T.C. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

Transkript

1 BİRİNCİ BASAMAK SAĞLIK KURUMLARI BİLGİ SİSTEMİ ALIMI ÇERÇEVE İLKELERİ Özet : Bu doküman, Bakanlığımıza bağlı Birinci Basamak Sağlık Kurumları nın hizmet sunumu sürecinde elde edilen verilerin güvenli bir ortamda elektronik olarak tutulmasını, saklanmasını ve her kademedeki kullanıcıya iletilmesini bunun yanı sıra otomasyonun sağlanmasını hedeflemiştir. Toplumun sağlık ile ilgili tüm bilgilerinin elektronik ortamda saklanması, izlenmesi ve değerlendirilmesi ana amaçtır. T.C. Sağlık Bakanlığı na bağlı olarak hizmet veren Birinci Basamak Sağlık Kurumları nın Bilgi Sistemi alımları için hazırlanmış olan bu doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır. Bu doküman bir şartname örneği olmayıp kılavuz niteliğindedir. Hedef: Bu dokümanın hedeflediği personel: Proje Yöneticileri Sağlık Tesisi Yöneticileri Bilgi Sistemi Satın Alımında Görev Alacak Kurum Personeli Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü Araştırma Planlama Ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığı Doküman Sürümü: 1.0 Tarih: Ağustos 2005 Durum : Onaylı T.C. Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı

2 İÇİNDEKİLER İÇİNDEKİLER... 2 GİRİŞ AMAÇ VE KAPSAM KAPSAM TANIMLAR, KISAADLAR VE KISALTMALAR BİLGİ SİSTEMİ ALIMI İÇİN GENEL KOŞUL VE ÖNERİLER GENEL KOŞULLAR BİLGİ SİSTEMİ SORUMLUSU VE DİĞER ÇALIŞANLARIN BELİRLENMESİ 12 2 UYGULAMA YAZILIMLARI KOD ve SINIFLANDIRMA SİSTEMLERİ MERKEZ UYGULAMA YAZILIM ALTYAPISI Hasta Çıkış/Sevk İşlemi Yetkilendirme ve Yönetim Güncelleme MERNİS ile Entegrasyon Raporlama-Analiz Eğitim Modülü YEREL UYGULAMA YAZILIM ALTYAPISI Uygulama Mimarisi KULLANICI ARAYÜZÜ VERİ GİRİŞİ GÜNCELLEME DİL ÖZELLİĞİ RAPORLAMA YARDIM GÜVENLİK VE ERİŞİM SİSTEMİ MALİ KAYITLARA İLİŞKİN GENEL ÖZELLİKLER VERİ TABANI YÖNETİM SİSTEMİ TEMEL İLİŞKİSEL VERİ TABANI ÖZELLİKLERİ FİREWALL ANTİ VİRÜS PROGRAMI DONANIM EĞİTİM HİZMETLERİ GENEL KOŞULLAR EĞİTİM PROGRAMLARININ GENEL İÇERİKLERİ KONTROL VE MUAYENE METODLARI BAKIM ONARIM HİZMETLERİ

3 9.1 GENEL KOŞULLAR VE TANIMLAR DONANIM YAZILIM KORUYUCU BAKIM BAKIM ONARIMDA ALICININ YÜKÜMLÜLÜKLERİ GARANTİ KOŞULLARI DONANIM GARANTİSİ DONANIM KAPASİTESİNİN ARTIRILMASI YEDEK PARÇALAR YAZILIM GARANTİSİ EK LİSANSLAR VE YAZILIMIN GÜNCELLENMESİ OLAĞANÜSTÜ DURUMLAR YAZILIM LİSANS VE KULLANIM HAKLARI BBSK-BS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ HASTA KAYIT/KABUL MODÜLÜ İlk Başvuru ve Kayıt Tekrar Geliş Kaydı ve Kayıt Görüntüleme İşlemi POLİKLİNİK MODÜLÜ Poliklinik Kayıt İşlemleri Hasta Tıbbi Bilgi Girişi-Muayene Birinci Basamak Sağlık Kuruluşlarında Yürütülen Sağlık Hizmetleri Ekranları Nüfus Tespit İşleri-ETF Ekranı Hasta Tıbbi Bilgi Görüntüleme Tanı-Tarama İşlemi Tıbbi Rapor Hazırlama VEZNE MODÜLÜ DÖNER SERMAYE, MUHASEBE, FATURA, FİNANSMAN İŞLEMLERİ MODÜLÜ Faturalama Kurum Anlaşmaları ve Fiyatlandırmalar PERSONEL İŞLEMLERİ MODÜLÜ BİLGİ YÖNETİM, İSTATİSTİK VE RAPORLAMA İŞLEMLERİ MODÜLÜ İstatistik İşlemleri Kullanıcı Bilgileri Girişi Tetkik-Hizmet Listeleri Girişi Kurum Genel Bilgi Girişi LABORATUVAR BİLGİ SİSTEMLERİ Tetkik İstem Yönetimi Tetkik İstek Görüntüleme Tetkik Sonuç Tarama ve Görüntüleme Hasta/Örnek Etiketleme Tetkik Sonuç Girişi

4 Tetkik Raporu Hazırlama Laboratuvar Çalışmaları Raporlama RADYOLOJİ BİLGİ SİSTEMİ Radyoloji İstem Yönetimi Radyoloji Hasta Kabul Radyoloji İş Akış - Durum Takibi Radyoloji Sonuç Raporlama AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MODÜLÜ TIBBİ KAYIT ve ARŞİV

5 0.1 AMAÇ VE KAPSAM GİRİŞ Birinci Basamak Sağlık Kurumlarında kullanılacak bilgi sistemleri ile idari, mali ve tıbbî süreçler anlamında otomasyona geçilmesi amaçlanmaktadır. Bu amaçlar, Birinci Basamak Sağlık Kurumlarının tabi oldukları mevzuata göre tüm süreçlerinin bilgisayar ortamında yapılması, Birinci Basamak Sağlık Kurumlarının, ödeyici kurumlara (SSK, Bağ-kur, Emekli Sandığı, Yeşil Kart vb) mensub hastaların hak sahiplik (müstahaklık) durumlarının sorgulanabilmesi, bu hastalara yapılan işlemlerin ilgili kurum(lar)a faturalanabilmesi ve kurumun mali portresi ile ilgili gerekli rapor ve bilgilerin üretilmesi, Vatandaşlara ait sağlık bilgilerinin elektronik ortamda saklanması, daha önce yapılmış işlemlerin ve hastaya ait bilgilerin güvenli bir şekilde erişilebilirliğinin sağlanması ve bu bilgiler kullanılarak verilen tıbbî hizmetin daha kaliteli hale getirilmesi, şeklinde kısaca açıklanabilir. 0.2 KAPSAM Bilgi teknolojileri alanındaki hızlı değişime uyum sağlamak ve mevcut teknolojilerden yararlanmanın yanı sıra teknolojinin gelişimine katkıda bulunmak hedefler arasında olmalıdır. Hizmet türlerinin ve rollerinin çeşitliliği nedeniyle sağlık hizmeti sunan kurumlarında, hizmet üretiminin ve üretim yönetiminin planlanmasında ihtiyaç duyulan bilgiye erişim oldukça zor ve karmaşık bir süreç gerektirir. Bu nedenle bilgi üretimi ve bilgiye erişim yöntemleri en baştan iyi bir şekilde tasarlanmalıdır. Bilgi üretim ve erişiminde bilgisayar teknolojilerinden yararlanmanın olağanlığının yanı sıra diğer kurumlardan farklı olarak kamuya ait sağlık kurumları bilgi teknolojilerine sahip olma sürecinde, teknik, yönetsel ve finansal bazı zorluklarla karşılaşmaktadır. Bu teknik ve yönetsel zorlukların aşılmasına katkıda bulunmak amacıyla hazırlanmış olan bu doküman, bir şartname değildir. Şartname hazırlığında göz önüne alınacak birtakım önerileri içermektedir. Bilgi Sistemleri nin temel bileşenleri Yerel Alan Ağ Alt Yapısı (kablo, hub, switch, modem, router vb. elemanlardan oluşan Network), Donanım (ana sunucu, istemci bilgisayarlar, yazıcılar vb), Yazılım (İşletim Sistemleri, Sağlık Ocağı Bilgi Sistemi, İl Sağlık Müdürlüğü Bilgi Sistemi gibi Uygulama Yazılımları, Veri Tabanı Yönetim Sistemi, Firewall, Antivirüs vb. güvenlik yazılımları, vb.) ve Kullanıcılardır. Bu bileşenlerden Yerel Alan Ağ Alt Yapısı ve Donanım alımları hakkındaki bilgiler, Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından her yıl güncellenerek yayımlanan Bilgisayar ve Çevre Birimleri Alım Kılavuzu nda ayrıntılı olarak yer almaktadır. 0.3 TANIMLAR, KISAADLAR VE KISALTMALAR AÇSAP: Ana Çocuk Sağlığı ve Aile Planlaması BBSK: Birinci Basamak Sağlık Kuruluşları- BBSK-BS: Birinci Basamak Sağlık Kuruluşları Bilgi Sistemi BİM : Bilgi İşlem Merkezi 5

