İÇ DENETİM FAALİYET RAPORU

Transkript

1 T.C. ULAŞTIRMA BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 2007 YILI İÇ DENETİM FAALİYET RAPORU RAPOR TARİHİ Mart 2008

2 2007 YILI İÇ DENETİM FAALİYET RAPORU GENEL MÜDÜR SUNUŞU İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU I- GENEL BİLGİLER A- Misyon ve Vizyon B- Yetki, Görev ve Sorumluluklar C- İç Denetim Birimine İlişkin Bilgiler 1- Fiziksel Yapı 2- Örgüt Yapısı 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 4- İnsan Kaynakları 5- Mali Kaynaklar D- İdarenin Teşkilat Yapısı E- Diğer Hususlar II- AMAÇ ve HEDEFLER A- İç Denetim Faaliyetinin Amaç ve Hedefleri B- Temel Politikalar ve Öncelikler C- Diğer Hususlar III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Denetim Faaliyetleri B- Yapılan Tespit ve Öneriler C- Uzlaşılamayan Hususlar D- Danışmanlık ve Diğer Faaliyetler E- Diğer Hususlar IV- PERFORMANS BİLGİLERİ A- Kalite Güvence Değerlendirmeleri B- Diğer Değerlendirmeler C- Onaylanmayan Tespit ve Öneriler V- İÇ DENETİMİN KABİLİYET ve KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- Üstünlükler B- Zayıflıklar C- Değerlendirme VI-İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMLERİ A- Tanımlanmış Riskler B- Mevcut Kontrollerin Etkinliği Ve Yeterliliği C- Yeni Risk Alanları İle Bunların Olası Etkileri D- Verilen Görüş Ve Öneriler VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ VIII- ÖNERİ VE TEDBİRLER 2

3 GENEL MÜDÜR SUNUŞU 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Kamu Mali yönetimimizin yapısı yeniden şekillendirilmiş ve yeni oluşan yapıda kamu idarelerinin yürüteceği fonksiyonlar ve sorumlulukları artırılmıştır. Yeni yönetim anlayışında yönetsel sorumluluk ilkesi çerçevesinde, her türlü kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında görevli ve yetkili olanlara kaynakların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak elde edilmesi, kullanılması, muhasebeleştirilmesi, raporlanması ve kötüye kullanımının önlenmesinde sorumluluk yüklenmesi ve yetkili mercilere hesap verebilmesi öngörülmüştür. Kurulan bu yeni sistemin en önemli mekanizmalarından biri de, İdarelerin yönetim ve kontrol yapıları ile mali işlemlerinin risk yönetimini, yönetim ve kontrol süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek yönünde sistematik, sürekli ve disiplinli bir yaklaşımla ve genel kabul görmüş standartlara uygun olarak gerçekleştirilmeyi hedefleyen iç denetim dir. Bu kapsamda, İdaremizin mali yönetim ve kontrol sisteminin işleyişinin gözetilmesi ve izlenmesi amacıyla yapılan iç denetim faaliyetleri sonucunda; sisteme yönelik genel değerlendirme, önemli riskler, yönetim ve kontrol sorunları ile bunlara ilişkin önerileri kapsaması öngörülen Yıllık Faaliyet Raporu, yapılan iç denetim uygulamalarının değerlendirilmesi için İç Denetim Koordinasyon Kurulu na sunulacaktır. Bu raporlar sayesinde İdaremizin bir yıllık faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanıp yürütülmesi ile kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması hususları ölçülüp değerlendirilecektir. İdaremizin çalışmalarının Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak sürdürülmesini diler, raporun hazırlanmasında emeği geçen herkese teşekkürlerimi sunarım. M.Cahit TURHAN Genel Müdür 3

