G{-.- Sayr : M.07.3.MUR ?gs. Bu kapsamda, streg ydnetimi gah;malarr igin a9alrdaki gahqma program r lavizsiz uygulanacakttr.

Transkript

1 {w irtntvi surec YONETiMi iq conu,crsi Sayr : M.07.3.MUR ?gs ot/t0t20t2 Konu : Siireg Ydnetimi MUDURLUdUNE 2009/4 sayrlr Baqbakanlrk Genelgesir ile duyurulan Birlikte qahtabilirlik Esaslan Rehberinden2 yararlanrlarak, etkin bir ig kontrol sisteminin tinemli bileqenlerinden biri olan si.ireg ydnetimi gahgmalarrnrn (i9 akrg gemalarr, i9 analizleri ve gdrev lanlmlan vb), Belediyemizde sistemli ve stirekli yaprlmast amactyla, standartlar ve ilkeler belirlenmigtir. Bu kapsamda, streg ydnetimi gah;malarr igin a9alrdaki gahqma program r lavizsiz uygulanacakttr. l.siireg galgmalarrnrn etkin ve mevzuatlna uygun yiiriitiilmesi amactyla, Birlikte Qal$abilirlik Genelgesinde ortaya konulan ve yazr ekinde yer alan, EK-l:. Siireglerin Qrkanlmastnda Izlenecek Yaklaym ile EK-2: siireg Y6netimi Qahgmalannrn Temel Prensipleri, uygulanacakttr. 2.Ekli listede belirtilen dokuz kigiden olugan (Ek-3) "Siireg Qalrgma Grubu" kurulmugtur. 3.Siireg gahgma grubu ilk toplantrsrnr tarihinde yapacaktrr. Sdz konusu toplantrda siireg gahgmalarintn standartlan belirlenecek, ihtiyaglar ve sorunlar tespit edilecektir. 4.Qahgma grubu tarafindan, tarihine kadar a alrdaki gahqmalar yaptlacaktlr. 4.l.Siireg modellemede kullanrlacak yazrhm tercihi yaprlarak, i9 aklq gemalarrntn yaztltm ilzerinden gizilmesine baqlanacaktrr. 4.2.iq haritalart iizerinde iqlem kutulan kodlanacaktrr. 4,3.Siireg performans gdstergeleri tespit edilecektir. 4.4.Qahqma grubunun donantm ihtiyaglarr giderilecektir' 4.5,Qahgma grubu sorumlusu belirlenecektir' 4.6.Qahgma grubu organizasyon yaplsr belirlenecek, 2';er kigiden olugan 9ah9ma iligkilendirilecek miidiirlukler belirlenecektir. gxuplart ile 4.7.Qahqma grubuna detaylr bir iq tanrmr olugturulacakttr. 4.8.Stireg YOnetim Sisteminde uygulanacak olan kodlama belirlenecektir' t tarihli ve saylll Resmi Gazete'de yaylmlanmlgtrr. 2 adresinden temin edilebilir' G{ G.01/R.00/r.7

