T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI İç Denetim Birimi Başkanlığı YILI FAALİYET RAPORU. Mart 2015

Transkript

1 GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI 2014 YILI FAALİYET RAPORU Mart 2015

2 2014 YILI FAALİYET RAPORU Mart 2015

3 İçindekiler Şekiller, Tablolar ve Grafikler Listesi... 3 İç Denetim Birimi Başkanı Sunuşu... 4 I- GENEL BİLGİLER... 5 A) MİSYON VE VİZYON... 5 B) İÇ DENETİM BİRİMİNE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Örgüt Yapısı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Bütçe Ödeneği ve Harcama Durumu... 7 C) İDARENİN TEŞKİLAT ŞEMASI... 7 II- AMAÇ VE HEDEFLER... 8 A) İÇ DENETİM FAALİYETLERİNİN AMAÇ VE HEDEFLERİ... 8 B) TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER... 8 III- FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ... 9 A) PROGRAM DÖNEMİ FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ Denetim Programı Gerçekleşme Durumu Program Dışı Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri Önem Düzeyi Kritik - Yüksek Tespit ve Öneriler Güvence (Denetim) Faaliyetleri İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Esnaf ve Sanatkârlar Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Özel Fatura İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Ön Mali Kontrol İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Danışmanlık Faaliyetleri Gümrük İdarelerindeki Temel İş Süreçlerinin Çıkarılması Elektronik Ticarete Yönelik İşlemler / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

4 3.2.3 İş Ölçümü ve Optimum Kadro Tespiti Kaynak Kullanımını Destekleme Fonu Uygulamaları Gümrük Antrepoları Türk Gümrük İdaresinin Modernizasyonu VIII. Projesi'nin V. Bileşeni Kurumsal Yeniden Yapılandırma ve İnsan Kaynakları Projesi X-Ray Tarama Sistemleri Kabul Edilmeyen Öneriler İzleme Faaliyetleri B) PLAN DÖNEMİ FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ Denetim Planı Gerçekleşme Durumu Denetim Evreni C) KALİTE GÜVENCE VE GELİŞTİRME PROGRAMI UYGULAMA SONUÇLARI İç Değerlendirme Sonuçları Dış Değerlendirme Sonuçları Performans Göstergeleri ve Gerçekleşme Durumu D) PROGRAM DÖNEMİ EĞİTİM FAALİYETLERİ Alınan Eğitimler Verilen Eğitimler IV-İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ A) İç Denetim Faaliyetine İlişkin Kaynak Sınırlamaları ve Olası Etkileri B) Alınacak - Alınması Gereken Tedbirler V- İDARE DÜZEYİNDE ÖNEMLİ DEĞİŞİKLİKLER VE OLASI ETKİLERİ VI- KAPSAMLI GÖRÜŞ / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

5 Şekiller, Tablolar ve Grafikler Listesi Şekil 1 - Örgüt Yapısı... 6 Şekil 2 - Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Organizasyon Şeması... 7 Tablo Yılı İç Denetim Programı Gerçekleşme Durumu Tablo 2 - Denetlenen Birimce Uzlaşma Yüzdeleri Tablo 3 - Denetim Faaliyetlerine İlişkin İzleme Süreci İstatistikleri Tablo 4 - İzleme Süreci Devam Eden ve Tamamlanan Denetim Sayıları Tablo 5 - Danışmanlık Faaliyetlerine İlişkin İzleme Süreci İstatistikleri Tablo Dönemi Denetim Planı Gerçekleşme Durumu Tablo 7 - Başkanlığımızın Kamu İç Denetim Standartlarına Uyum Düzeyi Tablo 8 - Kamu İç Denetim Standartları ve Meslek Ahlak Kurallarına Uyum Düzeyi Tablo 9 - Performans Göstergeleri ve Gerçekleşme Durumu Tablo 10 - İç Denetçilerin Aldıkları Eğitimler Tablo 11 - İç Denetçilerin Verdikleri Eğitimler Grafik 1 - İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 2 - İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Grafik 3 - ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 4 - ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Grafik 5 - GGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 6 - Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 7 - Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Grafik 8 - Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 9 - Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Grafik 10 - Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 11 - Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Grafik 12 - Gümrükler Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Grafik 13- Kamu İç Denetim Standartları ve Meslek Ahlak Kurallarına Uyum Düzeyi / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