4 İÇ DENETİM BİRİM YÖNETİCİSİNİN SUNUŞU 2003 yılında yürürlüğe giren 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile kamu idarelerinde yönetim sorumluluğu, mali saydamlık ve hesap verebilirlik esaslarına dayalı yeni bir mali yönetim ve kontrol sisteminin oluşturulması hedeflenmiştir. Bu kapsamda Genel Müdürlüğümüzde, hataların önlenmesi, risk ve zayıflıkların belirlenmesi, iyi uygulama örneklerinin yaygınlaştırılması, yönetim sistemlerinin ve süreçlerinin geliştirilmesi amacıyla yönetime, çalışanlara ve kamuoyuna bağımsız nesnel güvence ve danışmanlık hizmeti sağlamak üzere kurulmuştur. Başkanlığımız bu çalışmalarını 5018 sayılı Kanun ve bu Kanun uyarınca İç Denetim Koordinasyon Kurulu nca düzenlenen ikincil ve üçüncül düzey mevzuat hükümlerine uygun şekilde yürütmektedir. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 46. maddesi uyarınca; program dışı yapılanlar da dâhil iç denetim faaliyetleri, Başkanlığımızın performansı, tespit ve önerileri, önerilerden onaylanmayan ve uygulanmayanlar varsa onaylanmama ve uygulanmama nedenleri, iç denetçilerin eğitimi, yönetime verilen danışmanlık hizmetleri ve diğer faaliyet sonuçları ile ilgili bilgileri içeren Birim Faaliyet Raporu hazırlanması öngörülmüştür.. Genel Müdürlüğümüzün yönetim ve kontrol sisteminin genel değerlendirmesi, önemli riskler, yönetim ve kontrol sorunları ile bunlara ilişkin önerileri de kapsayacak faaliyet raporu, yapılan iç denetim uygulamalarının değerlendirilmesi suretiyle en iyi denetim uygulamalarının belirlenmesi, kamu idarelerinde yaygınlaştırılması ve kamuoyuna açıklanması amacıyla Genel Müdürümüz aracılığıyla İç Denetim Koordinasyon Kurulu na sunulacaktır. Başkanlığımızca faaliyetlerimiz ilgili mevzuat ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen Kamu İç Denetim Standartları ve Meslek Ahlak Kurallarına, açıklık bulunmayan hallerde ise uluslararası denetim standartları ile etik kurallara uygun olarak yürütülecektir. İsmail TÜMAY İç Denetim Birimi Başkanı 4

5 I- GENEL BİLGİLER A- MİSYON VE VİZYON Misyon: Yol kullanıcılarının talebini karşılayacak, diğer ulaşım sistemleri ile uyumlu, güvenli, konforlu, çevreye duyarlı, çağdaş ihtiyaçlara cevap verecek bir şekilde, yasa ile kendisine verilen yetkiler çerçevesinde otoyollar, devlet ve il yollarını planlamak, projelendirmek, inşa etmek, her türlü iklim şartlarında bakım ve işletmesini yapmak suretiyle ülkenin sosyal ve ekonomik kalkınmasına katkıda bulunmaktır. Başkanlığımızın bu misyona katkısı; etkin bir iç denetim yapısını oluşturarak yönetime yardımcı olmak ve her bakımdan iyi yetişmiş, donanımlı ve bilgili iç denetçilerin yetişmesini sağlayarak Genel Müdürlüğümüz faaliyetlerine değer katmak ve yönetime makul bir güvence sağlamaktır. Vizyon: Güvenilir ve konforlu ulaşım hizmeti veren, gelişmiş teknolojileri kullanan, gerçekçi, insana ve çevreye duyarlı karayolu projeleri üreten, güçlü mali yapıya sahip, gülümseyen çalışanlara ve çağdaş bir yönetime sahip olmaktır. Başkanlığımızın temel vizyonu Genel Müdürlüğümüzün temel politika ve hedeflerine ulaşmasında denetim yönünden katkıda bulunmaktır. Başkanlığımızın temel değerleri aşağıda sıralanmıştır; -Bütünlük -Güvenirlik -Mükemmeliyet -Dinamizm -Saygı -Adil olmak -Dürüstlük -Sabırlı olmak -Hesap verilebilirlik -Anlaşılır olmak ve iletişim kurabilirlik -Şeffaflık -Kararlı olmak -Tarafsızlık -Ahlaklı olmak -Takım çalışması -Yardımseverlik -Yeterlilik -Gözlemcilik -Sorumluluk -İşbirlikçilik 5

