Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Uygulamalarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ

Transkript

1 Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı Bütçe ve Muhasebe Uygulamalarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler Amaç Madde 1 Bu Yönetmeliğin amacı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı bütçesinin hazırlanması ve uygulanmasına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Bu Yönetmelik, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı'nın faaliyetleri ile Avrupa Birliği programları altındaki ülke merkezli faaliyetlerin sevk ve idaresine uygulanır. Kapsam Madde 2 Bu Yönetmelik; a) 31/7/2003 tarihli ve 4968 sayılı 540 Sayılı Devlet Planlama Teşkilatı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun da belirtilen gelirleri; Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı'na ait nakit, kıymetli evrak, her türlü taşınır ve taşınmaz eşya, mal, kıymet ve bunların gelirleri, kiraları ve satış bedelleri ile Avrupa Komisyonunun mali katkısının yönetimini, b) Merkez bütçesinin hazırlanmasına, içeriğinin belirlenmesine ve kabulüne, bütçenin uygulanmasına, gelirlerin tahsiline ve giderlerin yapılmasına, bütçe uygulama sonuçlarına ve Avrupa Komisyonu ile imzalanan sözleşmeler ile işletme anlaşmalarının yönetimine ilişkin usul ve esasları, c) Avrupa Birliği Programları kapsamında ve Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından yürütülen ülke merkezli faaliyetlerin yönetimini, d) Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından yürütülen program kaynaklarının programlarla ilgili işlemlerini, kaynaklarını ve harcamalarını tespit için gerekli kayıtları ve hesapları, İşletme Anlaşmaları ile Komisyonla yapılan ülke merkezli faaliyetlerle ilgili anlaşma hükümlerine ve ilgili iş planlarının öngörülen muhasebe sistemi ve hesap planına, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine göre düzenlemesini, e) Yukarıda belirtilen iş ve işlemlerin denetlenmesine ilişkin usul ve esasları, f) Yukarıda belirtilen iş ve işlemleri yapmakla görevli olanların yetki ve sorumluluklarını kapsar. Hukukî Dayanak Madde 3 Bu Yönetmelik, Türkiye'nin Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarına katılımını sağlamak amacıyla çıkarılan 31/7/2003 tarihli ve 4968 sayılı "540 Sayılı Devlet Planlama Teşkilatı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun" hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 4 Bu Yönetmelikte geçen; Programlar: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarından Genel Eğitim (Socrates), Mesleki Eğitim (Leonardo da Vinci) ve Gençlik (Youth) Programlarını, Kanun: 4968 sayılı 540 Sayılı Devlet Planlama Teşkilatı Kuruluş ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamede Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun'u, Bakan: Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığının bağlı bulunduğu Bakanı, Komite: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Yönlendirme ve İzleme Komitesini, Merkez: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığını, Başkan: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanını, Genel Koordinatör: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarının her birinin yürütülmesinden ve bu programlara dahil alt programların/eylemlerin genel koordinasyonunun sağlanmasından sorumlu birim koordinatörünü, Destek Birimleri Koordinatörü: Merkezin halkla ilişkiler, insan kaynakları, bilişim gibi destek hizmetlerinin yürütülmesinden sorumlu birimlerin koordinatörünü, Komite Başkanı: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Yönlendirme ve İzleme Komitesi Başkanını, Komite Başkanvekili: Komite Başkanının yokluğunda, Komite Başkanının tüm görev ve yetkilerini üstlenmek üzere Başkanın görevlendirdiği bir komite üyesini,