6 İç Denetim Birimi Başkanı Sunuşu Gümrük ve Ticaret Bakanlığı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu hükümlerine dayanılarak, Bakanlık Makamının tarihli Onayı ile kurulmuş olan bir danışma ve denetim birimidir. Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatına dâhil bütün birimlerin tüm faaliyet, sistem, süreç, proje, karar ve işlemleri iç denetim faaliyeti kapsamındadır. İç denetim faaliyetleri, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu Kanun a bağlı olarak çıkartılan İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik esas olmak üzere İç Denetim Koordinasyon Kurulu (İDKK) tarafından hazırlanıp yürürlüğe giren Kamu İç Denetim Standartları, Kamu İç Denetim Rehberi, Kamu İç Denetim Genel Tebliği ve diğer düzenlemeler ile Başkanlığımızca hazırlanan İç Denetim Yönergesi hükümleri doğrultusunda yürütülmektedir. Bakanlığımızın misyon, vizyon ve hedefleri ışığında yürütülen denetim faaliyetlerinde; kamu iç denetim standartları, meslek ahlak kuralları ve uluslararası metodolojiye uygun denetim teknikleri doğrultusunda, Bakanlığımızın sunduğu hizmetlerin etkililik ve verimlilik düzeylerinin iyileştirilmesi amaçlanmaktadır. Osman ÇANŞALI İç Denetim Birimi Başkanı 4 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

7 I- GENEL BİLGİLER A) MİSYON VE VİZYON Misyonumuz, her düzeydeki yönetim yapıları, risk yönetimi ve kontrol süreçlerinin yeterliliği ve etkililiğini değerlendirmek ve geliştirmek suretiyle kurumsal faaliyetlere değer katmak, amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesine ve üst yönetimin hesap verme sorumluluğunu yerine getirmesine yardımcı olmak ve kurumumuzun faaliyet, işlem, sistem ve süreçlerine ilişkin makul güvence vermektir. Vizyonumuz, iç denetim ve danışmanlık faaliyetlerini etkili, verimli, standartlara uygun bir şekilde yürütmek, bu faaliyetleri kurumumuz üst yönetimi ve çalışanları tarafından talep edilen, anlayış ve işbirliği içinde yürütülen bir yapıya kavuşturmaktır. B) İÇ DENETİM BİRİMİNE İLİŞKİN BİLGİLER 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 64 üncü maddesi uyarınca, Bakanlığımız merkez, taşra ve yurtdışı birimlerinin faaliyet ve işlemleri iç denetim kapsamındadır. İç denetim, kamu idaresinin çalışmalarına değer katmak ve geliştirmek için kaynakların ekonomiklik, etkililik ve verimlilik esaslarına göre yönetilip yönetilmediğini değerlendirmek ve rehberlik yapmak amacıyla yapılan bağımsız, nesnel güvence sağlama ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim faaliyeti, idarelerin yönetim ve kontrol yapılarının ve malî işlemlerinin risk yönetimi, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkililiğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve İDKK tarafından belirlenmiş kamu iç denetim standartlarına uygun olarak gerçekleştirilir. Nesnel güvence sağlama, kurum içerisinde etkin bir iç denetim sisteminin var olduğuna, kurumun risk yönetimi, iç kontrol sistemi ve işlem süreçlerinin etkin bir şekilde işlediğine, üretilen bilgilerin doğruluğuna ve tamlığına, varlıklarının korunduğuna, faaliyetlerin etkili, ekonomik, verimli ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğine dair kurum içine ve kurum dışına yeterli güvencenin verilmesidir. İç denetim görevi; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Denetim Yönergesi ve Kamu İç Denetim Rehberi nde yer alan yetki, sorumluluklar ve metodoloji çerçevesinde yerine getirilmektedir. 1. Fiziksel Yapı Başkanlığımız, Bakanlığımızın Gazi Mustafa Kemal Bulvarı No:6 Kat: 2 Kızılay/Çankaya-ANKARA adresindeki ek hizmet binasında hizmetini sürdürmektedir. 5 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

8 2. Örgüt Yapısı Şekil 1 - Örgüt Yapısı 3. Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Başkanlığımızda; 18 adet masaüstü, 15 adet dizüstü ve 2 adet tablet olmak üzere 35 adet bilgisayar ile Başkanlığımız ihtiyaçlarını karşılayacak düzeyde telefon, faks cihazı, fotokopi makinesi ve yazıcı bulunmaktadır. İç Denetim Koordinasyon Kurulu nca, iç denetim faaliyetlerinin otomasyon aracılığı ile yürütülmesi için oluşturulan Kamu İç Denetim Yazılımı (İÇDEN) 2014 yılı itibariyle uygulamaya konulmuştur. 4. İnsan Kaynakları Başkanlığımızda, kamu iç denetçi sertifikasına haiz on beş iç denetçi görev yapmakta olup üç iç denetçinin CGAP Sertifikası (Uluslararası Sertifikalı Kamu Denetçisi - Certified Government Auditing Professional) da bulunmaktadır. İç denetim faaliyetine yardımcı olan büromuzda ise bir şef, bir V.H.K.İ, bir memur ve sekretarya görevini yürütmekte olan iki sekreter ile bir yardımcı hizmetli görevlendirilmiştir. 6 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

