YURTLAR ÖĞRENCİ BAŞVURULARI, PLANLAMA VE GİRİŞ İŞLEMLERİ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 1. AMAÇ YURTLAR ÖĞRENCİ P Sayfa : 1 / 5 Koç Üniversitesi Rumeli Feneri Kampusu ve Batı Kampus içerisinde yer alan yurtlar için lisans öğrenci başvurularının alınmasını ve lisans öğrencilerinin giriş işlemlerine ait usul ve yöntemleri belirlemek. 2. KAPSAM Bu prosedür, Koç Üniversitesi Yurt Müdürlüğü ve Mali İşler Direktörlüğü personeli ile yurt binalarında yaşayan tüm öğrencileri kapsar. 3. REFERANSLAR Y Koç Üniversitesi Öğrenci Yurdu Yönergesi 4. SORUMLULUKLAR Bu prosedürün hazırlanmasından Yurt Müdürü sorumludur. Bu prosedürün uygulanmasından Genel Sekreter sorumludur. Yöntemin uygulanması ve koordinasyonundan Yurt Müdürlüğü sorumludur. Ön Kayıt Bedeli ni ödememiş ve/veya bir önceki dönemden yurt ve 200 TL. üzerinde depozito borcu olan öğrencileri listesinin mutabık kalınan sürelerde iletilmesinden ve öğrencilerin yurt/depozito ücretlerinin takibinden Mali İşler Direktörlüğü sorumludur. 5. TANIMLAR 5.1. Day / Gündüz: Sabah 08:30 akşam 17:30 saatleri arasındaki çalışma zamanıdır Pm / Akşam: Akşam 17:00 gece 01:30 saatleri arasındaki çalışma zamanıdır 5.3. Night/ Gece: Gece 00:00 sabah 08:30 saatleri arasındaki çalışma zamanıdır Akademik Takvim: Öğretim yılı boyunca planlanan sınav ve organizasyonların yer aldığı takvim Mali İşler Direktörlüğü: Koç Üniversitesi Mali İşler Direktörlüğü, akademisyenlere, araştırmacılara ve idari personele mali mevzuat, finansal, vergisel ve muhasebesel bilgileri sağlar. Muhasebe ve finans uygulamalarını VUK, TTK, Yüksek Öğretim Mevzuatı, Vakıf Yükseköğretim Kurumları Yönetmeliği, Koç Holding Mali İşler Prosedürleri ve Koç Üniversitesi Mütevelli Heyet kararları doğrultusunda gerçekleştirir : Koç Üniversitesi dahilinde e-posta olarak duyuru yapabilmek için kullanılan sistemdir KUAIS: Derslere kayıt, not girme, kurs notlarını saklama, ders programı, sınıf rezervasyonu, yurt yerleşimleri ve öğrenciler hakkında kişisel bilgilerin tutulduğu elektronik ortam Lisans : Dört yıllık eğitim veren bölümlerde okuyan öğrencilerdir Oda Giriş Senedi: Yurtlara girişte öğrenciler ile karşılıklı imzalanan belgedir. Yurtlarda ortak alan ve odalarda bulunan demirbaş eşyaları ve sayısını içermektedir Yurt Sözleşmesi: Yurtlara girişte öğrencilerin KUAIS sisteminden on-line olarak kabul ettikleri belgedir Koç Üniversitesi Öğrenci Yurdu Taahhütnamesi: Yurtlara girişte öğrencilerin KUAIS sisteminden Yurt Sözleşmesi ile birlikte çıktısını alarak imzaladıkları belgedir. 6. TEMEL PRENSİPLER Yoktur.

