Örgütlerde işlerin belli bir zaman diliminde yapılma gereği, özellikle yöneticileri zamanın baskısı ile baş başa bırakır. İş yetiştirme telaşının

Transkript

1 ZAMAN YÖNETİMİ 1

2 Örgütlerde işlerin belli bir zaman diliminde yapılma gereği, özellikle yöneticileri zamanın baskısı ile baş başa bırakır. İş yetiştirme telaşının özellikle kriz dönemlerinde büyük bir gerilim kaynağıdır. Üzerinde zamanın yoğun baskısını hisseden bir yöneticinin yapacağı en önemli iş, "zamanı yönetmektir". Kısaca belli işlerin yapılmasını belli zaman dilimlerinde tamamlamaktır. 2

3 1. Zamanın Anlamı ve Kapsamı Zaman, iki hareket arasındaki süredir. Hareket ve maddenin nesnel hali zamanla belirir. Zaman cismin belirleyici faktörüdür. Hareketin hızı, zamanın da hızını gösterir. Görelilik ve Kuantum varsayımlarına göre zaman ile uzay birbirleriyle doğrudan ilişkili ve bağlantılıdır. 3

4 Her insanın kullanabileceği sınırlı bir zaman dilimi vardır. Bu azaltılamaz ve çoğaltılamaz, fakat aynı zaman dilimi daha verimli ve etkin kullanılabilir. Zaman yönetimi de tam olarak budur. 4

5 Her insan sadece kendi zamanını kullanır, fakat yöneticiler astlarının ve örgütün zamanını da kullanır. Yaşamda yerine ikame edilemeyen değerlerin başında zaman gelir. Zamanın değeri, insanın onu yönetmesine ve anlamlı kılmasına bağlıdır. 5

6 2. Zaman Yönetimi Zaman yönetimine zaman analizi yaparak başlanmalıdır. Özellikle zaman yönetimi konusunda sorunu olanlar, zamanın yetmediğinden, azlığından yakınırlar. Gerçekte zaman az değildir; ancak işleri planlayıp zamanı yönetemediğimizde, zamanın yetmediğini görürüz. 6

7 Farkında olmadan zamanı şu ya da bu şekilde yitiriyoruz. Kayıp zamanlar, kaybedilen günlere, haftalar, aylara ve yıllara dönüşüyor. Hayatı daha verimli kılmak için, zamanı yönetmek gerekir. Zaman yönetme yollarından biri, zamanın nerelere harcandığının analiz edilmesidir. 7

8 Zaman tuzaklarından arınmış verimli ve etkin bir zaman yönetimi için sunulan öneriler; İlk olarak yapılması gerekmeyen, hiçbir sonuç getirmeyen yalnızca zaman israfına yol açan işler belirlenmeye ve bunlar bertaraf edilmeye çalışılır. 8

9 Zaman israfının ortak bir nedeni vardır ki, büyük ölçüde yöneticinin denetimi altındadır. Bu yöneticinin kendisinin israf ettiği diğer insanların zamanıdır. Etkin yöneticiler bir çekingenliğe kapılmadan şu soruyu sormayı bilmelidirler; "Çalışanların etkinliğine katkıda bulunmaksızın zamanlarının israfına neden olacak neler yapıyorum?" 9

10 Başarılı bir zaman yönetimi için altı klasik teknik şunlardır: Önce ana ve zorunlu işleri yapın, Birbirleriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, Büyük işleri uygun dilimlere bölün, Bir zaman tablosu kullanın, Bir anda tek bir iş üzerinde durun ve sadece onu düşünün İşi şimdi yapın ve onu tamamıyla bitirin. 10

11 11

12 3. Yönetsel Zaman Kavramı Yönetim, örgütsel amaçlara etkili ve verimli bir şekilde ulaşmak için karar verme, plânlama, örgütleme, eşgüdüm ve denetimi içeren bir süreçtir. Bu süreci yönetici işletir. 12

