1 - KONTROL ORTAMI ÖNGÖRÜLEN EYLEM YA DA EYLEMLER

Transkript

1 1 - KONTROL ORTAMI GENEL ŞARTI KOS 1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA DA ÇALIŞMA GURUBU ÜYELERİ İç Kontrol Sistemi hakkında bilgilendirme yapmak amacıyla orta düzey yöneticilerin katılacağı eğitim düzenlenecektir. İnsan Kaynakları Eğitim Şube 1 Bilgilendirme Eğitimi KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Temmuz 2010 itibariyle, İç Kontrol çalışmalarını koordine etmekle görevli olan "İç Kontrol Proje Grubu" aktif olarak çalışmaya başlamış, İç kontrol sistemi ve işleyişi ile ilgili üst yönetim toplantısı yapılmıştır. Süreç hiyerarşisini oluşturmaya yönelik, birimlerle yapılan ilk görüşmelerde İç Kontrol sistemini anlatmak üzere kısa bilgilendirmeler yapılmıştır. Kontrol ortamı analizi kapsamında yapılan anket uygulamasında, katılımcıların %76'sı İç Kontrol Sistemi'nin kurumsal açıdan verimliliği artıracağını düşündüğünü ifade etmiştir. Bu veriler ve genel gözlemler ışığında personelin çoğunun İç Kontrol Sistemi'ni sahiplendiği ve desteklediği görülmektedir. Ancak aynı ankette katılımcıların %84'ü, İç Kontrol Sistemi hakkında eğitim ihtiyacı duyduğunu belirtmiştir. Benzer şekilde katılımcıların %61'i İç Kontrol Eylem Planı dahilindeki sorumluluklarını bilmemektedir İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu'nu daha aktif hale getirmek adına, İç Kontrol çalışmaları ile ilgili yapılan çalışmaları içeren bir ilerleme raporunun düzenli olarak (2 ayda bir) bu kurula iletilmesi sağlanacaktır. Kurum içinde düzenlenecek hizmet içi eğitimler kapsamında personele yönelik İç Kontrol Sistemi eğitimleri düzenlenecek ve konu ile ilgili broşürler dağıtılacaktır. 6 Adet İlerleme Raporu İnsan Kaynakları Eğitim Şube 1 Eğitim 1000 Broşür Kurumumuzun İntranet sayfasında İç Kontrol Sistemi çalışmaları kapsamında hazırlanan dokümanlar yayınlanacaktır. Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube İç Kontrol Sistemi ile ilgili intranet sayfası Yayınlanması planlanan dokümanlar; ilgili mevzuat, eylem planı, eğitim dokümanları, iş akışları vb. dokümanlardır. KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. Kontrol ortamı analizi kapsamında yapılan ankette, alt kademedeki personellerin %71'i, birim yöneticisinin İç Kontrol Sistemi'nin kurulumu sırasında yeterli özveriyi göstereceğini belirtmiştir. Bu veri ışığında, yöneticilerin önemli bir kısmının, İç Kontrol sistemi'nin uygulanmasında personele örnek olduğu rahatlıkla söylenebilir Yöneticilere, Yönetim Becerileri (Liderlik - Motivasyon - Karar Verme - Mülakat-İletişim-Delegasyon-Hedef-Çatışma-Planlama-Problem Çözme) Eğitimi verilecektir. İnsan Kaynakları Eğitim Şube 1 Eğitim Ankette tespit edilen, yöneticilerin İç Kontrol Sistemi çalışmalarını desteklemeyeceğine yönelik %29'luk olumsuz görüşün olumluya çevrilmesi amacıyla nolu eylemde ve 1.5 nolu standart maddesinde belirtilen eylemler gerçekleştirilecektir ve diğer tüm standart maddelerinin uygulanmasıyla birlikte ilerleme sağlanacaktır. KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik Haftası kapsamında Etik kuralların anlatıldığı bir bilgilendirme eğitimi düzenlenmiş, ve personele Kamu Görevlileri Etik Rehberi dağıtılmıştır. Yapılan anket çalışmasında, personelin %93'ünün, genel etik kurallarından haberdar olduğu ve bu kurallara uygun davrandığı ancak %82'sinin etik komisyonunun kimlerden oluştuğunu bilmediği ortaya çıkmıştır. Ayrıca yapılan uzman görüşü ve odak grup toplantılarında, etik komisyonun etkin olarak çalışmadığı ve Teftiş Kurulu ile koordineli bir çalışma yürütmesi gerekliliği tespit edilmiştir. Bu tespitler doğrultusunda da Mayıs 2011'de 5176 sayılı kanunun 29. maddesi ve organizasyonel düzenlemeler çerçevesinde, yeni etik komisyonu üyeleri belirlenmiş ve etik komisyonunun daha etkin çalışmasını sağlamak amacıyla üye sayısı artırılmıştır Etik komisyonunun işleyişine, üyelerinin iletişim bilgilerine ve yıllık faaliyetlerine ilişkin intranet ve kurumsal internet sitesi üzerinden düzenli bilgilendirme yapılmaya başlanacaktır. Teftiş Kurulu 'nın etik konularla ilgili yaptığı soruşturmalara ilişkin istatistiksel bilgileri de içeren veriler etik komisyonuna sunulacaktır. Etik komisyonunun işleyişini, görevlerini ve üyelerinin iletişim bilgilerini içeren el broşürleri basılıp personele dağıtılacaktır. Etik Komisyonu Sekreterliği Teftiş Kurulu Etik Komisyonu Sekreterliği Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Eğitim Dairesi Etik Komisyonu ile ilgili intranet sayfası Soruşturma Sonuçları Broşür KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. İBB uzun bir süredir dönemsel olarak hazırladığı bir çok önemli rapor, plan ve programı kamuoyunun erişimine açmaktadır. Ek olarak, yapılan denetimlerde de kurumun dürüst imajını zedeleyecek herhangi bir olumsuz durumla karşılaşılmamıştır. Ayrıca yapılan ankette de bu konuya yönelik sorulan soruya personelin %88,7'si olumlu yönde cevap vermesi bu durumu desteklemektedir. Kamuoyunu bilgilendirmek amacıyla oluşturulan, Hemşehri İletişim Merkezi, Muhtarlar Masası ve Bilgi Edinme Birimlerinin tek çatı altında toplanması ve daha koordineli çalışması için Halkla İlişkiler kurulmuştur Hemşehri İletişim Merkezi'ndeki telefonla başvuru alan ve bilgi veren personel sayısı artırılacaktır. Hizmet kalitesini ölçmek adına, kuruma gelen vatandaşa yönelik "Hizmet Memnuniyet Anketi" yapılacaktır Halkla İlişkiler Şube Halkla İlişkiler Şube Eğitim Dairesi 1 Hizmet Memnuniyet Anket Formu Anket sonuçları düzenli olarak raporlanacaktır Kamu Hizmet Standartları Tablosu güncellenerek bir kitapçık haline getirilecektir. Yazı İşleri Şube 1000 kitapçık KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. İBB faaliyetlerinin ilgili yasa ve mevzuat çerçevesinde yürütmeye büyük önem vermektedir. Yapılan denetimlerde de bu durumun aksi yönde bir görünüm oluşmamıştır. Ayrıca bu standart maddesini sorgulamaya ilişkin yöneltilen anket sorusunda personelin büyük bir kısmının olumlu yönde görüş belirtmesi de bu durumu desteklemektedir Kamu Hizmet Standartları Tablosu müdürlüklere ayrılmış halde internet üzerinde yayınlanacaktır Tüm personele " Kurum Kültürü ve Aidiyet Eğitimi" verilecektir. Yazı İşleri Şube İnsan Kaynakları Eğitim Şube Kamu Hizmet Standartları Tablosu 1 Eğitim Yöneticilere ve özellikle vatandaşla muhatap olunan bölümlerde çalışan personele "İletişim Teknikleri" Eğitimi verilecektir. İnsan Kaynakları Eğitim Şube 1 Eğitim KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Bu konuya ilişkin yapılan anket, personelin %86'sının, biriminin faaliyetlerinde güncel mevzuatı düzenli olarak takip ettiğini, birimlerin %70'inin çalışmalarında standart formları kullandığını ve %93'ünün kullanılan tüm belgeleri hatasız olarak düzenlendiğini ortaya koymuştur. Bu veriler ışığında İBB'nin faaliyetlerine ilişkin bilgi ve belgelerde doğru ve güvenli bir seviyeyi yakaladığı anlaşılmıştır ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Standartı kurulum çalışmalarına başlanacaktır. Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Belgelendirilmiş ISO Bilgi Güvenliği Yönetim Standartı