9 5. Bütçe Ödeneği ve Harcama Durumu Başkanlığımız 2014 yılı harcama kalemleri (iç denetçi maaş ödemeleri, harcırah, eğitim giderleri vb.), 2014 Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu nda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Özel Kalem başlığı altında İç Denetim Hizmetleri fonksiyonel kodu ile yer almıştır yılı bütçe dönemi itibariyle ,33 TL toplam ödenek ayrılmış olup harcanan ödenek ,37 TL dir. C) İDARENİN TEŞKİLAT ŞEMASI Şekil 2 - Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Organizasyon Şeması 7 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

10 II- AMAÇ VE HEDEFLER A) İÇ DENETİM FAALİYETLERİNİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Başkanlığımız, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını, bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamayı amaçlar. Ayrıca kamu idarelerinin varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgariye indirilmesi için kamu idaresinin faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunulur. B) TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Başkanlığımız 2014 Yılı Denetim Programının hazırlanmasında ve uygulanmasında izlenen temel politikalar şunlardır: İç denetim faaliyetlerinde risk önceliği olan ve kurumsal faaliyetlere değer katacak ve geliştirecek alanlara öncelik verilmiştir. İç Denetim Koordinasyon Kurulunun tavsiyeleri dikkate alınarak sistem-süreç denetimine ağırlık verilmiştir. İç denetim faaliyetleri ile idarelerin çalışmalarını geliştirmek ve değer katmak amaçlandığından, denetlenen birim yöneticileri ve çalışanlarla iyi bir iletişim kurulması ve işbirliği içinde olunmasına özen gösterilmiştir. Denetim kaynaklarının etkili bir şekilde iç denetime tahsis edilmesi gözetilmiştir. Denetim ve danışmanlık faaliyetlerinin bir arada yürütülmesi planına uygun olarak, yıl içerisinde Başkanlığımızdan istenilen danışmanlık faaliyetleri yerine getirilmiştir. İç denetim mevzuatına uygun olarak, denetim sırasında rastlanan konusu suç teşkil eden durumlara ilişkin tespitlerin Müsteşarlık Makamına bildirilmesi programa yansıtılmıştır. İç denetim faaliyetlerinin planlanması ve uygulanmasında Müsteşarımız ve üst düzey yöneticilerin görüş ve önerileri ile İDKK nın tavsiyeleri dikkate alınmıştır. 8 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

11 III- FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ A) PROGRAM DÖNEMİ FAALİYET VE PERFORMANS BİLGİLERİ 1. Denetim Programı Gerçekleşme Durumu 2014 Yılı İç Denetim Programı ile; İç denetçilerin faaliyetlerinin konular, süreler, denetim ilke ve esasları itibariyle belirlenerek denetim alanlarına ayrılan sürelerin mevcut denetim kaynağı ile denetim alanlarının kapsamı dikkate alınarak tespit edilmesi, Dönemi İç Denetim Planı da dikkate alınarak nca denetim alanlarının önceliklendirilmesi ile en riskli süreçlerde denetim yapılarak yönetim, kontrol ve risk yönetimi süreçlerinin etkinlik düzeylerinin artırılmasında yönetime yapılan katkının en üst seviyeye çıkartılması, İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik in 33. maddesi gereği İç denetçilere, her üç yılda asgari yüz saat meslek içi eğitim sağlanır. Bu sürenin otuz saati, Kurulun koordinatörlüğünde Maliye Bakanlığınca verilir. Kalan süre, Kurulun eğitim konusundaki düzenlemelerine riayet edilerek, ilgili kamu idarelerinin ihtiyaçlarına göre iç denetim birimlerince programlanır. düzenlemesi çerçevesinde eğitim faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi, Amaçlanmıştır. Başkanlığımızca risk çalışmaları sonucunda oluşturulan ve Müsteşarlık Makamınca onaylanan Dönemi İç Denetim Planı ve 2014 Yılı İç Denetim Programı çerçevesinde; 2014 yılı içerisinde toplam 17 adet denetim, 1 adet danışmanlık faaliyeti gerçekleştirilmesi öngörülmüştür. Sayın Bakanımız ve Sayın Müsteşarımızın talimatları ile ilgili birimlerin talepleri doğrultusunda ise program dışı 7 adet danışmanlık faaliyeti gerçekleştirilmiş olup, söz konusu danışmanlık faaliyetlerinin süresi içerisinde bitirilebilmesi adına 5 adet denetim faaliyeti daha sonraki dönemlerde gerçekleştirilmek üzere programdan çıkartılmıştır. Bunun sonucunda 2014 yılı içerisinde dokuzu danışmanlık olmak üzere yirmi faaliyet alanında iç denetim gerçekleştirilmiş, söz konusu iç denetim faaliyetlerinden on beşi tamamlanarak raporları düzenlenmiştir. Ayrıca 2013 yılından devreden İthalatta Gözetim Uygulamaları, Dahilde İşleme Rejiminin İhracat, Üretim Kapasitesi ve İstihdam Üzerine Etkisi ile ilgili iki adet Danışmanlık Raporu ile Kooperatifçilik Genel Müdürlüğünün 2012 ve 2013 Yıllarına Ait Mal ve Hizmet Alımları ile İhalelerinin Denetimi, Nihai Kullanım Süreci, Ambarlama Hizmetleri ile ilgili üç adet Denetim Raporu da 2014 yılı içerisinde bitirilerek ilgili birimlere gönderilmiştir yılında denetim ve danışmanlık konusu yapılan alanlar; Risk Yönetimi İşlemleri İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması X-Ray ve Dedektör Köpeklere Yönelik İşlemler Özel Fatura İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Esnaf ve Sanatkârlar Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri 9 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

