışmalarda bulunmaları için üyelerimi teşvik ettim. Nisan başında Bölge Ödülleri için bir araya gelinmesi gerekmektedir. UR, URV ve Bölge Ödüllerine müracaat için hazırlıklara başladım Bölge Konferansı için çalışmalarımı en üst düzeye taşıdım. Katılım için Yönetim Kurulumu ve Komite Üyelerini özellikle teşvik ettim. Üyelerin yüksek katılımı için çaba sarf etmelerini sürekli vurguladım. 17

18 Mayıs Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısına katıldım. Mayıs ayı Gençlik ayıdır. Gençliğin tüm konularına yönelik olarak çalışmalara devam ettim Bölge Konferansı na eşim, Yönetim Kurulum, Komite Başkanlarım ve Kulübüm ün yeni üyeleri ile katıldım Bölge Konferansı öncesi Mayıs ayında Kulüplerin 1. Kulüp Asamblelerinin yapılacağını Gelecek Dönem Başkanı na hatırlattım. Bu konuda Gelecek Dönem Başkanına destek oldum. Devir Teslim Töreninin tarihini Gelecek Dönem Başkanım ile müştereken belirledim ve Kulübün onayına sundum. 18

19 Haziran Guvernör Yardımcım ın düzenlediği Başkanlar Toplantısı na katıldım. Ayın ilk günlerinde Başkanlık Devir Teslim Töreni için hazırlıkları Gelecek Dönem Başkanım ( ) müştereken gözden geçirdim, eksiklikleri giderdik ve programı kulübün onayına sundum

20 3. Bölge ve Kulüp Liderleri ile Çalışma Rotary kulüplerinde mevcut olan en önemli araç üyelerdir. Kulüp Başkanı olarak Döneminiz sırasında seçilmiş kulüp görevlileriyle olduğu kadar Bölge Görevlileri ile de birlikte çalışacaksınız Sorumluluklarınız.. Kulübün ihtiyaç ve hedeflerini yansıtan bir organizasyon yapmak,. Rotaryenlerin etkili kulüp liderleri olarak hizmet etmeleri için gereken becerileri belirlemek,. Gelecek yılın Kulüp Liderlik Ekibi ni hazırlamaktır. KULÜP YÖNETİM KURULU İLE BİRLİKTE ÇALIŞMA : Kulüp Yönetim Kurulu, kulübün yönetim organıdır ve başkan, sekreter, sayman, geçmiş Dönem Başkanı ile Gelecek Dönem Başkanı ndan oluşur. Yönetim Kurulu, Başkan tarafınızdan seçilmemiş olmakla beraber, planlamaların tamamlanmasında ve kulüp hedeflerinin gerçekleştirilmesinde Başkanla yakın çalışma içerisindedir. 1. Kulüp Komiteleri nin faaliyeti için gerçekçi miktarda para sağlayacak bir bütçe geliştirilmesi ve acil durumlarda bütçede yer almayan her türlü harcamayı veya fasıllar arası aktarmayı onaylaması nedeniyle yakın çalışma gerekmektedir. 2. Potansiyel kulüp üyelerinin gerekli şartlara haiz olup olmadığına ve bir sınıflandırmaya uyup uymadığına Yönetim Kurulu karar verir. 3. Başkan kulüp program ve politikalarının etkili bir şekilde uygulanmasını denetlediği için Yönetim Kurulu ile birlikte çalışma yapar. 4. Aynı şekilde Rotary nin amaçlarını geliştirecek yeni ve yaratıcı yolları teşvik etmede Başkan ve Yönetim Kurulu ortak çalışma yaparlar. 5. Toplum ve dünyadaki mevcut eğilimler değerlendirilir ve kulübün amaçları doğrultusunda bu eğilimlerden nasıl yararlanılabileceğine karar verilir. Planlama ve bütçe ile ilgili konuklardaki ortak çalışma özel toplantılarda olmalıdır. Diğer pek çok konu Genel Kurul da da (olağan kulüp toplantısında) görüşülebilir. KULÜP SEKRETERİ İLE BİRLİKTE ÇALIŞMA Kulüp Başkanı nın dönem içindeki en yakın çalışma arkadaşıdır. Başkan olarak gerek haftalık toplantı programlarını, gerekse uzun vadeli planları Kulüp Sekreteri ile birlikte gerçekleştireceksiniz ve hedefleri gerçekleştirmek için üyeleri yönlendirme görevini 20

21 sekreterden düzenli olarak alacağınız en güncel bilgilerle sağlayacaksınız. Kulüp Sekreteri kulübün idari olarak her türlü bilgisini (üye kayıtları, toplantı devam kayıtları, toplantı tutanakları, Yarıyıl Raporları, üyelik ile ilgili tüm işlemleri ve varsa Rotary ofisi ile ilgili tüm işlemler) elinde tutar ve Başkan ı yönlendirir. Bu bağlamda Sekreter kulüp faaliyetlerini koordine edebilir durumdadır. KULÜP SAYMANI İLE ÇALIŞMA Sağlıklı bir kulüp finansman yönetimi, bir kulübün başarısının devamında çok önemli rol oynar. Kulüp Başkanı nın her zaman finansal durum ile ilgili bilgiye sahip olması gerekir. Sayman ile yapılacak düzenli toplantılar, sorunları çıkmadan önlenmesi için etkili bir araçtır. Kulübün mali işlerini yürüten sayman aynı zamanda mali raporları hazırlayarak ve bütçenin yapılmasında etkin rol oynayarak Başkan a destek olur. Dönem sonlarında Genel Kurul a kulüp fonları ile ilgili hesabı başkan ve sayman birlikte verirler. TOPLANTI SORUMLUSU İLE BİRLİKTE ÇALIŞMAK Başkan ın haftalık toplantıların olağan gidişatına konsantre olabilmesi, kesintisiz sürdürülebilmesi için en büyük destekçisi Toplantı Sorumlusu dur. Yakın çalışma kulübün saygınlığını azaltabilecek her türlü olayı önlemede büyük etkendir. Toplantı Sorumlusunun Geçen Dönem Başkanı (Bir önceki dönem başkanı) olması şiddetle tavsiye edilir. (Geçen Dönem Başkanı, Rotary nin yazılı ve yazılı olmayan tüm kurallarını, geleneklerini ve uygulamalarını en iyi bilen kişidir. Rotary protokolünü en güncel şekilde bilir.) KULÜP KOMİTELERİ İLE ÇALIŞMAK Komiteler, kulübü güçlendirecek proje ve faaliyetleri planlar, tanıtır ve uygulamaya koyarlar. Komiteler etkin çalışmazsa hedeflerin bir çoğu gerçekleşmez. Kulübün lideri olarak Başkan her komiteye hedefine ulaşabilmesi için danışmanlık ve rehberlik edip, Komite faaliyetlerini yakından izler, gerektiğinde motive eder. 21