2 1 - KONTROL ORTAMI KOS 2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Kurumumuzun misyonu stratejik plan çalışmalarında belirlenmiş ve hem yazılı tabelalarla hem de kurum içi intranette ve internette duyurulmuştur. Yapılan ankette kurum çalışanlarının %97'si kurumun misyonunu bildiğini ifade etmiştir Kurumumuzun dış birimlerine de vizyon ve misyonun yazılı olduğu tabelalar asılacaktır. Strateji Geliştirme Şube İdari İşler Şube 5 Tabela Kurumumuzun misyon bilinirliği istenen seviyededir ancak yine de geleceğe yönelik önlem olması açısından iyileştirme yapılması düşünülmüştür. KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Misyonu gerçekleştirmek üzere, stratejik plan çalışmaları kapsamında tüm birimleri içine alan amaç ve hedefler oluşturulmuştur. Bu amaç ve hedefleri sağlamak üzere yapılması planlanan faaliyetler de belirlenip tüm birimlere duyurulmuştur Birimlerin görev tanımlarını netleştirmek amacıyla mevcut çalışma yönergeleri güncellenecek, çalışma yönergesi olmayan birimlerin de çalışma yönergeleri hazırlanacaktır. Eğitim Dairesi Çalışma yönergeleri KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Kurumumuzda pozisyon bazında görev tanımları oluşturulmuş değildir Pozisyon bazında görev tanımları oluşturulacaktır Eğitim Dairesi Görev tanımları KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. Kurumumuzun ve bazı birimlerin fonksiyonel organizasyon şeması vardır ve ihtiyaç doğrultusunda zaman zaman güncellenmektedir Birim içi organizasyon şemaları tamamlanacaktır. Birim içi organizasyon şemaları intranette yayınlanacaktır. Çalışma Grubu Üyeleri Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Birim bazında organizasyon şeması Organizasyon şemasının yer aldığı intranet sayfası KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Kurumumuzun organizasyon şeması hazırlanırken birimler fonksiyonel olarak ilgili üst makamlara bağlanmış ve uygun raporlama, hesap verebilirlik gibi kriterler de göz önünde bulundurulmuştur. Kurumumuzun, Organizasyon şeması kapsamında yetki ve sorumluluk dağılımı yapılmış, 5 genel sekreter yardımcılığına bağlı 20 daire başkanlığı oluşturulmuştur. Yetki ve sorumluluklar belirlenmiş ve bu doğrultuda kurumsal raporlama sistemi oluşturulmuştur. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Kurumumuzun faaliyetlerine ilişkin hassas görevleri belirleme çalışması yapılmamıştır, dolayısı ile bu görevlere ilişkin prosedürler oluşturulmamıştır Kurumumuzun faaliyetlerine ilişkin hassas görevler belirlenecek ve bu görevlere ilişkin prosedürler oluşturulacaktır. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Kurumumuzdaki yöneticiler büyük oranda personelinden verdiği göreve ilişkin rapor istemektedir. Yapılan ankette yöneticilerin %77'si personelinden düzenli olarak rapor istediğini, personelin ise yine %77'si yöneticisinin kendisinden rapor talep ettiğini belirtmiştir. Ayrıca birimler faaliyetlerine ilişkin ilerlemelerini bir yazılım dahilinde takip etmektedir Elektronik Doküman Yönetim Sistemi daha aktif hale getirilecektir.

