ARI TEKNOKENT TOPLANTI VE KONFERANS SALONLARI GENEL BİLGİ VE KULLANIM KOŞULLARI

Transkript

1 ARI TEKNOKENT TOPLANTI VE KONFERANS SALONLARI GENEL BİLGİ VE KULLANIM KOŞULLARI 1- ARI Teknokent Salonlarının Kullanım Amacı ARI Teknokent binalarında bulunan Toplantı ve Konferans Salonlarının varlığının temel amacı İTÜ ARI Teknokent Teknoloji Geliştirme Bölgesi nde faaliyet gösteren girişimci firmaların toplantı, seminer, konferans, workshop gibi konularda kurum içi ihtiyaçlarının giderilmesidir. ARI Teknokent Girişimci Firması olan her kurum, tüm salonlarla ilgili aynı hak ve sorumluluklara sahiptir. ARI Teknokent Girişimci Firmalarının ortak kullanımına sunulan Salonlar, adresinden başvurarak rezerve edilebilmektedir. ARI Teknokent Girişimci Firmalarına yönelik hizmet anlayışı nedeniyle Salonlar ARI Teknokent Girişimci Firmaları için bedelsizdir. Bölge dışından Salonların kullanımına ilişkin taleplerle ilgili olarak ARI Teknokent Yönetimi öncelikle etkinlik konusunun uygunluğunu değerlendirmekte, uygun bulunması durumunda bedeli karşılığında Salonları kullanıma açabilmektedir. Ancak her zaman öncelikli kullanımın ARI Teknokent Girişimci Firmalarında kalabilmesi amaçlanmaktadır; bu nedenle Salonların yoğun bir seminer/konferans ticari etkinliğine ev sahipliği yapması tercih edilmemektedir. Özetle ARI Teknokent Salonlarının varlığının amacı ticari gelir elde etmek değil, ARI Teknokent Şirketlerinin bu hususlardaki ihtiyaçlarını karşılamaktır. Dolayısıyla ARI Teknokent Yönetimi nin onayladığı bölge dışı kurum ve kuruluşların etkinlikleri kapsamında, ARI Teknokent ten kongre/konferans işletmeciliği kural, hizmet ve anlayışı beklenmemelidir. ARI Teknokent Girişimci Firması bile olsa, Salon rezervasyonlarında çok önemli ve etik olan şu hususlara dikkat etmelidir: Ücret karşılığı organize edilen eğitim, seminer, vb etkinlikler ARI Teknokent Girişimci Firmaları tarafından gerçekleştirilse bile, ücrete tabidir. Ücretlendirme bölge dışı kurum ve kuruluşlara uygulanan tarife ile aynıdır. Salon ve saate göre değişen bedeller ARI Teknokent web sitesi Salon Rezervasyon linkinden incelenebilir. Söz konusu durumda rezervasyon formu doldurulurken "ARI Teknokent Firması" seçeneği tıklanmadan yapılmalıdır. 1

2 2- Toplantı ve Konferans Salonu Özellikleri: ARI 1 Binası Salonları Konferans Salonu Koltuk Sayısı : 50 Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında bulunan Konferans salonu, 50 kişi sıralı koltuk kapasiteli, sunum masası projeksiyon cihazı ve internet bağlantısı bulunan, büyük toplantılar için elverişli bir salondur. Toplantı Salonu 1 Koltuk Sayısı : 12 Salon Bilgisi : ARI -1 Binasında, kare masa düzeninde oturmalı ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur. Söz konusu salonda internet bağlantısı ve projeksiyon cihazı mevcuttur. Toplantı Salonu 3 Koltuk Sayısı : 10 Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında, kare masa düzeninde oturmalı ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur. Söz konusu salonda internet bağlantısı mevcut olup, ihtiyaç doğrultusunda projeksiyon cihazı verilmektedir. Toplantı Salonu 2 Koltuk Sayısı : 8 Salon Bilgisi : ARI-1 Binasında, yuvarlak masa düzeninde oturmalı ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur.söz konusu salonda internet bağlantısı mevcut olup, ihtiyaç doğrultusunda projeksiyon cihazı verilmektedir. 2