13 Örgüt içerisinde hangi düzeyde olursa olsun, tüm yöneticilerin yönetim çalışmalarına ayırdıkları süreye "yönetsel zaman" denilmektedir. Yönetsel zaman, örgütsel amaçların belirlenmiş zaman boyutunda belli bir verimlilik ve etkinlikle yerine getirilmesidir. 13

14 Yönetimde zaman enönemli kaynaktır. Örneğin karar alma önemli bir yönetsel süreçtir ve yönetici en doğru kararı, en kısa zamanda almalıdır. Kararın doğru olması yeterli değildir; örgütler serbest rekabet ortamında zamana karşı yarıştıkları için, karar alma sürecinin hızlı işlemesi gerekir. 14

15 Yönetsel zamanın etkin kullanımını engelleyen zaman tuzaklarını şöyle sıralayabiliriz: a. Plansızlık, organizasyon bozukluğu ya da eksikliği, b. Davetsiz ve randevusuz misafirler, gereksiz ve uzun telefon görüşmeleri, c. Yetki devretmeme, d. Personelin sayı ve eğitim yetersizliği, ayrıntılarla uğraşma, bir işi tamamlamadan diğerine geçme ve fiziksel olanakların sınırlılığıdır. 15

16 Yöneticilerin, yönetsel zamanlarını etkili ve verimli kullanabilmeleri için: Zamanlarının nasıl geçtiğini gösteren bir zaman çizelgesi bulundurmaları, İşler için bir zaman tahsisi listesinin hazırlanması ve zaman tahsisinin çıkarılması, Etkili bir yönetici olmak için işler; A. (önemli) işler, B. (sıradan-rutin) işler ve C. (gereksiz-boş) işler şeklinde sınıflandırılmalıdır. 16

17 4. Yönetici ve Zaman Yönetimi Yönetimin üst kademelerine çıkıldıkça eksikliği duyulan şey, zamandır. Yönetici zaman yönetiminde işe plan yaparak değil şu anda zamanın nereye harcandığını düşünerek başlar. Başarılı bir yönetici, zamanın sınırlayıcı bir faktör olduğunu bilir. Yapılan her işin verimi, sınırlı kaynaklar tarafından belirlenir. Bu sınırlı kaynakların en başında zaman gelir; çünkü zaman arzı esneklikten tamamen uzaktır. 17

18 Yapılan araştırmalar, yöneticinin zamanını etkin kullanmasını engelleyen "zaman tuzaklarını" şu şekilde ortaya koymaktadır: Telefon görüşmelerinin gereksiz olarak uzatılması, Günler, geziler ve planlanmamış ziyaret ve görüşmeler, Günlük işlere aşırı özen gösterme ve onların neden yapıldığı değil, nasıl yapıldığı üzerinde durulması, İşleri sürüncemede bırakarak, aceleciliğin ve telaşın doğurduğu sorunlar, Her şeyi okumaya çalışmak ve enformasyona fazla açık olmak, enformasyon çarpıtmaları, Kadro şişkinliğinden veya eksik ve yetersiz kadrodan kaynaklanan sorunlar ve kötü örgütlenme ve tasarım, 18

19 5. Yöneticilerin Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri 1.Plânlamaya önem verme. Planlamayla çalışılan her saat, kişiye planlamaya harcadığından daha fazla zaman kazandırır. Bunun için yöneticiler, iyice düşünüp taşınmadan hiçbir işe başlamamalıdırlar. 19

20 2.Öncelikleri belirleme. Zaman yönetimi, zaman içinde işlerin önceliklerini belirleme faaliyetidir. İşlerin öncelik sırasına konması, her zaman kolay olmamaktadır. 20

21 3.Yöneticinin kendini örgütlemesi. Yönetimin temel fonksiyonlarından biri de, örgütlemedir. Yöneticinin örgütteki asıl görevlerinden biri, çalışmaları ve fiziksel kaynakları örgütlemedir. Yönetici, yönetsel rolünü verimli biçimde yerine getirebilmek için, kendini ve işlerini örgütleyebilmelidir. 21