12 Ön Mali Kontrol İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Taşıtların Kontrolü Elektronik Ticarete Yönelik İşlemler Türk Gümrük İdaresinin Modernizasyonu VIII. Projesi'nin V. Bileşeni Kurumsal Yeniden Yapılandırma ve İnsan Kaynakları Projesi Tarım Satış Kooperatifi ve Birliği Örnek Ana Sözleşmelerinin Uygulanması İçin Kooperatif ve Birliklerde Eğitim programı Hazırlanarak Hayata Geçirilmesi Kamu Kaynaklarının Etkin ve Verimli Kullanılması Bakımından Bir Çerçeve Çizen Kooperatiflerin Desteklenmesi Programı (KOOP-DES) Uygulama ve Değerlendirme Kılavuzunun Oluşturulması Gümrük İdarelerindeki Temel İş Süreçlerinin Çıkarılması İş Ölçümü ve Optimum Kadro Tespiti Kaynak Kullanımını Destekleme Fonu Uygulamaları X-Ray Tarama Sistemleri Gümrük Antrepoları Söz konusu denetim ve danışmanlık faaliyetlerinden; İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Esnaf ve Sanatkârlar Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Özel Fatura İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Ön Mali Kontrol İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Konulu denetim faaliyetleri ile Elektronik Ticarete Yönelik İşlemler Gümrük İdarelerindeki Temel İş Süreçlerinin Çıkarılması İş Ölçümü ve Optimum Kadro Tespiti Gümrük Antrepoları Türk Gümrük İdaresinin Modernizasyonu VIII. Projesi'nin V. Bileşeni Kurumsal Yeniden Yapılandırma ve İnsan Kaynakları Projesi Kaynak Kullanımını Destekleme Fonu Uygulamaları X-Ray Tarama Sistemleri Konulu danışmanlık faaliyetleri tamamlanmış olup üst yönetici onayını müteakip ilgili birimlere gereğinin yapılması amacıyla gönderilmiştir. Program dışı danışmanlık faaliyetlerinin süresi içerisinde bitirilebilmesi adına daha sonraki dönemlerde gerçekleştirilmek üzere 2014 Yılı İç Denetim Programı ndan çıkartılan denetim faaliyetleri; Eğitim Planlanması Uygulanması Teminat İşlemleri 10 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

13 Yolcu Gümrük İşlemleri Gümrük Müşavirliği İşlemleri Gümrük Veri Ambarı Sistemi (GÜVAS) Tablo Yılı İç Denetim Programı Gerçekleşme Durumu PLANLANAN DENETİM VE DANIŞMANLIK SAYISI GERÇEKLEŞEN DENETİM VE DANIŞMANLIK SAYISI GERÇEKLEŞME ORANI (%) Tablodan da görüldüğü üzere 2014 Yılı İç Denetim Programı nda %75 oranında gerçekleşme sağlanmış olup, %25 oranındaki sapma ise program dışı gerçekleştirilen danışmanlık faaliyetleri ile Başmüfettişliğe atanan iç denetçiler nedeniyle ortaya çıkan insan kaynağı ihtiyacından kaynaklanmaktadır. 2. Program Dışı Denetim ve Danışmanlık Faaliyetleri 2014 yılı içerisinde Sayın Bakanımız ve Sayın Müsteşarımızın talimatları ile ilgili birimlerin talepleri doğrultusunda program dışı 7 adet danışmanlık faaliyeti gerçekleştirilmiştir. Program dışı danışmanlık faaliyetleri; Tarım Satış Kooperatifi ve Birliği Örnek Ana Sözleşmelerinin Uygulanması İçin Kooperatif ve Birliklerde Eğitim programı Hazırlanarak Hayata Geçirilmesi Kamu Kaynaklarının Etkin ve Verimli Kullanılması Bakımından Bir Çerçeve Çizen Kooperatiflerin Desteklenmesi Programı (KOOP-DES) Uygulama ve Değerlendirme Kılavuzunun Oluşturulması Gümrük İdarelerindeki Temel İş Süreçlerinin Çıkarılması İş Ölçümü ve Optimum Kadro Tespiti Kaynak Kullanımını Destekleme Fonu Uygulamaları X-Ray Tarama Sistemleri Gümrük Antrepoları 3. Önem Düzeyi Kritik - Yüksek Tespit ve Öneriler 3.1 Güvence (Denetim) Faaliyetleri İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması İnsan Kaynaklarının Planlaması sürecinde, iç kontrol sistemi değerlendirilmiş, bu değerlendirmede, söz konusu sürece ilişkin tanımlanan risklerle ilgili yeterli kontrollerin geliştirilip geliştirilmediği, varsa uygulanan kontrollerin, tanımlanan risklere karşı etkili olup olmadığı test edilmiştir. Personel Dairesi Başkanlığı ve adı geçen Başkanlığın görev alanıyla ilgili Bakanlığımızın taşra birimlerinde cereyan eden İnsan Kaynaklarının Planlaması Süreci" incelenmiştir. Denetim testlerinin uygulanması için lokasyon olarak Personel Dairesi Başkanlığı ile Ankara Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlüğü seçilmiştir. 11 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

14 Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler BULGU Bakanlığımız insan kaynaklarını etkileyen olağanüstü bir olayın meydana gelmesi riskini yönetecek bir kontrolün olmaması ÖNERİ Acil Durum Eylem Planı oluşturulması Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler BULGU Liyakat ve kadro unvanı kontrollerinde işletim eksikliği ÖNERİ Vekâleten, idareten, tedviren yürütülen kadroların tespit edilerek, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Personeli Atama, Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliğine uygun olarak atamaların yapılması BULGU Hassas görevlere ilişkin hizmetlerin kesintiye uğraması riskini yönetecek herhangi bir kontrolün olmaması ÖNERİ Diğer birimlerle işbirliği içinde hassas görevlerin ve yürütülmesine ilişkin prosedürlerin belirlenmesi Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; 1 i kritik, 2 si yüksek olmak üzere toplam 8 adet bulgu tespit edilmiş olup bu bulgulara ilişkin olarak 8 adet öneri sunulmuştur. 12 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

15 İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 13% 12% 25% 50% KRİTİK YÜKSEK ORTA DÜŞÜK Grafik 1 - İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Tespit edilen 8 adet bulgunun, 3 adedi kontrol eksikliğinden, 5 adedi de kontrolün etkin işletilmemesinden kaynaklanmaktadır. İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı 37% 63% KONTROL EKSİKLİĞİ KONTROLÜN ETKİN İŞLETİLMEMESİ Grafik 2 - İnsan Kaynağı İhtiyacının Planlanması Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Bulguların sayısı ve önem düzeyleri dikkate alındığında; Kontroller uygulanmakla birlikte, dokümantasyonunda eksiklikler bulunmaktadır. Kontrollerin çalışması, ilgili kişilerin bilgi ve motivasyonlarına bağlı olarak değişmektedir. Kontrollerin etkililiği değerlendirilmemektedir. Kontrol zayıflıkları tam olarak ortaya konamamakta ve öncelik sırasına göre çözüme kavuşturulmamaktadır. 13 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

16 Kontrollere ilişkin sorumluluklar kısmen belirlenmiştir. 1 mütalaasıyla söz konusu süreç 5 tam puan üzerinden 2 ile değerlendirilerek kontrollerin tasarım ve işleyişine SINIRLI seviyede GÜVENCE verilmiştir Esnaf ve Sanatkârlar Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Esnaf ve Sanatkârlar Genel Müdürlüğü nün 2011, 2012 ve 2013 yılları mal ve hizmet alım işlemlerinin denetimi sırasında belirlenen yüksek riskli alanlarda, iç kontrol sistemi değerlendirilmiştir. Bu değerlendirme, denetlenecek süreç ve faaliyetlere ilişkin riskler için yeterli kontrollerin geliştirilip geliştirilmediğini, varsa uygulanan kontrollerin, risklere karşı etkili olup olmadığını kapsamaktadır Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler BULGU Katma Değer Vergisi tevkifatının yapılmaması ÖNERİ Denetlenen birim tarafından gerekli aksiyon alındığı için öneriye raporda yer verilmemiştir Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; 1 i yüksek olmak üzere toplam 3 adet bulgu tespit edilmiş olup tespit edilen 3 adet bulguya ilişkin geliştirilen toplam 4 adet önerinin 3 üne denetlenen birimde yeterli ölçüde farkındalık yaratılması ve denetlenen birim tarafından gerekli aksiyonun alınması nedeni ile raporda yer verilmemiştir. 1 Kamu İç Denetim Rehberi, İDKK, Ankara, Eylül 2013, Sayfa / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