3 Fuaye Alanı ARI 2 Binası Salonları Dr. Akın Çakmakcı Konferans Salonu Koltuk Sayısı : 90 Salon Bilgisi : ARI-2 Binasında bulunan salon, 90 kişi sıralı koltuk kapasiteli, projeksiyon, internet bağlantısı ve mikrofonik ses düzeni bulunmaktadır. Toplantı Salonu 1 Koltuk Sayısı : 30 Salon Bilgisi : ARI-2 Binasındaki salonumuzda projeksiyon ve internet bağlantısı mevcut olup, U şeklinde masa ve çevresinde 30 kişi kapasiteli sandalyeleri mevcuttur. Toplantı Salonu 2 Koltuk Sayısı : 15 Salon Bilgisi : Arı-2 Binasında bulunan salonumuzda, 15 sandalye ve masa düzeni bulunmakta olup, internet bağlantısı ve projeksiyon cihazı mevcuttur. 3

4 B Blok 1.Kat Toplantı Salonu Koltuk Sayısı : 10 Salon Bilgisi : ARI-2 Binasında, B blok 1 katta bulunan kare masa düzeninde oturmalı ufak toplantılar için elverişli bir toplantı salonudur. Fuaye Alanı Salonlarda ihtiyacınız olacak teknik ekipman hizmetleri ile ilgili olarak lütfen bina yönetimleri ile irtibata geçiniz. Ekipman sayıları sınırlıdır. ARI Teknokent bu hizmeti sayılı teknik ekipmanlar çerçevesinde sağlamakla yükümlüdür. Daha Fazla görsel ve salon bedelleri için adresinden Salon Rezervasyon linkine tıklayınız. Ek olarak Galeri linkinden 360 derece sanal tur ile Salonları inceleyebilirsiniz. 3- Rezervasyon ve Kullanım Koşulları: Rezervasyon İçin adresindeki Salon Rezervasyon linkinden tercih edilen Salonun takvimine bakarak doluluk durumunu inceleyebilir; size uygun tarihe rezervasyon başvurunuzu yapabilirsiniz. Başvurunuzu takiben sistem tarafından başvurunun yapıldığına dair otomatik bir e-posta gönderilmekte; ardından ilgili ARI Teknokent Yönetimi nin başvuru onaylaması veya reddetmesi üzerine yine sistem tarafından e-posta ulaştırılmaktadır. Rezervasyon kaydınızı oluştururken lütfen "konu" başlığının yanına toplantınızın konu ve amacını yazmayı unutmayınız. Detaylı açıklaması verilmeyen başvurular kabul edilememektedir. ARI Teknokent ücretli veya ücretsiz tüm etkinliklerin konularının bölge mevzuatına uyması gerekliliğinden dolayı, konu bazında uygun bulmama ve rezervasyon talebini reddetme hakkını saklı tutar. Bedelli Kullanım İçin: Eğer ARI Teknokent Girişimci Firması değilseniz veya öyle olsanız bile ticari faaliyetiniz nedeniyle Salonları bedeli ile kullanacaksanız, sistem üzerinden Rezervasyon başvurunuzu takiben etkinlik amacınızı açıklayan resmi dilekçe ile kullanım talebinizi ARI Teknokent yönetimine (ariteknokent@ariteknokent.com.tr) iletmeniz gerekmektedir. Dilekçenizin onaylanmasını takiben Salon bedelini ödemeniz beklenmektedir; başvuru onayınız dilekçe onay ve ödeme sonrasında e-posta ile sistem tarafından size iletilecektir. 4