3 1 - KONTROL ORTAMI KOS 3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA DA ÇALIŞMA GRUBU ÜYELERİ İnsan Kaynakları politikası üst yönetim tarafından yazılı olarak belirlenecektir. Eğitim Dairesi Yazılı İnsan Kaynakları Politikası KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. Kontrol ortamı analizi kapsamında yapılan odak grup toplantısında, insan kaynakları yönetiminin kurumun amaç ve hedeflerini gerçekleştirmeye yönelik olduğu ifade edilmiştir. Bu doğrultuda işin niteliğine uygun personelin çalıştırılması, alınan personelin iş başı eğitimine tabi olması, verimliliğin artması amacıyla hizmet içi eğitimlere katılımlarının sağlanması gibi insan kaynakları uygulamaları yapılmaktadır Yazılı olarak belirlenen insan kaynakları politikası kapsamında yapılan uygulamalar internet sitesi ve intranet üzerinden duyurulacaktır. Kurumu ve kurumsal işleyişi tanıtan oryantasyon eğitimleri planlanıp son 6 ayda işe giren personellere verilecektir. Planlanan eğitimler periyodik olarak her 6 ayda bir olmak üzere yılda iki defa verilecek olup göreve yeni başlayan personel sayısı fazla olduğu takdirde daha sık aralıklarla daha fazla eğitim verilecektir. Eğitim Dairesi İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube İnsan Kaynakları Politikası Uygulamaları Oryantasyon Eğitimi KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kontrol ortamı analizi kapsamında yapılan anket çalışmasında personellerin % 74,9 u, birim müdürlerinin işlerin işleyişiyle ilgili yeterli bilgiye sahip olduğu yönünde fikir beyan etmiştir. Birim müdürlerinin %85,2 si, personelinin görev sorumluluklarını yerine getirdiği yönünde fikir beyan etmiştir. Kurum içinde istihdam edilen personelin büyük bir kısmının mezun olduğu branşla uyumlu bir poziyonda görev yaptığı, özellikle sözleşmeli personellerin teknik sınıflar kapsamında kendi uzmanlık alanında görevlendirildiği dikkat çekmektedir Kurumdaki yönetici ve personellerin bilgi ve yeteneklerini geliştirmeye yönelik eğitimler KOS nolu eylemde belirtilen Yıllık Eğitim Planları kapsamında düzenlenmeye devam edecektir. Yıl içerisinde değişen mevzuatlara uyum sağlamak ve güncel mevzuatı takip etmek amacıyla eğitimler düzenlenecektir. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Hizmet İçi Eğitimler İş Başı Eğitimleri KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Yapılan anket uygulamasında personellerin %55,6 sı aldıkları eğitimin mevcut çalışma pozisyonuyla uyumlu olduğunu ifade etmiştir. Benzer şekilde %57,9 luk kesimde müdürü tarafından mesleki yeterliliğinin artması için gerekli eğitim desteğini verdiğini belirtmiştir. Personelin mesleki yeterliliğinin arttırılmasına yönelik hizmet içi ve işbaşı eğitimleri personelin % 55,5 i aldığını belirtmiştir KOS nolu eylem dahilinde yapılması öngörülen görev tanımları kapsamında her pozisyon için yeterli eğitim düzeyi planlanacaktır. KOS kapsamında hazırlanacak olan yıllık eğitim planlarına mesleki yeterliliği arttıracak eğitimlerde dahil edilecektir. Eğitim Dairesi İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Görev tanımları Mesleki Yeterliliği Arttırmaya Yönelik Eğitimler KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. Eğitim Dairesi ile yapılan odak grup toplantısında işe alımlarda ilgili departmanın uzmanları eşliğinde mülakatlar yapıldığı belirtilmiştir. Memur alımlarında ve görevde yükselmelerde ise ilgili yasal prosedür uygulanmaktadır. Yeterli şartlar sağladığından dolayı eylem öngörülmemektedir Eğitim ihtiyaçlarını belirlemek üzere personellerden eğitim talepleri toplanacaktır. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Eğitim Komisyonu Yıllık Eğitim Talepleri KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Eğitim programı, Eğitim Şube tarafından, intranet üzerinden düzenlenen eğitim talebi anketinin sonuçları çerçevesinde oluşturulmakta ve yıl içinde personelin katılımı sağlanmaktadır. Ancak kurum personelinin bu ankete istenen düzeyde katılım göstermediği de tespit edilmiştir. Ayrıca bazı birimler kendi bünyesinde de işlerine özgü eğitimler düzenleyebilmektedir Yıllık eğitim ihtiyaçları belirlendikten sonra bu talepleri karşılayacak düzeyde eğitimler planlanıp Yıllık Eğitim Planı oluşturulacaktır. Yıllık Eğitim Planı genel olarak şu eğitimleri kapsayacaktır: Hizmet İçi Eğitimler İş Başı Eğitimleri Mesleki Yeterliliği Arttırmaya Yönelik Eğitimler Oryantasyon Eğitimi Yıllık Eğitim Planı tüm birimlere hem yazılı olarak hem de kurum intraneti üzerinden duyurulacaktır. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Eğitim Komisyonu Yıllık Eğitim Planı Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Yazılı Yıllık Eğitim Planı Dökümanı Yıllık Eğitim Planı kapsamında düzenlenen eğitimlerle ilgili eğitim notları, eğitimle ilgili bilgiler ve görseller kurum intranetinde yayınlanacaktır. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Düzenlenen eğitimlerin kurum içinde bilinmesi sağlayan dökümanlar Kurumun intranet sayfasında Eğitim bölümü oluşturularak eğitimlerle ilgili yukarıda ifade edilen bütün duyuru ve dökümanlara bu sekmeden ulaşılması sağlanacaktır. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Kurum intranetinde düzenlenen Eğitim Şube 'ne ait sayfa KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Kurumumuzdaki yöneticiler, kendisine bağlı personelin yıl içindeki performansına ilişkin bir değerlendirme ve bu değerlendirmenin sonucuna ilişkin bir toplantı yapmamaktadır sayılı yasa ile sicil raporu değerlendirme sistemi kaldırılmış olup personel performansını değerlendirmeye yönelik yeni bir mevzuat merkezi hükümet tarafından yürürlüğe konmamamıştır. KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Yapılan odak grup toplantılarından edinilen bilgilere göre, kurumumuzda bireysel performansı ölçmeye yönelik bir sistem olmadığı için, bu sistem doğrultusunda yapılan bir ödüllendirme ya da önlem alma uygulaması yapılmamaktadır. Bu konuda yeni çıkan yasa doğrultusunda, önceden kullanılan sicil notu verme uygulaması kaldırıldığı için performans değerlendirmeye ilişkin yeni bir yasal düzenleme beklenmektedir. KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Bu uygulamalara ilişkin yalnızca memur personele yönelik yasal düzenlemeler uygulanmaktadır. Yapılan odak grup görüşmelerinde, geriye kalan personele ilişkin yazılı bir doküman oluşturulup, duyurulmadığı belirlenmiştir.