6 ÇKYS: Çekirdek Kaynak Yönetimi Sistemi ÇTS: Çevre Sağlığı Teknisyeni ETF: Ev Halkı Tespit Fişi GB : GigaByte Gbps : Gigabit/saniye (Gigabit Per Second) Ghz : GigaHertz HBS : Hastane Bilgi Sistemi Hz : Hertz ICD : Uluslararası Hastalık Sınıflandırması (UHS) IEEE : Elektrik ve Elektronik Mühendisleri Enstitüsü ISO : Uluslararası Standartlar Kurumu İGB: İlçe Grup Başkanlığı İSM: İl Sağlık Müdürlüğü İstekli : İhaleye giren firma KB : KiloByte KGK : Kesintisiz Güç Kaynağı KSF: Kişisel Sağlık Fişi Kurum/Alıcı/Kullanıcı : Bilgi Sistemi Alacak Olan Kurum LIS : Laboratuar Bilgi Sistemi MB : MegaByte Mbps : Megabit/saniye (Megabit Per Second) Mhz : Megahertz Ms : Milisaniye MVT: Merkez Veritabanı Ns : Nanosaniye ODBC : Açık Veri Tabanı Bağlanırlığı PACS : Tıbbi Görüntü Yönetim ve Arşiv Bilgi Sistemi RIS : Radyoloji Bilgi Sistemi Satıcı/Yüklenici : İhale edilen firma SB : Sağlık Bakanlığı Sistem : Otomasyon Sistemi SO: Sağlık Ocağı SQL : Yapısal Sorgulama Dili SUGR : Sistem ve Uyarlama Gerekleri Raporu TSHGM: Temel Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü 6

7 TSİM: Temel Sağlık İstatistikleri Modülü UPS / KGK : Kesintisiz güç kaynağı. UTP : Yalıtımsız Burgulu Çift VTYS : Veri Tabanı Yönetim Sistemi YTK: Yataklı Tedavi Kurumları YVT: Yerel Veritabanı Memur, Sigortalı, Bağkurlu, Yeşil Kartlı hasta: Tedavi giderleri devlet, kamu iktisadi teşekkülleri, bankalar, Bağ-Kur, Sosyal Sigortalar Kurumu, Emekli Sandığı ve özel sigorta şirketlerinden biri tarafından karşılanan ya da yeşil karta sahip hasta. 1 BİLGİ SİSTEMİ ALIMI İÇİN GENEL KOŞUL VE ÖNERİLER 1.1 GENEL KOŞULLAR Bilgi sistemi satın alımının ilk aşaması, olurluk çalışmasıdır. Bu çalışma için kurum yöneticileri, idari yetkililer, hekimler ve teknik kişilerin katılımıyla bir teknik komisyon oluşturulmalıdır. Bu komisyon, ihale komisyonuna teknik danışmanlık yapabilecek kişilerden oluşturulmalıdır. Kurum dahilinde yeterli sayı ve nitelikte teknik personel bulunmaması halinde diğer kamu kurum ve kuruluşlarından eleman teminine de gidilebilir. Bunun da mümkün olmadığı hallerde sistem gereklerini belirlemek üzere danışmanlık hizmeti satın alınabilmektedir. Özellikle büyük ölçekli projelerde Danışmanlık Hizmeti satın alınması önerilmektedir. Danışmanlık hizmeti alınması hakkındaki yasal düzenlemeler için 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu ve 4735 Sayılı Kamu İhaleleri Sözleşmesi Kanunu ndan yararlanılabilir. Yazılım ihtiyaçlarını ve minimum gereklerini belirlemeye yönelik çalışmaya, özellikle yazılımı kullanacak kişilerin katılımı sağlanmalıdır. Sistemlerin hasta odaklı olması uzun dönemde bilgi sistemini amacına ulaştırmada daha etkin bir yaklaşımdır. Olurluk çalışmasındaki bir diğer adım ise alınacak donanımın sayı, kapasite ve dağılımını saptamaktır. Buna uygun yapıda, gelecekte gelişmeye ve genişlemeye uygun yapıda bir ağ alt yapısının tasarımı da bu aşamada gerçekleşmelidir. Çeşitli nedenlerle, (parasal kaynak, zaman, insan gücü, öncelikler) bir kurum tüm ihtiyaçlarını karşılayacak sistemi tek bir seferde alamayabilir. Sistem kademeli olarak tamamlanabilir. Örneğin; Sadece hasta kayıt, kabul ve faturalama sistemi olan bir kurumun stok takip, laboratuar bilgi sistemi gibi sistemleri kademeli olarak ve farklı yerlerden alabilmesi ve sistemin rahatlıkla bir bütün olarak işletilebilmesi gerekir. Şartnameler buna göre hazırlanmalıdır. Bu nedenle alınacak sistemde aranması gereken en önemli özellik; sistemin açık, modüler ve belirli standartlar üzerine kurulu olmasıdır. Olurluk raporu son haline getirildikten sonra, bu raporda belirlenen esaslar çerçevesinde alınacak donanım ve yazılımın teknik özelliklerini belirten teknik ihale dokümanları hazırlanmalıdır. Bu dokümanlarda özellikle eğitim, bakım, garanti, garanti sonrası hizmetler gibi şartlar titizlikle değerlendirilmelidir. İhale dokümanlarının hazırlanma sürecinde daha önce bilgi sistemi satın almış bulunan benzer çaptaki kurumlarla temas edilerek bilgi birikimlerinden yararlanılabilir. 7