2 P Sayfa : 2 / 5 7. YÖNTEM 7.1. Lisans Yurt Başvurusu Yurt Başvuru Duyuruları: Yurt Planlama Uzmanı tarafından, Mart ayının üçüncü ve dördüncü haftası arası müteakip dönemin yurt başvuru tarih ve esaslarını belirleyen duyurular hazırlanır. İlgili duyurular Mart ayının dördüncü haftasından itibaren başvuru tarihi bitimine kadar düzenli olarak, den tüm öğrencilere e-posta olarak gönderilir Yurt Başvurularının Alınması: Öğrenciler KUAIS sitemi üzerinden yurt başvurularını yaparlar ve KUAIS sistemine başvurularını kaydederler. Duyurularda belirtilen tarihlerde TL Ön Kayıt Bedeli ödemelerini yaparlar.(yurt burslu öğrenciler bu ödemeden muaftır.) Daha sonra Yurt Müdürlüğü ofisine gelerek, belgelerini teslim eder ve başvurularını tamamlarlar. İlk defa yurtlarda kalacak olan öğrencilerden istenen belgeler; KUAIS çıktısının imzalanmış nüshası, Nüfus Cüzdanı fotokopisi ve var ise Sağlık durumlarını gösteren rapordan oluşmaktadır. Yurt Müdürlüğü, hafta içi mesai saatlerinde başvuru alımı ile ilgili görevlendirdiği Yurt Sorumluları aracılığı ile öğrenci yurt başvurularını alır. Öğrenci başvuru evrakları yurtta kalan ve kalmayan olarak ayrılarak öğrenci soy isimlerine göre alfabetik olarak klasörlenir Yurt Planlaması Tüm lisans öğrencileri (yeni ve eski girişli öğrenciler) farklı tarihlerde kendi KUAIS şifreleri ile KUAIS sistemi üzerinden yurt başvurularını yaparlar. Tüm yurt başvuruları KUAIS sisteminde Dorm Placement sayfasında parametrelerine göre görünür. İlgili yılın erkek ve kız öğrenci yurt başvuru sayısına göre, kız ve erkek yurt binası dağılımı belirlenir. Öğrencilerin Bölge kodları ÖS ikamet adresleri baz alınarak belirlenir. Öğrencinin algoritmik puanı aynı oda için uygun ve öğrenci tercihi bu standartta oda ise, sistem öğrenciyi aynı odasına atar. Öğrencilerin yurt yerleştirmeleri ve oda standartlarının belirlenmesi için yapılan Algoritma (bkz ek 1) da Bölge Kodu ve Sınıfı olmak üzere iki parametre esas alınmıştır Bölge Kodu: Öğrencilerin ÖS adreslerine göre bölge kodu sıralaması aşağıdaki gibidir: - 0. Bölge Şehir dışı - 1. Bölge (Tuzla, Silivri vs.) - 2.Bölge ( Kartal, Bakırköy vs.) - 3. Bölge ( Kadıköy, Bahçelievler) - 4. Bölge ( Kavacık, Fatih) - 5. Bölge ( Sarıyer, Etiler) Öğrencinin Sınıfı: Öğrencinin sınıfı planlamada öncelik bakımından önemlidir. Üst sınıfların planlamasında tercihlerine öncelik verilir. Yurt Planlamasında Sınıf ve Bölge Kodu haricinde değerlendirilen kriterler aşağıdaki gibidir: Burslu Öğrenciler: 2011 ve sonrası girişli burslu öğrenciler için: ÖBB grubuna girmiş öğrenciye Ana kampüs çift kişilik oda verilir. %100 burslu tüm öğrencilere yurt odası verme zorunluluğu vardır. Oda standardı sınıf, ikamet algoritmasındaki puanına göre belirlenir. Bu öğrenciler, banyolu odalara, tek kişilik odalara ve tüm yerleştirmelerden sonra, yer kaldığı takdirde, ücret farkını ödemek kaydıyla

3 P Sayfa : 3 / 5 yerleşebilir. Burslu listesi, KUAIS sistemi içerisinde yer alan, Öğrenci Dekanlığı ve Kayıt Kabul Müdürlüğü tarafından güncellenen Dorm Scholars listesinden alınır. Eski girişli burslu öğrenciler mezun olana kadar 2010 yılı yerleştirme esaslarına göre yerleştirilir Sağlık Raporlu Öğrenciler: Öğrencilerin yurt başvuruları esnasında beyan ettikleri sağlık raporları kurum doktoruna iletilir. (Raporda Kurum Doktoru nun kaşesi ve cevabı olur.) Kurum doktoru tarafından iletilen cevaba göre öğrenciye oda planlanır. Sisteme başvuru formunda sağlık raporu olan öğrenciler Yurt Müdürlüğü tarafından işaretlenir. Taleplerine göre odaları planlanır Exchange Öğrenciler: Tüm exchange öğrencilere oda verilme zorunluluğu vardır. Exchange öğrenciler de KUAIS üzerinden on-line başvuruda bulunur ve ilk tercihlerine yerleştirilir. Her exchange öğrencinin yanına, Türk öğrenci planlanmaya çalışılır Yurt Kural İhlali Olan Öğrenciler: Yurt Uyarı Cezası olan öğrenciler, algoritmada kendi kategorisinin son