4 1 - KONTROL ORTAMI GENEL ŞARTI KOS 4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Kurumumuzun süreçlerine ait iş akışları, ilgili süreçte yer alan personelle birlikte hazırlanmış, gereken imza onay mercilerine de yer verilmiş ve personele de duyurulmuştur Birimlere ait süreç bazlı iş akışları; imza ve onay mercileri güncellenecektir. Güncellenmiş süreçler KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Kurumumuzda yetki devirlerinin esaslarını belirleyen bir doküman oluşturulmamıştır Yetki devirlerinin hangi kanunlara göre ne şekilde ve hangi sınırlar dahilinde yapılacağına dair bir doküman hazırlanacaktır. Yetki devirlerine yönelik hazırlanacak doküman intranet ortamında birim bazında yayına alınacaktır. Eğitim Dairesi Eğitim Dairesi 1. Hukuk Müşavirliği Yetki devri dokümanı Bilgi ve İletişim Teknolojileri Dairesi Yetki devri ile ilgili intranet sayfası KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devri yapılırken, devredilen yetkinin önemi göz önünde bulundurulmaktadır. Yetki devirlerinin belirlenmesinde mevzuat hiyerarşisi baz alınacaktır. KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Kurumumuzda yetki devirleri, devredilen yetkinin niteliği ile yetki devri yapılan kişinin bilgi, deneyim ve yeteneği ile uyumlu olarak yapılmaktadır. Standart maddesinde belirtilen şart yerine getirildiği için her hangi bir eylem öngörülmemiştir. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki devri yapılan personel, yetkiyi devraldığı kişiyle yetkinin kullanımına ilişkin sürekli bilgi alışverişinde bulunmaktadır. Standart maddesinde belirtilen şart yerine getirildiği için her hangi bir eylem öngörülmemiştir.