8 Şartname ve firmanın teklifi, bütünüyle ihale sonrasında yapılacak sözleşmenin bir parçası olmalıdır. Alıcı satın aldığı sistemi bir bütün olarak düşünmeli, ihtiyaca ve şartlara uygun alımlar yaparak ve işletim sürecinde doğru sözleşme yönetimi uygulayarak karşısında mümkün oldukça tek bir sorumlu bulundurmalıdır. Alınacak ürün ve hizmetlerin, bilgisayar sektöründe faaliyet gösteren firmalardan alınması gereği göz önünde bulundurulmalıdır. Yapılacak ilk yatırım, daha sonraki olası genişleme ve geliştirme maliyetleri, tek firmaya ya da markaya bağımlılık ve farklı yazılım/donanım altyapılarının bir arada çalışabilmesi gibi faktörler göz önüne alınmalı ve Alıcı için doğru tercih belirlenmelidir. Alıcı tarafından şartname hakkında gelecek soruları cevaplamak üzere telefon hattı, faks veya adresleri oluşturulmalı ve duyurulmalıdır. Teknolojinin gelişebilirliği göz önünde bulundurulmalı, alınacak sistemler yatay genişlemeye uygun olmalı, bir başka sistemle entegre edilebilmelidir. Alıcı tarafından ihale öncesinde program demonstrasyonu (DEMO) istenebilir. Satıcı bu isteği yerine getirmelidir. Alınacak iş istasyonu ve yazıcı sayıları belirlenmeli ve yakın gelecekte olası yer değişiklikleri ve kapasite artırımı mutlaka dikkate alınmalıdır. Alınacak iş istasyonu sayısının en az 1.5 katı kadar personele bilgisayar eğitimi verilebilmelidir. Başka bir deyişle, çalıştırılabilecek personel sayısının 2/3 sinden fazla iş istasyonu alınmamalıdır. Alınacak sunucu (server) kapasite ve sayısının belirlenmesinde, tutulacak kayıtların yanı sıra yazılımın hacmi, yedekleme, internet erişimi, aktif kullanıcı sayıları ve elektronik posta işlemleri de göz önüne alınmalı, bu hesaplar da olurluk çalışmasında açıkça ortaya konmalıdır. Kurulacak ağ (network) ve diğer donanım bileşenlerinin teknik özellikleri ve kalite standartları belirlenirken Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından her yıl güncellenerek yayınlanan Bilgisayar ve Çevre Birimleri Alım Kılavuzu na başvurulmalıdır tarihli ve 4077 sayılı Tüketicinin korunması hakkında kanunun 13. Maddesi hükümlerine göre donanım garantisi en az 2(iki) yıl olmalıdır. Tedarik yöntemine (satın alma, kiralama, hibe vb.) bakılmaksızın yazılım, ses, görüntü ve benzeri gayri maddi mallar için garanti süresinin en az 1(bir) yıl olması önerilmektedir. Garanti sonrasında sistemin fiziksel ve fonksiyonel olarak iyileştirilmesi, kapasite artırımı gibi iş ve işlemlerin planlaması yapılmalıdır. Garanti sonrası yazılım eğitim, bakım, onarım, teknik destek ve güncelleme hizmetlerine ait fiyatlandırmanın hangi usul ve esaslara göre yapılacağı hangi periyotlarla hangi katsayılara göre güncelleneceği teklifte yer almalıdır. Garanti sonrası alınacak yazılım ürünlerinin birim fiyatlarını belirleyebilmek için işletim sistemi, veri tabanı yönetim sistemi, ofis uygulama paketleri, antivirüs yazılımları ve Birinci Basamak Sağlık Kurumları uygulama yazılımlarına ait birim fiyatları ayrı ayrı ve toplam olarak teklifte yer almalıdır. Ancak ihale, toplam fiyat üzerinden gerçekleştirilmelidir. Sınırsız kullanıcı lisansı ya da hibe söz konusu ise bu durum belgelendirilmelidir. 8

9 Sistemin işletilebilmesi için dışarıdan eleman çalıştırmanın kaçınılmaz olduğu durumlarda bu hizmet, öncelikle bilgisayar yazılım ve/veya donanımları alanında faaliyet gösteren bir firmadan alınmalıdır. Alıcı nın mevcut donanım ve lisansları varsa ve bunların kullanılması düşünülüyorsa, yeni uygulamalarda kullanılıp kullanılamayacağının önceden bilinmesi gerekir. Bunlar arasından düşük harcamalar yapılarak upgrade ve/veya update edilebilecek olanlarının belirlenmesi teklif bedellerini etkileyebileceğinden mevcut yazılım ve donanımın en az aşağıda belirtilen içerikte şartname ekine konması önerilir. Mevcut sisteme ait bilgilerin düzenlenmesinde dikkate alınacak bazı parametreler: Ana sunucu marka, model veya performans, kapasite ve sayı(lar)sı. Bilgisayar ve çevre birimleri(masa üstü, diz üstü, avuç içi bilgisayarlar, yazıcı, barkod okuyucu vb) marka, model veya performans, kapasite ve sayıları. İletişim ağı, aktif ve pasif cihazların marka, model veya performans, kapasite ve sayıları. Kurum adına lisanslı yazılımların adı, lisans sayıları ve versiyonları (ana sunucu ve terminal işletim sistemleri, ofis paketleri, veri tabanı yönetim sistemi, (varsa) ağ yönetim yazılımları, güvenlik yazılımları, diğer yazılımlar). Kullanılan yazılım modülleri ve programlama araçları. Kurum bünyesinde bulunan ve otomasyon sistemine veri aktarabilecek durumda olan her tür elektronik, elektro-mekanik cihaz adı, sayısı, marka ve modelleri, bu cihazların kendine özgü kapasite değerleri. Ayrıca, sistemin işletilmesi ve sürekliliği ile ilgili görevli teknik görevli ve kullanıcı sayıları ve istihdam şekilleri. Teklif sahibi firma, daha önce gerçekleştirdiği ve halen yürüttüğü Birinci Basamak Sağlık Kurumları projeleri çalışmaları ile ilgili olarak kurum özelliklerini, kullanılan donanım ve yazılım konfigürasyonları ile adet, versiyon/kapasite bilgilerini açıkça belirtmeli, her bir ürün için önerdiği birim fiyatların tek tek ve toplam olarak yer aldığı bir doküman teklif ekinde bulunmalıdır. Alıcı da bu konuda yeterli temas ve incelemeleri yapmalıdır. Proje sürecinde yer alan aşamalar ve her aşama için Satıcı'nın önerdiği süreleri kapsayan bir iş planı, teklifle birlikte verilmelidir. Satıcı firma, Kurumun mevcut sisteminde yer alan verileri (bilgisayar ortamında olan ve olmayan), önerdiği sisteme aktarmak için kullanacağı yöntemi, veri giriş ve aktarma sürecini teklif ekinde detaylı olarak belirtmelidir. Satın alınan uygulama yazılımı için garanti sonrası 5 (beş) yıllık bakım sözleşmesi taahhüdü teklife eklenmelidir. Her bir aşama için öngörülen adam/ay bilgisi ile teknik eleman isimleri ve unvanları da teklifte yer almalıdır. Firma teklifinde aşağıdaki bilgileri de vermelidir: Firmada çalışan toplam yazılım/donanım mühendisi, tekniker, teknisyen veya diğer teknik personel ve eğitmen sayıları. Bu projede çalışacak elemanların özgeçmişleri, kimlik bilgileri, alanlarıyla ilgili deneyimleri ve eğitimleri. 9