6 B- YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 15., 16. ve 17. maddelerinde belirtildiği üzere; (1) İç Denetçilerin Görevleri; a) Nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını değerlendirmek. b) Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması bakımından incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak. c) Harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak. ç) İdarenin harcamalarının, malî işlemlere ilişkin karar ve tasarruflarının, amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek. d) Malî yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve bu konularda önerilerde bulunmak. e) Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak ve bunları takip etmek. f) Denetim sırasında veya denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektirecek veya suç teşkil eden durumlara ilişkin tespitlerini üst yöneticiye bildirmek. g) Kamu idaresince üretilen bilgilerin doğruluğunu denetlemek. ğ) Üst yönetici tarafından gerekli görülen hallerde performans göstergelerini belirlemede yardımcı olmak, belirlenen performans göstergelerinin uygulanabilirliğini değerlendirmek. (2) İç Denetçilerin Yetkileri; a) Denetim konusuyla ilgili elektronik ortamdakiler dahil her türlü bilgi, belge ve dokümanlar ile nakit, kıymetli evrak ve diğer varlıkların ibrazını ve gösterilmesini talep etmek. b) Denetlenen birim çalışanlarından, iç denetim faaliyetlerinin gereği olarak yardım almak, yazılı ve sözlü bilgi istemek. c) Denetim faaliyetinin gerektirdiği araç, gereç ve diğer imkanlardan yararlanmak. ç) Denetimi engelleyici tutum, davranış ve hareketleri üst yöneticinin bilgisine intikal ettirmek. 6

7 (3) İç Denetçilerin Sorumlulukları; a) Mevzuata, belirlenen denetim standartlarına ve etik kurallara uygun hareket etmek. b) Mesleki bilgi ve becerilerini sürekli olarak geliştirmek. c) İç denetim faaliyetlerinde yetki ve ehliyetini aşan durumlarda İç Denetim Birimi Başkanlığını haberdar etmek. ç) Verilen görevin tarafsız ve bağımsız olarak yapılmasına engel olan durumların bulunması halinde, durumu na bildirmek. d) Denetim raporlarında kanıtlara dayanmak ve değerlendirmelerinde objektif olmak. e) Denetim esnasında elde ettiği bilgilerin gizliliğini korumak. şeklinde sıralanmıştır. C- İÇ DENETİM BİRİMİNE İLİŞKİN BİLGİLER 1- Fiziksel Yapı Bayındırlık ve İskan Bakanlığı nın 09/08/2007 tarihli ve B.09.1.TCK sayılı Olur ları mız kurulmuştur. Birimimiz Genel Müdürlüğümüz A Blok 9. ve 11. katında tahsis edilen birer odada faaliyetine başlamıştır yılı sonunda Genel Müdürlüğümüz A Blok 11. katında yapılan yeni düzenlemeyle Başkanlığımıza 1 adet İç Denetim Birimi Başkanı odası, 1 adet İrtibat Memuru odası, 1 adet Büro Şefliği odası ve 7 adet İç Denetçi odası tahsis edilmiş olup, faaliyetlerimiz burada sürdürülmektedir. 2- Örgüt Yapısı BAŞKAN İrtibat Memuru İÇ DENETÇİLER Büro Şefi Büro Memuru 7

8 Başkanlığımızda 15 İç Denetçi, 1 İrtibat Memuru, 1 Büro Şefi ve 3 Büro Memuru olmak üzere toplam 20 kadro bulunmaktadır. İç Denetçilerden birisi Başkan kadrosu verilinceye kadar koordinasyonu sağlamakla görevlidir. 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Başkanlığımızın yeni kurulmuş olmasından dolayı 21 adet telefon cihazı dışında henüz hiçbir teknolojik kaynağımız bulunmamaktadır. Faaliyetlerimiz için gerekli olan bilgisayar (masaüstü ve dizüstü), yazıcı, fotokopi makinesi, faks cihazı vb. cihazın 2008 yılı içerisinde teminine çalışılacaktır. 4- İnsan Kaynakları Başkanlığımızda 13/06/2007 tarihinde 6 adet İç Denetçi kadrosuna, 27/12/2007 tarihinde ise 9 adet İç Denetçi kadrosuna atama yapılmış ve 2007 yılı sonu itibariyle Genel Müdürlüğümüze tahsis edilen 14 ü bir dereceli 1 i üç dereceli 15 adet İç Denetçi kadrosunun tamamının atamaları tamamlanmıştır. Büro personeli ihtiyacının ise 2008 yılı içerinde karşılanması planlanmaktadır. Mevcut İç Denetçilerimizin meslek grupları itibariyle dağılımı şu şekildedir: Meslek Grubu Adedi İnşaat Mühendisi 4 Makine Mühendisi 1 Matematik Mühendisi 1 Matematikçi 1 Ekonomi 1 İktisat ve Maliye 2 İşletme 1 Bankacılık, Sigorta, Halkla İlişkiler, Radyo ve Televizyon 4 TOPLAM 15 Ayrıca, iki İç Denetçimizin Yüksek Lisans eğitimi de bulunmaktadır. 5- Mali Kaynaklar Başkanlığımız, Karayolları Genel Müdürlüğü 2007 Yılı Merkezi Yönetim Bütçesinin A cetvelinde özel kalem içerisinde değerlendirildiği için ayrı bir bütçesi ve mali kaynağı bulunmamaktadır. 8