22 BÖLGE İLE ÇALIŞMAK Yöntem El Kitabı na göre Bölge, her Rotary kulübünün Rotary nin amaçlarını ileriye götürmesine yardımcı olmak için vardır. Bölgedeki liderlerin ana sorumluluğu etkili kulüpleri desteklemektir. Bu amaçla bölge; 1. Üyelik ve hizmet projeleri gibi çeşitli konularda kulüplere rehberlik sağlar. 2. Benzer konu ve projeleri olan kulüplerin bir birini tanımalarını sağlar. 3. Rotaryenlere bölge seviyesinde hizmet edebilme fırsatı tanır. 4. Kulüp komite ve üyeleri ile detaylı bilgileri paylaşır. 5. UR Vakfı programlarını koordine eder. BÖLGE GUVERNÖRÜ İLE ÇALIŞMAK Bölgedeki kulüplerin yönetimi doğrudan Guvernör ün denetimi altındadır. Ancak Guvernörün kulüplerin günlük çalışmalarına etkisi azdır.temelde; 1. Kulüplere daha etkili olabilmeleri için gereken öneri ve teşviği sağlar. 2. Başkanları bölge faaliyet ve fırsatlarından haberdar eder. 3. Uluslararası Rotary nin bir memuru olarak Rotary kurallarının doğru işlemesini denetler. GUVERNÖR YARDIMCISI İLE ÇALIŞMAK Guvernör kulüplerin etkili bir şekilde çalışmalarına ve amaçlarını gerçekleştirmelerine yardımcı olacak bir Grup Guvernör Yardımcısı atar. Guvernör Yardımcısı kendisine verilen coğrafi bölgedeki kulüplerle birlikte çalışmaktan sorumludur. Guvernör Yardımcısı nın bu bağlamdaki çalışmaları aşağıda yer almaktadır: 1. Guvernör ile kulüpler arasındaki bağlantıyı sağlamak. 2. Kulüplere hizmet projelerinde yardımcı olmak. 3. Kulüpleri Guvernör ün önerilerine uymaya teşvik etmek, 4. Club Central ı kullanarak Gelecek Dönem Başkanları nın kulüp hedeflerini belirlemelerine yardımcı olmak. 22

23 5. Bu hedeflerin gelişimini düzenli olarak gözden geçirmek, gerektiğinde danışmanlık ve rehberlik yapmak. 6. Grubundaki her kulübü en az üç ayda bir kez ziyaret etmek, Başkan ve Sekreter ile önemli kulüp konularının görüşüldüğü önceden planlanmış toplantılar yapmak. 7. Guvernör ün Resmi Ziyareti ni planlamak ve programlamak. 8. Resmi ziyaret sırasında Guvernör e eşlik etmek. 9. Geleceğin Bölge liderlerini teşhis ve teşvik etmek. BÖLGE KOMİTELERİ İLE ÇALIŞMAK Her bölgenin yapısı değişiklik gösterse de bölge komiteleri kulüplerin hedeflerini gerçekleştirmede özel bilgiler ve deneyimleri ile yardımcı olurlar. Bölge Komiteleri kulüp komiteleri ile müşterek çalışırlar. 23

24 4.Guvernör Yardımcısı Bilgi Formu GUVERNÖR YARDIMCIMIN Adı-Soyadı... Mesleği :... Kulübü :... Sınıfı msil ettiği iş kolu) :... Halen çalıştığı iş yeri Çalıştığı işyerindeki ünvanı Telefon iş :... Telefaks iş :... Telefon ev :... Telefaks ev : Telefon cep :... İş adresi. Ev Adresi : Eşinin Adı :... Eşinin Mesleği :... Eşinin çalıştığı iş yeri... Çocuklarının adları ve doğum tarihleri :. (verilen bilgiler yukarıya sığmadığı takdirde lütfen ilave sayfa kullanınız.) 24

25 5.Dönem Öncesi ( ) Takvim Liderlik Semineri (Çorlu) Gençlik Ana Komitesi Noel Partisi (Exchange) Rotary Vakfı Semineri 16.Aralık Aralık Şubat Bölge Görevlileri Eğitim Semineri 10.Şubat.2018 Üyelik Semineri Liderlik Semineri (Fındıklı) Rotary Kuruluş Yıldönümü 10.Şubat Şubat Şubat Başkanlar Eğitim Semineri Mart.2018 Dünya Kadınlar Günü Rotaract Haftası Rotaract Balosu 08.Mart Mart Mart Bölge Yeni Üye Uyum Kampı Mart.2018 Bölge Eğitim Asamblesi 2420.Bölge Konferansı Rotary Vakfı Semineri Dünya Çevre Günü Şeker Bayramı Toronto Konvansiyonu Guvernör Devir Teslim Töreni 07.Nisan Mayıs Mayıs Haziran Haziran Haziran Haziran

26 6. Dönem ( ) ile İlgili Takvim Bölge Kaynaşma Pikniği Liderlik Semineri Rotary Vakfı Seminerş Aday Üye Eğitim Semineri Liderlik Geliştirme Programı Cumhuriyet kutlamaları Vakıf Semineri (Proje Odaklı) Yarıyıl Değerlendirme Toplantısı Rotary Vakfı Semineri Liderlik Geliştirme Programı Aday Üye Eğitim Semineri Rotary Vakfı Semineri BGES Liderlik Semineri 2420.Bölge Konferansı 2440.Bölge Konferansı 2430.Bölge Konferansı Rotaata Etkinliği 05.Eylül Eylül Eylül Ekim Ekim Ekim Kasım Ocak Ocak Ocak Mart Mart Mart Mart Mayıs Mayıs Mayıs Mayıs