5 2 - RİSK DEĞERLENDİRME RDS 5 Planlama ve Programlama: İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Kurumumuz yasalarla belirlenen süreler içinde, tüm birimlerin katılımıyla, vizyon, misyon, amaç ve hedeflerini içeren stratejik planını yapmış olup her yıl performans programı ve faaliyet raporunu hazırlayarak performans ölçümü ve değerlendirmesini yapmaktadır. Kurumumuzun stratejik planı, ilgili mevzuata uygun olarak hazırlanmaktadır. RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır. Kurumumuz her yıl, faaliyetlere ilişkin hedefleri ve kaynak ihtiyacını içeren performans programını hazırlamaktadır. Halihazırda her sene performans programı hazırlanmaktadır. RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Kurumumuzun bütçesi, performans programında yer alan veriler doğrultusunda hazırlanmaktadır. Kurumumuzun bütçesi, o yılın performans programı verileri doğrultusunda hazırlanmaktadır. RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Kurumumuzda faaliyetler, stratejik planda yer alan amaç ve hedefler doğrultusunda belirlenmekte ve ilgili mevzuatına uygun olarak gerçekleştirilmektedir. Kurumumuz faaliyetlerini ilgili standart maddesinde belirtilen şekliyle yürütmektedir Hazırlanan iş akış şemalarına, ilgili süreç hedefleri de eklenecektir. Süreç hedefleri RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Hazırlanmış olan iş akışları doğrultusunda birime ait özel hedef oluşturma çalışmalarına başlanmıştır Belirlenmiş olan süreç hedefleri, o sürece dahil olan birimlerin personellerine duyurulacak ve güncel kalması sağlanacaktır. Bilgilendirilmiş personel RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Hedefler belirlenirken, o hedefe ilişkin veri tutulabilme ve o veriye ulaşabilme kolaylığı göz önünde bulundurulmakta ve belirlenen hedefin ilgili faaliyetin ilerlemesini açıklar nitelikte olmasına dikkat edilmektedir. Birimlerin hedefleri, belirtilen kriterler gözönünde bulundurularak belirlenmektedir.

6 2 - RİSK DEĞERLENDİRME GENEL ŞARTI RDS 6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik kurumsal risk analizleri Strateji Geliştirme Şb. Md.lüğü tarafından her yıl yapılmaktadır. Süreç bazında risk belirleme çalışmalarına ise henüz başlanmamıştır Birimlerin yöneticileri ve çalışma grubu üyeleri ile toplanılarak tamamlanan iş akışları üzerinden süreç bazında risk belirleme çalışması yapılacaktır. Faaliyet Riskleri RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Süreçlere ait riskler belirlenirken risk önceliklendirilmesi de yapılmaktadır. Ancak risk analizi çalışmaları yeni başladığı için henüz bir yıllık değerlendirmeye tabi tutulmamıştır Birimlerin yöneticileri ve çalışma grubu üyeleri ile toplanılarak süreç bazında belirlenen risklerin analizi yapılacaktır. Risk Önceliklendirme Tablosu RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Yapılmaya başlanan risk analizleri, belirlenen riske ilişkin kontrol ve önlem faaliyetlerini de kapsamaktadır Birimlerin yöneticileri ve çalışma grubu üyeleri ile toplanılarak faaliyet bazında belirlenen risklere karşı alınacak önlemlerden oluşan bir eylem planı oluşturulacaktır. Risk-Önlem Eylem Planları

