RESMİ YAZIŞMA ESAS VE USULLERİ

Transkript

1 RESMİ YAZIŞMA ESAS VE USULLERİ

2 YAZILI VE SÖZLÜ ANLATIM Bir duyguyu, bir düşünceyi, bir konuyu söz veya yazı ile bildirmeye anla:m denir. Yazılı ve sözlü anla:mda duygu, düşünce ve isteklerimizi doğru, açık bir şekilde anlatmak; iş haya'mızın kolaylaş'rılması ve işlerimizin doğru ve düzenli yürütülmesi bakımından önemlidir.

3 RESMİ YAZIDA ANLATIM Resmi yazışmaların anla:mı edebi yazışmalardan farklıdır. Resmi yazışmaların amacı, işlerin yürütümünde daha kolay ve etkin haberleşmeyi sağlamak:r. Anla:mın düzgün ve anlaşılır olması için; İmla ve dilbilgisi kurallarına uymak, Yazışma kurallarının şekil ve içerik koşullarına uygun hareket etmek, Gereklidir.

4 RESMİ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK ESAS VE USULLER HAKKINDA YÖNETMELİK Ø 18/10/2004 tarihli 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konuldu, Ø Yönetmeliğin Resmi Gazete de yayımlanma tarihi 02/12/2004 tür. Ø Bütün kamu kurum ve kuruluşları, Yönetmelik kapsamında olduğundan bu Yönetmeliğe uymak zorundadırlar.

5 TANIMLAR Resmi yazı Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan ü yazı, ü resmi belge, ü resmi bilgi ve ü elektronik belge yi ifade eder.

6 Resmi Belge: Aynı amaçla, ü oluşturulan, gönderilen veya saklanan ü belirli bir standart ve içeriği olan belgeler

7 Resmi bilgi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında v metin, v ses ve v görüntü şeklinde oluşturulan, gönderilen, saklanan bilgiler,

8 Elektronik Ortam Elektronik Belge Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü ü bilgisayar, ü gezgin elektronik araçlar, ü bilgi ve iledşim teknolojisi ürünler, Elektronik ortamda ü oluşturulan, ü gönderilen ü saklanan her türlü belge,

9 Dosya Planı Yazı Alanı Resmi yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait liste, (25/03/2005 tarihli ve sayılı R.G. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Başbakanlık Genelgesi) Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alan, 2.5 cm 2.5 cm 2.5 cm 2.5 cm

10 v İmza sahibine bağlıdır. Güvenli elektronik imza (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu) v Sadece imza sahibinin tasarrufundadır. v Güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulur. v Nitelikli elektronik serdfikaya dayanır. v İmza sahibinin kimliğini tespite yarar. v İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığını gösterir. v Elle avlan imza ile aynı ispat gücünü haizdir. Kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuwuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleşurilemez. (Md.5/2)

11 Resmi yazışmalar kağıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Elektronik ortamdaki yazışmalar, ilgili mevzuatta belirtilen güvenlik önlemlerine uyularak yapılır.

12 Resmi yazışmalar yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazışmalarda, hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

13 v Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere ileulir. v Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. v Her kurum kendisi ve gerekdğinde kurum içindeki birimler adına resmi elektronik posta (e- posta) adresi belirler. v Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarawndan yapılır. v Elektronik ortamdaki resmi yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

14 Nüsha Sayısı en az iki nüsha Belge boyutu A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Yazı Dpi ve karakter boyutu "Times New Roman" yazı Upi ve 12 karakter (Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan meunlerde farklı yazı Upi ve karakter boyutu kullanılabilir.)

15 Öte yandan tarihli ve Sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik" hükümleri ile resmi yazışma kuralları belirlenmiş olup, 2.maddesi gereği bu yönetmelik tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsamaktadır. Dolayısıyla mahkeme kararlarının şekil olarak yazımında da uyulması gereken yönetmeliğin 8.maddesi gereği, "Times New Roman" yazı Dpi ile (12) karakter boyutunun kullanılması esasvr.... HMK.nun 297.maddesinin 2.Wkrasında da beliruldiği üzere; hükmün açık, şüphe ve tereddüt uyandırmayacak şekilde yazılması gerekirken anılan yazım kurallarına uyulmaması da doğru bulunmamışvr. SONUÇ : Şikayetçinin karar düzeltme isteminin kabulü ile Dairemizin tarih ve 2012/28591 Esas /5041 Karar sayılı onama ilamının kaldırılmasına, mahkeme kararının yukarıda yazılı nedenlerle İİK'nun 366 ve HUMK'nun 428. maddeleri uyarınca (BOZULMASINA), peşin alınan harcın istek halinde iadesine, gününde oybirliğiyle karar verildi. (YARGITAY 12. Hukuk Dairesi ESAS: 2013/15541 KARAR: 2013/23273 )

16 BAŞLIK Ø Yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının beliruldiği bölümdür. Ø Bu bölümde amblem de yer alabilir. Ø Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Ø İlk savra "T.C." kısaltması, ikinci savra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü savra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ø Başlıkta yer alan bilgiler üç savrı geçemez.