27 7.Yöntem El Kitabı (Manuel of Procedure) Yöntem El Kitabı Rotary nin Anayasasıdır ve Rotary Kulüpleri ile Rotaryenler ülke kanunları ile çelişmediği sürece bu kitaba uygun hareket etmek zorundadırlar. Bu anayasa üç yılda bir kez Uluslararası Rotary nin merkezi olan Chicago da toplanan Rotary Yasama Konseyi (Council of Legislation) toplantılarında gözden geçirilir. Dünyadaki Bölgelerin temsilcilerinden oluşan konsey, varsa değişiklik önerilerini tartışır ve karar bağlar. UR Yönetim Kurulu da konseye değişiklik önerileri sunabilir. Konsey de alınan kararlar kesindir ve Yöntem El Kitabı nda yayınlanarak yürürlüğe girer. Kısaca: Yöntem El Kitabı Kulüp Başkanı nı başucu kitabıdır. 8.COP (Code of Policies) Rotary nin kanunları, yönetmelikler, içtihatları niteliğindeki dokümandır. 540 sayfa civarındadır ve her türlü kural ve uygulama detaylarını içermektedir. Kulüp Başkanı nın bilgisayarında mutlaka bulunmalı ve her an başvurulmalıdır. Doküman İngilizce veya UR nin kabul ettiği lisanlardan birindedir. Henüz Türkçe ye tercüme edilmemiştir. 9.Ana Tüzük Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve yasalarına uygun olarak hazırlanmış Rotary Kulüplerinin standart Ana Tüzüğü dür. Birer dernek olan Rotary kulüplerinin Devlete dönük yüzünü temsil eder ve Dernekler Masasının tek muhattabıdır. Kısa ve özdür. Kulübün niteliği, amacı, çalışma şekilleri ve organların toplanma yöntemlerini belirler. Kulüp Başkanının ana görevi tüm üyelerde Ana Tüzük bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi ve eksik olanları mutlaka giderilmesidir. 27

28 10. İç Tüzük Uluslararası Rotary İç Tüzüğü esas alınarak hazırlanmıştır. Kulübün detaylı çalışma şeklini belirler. Rotary kulüplerinin Uluslararası Rotary ye dönük yüzünü temsil eder. İç Tüzük için 2420.Bölge bir taslak hazırlayarak kulüplere göndermiş olup kulüpler bunu Genel Kurullarında görüşüp oy çokluğu ile kabul etmek durumundadırlar. Kulüp Başkanının bir diğer ana görevi tüm üyelerde İç Tüzük bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi ve eksik olanları mutlaka giderilmesidir. 11. Yönetmelikler Bölgenin temel konulardaki çalışma prensiplerinin ve uygulama esaslarının belirlendiği yazılı belgelerdir. Yönetmeliklere belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda kulüpler, Bölge Danışma Kurulu, Bölge Stratejik Planlama Kurulu veya doğrudan Dönem Guvernörü tarafından ihtiyaç duyulabilir. Çalışma öncelikle Bölge Stratejik Planlama Kurulu tarafından başlatılır ve hazırlanan yönetmelik Dönem Guvernörü ne sunulur. Dönem Guvernörü konuyu Bölge Danışma Kurulu na getirir ve görüşe açar. Bölge Danışma Kurulu nca uygun görülen Yönetmelik Bölge Konferansı nda görüşülmek üzere Guvernör tarafından kulüp başkanlarına iletilir ve konu için konferansa hazırlıklı gelinmesi istenir. Bölge Konferansı Delege Toplantısı nda Yönetmelikler görüşülerek karara bağlanır. Onaylanırsa konferans dönüşü Dönem Guvernörü tarafından yayınlanarak yürürlüğe girer. Konu çok acil ise Konferans beklenmez, Dönem Guvernörü konuyu doğrudan kulüplerin bilgi ve onayına sunar. Mektupla oylama sonucu onaylanan yönetmelik (ler) yayınlanır ve uygulamaya girer. 12. Yönergeler: Bölgenin temel konulardaki çalışma prensiplerinde ve uygulama esaslarında değişiklik içeren yazılı belgelerdir. Hazırlanış itibariyle Yönetmeliklere benzerler ancak Danışma Kurulu nun uygunluk kararı sonrasında doğrudan Dönem Guvernörü tarafından yayınlanarak yürürlüğe sokulur. 28

29 13. Bölge Danışma Kurulu Bir bölgedeki Rotary kulüplerine üye olan tüm Geçmiş Dönem Guvernörleri, Dönem ve Gelecek Dönem Guvernörlerinin (ve adaylarının) oluşturduğu bir kuruldur. Kurulun Başkanı Dönem Guvernörüdür. Adından da anlaşılacağı gibi danışma görevini üstlenir. Bölge Danışma Kurulu Yönetmeliği Ek - de yer almaktadır. 14. Bölge Stratejik Planlama Kurulu Bölgenin Stratejik Planının hazırlanması, yıllara bağlı olarak revize edilmesi, Yönetmelik ve Yönergelerin hazırlanması ve Dönem Guvernörü ne sunulmasını gerçekleştirir. Danışma Kurulu tarafından üç yıl için seçilen üç Geçmiş Dönem Guvernörü nden oluşur. Toplantılara Dönem ve Gelecek Dönem Guvernörleri (ve adayları) katılabilir ancak kurul toplantılarında oy hakları yoktur. Bölge Stratejik Planlama Kurulu Yönetmeliği Ek - de yer almaktadır. 15.Kulüp Danışma Kurulu Rotary kulübü Dönem Başkanı, kulübe üye tüm Geçmiş Dönem Başkanları ve seçilmiş / saptanmış Gelecek Dönem Başkanlarından oluşur. Başka bir kulüpte Başkanlık yapmış üye bu kulübe transfer oldu ise bu kulübün Danışma Kurulu üyesi olur. Danışma Kurulunun başkanı Dönem Başkanıdır. Kulüp Danışma Kurulu Yönetmeliği Ek - de yer almaktadır. 16.Kulüp Stratejik Planlama Kurulu Dönem Başkanının önerisi ile Kulüp Danışma Kurulu tarafından seçilen üç Geçmiş Dönem Başkanından oluşur. Dönem Başkanı ve Gelecek Dönem Başkanları (ve adayları) kurul toplantılarına katılırlar. Kulüp Stratejik Planı nın hazırlanması, yıllara bağlı olarak revize edilmesi ana görevidir. İzleyen üç Başkan mutabık kalırsa üç yıl için seçilmesi önerilir. 29

30 17.Kulüp Liderlik Planı Uluslararası Rotary nin kulüp çalışmalarında Bölge içinde uyum sağlanması, Bölge ve kulüplerin aynı lisanı konuşmaları amacıyla kulüplerin komite yapısı için önerdiği plandır li yılların ortalarına dek Uluslararası Rotary nin hizmet alanları Bölgemizde birer komite olarak algılanmış ve Bölge ile Kulüp komiteleri; Kulüp Hizmetleri Komitesi Toplum Hizmetleri Komitesi, Meslek Hizmetleri Komitesi, Uluslararası Hizmetler Komitesi Olarak oluşturulmuş, daha sonra bunlara beşinci olarak Gençlik Hizmetleri eklenmiştir. Ancak döneminde pilot olarak uygulamaya başlanan KLP ile mevcut komite önerisi şu şekilde oluşmuştur: Kulüp Yönetimi Komitesi, Üyelik Komitesi, Rotary Vakfı Komitesi, Halkla İlişkiler Komitesi, Gençlik Komitesi, Hizmetler Komitesi Hizmetler Komitesi için Önerilen altı hizmet alanının alt komite olarak oluşturulması önerilmiştir: Kulüp Hizmet Alanı, Meslek Hizmet Alanı, Toplum Hizmet Alanı, Uluslararası Hizmet Alanı Bunların dışında Dönem Başkanı özel bir konu veya proje için başlı başına bir komite kurabilir. 30

31 Kulüp Yönetim Kurulu nun seçimi Dönem Başkanının önerisi ile genel Kurul ca yapılır. Ancak diğer görevliler (komite sorumluları) doğrudan Başkan tarafından atanır. Atama usulü için öneriler 18.Bölüm de sıralanmıştır. Ancak saptama için deneyimlere göre şu öneriler geçerlidir: Toplantı Sorumlusu görevi için Geçen Dönem Başkanı en uygun kişidir. Dönemini yeni tamamlamıştır. Hem son uygulamaları, Rotary protokolü ve Rotary teamüllerini bilen, hem de Bölgeyi en iyi tanıyan kişidir. Kulüp Yönetimi Komitesi Başkanı görevi için Gelecek Dönem Başkanı en uygun kişidir. Kulüp Yönetiminin tüm konularını iyi öğrenmesi ve dönemine hazırlanması için çalışacaktır. 18.Kulüp Görevlilerinin Atanması Hazırlık döneminde Kulüp Başkanının en önemli ve hassas görevlerinden biri Gelecek Dönem Kulüp yönetim ekibinin ve görevlilerinin belirlenmesidir. Bunun yazılı kuralı yoktur. Ancak genel iletişim kuralları doğrultusunda önerilenler aşağıda sıralanmıştır: Döneminizde birlikte çalışmayı arzu ettiğiniz kulüp üyeleri aralık-ocak aylarında belirlenmelidir. Sekreter, sayman, toplantı sorumlusu ve komite başkanları bir Başkanın en yakın çalışma arkadaşlarıdır. Önce sözlü olarak (yüz yüze veya telefon ile) görev teklif edilmelidir. Kabul edince tüm ekibe kulüp antetli kağıda yazılı ve imzalı bir görevlendirme yapılmalıdır. Mümkünse bu görevlendirme sırasında beklentiler kısa ve öz olarak belirtilmelidir. Örnek: Rtn., Değerli Dostum, Rotary Dönemi için sizi Gençlik Komitesi Başkanı olarak atamış bulunuyorum. Bu görevi kabul ettiğiniz için eşim.. ve ben size ve eşiniz.. Hanım a (Bey e) çok teşekkür ediyoruz. Beraber muhteşem bir dönemi yaratacağız ve yaşayacağız. 31

32 Gençlik hedeflerimizi GLD UR Başkanımız nin ve GLDG Hasan Akbayrak ın hedeflerine paralel olarak beraber belirleyeceğiz. Söz konusu hedeflerin ana başlıkları şöyledir: Gelecek Dönem kulüp görevlileri olarak katılımımızın çok önemli olduğu Bölge Eğitim Asamblemiz 07.Nisan.2018 tarihinde Swiss Otel de yapılacaktır. Ajandalarınıza kaydetmenizi önemle rica ediyorum.. Selam ve Sevgilerimle,., GLDB Gelecek Dönem Başkanı olarak BES (Başkanlar Eğitim Semineri) de GLDG den hem GLD UR Başkanının hem de kendisinin hedefleri ile çalışma programı alınacaktır. Bu bilgilerle donanmış olarak BES dönüşü GLD Kulüp Görevlileri bir toplantıya davet edilmelidir. Söz konusu hedefler ve çalışma konuları aktarılmalı ve görevlilerin gelecek döneme yönelik görüşleri ve ne üzerinde, nasıl çalışacakları konusunda düşünmeleri temin edilmelidir. Bu toplantılar bir aylık süre içinde üç-dört kez devam etmelidir. Toplantıların raporu mutlaka Kulüp Sekreteri tarafından hazırlanmalı katılımcılara sirküle edilmelidir. Özetle görevliler Başkan tarafından program için yönlendirilmelidirler. (Onlar Başkanın hedefleri doğrultusunda çalışma konularını kendileri anons etmelidirler. Böylece programa sahip çıkma kat sayısı artacaktır. Gelecek Dönem Kulüp Komite sorumlularının Bölge Eğitim Asamblesine katılımları mutlaka ama mutlaka teşvik edilmelidir. Bölge Eğitim Asamblesi ile Bölge Konferansı arasındaki yaklaşık bir aylık dönemde Gelecek Dönemin 1.Asamblesi yapılmalıdır. Bunun için Dönem Başkanından tarih alınmalı ve 1.Asamble ye mutlaka Gelecek Dönem Guvernör Yardımcısı davet edilmelidir. 1.Asamble sunumunun hazırlığı Başkan ve Komite görevlilerinin katılacağı son toplantıda tamamlanmalıdır. Sunumun laflama kısmının tamamı sunumu yapacak komite görevlisine ait olmalıdır. 1. Asamble de sunumu kendisi yapan bir komite Başkanı kendisini hem Gelecek Dönem Başkanı, hem Guvernör Yardımcısı hem de kulüp üyeleri önünde bağlamış olur ve hedefinden vaz geçmesi zor olur. 32