7 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS 7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Kurumun sorumluluğunda olan bütün süreçlerin haritası çıkarılmıştır. Süreçler üzerinde birimlerin uyguladığı risk değerleme faaliyetleri ve kontrol stratejileri, her bir süreçteki riskler için uygun kontrol stratejisi ve yöntemi belirleme çalışmaları başlamamıştır Süreçler bazında; bütün süreçlerin riskleri tespit edilip, her bir risk için uygun kontrol stratejisi ve yöntemi belirlenip uygulanacaktır. Süreçlere Ait Risk Analizi KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Süreç kontrolleri ve süreç sonrası kontroller atanacak olup, kontroller sonrası birimlerde gerekli iyileştirme çalışmaları yapılacaktır. Ayrıca kurumun süreç haritasının çıkarılması ve süreç bazlı çalışmaların başlamasıyla birlikte işlem öncesi, süreç ve işlem sonrası kontroller daha etkin takip edilecektir Kurumunda dahil olduğu bütün süreçlerin akışları bitirelerek, süreç öncesi riskler, süreç esnasındaki riskler ve işlem sonrasındaki riskler için kontrol faaliyetleri atanacaktır. Atanan kontrol faaliyetlerinin izlemesi yapılacak, geri bildirimler sağlanarak İç Denetim Birimiyle ortaklaşa çalışma kapsamında birimlerle görüşülecektir. İç Denetim Birimi Süreçlere Ait Kontrol Faaliyetleri Süreçlere Ait Kontrol Faaliyetlerinin İzleme ve Değerlendirme Raporları KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. Kontrol faaliyetleri belirlenirken varlıkların dönemsel kontrolü ve güvenliği sağlanacak şekilde kontrol faaliyeti atanacaktır. Birimdeki varlıkların dönemsel kontrolü tam ve eksiksiz olarak kayıt altına alınmıştır. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontrol faaliyetleri belirlenirken fayda - maliyet analizleri göz önünde bulundurulacaktır Fayda - Maliyet Analizi eğitimleri her birimden gelecek olan personellere verilecektir. İnsan Kaynakları Eğitimi Şube

8 3 - KONTROL FAALİYETLERİ GENEL ŞARTI KFS 8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 8.1 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Mali Hizmetler Dairesi na bağlı tüm birimlerin faaliyetlerini kanuni dayanakları ile birlikte gösteren çalışma yönergeleri mevcut olup ancak tüm faaliyetlerin gerçekleşmesi için adımları, sorumluluları ve amacını gösteren prosedürler hazırlanmamıştır Mali faaliyetlere ilişkin prosedürler öncelikli olarak tüm birimlerin faaliyetlerine/işlemlerine ilişkin prosedürler hazırlanacaktır. Eğitim Dairesi Tüm faaliyetlere ilişkin prosedürler KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır. Tüm faaliyetleri içeren Kurumumuza ait süreç hiyerarşisi oluşturulmuş ve belirlenen detay süreçlerin iş akışları çizilmiştir. Bu iş akışlarında işlemin nasıl başladığı, diğer aşamalarının neler olduğu ve akışın sonuçları gösterilmektedir. ancak bu iş akışlarına bağlı oluşturulacak prosedürler henüz mevcut değildir Hazırlanacak prosedürler faaliyet/işlemlerin tüm adımları detaylı olarak belirtilecek, işlemin nasıl başladığı ve sonuçlarının tüm aşamalarını içerecek şekilde hazırlnacaktır. Eğitim Dairesi Tüm faaliyetlere ilişkin prosedürler KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Mali Hizmetler Dairesi na bağlı tüm birimlerin mevzuata uygun ve ilgili kanuni dayanakları ile birlikte hazırlanan çalışma yönergeleri hem kurum içi intranet hem de kurumumuzun resmi internet adresinde erişime sunulmuştur. Ancak prosedürler henüz oluşturulmadığı için personel ve vatandaşın erişimine sunulmamıştır Hazırlanan prosedürler kurum içi intranet ve resmi internet sitesinde duyurulacak ve herkesin erişimine açılacaktır. Eğitim Dairesi Çalışma Grubu Üyeleri ve Prosedürlerle ilgili intranet ve internet sayfası

9 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS 9 Görevler ayrılığı: Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Yapılan her faaliyet,mali karar ve işlemler mevzuata uygun olarak farklı personeller tarafından yapılmaktadır.iş akışlarında da görevler ayrılığı ilkesi çerçevesinde hareket edildiği görülebilmektedir. KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel eksikliğine bağlı olarak görevler ayrılığı ilkesinin uygulanamadığı herhangi bir durum söz konusu değildir.

10 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS 10 Hiyerarşik kontroller: Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Henüz yazılı prosedürler oluşturulmamış olmakla birlikte, mevcut kanun, tüzük, yönetmelik gibi hukuki araçlara uygun olarak iş ve işlemler gerçekleştirilmekte ve bu hukuki araçlara dayanarak gerekli kontroller yapılmaktadır Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygun şekilde yerine getirilip getirilmediği konusunda kontrollerini raporlar ve tablolar aracılığıyla kayıt altına alacaklardır. Yapılan iş ve işlemlerin şekil ve şartları belirlenerek kontrollere süreklilik kazandırılacaktır. KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Personel tarafından yapılan tüm iş ve işlemler kanuni çerçeveye uygun olarak yapılmakta ve yöneticiler tarafından izlenip, onaylanmaktadır.