10 Tekliflerin değerlendirilmesinde, teknik nitelik ve kurum ihtiyaçlarını karşılama düzeyinin ele alınması gerekir. Alıcı bunun için gereken teknik danışmanlığı verebilecek uzmanlardan yararlanmalı ve daha önce de belirtildiği gibi teknik bir komisyon kurulmalıdır. Garanti sonrası bakım, destek ve güncelleme (upgrade) maliyetlerinin, ilk kurulum maliyetlerinden daha önemli olduğu unutulmamalıdır. Teklif verenler; tüm açıklama, belge, proje ve dokümanları, dikkatle tetkik etmelidir. Teklifin verilmiş olması; teklif verenlerin her türlü inceleme ve araştırmayı yapmış olduğunu, işin tümünü veya bölümlerini yaparken karşılaşabileceği her türlü durumu göz önüne aldığını, yapılacak işin kalitesi ve miktarı hakkında tam bilgi sahibi olduğunu ifade eder. Teklif verenler, yapacakları ihale çalışmaları ve masraflarla ilgili olarak hiçbir tazminat ve şartname dışı ek ürün/hizmet sağlanmadıkça ek ödeme talebinde bulunamamalıdır. Alıcı gelen teklifleri değerlendirirken, gerekli gördüğü durumlarda teklif sahibi ya da temsilcisini açıklama ve görüşme için çağırabilir. Teklifler iki kopya olarak teslim edilmelidir. Tekliflere şartnamede belirtilen madde numara sıralarına göre ve madde numarası belirtilip gerekli detaylı açıklamalar yapılarak yanıt verilmesi değerlendirmeyi kolaylaştırabilir. Sistem kullanıma girdikten sonraki ikinci ayda, tüm sistemin en yüklü biçimde çalıştığı durumlarda (bütün iş istasyonları çalışırken) yalnızca bir tek kaydın sorgulanması, kayıt eklenmesi, kaydın değiştirilmesi ya da silinmesi gibi bir işlemin tamamlanması için 4 saniyeden fazla süre gerekmemelidir. Bu koşul oluşturulacak muayene komisyonunca, kesin kabul öncesinde mutlaka gözönüne alınmalıdır. 4 saniyeden fazla zaman gerektiren kullanıcı istemlerinin iyileştirme çalışmaları yapılmalı ve sonuçlar ayrıca değerlendirilmelidir. İsteklinin, kurumda kesintisiz hizmet verebilecek yapılanmaya sahip olması beklenmelidir. İstekliler iş deneyimlerini belgelemelidir. Eğer bu şart yerine getiriliyorsa; halihazırda bu yazılım kullanılıyor olmalıdır. İstekliler teklif dosyalarında yerine getiremeyecekleri konuları ayrı bir başlık altında açıkça belirtmeli, tüm maddelere şartnamedeki madde numaralarını belirterek tek tek anlaşılır şekilde cevap vermelidir. Analiz, tasarım ve yazılım geliştirmeye ilişkin dokümanların uygun içerikli birer kopyası Alıcı ya verilmelidir. Hazır uygulama yazılımları değil de ilk kez geliştirilecek bir uygulama yazılımı söz konusu ise analiz, tasarım ve yazılım geliştirme çalışmaları Alıcı ya ait bir ortamda, Alıcı ve Satıcı nın katkılarıyla, sistemli bir şekilde, mutlaka dokümante edilmeli ve bir kopyası da Satıcı ya verilmelidir. Yazılım lisans belgeleri iş istasyonu sayısına, sunucu işlemci sayısına göre ya da sınırsız olarak düzenlenebilir. Satıcı ve Alıcı en geç uygulama yazılımının sisteme yüklenmesiyle birlikte lisanslama işlemlerini tamamlamış olmalı ve bu durum 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserlerini Koruma Kanunu nda belirtilen yasal gereklere uygun olarak belgelenmelidir. Yazılımların kullanımı ile ilgili doğabilecek mali ve yasal sorumlulukların yerine getirilerek kuruma teslimi tamamen Satıcı ya ait olmalıdır. Uygulama Yazılımının üzerinde çalıştığı VTYS ve işletim sistemi dahil tüm yazılımlar kurum adına lisanslandırılmalı ve lisans bedelleri Satıcı tarafından karşılanmış olmalıdır. 10

11 İsteklinin ISO 900X Kalite Güvence Sistemi Sertifikasına sahip olması tercih nedeni olmalıdır. Satıcı, donanımlar dahil sistemin düzenli ve kesintisiz olarak 24 saat çalışmasını temin etmelidir. İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Veri Tabanı Yönetim Sistemi ve İşletim Sistemlerinin ismini ve sürüm(versiyon) bilgilerini bir belge halinde tekliflerinde sunmalıdır. İstekliler teklif ettikleri uygulama yazılımının % 100 uyumlu olduğu Sunucu ve iş istasyonlarının marka ve model seçeneklerini bir belge halinde tekliflerinde sunmalıdır. Sistem kurulduğunda Satıcı, sistem ve veritabanı üzerinde en üst düzeyde kullanıcıya sahip kullanıcının (administrator, root, vb) adını ve şifresini gerektiğinde kullanılmak üzere idareye kapalı bir zarfla teslim etmelidir. Kullanıcı adı ve şifresinde değişiklik yapılması durumunda yenileri aynı gün kurum idaresine teslim edilmelidir. Alıcı ve Satıcı bu bilgilerin 3.şahıs, diğer firmalar, kurum ve kuruluşlara karşı güvenliğini sağlamakla müştereken sorumludur. Satıcı; sistemin yoğunluğunun az olduğu saatlerde günlük, haftalık, aylık ve yıllık olarak tüm verilerin yedeklerini yeterli sayıda ve farklı fiziksel ortamlara manuel ve/veya otomatik olarak almalı ve kurumun belirlediği bir yerde ve kurumdaki teknik-idari bir personelin sorumluluğunda saklanmak üzere teslim etmelidir. (Varsa) Önceden mevcut olan ve sisteme dahil edilebilecek istemci bilgisayarların, sisteme entegrasyonunu ve bağlantısını Satıcı yapmalıdır. Birinci basamak bilgi sistemlerinde (eğer kullanılacaksa) barkod yazıcılarla ilgili ayarlamalar (paper size, back feed ve sensor ayarları gibi) Satıcı nın sorumluluğunda olmalıdır. Donanım üzerinde yapılan ayarlamalara ek olarak Satıcı, ayarları otomatik yapan bir yazılımı da vermekle yükümlüdür. Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Genelge, Yönerge, talimatlar, yeni istekler ve değişiklikler zamanında yerine getirilmelidir. Doküman ve raporların çıktısı mevzuat ve kullanıcı istekleri doğrultusunda düzenlenmelidir. Bu düzenlemeler 1 haftayı geçmemelidir. Uygulama yazılımları kurumdaki tüm birimlerde yapılan her türlü işlemin anında kaydedilmesini sağlayacak kolaylıklara sahip olmalı, işlem kaçağına kesinlikle meydan vermemelidir. Satıcı, Alıcı nın istediği süre içinde sistemi asgari ihtiyaçları karşılar ve çalışır bir duruma getirmelidir. Bu süre, şartnamede açık bir şekilde ifade edilmiş olmalıdır. Bu süre sonunda Muayene ve Kabul Komisyonunca bir ara değerlendirme yapılmalıdır. Denetlenen sistem, komisyon tarafından yeterli görülürse bir sonraki aşamada kesin kabul işlemlerine geçilmelidir. Ancak kullanıcıların görüşlerine başvurmadan ve sistemden alınan raporlar tatmin edici bir nitelik kazanmadan Kesin Kabul yapılmamalıdır. Garanti ya da sözleşme süresi içerisinde programa yeni modül ve raporların eklenmesine dair maliyetler için, kriterler önceden belirlenmeli ve bu gibi durumlarda ödenecek bedel tekliflerde yer almalıdır. Koruyucu bakım ve teknik destek hizmetlerinin zamanında yerine getirilmesi ise Satıcı nın sorumluluğunda olup Satıcı bu hizmetlerden dolayı ayrıca bir ücret talep etmemelidir. 11