33 19.Guvernör ün Resmi Kulüp Ziyareti Guvernörün, Guvernör Yardımcısının, ve gerektiğinde Bölge Görevlilerinin katılacağı Resmi Kulüp Ziyareti nin ayrı bir önemi vardır. Uluslararası Rotary Başkanının temsilcisi sıfatıyla Guvernör, Guvernör Yardımcısı ile birlikte Kulübü resmen ziyaret etmektedir. Guvernörün veya Kulüp Başkanının gerek duyacağı ilgili Bölge görevlileri de ziyarete katılırlar. Bu ziyaret Uluslararası Rotary tarafından charter almış kulüplerin tanınmasının ve charter alacak olan kulüplerin denetlenmesinin bir ifadesidir. Guvernör UR kuralları gereği Bölgedeki kulüpleri en az bir kere Resmi olarak ziyaret eder. Ziyaret programı dönem başında yayınlanır. Kulüp üyeleri Guvernör ile birlikte olmayı, karşılıklı konuşabilmeyi, tanışabilmeyi isterler. Zira Guvernör le bu derece yakın olabildikleri başka toplantı yoktur. Yoğun programı dolayısıyla bu ziyaret, Guvernör ün dönem içerisinde Kulübü yegane ziyareti olabilir. Özetle Kulüp Başkanının görevi kulübün tüm üyelerinin dönem başında ziyaret tarihi ile ilgili bilgilendirilmeleridir. Bu anons ziyaret öncesi sık sık tekrarlanır. İsteyen Kulüp Başkanı, önceden programlamak ve randevu almak suretiyle toplantılara başlamadan evvel Guvernör ve Guvernör Yardımcısının Valiye, Kaymakama, Belediye Başkanına, Garnizon Komutanına, çevresinde iyi isim yapmış Rotaryen olmayan bir iş adamına veya bunlardan bazılarına birer nezaket ziyareti yapmalarını sağlayabilir, düzenleyebilir. Bu durumda ziyaretlerin zamanında yapılabilmesi için Guvernör Yardımcısını önceden haberdar eder. Guvernör Mart.2018 de yapılacak BES Başkanlar Eğitim Semineri nde Döneminde yapacağı Resmi Kulüp Ziyaretleri ile ilgili bir yönerge dağıtır. Bu yönergede öğlen ve akşam toplanan kulüplerin uygulayacağı asamble programı ve zamanlaması ayrı iki tablo halinde yer alacaktır. (Sabah toplanan kulüplerin program zamanlaması Guvernörün isteği doğrultusunda tesbit edilecektir.) Guvernör ziyaret sırasında bir Asamble çalışması isteyebilir. Bu durumda; Kulüp Asamblesinde, Kulüp dönem süresince yaptığı ve yapacağı çalışmaları sunar, dönem başında Rotary Club Center e girilen hedeflerin irdelemesini yapar ve Uluslararası Rotary ye ve Guvernör e karşı taahhüt altına girer. Kulüp Başkanı ve görevliler kulüp ile ilgili her türlü bilgiyi hazırlamış olmalıdırlar. Bu sebeple Guvernör ün Resmi ziyareti sırasındaki Asambleye iyi hazırlanılması, Kulübün kendi iç dinamiğinin kazanılması ve sinerji yaratılması bakımından fevkalade önemli ve yararlıdır. Guvernörün Resmi Ziyaretindeki kulüp toplantısı Haftalık Olağan Toplantı niteliğindedir ve bu toplantıyı Kulüp Başkanı yönetir. Kulüp Başkanı toplantıyı çana vurarak açtıktan ve konukları tanıttıktan sonra haftalık olağan toplantılarda olduğu gibi duyuruları yapar, Kulüp Sekreterine söz vererek önemli günlerin duyurulmasını sağlar. Herhangi bir mesaj vermek isteyen Rotaryenlere söz verir. Başka Rotary Kulübünden gelerek Kulüp Flaması vermek isteyen konuk Rotaryenlerle flama değişimi törenini yapar. Bu toplantıya konuşmacı davet edilmez. 33

34 Yeni üye kabul töreni, Paul Harris Dostu Rozeti takılması, beratının ve kolyesinin verilmesi gibi törenler Guvernörün konuşmasından evvel yapılır. Rozet takmaya ve berat vermeye davet edilirse, törenlerin tamamlanmasından sonra Guvernör toplantının son konuşmasını yapar. Guvernörün konuşmasından sonra başka konuşma ve söz alma olmaz. Kulüp Başkanı çana vurarak toplantıyı kapatır. Oturma Düzeni. Gerek müstakil baş masa ve gerekse (U) masa düzeninde ortaya Kulüp Başkanı oturur. Başkanın sağından başlamak üzere, sağına ve soluna sırasıyla Rotary Protokolü nde belirtildiği gibi toplantıya katılanların yerleri ayrılır. (Başkanın sağına Guvernör, soluna protokolde adı geçenlerden katılanların en kıdemlisi oturur. Bir Bölge Görevlisinin birden fazla görevi varsa en yüksek derece görevi hangisi ise o görev esas alınır.) Toplantıya eşlerin katılması halinde, Başkanın eşi Başkanın soluna, Guvernör Başkanın sağına ve Guvernörün eşi Guvernörün sağına oturur. Diğer konukların eşlerine sağ taraftakilerin sağında, sol taraftakilerin solunda olmak üzere yer ayrılır. Toplantıya resmi konukların katılması halinde, Başkanın sağında resmi konuklardan en yüksek görevde olan kişiye ve onun sağında Guvernöre yer ayrılır. Başka resmi konuklar var ise Başkanın solundan başlamak üzere sağa ve sola doğru yer ayrılır. Protokole dahil konuklar fazla ise (U) masada sıralama iki yöne doğru gerektiği kadar devam ettirilir. * Konukların Tanıtımı. Kulüp Toplantısını çana vurarak açtıktan sonra konukların tanıtımını mutlaka Kulüp Başkanı kendisi yapar. Toplantıda resmi konuklar var ise kendi protokol sıralarına göre en önce tanıtılırlar. Ancak en yüksek görevlinin tanıtılmasından sonra Guvernörün tanıtılması şarttır. Diğer resmi konuklar Guvernörden sonra tanıtılırlar. Resmi konuklardan başka diğer konuklar protokol sunumundan sonra tanıtılır. * Kıyafet. Guvernör Ziyareti sırasında toplantılarında Kulüp Başkanı ve eşi dönem ceketlerini giyerler. Kulüp Başkanı Başkanlık Kolyesini takar. Geçmiş dönem başkanlarının Kulüp Asamblesine ve Kulüp Toplantısına kendi dönemlerine ait ceketlerini giyerek gelmeleri Bölgemizin teamüllerindendir. Kulüp üyeleri yakalarına Rotary Rozetlerini takarlar. * Diğer Hususlar Kulüp Başkanı ve diğer söz alanlar konuşmalarını muhakkak ayakta yaparlar. Yeni üye kabulü töreni, Paul Harris Dostu rozeti, madalya ve berat verme töreni gibi etkinlikler yapılacaksa törenin yapılacağı alan belirlenir ve rozet, madalya ve beratlar burada hazır bulundurulur. Yemek servisinin toplantının ve konuşmaların akışını kesmeyecek şekilde düzenlenmesine ve konuşmalar sırasında servisin kesinlikle durdurulmasına itina gösterilmelidir. 34