11 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS 11 Faaliyetlerin sürekliliği: İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 11.1 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Faaliyetlerin sürekliliğine yönelik yetki devri ve/veya vekalet planı bulunmamaktadır. KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Bazı hallerde vekil personel görevlendirilmesi yapılmaktadır. Gerekli hallerde vekil tayini işlemi yapılmaktadır. Bu sayede yürütülen faaliyetlerin aksaması engellenmektedir. KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Faaliyetlere yönelik yapılan çalışmaların sürdürülebilir kılınmasına yönelik herbir faaliyet aşamasında birden fazla personelin uzmanlaşması teşvik edilmektedir. Geçici veya sürekli ayrılmalardan dolayı doğacak bilgi ve veri eksikliği ortadan kaldırılmış olacaktır.

12 3 - KONTROL FAALİYETLERİ KFS 12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Gerekli kontroller belirlenmiş olup uygulanmaktadır. KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır. Bu standartın gerçekleşmesini sağlayan mekanizmalar oluşturulmuştur. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmuştur.

13 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM BİS 13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. SORUMLU YA ÖNGÖRÜLEN YA DA LER BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. İletişimin zamanında,güncel,doğru ve elde edilebilir olması sağlanmıştır. İdare ve birimlerimizin mevcut iç ve dış iletişimle ilgili sistemlerinin geliştirilmesi ile ilgili yeni projeler oluşturulup faaliyete geçirilmiştir. BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. İhtiyaç duyulan bilgilere ve raporlara analiz yapma imkanı sunacak, yönetim bilgi sistemi oluşturulmuştur. Bilgi ve raporlama kapasitesi gelişmiş, iletişim sistemi oluşturulmuştur.bilgi ve beceri eksikliğinden kaynaklanan hatalar önlenmiştir. BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. İhtiyaç duyulan bilgilerin ve dökümanların mevzuata uygun olması için sistem geliştirilmiştir. Elde edilen bilgilerin analiz edilmesi imkanı sağlanacaktır. Güvenilir olmayan bilgilerin yaratacağı riskler minimize edilmiştir. BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere zamanında ulaşılmaktadır. Kullanılan mevcut programlar ile istenilen veriye zamanında doğru ve güvenilir olarak ulaşılmaktadır.özellikle kaynak kullanımına ilişkin şeffaflık ilkesi dikkate alınmaktadır. BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Bilgi sistemi standartlara uygun olarak işlemektedir, yönetim tarafından istenen raporlar analiz yapmaya imkan verecek şekildedir. Yönetim bilgi sisteminin kullanılması karar alma süreçlerinin daha etkin çalışmasını ve karşılaşılabilecek hataların azalmasını önlemiştir. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Bu standartla ilgili ortak amaç ve hedefler doğrultusunda kurumsal bütünleşme sağlanmıştır. Yöneticiler hedefte belirtilen iş ve işlemlerle ilgili belirli periyodlarda gözden geçirme toplantıları yapmaktadır. BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Yönetici - personel ilişkisinin sağlıklı devam etmesi için çalışmalar devam etmektedir Personelin yöneticileri tarafından kolayca anlaşılması ve sorunlarını paylaşabilmesi için şikayet kutuları, anket çalışmaları ve bireysel görüşmeler yapılacaktır. Eğitimi Dairesi - Bilgi Teknolojileri Dairesi Anket Çalışması, Şikayet Kutusu / Personel verimliliğin artması, katılımcı çalışma ortamının yaratılması

14 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM GENEL ŞARTI BİS 14 Raporlama: İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır. Faaliyet ve projelere ilişkin gerçekleşmeler kamuoyuna duyurulmaktadır. İdare mali yıl sonu itibari ile stratejik plan ve performans programlarındaki faaliyet ve projelerine ilişkin gerçekleşmelerle ilgili raporları ve mali tabloları hazırlar ve halkın bilgilendirilmesine yönelik kamoyuna kurumsal internet sitesi üzerinden duyurur. BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır. Saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda uygulama sonuçları ve geleceğe yönelik beklentiler kamuoyuna duyurulmaktadır. İlk altı aylık mali yıl bütçe uygulama sonuçları ve gelecek ikinci altı aya ilişkin beklentilerle ilgili mali tablolar hazırlanmakta ve kurumsal internet sitemiz aracılığı ile kamoyuna duyurulmaktadır. Böylece kaynak kullanımına ilişkin şeffaflık, saydamlık ilkeleri doğrultusunda kentlinin kaynak kullanım sürecine ilişkin katılımı sağlanmıştır. BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler faaliyet raporunda gösterilmektedir. İdare ve tüm birimler mali yıl sonunda faaliyet raporlarını hazırlamakta ve hazırlanan faaliyet raporları belediyenin kurumsal internet sayfasında yayınlanarak kamu oyuna duyurulmaktadır. BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı belirlenmiştir.

