nininci sor,0n{ a) Miidiir b) Sef c) Memurlar d) Igqiler corev ve CALIgMA YONETMELiCi

Transkript

1 T.C. CEKMEKOY BELEDiYE BA$KANLIGI YAZI i$leri MODURLUGU corev ve CALIgMA YONETMELiCi nininci sor,0n{ Amag, Kapsam, Dayanak, Tanrmlar ve Tegkilat Yaplsr, Baflrhk Amag MADDE f - (1) Bu y<inetmeligin amacr, Qekmekdy Belediye Bagkanhgr Yazr igleri Mtidiirliiliiniin kurulug, gdrev, yetki ve sorumluluklan ile gahgma usul ve esaslannr diizenlemektir. Kapsam MADDE 2 - (l) Bu Ydnetmelik ilgili mevzuat gergevesinde Qekmekiiy Belediye Bagkanhlr, Yazr iqleri Mtidiirliiliiniin kuruluq g6rev, yetki ve sorumluluklan ile Belediyemiz ve Y azt igleri M[diiLrliiliinde g6rev yapan personelin gahqma usul ve esaslarr, yetki ve sorumluluklanm kapsar. Dayanak MADDE 3 - (l) Bu y6netmelik; 5393 sayrh Belediye Kanunu, 5216 sayrh Btiyiikgehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat hiikiimlerine istinaden hazrrlanmrgtrr. Tanlmlar MADDE 4 - (l) Bu Ydnetmelikte gegen: a) Belediye: Qekmekdy Belediyesi'ni, b) Baqkanhk: Qekmekdy Belediye Baqkanh!r'm, c) Enctimen: Qekmekriy Belediye Enciimenini, g) Meclis: Qekmekdy Belediye Meclisini, d ) Mtidiirli.ik : Yazr ig leri Miidiirliifiii' nii e) Mtidiir: Yazr igleri Miidtirii'nti, f) Personel: Yazr Ipleri Miidiirliilf Personelini g) Y<inetmelik: Yazr igleri Miidiirliigii Gdrev ve Qahgma Y6netmeligini ifade eder. Personel ve teqkilat yaprsr MADDE 5 - (l ) Yazr lgleri MUdtirliiliiniin Personel yaprsr aga[rda belirtilen gekildedir. a) Miidiir b) Sef c) Memurlar d) Igqiler.L

2 e) Sdzlegmeli Memurlar f) Hizmetli Personel g) Diler Personel (2) Miidiirliili.in teqkilat yaprsr agalrdaki gibidir. a) Miidiir b)gef c)meclis Btirosu d) Enciimen B0rosu e) Nikah Bi.irosu f.1kurum Argiv Biirosu g) Genel Evrak Biirosu h) Bilgi Edinme Kalemi r) Kalem Biirosu aa)biiro Personeli bb) Kurye cc) Birim Mutemedi dd) Gergeklegtirme Gdrevlisi ee)birim Tagrnrr Sorumlusu fd Birim KYS Sorumlusu gg )Birim Halkla ili$kiler Sorumlusu Ba!hhk MADDE 6 - (1) Yaa Igleri Miidtirlii[ii, Belediye Baqkamna veya g<irevlendireceli Bagkan Yardrmcrsrna balhdrr. Bagkan bu gdrevi bizzat veya gdrevlendireceli kigi eliyle yiiriitiir. Giirev yetki ve sorumluluklar MADDE 7 - irixci BOLiiM Miidiirliiliin Giirev Yetki ve Sorumluluklar (1) Evrak akrgrnrn diizenlenmesi ve argivlenmesi, meclis ve enciimen kararlannrn ahnmasr, nikah akitlerinin yaprlmasr. BIMER ve Kurum Argivi ile ilgili i9 ve iglemlerini yiiriirliikteki mevzuat hiikiimlerine gdre yii,riitmekle gdrevli olan Miidiirliigiin g<irev yetki ve sorumluluklan agalrdaki gibidir; a) 5393 Sayrh Kanununun Belediye Meclisine yiikledili sorumluluklann yerine getirilmesinde koordinasyon g6revi yapar, Meclis toplantrlannr siiresi igerisinde ilan edilmesini sallar, Meclis toplanh tutanaklannl tutar, toplantrlarr kayda alrr, kayrtlarrn kaset giiziimlemesini yapar ve argivler. Meclis kararlannm yazrhmrnr saplar ve birer niishasrnr argivler. Karar dzetlerini ilgili birimlere ulagtrrrr. Meclis kararlarr ve g0ndemini intemette yayrnlanmasr iglemlerini yapmak. \l l1