17 BAŞLIK T.C. TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ BAŞKANLIĞI Hukuk İşleri Müdürlüğü T.C. ORDU BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Ulaşım Dairesi Başkanlığı T.C. PURSAKLAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Mali Hizmetler Müdürlüğü

18 BAŞLIK HATALARI T.C. SAPANCA BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. KOCASİNAN BELEDİYE BAŞKANLIĞI Sağlık İşleri Müdürlüğü T.C. ÇALTI BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. FOÇA BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. KUŞADASI BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. HALFETİ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

19 T.C. BOZKURT BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. ECEABAT BELEDİYE BAŞKANLIĞI T.C. ARPALI BELEDİYE BAŞKANLIĞI Yazı İşleri Müdürlüğü BİRLİKTE İNCELEYELİM T.C. AKÇAABAT BELEDİYE BAŞKANLIĞI Zabıta Müdürlüğü T.C. ALAŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Özel Kalem Müdürlüğü T.C. KAHRAMANMARAŞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI Destek Hizmetleri Daire Başkanlığı

20 İYİ UYGULAMA ÖRNEKLERİ

21 SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI 2 aralık Sayı : /5300 Birim kodu Dosya numarası Giden evrak no Genel evrak sayı no ü Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı numaradır. ü Resmi yazışmalarda Başbakanlık taranndan belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

22 İDARİ BİRİM KODLARI-1 v v v Resmi yazıların sayı bölümü üç unsurdan oluşmaktadır. Bu unsurlar sırasıyla ü ü ü Haberleşme Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine kullanılacak:r. Diğer unsurların kullanımına ise önceden olduğu gibi aynen devam edilecekur. (09/02/2011 tarihli ve 2011/1 sayılı Devlet Teşkila: Veri Tabanı konulu Başbakanlık Genelge) Önceki Uygulama Yeni Uygulama Sayı : B.02.0.İGB Sayı : B.02.0.SGB Sayı : Sayı :

23 İDARİ BİRİM KODLARI-2 v İdari Birim Kimlik Kodlarının kurumların tüm işlemlerinde kullanılması planlanmaktadır. Ancak uygulama, bu kodların öncelikle resmi yazıların sayı bölümünde, yazının hazırlandığı birimi gösteren ilk alanda kullanılmasıdır. v Sadece Elektronik Belge YöneUm Sistemlerinde hazırlanan resmi yazıların sayı bölümünde değil, 01/01/2013 tarihi idbariyle kağıt ortamında ıslak imzalı hazırlanan tüm iç ve dış yazıların sayı bölümünde de bu kodlar kullanılacakvr. v Haberleşme kodlarının Resmi Yazılarda (ıslak imzalı veya e- imzalı) kullanımı tamamen kaldırılmışvr.

24

25

26

27 TARİH aynı hiza Sayı : /12/2014 Yazının yetkili amir taranndan imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirdr. Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına EĞİK ÇİZGİ (/) işared konularak yazılır.

28 KONU aynı hiza bir aralık Sayı : /12/2014 T.C. hizasını geçemez Konu : Birlik teşkilav v Konu, sayının bir aralık alvna "Konu:" yan başlığından sonra, başlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. v Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

29 KONU ÖRNEKLERİ

30 HATALAR

31 GÖNDERİLEN MAKAM-1 Sayı : /12/2014 ortalayarak Konu : Birlik teşkila: 2-4 aralık İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) Bakanlıklar, Kızılay- ANKARA 2 aralık v Yazının gönderildiği muhatap ile bunların bulundukları yeri belirdr. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci sa:ra yazılır. v Gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk savrının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirdlir.

32 GÖNDERİLEN MAKAM-2 Sayı : /12/2014 ortalayarak Konu : Birlik teşkila: 2-4 aralık Sayın Hayrern GÜNGÖR Türkiye Belediyeler Birliği Genel Sekreteri v Kişilere yazılan yazılarda; "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.

33 GÖNDERİLEN MAKAM-3 v Büyükşehir Belediyeleri ve bağlı idarelerine (İSKİ- EGO) hitaben yazılacak yazılarda norm kadrolarında yer alan daire başkanlıkları, v Diğer belediyelere yazılacak yazılarda norm kadrolarında yer alan müdürlükler dikkate alınır. v Yazının gönderileceği yer, il belediyesi/valiliği ise gönderilen makam doğrudan il belediye başkanlığına/valiliğe yazılır, ayrıca ilin adı yazılmaz. v Yazının gönderileceği yer ilçe, belde belediyesi veya kaymakamlık ise ilgili belediye başkanlığına/kaymakamlığa hitaben yazılır. SÖKE KAYMAKAMLIĞINA AYDIN BOYABAT BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (Mali Hizmetler Müdürlüğü) SİNOP ÖRNEKLER ANKARA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İmar ve Şehircilik Dairesi Başkanlığı) ORDU VALİLİĞİNE (İl Milli EğiDm Müdürlüğü)

34 HATALI ÖRNEKLER

35 İLGİ Sayı : /12/2014 Konu : Birlik teşkila: ÜNYE BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İnsan Kaynakları ve EğiUm Müdürlüğü) 2 aralık İlgi : 25/11/2010 a) Mahalli 25/11/2013 İdareler tarihli tarihli Genel ve ve Müdürlüğü nün /11/2010 sayılı sayılı yazınız. yazınız, tarihli ve b) 30/11/2013 tarihli ve sayılı yazısı. sayılı yazımız, c) 05/05/2014 tarihli ve sayılı yazınız. v İlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerekuğini belirten bölümdür.

36 İLGİ ÖRNEĞİ

37 v Aynı kurumun farklı bir biriminden veya başka bir kamu kurumundan alınan bir yazıya gönderilen cevap yazısında ilgi tutulurken, alınan yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra yazınız ifadesiyle biurilir. Örnek: 08/02/2013 tarihli ve sayılı yazınız. v Yazıyı yazan birim taranndan daha önce gönderilmiş bir yazı yeni bir yazıda ilgi tutulacaksa, önceki yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra yazımız ifadesiyle biurilir. Örnek: 08/02/2013 tarihli ve sayılı yazımız.

38 v Aynı kurum içerisindeki bir birimden alınan yazı, yine aynı kurum içerisindeki diğer birimlere gönderilecek bir yazıda ilgi tutulacaksa, ilgi tutulan yazıyı gönderen birimin adı açıkça yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayı bölümleri yazıldıktan sonra yazısı ifadesiyle biurilir. Örnek: İmar ve Şehircilik Müdürlüğünün 21/01/2014 tarihli ve sayılı yazısı. Örnek: Hukuk Müşavirliğinin 30/09/2014 tarihli ve sayılı yazısı.

39 v Farklı bir kurum ve kuruluştan alınan yazı, kurum içi birimlere veya 3 üncü bir kuruma gönderilecek yazıda ilgi tutulacaksa, yazıyı gönderen kurum kuruluşun adı yazıldıktan sonra birimin adı parantez () içerisinde yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayı bölümleri yazılarak yazısı ifadesiyle biurilir. Örnek: Türkiye Belediyeler Birliği Başkanlığının (Hukuk İşleri Müdürlüğü) 05/02/2010 tarihli ve sayılı yazısı. v Sayı bölümünde eski Haberleşme Kodu kullanılarak yazılan yazılar ilgi tutulurken önceden olduğu gibi sadece tarih ve sayı bölümleri kullanılarak ilgi oluşturulur. Örnek: 24/12/2012 tarihli ve B.08.4.MEM sayılı yazı.

40 Fen İşleri Müdürlüğü TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA (Hukuk İşleri Müdürlüğü) GÖKÇEN BELEDİYE BAŞKANLIĞI TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ BAŞKANLIĞINA (Hukuk İşleri Müdürlüğü)

41 METİN-1 Sayı : /12/2014 Konu : Birlik teşkila: İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) İlgi : 25/11/2014 tarihli ve sayılı yazınız aralık Ø MeDn, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren kısımdır. İlgi yoksa 3 aralık

42 METİN-2 v MeUnde kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareu gibi yazı unsurlarının aralarında bir boşluk bırakılır. v Paragrafa yazı alanının 1.25 cm içinden başlanır. v Paragraf başı yapılmıyorsa paragraflar arasına bir sa:r boşluk bırakılır. v BÜYÜK SAYILARDA, gruplar arasına nokta ( ), v kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır. Sayılar rakamla ve/ veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir.