2 Komisyon: Avrupa Komisyonunu, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı: Avrupa Topluluğunun Genel Bütçesine Uygulanacak Mali Yönetmelik (Konsey Yönetmeliği [EC, Euratom] No. 1605/2002, 25 Haziran 2002) ile Komisyonun (EC, Euratom) 2342/2002 sayılı, 23 Aralık 2002 tarihli yönetmeliğinde yer alan uygulama kurallarını Ulusal Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarından yararlanan ülkelerde Programların yürütülmesi amacıyla, Avrupa Topluluğu kuralları ve Komisyon ile imzalanan anlaşmaların hükümleri doğrultusunda, ulusal düzeyde yetkili makamlar tarafından tesis edilmiş kuruluşu, Ulusal Otorite: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik programlarından yararlanan ülkelerde, Ulusal Ajans tarafından Programların yürütülmesini denetlemekten ve izlemekten Komisyona karşı sorumlu yetkili makamları, Bütçe ve Finansman Koordinatörü: Merkezin finansman ve muhasebe ile ilgili biriminin Koordinatörünü, İta Amiri: Yapılacak ödemenin mevzuata uygun olarak yapılmasını sağlamak ve emretmekle görevli Merkez yetkilisini, Tahakkuk Görevlisi: Bütçe ve Finansman Koordinatörünün emri altında çalışan, ödemeler ve gelirleri mevzuata ve sözleşme yükümlülüklerine uygun olarak tahsil edilebilir ve ödenebilir duruma getiren Merkez personelini, Muhasebeci: Programlarla ilgili gerçekleştirilen ödeme emirlerinin kayıtlarını ve destekleyici belgelerinin genel kabul görmüş muhasebe esaslarına uygun olarak tutulmasını sağlayan, bilanço ve diğer hesap cetvellerini düzenlemekle sorumlu olan ve Bütçe ve Finansman Koordinatörünün emrinde çalışan Merkez personelini, Mutemet: Avrupa Birliği Mali Mevzuatına uygun olarak, adına veya hesabına geçici olarak miktarları ita amiri tarafından belirlenen para ve diğer kıymetleri almaya ve ödemeye ita amirinin onayı ile yetkili kılınan Merkez personelini, İç Denetçi: Merkez tarafından yürütülen idari ve mali işlere yönelik uygulamaların amacına ve mevzuatına uygun bir şekilde gerçekleştirilmesi için uygulanan yönetim ve kontrol yapılarını değerlendiren ve rehberlik yapan Merkez personelini, Ülke Merkezli Anlaşmalar: Komisyonca belirlenen çalışma dönemlerinde ülke merkezli programların hibe ve idari usullerini ilgili ulusal ajans ve Komisyon arasındaki mutabakat çerçevesinde hükme bağlayan anlaşmaları, İşletme Anlaşmaları: Merkezin, Komisyon tarafından belirlenmiş çalışma dönemlerine ait iş planları uygulamasının hibe ve işletme prosedürlerini düzenleyen nihai karar anlaşmalarını, İş Planları: Ulusal Ajans ile Komisyon arasında yapılan İşletme Anlaşmalarının eki olarak imzalanan ve Komisyonca belirlenen çalışma döneminde yapılacak işlerin planlarını, Uygulama El Kitapları: Komisyon tarafından Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarına ilişkin ülke merkezli faaliyetlerin yürütülmesinde Ulusal Ajansların uyması gereken usul ve esasları içeren el kitaplarını, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Merkezin Akdi Yükümlülükleri Madde 5 Merkez, Komisyonla imzalanan anlaşmalardan doğan akdi yükümlülüklerine uyar. Merkez, ülke genelinde programların yönetilmesiyle ilgili İşletme Bütçesini ulusal otoriteler ve Komisyonla müzakere edilen çalışma programlarına uygun olarak yürütür. Ödenekler, Merkez ile Komisyon arasında imzalanan İşletme Anlaşmalarından kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine ve ulusal mevzuata uygun olarak kullanılır. Avrupa Birliği Programları kapsamındaki ülke merkezli faaliyetler; özellikle projelerin seçimi, finansman ve sözleşme işlemleri ve Komisyondan aktarılan fonlar, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı, ilgili faaliyet alanlarındaki Uygulama El Kitapları ve Komisyon tarafından sağlanan diğer dokümanlar dikkate alınmak suretiyle yürütülür. İşletme ve ülke merkezli faaliyetlere ilişkin ayrı bütçeler oluşturulur ve ödenekler ayrı banka hesaplarında tutulur. Finansman Yönetimi İlkeleri Madde 6 Ödenekler iktisadilik, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak kullanılır. İktisadilik ilkesi, Merkez tarafından yürütülen faliyetlerin gerçekleşmesi için kullanılan kaynakların, uygun kalitede ve miktarda, mümkün olan en uygun bedel ile zamanında temin edilmesidir. Verimlilik ilkesi, kullanılan kaynaklar ile elde edilen sonuçlar arasındaki en uygun ilişkinin sağlanmasıdır.