bölümüne atılarak planlaması yapılır. İki uyarı cezası olan bir cezası olandan sonraya geçer (örneğin 40 da bulunan 100 kişiden kural ihlalsiz olanlar önce yerleşecek, kural ihlalli olanlar kendi 40 içinde kural ihlali sırasına göre en son yerleşebilecek). Disiplin sebebiyle yurda kesin alınmayacak öğrenci var ise, oda planlamasının dışında tutulur Yurt Borcu Olan Öğrenciler: Mali İşler Direktörlüğü tarafından bildirilen listeye göre TL Ön Kayıt Bedeli ni ödememiş ve/veya bir önceki dönemden yurt ve 200 TL. üzerinde depozito borcu olan öğrencilere yurt odası planlanmaz. Sistem bu öğrencilere otomatik olarak e-posta gönderir Güz Dönemi Sonunda Çıkış Yapan Öğrenciler: Güz dönemi sonunda akademik nedenler dışında çıkış yapan öğrencilerin, bir sonraki güz dönemi için yapacakları yurt başvuruları yedek listeden değerlendirilir Fener Kampüs ve Batı Kampüsü ne yerleşimlerde aşağıda belirtilen konular esas alınır: Oda planlamasında bir bölge kodunda yer alan öğrencilerin; tamamına yer verilebiliyor ise öncelik üst sınıflardan başlar (örneğin 40, 30, 41, 20, 42, 43, 44, 45, 31, 32, 33, 34, 35, 10, 21, 22, gibi), tamamına yer verilemiyor ise öncelik alt sınıflardan başlar. Fener Kampus te bulunan banyolu odalara sistem tarafından planlama yapılmaz Eski girişli öğrencilere, her yıl Ağustos ayının ilk haftası, yurt oda planlamalarının yapılacağına dair asil liste duyurusu e-posta yolu ile gönderilir. Öğrenci planlamalarının tamamlanması sonrasında, yurt planlama sonuçları yine e-posta yolu ile öğrencilere duyurulur. Kendilerine tahsis edilen yurt odalarının tiplerinden memnun olmayan öğrenciler, her dönemin ilk ayı içerisinde bir defaya mahsus olmak üzere, oda değişim talebinde bulunabilir. Talepler oda müsaitliğine göre değerlendirilir. 8. ÜCRET:

4 P Sayfa : 4 / 5 Lisans öğrencileri depozito ve TL Ön Kayıt Bedeli ile dönemlik (4 aylık) ücret arasındaki farkı, yurt girişinden önce ödemek durumundadırlar. 2. dönem (4 aylık) yurt ücretini Aralık ayında öderler. Bahar dönemi sonrası Yurt Müdürlüğü nün çıkış için duyurduğu en son tarihte yurtlardan çıkmak zorundadırlar. 9. YURT GİRİŞLERİ 9.1. Öğrenciler Yurt Müdürlüğü tarafından yapılan duyurularda belirtilen son tarihe kadar yurt ödemelerini yaparlar. KUAIS sistemi üzerinden kendilerine planlanan yurt odalarını Yurt Müdürlüğü tarafından duyurulmuş olan son tarihe kadar kabul ederler. Kabul işlemi sırasında Y Koç Üniversitesi Öğrenci Yurdu Yönergesi ni de okur, yurt kurallarını on-line olarak kabul ederler. Daha sonra KUAIS sistemi üzerinden F20--P01-02 Yurt Sözleşmesi ve Taahhütnamesi nin çıktısını alırlar. Yurt girişi için Yurt Müdürlüğü Ofisi ne gelirler ve F20--P01-01 Oda Giriş Senedi, KUAIS sistemi üzerinden çıkarttıkları F20--P01-02 Yurt Sözleşmesi ve Taahhütnamesi ni, Yurt Sorumlusu ile karşılıklı olarak imzalayarak yurt oda kartını teslim alırlar. F20--P01-01 Oda Giriş Senedi düzenlenerek kart öğrenciye teslim edilir. Öğrenciler, oda demirbaşlarındaki eksik ve hasarı, oda tesliminden itibaren 1 hafta içinde Yurt Müdürlüğü ne iletmekle yükümlüdürler. Aksi takdirde tüm eksik ve hasardan öğrenci sorumludur. Eksik ve hasarlı malzemenin ücreti depozitodan kesilir Öğrencilerin yurt ücreti ödemelerini ve depozitolarını Mali İşler Direktörlüğü takip eder. 10. KAYITLAR EK 1: Yurt Yerleştirmeleri ve Oda Standartlarının Belirlenmesi Algoritması EK 2: F20--P01-01 Oda Giriş Senedi EK 3: F20--P01-02 Yurt Sözleşmesi ve Taahhütnamesi 11. GÖZDEN GEÇİRME Bu prosedürü gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Yurt Müdürü ne aittir. Gözden geçirme her yıl Nisan ayında yapılır. 12. DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU Değişen sayfa Tarih Değişiklik Değişikliği yapan Yeni Yayın

5 P Sayfa : 5 / 5 D a ğ ı t ı m Rektörlük Ofisi Genel Sekreterlik Ofisi Yurt Müdürlüğü Uygunluk Onayı (Yurt Müdürü) : Uygunluk Onayı (Genel Sekreter) : Yürürlük Onayı (Rektör) :