2 t:w efrtwn sureq YONETiMi iq cenu,cesi 5,Belediyerniz Siireg Y0netim Sistemi'ne (SYS) gegiq agalrdaki takvime gdre yiir0t0lecektir. Yaprlacak ipler Olasr Tamamlanma Tarihi 5.l.Stirec Genelgesi Yaytmla S0req Ekibi Oluqtunna 0l Siireq EEitimi Diizenleme I ,Var olan siireqlerin analiz edilip, dncelikle ortak s0reglerin ve destek hizmeti nitelilindeki siiregler olmak iizere kurumun siireg haritasrntn gtkartlmasr yani kurumun fotolraflntn gekilmesi 5.5.Qrkanlan siiregler arasrnda, miikener siiregler olup olmadr!r, yaprlmasr gerektili halde yaptlmayan iglerin bulunup bulunmadrir, mevcut siireglerin mevzuata uygun olup olmadr!r ve mevcut siireglerin ig geligtirrne teknikleri agtstndan delerlendirilmesi ve gerekli iyileqtirmelerin yaptlmast ----6jd"-t ta.af"tda" k"bul edilen yeni ig yapma bigimlerinin ilgili personelle paylagtlmast s.t,siiregteki adrmlartn imza yetkililerinin belirlenmesi ve Imza yetkilileri ile ig tanrmlartntn btitiinlegtirilmesi 53.Siiregteki her bir adrmda kullanrlacak olan belge ve formalartn standartlaqtrfllmasr I r Siireglerle birim gtirev tanrmlarlnln biitiinlegtirmesi Yazrhm ortamtna altnacak 0ncelikli siireglerin belirlenmesi llsiirecin tamamlnln ve siirece iligkin adrmlarrn tamamlanma siirelerinin belirlenmesi 5,l2.Sijreateki adtmlara iligkin kontrol listelerinin olutturulmasl 5.l3.Siirecin performans gdstergesin in oluqturulmasl 5.l4.Siiregteki hassas gtirevlerin belirlenmesi 3t t t.t2.20t3 31.t l5.Stire9lerle birim bazh kadro iligkisinin kurulmast 3 l l6.5iireglerden yola grkrlarak 9ah;an ig ytikiiniin analiz edilmesl s.l7.stlregteki her bir adtmrn mevzuatlnln belirlenmesi ve bu gergevede gerekli olan alanlarda igsel prosediirlerin olugturulmasl 3t l S.Stireq lerin detayh analizin in yaprlarak modellenmesi l9.Siirecin risklerinin gtkartrhnast haritalarrnrn olusturulmast VC idare bazrnda risk Modellenen siireqlerin bir Siireg YOnetim motoru yardtmtyla gergeklegtirilmesi 3 r rG.01/R.00i2.7

3 f'f, TII'T ahnmast sunnc v0xnrlul ig cnxnlcosl rnda kullantma yukanda ortaya konulal gahgma programrnrn, belirlenen ilke ve esaslar gergevesinde eksiksiz uygulanmasr hususunda bilgi ve gerelini rica ederim. EK-l : Siireglerin Qrkanlmasrnda lzlenecek Yaklagrm EK-2: Slireg Ydnetimi Qahgmalarrnrn Temel Prensipleri Ek -3: Stlreg Qalqma Grubu 00.1G.0t/R00/3.7