12 Sistemde tutulan tüm veriler ve lisans bedeli ödenmiş olan tüm yazılımların kullanım hakkı Alıcı ya aittir. Sözleşme herhangi bir şekilde sona erdiğinde sistem çalışır vaziyette ve veriler en son haliyle Alıcı nın istediği formatta Satıcı tarafından Alıcı ya teslim edilmelidir. Sistemde tutulması gereken tüm veriler sözleşme süresi sona erdiğinde sisteme kaydedilmiş olmalı ve sistemden üretilebilecek tüm rapor, çıktı ve faturalar kusursuz olarak üretilmiş olmalıdır. Alıcı mevcut yazılımı tümüyle ya da kısmen uygulamadan kaldırıp yeni bir yazılımı uygulamaya alacak olur ise yeni yazılım çalışır hale gelene kadar Satıcı kendi yazılımına ücreti karşılığında destek vermelidir. Şartname ve sözleşme buna göre düzenlenmelidir. Sağlık Bakanlığı nca istenen ya da istenecek olan standardizasyon uygulamalarına (TSİM, ÇKYS v.b.) adaptasyon, Satıcı nın yükümlülükleri arasında olmalıdır. Sistemin sağlıklı bir şekilde çalışması ve performansı açısından gerekli olabilecek donanım ve parçalar, kurulum aşamasında belirlenip Alıcı ya bildirilmelidir. Kesin Kabul öncesinde ve diğer gerekli durumlarda Satıcı nın çalışmaları Muayene Komisyonu tarafından gerekli görüldükçe denetlenebilmelidir. Bu denetlemelerde sözleşmeye uymayan durumlar tespit edildiğinde, Satıcı ya yazılı olarak bildirilmelidir. İş ve işlemlerin yürütülmesi sırasındaki her türlü ulaşım ve iletişim giderleri Satıcı ya ait olmalıdır. Satıcı orijinal yazılımlar ve veriler üzerinde (bakım, uyarlama, güncelleme, düzeltme, yedekleme vb. işlemleri hariç) kurumun yazılı izni olmadan köklü değişiklikler yapmamalıdır. Garanti süresince gelişen teknoloji doğrultusunda Alıcı, donanım entegrasyonu ya da program ilaveleri ve değişiklikleri istediği taktirde, (malzeme ve lisanslar hariç) gerekli ilave ve entegrasyonlar Satıcı tarafından ek ücret talep edilmeksizin yapılmalıdır. Satıcı ek ücret talep etmeksizin sistem planlaması, gerekebilecek idari düzenlemeler ve donanım seçimi gibi konularda danışmanlık hizmeti verebilmelidir. Satıcı ve Alıcı nın adresi değişse bile karşılıklı tüm yükümlülükler aynen devam etmelidir. Taraflar yükümlülüklerini karşı tarafın yazılı izni olmaksızın devredememelidir. Uygulama yazılımlarının sisteme yüklenme aşamasında, yüklenen yazılımın verimli çalışmaması ya da durması halinde, Satıcı eski sistemi en fazla l(bir) saat içerisinde devreye sokabilecek tedbiri almalıdır. Bilgi ve belgelerde herhangi bir yanlış veya yanıltıcı beyan kanaati oluşması durumunda gerekli yasal işlemler yapılarak söz konusu teklifler değerlendirme dışı bırakılmalıdır. 1.2 BİLGİ SİSTEMİ SORUMLUSU VE DİĞER ÇALIŞANLARIN BELİRLENMESİ Bilgi sistemleri konusunda eğitimli, deneyim sahibi işgücünün kurumlarda istihdamı uzun vadeli çözümü olan bir sorun olduğundan mevcut şartlar dahilinde akılcı çözümler üretilmelidir. Kurumlarda kurulacak bilgi sistemlerinin başarılı bir şekilde işletilebilmesi için yeterli sayı ve nitelikte personel, kalıcı olacak şekilde görevlendirilmelidir. Sistemin kabulünden sonra Satıcı ve Alıcı arasındaki koordinasyon, Alıcı tarafından görevlendirilen bilgi işlem sorumlusu tarafından sağlanmalıdır. 12

13 Sistemin sağlıklı bir şekilde işletilebilmesi ve firma bağımlılığının azaltılması için eğitim gerekleri bölümünde belirtilen Sistem Bakımı ve Onarımı, İletişim Altyapısı Bakım ve İşletimi, Çok Kullanıcılı İşletim Sistemi, VTYS konularında yeter sayıda personel mutlaka eğitilmeli ve sadece proje kapsamında görevlendirilmiş olmalıdır. Bilgisayar Okur Yazarlığı Eğitimi, Uygulama Yazılımı Kullanıcı Eğitimi ise yukarıda anılan personel dahil kullanıcı olması muhtemel yeter sayıda personele verilmelidir. 2 UYGULAMA YAZILIMLARI Dokümana konu olan Uygulama Yazılımı, iki şekilde değerlendirilmelidir. Sağlık Ocaklarının kullanacakları Uygulama Yazılımları, AMAÇ başlığında belirtilen faydaları temin edecek nitelikte bir paket program veya kuruma özel geliştirilmiş bir uygulama olabilir. Bu uygulamanın teminini sağlık ocakları kendileri yapabilirler. Bu durumda, Uygulama Yazılımı Sağlık Ocağının ihtiyaçlarını karşılamalı ve kurumla Sağlık Grup Başkanlıkları/İl Sağlık Müdürlükleri arasındaki idari, mali ve tıbbî raporlamalar için gerekli çıktıları üretebilmeli ve çıktıları alınabilmelidir. Ancak, bu Uygulama Yazılımlarının temini, bir İl Sağlık Müdürlüğü veya İlçe Grup Başkanlıkları tarafından sağlanıyor ve birden fazla sağlık ocağının bir merkeze bağlanarak elektronik ortamda ürettikleri verileri göndermesi amaçlanıyorsa, bu durumda sağlık ocakları için alınacak Uygulama Yazılımında ek bazı özellikler aranmalı ve proje bu mimariye göre tasarlanmalıdır. Bununla birlikte, Sağlık Ocağı Uygulama Yazılımlarının bağlandığı ve veri gönderdiği merkez tarafta da bir Uygulama Yazılımı daha olmalı ve kurumun (İl Sağlık Müdürlüğü veya İlçe Grup Başkanlığı) talepleri ve ihtiyaçları doğrultusunda çıktılar, raporlar üretebilmelidir. Bu ayırımı net olarak ifade edebilmek için Sağlık Ocaklarında kullanılacak olan Uygulama Yazılımı Yerel Uygulama, merkez tarafta kullanılacak olan Uygulama Yazılımı Merkez Uygulama olarak adlandırılacaktır. Doküman içerisinde Merkez Uygulama ile ilgili gereksinimler ve Yerel Uygulama nın Merkeze sadece bağlanması durumunda ihtiyaç duyacağı gereksinimler, seçilen alım yöntemine göre değerlendirilmelidir. ÖNEMLİ: Eğer, sadece sağlık ocağı için bir Yerel Uygulama temin ediliyorsa, hem Merkez Uygulama ya hem de Yerel Uygulamanın Merkez Uygulama ile haberleşmek için ihtiyaç duyacağı özelliklere ihtiyaç duyulmayacaktır. Bu durumlarda ilgili maddeler dikkate alınmamalıdır. 2.1 KOD ve SINIFLANDIRMA SİSTEMLERİ Bilgi üretimi ve paylaşımı için ortak bir dilin kullanılması gerekmektedir. Bu amaca da hizmet eden bazı ulusal ve uluslararası kodlama ve sınıflandırma sistemleri mevcuttur. Bu sistemlerden bazıları hakkındaki bilgiler aşağıda yer almaktadır. Sağlık Bilgi Sistemleri kapsamında kullanılması ilke olarak benimsenecek olan bu bölümdeki kod sistemleri, Sağlık Bakanlığı nın Web sitesinde ( ) STANDARTLAR başlığı altında belirli periyotlarla güncellenerek ilan edilecektir. Birinci basamak sağlık kurumları bilgi sistemlerinde en az aşağıdaki parametrelerin kod ve/veya sınıflandırma sistemleri ile tanımlanabilir olması gerekir; a. Kuruluşlar b. Bireyler 13