43 PARAGRAF ÖRNEKLERİ MeUn bölümünde paragraflar aynı hizadan başla:lmamış. Paragraf başı yapılmadığı için paragraflar arasına bir sa:r boşluk bırakılmış. 1,25 cm?? Paragraf yazı alanının 1,25 cm içinden başlamalıdır.

44 METİN BÖLÜMÜ AÇIK VE ANLAŞILIR OLMALIDIR

45

46 METİN- 3 MeDnde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez gereksiz tekrar yapılmaz Alt makama "Rica ederim." Üst ve aynı düzey makamlara "Arz ederim." Üst ve alt makamlara dağıvmlı yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bidrilir.

47 METİN- 4 BUNA GÖRE; Ø Başbakanlık- bakanlıklara/valiliklere/kaymakamlıklara yazılacak yazılar Arz ederim le, Ø Eş statüdeki örneğin başka bir belediyeye yazılacak yazılarımız Arz ederim le, Ø Belediyelerde, birimlere ve personele üst yöneum tarawndan yazılacak yazılar Rica ederim le, Ø Hem üst yöneume ve hem de Birlik/belediye birimlerine gönderilen dağı:mlı yazılar Arz ve rica ederim le biurilir.

48 ÖRNEK

49 METİN- 5 Yazı, Türk Dil Kurumu taranndan hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Türk Dil Kurumu tarawndan hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. ÖRNEK: SALAR (İsveç Yerel Yönetimler ve Bölgeler Birliği) Yazılarda Times New Roman- 12 karakter kullanılır. Yazılarda bold ve italik kullanılmaz.

50 YAŞAYAN TÜRKÇE?! delalet: kılavuzluk

51 müteallik: İlişkin YAŞAYAN TÜRKÇE?! meri: Geçerli mevzubahis: Söz konusu neşet etmek: doğmak alınan malın alıcı tarafından geri iade edilmesi ve satıcı tarafından geri iadenin, başka bir malla değişimin veya para iadesinin kabul edilmek istenmemesi durumlarında uygulanacak idari usul ve yönteme müteallik meri mevzuatta her hangi bir madde var mıdır? Mevzu bahis alımlardan neşet eden mağduriyetlerde Zabıta olarak güçlük yaşamaktayız. İş bu minval gereği, belediye zabıtası bu tür durumlarda nasıl bir yol izlemelidir? Mezkur mevzuat dışında konuyu vuzuha kavuşturacak yasal düzenlemeler var mıdır?... minval: biçim, yol vuzuh: açıklık mezkur: adı geçen, söz edilen

52 İMZA-1 Sayı : /12/2014 Konu : Birlik teşkila: İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) İlgi : 25/11/2014 tarihli ve sayılı yazınız Ø Makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. Ø İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa avlır. 2-4 aralık İmza

53 İMZA ÖRNEKLERİ

54 İMZA-2 Sayı Konu : : Birlik teşkila: 22/12/2014 İlgi İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü) : 25/11/2014 tarihli ve sayılı yazınız (Akademik unvan var ise) (Yetki devri olduğu için) (Unvan) Prof. Dr. Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter (Yetki devri olduğu için) (Vekalet varsa) Cevdet SÖKMEN Başkan a. Genel Sekreter V.

55 İMZA ÖRNEKLERİ

56 İMZA-3 v Yazının iki yetkili tarawndan imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; Cevdet SÖKMEN Genel Sekreter Yardımcısı Hayrern GÜNGÖR Genel Sekreter v İkiden fazla yetkili tarawndan imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Hayrern GÜNGÖR Genel Sekreter Cevdet SÖKMEN Genel Sekreter Yardımcısı Av. Zeliha MERCİMEK Hukuk İşleri Müdürü

57 ONAY......METİ N Uygun görüşle arz ederim..../12/2014 Cevdet SÖKMEN Genel Sekreter Yardımcısı Uygun imza aralığı Uygun savr aralığı OLUR.../12/2014 Uygun imza aralığı Av. Zeliha MERCİMEK Hukuk İşleri Müdürü Teklif eden makam ile onay makamı arasında makam varsa Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter

58 EKLER......METİ N Uygun savr aralığı Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter EK/EKLER: 1- Yazı örneği (1 sayfa) 2- Rapor (3 sayfa) DAĞITIM: Adalet Bakanlığına İçişleri Bakanlığına Dışişleri Bakanlığına Uygun savr aralığı (Ek konulmadı) (Ek- 1 konulmadı) (Ek- 2 konuldu) Ek Ekler listesi dağıvmda yazı alanına bazı sığmayacak yerlere kadar gönderilmediyse uzunsa ayrı bir dağıvm sayfada bölümünde gösterilir. ilgili yere yazılır.