3 Etkinlik ilkesi, belirlenen hedeflere ve istenilen sonuçlara ulaşılması için gerekli tedbirlerin alınmasıdır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Gelir, Gider ve Merkez Tarafından Yürütülen Faaliyetlere İlişkin Görevler, Yetkiler ve Sorumluluklar Merkez Başkanının Görev ve Sorumlulukları Madde 7 Başkan ita amiridir. Bütçeyi, bu Yönetmeliğe uygun olarak kendi sorumluluğunda ve bütçede tahsis edilen ödenekler dahilinde kullanır. Başkan, mali görevlerin etkin şekilde yürütülmesine uygun bir teşkilat, çalışma, yönetim, iç denetim sistemi oluşturarak harcamaların ilgili mevzuat ile Komisyon kuralları ve Komite kararlarına uygun yapılmasını sağlar. Başkan, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı ve Merkezin Komisyonla olan anlaşmalarından kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine uygun olarak, Avrupa Birliği Programlarının ve fonlarının yönetiminde çıkar ilişkilerini önler. Başkan, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarından Genel Eğitim (Socrates), Mesleki Eğitim (Leonardo da Vinci) ve Gençlik (Youth) programlarının ülke merkezli faaliyetleri çerçevesinde seçilmiş olan projelerinin mali desteğini sağlarken Avrupa Birliği fonlarının yönetiminde Komisyon ile Merkez arasında yapılan ülke merkezli faaliyetlerle ilgili anlaşmalardaki hükümlere bağlı kalır. Özellikle; - Proje sahiplerinin projelerinin teknik ve mali yeterlilikleri ile ilgili olarak uygulama öncesi değerlendirmelere yönelik önlemler alır ve gerektiğinde proje sahiplerinden ek teminat ister. - Proje nihayete ermeden önce projelerin yerinde denetlenmesini sağlar. - Projelerin mali denetim planlarını oluşturur. - Ülke merkezli anlaşmalar ve işletme anlaşmalarıyla ilgili nihai hesapların bağımsız ve yetkili bir organ tarafından ibra edilmesini sağlar. - Mali işlemlerin doğruluğundan ve noksansız olmasından sorumludur. - Merkezin varlıkları ve bütçe uygulaması hakkında gerçekleri yansıtacak hesapların yapılması için gerekli olan tüm bilgileri Bütçe ve Finansman Koordinatörüne verir. - Avrupa Birliği ve ulusal mevzuata uygun olarak, Merkezin idaresi ve mali yönetiminde etkinlik ve verimliliğin sağlanmasını teminen iç kontrol standartları oluşturur. Başkan, gerektiğinde sınırları açıkça belirlenmek kaydıyla, yetkilerinin ve görevlerinin bir kısmını yazılı olarak astlarına devredebilir. Bütçe ve Finansman Koordinatörünün Görevleri Madde 8 Bütçe ve Finansman Koordinatörünün görevleri şunlardır: a) Muhasebe işlemlerinin muhasebenin temel kavramlarına ve kabul gören prensiplerine, Komisyonla imzalanmış anlaşmalardan kaynaklanan sözleşme yükümlülükleri ile Komite kararları hükümlerine uygun bir şekilde yürütülmesini ve yönetimini organize etmek, b) Hak sahiplerine usulüne uygun tahakkuk ettirilen ödemelerin yapılmasını sağlamak, c) Mali tablo ve raporların hazırlanmasını sağlamak, d) Bankada ve kasada bulunan para ve bu nitelikteki kıymetli evrakın kontrolünü yapmak, e) Gelirlere, giderlere ve muhasebe işlemlerine ilişkin bütün kayıt ve belgeleri muhafaza etmek, f) Komiteye Merkezin gelir ve gider durumunu gösterir rapor sunmak, g) Merkezin yıllık mali raporlarını hazırlayarak Sayıştayın denetimine sunmak, h) Komisyonla imzalanan anlaşmalar çerçevesinde gerekli olan finansman raporlarının ve hesaplarının uygun şekilde ve zamanında hazırlanmasını ve bunlar için bağımsız ve yetkili bir organdan uygunluk bildirimi alınmasını sağlamak, Bütçe ve Finansman Koordinatörünün Bütçe ve Sözleşmeler Çerçevesinde Ödemelere İlişkin Sorumluluğu Madde 9 Bütçe ve Finansman Koordinatörünün ödemelere ilişkin sorumlulukları şunlardır: Ödeme için gerekli belgelerin tamam olması koşuluyla, Bütçe ve Finansman Koordinatörü ödemeye ilişkin aşağıdaki prosedürleri sağlamak ve takip etmekle yükümlüdür: a) Bütçede yeterli ödenek bulunması, b) Giderin bütçede tanımlanan kategorilere uygun olması, c) Giderin ilgili kanun, tüzük, kararname, yönetmelik, tebliğ, Komisyon kuralları ve Komite kararlarına uygun olması, d) Belge ve işlemlerin tam olması ve maddi hata bulunmaması.