35 Dikkat Edilmesi Gereken Konular 1. Genel olarak Guvernör Ziyaretinde Guvernör ve Eşine, Grubun Guvernör Yardımcısı ve Eşi eşlik edecektir. Ancak Kulüp gerek yürüttüğü bir hizmet projesi için ve gerekse de önem verdiği bir etkinlik için Bölge Komitelerinden her hangi bir veya fazla sayıda Komite Sorumlusunu da ağırlamak ister ise bu husus Guvernör Yardımcılarına önceden iletilmelidir. Bu durumda Bölge Guvernör Yardımcıları ilgili Komitenin veya Komitelerin Başkan veya Sorumlu Üyesini eşi ile beraber programa dahil ederek Guvernör Yardımcısını bilgilendirecektir. 2. Guvernör Yardımcısı Guvernörün Resmi Ziyareti tarihinin bizzat Başkan tarafından üyelere ve varsa Rotaract/Interact Kulüplerine birden fazla kez duyurulduğu, ziyaretin öneminden tüm üyelerin ve Rotaract/Interact ların yeterince bilgi sahibi olduğu, Guvernörün Rotary Dönemi boyunca sadece bir kez resmi ziyaret ile Kulübü tanımaya ve denetlemeye geldiğinden tüm üyelerin tam ve gereği gibi bilgilendirildiğinden emin olmalıdır. 3. Guvernör Ziyareti tarihinin aylar öncesinden belirlendiğini hatırlatarak, özellikle Yönetim Toplantısının eksiksiz katılım ile istenirse Kulüp Asamblesinin Tüm Komite Başkanlarının katılımı ile yapılmasının özel önemini Başkan ve Kulüp Yöneticileri ile paylaşınız. Guvernör Yardımcısının görevi genelde Asamblenin sadece ilgili Komitelerin Guvernöre Kulüp çalışma programı hakkında bilgi verdiği gibi yanlış bir izlenimi önceden üstüne basarak düzeltmelidir. Tüm Üyelerin Asambleye katılarak, çalışmalar hakkında bilgi alma, katılma ve Guvernörün değerlendirmelerini almak hususunda toplantıya katılımlarının beklendiğini vurgulamalıdır. 4. Diğer Kulüplerden ve Rotary dışından davet edilecek misafirlerin sadece Kulüp olağan toplantısı için olması gerektiğini, Asambleye misafir beklenmediği belirtilmelidir. 5. Olağan Kulüp Toplantısının tek konuşmacısının Guvernör olduğu, bu toplantıya müzik vb etkinlik eklenmemesi gerektiğini ve özellikle Guvernörün konuşmasından sonra herhangi bir konuşmacı, tören vb etkinlikler planlanmadığından emin olunmalıdır. 6. Bu çerçevede, Guvernör Yardımcısı; uygulanacak yer ve toplantı salonları için, (Olağan Kulüp Toplantısının herkese açık mekanların bir bölümünde yapılmaması için olabildiğince ısrarcı olmalıdır ) programın zaman akışı için, hazırlanacak ve Guvernöre verilecek çalışma dosyası için, Yönetim toplantısında sunulacak doküman ve formlar için, Olağan Toplantıya katılan protokolün oturma düzeni için, kontrol ve gereğinde prova yaptırmalıdır. 35

36 7. Guvernör Yardımcısı olarak, Guvernör Ziyareti Programının başlangıç saatinden önce ziyaret mekanında olunmalı ve son hazırlıklar kontrol edilmelidir. 8. Guvernör Resmi Ziyareti sırasında bir Asamble talebinde bulunursa kulüp bir Asamble Dosyası hazırlar. Bu dosyada ; Kulübün toplantı programının, Komitelerin Sorumluları ve yapısının, Komitelerin ürettikleri/üretecekleri hizmetlerin maddeler halinde sunumunun, Yapılan hizmetlerin fotoğraflarının, Türkçe ve İngilizce Üye Roster ının, Kulüp ocak başı toplantı çizelgesinin, öz bilgiler halinde bulunmasını Guvernör Yardımcısı denetler. 9. Kulübün Rotaract ve/veya Interact Kulübü olması halinde aynı titizliğin onlar tarafından da gösterilmesini istemek ve program hakkında bilgi vermek üzere ön Guvernör Yardımcısı tarafından hazırlık Asamble toplantısında bu Kulüp Başkanlarının da katılımı Rotary Kulüp Başkanından istenmelidir. 10. Olağan Toplantı içinde Guvernör ve/veya Eşine ve de beraberindeki Bölge Görevlilerine özel hediyeler verilmemesi için Başkan uyarılmalıdır. Ancak Kulüp banner ı üzerine Başkanın ismini ve imzasını içeren bir anı hazırlanması uygun olacaktır. Toplantının ön plandaki mutlak kişisi UR nin temsilcisi Guvernör dür. Herhangi bir eylem veya etkinlik ile bu görüntünün zedelenmeyeceğine emin olunuz. 11. Guvernör Eşinin istemesi durumunda ve Bölge Görevlilerinin Eşlerinin kendi toplantıları başlayana kadar Kulüp Başkan ve Üyelerinin Eşleri ile bir Rotaryen Eşi etkinliğinde beraber olmaları için Kulübün program yapmasını temin ediniz. 12. Olağan Toplantının bitiminden sonra Guvernör ve Eşi toplantı mekanını terk etmeden önce hiç bir Kulüp üyesinin geçerli mazereti olmadan ve Guvernör den izin almadan toplantıyı terk etmemesi için Başkanın Kulüp üyelerinden ricada bulunmasını önemle isteyiniz. 36