22 4.Çalışmaların bölünmesini engelleme. Yöneticilerin zamanlarının en büyük tuzakları çeşitli nedenlerle yaşadıkları bölünmelerdir. Söz konusu bölünmeler; telefonlar, konuklar ve toplantılar gibi nedenlerden kaynaklanır. Bölünmeleri engellemek için telefonun gereksiz kullanımı önlenmelidir. Telefonun yarattığı gereksiz zaman kayıplarının önlenmesinde, sekreterlere büyük görevler düşmektedir 22

23 Diğer bir önemli bölünme nedeni konuklardır. Konukların zaman kaybına neden olmamaları için şu önlemler alınmalıdır: a. Sekretere randevuları organize etme sorumluluğu verilmeli, b. c. Belirli ziyaret saatlerini saptanmalı, Ayağa kalkarak konuşarak yoğun olduğu kanısını uyandırmalıdır. 23

24 5.Toplantılar. Yöneticiler gerekmedikçe toplantı yapmamalıdırlar. Toplantı yapmak, rapor düzenlemek, sunuş yapmak, yöneticinin iş ortamıyla ilgili iletişim çabaları içerisinde yer almaktadır. Bazen toplantı yapmak yerine toplantı yerine geçecek yöntemler kullanmak daha yararlı olabilir. 24

25 6.Yetki devri;yönetici için en önemli zaman tuzağı astlarına devretmesi gereken işleri kendisinin yapmasıdır. Yönetici kendine "şu anda yapmamam gereken hangi işi yapıyorum?" ve "bu işi benden başka kim yapabilir?" şeklinde sorular sorarak, devretmesi gereken işleri tespit edip, bunları astlarına devretmelidir. 25

26 7.Zamanı programlama. Belirli süreleri içeren planların yanı sıra, günlük programlar hazırlama, yöneticiye zaman kazandırır. Bunun için; toplantıları, randevuları, astlarla görüşme saatlerini ve benzer konulan programlamak, zamanın düzenli kullanılmasını sağlar. Zaman programlamada işlerin kişinin günlük enerjisi dikkate alınmasıdır. 26

27 8.İşte yoğunlaşma. İşte yoğunlaşmayı sağlamak kolay değildir. Bunu gerçekleştirmenin önemli bir kuralı, kişinin dikkatini toplamasına engel olan unsurları belirleyip, daha sonra ortadan kaldırmaktır. Bu konuda, iki sorundan söz edilebilir: 27

28 9.Başlanan işi bitirme. "Bir iş kendisine ayrılan zamanda bitirilir" şeklindeki Parkinson kanunu göz önünde bulundurularak, işlere fazla zaman ayrılmamalıdır. İşleri zamanında bitirmek çok önemlidir. 28

29 10.Sekreterlik hizmetlerinden etkin yararlanma. Hiç bir teknoloji ve hiç kimse, yöneticiye profesyonel bir sekreterden daha fazla zaman kazandıramaz. Yönetici, sekreterlik hizmetlerinden etkili biçimde yararlanmalıdır. Bu süreç, zaman yönetimi konusunda, sekreterin özenli olmasını zorunlu kılmaktadır; çünkü sekreter, kendi zamanını yönetemiyorsa, yöneticisinin zamanını yönetmek bir tarafa, yöneticisi için bir zaman tuzağı olacaktır. 29

30 11.Yapılacakları detaylandırma. Her gün için bir "yapılacak işler listesi" hazırlanmalıdır. Yapılması gereken işler mümkün olduğunca unsurlara ayrılmalı ve detaylandırılmalıdır. 30

31 12.Destek sisteminden yararlanma. Bir yöneticinin bizzat yapması gerekmeyen işleri olabilir. Zamandan tasarruf etmek isteyen bir yönetici, bu tip meseleleri düşünerek, onlarla uğraşmak üzere yardım isteyebileceği kişilerin yardımını sağlayarak, daha önemli işler için zaman kazanmalıdır. 31