4 Yapılan inceleme sonucunda bu maddenin birinci fıkrasında belirtilen hususlara uygun olmadığı tespit edilen ödemeler yapılmaz. Ancak, (b) ve (c) bentlerinde yazılı hususlara aykırılık gerekçesiyle Bütçe ve Finansman Koordinatörünce kabul edilmeyen giderler ita amirince yazılı sorumluluk üstlenildiği takdirde ödenir. Diğer hallerde eksiklik giderilmek suretiyle gerçekleştirilir. Genel Koordinatör ve Destek Hizmetleri Koordinatörünün Görevleri Madde 10 Genel Koordinatör ve Destek Hizmetleri Koordinatörü kendi birimiyle ilgili ödeme taleplerini fatura, makam onayı, sözleşme sureti gibi tamamlayıcı belgeler ile birlikte yazılı olarak Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğüne gönderir. Gönderilen yazıda harcamanın yapılacağı bütçe kaleminin kodu, ödeme yapılacak şahsın veya kurumun adresi ve banka bilgileri ile ödeme sebebi bulunur. Genel Koordinatör ve Destek Hizmetleri Koordinatörü söz konusu bilgilerin ve tamamlayıcı belgelerinin doğruluğundan ve noksansız olmasından sorumludur. Tahakkuk Görevlisinin Görevleri Madde 11 Ödemeler ve gelirler, tahakkuk görevlileri tarafından "ödenebilir" ve "tahsil edilebilir" duruma getirilir. Tahakkuk görevlisi, Merkezin gelirlerinin ve giderlerinin gerçekleştirilmesiyle ilgili işlemleri mevzuat, Komisyonla imzalanan anlaşmalardan kaynaklanan sözleşme yükümlülükleri ve Komite kararları çerçevesinde yerine getirir. Tahakkuk görevlisi, giderlere ilişkin tahakkuk belgelerinde, 9 uncu maddenin birinci fıkrasında belirtilen hususları kontrol etmekle yükümlüdür. İta Amiri Madde 12 Merkez hizmetlerine ilişkin giderlerin ve gelirlerin geçici ya da kesin olarak ödenmesi veya tahsil edilmesi hakkında Bütçe ve Finansman Koordinatörüne yazılı emir ve izin "ita amiri" sıfatıyla Başkan tarafından verilir. Başkan bu yetkisinin tamamını veya bir bölümünü, niteliği ve sınırlarını belirterek Program Genel Koordinatörlerine devredebilir. Birleşemeyecek Fonksiyonlar Madde 13 Ödemelerin ve iadelerin teklif edilmesi, kontrolü ve ödeme emri ayrı işlemlerdir ve birbirlerinin yerine geçemezler. Söz konusu işlemler hiçbir zaman aynı kişi tarafından icra edilemez. İç Denetçi Madde 14 İç denetçi, 7 nci maddede belirtildiği şekilde oluşturulan iç kontrol standartlarının usulüne uygun olarak uygulanıp uygulanmadığını denetler. Başkana ve Komiteye karşı sorumludur. Mutemet Madde 15 Mutemet, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı kurallarına uygun olarak, adına ve hesabına para ve diğer kıymetleri geçici olarak almaya ve ödemeye ita amirinin onayı ile yetkili kılınan personeldir. Mutemetler, Bütçe ve Finansman Koordinatörüne karşı sorumludurlar. Mutemetlerin para ve diğer kıymetleri almaya ilişkin limitleri yıllık bütçeye uygun olarak ita amirince belirlenir. Devir ve Teslim Madde 16 Bütçe ve Finansman Koordinatörü ile nakit, kıymetli evrak, sözleşme, senet ve tüm menkul değerleri eli altında bulunduran diğer görevliler, görevlerinden devamlı olarak ayrılacakları zaman, muhafazasından sorumlu bulundukları değerleri, görevlerini üstlenecek personele usulüne uygun olarak devir ve teslim etmekle yükümlüdürler. Devir ve teslim işlemi, usulüne uygun olarak yapılmadıkça ilgilinin Merkez ile sözleşmesinden doğan yükümlülükleri devam eder. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Merkez Bütçesine İlişkin Esaslar Bütçe Madde 17 Merkezin bütçesi, idari bir kararla oluşturulur. Bütçe, yıllık gelir ve gider tahminlerini gösterir ve bunların gerçekleştirilmesine yetki ve izin verir. Bütçe, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı çerçevesinde Komisyonla imzalanan İşletme Anlaşmalarının bir parçası olan çalışma programları içerisindeki bütçe formatına uygun olarak Merkezce hazırlanır. Hazırlanan bütçe sırasıyla Komite, Bakan ve Komisyon tarafından onaylanarak ilgili olduğu takvim yılı başından önce yürürlüğe konur.