3 b) 5393 Sayrh Kanununun 33. maddesine istinaden Belediye Bagkam tarafindan Enciimen iiyesi olarak gdrevlendirilen Yazr Igleri Miidiirti, mahiyetinde gahgan elemanlar aracrhlr ile Enciimenin gahqma kogullannr ve karar ahnmasmr saflar. Kararlarr dikte eder. Enciimen kayrt defterine karar numarasr vererek ahnan kararlan kayrt yapar. Ilgili onaylardan sonra karar suretlerini teklifrn geldi[i birimlere ula$trnr. Karar asrllannr srrasrna g6re dosyalama ve argivle iglemlerini yiilriitmek. c) Belediyeye gelen tiim ewak ve belgeleri, postalan zimmetle teslim alrr. Konulanna giire evrak ve belgelerin aylnmlm ve kaydrnr yaparak imza iglemlerini tamamladrktan sonra ilgili birimlere zimmetli olarak ulagtrnlmasrnr, aynl gekilde tiim birimlerden gelen evraklann da gerekli yerlere sevkiyatrnr diizen iginde sallamak. g) 5393 sayrh Kanun ve Medeni Kanunla Belediye Baqkanrna gdrev olarak verilen resmi nikah iglemlerini Bagkamn onayr ile g<irevlendirecefi evlendirme memuru aracthlr ile yapar. Evlendirme memurlugu gdrev ve sorumluluk agrsrndan bu y<inetmelik hiikiimlerine uymakla yetkili ve sorumludur. d) Birim Argivlerinden Kurum Argivine devri yaprlan argivlik malzeme niteligi taqryan materyallerin, Qekmekiiy Belediyesi Argiv Hizmetleri Y<inetmeligi hiiktimleri gerelince teslim, saklama, kullandrrma ve imha siireglerinin takip edilmesini sallar sorumludur. e) BIMER ve Bilgi Edinme sorumlularrndan olugan bilgi edinme kalemi genel olarak "4982 sayrlt Bilgi Edinme Hakkr Kanununa gdre yapllacak bagvurularr kabul edilmesi, izlenmesi, sonuglandrnlmasr ve bagvuru sahibine bilgi verilmesi" ig ve iglemlerini y0rtitmek. f1 Qekmekdy Belediyesinin iiyesi oldulu Birliklerle ilgili olarak ig ve iqlemleri yiiriitmek. (2) Yan igleri Miidiirliifii, bu ydnetmelikte sayrlan gdrevleri ve tarih ve 5393 sayrh Belediye Kanunu ve yiiri.irliikteki diler kanun ve ydnetmelikler gergevesinde yapmaya yetkilidir. (3) Yazr Igleri Miidiirltifii, Belediye Bagkamnca verilen ve bu ydnetmelikte tarif edilen gdrevler ile ilgili yasalarda belirtilen gdrevleri gereken 6zen ve dikkatle yapmak ve yiiriitmekle sorumludur. UqUxc0 BOLtiM Miidiiriin Atama, Giirev Yetki ve Sorumluluklam, Vekalet Miidiiriin atanmasr MADDE 8 - (1) En az Onlisans veya Lisans egltimi veren fakiiltelerden veya bunlara denkligi yetkili makamlarca kabul edilen yurt igi ve yurt drgrndaki ripretim kurumlanndan mezun olmak ve diler iist normlardaki gartlarr taymasl ararur. Miidiiriin giirev yetki ve sorumluluklarr MADDE 9 - (1) Bu ydnetmelikte sayrlan gd,revleri ve 5393 sayrh Belediye Kanununa dayanarak Belediye Bagkarunca kendisine verilen tiim gdrevleri kanunlar gergevesinde yapmaya yetkilidir. (2) Belediye Baqkanrnca verilen ve bu yiinetmelikle tarif edilen gdrevler ile ilgili Kanunlarda belirtilen gd'revleri zamamnda, verimli ve diizenli qekilde yiirutiilmesini ve koordinasyonu sa!lamak.

4 (3) Miidtirliikte qahganlar arasrnda g6rev bdliimii yapmak, izin, hastahk ve gekilme gibi nedenlerle aynlanlarrn yerine, bir bagkasrnr 96revlendirilmesi ve hizmetlerin aksamamast igin gerekli 6nlemleri almak, mesai takibini yapmak. (4) Miidiirliik iglerinin planh ve programh bir gekilde gahgmalannrn dtizenleyerek, personel arasrnda uyumlu igbirlili ortamr kurulmasrnr sallamak ve galtgmalannr izlemek. (5) Miidorlnliin l. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatr dolrultusunda iglemleri ytiriitmek. (6) Yazr tgleri Mtidiirlii[tinii Bagkanhk makamrna kargr temsil etmek. (7) Mldiirliigtn yiinetiminde tam yetkili kiqidir. Miidiirliigiin her tiirlii gahgmalannr diizenlemek. (8) Miidiirltpiintin Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Miidiirliiliik personelinin l. Sicil ve Disiplin amiridir. (9) Yazr igleri Miidtirliilii diler M0diirlik ve Kuruluqlarla koordinasyon sallayarak iglemlerin yerine getirilmesinin temin etmek. ( l0) Kanun ve baskanhk makamrnca verilen her tiirlii ek gdrevi yapmak. (11) Miidiirltile ait Biitgeyi, Stratej ik Planlar, Performans Programrnr hazrrlamak ve Faaliyet Raporlarrnr stratejik planlara uygun olarak yapmak ( 12) Personelin Performans Belgelerini diizenlemek. ( l3) Enciimen Uyesi segildili takdirde. Enciimen Toplantrsrna katrlmak. (14) Miidiirliik igi ydnergeler yayrnlar belgelerin ilgililere dalrtrmrnr gergeklegtirir. Miidorltkte yaprlan gahgmalarla ilgili olarak belli arahklara toplantrlar diizenlemek, gahgmalan de[erlendirmek. (15) G6rev alanr ile ilgili uygulamada ortaya grkan aksakhklar ile ilgili tedbirleri almak. Baskanhk Makamrna teklifte bulunmak. (16) Yukarrda sayrlan gdrevleri ve 5393 Sayrh Kanuna dayanarak Belediye Bagkanrnca kendisine verilen tiim gdrevleri kanunlar gergevesinde yapmaya yetkilidir. (17) 5393 sayrh Kanun ve Medeni Kanunla Belediye Bagkanrna g6rev olarak verilen resmi nikah iglemlerini Bagkanrn onayr ile gdrevlendirilen evlendirme memurlannca yaprlan tiim yazrqmalarda onay ve paraf vermek, Evlendirme Memurlu[una ait ig ve iglemlerin takibi ve koordinasyonunu sa$lar. (18) Kurum Bilgi Edinme ve BIMER Yetkilileri Yazr Igleri Miidiidiigti personeli olduklarrndan, bu personellerin ig ve iglemlerinin takibi, kontrolii ve koordinasyonunu satlar. (19) Kurul iiyesi olarak miiracaatlan delerlendirmek tizere toplantrlara katrlrr ve ahnan kararlara iltirak eder. (20) Disiplin Kurulu'nda memurlar ile ilgili i9 ve iqlemleri yiirtittir. (21) Belediyemiz Miidiirliikler arasr Koordinasyon toplantrlanna katllmak Yazr igleri Miidiirliilii ile ilgili bilgileri aktarmak ve dnerilerde bulunmak. Diler Miidtirliik ve Kuruluglarla koordinasyon sallayarak iqlemlerin yerine getirilmesinin temin etmek. Vekalet MADDE l0 - (l ) Miidiirtin izinli veya raporlu oldulu durumlarda igleyigin aksamamasr igin Bagkanhk onayr ile uygun gdriilen personel Miidtir Vekili olarak s6revlendirilir.