15 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM BİS 15 Kayıt ve dosyalama sistemi: İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Kurumumuzda Yazı İşleri Şube tarafından Standart Dosya Planı sistemi geliştirilmiş ve tüm birimlere duyurulmuştur. Bilgi İşlem Şube tarafından geliştirilen Evrak Kayıt Sistemi ile elektronik ortamda idare içi haberleşme sağlanmaktadır. BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Kayıt ve dosyalama sistemi değişen kanunlar çerçevesinde Yazı İşleri Şube tarafından güncellenmekte, yönetici ve personele düzenli olarak duyurulmaktadır. BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Tüm birimler tarafından aktarılan veriler, Bilgi İşlem Şube tarafından günlük olarak yedeklenmektedir. Ayrıca verilerin güvenliği için de mevcut bir program bulunmaktadır. BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve Dosyalama sistemi mevzuata uygun olarak yapılmaktadır. BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Mevzuata uygun arşivleme ve dosyalama sistemine ilişkin bilgiler, Yazı İşleri Şube tarafından tüm birimlere hizmet içi eğitimlerle aktarılmıştır. Buna paralel olarak, tüm evraklar zamanında kaydedilmekte, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmakta ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmektedir. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Mevzuata uygun Standart Dosya Planı ve arşivleme sistemi mevcuttur. Ancak elektronik arşivleme sistemi henüz kurumda kurulmamıştır Elektronik arşivleme sistemi kurulacaktır. Bilgi Teknolojileri Dairesi Tüm birimler Elektronik Arşivleme Sistemi

16 4 - BİLGİ VE İLETİŞİM GENEL ŞARTI BİS 16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi: İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA GURUBU ÜYELERİ BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirildiği ve gerekli incelemelerin yapıldığı Teftiş Kurulu etkin olarak çalışmaktadır. Bildirim yöntemleri belirlenmiş olup kurum intraneti üzerinden duyurulmamıştır Teftiş Kurulu tarafından hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri intranet aracılığı ile tüm personele duyurulacaktır. Teftiş Kurulu Bilgi İşlem ve Veri Yönetimi Şube Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklarla ilgili bildirim yöntemlerinin yer aldığı intranet sayfası BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmaktadır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Bu tür bilgileri ileten personele haksız ve ayrımcı bir muamele yapılmamaktadır.

17 5 - İZLEME İS 17 İç kontrolün değerlendirilmesi: İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. Kurum ana hizmet birimleri genelinde İç Kontrol Sistemine yönelik mevcut durum analizleri yapılmış ve sistemin işlerliliğinin sağlanması için çalışmalar katılımcı bir şekilde devam etmektedir. İzleme ve değerlendirmeye yönelik herhangi bir çalışma yapılmamıştır En uygun izleme ve değerlendirme yöntemi katılımcı bir şekilde belirlenecektir. İzleme ve değerlendirme modelinin oluşturulması İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. Ana hizmet birimleri dahilinde yapılan anket çalışması ve yüzyüze görüşmelerle kontrol yapılarına yönelik süreç ve yöntemlerin belirlenmesi çalışmaları yapılmıştır Çalışma grubu üyeleriyle periyodik olarak değerlendirme toplantıları yapılarak uygun olmayan kontrol yöntemlerinin tespiti ve düzeltilmesine yönelik çalışmalar kontrol faaliyetleri belirlendikten sonra yapılacaktır İS 17.3 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. Kurumsal süreç hiyerarşisi oluşturulmuş ve ayrıntı iş akışları çizilmeye başlanmıştır Çalışma grubu üyeleri ve birim müdürlerinin dahil olacağı çalışmalarda süreçlere yönelik ayrıntılı analizler yapılarak, iyileştirme önerileri geliştirilecek ve uygulanmaya alınacaktır. Katılımın tüm birimler kapsamında sağlanması İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç Kontrol Sistemine yönelik, yönetici, çalışan ve çalışma grubu üyeleri kapsamında anket ler düzenlenerek ve uzman/odak grup toplantıları yaparak tüm kesimlerin görüş ve önerileri alınmıştır İç Kontrol sistemi değerlendirilmesi aşamasında çalışma grubu üyeleri ve yöneticilerle birlikte kurumsal denetim yapılacak olup iç ve dış denetim raporları dikkate alınacaktır İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenecektir. Önlemler için eylem planı oluşturulacaktır. İç Kontrol Eylem Planı

18 5 - İZLEME İS 18 İç denetim: İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. ÖNGÖRÜLEN YA DA LER SORUMLU YA İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç Denetim Faaliyetleri, İç Denetim Koordinasyon Kurulunun belirlediği standartlar çerçevesinde yürütülmektedir. İS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. Uygulama ve izlemeler, İç Denetim Koordinasyon Kurulu 3.düzey mevzuata uygun olarak yapılmaktadır.