14 c. İlaçlar, tıbbi malzeme ve hizmetler d. Laboratuvar tetkikleri e. Tanılar ve tedaviler Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşların Döner Sermaye İşlemlerini yürütmekte olan Döner Sermaye Saymanlıklarında halen kullanılmakta olan Tek Düzen Muhasebe Sisteminde(TDMS) kullanılacak olan kurum kodları, gerekli olabilecek diğer alanlarda da aynen kullanılmalıdır. Bu konu ile ilgili bilgilere Bakanlığımızın sayfasından ulaşılabilmektedir. Bu sayfada Döner Sermaye Saymanlıkları Standart Tek Düzen Hesap Planı ve Tek Düzen Hesap Planı Üzerine Genel Açıklamalar bölümleri de yer almaktadır. Yazılım altyapı düzenlemeleri yapılırken bu bölümlerden faydalanılmalıdır. Bilgi sistemleri ve istatistik uygulamalarında, hastalıkların standart terimlerle tanımlanması ve/veya sınıflandırılması gereği vardır. Bunun için yaygın kullanılan sistemlerden biri ICD-10 (International Statistical Clasification of Diseases and Related Health Problems, 10th Revision) dir. Türkçe ye çevirisi yapılmış olup Bakanlığımızın web sitesinde yayımlanmıştır. Birinci basamak sağlık kurumlarında 3 kırılımlı yapı kullanılacak olup, hastanelerden yapılan geri bildirimler için dördüncü kırılımda programda yer alacaktır. Ölüm nedenlerinin tespitine yönelik bilgilerin kodlanacağı doküman da Bakanlığımızın web sitesinde yayımlanmıştır. Hasta ve personel kayıtları T.C. Kimlik Numarası üzerinden takip edilmelidir. Hastanelerdeki klinik departman isimleri için adresinde periyodik olarak ilan edilen kod ve adlandırmalar kullanılmalıdır. İlaç ve Eczacılık Bilgi Sistemleri için kullanılması benimsenen sistem, ATC (Anatomic, Therapeutic, Chemical Classification System) dir. İlaç ve diğer sarf malzemelerin stok giriş ve çıkış işlemlerinin koordinasyonu ve ücretlendirilmesi için ise yazılımların EAN-13 Bar Kod Sistemini ve benzeri sistemleri desteklemesi gerekir. Verilen hizmetlerin ücretlendirilmesinde halihazırda Bütçe Uygulama Talimatı (BUT) kullanılmaktadır. Bütçe Uygulama Talimatı (BUT) her yıl güncellenerek yayınlanmakta ve sağlık hizmeti veren kurumlarla hizmet satın alan kurumlar arasındaki finansal ilişkinin esaslarını belirlemektedir. Tıbbi cihazlar ve malzemeler için ulusal bir kodlama sistemi geliştirme çalışmaları sürdürülmektedir. Bakanlığımız ve ilgili sivil toplum kuruluşları ile ortaklaşa sürdürülen bu çalışma sonlandırıldığında tüm kurumlarımıza ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlara duyurulacaktır. Tıbbi cihaz ve malzemelerin, stok giriş-çıkış işlemlerinde ilaçlarda olduğu gibi Barkod destekli uygulamalar kullanılmalıdır. Sistemin geliştirilmesinde tıbbi cihaz ve sarf malzemeler için Sağlık Bakanlığı tarafından kabul gören kodlama sistemlerinden (örneğin; Global Medical Device Nomenclature (GMDN) veya benzer başka bir kod sisteminden) yararlanılmalıdır. Bilgi Sistemi alınması planlandığı andan itibaren kuruma ait bina, kat, oda, makine, cihaz, araç, gereç, taşıt, personel ve ilişki içinde bulunulan tüm tedarikçi ve satın alıcı kurumlarının adı, niteliği ve sayıları belirlenmeli ve listelenmeli ve benzersiz bir kod üretilerek kodlanmalıdır. 14

15 2.2 MERKEZ UYGULAMA YAZILIM ALTYAPISI Hasta Çıkış/Sevk İşlemi Merkez Uygulama, web tabanlı veya istemci sunucu mimaride olabilir. Merkez Uygulama ile Yerel Uygulamalar arasında yapılacak olan haberleşme, veritabanlarının karşılıklı konuşması şeklinde değil, XML Web Servisleri aracılığıyla olmalıdır. Merkez Uygulama ile Yerel Uygulamanın yapacağı haberleşmede, haberleşme protokolü olarak XML web servisleri ile de uyumlu olan HL7 3.0 standardının uygulanması tercih edilmelidir. (HL7, Sağlık ile ilgili uygulama ve cihazların kendi aralarında haberleşebilmek için kullandıkları uygulama seviyesinde bir protokoldür. Daha geniş bilgi için adresine müracaat edilebilir) Yetkilendirme ve Yönetim Bu modül ile, yerel uygulamaların merkezle bağlantı kurmaları sırasında kullanacakları hesapların tanımlanması ve gruplandırılması mümkün olmalıdır. Merkezde tanımlanacak kullanıcı hesapları, yerel uygulamadaki uygulama yöneticileri (administrator) olacaktır. Bu hesapları kullanan doktorlar (veya ilgili sorumlular) yerel uygulama için başka yerel kullanıcı hesapları tanımlayabilecektir. Yerel uygulamadaki uygulama yöneticileri dışında tanımlanan yerel kullanıcı hesaplarının kaydı merkezde tutulmayacaktır Kullanıcılarla ilgili en az şu bilgileri vermelidir: Kullanıcı listesi, Oluşturulan gruplar ve üyeleri, Kullanıcının en son ne zaman ve toplamda kaç defa merkeze bağlandığı, Kullanıcının en son hangi versiyonu yüklediği, Kullanıcı bazında merkeze gönderilen verilerinin neler olduğu, ne zaman gönderildiği ve varsa gönderilmek üzere bekleyen verilerin listesi, Bu bilgilerin genel olarak gösterildiği raporlar Güncelleme Merkezden yerel uygulamadaki tüm form, alan, nesne ve sorgularla ilgili güncellemeler yapılabilmeli, bunların yenisi eklenebilmeli veya mevcut olanlar değiştirilip/silinebilmelidir. (Yerel Uygulamalarda, otomatik güncelleme imkanı sağlayan Akıllı İstemci (Smart Client) mimarisi tercih edilmelidir.) Yerel Uygulama arayüzünde yapılan değişikliklerin, varsa YVT yapısında gerektirdiği değişiklikler de bu modül ile yapılabilmelidir. 15