5 Merkezin bütçesi ve harcama usulleri genel ve katma bütçeli kurum ve kuruluşların tâbi olduğu hükümlere tâbi değildir. Bütçenin Harcama Bölümleri Madde 18 Bütçenin harcama bölümleri; a) Bölüm (A): Personel Harcamaları b) Bölüm (B): Görevlendirmeler ve Toplantılar c) Bölüm (C): Enformasyon Harcamaları d) Bölüm (D): İşletme Harcamaları e) Bölüm (E) : Öngörülmeyen Harcamalar f) Bölüm (F) : Komisyonca Sağlanan Fonlardan Karşılanmayan Harcamalar Merkez bütçesinde, bütçenin ana başlıklarındaki harcamaların türleri ve dağılımı Komite tarafından belirlenir. Bütçenin Gelir Bölümü Madde 19 Merkezin gelirleri her yıl Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı bütçesine konulacak programlara katkı payı, Komisyonun tahsis edeceği malî yardımlar ile faiz, bağış gibi diğer gelirlerden oluşur. Katkı payı ve Komisyonun tahsis edeceği malî yardım, Merkez adına açılacak banka hesaplarında tutulur. Maliye Bakanlığı katkı payını her yıl Ocak ve Temmuz aylarında iki eşit taksit halinde bu hesaplara aktarır. Komisyon tarafından bu hesaplara aktarılan malî yardımın kullanılamayan kısmı, Komisyona iade edilir. Bu kaynağın nemalandırılması halinde, nemanın Komisyonun tahsis ettiği malî yardıma tekabül eden miktarı, Komisyon adına Merkez tarafından muhafaza edilir ve talep edildiği takdirde Komisyona iade edilir. Komisyonun tahsis ettiği malî yardım dışında kalan gelir-gider fazlası ise, bir sonraki yıl kullanılmak üzere Merkez adına açılan hesaplarda tutulur. Bütçe Gelirleri şunlardır: 1) Genel bütçeden yapılacak katkılar 2) Komisyonun mali katkısı 3) Komisyonun mali katkısından olanlar hariç, faiz gelirleri 4) Kur farkı gelirleri 5) Bağış ve yardımlar 6) Geri kazanılan gelirler 7) Diğer gelirler Bütçe Teklifinin Hazırlanması Madde 20 Merkezin bütçe teklifinin zamanında hazırlanabilmesi için Merkezin hizmet birimleri, kendi birimlerinin gider tahminlerini, cari hesap döneminin bitimine en geç 5 ay kala Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğüne bildirmek zorundadır. Bu bildirimde, ilgili birimin cari yılın geçmiş aylarında gerçekleşen ve gelecek yılda gerçekleşmesi beklenen harcamaları ile yeni yıl için talep edeceği ödeneklerin tutarı, harcama kalemleri itibariyle ayrı ayrı gösterilir. Ödemelerdeki artış ve eksilişlerin nedenleri açıklanır. Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğü kendi gider bütçesi yanında Merkezin gelir bütçesini de aynı süre içinde hazırlar. Bütçe tahminleri her bir programa yönelik Çalışma Planları ile tutarlı olmalıdır. Bütçenin Hazırlanması Madde 21 Merkezin hizmet birimleri, bütçe teklifindeki revizyon isteklerini, en geç 20 Ağustos'a kadar Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğüne bildirir. Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğü cari hesap döneminin gerçekleşmelerini ve ilgili birimlerin önerilerini de gözönünde bulundurarak bütçe teklifinde gerekli düzeltmeleri yapar. Bütçe önerisi, Bütçe ve Finansman Koordinatörünün yönetiminde ve diğer hizmet birimlerinin katkılarıyla hazırlanarak, Başkana sunulur. Bütçe, Komisyon ile istişare halinde olgunlaştırılarak, Komite ve Bakan onayı alındıktan sonra en geç 25 Ekim itibariyle Komisyonun onayına sunulur. Kesinleşen Merkez Bütçesi, Başkanlığın bütçe uygulama talimatı ile birlikte birimlere gönderilir. Gelirlerin Tahsil Edilmesi Madde 22 Merkez, Avrupa Birliği programlarının amaçları için Komisyonla imzalanan anlaşmalardan ortaya çıkan akdi yükümlülüklerle uygun biçimde yapılacak harcamalar için, Euro cinsinden özel hesaplar