37 Guvernör Ziyaret Takvimi (HA dan haber bekleniyor) Fındıklı 12.Eylül.2015 Akşam Yeşilköy 18.Ağustos.2015 Akşam Küçükçekmece 19.Ağustos.2015 Akşam Bahçeşehir 20.Ağustos.2015 Akşam Beyazıt 24.Ağustos.2015 Akşam Lüleburgaz 25.Ağustos.2015 Akşam Ataköy 26.Ağustos.2015 Akşam Çorlu 27.Ağustos.2015 Akşam Levent 31.Ağustos.2015 Öğlen Beylikdüzü 01.Eylül.2015 Akşam Çorlu 100.Yıl 02.Eylül.2015 Akşam Beşiktaş 03.Eylül.2015 Akşam Arnavutköy 07.Eylül.2015 Akşam Beyoğlu 08.Eylül.2015 Akşam Fenerbahçe 10.Eylül.2015 Akşam Galatasaray 11.Eylül.2015 Akşam Maçka 14.Eylül.2015 Akşam Çerkezköy 15.Eylül.2015 Akşam Silivri 17.Eylül.2015 Akşam Altunizade 21.Eylül.2015 Akşam Maslak 23.Eylül.2015 Öğlen Beykoz 01.Ekim.2015 Akşam Güzelcehisar 05.ekim.2015 Akşam Edirne 06.Ekim.2015 Akşam Mimarsinan 07.Ekim.2015 Öğlen Karaköy 08.Ekim.2015 Öğlen Eminönü RK 19.Ekim.2015 Akşam Adalar RK 20.Ekim.2015 Akşam Fındıklı RK 21.Ekim.2015 Akşam Göksu RK 22.Ekim.2015 Akşam 37

38 Ortaköy RK 26.Ekim.2015 Akşam Zekeriyakör RK 02.Kasım.2015 Akşam Tarabya RK 03.Kasım.2015 Akşam Yeniköy RK 04.Kasım.2015 Öğlen İstinye RK 05.Kasım.2015 Akşam Fatih RK 09.Kasım.2015 Akşam Suadiye RK 10.Kasım.2015 Akşam Bakırköy RK 11:kasım.2015 Akşam Topkapı RK 12.Kasım.2015 Öğlen Gölcük RK 16.Kasım.2015 Akşam Körfez RK 17.Kasım.2015 Akşam İzmit RK 18.Kasım.2015 Akşam KadıköyRK 23.Kasım.2015 Akşam Ataşehir RK 24.Kasım.2015 Akşam Çekmeköy RK 25.Kasım.2015 Akşam Bayrampaşa 26.Kasım.2015 Akşam Bostancı RK 30.Kasım.2015 Akşam Şişli RK 01.Aralık.2015 Akşam Tuzla RK 02.Aralık.2015 Öğlen Üsküdar RK 03.Aralık.2015 Akşam Marmara RK 07.Aralık.2015 Akşam Esentepe RK 08.Aralık.2015 Akşam Beylerbey RK 14.Aralık.2015 Akşam Kozyatağı RK 15.Aralık.2015 Akşam Galata RK 21.Aralık.2015 Akşam Moda RK 04.Ocak.2016 Akşam Fulya Turkuaz RK 05.Ocak.2016 Akşam Kalamış RK 11.Ocak.2016 Akşam Taksim Bebek RK 12.Ocak.2016 Akşam Dragos RK 18.Ocak.2010 Akşam Haliç RK 25.Ocak.2010 Akşam Caddebostan RK 26.Ocak.2010 Akşam 38

39 Nişantaşı RK 01.Şubat.2016 Öğlen Gayrettepe RK 02.Şubat.2016 Akşam Acarkent RK 08.Şubat.2016 Akşam Erenköy RK 09.Şubat.2016 Akşam Sarıyer RK 15.Şubat.2016 Akşam Gebze RK 16.Şubat.2016 Akşam Etiler RK 22.Şubat.2010 Akşam İstanbul RK 23.Şubat.2010 Akşam Yalova RK 29.Şubat.2010 Akşam 20.Bölge ve UR Ödülleri 20.a Bölge Ödül Yönetmeliği 2420.Bölge Ödül Yönergesi Mart.2018 tarihindeki Başkanlar Eğitim Semineri nde dağıtılacaktır. 20.b. Uluslararası Rotary ve Rotary Vakfı Ödülleri Rotary nin can alıcı noktası Kendinden Önce Hizmet tir. Dünyanın her tarafındaki Rotaryenler yorulmaksızın kendi toplumlarının ve dünyanın yaşanacak daha iyi bir yer olabilmesi için gönüllü olarak zamanlarını verirler. Hizmet ruhunun canlı tutulabilmesi için, Uluslararası Rotary ve Uluslararsı Rotary Vakfı hizmet projelerinde aktif olarak yer alan kişilere teşekkür etmenin ve bu amaçla bir çok ödül fırsatı yaratmanın çok önemli olduğuna inanmaktadır. Aynı şekilde kulüplerin ve Bölgelerin de önemli hizmet başarılarına teşekkür etmek üzere yerel ödüller geliştirmeleri teşvik edilmektedir. Aşağıda yer alan iki tabloda Uluslararası Rotary ve Rotary Vakfı tarafından verilen ödüller yer almaktadır. Bunlar a. Bireysel Ödüller b. Kulüp ve Bölge Ödülleri olarak ayrılmıştır. Bu tablolarda belirtilen herhangi bir ödülü almayı hedefleyen ve/veya yaptıkları hizmet ve çalışmaların bu ödüllerden herhangi birisini almayı hak ettiğini düşünen kulüpler, bu ödüller hakkında detaylı bilgileri Bölgemizdeki sorumlu Rotaryen dostumuzdan veya Uluslararası Rotary nin web sayfasından temin edebilirler. ( 39