9 D- İDARENİN TEŞKİLAT YAPISI Genel Müdürlüğümüz idari yapı yönünden merkez ve taşra teşkilatı birimlerinden oluşmaktadır. Merkez teşkilatımızda Sivil Savunma Uzmanlığı, Hukuk Müşavirliği, Teftiş Kurulu Başkanlığı ve ile 11 Daire Başkanlığı, taşra teşkilatımızda ise 17 Bölge Müdürlüğümüz, 2 adet Makine İkmal ve Atölye Müdürlüklerimiz ile Kıbrıs Koordinatörlüğü bulunmaktadır. Başkanlığımız 5018 sayılı Kanunla yapılan düzenlemeler çerçevesinde yukarıda belirtilen Bakanlık Makamı Olur u ile doğrudan Genel Müdürlük Makamına bağlı olarak hizmet etmek üzere kurulmuş olmakla birlikte 5539 sayılı Karayolları Genel Müdürlüğünün Kuruluş ve Görevleri Hakkındaki Kanunu nda Başkanlığımıza ilişkin henüz bir düzenleme yapılmamıştır. Genel Müdürlüğümüzün teşkilat yapısı aşağıdaki şemada gösterilmiştir. 9

10 II- AMAÇ VE HEDEFLER A- İÇ DENETİM FAALİYETİNİN AMAÇ VE HEDEFLERİ Başkanlığımızın temel amacı; Genel Müdürlüğümüzün faaliyetlerinin amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara, performans programlarına ve mevzuata uygun olarak planlanmasını ve yürütülmesini; kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını; bilgilerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve zamanında elde edilebilirliğini sağlamaktır. Bu amaç çerçevesinde; iç denetim faaliyeti sonucunda, Karayolları Genel Müdürlüğünün varlıklarının güvence altına alınması, iç kontrol sisteminin etkinliği ve risklerin asgarîye indirilmesi için faaliyetleri olumsuz etkileyebilecek risklerin tanımlanması, gerekli önlemlerin alınması, sürekli gözden geçirilmesi ve mümkünse sayısallaştırılması konularında yönetime önerilerde bulunulması amaçlanmaktadır. Yukarıda belirtilen amaçlara ulaşmak ve etkin bir iç denetim sisteminin tesisi için Başkanlığımızda görev yapan iç denetçilerin mesleki bakımdan yetkin ve donanımlı olmasını sağlamak, bunun için de iç denetçilerin mesleki yönden gelişimi ve eğitimi konusunda gerekli çalışmalarda bulunmak temel hedefimizdir. B- TEMEL POLİTİKALAR VE ÖNCELİKLER Denetim prensipleri, prosedürleri ve teknikleri uygulamak, toplanan bilgilerin doğruluğunu kontrol etmek, plan, program ve bütçeye bağlı çalışarak kaynakların etkin kullanımını sağlamak ve hedeflerin gerçekleştirilmesine katkı sağlamak temel politika ve önceliklerimizdir. III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER 5018 sayılı Kanun ve buna bağlı ikincil ve üçüncül düzenlemeler uyarınca, İç Denetimin sertifikalı iç denetçiler tarafından yapılacağı belirtildiğinden ve İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından düzenlenen eğitimin ardından iç denetçilere sertifikalarının verileceği ilgili mevzuatta düzenlendiğinden, 2007 yılı içerisinde Başkanlığımızda görev yapan iç denetçiler tarafından denetim faaliyeti gerçekleştirilememiştir. Diğer taraftan, Karayolları Genel Müdürlüğü ve iç denetçilerin çalışma esas ve usullerini düzenleyen Karayolları Genel Müdürlüğü İç Denetim Birimi Yönergesine ilişkin çalışmalar tamamlanmış olup, Yönerge Genel Müdürümüzün onayını beklemektedir. IV- PERFORMANS BİLGİLERİ 2007 yılında Başkanlığımızın yeni kurulması ve eğitim çalışmalarının sürdürülmesi nedeniyle kalite güvence ve geliştirme çerçevesinde yapılan iç ve dış değerlendirmelerden elde edilen bilgiler ile iç denetim faaliyeti, ilgili durum veya paydaş analizleri ve fayda/maliyet gibi iç denetiminin performans değerlendirmesine yönelik bir çalışma yapılmamıştır. 10