16 Tüm bu güncellemeler için çok esnek bir arayüz hazırlanmalı ve işlem adımları en aza indirilmelidir. Uygulama, uzaktan güncellemenin sorunsuz çalışabilmesi için gerekli tüm rutinleri kullanmalıdır MERNİS ile Entegrasyon Yerel uygulama ile kesin kaydı yapılmak istenen hastaya ait bilgiler (T.C. Kimlik No, Adı, Soyadı, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, ve Baba Adı, Anne Adı, Nüfusa Kayıtlı Olduğu İl) alınarak kimlik bilgileri, MERNİS ten doğrulanmalıdır. Bu doğrulama işlemi için halen MERNİS tarafından bir web servisi hazırlanmaktadır. İhalenin sonuçlanması ve uygulamanın kabulünden önce bu servis devreye alınır ise, bu sorgulama bir web servisi ile yapılmalıdır. Aksi halde ilgili URL ye ( hasta ile ilgili bilgiler gönderilip sitenin vereceği cevap ilgili sayfadan okunarak bu doğrulama yapılabilmelidir. Bu işlem, tamamen kullanıcıdan bağımsız ve merkezdeki web servisleri aracılığıyla arka planda gerçekleşmeli, kullanıcı hastanın MERNİS Numarası kontrolü için ayrıca MERNİS web sitesine erişmek zorunda kalmamalıdır Raporlama-Analiz Merkez Uygulama, mevzuata göre Sağlık Ocaklarının Sağlık Grup Başkanlıklarına ve İl Sağlık Müdürlüklerine ve göndermeleri gereken rapor ve istatistik çıktılarını, Yerel Uygulamalardan elektronik ortamda gelen verilerden otomatik olarak elde edebilmelidir. (Bu raporlar, İSM lerinde sağlık istatistikleri ile ilgili TSİM uygulamasına girilen bilgilerdir) Merkezde tutulacak tüm verilerin detaylı analizi ve raporlanması için esnek bir raporlama aracının/modülünün olması gerekmektedir. Alınan raporlar, en azından.doc,.xls ve.pdf formatlarına dönüştürülebilmelidir. Başlangıçta merkezde tutulması düşünülen ve yerel uygulama tarafından merkeze aktarılması istenen bilgiler, analiz ve tasarım aşamasında belirlenecektir Eğitim Modülü Sağlık Ocağı çalışanlarının eğitimi için kullanılacak tüm dokümanlar, bu modül ile yönetilebilmelidir. Gerekli dokümanlar, yaygın olan formatlarda (pdf, doc,html) Merkez Uygulama kullanıcıları tarafından sisteme kaydedilebilmeli ve bu dokümanlar, Yerel Uygulama kullanıcıları tarafından kendi yerel veritabanlarına (veya disklerine) kaydedilebilmelidir. Daha sonra bu dokümanlar, Yerel Uygulamanın çalıştığı bilgisayarda bulunan uygun yazılımlarla açılıp okunabilmelidir (Bunun için gerekli olan yazılımlarörneğin Ms Office, Adobe Reader vb Yüklenicinin sorumluluğunda olmamalıdır). İstenildiğinde eğitim dokümanları ile ilgili değişiklik yapmak oldukça kolay olmalıdır. 16

17 2.3 YEREL UYGULAMA YAZILIM ALTYAPISI Uygulama Mimarisi Yerel Uygulama, Merkez Uygulama ile birlikte projelendirilir ve dolayısıyla her iki uygulamanın karşılıklı haberleşmesi ihtiyacı ortaya çıkarsa, Yerel Uygulamanın Smart Client mimaride geliştirilmesi tercih edilmelidir. Bu mimari, uygulama üzerinde yapılacak değişikliklerin otomatik versiyon güncelleme ve veri senkronizasyonu özelliklerinin kullanılmasını sağlamaktadır. Yerel Uygulama, istemci-sunucu mimaride yada web tabanlı olabilir. Ancak, yaygın olan uygulama geliştirme platformları (MS.NET, Java, Delphi vb) tercih edilmelidir. Yerel Uygulamalar ile Merkez Uygulama arasında yapılacak olan haberleşme, veritabanlarının karşılıklı konuşması şeklinde değil, XML Web Servisleri aracılığıyla olmalıdır. Merkez Uygulama ile Yerel Uygulamanın yapacağı haberleşmede, haberleşme protokolü olarak XML web servisleri ile de uyumlu olan HL7 3.0 standardının uygulanması tercih edilmelidir. (HL7, Sağlık ile ilgili uygulama ve cihazların kendi aralarında haberleşebilmek için kullandıkları uygulama seviyesinde bir protokoldür. Daha geniş bilgi için adresine müracaat edilebilir). İstekliler uygulama yazılımını modüler olarak önerecektir. Kurum idaresi, işleyiş ve ihtiyaçları göz önüne alarak yazılıma sınırlama ya da ilaveler isteyebilir. Veri hangi modül/arayüz tarafından girilirse girilsin; gereksinim duyan diğer modüller/arayüzler yetkileri dahilinde bu veriye ulaşabilmelidir. Belirli işlemler ortak kullanılan veriler aracılığı ile kontrol edilebilmeli ve tetiklenebilmelidir. Sistemlere yeni modüllerin/işlevlerin ilavesi, değiştirilmesi ya da silinmesi mümkün olmalı, bu işlemler hizmetleri aksatmamalı ve bu durumdan sistemin bütünü etkilenmemelidir. Tarih bilgisi her yerde 8 basamaklı ve 10 karakter uzunluğunda GG/AA/YYYY formatında tutulmalıdır. Uygulama yazılımı programcı müdahalesini asgari seviyede tutmaya yönelik düzenlemelere sahip olmalıdır. Uygulama yazılımı Türkçe olmalı, tüm sıralamalar ve karşılaştırmalar Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir. Uygulama yazılımı, sunucu işletim sistemi (SOS) olarak Solaris, UNIX, Linux, Microsoft Windows 200X Server gibi endüstri standardı sunucu işletim sistemlerinden en azından bir tanesi ile uyumlu olmalı ve bu SOS üzerinde kusursuz çalışmalıdır. Uygulama yazılımı, istemci işletim sistemi (COS) olarak Windows 2000 Professional, Windows XP Professional gibi endüstri standardı istemci işletim sistemleri mimarisine uygun olmalı ve bu COS'lar üzerinde uyumlu çalışmalıdır. Uygulama yazılımı, hizmetin her kademesinde barkod uygulamalarını destekliyor olmalıdır. (Hastaların ikinci gelişlerinde otomatik hasta tanıma, hasta bazında faturaya hizmet, ilaç ve sarf malzemeleri girişi, kurum dahilinde hizmet veren tüm personele kod ve barkod tanımlanması gibi) 17

18 Barkodla yapılan okumalarda hem Türkçe Q Klavye hem de Türkçe F Klavye desteği olmalıdır. Kurumlara kesilen faturaların tutarının, hem kurum bazında hem de hasta bazında geri dönüşü takip edilebilmelidir. Programda kullanıcı giriş ve hakları yönetimi ve güvenlik üst seviyede olmalıdır. Provizyon işlemleri Yerel Uygulama ile doğru bir şekilde yapılabilmeli. Eğer bağlantı sorunları yüzünden veya provizyon servisleri çalışmadığı için provizyon işlemleri yapılamıyorsa; yapılamayan işlemler daha sonra yapılabilmelidir. Yerel Uygulama, ödeyici kurumların sonradan alınacak provizyon işlemleri hakkında belirleyeceği mevzuata uygun olmalıdır. 2.4 KULLANICI ARAYÜZÜ Uygulamalar Grafiksel Kullanıcı Arayüzü (GUI) olmalıdır. Uygulamalar veri katmanı (Data Layer), iş katmanı (Business Layer) ve kullanıcı katmanı (User Layer) sağlayabilen, çok katmanlı bir mimariye sahip olmalıdır. Kullanım kolaylığı sağlamak için, çoktan seçmeli ve arama menülerinde, kullanıcının sık kullandığı seçenekler (ICD-10 hastalık kodları, ATC ilaç kodları vb), ilgili alan/menü açıldığında kullanım sıklığına göre sıralanabilmelidir. Uygulamalarda, kayıtların fiziksel silme işleminden önce kullanıcı uyarılmalıdır. Uygulamalarda, kayıt ekranlarında yer alan bilgi alanlarına girişi ve kontrolü kolaylaştıracak bileşenler (tarih, saat, tarih saat, tamsayı, not, metin, ataç, URL, şifre, uzun metin, fotoğraf, vb.) bulunmalıdır. Listelerde istenen sütuna göre (uzun metin alanları hariç) azalan veya artan sıralama (Sorting) yapmak mümkün olmalıdır. Uygulamalarda, kullanıcı, listelerde yer alan sütunları ve sütun sıralamasını değiştirebilmelidir. Uygulamalarda gerekli olan yerlerde, kullanıcı listelerin boyutunu büyütme ve küçültme imkanına sahip olmalıdır. Böylece kullanıcı bir listede aynı anda gördüğü kayıt sayısını değiştirebilmelidir. Uygulama ekranlarında, kullanıcının görebileceği kayıtların toplam sayısı ve izlenilen kaydın kaçıncı kayıt olduğunu gösteren bilgiler bulunmalıdır. Uygulamalarda, kullanıcının çalışması sırasında dolaştığı ekranları takip ederek, hızlı geri dönme (tarihçe) imkanı sağlanmalıdır. Geri dönme işleminde, kullanıcı daha önceki çalışmasında hangi kayıt üzerindeyse yine aynı kayda dönebilmelidir. Uygulamalarda, kayıt üzerinde yapılabilecek işlemler, tek bir ekran aracılığı ile yapılabilmelidir. Farklı işlemler için (yeni kayıt, silme, güncelleme), farklı ekranların açılması gerekmemelidir. Uygulamalarda, alan girişlerinde kullanılan tanım bilgilerinin (parametreler, sabitler vb) idaresi için ekranlar olmalıdır. Söz konusu tanım bilgileri yetki verilen kullanıcılar tarafından istenildiğinde güncellenebilmelidir. Uygulamalarda, kayıt alanları gereğe göre, sadece okuma, yazma-okuma şeklinde gösterilmelidir. Sadece okumaya izin verilen alanlar, diğerlerinden farklı renkte olmalıdır. 18