5 Seflerin atanmasr D6RDONCO BOLUM $ef ve Diler Personelin Giirev Yetki ve Sorumluluklarl MADDE 11- (l) En az Lise tahsili yapmrq bilgi beceri ve deneyimi ile ;ef olmak igin yeterli vasrflarr taqryan olumlu sicil almrg memurlar arasrndan mevzuata uygun olarak Baqkanhk onayr ile atanrr. $efin gdrev, yetki ve sorumluluklarr MADE 12 - (l) Miidiire ballt olarak gahgrr. Mtidiirliikte gah$an ve kendine balh olan ttim memur, iggi, stajyer ve yardrmcr hizmetler personelinin ti.im iq ve iqlemlerini zamamnda etkin ve verimli yaprlmasrnr kontrol eder, denetler ve Miidiire bilgi verir. (2) Birimdeki personelinin gah$malanndan, biiro iqlerinden, evrak diizeninden birinci derecede sorumludur. (3) izinli veya raporlu olan diler qeflerin yerine giirevlendirilmesi halinde veya gdrevlendirme yaprlmasa bile di$er birim geflerinin yerine iglerini yiiriitmekle miidiire kargr sorumludur. (4) Miidiirliikte gahgan ve kendine bagh olan tiim memur, iggi, stajyer ve yardrmcr hizmetler personelinin ti.im ig ve iqlemleri ile disiplinleri ile ilgili diler ig ve iglemleri diizenler (5) *Stratejik Plan", "Performans Programi', "Faaliyet Raporu" hazrrlanmasr-takibi ile ilgili i9 ve iqlemleri diizenler. (6) Miidiirliik biitqesinin hazrrlanmasr iglemlerini yapar, yaptrnr. (7) Standart Dosya Planr ile ilgili i9 ve iqlemleri dtizenler. (8) Kurum Bilgi Edinme Yetkilisi olarak Bilgi Edinme ile ilgili i9 ve iglemleri diizenler. (9) Resmi Evraklarrn kontrolii paraflanmasr vs Resmi Yazrgmalar ilgili i9 ve iqlemleri diizenler. '^ (10) Birim igi Ayhk Toplantrlarrn Koordinasyonu ve Toplantr Tutanaklannrn yazrlmasr ile ilgili i9 ve iglemleri diizenler. (l l) Belediye Bagkanhk Dtizeyi Birimler Arasr Ayhk Koordinasyon Toplanfisr igin Ayhk Birim Faaliyet Raporunun Hazrrlanmasr ile ilgili iq ve iqlemleri diizenler. (12) Posta Ucret Makinesi'ne Kontdr ve Posta Pulu ahmlan iqin iideme emri belgelerinin hazrrlanmasr ile ilgili i9 ve iglemleri diizenler. ( 13) Aynca mtidiiriin verdili difer tiim gdrevleri de yerine getirmekle yiikiimltidiir. Meclis biirosunun giirev, yetki ve sorumlulufu MADDE 13 - (1) 5393 sayrh Kanunda belirtilen giinlerde Belediye Meclisinin toplantr yapmaslnl koordine etmek. (2) Belediye Meclisine Bagkanhk Makamrndan havaleli gelen teklifleri bilgisayar ortamrnda kayda almak. (3) Gdriiqiilen ve komisyona havale edilen teklifleri, Karanm yazarak Komisyona vermek. (4) Komisyon tarafindan hazrrlanan Raporlarr toplantrda Belediye Meclisine sunulmasr iglemlerini yapmak.