5 Salon Kullanım Süreleri ARI Teknokent Salonları nın kullanımı üzerinde tüm ARI Teknokent Girişimci Firmalarının aynı haklara sahip olmaları nedeniyle, uzun zaman önceden rezerve edilse bile, Salonların bir firmaya çok uzun süreli olarak tahsis edilmesi mümkün değildir. Girişimci firmalarımızın mağdur olmaması amacıyla Salon tahsis sürelerine sınırlandırma getirilmiştir: -ARI Teknokent Konferans Salonları ardı ardına 2 günden fazla aynı kurum ve/veya kişiye rezerve edilmemektedir. -ARI Teknokent Toplantı Salonları tam gün olarak aynı kurum ve kişiye rezerve edilmemektedir. Eşzamanlı ve Çoklu Salon Kullanımı ARI Teknokent Salonları nın kullanımı üzerinde tüm ARI Teknokent Girişimci Firmalarının aynı haklara sahip olmaları nedeniyle ve doğal olarak yoğun talep/ihtiyaç kapsamında, salonların olabildiğince her girişimci firmaya hizmet verebilmesi hedeflenmektedir. Bu amaç çerçevesinde, bir girişimci firma aynı gün ve saatte birden fazla toplantı salonunu kullanamaz. Zaten kısıtlı sayıdaki toplantı salonlarının birkaç tanesinin hatta hepsinin tek bir firmaya tahsisi, bölge içinde faaliyet gösteren ve eşit kullanım hakkı olan diğer firmaların haklarının korunması amacıyla engellenmektedir. Birden fazla salon kullanmakla ilgili kurala istisna olacak tek koşul, ihtiyaç duyulan 2., 3. ve/veya 4. salonların kullanım gününden bir gün önce saat 16:00 itibariyle halen başka bir girişimci firma tarafından rezerve edilmemiş olması olacaktır. Bu durumda girişimci firmalar haftalar veya günler öncesinden aynı gün ve saate sadece 1 (bir) salon rezerve edebilmekte; aynı gün ve saate rezerve etmek isteyecekleri ek salonlar için ilgili günden bir gün önce saat 16:00 itibarıyla salonun halen müsait olması koşuluyla ek salon rezerve edebilmektedirler. Unutulmamalıdır ki ARI Teknokent teki salonlar, girişimci firmaların günlük ve güncel ihtiyaçlarının da giderilmesi amacıyla hizmete açılmıştır. Haftalar öncesinden eşzamanlı çoklu blokajlar, salon rezervasyon sisteminde kullanım sistemini zedelemekte, suiistimale ve firmalar arası anlaşmazlığa neden olmaktadır. Bedelli Salon Kullanım ve Ödeme Koşulları: Daha önce de belirtildiği üzere ARI Teknokent Salonları bölge dışı kurum/kuruluşlar tarafından veya ticari faaliyet gerçekleştirecek olan ARI Teknokent Girişimci Firmaları tarafından bedelli olarak kullanılabilmektedir. Her iki koşulda da etkinliği gerçekleştirmek isteyen kurumların etkinlik amacını açıklayan resmi dilekçe ile kullanım taleplerini ARI Teknokent Yönetimine (ariteknokent@ariteknokent.com.tr) iletmeleri gerekmektedir. Gerçekleştirilmesi uygun bulunan etkinliklerle ilgili aşağıdaki hususlar unutulmamalıdır: Salonları bedeli karşılığında kullanmak için Salon rezervasyon başvurusu yapıldıktan sonra ilgili Salon en fazla 4 gün boyunca opsiyonlu tutulur. Bu süre zarfında salon bedeli aşağıdaki hesaba yatırılmalıdır: Türkiye İş Bankası İTÜ Ayazağa Şubesi (1281 Şube Kodu) Hesap No: IBAN : TR