19 2.4.1 VERİ GİRİŞİ Veri girişleri, uygun kodlar kullanılarak yapılmalıdır. Kullanıcı biliyorsa kodu doğrudan girebilmeli, değilse kodların açıklamalarını otomatik olarak listeletip, istediği kodu seçebilmelidir. Sistemde kullanılan kodlar, Sağlık Bakanlığı ve kurum yönetimi tarafından belirlenmiş kodlarla uyumlu olmalıdır. Veri girişleri mümkün olan yerlerde barkod desteği ile sağlanmalıdır. Sistemde veri bütünlüğünü koruyacak denetimler bulunmalı ve tutarsız veri girişi engellenmelidir. Programlar gerekli olan yerlerde, aralık (range) ve tutarlılık (consistency) kontrolünü yapmalı ve mümkün olan yerlerde hataları kendisi düzeltmelidir. Program, mümkün olduğunca, hatalı veri girişlerinde, kullanıcıyı zaman kazandırmak için otomatik seçenekler sunup kullanıcının seçenekleri seçerek hatayı düzeltmesine yardımcı olmalıdır. Bilgi girişi esnasında, mümkün olan her alanda hazır listelerden faydalanma, gerekli yerlerde istenilen veri alanlarına ilk değer atama, tarih, gün, saat, yaş, vb. değerlerin ilgili alanlara otomatik olarak girilmesi, sık kullanılan alanlarda otomatik doldurma işlevinin kullanılması, hazır listelerde liste elemanına girilen harflerle kısa sürede ulaşma gibi veri girişi sırasında kullanıcı hatalarını en aza indirgeyecek ve kullanım kolaylığı sağlayacak kontrollere sahip olmalıdır. Yazılımda kullanılacak hasta arama yöntemi klasik karakter-karakter birebir uygunluk değil benzer Türkçe karakterler de göz önüne alınarak (U yerine Ü, G yerine Ğ gibi) aramayı kapsamalıdır. Aramayı hızlandırmak için gerekli diğer alanlar aynı ekranda bulunmalıdır. Güncelleme ve sorgulamalarda, sistemde bulunan bilginin seçilmesi ve kullanılmasına olanak sağlanmalıdır. Kullanıcının; kayıtlarına sıklıkla ihtiyaç duyduğu ya da işlemini tamamlamak üzere beklettiği hastaları "gözlem listesi" adı altında oluşturulan bir hızlı erişim listesine alması mümkün olmalıdır. Hastaya verilen hizmetlerin belirli bir zaman diliminde tekrarlanma sayısı için üst sınır tanımlanabilmeli ve sınıra yaklaşıldığında ve/veya aşıldığında otomatik uyarı sağlanmalıdır. Hatalar için uygun mesajlar ekranda belirmeli ve kullanıcı uyarılmalıdır. Verilerin tutarlık kontrolleri ve modüller/işlevler arası çapraz kontroller yapılabilmelidir GÜNCELLEME Güncelleme sadece anahtar olmayan alanlarda yapılabilmelidir. Kritik alanlardaki değiştirme ve silme ancak yetki ölçüsünde yapılabilmelidir. Güncelleme ve özellikle sorgulama ekranlarında manuel bilgi girişi yapılmaktan ziyade sistemde mevcut bilgiler ve varsa kodlar seçilerek kullanılmalıdır. Güncelleme sonrası da tutarlılık kontrolleri yapılabilmelidir. 19

20 Hastanın bazı bilgilerinde yanlışlık olması durumunda (kurumunun yanlış girilmesi, ikamet adresinin yanlış girilmesi ya da değişmesi vb.) bu hastaya ait kayıtlar veri bütünlüğü bozulmadan (örneğin hizmetin sunum tarihi değişmeden) geriye yönelik olarak düzeltilebilmelidir. Hizmet verilen kurumlardan herhangi biriyle çalışılan ücretlendirme mekanizması değiştiğinde eski kayıtlar yeni fiyatlara uygun hale getirilebilmeli, bunu yaparken kaydı silip yeniden açmak gerekmemelidir. Özellikle Döner Sermaye işlemleri, kapatılmış muayeneler ve Adli Vaka lara ait önceki kayıtların değiştirilmesi engellenmiş olmalıdır DİL ÖZELLİĞİ Tüm ekranlar ve raporlar Türkçe olmalıdır. Tüm sıralamalar, karşılaştırmalar ve sorgulamalar Türkçe alfabeye göre yapılmalıdır. Kullanılan menü, dosya, alan, değişken, tablo vb. isimlendirmeler Türkçe ve anlamlı olmalıdır. Para, tartı, uzunluk vb. konularda Türkiye'de geçerli yerel birimler kullanılmalıdır. Tüm yazılımda Türkçe karakterlerin aynı kodlarla (TSE tarafından haziran 1989 tarih ve TS 5881 sayı ile kabul edilen 15 Mayıs 1989 tarihli ISO/IEC 8859/9 standardı) tanımlanması, ve Türkçe karakter, Türkçe(F) veya (Q) klavye ve program desteği sağlanması gerekmektedir RAPORLAMA Raporlarlamada da hiyerarşik yetkilendirme mümkün olmalıdır. Üretilen raporlar amacına uygun ve kolay okunabilir olmalıdır. Kullanıcı hazırlanan raporu ekranda görme, rapor hazırlama aşamalarında geri-ileri gitme ya da iptal etme olanaklarına sahip olmalıdır. Raporun büyüklüğü ile ilgili sayfa/satır uzunluğu gibi bilgiler ekranda izlenmelidir. Hazırlanan raporların ayrıca kayıt edilmesi mümkün olmalıdır. Raporlar sadece veri tabanı verilerine dayanılarak hazırlanmalıdır. Kullanıcılar hazırlanmış ve onaylanmış raporları değiştirememelidir. Yeni rapor tanımlama ve rapor formu oluşturma süreci kolay ve parametrik olmalıdır. Kullanıcı tarafından oluşturulmuş olan raporlar, istendiğinde ofis uygulamalarına gönderilebilmelidir. Raporlamalar, olabildiğince esnek yapıya sahip olmalıdır. Üretilen her türlü raporda değişik bölüm/servis vb. kriterlere göre filtre seçenekleri bulunmalıdır. Tüm raporlar, programlama gerektirmeden, istendiğinde yetkili kullanıcılar tarafından yeniden üretilebilmeli, raporlar daha sonra kullanılmak üzere saklanabilmelidir. Uygulama yazılımları, rapor ve veri çıktılarını, model ayırımı yapmadan her türlü yazıcıdan çıkartabilmelidir. Raporlar ofis uygulamalarına tek tuş yardımı ile aktarılabilmelidir. Kullanıcı nın istediği çoklu parametrelerle sorgu yapılabilmeli ve rapor alınabilmelidir. 20