4 ..i fzt "da? innrvr StjRBC yonetimi ic GENELGESI EK.I: Siireqlerin Qtkartlmastnda izlenecek Yaklagrm l. Mevcut siireqlerin gtkartlmast (Mevcut Durum Modeli). 1.1, Organizasyonel birimlerin ve rollerin yerine getirdikleri, sorumlu olduklarr ve ilgili olduklarr fonksi-yonlarr, fonksiyonlarrn girdi ve gtktrlarrnl da igerecek gekilde temel (kurumun varllk nedenini oluqturan) siireglerin biitiinle$ik bir gekilde modellenmesi, 1.2. Tagra yaprlanmasr olan kurumlarda merkezin tagradan beklentileri ve tagradan raporlama siireci ve formattntn irdelenmesi, 1.3. varhklarrn; mevcut envanterin (bilgi, biligim altyaplsr, insan kaynaklart, ta$lnmaz, materyal) grkanlmasl, 1.4. (Varsa) mevcut performans gdstergelerinin belirlenmesi' 1,5. Bulgulann birlegtirilerek mevcut modelin son haline getirilmesi, l.6.personeiinde!igirrraglsrrrdansosyolojikvepsikolojikyaplsrnlnincelenmesi, 1.7. Personelin elitim durumlarrnrn ve kapasite artlrlm gereksiniminin tespiti, 1.8. Gozden gegirme, dolrulama ve gegerli ktlma, 1,9, Kurum poftallnda YaYlmlama Bu agamanrn temel grktrsr Mevcut Durum Model Raporu olup, sureglerdeki, yaprdaki ve varltklardaki deligimleri izleme mekanizmasr, performans gajstergeleri, trkanma roktalarq karar mekanizmalarr ile personelin degigim agrsrndan sosyolojik ve psikolojik yaprlannr betimleyecektrr. 2. Stratej ik plan ve 5018 sayrh Kamu Mali Ydnetimi ve Kontrol Kanunu dolrultusunda mevcut siireglerin bilgi ve iletiqim ieknoloj ilerinin getirdili imkanlardan da yararlanacak gekilde iyileqtirilmesi ve gerekirse yeniden tasarlanmasl (Hedef Model)' 2.l.Siireglerdekidarbolazlar,tlkanmanoktaIarlveeksikIiklerinbelirlenmesi, 2.2. Raporlama ve ydnetim ihtiyacrnrn geligtirilmesi, 2.3, Bilgi aktg haritalarrnln olu$turulmasr, 2.4. Modellenen siireglerin revize edilmesi veya yeniden tasarlanmasl, 2,5. Mevcut kurumsal yaprnrn, problemlerin, yetersizliklerin belirlenmesi 2,6, Stireglere uygun organizasyonel yapt, i;/gdrev tanrmlarrnln oluiturulmasl, 2.7. Y eni tasarlanan siiregler igin gereken varhklarrn (bilgi, biligim altyaplsl, insan kaynaklart, ta$lnmaz, materyal) belirlenmesi, 2.8. Siireglere iliqkin performans giistergelerinin belirlenmesi, 2.9, Her stiregle ilgili bir rol sahibi tanrmrntn yaptlmast, 2.10, Gdzden gegirme, dolrulama ve gegerli krlma, 2.1 l. Kurunt portallnda yaylmlama. 00.iG.01iR.00/4.7

5 {#;' nrtlttn siinbc vdnnrimi iq cnnnlcnsi Bu agamanrn temel grktlsr Hedef Model Raporu olup, hedeflenen siireglerin tasanmlnl, fonksiyonel dzelliklerini, insan kaynaklart ydnetim mimarisini (roller, yetki-sorumluluklar), yeni performans sisternini, elitim stratejilerini, halkla iliqkiler stratejilerini, bilgi ydnetimi _stratejilerini, y6netim bilgi sisterni mimarisini, envanter ihtiyacrnr, karar siiregleri mekanizmalannt, kalite sistemini,."uruat d".-gigiklik gereksinimlerini, guvenlik gereksinimlerini, fiziksel altyapr gereksinimleri ile performans, kalite, karar suregleri ve siireqlerin standartlarlnl igerecektir. 3. Fark Analizi ve Gegig Planlamasr. Mevcut organizasyondan bilgiye dayalr organizasyona gegig igin stratej ik planlama ve ilgili enformasyon teknolojisi, yasal gergeve ile teknik geligim altyaprsrnln belirlenmesi Organizasyonel iligkilerdeki dtiniigiim adrmlartntn belirlenmesi, 3.2. Malzeme ve insan kapasitesini arfttrma galtgmalarl, 3.3. Eleman ve egitim gereksinimlerinin ve g<iziimlerinin belirlenmesi' 3.4. Fiziksel altyapr (ofis alanr, malzeme, vb.), yazrhm, donamm gereksinimlerinin belirlenmesi, 3.5. Varsa pilot uygulama kapsamtna allnacak siireg(ler)in saptanmasr (ge9i9 adrm adrm planlanmah ve pilot gahgmalar 0rnek altnarak revize edilmelidir), 3.6. Miimkunse ve siireg ile ilgili siire, maliyet, vb. bilgiler mevcut ise, uygulamaya almadan 6nce siireg simiilasyonu yapt lmast, 3.7. Belirlenen gereksinimler igin biitgeleme yaprlmasr ve ahm stratejilerinin tantmlanmast, 3,8, Uyumluluk qaltgmalartntn gergeklegtirilmesi, 3.9. De[i9im hareketinin sosyolojik ve psikolojik etkilerinin belirlenmesi ve altematif gdziimlerin olugturulmasl, 3,10. Yasal duzenleme ihtiyact; taslak mevzuatln haztrlanmastna katkt verilmesi, Gdzden gegirrne, dolrulama ve gegerli krlma. Bu agamada temel olarak Organizasyonel Donii$tim ve Eylem Planl, eleman ve egitim ihtiyacl, elitim miifredatr, Bilgi Teknolojileti strate.lik Planr, Yaygrnlaqttrma ve operasyon Planlarr' hziksel aityapt olugturma, y.nil"lrl" rre geligtirme gereksinimleri ile gerekiyorsa taslak mevzuatt igeren Sistem Gereksinirn Bel gesi olugturulacaktrr. 00.tG.01/R.00/5.7

6 t:w lltltvr s0req YONETiMi ic crxnlcnsi EK-2: Siireg Ydnetimi Qahgmalarrnln Temel Prensipleri l. Her kurum kendi siirecinin modellenmesinden sorumlu oldulu igin, kurumsal siireg sdzliikleri her kurumun kendi bunyesinde giincel tutulacaktrr. DPT Miistegarltlt kurumlar arastnda kullanrlacak olan iist siireg sdzliifiinden sorumludur. 2. Siiregler, Stratejik Planda da ifade edilen amag ve hedefleri gergekleyecek gekilde tanrmlanmaltdu. Stratejik Planda izlenemeyen bir temel siireg tanrmlanmamaltdtr. 3. Siireg modelleme galrgmasr amacryla kurumlar danrqmanltk hizmeti alabilir, ancak siirecin iginde yer alan tiim kurum birimlerinin segilmiq ve yetkilendirilmig temsilcilerinden oluqan bir galtgma grubu iurulmaldrr. Miimkiinse Silreg Qahgma Grubu sureklilik arz etmeli, donemsel olarak siireg ierform-srnr de$erlendirmeli, gereken deligiklikleri ydnetimin onaytna sunulmahdrr. S0re9 sahipleri gahgma grubu iginde temsil edilmelidir. 4. Siireg modelleme gahqmalarmda Bilgi Y6netimi stiregleri de dikkate altnmahdtr. 5. Siireg modelleme ve iyilegtirme gahgmalarr Performans Progtamt iginde faaliyet ve projeler olarak ifade edilmeli, maliyetlendirilerek biitge ile ili$kilendirilmelidir' 6. i9 Kontrol sistemi tanrmh siiregler iizerinden, risk analizi sonucu, kontrol noktalart ve kurallarr belirlenerek kurulmaltdtr' 7. Siireg performansr operasyonel sistemler iizerinden izlenebilmelidir. Faaliyet raporunda siireg performanst veri leri paylagrlmal rdrr. 00.1G.0r/R.00/6.7

7 $t a Ittvn sorec YONETiMi iq cnnu,cnsi EK-3: Siireg Qahgma Grubu Adr. Sovadr Birimi l- prrat filizkn l,n insan Kaynaklarr ve Elitim Miidiirliilii 2- Eda CO$KIIN insan Kaynaklarr ve E[itim Miidiirliilii 3- Ceren $AHiN Qevre Koruma ve Kontrol Miidiirlii[ii 4- Fatma 6zge KALAYCI Park ve Bahgeler Miidiirliilii 5- $erife GtiNE$ ( TOMRUK ) Park ve Bahgeler Miidiirlii[ii 6- Mehmet AKME$E imar ve $ehircilik Miidiirlulii 7- Umut Ziya DUGAN imar ve $ehircilik Miidiirliilii 8- Mustafa DiLMAQ imar ve $ehircilik Miidiirliifii 9- Emine f,sen GULI)MSER Yapr Kontrol Miidiirliilii 00.1c.01/R.00/7.7