6 açtırır. Gelirler, Merkezin bankalarda açılacak özel hesaplarına yatırılır. Özel hesaplara para yatırma ve bu hesaptan para çekme işlemleri, Komisyonla imzalanan çalışma programı ile bütçenin ayrılmaz kısımları olan İşletme Anlaşmalarında belirtildiği şekilde yapılır. Kur farklarından ve faizlerden kaynaklanan gelirler, Avrupa Birliğinin Mali Mevzuatına göre işleme tabi tutulur. Bağışlar Madde 23 Merkeze yapılan her türlü bağışlar belgelendirilir. Bunlar, Avrupa Birliğinin mevzuatına uygun olarak açık ve net bir şekilde muhasebeleştirilir. Geri Kazanılan Gelirler Madde 24 Merkez bütçesinden özel ve tüzel kişilere yapılan ödemelerin herhangi sebeple iade işlemleri Avrupa Birliğinin Mali Mevzuatına göre işleme tabi tutulur. Harcamaların Yapılması Madde 25 Bütçedeki ödenekler, Merkezce yapılacak nakit planına göre kullanılır. Personel giderleri dışındaki harcama kalemlerinin ne kadarının ne zaman kullanılacağına, Merkezin gelir durumunu gözönünde bulundurarak Başkan karar verir. Bütçedeki ödenekler, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı ile Komisyonla imzalanan İşletme Anlaşmalarından kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine uygun bir şekilde harcanır. Yalnızca bütçede ödeneği bulunan taahhüt ve harcamalar yerine getirilir. Zorunlu Giderlerdeki Artışlar Madde 26 Kanun, kararname ve yönetmeliklerde yapılabilecek değişiklikler ve düzenlemeler uyarınca Merkez personelinin ücretleri, ek ödemeleri, sosyal yardımları ve diğer mali haklarında meydana gelecek farklılıkların ve yeni yükümlülüklerin, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak Merkez personeline ve gider bütçesine yansıtılması işlemi Başkan tarafından yerine getirilir. Bu tür giderlerin, bütçe gelirlerinde öngörülenin üzerinde artışlar ya da bütçe içi tasarruf önlemleri ile karşılanamadığı hallerde konu Başkanca Komiteye götürülür. Bu tür düzenlemeler Komisyonla imzalanan anlaşmalarda değişikliği gerektirdiğinde Merkez, Komisyona yazılı bir talepte bulunur. Aktarma ve Ek Ödenek Madde 27 Başkana verilecek aktarma yetkisi, her yılın bütçesinde gösterilir. Merkez bütçesinde belirli bir amaçla konulmuş ödeneğin bulunmadığı ya da ilgili harcama kalemlerine konulmuş ödeneklerin yeterli olmadığı hallerde Başkanca Komiteden ve Bakandan ek ödenek talebinde bulunulur. Merkez nakit mevcudunun ve beklenen gelir tahmininin istenen ek ödeneği karşılayabilecek durumda olduğu hallerde ek ödenek verilebilir. Bütçede bu tür transferler Komisyonla imzalanan anlaşmalarda değişikliği gerektirdiğinde Merkez, Komisyona yazılı bir talepte bulunur. Bütçe Kesin Hesap Cetveli Madde 28 Bilanço ve gelir tablosunun çıkarılmasından sonra, hesap dönemine ilişkin bütçe ile alınan ödenekleri, yıl içinde alınmış ek ödenekleri ve varsa ödenek iptal ve devirleri, ayrıca yıl içinde yapılan harcamalar ile kullanılmamış ödenek artıklarını, harcama kalemleri itibariyle gösteren kesin hesap cetveli, Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğü tarafından hazırlanır. Nihai hesap cetveli Komisyonla istişare halinde olgunlaştırılır ve Başkan tarafından bir sonraki yılın Mart ayı sonuna kadar Komite tarafından onaylanmak üzere Komiteye sunulur. BEŞİNCİ BÖLÜM Merkez Muhasebesinin Genel Esasları Hesap Planı Madde 29 Merkezin muhasebe sistemi ve hesap planı, Avrupa Birliği Mali Mevzuatı ve Komisyonla imzalanan İşletme Anlaşmaları ile ülke merkezli faaliyetlerle ilgili anlaşmalardan kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine uygun bir şekilde düzenlenir. Merkez, program kaynaklarının programlarla ilgili işlemlerini, gelir kaynaklarını ve harcamaları yansıtmak için yeterli kayıtları ve hesapları, Komisyonla imzalanan anlaşmalarda öngörülen muhasebe sistemi ve hesap planına göre düzenleyerek bilgisayar ortamında tutar. Hesap planı, Merkezin bünyesinde ve işlemlerine uygun hesapların bir sistem içinde gruplanmasıyla oluşan cetveldir. Hesap Dönemi

7 Madde 30 Merkezin hesap dönemi takvim yılıdır. Ödeme Şekli Madde 31 Merkez ödeme işlemlerini banka hesap transferleri aracılığıyla yapar. Yabancı paraların ulusal para birimine veya ulusal paranın yabancı bir para birimine çevrilmesi işlemlerinde ilgili bankanın cari döviz kuru esas alınır. Amortisman ve Sigorta Madde 32 Merkezce satın alınan taşınmaz mallar, taşıtlar, demirbaş ve teçhizat için, ilgili mevzuat ile belirlenmiş usul ve esaslara göre amortisman ayrılır ve Merkezin mal varlığından gerekli görülenlerin sigortaları yaptırılır. Avans İşlemleri Madde 33 Ödeme işlemlerinin tamamlanması beklenemeyecek kadar ivedi olan giderler için ita amirince belirlenecek tutarda avans verilebilir. Avanslar mümkün olan en asgari seviyede belirlenir ve avanslara ilişkin olarak Avrupa Birligi Mali Mevzuatı uygulanır. Bir iş için verilen avans, yalnız o iş için harcanır. İlgili, aldığı avansa ilişkin harcama belgelerini, en geç avansın alındığı tarihi izleyen bir ay içinde muhasebeye vermek ve üzerindeki avans bakiyesini bekletmeksizin nakden Merkezin ilgili özel hesabına iade eder. Süresi içinde iade edilmeyen avans bakiyeleri geçici aktif hesaplara alınır ve ilgili hakkında uygulanacak disiplin hükümleri saklı kalmak kaydıyla, ilgilinin ilk ücret ve ödeneğinden kesilerek tahsil edilir. Ayrıca söz konusu kişiye bir daha avans verilmez. Süresinde mahsup edilmeyen avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır. Banka Hesaplarının Yönetimi Madde 34 Merkezin bütün kaynakları kamu bankaları nezdinde Merkez adına açılan hesaplarda toplanır. Bankada vadesiz hesapta tutulabilecek azami para miktarı ile bankadan yapılabilecek ödemelerin sınırı Bütçe ve Finansman Koordinatörünün Genel Koordinatörlerle varacağı mutabakat ve Başkanın onayı ile tespit edilir. Bütçe ve Finansman Koordinatörü, banka mevcudunun yapılan ödemelere uygunluğunu kontrol ederek bu konuda Başkanı düzenli aralıklarla bilgilendirir. Harcamalarda ve Muhasebeleştirmede İşlem Sırası Madde 35 Harcamaların yapılması ve gerçekleştirilmesi işlemleri aşağıda belirtilen biçimde yapılır: a) Bankalardan yapılacak ödemelerde ödeme talep belgesi ödemeye esas olup bu belge, ilgili hizmet birim yetkililerinin Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğüne gönderdikleri talep yazısı ve ekinde yer alan ülke merkezli faaliyetler için Komite kararı, Makam onayı, şartnameler, sözleşmeler, faturaların aslı ve ödemeye ilişkin gerekli diğer dökümanlar esas alınarak hazırlanır. b) Ödeme talep belgesinde birbirini izleyen sıra numarası, harcamanın yapılacağı bütçe kaleminin kodu, ödeme yapılacak şahsın adresi ve banka bilgileri ile ödeme sebebi bulunur. Tahakkuk görevlisi hizmet birimlerinden gelen ödeme talebinin mevzuata ve sözleşme yükümlülüklerine uygunluğunu ve banka hesabı nakit durumunu kontrol eder ve ödeme talep belgesini Bütçe ve Finansman Koordinatörünün imzasına sunar. c) Bütçe ve Finansman Koordinatörünce imzalanan ödeme talep belgesi ita amirinin imzasına sunulur. d) Ödeme talep belgesi, ita amiri tarafından imzalanmasından sonra bankaya gönderilir. e) Banka tarafından hak sahiplerine ödeme işlemleri gerçekleştirilir. Gerçekleştirilen ödemelerin ardından ilgili ödeme talep belgesine ödeme işlemlerinin yapıldığını gösteren banka dekontu eklenerek, muhasebe kayıtları yapılır. Yıllık Mali Rapor Dosyası Madde 36 Yıllık Mali Rapor, bilançoda yeralan değerleri ve bu değerlerin gerçekleşmesini sağlayan faaliyetleri kapsayan dönem faaliyet sonuçlarını; işletme bütçesi, hedefler ve önceki yılların gerçekleşmeleriyle karşılaştırmalı olarak belirten, analizlere yer veren bir bilgi düzenidir. Dönem sonu için düzenlenecek dosyada; altı aylık Program Yönetimi Raporları ile Mali Raporlar bulunur. Altı Aylık Program Yönetimi Raporları Madde 37 Raporlar, nakit esasına göre hazırlanacak ve projeyle ilgili mali hareketleri, fiziksel işleyiş süreci ve gerekli satın alma yönetimi bilgilerini içerecektir. Raporlar, ayrıca, program yönetimlerine ve buna

8 dayalı olarak ödemelere yönelik karar alma sürecine de yardımcı olacaktır. Söz konusu raporlar, altı aylık periyotlarda Genel Koordinatörlükler tarafından, Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğü ile işbirliği içerisinde, Merkezin tabi olduğu finansal şartlar ve Komisyonla imzalanan İşletme Anlaşmalarından ve ülke merkezli faaliyetlerle ilgili anlaşmalardan ortaya çıkan sözleşme yükümlülüklerine uygun olarak hazırlanır. Mali Raporlar Madde 38 Fon Kaynakları ve Kullanımına İlişkin Özet Rapor: Bu rapor, Komisyon ile Merkez tarafından üzerinde mutabık kalınarak planlanan miktarlar ile gerçekleşen miktarların kıyaslanmasının yanı sıra, Merkezin mali durumunu da özet olarak Euro cinsinden gösterir. Nakit Çekimi (Ödemeler) Raporu: Bu rapor, Merkez tarafından yapılan harcama miktarlarını kategorileri itibariyle gösterir ve altı aylık dönemler itibariyle hazırlanır. Özel Hesap Beyanı: Bu rapor, Özel Hesaba yönelik hareketleri özetlemektedir. Özel Hesaba avans olarak yatırılmış asli miktar ile hesaplanan toplam miktar arasındaki herhangi bir farklılık bu raporda açıklanır. Bu rapor temel olarak aşağıdakileri yansıtmayı hedefler: a) Raporun açılış bakiyesi, bir önceki raporun kapanış bakiyesi ile aynı olmalıdır. b) Kapanış bakiyesi, özel banka hesabındaki gerçekleşen bakiyeyi gösterir ve bankanın beyanı ile mutabık olmak durumundadır. c) Uygun olduğu takdirde, söz konusu süreçte karşılaşılan her türlü farklılık bu rapor dahilinde açıklanmalıdır. Yukarıda açıklanan raporların tamamı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları ile ilgili olarak Merkezde uygulanan finansal mevzuat ve Komisyonla imzalanan İşletme Anlaşmalarından ve ülke merkezli faaliyetlerle ilgili anlaşmalardan kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine uygun olarak sunulur. ALTINCI BÖLÜM Diğer Hükümler Sahtekarlık, Yolsuzluk ve Usulsüzlük Madde 39 İşlenmiş veya işlenileceğinden şüphe duyulan sahtekarlık, yolsuzluk ve usulsüzlük vakaları ve bunlarla ilgili olarak Ulusal Ajans tarafından alınan tedbirler derhal Komisyona bildirilir. Bu Yönetmeliğin uygulanmasında, Sahtekarlık, a) Avrupa Topluluğu genel bütçesinden veya Avrupa Topluluğu tarafından veya onun adına idare edilen bütçeden ayrılan fonların yanlış veya uygun olmayan şekilde tutulmasına yol açan, sahte, yanlış veya eksik bilgi veya belgelerin kullanılması veya sunulması; b) Aynı etkiyi doğuracak şekilde, belirli bir yükümlülüğü ihlal etmek suretiyle gerekli bilgil erin açıklanmaması; c) Bu tür fonların, esas olarak tahsis edildikleri amaçlar dışında kullanılması ile ilgili kasıtlı veya taksirli fiilleri; Yolsuzluk, bir kimsenin, kasıtlı olarak, Komisyonun ve Merkezin mali çıkarlarına zarar veren veya zarar verme ihtimali olan şekilde, görevine uygun davranması veya davranmaktan kaçınması veya görevini ifa ettiği esnada resmi görevlerine aykırı davranması karşılığında, doğrudan doğruya veya bir aracı vasıtasıyla, kendisi veya üçüncü bir şahıs adına bir görevliye herhangi bir menfaat sağlaması veya vaad etmesi ya da bir görevlinin, kasıtlı olarak görevini yapması veya yapmaktan kaçınması veya görevini ifa ettiği esnada resmi görevlerine aykırı davranması karşılığında, doğrudan doğruya veya bir aracı vasıtasıyla kendisi veya üçüncü bir şahıs için herhangi bir menfaat talep etmesini, elde etmesini veya bu doğrultudaki vaadleri kabul etmesini; Usulsüzlük, bir ekonomik işletmenin kasıt veya ihmali neticesinde, doğrudan doğruya Avrupa Topluluğu adına toplanan kaynaklardan hasıl olan gelirin azalması veya kaybolması suretiyle veya dayanağı olmayan bir harcama kalemi vasıtasıyla kendi bütçesine veya Avrupa Topluluğunun genel bütçesine zarar verecek şekilde, Socrates, Leonardo da Vinci, ve Gençlik programlarının idaresine uygulanacak Avrupa Topluluğu kuralları ile ilgili anlaşmaların ve sözleşmelerin herhangi bir hükmünün ihlalini ifade eder. Bu tür fiillerin işlenmesi durumunda Türk Ceza Kanununun ilgili hükümleri uygulanır. YEDİNCİ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük Madde 40 Sayıştay'ca incelenen bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

9 Yürütme Madde 41 Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığının bağlı olduğu Bakan yürütür.