17 ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 33% 34% 33% YÜKSEK ORTA DÜŞÜK Grafik 3 - ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Tespit edilen 3 adet bulgunun 3 adedi de kontrolün etkin olarak işletilmemesinden kaynaklanmakta olup personelin mevzuat hükümleri hakkındaki bilgisinin yetersiz olduğu ve mevzuat değişikliklerini takip etmedikleri anlaşılmıştır. ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı 100% KONTROLÜN ETKİN İŞLETİLMEMESİ Grafik 4 - ESGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Mal ve hizmet satın alma işlemleri süreci 4 tam puan üzerinden 2 ile değerlendirilerek kontrollerin tasarım ve işleyişine SINIRLI seviyede GÜVENCE verilmiştir. 15 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

18 3.1.3 Gümrükler Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Gümrükler Genel Müdürlüğü nün 2011, 2012 ve 2013 yıllarında gerçekleştirdiği mal ve hizmet satın alma işlemleri sistem denetimine tabi tutulmuştur. Sistem denetimi; denetlenen birimin faaliyetlerinin ve iç kontrol sisteminin; organizasyon yapısına katkı sağlayıcı bir yaklaşımla analiz edilmesi, eksikliklerinin tespit edilmesi, kalite ve uygunluğunun araştırılması, kaynakların ve uygulanan yöntemlerin yeterliliğinin ölçülmesi suretiyle değerlendirilmesidir. Denetim süresi tarihleri arasındaki 4 aydan oluşmaktadır. Genel Müdürlüğün mal ve hizmet satın alma işlemlerini yürüten Yönetim Hizmetleri Dairesi nde anılan denetim gerçekleştirilmiştir Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler Yüksek dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; toplam 5 adet bulgu tespit edilmiş olup bu bulgulara ilişkin olarak 5 adet öneri sunulmuştur. GGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 100% ORTA Grafik 5 - GGM Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Bulguların sayısı ve önem düzeyleri dikkate alındığında; Kontrol uygulanmakta ve yeterli düzeyde dokümante edilmektedir. Düzenli olarak kontrollerin çalışıp çalışmadığı kontrol edilmektedir. Ancak bu değerlendirme süreci yazılı olarak belirlenmemiştir. Yönetim, büyük ölçüde kontrolleri takip edebilmekte, ancak gözden kaçan hususlar olabilmektedir. Çalışanlar, kontrollerle ilgili 16 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

19 sorumluluklarının farkındadır. 2 mütalaasıyla kontrollerin tasarım ve işleyişine GELİŞİME AÇIK seviyede GÜVENCE verilmiştir Özel Fatura İşlemleri Özel fatura işlemleri sürecinde, iç kontrol sistemi değerlendirilmiş, bu değerlendirmede, söz konusu sürece ilişkin tanımlanan risklerle ilgili yeterli kontrollerin geliştirilip geliştirilmediği, varsa uygulanan kontrollerin, tanımlanan risklere karşı etkili olup olmadığı test edilmiştir. Gümrükler Genel Müdürlüğü ve adı geçen Genel Müdürlüğün görev alanıyla ilgili Bakanlığımızın taşra birimlerinde cereyan eden özel fatura işlemleri hava, kara ve deniz yoluyla gerçekleştirilmektedir. Yapılan sistem sorgulamaları sonucunda, gümrük müdürlüklerinden yapılan özel işlemlerinin %88,61 inin Sarp Gümrük Müdürlüğü ile Sabiha Gökçen Hava Limanı Gümrük Müdürlüğünden gerçekleştirildiği görülmüştür. Bu nedenle ön çalışma ve saha çalışmasının çoğunluğu bu iki gümrük idaresinde yapılmıştır Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler Yüksek dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; toplam 2 adet bulgu tespit edilmiş olup bu bulgulara ilişkin olarak 4 adet öneri sunulmuştur. 2 Kamu İç Denetim Rehberi, İDKK, Ankara, Eylül 2013, Sayfa / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

20 Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 100% ORTA Grafik 6 - Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Tespit edilen 2 adet bulgunun; 1 adedi kontrolün etkin işletilmemesinden, 1 adedi tasarım eksikliğinden kaynaklanmaktadır. Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı 50% 50% TASARIM EKSİKLİĞİ KONTROLÜN ETKİN İŞLETİLMEMESİ Grafik 7 - Özel Fatura İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Bu bulguların sayısı ve önem düzeyleri dikkate alındığında; Kontrol uygulanmakta ve yeterli düzeyde dokümante edilmektedir. Düzenli olarak kontrollerin çalışıp çalışmadığı kontrol edilmektedir. Ancak bu değerlendirme süreci yazılı olarak belirlenmemiştir. Yönetim, büyük ölçüde kontrolleri takip edebilmekte, ancak gözden kaçan hususlar olabilmektedir. Çalışanlar, kontrollerle ilgili 18 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