6 (5) Karara ballanan tekliflerin kararlarr yazrhp imzalanmasrru mtiteakiben imar tadilatr ve Biitge ile ilgili kararlann Biiytikgehir Belediyesine g6nderilmesi igin ilgili Miidiirliiliine gdndermek; diler kararlan da siiresi iginde mahallin en biiytik Miilki Idare Amirine gdndermek. (6) Kesinlegen Meclis Kararlarrnrn iizetleri yedi g0n iginde uygun araglarla halka dulurmak. (7) Kararlann ashm Meclis Karar Klasdriine, suretlerini de Meclis Karar Suretleri Dosyasrna kaldrrmak. (8) Meclis Kararlanrun bir sureti ilgili mtidiirliile zimmetle teslim etmek. (9) Denetim Komisyonu olugturulmasr ile ilgili iqlemleri yiiriitmek. ( l0) Denetim Komisyonu gahqmalannrn sekretarya gdrevini yerine getirmek. (11) Denetim Komisyonu raporunu meclise havalesi ve oylanmasrm sallamak. (12) Meclis Uyeleri, Komisyon tiyeleri ve Denetim Komisyonu iiyelerinin huzur haklarrnr almasrnr sa$lamak. (13) Aynca miidiirtin verdigi diger tiim gdrevleri de yerine getirmekle yiikiimliidiir. Enciimen biirosu giirev, yetki ve sorumlululu MADDE 14 - (1) Enciimenin tespit olunan giinlerde toplantrsrm koordine etmek. (2) Bagkantrk Makamrndan Enciimende gdriiqiilmek iizere havale edilen dosyalar bilgisayar ortamrnda kayda almak. (3) Giindemi oluqturmak, olugturulan giindem maddeleriyle birlikte EnciiLrnen toplantrsr giinii ve saatinde, enciimen salonunda giiriigiilmeye hazrr hale getirmek. (4) Karara baglanan teklifler karar defterine kayrt edilip, kararlarr yazmak ve imzaya sunmak. (5) Kararlarr, Teklifi veren ilgili miidiirliiliine gereli yaprlmak izere g6ndermek. (6) Tiim Enciimen Kararlannrn numara slrasr vererek klasdrleyerek argivlemek. (7) Ayrrca miidiirtin verdi[i diler tiim gdrevleri de yerine getirmekle yiikiimliidiir. Nikah biirosu giirev yetki ve sorumlululu MADDE 15 - (1) Evlendirme Memurluluna usuliine uygun gelen baglurularr kanunlar ddhilinde kabul etmek ve bu baqvurularr Nikah Miiracaat Defterine kayrt etmek. (2) Nikah akdi igin miiracaat edenlerin evraklannrn y<inetmelik hiiktmlerine gdre tam ve noksansrz oldulunu kontrol etmek ve kontrolden sonra nikah igin gtin vermek. (3) Makbuz kargrhlr akit iicretlerini tahakkuka ba[lamak. (4) Evlenme kiitngiine "Memis" tutanaklanna kayrtlarr gegmek. (5) Ciizdanlarr hazrrlamak ve kayrtlarr Niifus miidiirliiliine bildirmek. (6) Uluslararasr Aile Ci.izdanr Ahmr igin gerekli belgeleri olugturmak ve Mal Miidtrliiltinden temin etmek. (7) Nikah ile ilgili belge, evrak ve dok0manlarrn argivlenmesini sallamak. (8) Yazr ieleri Miidiirii'niin bagkaca verdili gdrevleri tam ve noksansrz olarak zamanlnda yadmakla sorumludur.

7 (9) Evlendirme $efi; a) Igleri organize etmek, diler personeli denetlemek, gdrev b6liimii yapmak, aksakhlarr Miidiire bildirmek, b) MiidUrii tarafrndan verilen gtirevleri Miidiir adrna yiiriitmek, c) Yaprlan tiilrn yazrgmalarda Miidtiriin onayrm ve parafinr almak, g) Evlendirme Memurlupuna ait ig ve iplemlerden M0diire kargr sorumludur, Kurum arqiv biirosu gdrev yetki ve sorumlulufu MADDE 16- (l) Kurum Argiv hizmet ve faaliyetlerinin yiiriitiilmesi igin iiniversitelerin ilgili b<iliilrnlerinde elitim g6rmiig argiv konusunda deneyimli personeller gdrevlendirilir. a)birim argivlerinden kurum argivine sevk olunan evraklan, dizi pusulasrna balh olarak ve zimmetle teslim alrr. b) birim argivinden gelen veya kurum arqivinde halen mevcut olan dosyalarr standart dosya ve saklama plam doprultusunda gerekli iglemleri yaparak ilgili bdliimlere kaldrnr. (2) Kurum argiv biirosunun yetki ve sorumluluklan; a) Kurum tarafrndan hazrlanan Standart Dosya ve Saklama Planr do!rultusund4 Birim Argivlerinden Kurum Argivine devri yaprlan argivlik malzeme nitelifii ta5ryan materyallerin, Qekmektiy Belediyesi Arqiv Hizmetleri Ydnetmeligi hiikiimleri gerelince teslim, saklama, kullandrrma ve imha siireglerinin takip etmeye g<irevli ve sorumludur. Genel evrak kayrt, argiv iglemleri giirev, yetki ve sorumlululu MADDE l7 - (l) Genel Ewakla ilgili gdrevleri gunlardrr. a) Bagkanhgmrza diler kurum, kuruluq ve qahrslardan gelen biitiin evraklar ile Bagkanhlrmrzdan g<inderilen evraklar, Genel Evrak bdliimiinde ilgili memurlar tarafindan zimmetle imza kargrhlr ya da, ilgilisinden elden teslim almak. b) Baqkanhlrmrza baph ttim birimler drqarrdan kendi birimine evrak kabul edemezler ve drqanya kendi birimlerine evrak gdnderemezler. c) Genel evrak bdliimiine tiim evraklar bilgisayar ortamtnda, otomasyon programrnda gelen-giden evrak kaydrna almak. (2) Gelen Evrakla ilgili g<irevler qunlardrr; a) Miidiirliile gelen her ttirlii evrakr incelemek b) Birimi ilgilendirmeyen evraklann kayda ahnmayarak geldigi yere g6ndermek. c) Birimi ilgilendirmeyen bir evrak eler yanhqhkla kayda ahnmrq ise gereli yaprlmak iizere ilgili birime bir iist yazr ekinde (Otomasyon Programr Doktiman Ydnetim Sistemi) gdndermek. d) Birimi ilgilendiren bir ewak ise zimmetle teslim almak; yazi.t ve bilgisayar ortamrnda (Otomasyon Programr Dokiiman Ydnetim Sistemi) referans numarast vererek Standart Dosya Plamna uygun gekilde kaydetmek, evrak gelen sayrsr aknak ve taranmamrg ise taraylcldan taramak. e) Gelen evraklan ilgili personele havale etmesi igin miidiire sunmak. f) Miidiir0n havalesine dolrultusunda gelen evrakr Dokiiman Ydnetim Sistemi iizerinden niteligine gdre (bilgi, gereli igin, siireli, acele, gizli vb.) evrak cevap/sonug tarihi girerek llgili biiroya veya personele havalesini yapmak g) Havalesi yaprlan evrak kayda ahndrktan sonra ilgili biiro sorumlusuna veya personele tebli! etmek. /l \/ t1 t\

8 h) Gelen evraklann cevaplanma,/ sonuglanmasma iligkin takip yapmak, siiresi igerisinde cevaplandnlmayan evraklann takibi yaprlarak sonuglandrnlmasrnr saglamak, bu siiregte tespit ettili sorunlarr miidi.iriine iletmek ve sonuglanan evrakr kayrttan diigmek. i) Evraklan tarihine gdre ve standart doya plam usuliine uygun olarak klasdrlere kayarak muhafaza altrna almak. j) Muhafaza igin klasdrlere konulan evraklar iqin yazrh ve bilgisayar ortamrnda dizi pusulasr tutmak ve klas6,re asmak. k) Birimde kalan suretleri biiroda kalma siiresi bitince Birim Argiv Sorumlusu varsa Birim Argiv Sorumlusuna yoksa Kurum Argiv Sorumlusuna teslim etmek. (3) Giden Evrakla ilgili gdrevler gunlardrr; a) Giden evrak, gelen bir yazrnrn (bilgi igin-geregi iqin) cevabr niteliginde ise; referans numarasrm takip ederek, Standart Dosya Planrna uygun gekilde giden evrak sayrsr almak ve niteliline gdre (bilgi, gereli igin, siireli, acele, gizli vb.) ilgili birim, kurum kurulug ya da kigiye gdndermek. Evrak kurum drqrna gidecek evrak ise evraka aynca kurum giden evrak sayrsr verilmesini saglamak. b) Yeni iiretilen bir evrak ise; Standart Dosya Planrna uygun qekilde giden evrak sayrsr almak ve niteligine gdre (bilgi, gereli igin, siireli, acele, gizli vb.) ilgili birim, kurum kurulug ya da kigiye gdndermek. Ewak kurum drgrna giinderilecek evrak ise, evraka aynca kurum giden evrak sayrsr vermek. c) Ewak posta ile g6nderilecek bir evrak delilse; zimmet defterine kaydederek imza karqrhlr kurum igine ve kurum drgrna elden teslim etmek. d) Evrak posta ile gdnderilecek bir evrak ise; Posta (Tebligat, iadeli taahhiitlii, adi posta) $eklinde gdnderilmek iizere Yazr Igleri Miidiirlii[iine imza karqrhlr teslim etmek. Bilgi edinme kalemi giirev yetki ve sorumlulufu MADDE f8 - (l) Bilgi Edinme Kalemi; BIMER ve Bilgi Edinme sorumlulanndan olugan bilgi edinme kalemi genel olarak "4982 sayir Bilgi Edinme Hakkr Kanununa gcire yaprlacak bagvurularr kabul edilmesi, izlenmesi, sonuglandmlmasr ve baqruru sahibine bilgi verilmesi" ig ve iglemleri ile ilgilenir. (2) BIMER baqvurularr tizerinden; bilgi edinme bagvurulan ise Qekmekdy Belediyesi web sitesinde bulunan kurumsal bilgi edinme baqvurusu iizerinden yaprlan bilgi edinme talepleri, SAYSIS otomasyon sistemine aktanlrr ve ilgili miidiirliiklere havalesi bu otomasyon sistemi iizerinden yaprlrr. (3) Bilgi Edinme talebi evrak olarak rslak imza ile gelmig ise; bilgi edinme sorumlusu tarafrndan ilgili birim/birimlere bir tist yazr yaziarak, standart dosya plamna uygun gekilde kayrt numarasr alrrur ve havalesi yaprlrr. (4) Bilgi Edinme talebi bilei@cekmekov.bel.tr iizerinden gelmig ise; bilgi edinme sorumlusu tarafindan mailden talebin bir grktrsr ahmr, bir iist yazr yaziarak, standart dosya plamna uygun gekilde kayt numarasr ahnrr ve yazrrun ekinde havalesi yaprlarak ilgili miidiirliik/miidiirliiklere g6nderilir. (5) iizerinden gelen BIMER baqvuru talebiyse; BIMER Sorumlusu tarafindan sistem iizerinden bir grktr ahnarak ilgili miidiirli.ik/mtidiirliiklere bir iist yazr yanlarak, standart dosya plaruna uygun gekilde kayrt numarasr alrrur ve havalesi yaprlrr. (6) ilgili miidtirltik talebe 4982 sayrh Kanun gerefince, Bilgi Edinme talebi igin sistem iizerinden ya da yanh olarak, BIMER igin yazrh olarak, l5 giin igerisinde cevap verir. (7) Zamannda cevap verilmezse ilgili m0dorl0k ya da miidiirliiklere zamamnda cevap verilmeyen talepler igin Sdzlii TEKIT yaprlrr ve cevap verilmesi sallanrr.

9 (8) ilgili Miidiirliik tarafindan cevap verilen yazr, rslak imza igerir yazrh cevap ise; Bilgi Edinme/ BIMER sorumlusunca zimmetle teslim ahmr; yazlt ve bilgisayar ortamrnda referans numaftsl verilerek Standart Dosya Planrna uygun gekilde kaydedilir ve evrak gelen sayrsr ahntr; taranmamlg ise taraylcrdan taratlhr. (9) ilgili Miidiirliik tarafindan cevap verilen yazr. SAYSIS Bilgi Edinme sistemi iizerinden gelen cevap ise; sistem iizerinden uygun gekilde kaydedilir. (1 0) BiMER bagvurulanmn cevabr eov.trl [zerinden verilir aynca ilgili kurum/kuruluga velveya vatandagln mail adresi ve iletigim bilgileri mevcutsa vatanda$a da e-posta adresi yolu ile cevap yazrlrr veya gerekli gdriildiilii takdirde telefon ile aramr. Bilgi edinme baqvurulannrn cevabr genelde e-posta adresi iizerinden; ayrrca kigi kurum ya da kurulug tarafindan Baqkanhlrmrza gelen rslak imzah talepler ve iizerinden gelmig olan taleplere yaprlacak cevaplar ise, resmi yazrgmalarda uygulanan usul ve esaslara g6re cevaplamr. Aynca gerekli gdriildiigii takdirde telefon ile aramr. (11) iizerinden geregi igin cevabr yazrlan BIMER bagvurusunun bir grktrsr ahnarak tarihine gdre ve standart doya planr usuliine uygun olarak diizenlenmig bulunan BiMER klasdriine konularak muhafaza altrna almr. SAYSIS otomasyon sistemi iizerinden birimlerce cevaplanmrg olan talepler miiracaat edene cevap olarak yazrldrktan sonra otomasyon sisteminde muhafaza edilir, gerektiginde sistem iizerinden rapor ahnabilir. Kalem biirosunun giirev yetki ve sorumluluklan MADDE 19 - (1) Kalem biirosunun gdrev yetki ve sorumluluklan: a) Biiro personeli: Biiro personelinin gdrev yetki ve sorumluluklan gunlardrr; 1) Mtidiirliiliin gdrevleri bagltkh 8. maddede belirtilen gdrevlerin tam ve zamamnda yapmak, takip etmek ve miidiilrii bilgilendirmek. 2) Igleri organize eder, personelin belirlenen <ilgiilerde gahqmasrnr ve yaprlan gdrev b6liimi.iniin igleyigini sallar, meydana gelen aksakhklar miidiire bildirmek. 3) Miidiir tarafindan verilen gdrevlerin yerine getirilmesini takip eder ve miidiire bilgi vermek. 4) Biirodaki tiim iq ve iglemlerin (meclis ve enciimen kalemi, kurye ve kayrt memurlannrn gdrevlerinin)saghkh y0riitiilmesinden miidiire karqr sorumludur. 5) Yaprlan tiim yazr$malarda miidiiriin paraf onayrm almak. 6) Biironun temizlik dtizen ve gahgma huzurunu sallar, olumsuzluklan miidi.ire bildirmek. b) Kurye: Kuryenin gdrev, yetki ve sorumlululu gunlardrr; l) Birimlerden gelen resmi kurumlara veya gahrslara giden evraklan zimmetle veya posta ile gdndermek. 2) Belediyeye ait evraklan yine zimmetle teslim almak. 3) Resmi kurumlardan (istanbul Valiligi, ibb, istanbul il Ozel idaresi ve Adliyeler) ve ilgili Miidtirliiklerden gelen evraklann ahmr ve diizenli olarak imza kargrhlr dalrtrmr. 4) Belediyemize ait posta ve kargolann zamamnda postaneye ula$tlrmak. 5) Yazt Igleri Miidiirii'niin kendilerine tevdi ettili gd'revleri tam ve noksansrz olarak zamamnda vaomakla sorumludur. h 4,

10 c) Birim Mutemedi: Birim Mutemedinin gdrev yetki ve sorumluluklan qunlardrr; 1) Harcama yetkilisi tarafindan yazrh olarak gdrevlendirilen ve kendisine verilen avans veya adtna agrlan kedilerle strurlt olarak yapacalr harcamalar konusunda harcama yetkilisine kargr sorumlu, bunlann mahsubuna iliqkin belgeleri muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutan iade etmekle yiikiimli.i olan kigidir. 2) On ddemelerden harcadrlr tutara iligkin kamtlayrcr belgeleri, ilgili kanunlannda belirtilmemig olmasr halinde avanslarda bir ay, kedilerde iig ay iginde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutan iade etmekle yiikiimliidiir. 3) Mfldtriin verdipi diper gdrevleri yerine getirmek. d) Gergeklegtirme Giirevlisi: Gergeklegtirme gdrevlisinin gdrev yetki ve sorumluluklan qunlardrr; 1) Harcama talima! iizerine; igin yaptrrrlmasr, mal veya hizmetin altnmast, teslim almaya iligkin iqlemlerin yaprlmast, belgelendirilmesi ve ddeme igin gerekli belgelerin hazrrlanmasr gdrevlerini yiiriitmek. 2) 6deme Emri Belgesi diizenlemek. 3) Odeme emri belgesi ve eki belgeler iizerinde 6n mali kontrol yapmak. Bu kontrol sonucunda, Odeme Emri Belgesi tizerine "Kontrol edilmis ve uygun gdr lm st r" Serhi diigerek imzalamak. 4) Miidiiriin verdili diler g6revleri yerine getirmek. e) Birim Tagrnrr Sorumlusu: 1) Tagrmr sorumlusunun gdrevlendirilmesi; 1a) Tagrmr kayrt ve kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya gahgma unvanlna balh kalmaksrztn, ta$lnlr kayrt ve iglemlerini bu Yiinetmelikte belirtilen usule uygun gekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arastndan giirevlendirilir. lb) Drg temsilciliklerde tagrrur kaylt ve kontrol yetkilileri misyon gefleri tarafindan 96revlendirilir. lc) Taqrnrr iglemleri yolun olan harcama birimlerinde birden fazla ta$lnlr kaylt ve kontrol yetkilisi gdrevlendirilebilir. 2) Tagrnrr sorumlusunun gdrev, yetki ve sorumluluklan; 2a) Harcama birimince edinilen tagtntrlardan muayene ve kabulii yaptlanlan cins ve niteliklerine gdre sayarak, tartarak, iilgerek teslim almak, dolrudan tiiketilmeyen ve kullantma verilmeyen ta5rmrlan sorumlululundaki ambarlarda muhafaza etmek. 2b) Muayene ve kabul iglemi hemen yaprlamayan tastmrlan kontrol ederek teslim almak, bunlarrn kesin kabuli.i yaprlmadan kullamma verilmesini 6nlemek. 2c) Taqrnrrlann giriq ve grkrqrna iligkin kayrtlan tutmak, bunlara iligkin belge ve cetvelleri dtizenlemek ve ta$lrur ydnetim hesap cetvellerini konsolide g6revlisine g<indermek. 2d) Tiiketime veya kullanrma verilmesi uygun gdriilen ta5trurlan ilgililere teslim etmek, 2e) Tagrmrlann yangna, tslanmaya" bozulmaya, galtnmaya ve benzeri tehlikelere kargt korunmasr igin gerekli tedbirleri almak ve altnmastnt saglamak. 2f) Ambarda gahnma veya olaganiistii nedenlerden dolayr meydana gelen azalmalarr harcama yetkilisine bildirmek. 29) Ambar saylmrm ve stok kontroliinii yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altrna dogen taqrmrlarr harcama yetkilisine bildirmek. 2h) Kullanrmda bulunan dayamkh tagtntrlan bulunduklan yerde kontrol etmek, sayrmlanm yapmak ve yaptrrmak, l0

11 2r) Harcama biriminin malzeme ihtiyag planlamastntn yaptlmastna yardrmcr olmak. 2i) Kayrtlanm tuttu[u tagrmrlann ydnetim hesabrnr hazrrlamak ve harcama yetkilisine sunmak. 2j) Ayrrca taqrmr kayrt ve kontrol yetkilileri, sorumluluklannda bulunan ambarlarda kasrt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayrp ve noksanhklardan sorumludurlar. 2k) Tagrmr kaylt ve kontrol yetkilileri sorumluluklarrnda bulunan ambarlart devir ve teslim etmeden 96revlerinden aynlamazlar. 3) Mtdiiriin verdipi diger gdrevleri de yerine getirmek. Ttim iqlerini birim amirlerinin ($ef ve Miidiir) bilgi ve gtizetiminde do!ru ve zamamnda yapmak zorundadtr. f) Birim Katite Ydnetim Sistemi (KYS) Sorumlusu: (l) Birim KYS Sorumlusunun gdrev yetki ve sorumluluklarr gunlardrr; l) KYS kapsamrnda birim iginde siilregler, gdrev tanlmlan, talimatlar, formalar, i9 akrq gemalan hazrrlamak ve gerekli giincellemeleri yapmak. 2) KYS kapsamrndaki dokiimanlann birim iginde kullamlmasr sallamak. 3) Mevcut durumu etkinlik, verimlilik ve hizmet kalitesi ydniinden deferlendirerek, birimin kaynaklanm, kurum tarafrndan belirlenen politika ve hazrrlanan planlar dolrultusunda verimli uygulanmasrnda, izlenmesinde ve yeni durumlara g<ire hizmetin kalite ve verimlililinde siireklilili sallamak iizere gerekli tedbirlerin altnmast igin bilgi vermeyi saflamak, 4) Birimde olugacak uygunsuzluklara diizeltici/iinleyici faaliyet hazrrlamak ve takibini yapmak. Diizeltici/dnleyici faaliyet sonucunda ulagrlan gdzomlerin standartlagtrnlmasr igin bil gilendirmede bulunmak. 5) Birim ile ilgili dokiimanlan hazrrlamak ve birimde dokiimanlann takibini yapmak. 6) Biitiin galtganlarm ig ve gd'rev tanlmna uygun olarak gahgtrrrlmast, birim igi koordinasyonun saglanmasl ve stirekli geligmeye dayah bir ortamtn oluqturulmastnt sallamak. 7) Yaprlan KYS gahgmalarr hakkrnda birim gahganlanna bilgi vermek. 8) Ydnetim Sistemleri ile ilgili faaliyetlerin kaydedilmesini ve birime bilgi verilmesini sa[lamak. 9) Birimlerde KYS kapsamrnda kullamlacak dosya ve dokiimanlan muhafaza etmek, l0) Birim Mtidiirii tarafindan KYS ile ilgili olarak kendilerine verilen diper igleri yerine getirmek. g) Birim Halkla ilitkiler Sorumlusu: Birim Halkla iligkiler Sorumlusunun g6rev yetki ve sorumluluklan gunlardrr: l) Birim faaliyetlerinin duyurulmast amactyla, bastn yaytn ve halkla iligkiler faaliyetlerini yiiriiten birime bilgileri iletilrnek ve gerektilinde bu hususta iglem yaprlmasrnt sa!lamak. 2) Sosyal Yardrm igler MiidiiLrliilii'niin birimimizdeki Halkla iligkiler sorumlusu olarak, Qekmekdy Belediyesi SAYSIS otomasyon sisteminde yer alan sosyal yardtm formlanm bilgisayar ortamrnda kayda alrr ve iglemlerini takip etmek. Vatandaga miimkiin olan en krsa siirede geri ddn0q yaparak vatandagr bilgilendirmek. 3) MiidiirliiEiine SAYSIS otomasyon sistemi iizerinde gelen vatandag basvurulartntn istenildili takdirde raporlar hazrrlayarak Birim amirini bilgilendirmek. ll

12 4) Ayhk olarak dtizenlenen halkla iliqkiler koordinasyon toplantrlanna katrlmak ve ahnan kararlan birim dahilinde uygulatmak. 5) Kurumsal halkla iligkiler faaliyetlerinde bulundulu konum itibanyla elinden gelen desteei verir. G6revin planlanmasr BE$iNci BOLUM Giirev ve Hizmet icrasr MADDE 20 - (l) Yazr Igleri Miidi.irliliindeki biinyesinde yaprlacak ttim igler ihtiyag, talep ve <ineriler dikkate ahnarak mtidiir tarafindan veya gdrevlendirecefi personeller tarafindan planlanrr ve uygulanmasr igin birim iginden yeterli personel g6revlendirilerek sorumlulan belirlenir. Verilen giirevlerin zamanrnda, aksamadan ve etkin yaprlmasrnr saelamak. G6revin yiiriitiilmesi MADDE 2l - ( I ) Miidiirliikte gdrevli tiim personel, kendilerine verilen giirevleri Kanun ve ydnetmelikler do!rultusunda gereken 6zen ve siiratle yapmak zorundadrr. Miidiirliik birimler arasrnda iqbirlifi ALTINCI BOLTTM igbirlifii ve Koordinasyon MADDE 22 - (l) Miidiirliik dahilinde gahganlar arasrndaki iqbirlifi ve koordinasyonu sa!lamak. (2) Miidtirlii[e gelen ttim evraklar toplamp konulanna giire dosyalandrktan sonra miidiire sunmak. (3) Mtidiir, evraklarr geregi igin ilgili personele tevzi etmek. (4) Bu yiinetmelikte adr gegen g<irevlilerin 6ltm harig her hangi bir nedenle gdrevlerinden aynlma durumunda g6revleri geresi yanlannda bulunan her ttirlii dosya" yazr ve belgeler ile zimmeti altrnda bulunan egyalan bir gizelgeye balh olarak yeni gdrevliye devir teslimini yapmalan zorunludur. Devir-teslim yaprlmadan gdrevden aynlma iglemleri yaprlmaz. (5) Qahsanrn dliimii halinde kendisine verilen yazr, belge ve difer egyalar birim amirinin hazrrlayacalr bir tutanakla yeni gdrevliye teslim etmek. Difer kurum ve kuruluglarla koordinasyon MADDE 23 - (l) Miidiirliikler arasr yaztgmalar MOdtir'iin imzasr ile yoriitiiltir. (2) Miidiirliifiin, Belediye drgr iizel ve ttizel kigiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluglarr ve diler gahrslarla ilgili gerekli gdriilen yazrgmalar; Miidiir ve Baqkan Yardrmcrsrnrn parafr Belediye Bagkanrnrn veya yetki verdili Ba5kan Yardrmcrsrnrn imzasr ile yiiriitiil iir. l2 /) \4J

13 YEDiNCi BOLUM Evraklarla ilgili iglemler Gelen giden evrakla ilgili yaprlacak iglem MADDE 24 - (1) Miidiirliile gelen evrakrn dnce kaydr yaprlrr. Miidiir tarafinda ilgili personele havale edilir. Personel evrakrn gerelini zamantnda ve noksanstz yapmakla ytikiimliid0r. (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karqrhpr dalrlrr. Gelen ve giden evraklar ilgili kayrt defterine saytlarma g<ire iglenir, drq miidiirliik evraklan yine zimmetle ilgili Miidiirliige teslim edilir. Miidiirliikler arasr havale ve kayrt iglemleri elektronik ortamda yaprlrr. Dosyalama MADDE 25 - (1) Mtidiirliiklerde yaprlan tiim yazrgmalann birer sureti konulanna gdre tasnif edilerek ayrr klas6rlerde saklantr. (2) iglemi biten evraklar Birim arqivine kaldrnlrr. (3) Birim Argivinde saklama siiresi dolan evraklarrn Kurum Arqivine devri yaprlrr. (4) Kurum Argivindeki evraklann istenildili zaman temin edilmesinden Birim argiv 96revlisi sorumludur. (5) Miidiirlnkte yaprlan tiim yaztgmalartn birer sureti konulanna g6re ayrt ayrt klasdrlerde saklanrr. (6) Dosyalama Iglemleri: a) Gelen evrak dosyasr b) Giden evrak dosyast c) Belediye Meclis toplantt dosyalart d) Belediye Meclis karar dosyalarr e) Belediye Meclis toplantrlann kaset gdziim dosyasr f) Belediye Enciimen kararlan dosyalarr g) Miidilrltik igi ayniyat-avans dosyalarr h) Genelge ve bildiri dosyalan r) Resmi kurumlarla ilgili dosya i) Yukalda zikredilen konular haricinde gerektili durumlarda yeni baglklar altrnda dosyalar agrlabilir. Yiiriirliikten kaldrnlan yiinetmelik SEKiZiNCi BOLtJM Qegitli ve Son Hiikiimler MADDE 26 - (1) Bu yonetmelilin yiiriirltile girmesiyle birlikte, 08/09/2009 tarih ve 2009/54 sayrh Meclis Kararr ile yiiriirliikte olan Yazt igleri Miidiirltilti Gdrev ve Qahqma Ydnetmeli[i yiilriirliikten kalkar. IJ l u

14 Ydnetmelikte hiikiim bulunmayan haller MADDE 27 - (1) I$bu ydnetmelikte hiikiim bulunmayan hallerde yiirtirliikteki ilgili mevzuat hiikiimlerine uyulur. Yiiriirliik MADDE 28 - (l) Bu y6netmelik, Belediye Meclisinin kabulii ve Miilki Idare Amirine giinderilmesi ile yiiriirl iile girer. Yiiriitme MADDE 29 - (l) Bu ydnetmelik Htiktimlerini Belediye Baqkam yiilriittir. l4