59 ÖRNEKLER

60 DAĞITIM......METİ N Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter EK/EKLER: 1- Yazı örneği (1 sayfa) 2- Rapor (3 sayfa) Uygun savr aralığı DAĞITIM: aynı hiza Gereği: İçişleri Bakanlığına (Mahalli İdareler Gen.Md.) Bilgi: İçişleri Maliye Bakanlığına (Bütçe ve Kontrol Gen.Md. Başbakanlık Ek Bilgi yoksa kısmı dağıvm yoksa EKLER in doğrudan yerine DAĞITIM ın yazılır. alvna yazılır.

61

62 PARAF-KOORDİNASYON-ADRES......METİ N Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter./12/2014 Avukat : N. GÖRGÜN./12/2014 Hukuk İşl. Md. : Z. MERCİMEK./12/2014 Gen. Sekr. Yrd. : C. SÖKMEN Bir savr aralığı Koordinasyon:./12/2014 Uzman : C. KADIOĞLU./12/2014 EğiUm Md. V. : F. GÜLTEKİN paraf paraf paraf En fazla 5 görevli taranndan paraflanabilir.

63 GİZLİ YAZILAR GİZLİLİK DERECESİ......METİ N Yazı Gizlilik gizlilik dereceleri; derecesi taşıyorsa, çok gizli gizlilik derecesi belgenin gizli üst ve alt özel ortasına büyük harflerle hizmete özel kırmızı şeklinde renkli görev alanı olarak ve hizmet belirulir. özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir GİZLİLİK DERECESİ Hayrern GÜNGÖR Başkan a. Genel Sekreter

64 İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, TEKİT YAZISI İVEDİ Sayı : /12/2014 Konu : Birlik teşkila: v Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih medn içinde, v Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirulir. v Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. v Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit (üsteleme) yazısı yazılır.

65 SAYFA NUMARASI - ASLINA UYGUNLUK ONAYI SAYFA NUMARASI; v Yazı alanının sağ al:na toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. v (Örnek: 1/9, 2/7, 5/32) v Bir yazıdan ÖRNEK ÇIKARILMASI gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. v Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değişurilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğal:lmasını önleyen teknik tedbirleri alır.

66 KAYIT KAŞESİ Ø Ø Kamu kurum ve kuruluşları Yönetmelik ekinde yer alan kaşeyi kendilerine örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlayıp kullanırlar. Bu kaşe gelen evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra ilgili yerler doldurularak birimlere gönderilir. Örnek Kaşe... BELEDİYE BAŞKANLIĞI KAYIT HAVALE DOSYA NO EKLER TARİH 15/12/2014 SAYI 215 GEREĞİ Hukuk İşleri Müdürlüğü BİLGİ Mali Hizmetler Müdürlüğü 10 2 Ek (10 sayfa)

67 YAZILARIN GÖNDERİLMESİ v v Yazıyı gönderenin ileuşim bilgileri zarwn sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin ileuşim bilgileri ise zarwn ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarwn üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirulir. GİZLİ TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ Tunus Caddesi No:12 Kavaklıdere Çankaya/ANKARA İVEDİ İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA Çankaya/ANKARA GİZLİ

68 ÇOK GİZLİ YAZILAR v v Çok gizli yazılar çiw zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarwn kapanma yerlerine hazırlayanın parafları a:lır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapa:lır. İÇ ZARF ARKA YÜZÜ NG NG.

69 ÇOK GİZLİ YAZILAR İÇ ZARF ÖN YÜZÜ v İç zarwn üzerine de ileuşim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarwn üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirulir. ÇOK GİZLİ TÜRKİYE BELEDİYELER BİRLİĞİ Tunus Caddesi No:12 Kavaklıdere Çankaya/ANKARA İVEDİ İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA Çankaya/ANKARA ÇOK GİZLİ

70 KONTROLLÜ EVRAK SENEDİ v İç zarf ve Yönetmelik ekindeki Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarnn içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapavlıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. v Dış zarnn üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirdlir. v Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e- posta adresi üzerinden yapılır. GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN Sıra No Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) Kopya Adedi Kopya No Ekler Dil SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı : Tarih Saat Görevi : İmzası :

71 ÇOK GİZLİ GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda; Ø Dış zarn açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarn açmadan yetkili makama sunar. Ø Bu görevli dış zarwn içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

72 TEŞEKKÜRLER Av. Zeliha MERCİMEK Türkiye Belediyeler Birliği