11 V- İÇ DENETİMİN KABİLİYET VE KAPASİTESİNİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- ÜSTÜNLÜKLER Atanan iç denetçilerin tecrübe ve motivasyonunun kuvvetli olması. İç denetim alanındaki mevzuatın büyük oranda tamamlanmış olması. Genel Müdürlüğümüze tahsis edilen 15 iç denetçi kadrosunun tamamına atama yapılmış olması. İç denetçilerin bazılarının sertifika eğitimlerine başlamış olması. Geçici 5 inci maddeye göre Karayolları Genel Müdürlüğümüz kadrolarına atanan iç denetçilerin güçlü bir denetim kültürü ve tecrübesine sahip olması. Üst yönetimin iç denetimin yapılandırılması konusunda gerekli desteği vermesi. B- ZAYIFLIKLAR İç denetim faaliyetlerinin henüz başlamamış olması. İç denetim bilgi teknolojileri alt yapısının yaygınlaşmamış olması. mızın Genel Müdürlüğümüz örgüt yapısı içindeki yerinin hala tam kavranamamış olması. İç denetim mevzuatı ile AB norm ve uygulamaları arasında bazı uyumsuzlukların bulunması. Atanan iç denetçilerin geleneksel denetim paradigmasını sürdürmeleri ihtimali. C- DEĞERLENDİRME Üstün yönlerimizle zayıflıklarımızı giderme konusunda gayret gösterilecektir. VI- İDARENİN RİSKLERİ, RİSK YÖNETİMİ, YÖNETİM VE KONTROL SİSTEMİ İdaremiz tarafından risk tanımlamaları henüz oluşturulmadığından Başkanlığımızca bu konuda danışmanlık hizmeti verilmesi planlanmaktadır. 11

12 VII- EĞİTİM FAALİYETLERİ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun Geçici 5. maddesi gereğince atanan İç Denetçilere Maliye Bakanlığınca 3 ay süreli bir eğitim verileceği hükmüne istinaden 2007 yılı içerisinde Birimimizde görev yapan 6 İç Denetçi söz konusu eğitimin 1. dönemine katılmışlardır. Bunlardan; İç Denetçiler Ömer DURMAZ ve Gökhan MACİT 23/10/ /12/2007 tarihleri arasındaki 3. Grup I. Dönem Kamu İç Denetçi Eğitimine, İç Denetçiler, İ.Hüseyin ÖNAL, Hüseyin KAZEL, H.Gökhan YILDIZDAN ve İbrahim AVAN ise 05/11/ /12/2007 tarihleri arasındaki 4. Grup I. Dönem Kamu İç Denetçi Eğitimine, iştirak etmişlerdir. Söz konusu iç denetçilerin 2008 yılında açılacak olan 3. ve 4. Grup II. dönem eğitimleri tamamlamaları, geriye kalan dokuz iç denetçinin ise 1. ve 2. dönem eğitimlere katılımları sağlanarak 2008 yılı içerisinde tüm denetçilerimizin sertifika almaları ve denetime başlamaları hedeflenmektedir. VIII- ÖNERİ VE TEDBİRLER Maliye Bakanlığınca hazırlanarak 26/12/2007 tarihli Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği nde de belirtildiği üzere, iç kontrol sisteminin oluşturularak hayata geçirilmesini teminen Genel Müdürlüğümüz merkez ve taşra teşkilatında, 5539 sayılı Kanun kapsamında belirtilen birimlerin tüm iş ve işlemleri ile ilgili olarak yetki, görev ve sorumlulukların belirlenerek her bir iş ve işlem için iş akış şemaları yapılmasında, iç kontrol sisteminin ve iç denetim sisteminin istenilen düzeyde faaliyete geçirilmesi için zaruret bulunmaktadır. 12