21 sorumluluklarının farkındadır. 3 mütalaasıyla söz konusu süreç 5 tam puan üzerinden 3 ile değerlendirilerek kontrollerin tasarım ve işleyişine GELİŞİME AÇIK seviyede GÜVENCE verilmiştir Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Taşınır Mal Kayıt ve Takibi İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü bünyesinde yapılan sistem denetimi yoluyla; 2011, 2012 ve 2013 yıllarında Genel Müdürlükçe yapılan tüm taşınır malların kayıt ve takibinin mevzuata uygun yürütülüp yürütülmediği, bu bağlamda iç kontrol sistemi ve iş akış süreçlerinde ekonomiklik, etkililik ve verimlilik ilkelerine uyulup uyulmadığının risk esaslı olarak değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Ayrıca, yürütülen hizmetlerin işleyişine ve geliştirilmesine yönelik mevcut veya olası risklerin belirlenmesi, uygulanmakta olan kontrol önlemlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi, gerek hizmet gerek kontrol süreçlerinde tasarım ve işletim olarak iyileştirme ihtiyacı olan hususlarda ortak yaklaşımlar elde edilmesi ve öneriler geliştirilmesi hedeflenmiştir. Söz konusu denetimde, başta Taşınır Mal Yönetmeliği olmak üzere ilgili mevzuat çerçevesinde ve taşınır kayıtlarının yapıldığı Taşınır Yönetim Sistemi kapsamında işleyiş değerlendirilmiştir Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler Yüksek dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; hazırlanan Risk Kontrol Matrisinde belirlenen risklere ilişkin kontrollerin işlediği ve işlemlerin mevzuata uygun olarak yürütüldüğü anlaşıldığından, herhangi bir bulgu tespit edilmemiştir. Taşınır mal kayıt ve takibinin yapıldığı Maliye Bakanlığı Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemi üzerinden yapılan incelemede de, aynı doğrultuda kanaat edinildiğinden eleştirilecek bir hususa rastlanılmamıştır. Kamu İç Denetim Rehberi nin Denetim Görüşü Oluşturulması başlıklı bölümünde yer alan; Etkili bir risk yönetimi ve iç kontrol ortamı bulunmaktadır. Yazılı olarak tanımlanmış ve düzenli olarak yürütülen bir kontrol değerlendirme süreci bulunmaktadır. Yönetim kontrollerle ilgili sorunları hızla tespit ederek öncelik sırasına uygun ve tutarlı bir şekilde çözüme kavuşturabilmektedir. açıklaması dikkate alındığında, söz konusu süreç 5 tam puan üzerinden 4 ile değerlendirilerek kontrollerin tasarım ve işleyişine YETERLİ seviyede güvence verilmiştir Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü bünyesinde yapılan sistem denetimi yoluyla; 2011, 2012 ve 2013 yıllarında Genel Müdürlükçe yapılan tüm mal ve hizmet alımlarının mevzuata uygun yürütülüp 3 Kamu İç Denetim Rehberi, İDKK, Ankara, Eylül 2013, Sayfa / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

22 yürütülmediği, bu bağlamda iç kontrol sistemi ve iş akış süreçlerinde ekonomiklik, etkililik ve verimlilik ilkelerine uyulup uyulmadığının risk esaslı olarak değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Ayrıca, yürütülen hizmetlerin işleyişine ve geliştirilmesine yönelik mevcut veya olası risklerin belirlenmesi, uygulanmakta olan kontrol önlemlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi, gerek hizmet gerek kontrol süreçlerinde tasarım ve işletim olarak iyileştirme ihtiyacı olan hususlarda ortak yaklaşımlar elde edilmesi ve öneriler geliştirilmesi hedeflenmiştir. Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü nün 2011, 2012 ve 2013 yılları mal ve hizmet alım işlemlerinin denetimi; gerek genel mevzuat, gerekse 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Kamu İhale Genel Tebliği, Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği çerçevesinde yapılmıştır Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler BULGU Katma Değer Vergisi tevkifatının yapılmaması ÖNERİ Genel Müdürlükçe, Katma Değer Vergisi Genel Uygulama Tebliğinde tevkifat yapılması öngörüldüğü halde tevkifat yapılmayan mal ve hizmet alım işlemlerine ilişkin geçmişe dönük olarak Maliye nezdinde gerekli işlemlerin yapılması, 2014 yılı işlemlerinin de bu çerçevede gözden geçirilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması, bundan sonraki süreçte KDV tevkifatının yapılmasında daha dikkatli olunarak bu iş ile görevli personelin mevzuat hükümleri konusunda bilgilerinin güncel tutulmasının sağlanması önerilmektedir Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; 1 i yüksek olmak üzere toplam 2 adet bulgu tespit edilmiş olup bu bulgulara ilişkin olarak 2 adet öneri sunulmuştur. 20 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

23 Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 50% 50% YÜKSEK DÜŞÜK Grafik 8 - Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Tespit edilen 2 adet bulgunun tamamı kontrolün etkin olarak işletilmemesinden kaynaklanmaktadır. Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı 100% KONTROLÜN ETKİN İŞLETİLMEMESİ Grafik 9 - Risk Yönetimi ve Kontrol Genel Müdürlüğü Mal ve Hizmet Satın Alma İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Mal ve hizmet satın alma işlemleri sürecine ilişkin tespit edilen bulguların sayısı ve önem düzeyi dikkate alınarak; Kamu İç Denetim Rehberi nin Denetim Görüşü Oluşturulması başlıklı bölümünde yer alan; Kontrol uygulanmakta ve yeterli düzeyde dokümante edilmektedir. Düzenli olarak kontrollerin çalışıp 21 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

24 çalışmadığı kontrol edilmektedir. Ancak bu değerlendirme süreci yazılı olarak belirlenmemiştir. Yönetim, büyük ölçüde kontrolleri takip edebilmekte, ancak gözden kaçan hususlar olabilmektedir. Çalışanlar, kontrollerle ilgili sorumluluklarının farkındadır. açıklaması dikkate alındığında, söz konusu süreç 5 tam puan üzerinden 3 ile değerlendirilerek kontrollerin tasarım ve işleyişine GELİŞİME AÇIK seviyede GÜVENCE verilmiştir Ön Mali Kontrol İşlemleri Ön Mali Kontrol İşlemleri sürecinde, söz konusu sürece ilişkin tanımlanan risklerle ilgili yeterli kontrollerin geliştirilip geliştirilmediği, varsa uygulanan kontrollerin, tanımlanan risklere karşı etkili olup olmadığı test edilmiştir Kritik Dereceli Bulgu ve Öneriler Kritik dereceli bulgu ve öneri bulunmamaktadır Yüksek Dereceli Bulgu ve Öneriler BULGU Bakanlık Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin güncellenmemesi ÖNERİ Değişen koşullar ve riskler ışığında Gümrük Müsteşarlığı (Gümrük ve Ticaret Bakanlığı) Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin güncelliğinin ve etkinliğinin sağlanması amacıyla Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından yılda en az bir defa değerlendirilmeye tabi tutulması ve bu değerlendirmenin yazılı olarak kayıt altına alınması Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesinin değişmesine ve Strateji Geliştirme Başkanlığı'nın insan kaynağına bağlı olarak mevcut durum itibarıyla ön mali kontrol kapsamına alınmayan ve harcama birimlerinde hatalı bir şekilde uygulandığı belirlenen ve bir kısmına Bulgumuzda yer verilen işlemlerin anılan Başkanlıkça belirlenecek kriter veya limitler ışığında (harcama birimlerinin talepleri, yaklaşık maliyeti 40 bin TL'yi aşan alımlar, yurtdışı yolluklar gibi) dönemsel ön mali kontrol kapsamına alınması Güvence Seviyesi Söz konusu denetim sonucunda; 1 i yüksek olmak üzere toplam 3 adet bulgu tespit edilmiş olup bu bulgulara ilişkin olarak 7 adet öneri sunulmuştur. 22 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU

25 Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı 33% 67% YÜKSEK ORTA Grafik 10 - Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Önem Düzeyi Dağılımı Tespit edilen 3 adet bulgunun, 1 adedi kontrol eksikliğinden, 2 adedi de kontrolün etkin işletilmemesinden kaynaklanmaktadır. Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı 33% 67% KONTROL EKSİKLİĞİ KONTROLÜN ETKİN İŞLETİLMEMESİ Grafik 11 - Ön Mali Kontrol İşlemleri Denetimi Bulgu Kaynaklarının Dağılımı Bu bulguların sayısı ve önem düzeyleri dikkate alındığında; Kontrol uygulanmakta ve yeterli düzeyde dokümante edilmektedir. Düzenli olarak kontrollerin çalışıp çalışmadığı kontrol edilmektedir. Ancak bu değerlendirme süreci yazılı olarak belirlenmemiştir. Yönetim, büyük ölçüde kontrolleri takip edebilmekte, ancak gözden kaçan hususlar olabilmektedir. Çalışanlar, kontrollerle ilgili 23 / 2014 YILI FAALİYET RAPORU