32 13.İş Sınıflaması. Bir yönetici sorumluluğu altında olan işleri zorluk derecesine göre; açık, anlaşılır ve zor işler olarak ve muhtemel çalışma sürelerine göre; kısa süreli (bir saatten az) ve uzun süreli (günlük, haftalık) işler şeklinde sınıflandırmalıdır 32

33 14."Hayır" diyebilmek. Zamanını iyi yönetebilen yönetici, planlar dâhilinde olmayan yeni sorumluluk, yeni proje veya yakınların üzerine atmaya çalıştığı işleri zamanını düşünmeden kabul etmemelidir. Bunu başarabilmek için "hayır" demeyi öğrenmelidir. 33

34 15.İşle ilgili becerileri tespit etmek ve gerekse işi tamamlamak için gerekli zamanı belirlemek açısından yöneticilerin kullanabilecekleri çeşitli teknikler bulunmaktadır. Bunlar 34

35 16.İş yapma zaman kullanım analizleri. İş yapma zaman kullanım analizleri sonucunda, ne kadar boş zaman olduğu tespit edilir. Bunun yanında, ofis işlerinde kullanılan verimsiz zaman tespitine yardımcı olur. İşler için harcanan zamanı analiz etmek kolaylaşır. 35

36 17.İş dağıtım şeması. İş dağıtım şemasının oluşturulmasında dört temel unsur dikkate alınır. Bunlar; yapılacak iş sayısı, her işi yapmaya harcanacak zaman, işi yapma yeteneğine sahip kişi sayısı ve yeterli nitelikteki donanımın varlığı. 36

37 18.İstisnalara göre yönetim. Karar verme ve problem çözme yetkisinin astlara aktarılmasıdır. Bunun için, öncelikle, üst yönetici yetki sınırlarını önceden belirler. Daha sonra, işin gidişatı denetlenir veya rapor istenerek incelenir. Nihai olarak, planlananın dışında ortaya çıkan istisnai durumlarda üst yönetici müdahale eder. 37

38 6. Astların Zamanını Yönetmek Yöneticinin görevi yalnızca kendi zamanını etkin kullanmak değildir; aynı zamanda yönetici, örgütteki insan kaynaklarının zamanlarını etkin kullanması konusunda liderlik görevini yürütmesi beklenmektedir. 38

39 Zamanın etkin kullanılması, örgütün kültürüne yansıyacak bir özellik haline dönüşmesi isteniyorsa, astların zamanlarını etkin kullanabilmesi açısından yöneticilerin bazı tedbirler almasını gerektirmektedir. Bu nedenle, gerek yetki devri yoluyla, gerekse diğer işlemlerle, yönetici yardımcılarının yapacakları işlerin sınırlarını ve yetkilerini tam anlamıyla bilmeleri yararlı olur. 39

40 Yöneticiler astları görevlendirirken dikkat etmesi ve kaçınması gereken durumlar şunlardır: a)emirlerin açık olmaması. Böyle bir emir, astın zaman yönetiminde engelleyici rol oynar. Buradan hareketle, anlaşılır emirler vermek için, yeterli zaman ayırmak ve etkin iletişim kurmak gerekir. Bu aynı zamanda etkin zaman yönetimi anlamına gelmektedir. 40

41 b)astların bekletilmemesi. Başkalarına fazla değer vermeyen, onların beklemelerine de aldırmaz. Yöneticinin böyle bir yaklaşım içinde olması, kendisinin diğerlerine göre, önemli olduğu düşüncesi yatmaktadır. Bu tutum, verimli astlar için rahatsız edici bir iklim oluşturmaktan başka bir işe yaramaz. 41

42 c)astları işinden alıkoymak. Astların çalışmasını sık sık keserek, onları engellemek önemli zaman tuzağıdır. Astlardan etkin bir biçimde yararlanmak için, onların zamana karşı duyarlılıklarını geliştirmek gerekir. Bunun için astlar yöneticilerinin yol göstermesine ihtiyaç duyarlar. Astların zaman sorunları görmezlikten gelinirse, yöneticinin verimliliği de sınırlanmış olur. 42