40 21. Rotary de Davet Rotary de davet için yazılı bir kural yoktur. Bu her ülke kendi teamülleri, geleneklerine göre hareket eder. Genel uygulama Rotaryenlerin katıldıkları etkinliklerde veya kulüp toplantılarında katılım bedeli ve/veya yemek paralarını ödemeleri yönündedir. Ancak kulüpler bir etkinlik açılışı, bir rozet töreni, bir meslek ödül töreni gibi toplantılarında başta Dönem Guvernörü olmak üzere Bölge Görevlilerini görmek isterler. Bu bağlamda davet önem taşır ve mutlaka yazılı yapılmalıdır. Davette hitap usulü aşağıdaki şekilde olmalıdır: Rtn..., Sevgili Guvernör Yardımcım, Davette mutlaka belirtilmesi gereken konular: Etkinliğin yeri Tarih ve saati Kıyafet Kodu Katılım Bedeli (Talep edilecekse mutlaka yazılmalıdır. Eğer davette ücret yazılmazsa geleneklerimize göre anlamı ücret almayacağız, konuğumuzsunuzdur.) 22. Ocakbaşı Toplantıları Ocakbaşı toplantıları Rotary kulüplerinin en önemli etkinliklerinden biridir. Dostlukların pekiştirildiği bu toplantıların uygulamada sabit formatı yoktur. Bazı kulüplerimiz evlerde toplanırken, bazıları ev dışında lokanta, lokal gibi halka açık yerlerde toplanmaktadırlar. Bir diğer farklı uygulama sadece kulüp üyelerinin bir araya gelmeleri veya eşli toplanmalardır Bölge olarak tavsiyemiz ocakbaşı toplantılarının eşli olarak evlerde yapılması yönündedir. Toplantılarda yemek sohbet ve dostluk için bir araç olmalıdır. Toplantının yaklaşık bir saatlik kısmında bir Rotary konusu ele alınmalı ve tartışılmalıdır. Bazı kulüplerde tartışma konusu tüm ocakbaşı gruplarına Dönem Başkanı tarafından verilmektedir. Diğerlerinde ise Grubun organizatörü veya ev sahibi belirlemektedir. Grubun organizatörü veya ev sahibi tartışma sonucunda kısa bir rapor hazırlamalı ve bunu Dönem Başkanı na sunmalıdır. Periyodik olarak Dönem Başkanı bu raporları kulüp toplantısında tüm kulüp ile paylaşmalıdır. 40

41 23.Rotary Protokolu Rotary de iki tip görev vardır: Seçilmişler ve Atanmışlar Genel protokol kuralları seçilmişler için geçerlidir ve şu sıra ile uygulanır.: Dönem Geçmiş Dönem (kıdeme göre) Gelecek Dönem (kıdeme göre) Atanmışlar sadece görev yaptıkları dönemde protokole dahil olurlar. Olağan Rotary toplantılarında örneğin Geçmiş Dönem Guvernör Yardımcısı ve Gelecek Dönem Guvernör Yardımcısı diye bir protokol sıralaması yoktur döneminde Bölge Eğitim Asamblesi ile Bölge Konferansı arasında mutlaka 1.Kulüp Asamblesi yapılmalıdır. Bu Asamble öncesinde Kulüp Ziyareti yapılırsa, ki Guvernör Yardımcılarının mutlaka yapması önerilmektedir; protokole oturmama tercih edilmelidir. GLDB nın yanında konuk olarak yer alınması daha uygundur. Takdimde GLDB nın veya kulübün konuğu olarak anons edilme sağlanmalıdır dönemi ile sorun yaşanmaması için bu şiddetle önerilmektedir. 1.Asamble ise özeldir. Guvernör Yardımcısı nın katılımı özellikle istendiği için protokol anonsu yapılabilir. Atanmış kadrolar bir de Devir Teslim Törenlerinde protokolde yer alacaklardır. UR protokol kurallarını Code of Policies bölümde belirlemiştir. Bu protokol sırası bütün takdimlerde, sunumlarda kullanılmalıdır: UR Protokolü: UR Başkanı (veya toplantıdaki resmi temsilcisi) Geçmiş Dönem UR Başkanları (eskiden başlayan kıdeme göre) Gelecek Dönem UR Başkanı Gelecek Dönem UR Başkan Adayı UR Başkan Yardımcısı UR Saymanı UR İcra Kurulu Başkanı Yönetim Kurulundaki Diğer Direktörler Rotary Vakfı Başkanı Rotary Vakfı Gelecek Dönem Başkanı Rotary Vakfı Başkan Yardımcısı Diğer Rotary Vakıf Yönetim Kurulu Üyeleri UR Genel Sekreteri Geçmiş Dönem Direktörleri (kıdem sırasına göre) Gelecek Dönem Direktör Adayları 41

42 Geçmiş Dönem Vakıf Yönetim Kurulu Üyeleri(kıdeme göre) Geçmiş Dönem Genel Sekreterleri (kıdeme göre) RIBI Başkanı, Son Başkanı (Bir Önceki Dönem), Başkan Yardımcısı ve Onursal Saymanı Bölge Guvernörleri Geçmiş Dönem Guvernörleri (kıdeme göre) UR Koordinatörleri, Rotary Halkla İlişkiler Koordinatörleri, ve Rotary Vakfı Koordinatörleri ve Büyük Bağışçı Danışmanları Gelecek Dönem Guvernörü Gelecek Dönem Guvernör Adayları Bölgeler kendi protokollerini belirlerler. Prensip olarak aynı mantık geçerlidir Bölge Protokolü: Bölge Guvernörü Geçmiş Dönem Guvernörleri (kıdeme göre) UR Koordinatörleri, Rotary Halkla İlişkiler Koordinatörleri, ve Rotary Vakfı Koordinatörleri ve Büyük Bağışçı Danışmanları Gelecek Dönem Guvernörü Gelecek Dönem Guvernör Adayları (kıdeme göre) Kulüpler ve İdari Sekreteri Bölge Rotary Vakfı Başkanı Komitelerinden Sorumlu Guvernör Yardımcıları (Bölge Sekreterlerii) Uluslararası İlişkilerden Sorumlu Guvernör Yardımcısı (Bölge Sekreteri) Mali İşlerden Sorumlu Guvernör Yardımcısı (Bölge Saymanı) Grup Guvernör Yardımcıları (Anons sırası için Hasan Akbayrak ile görüşülecek) Bölge Guvernör Yardımcıları (Ana Komite Başkanları) Dönem Projeleri Komite Başkanları Bölge Rotaract Temsilcisi (BRT) Kulüp Başkanları Interact Bölge Temsilcisi (IBT) 42