6 Ödeme sonrası dekont ARI Teknokent e iletilmelidir. İletim sonrası sistem üzerinden rezervasyon resmî olarak onaylanır ve kullanıcı e-postasına onay iletilir. Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonların en az 15 gün öncesinden iptal edilmesi durumunda ödemenin %70 i iade edilebilmektedir. Bu önlemin nedeni, Salonların uzun süre önceden rezerve edilerek, aynı tarihte başka kullanım taleplerinin engellenmemesi içindir. Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonlardan önce bildirim süresi 15 günden az kaldıysa, iptal edilmesi durumunda ödeme hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin nedeni, Salonların uzun süre önceden rezerve edilerek, aynı tarihte başka kullanım taleplerinin engellenmemesi içindir. Resmî olarak onaylanan Salon rezervasyonları sadece 1 kereye mahsus olmak üzere en az 15 gün öncesinden bildirilerek farklı uygun bir tarihe ertelenebilmektedir. Yine en az 15 gün öncesinden bildirilse bile 2. Erteleme talebi, iptal talebi ile aynı koşullarda değerlendirilerek, ödemeler hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin nedeni, düzenli olarak erteleme suretiyle Salonların devamlı diğer kullanıcılara dolu görünmesini engellemektir. Rezervasyon tarihine 15 günden az kaldıysa yapılan erteleme talepleri, iptal talebi ile aynı koşullarda değerlendirilerek, ödemeler hiçbir oranda iade edilememektedir. Bu önlemin nedeni, düzenli olarak erteleme suretiyle Salonların devamlı diğer kullanıcılara dolu görünmesini engellemektir. Salonların Zarar Görmesi: Salonları kullanan tüm kurum ve kuruluşlardan, Salonların teslim alındığı gibi teslim edilmesi beklenmektedir. Zarar gören salon ve ekipmanlardan rezerve eden firma sorumludur. Salonların zararsız geri teslimi ile ilgili tüm sorumluluk rezerve eden kuruma ait olduğu için ikram satın alınan Catering firması veya salon misafirlerinin verdiği zararlardan da yine rezerve eden firma sorumludur. Olası hasara dair ücret, ilgili firmaya faturalandırılmaktadır. Catering: Salon kullanımlarında catering hizmeti almak istenirse tercihe bağlı olarak bina içindeki kafeteryalardan veya dışarıdan hizmet verecek firmalardan doğrudan hizmet satın alınabilir. Söz konusu catering hizmeti ARI Teknokent in hizmet alanı dışında kalmaktadır. Dolayısıyla yapılan anlaşmalar catering firması ile Salon kullanıcısı arasındadır. Önemli Not: Ufak çay kahve aralarında catering firmaları için ek bir alan gerekmese de biraz daha kapsamlı ikramlarda, catering firmaları ek oda/alan talep etmektedir. Bu alanda ara sıcak ısıtma, servis elemanlarının hazırlığı, bardak ve tabakların organizasyonu gibi çeşitli hazırlıklarını yapmaları gerekmektedir. Böyle bir alan ihtiyacı durumunda salon rezervasyonu yapan firmaların ek toplantı salonu rezerve etmeleri gerekmektedir. Dolayısıyla catering kararından önce, Salonu kullanacak firma ve catering firmasının yerinde ziyaret ile (bina yöneticileri eşliğinde) ikram içeriğine ve şekline karar vermeleri gerekmektedir. Catering firmasının ek bir salon ihtiyacı doğuyorsa ve ilgili alan başka firma tarafından önceden rezerve edilmişse, ARI Teknokent maalesef sorumluluk kabul etmemektedir. Bu durumda ya catering hizmetinin daraltılması ya da tarihin ertelenmesi gerekecektir. Bina içindeki kafeteryalardan faydalanmak için: 6

7 ARI 1 Catering: Okyanus Catering ARI 2 Catering: ISS Catering Salonlardaki Etkinliklerin Tanıtım ve Duyurusu Hakkında: ARI Teknokent, ticari etkinliklere aracı olmama prensibini gözetmekte; dolayısıyla Salonları bedelli/bedelsiz kullanan kurum ve kuruluşların tanıtım, etkinlik duyuru, reklam gibi bildirilerine aracılık yapmamaktadır. Etkinliğin içeriği ARI Teknokent e-listesi takipçileri için faydalı olsa bile, ücretli etkinliklerin veya ticari bir faydaya dönüşecek etkinliklerin e-posta veya afiş/broşür ile tanıtımlarına aracılık yapılmamaktadır. Toplantı Salonları ile ilgili Binalardaki Yönetim İletişim: ARI 1 Yönetim: ARI 2 Yönetim: