IBM Kurumsal İçerik Yönetimi ile Yenilikçi Çözümler: Fatura Okuma Sistemleri ve Operasyonların Merkezileştirilmesi

Transkript

1 IBM Kurumsal İçerik Yönetimi ile Yenilikçi Çözümler: Fatura Okuma Sistemleri ve Operasyonların Merkezileştirilmesi

2 İş Ortaklarımız DOKÜMAN YÖNETİMİ ÇÖZÜMLERİ FAKS ÇÖZÜMLERİ OCR/ICR ÇÖZÜMLERİ Document Technologies İŞ AKIŞI ÇÖZÜMLERİ IBM WebSphere Integration Business

3 İçerik KETS Hakkında Değişim Yönetimi Operasyonların Merkezileştirilmesi Fatura Okuma Sistemleri Soru ve Cevaplar

4 KETS?

5 KETS ve Değişim? Değişim, günümüz iş dünyasını derinden etkileyen kavramların başında gelmektedir. Değişimin yönlendirdiği ve değişim odaklı bir dünyada, değişime uyum sağlama gücü ve yeteneği olan işletmeler ve organizasyonlar varlıklarını sürdürüp, ayakta kalabileceklerdir. DEĞİŞİM rüzgarına yelken açarak İLERİ gitmek için, size daha iyi önerilerimiz var

6 KETS ve Değişim? Hiçbir şey değişmese, kelebekler de olmayacaktı... KETS ile siz de değişim hızını yakalayın!

7 Değişimin Sebepleri? Globalleşme ve rekabet Endüstri yapısı ya da ürün yaşam süresinde değişimler Teknolojik yenilik Makro ekonomik trendler ve krizler Yasal değişiklikler Pazar ve rekabetçi güçler Müşteriler Özelleştirme Büyüme

8 KETS ve Değişim? Fatura Okuma Sistemleri ve Merkezi Bankacılık Uygulamaları ile KETS iş veriminizi arttıran ve iş süreçlerinizdeki kısıtları ortadan kaldıran etkin çözüm uygulamalarıyla, Türkiye de ilklere imza atarak dünya çapında uzman markaların distribütörlüğünü üstlenmiş olduğu ürünleriyle sizlere kaliteli ve eşsiz hizmetler sunmaktadır. IBM Kurumsal içerik Yönetimi çözümleriyle, çalışanlarınızın performansını ve iş veriminizi artırın. Siz de ve DEĞİŞİM rüzgarını yakalayın, KETS in Yenilikçi Çözümlerinin tadını çıkartın

9 Hizmet Alanları?

10 1. Merkezi Operasyon (CenterOps) Merkezi Operasyon (CenterOps), Finans Sektöründeki kuruluşların iş süreçlerini merkezi yapıya taşıyarak, şubelerdeki iş yükünü azaltır ve sadece merkezdeki ilgili uzman personelin ilgili konuya yönlendirilmesini sağlar. Şubelerdeki bütün personelin tüm finansal konuları bilme zorunluluğunu ortadan kaldırarak doğru iş gücünün en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.

11 1. 1. Müşteri Hedef Kitlesi (CenterOps) Türkiye nin önde gelen finans kuruluşları. Kamu kuruluşları. Çeşitli sektörlerde çok sayıda küçük/ orta ölçekli işletmeler.

12 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Temel Hedef Kurumsal İçerik Yönetimi Stratejisi doğrultusunda bütün Kurumsal İçeriğin tam doğrulukla yönetilebilmesi ve kullanılabilmesi için bir altyapı oluşturabilmek.

13 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Kurumsal İçerik Yönetimi Kurumsal İçerik ve Doküman Yönetimi, "kâğıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurumun içerisinde oluşturulan ve farklı kullanıcılar tarafından kullanılan değişik tür ve kategorideki tüm dokümanların, sistematik olarak elektronik ortamda saklanması ve yönetilmesi olarak tanımlanabilir. İş Süreçlerinizi yeniden yapılandırarak KETS CenterOps uygulaması ile süreçteki kısıtlardan kurtulun, verimliliğinizi artırın!

14 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Neden Kurumsal İçerik Yönetimi? Güvenli ortamda kurumsal bilgilerin ve dokümanların paylaşılması; Bilgiye hızlı erişim ve bilginin merkezileştirilmesi; İş akışının planlanması, yönetimi ve izlenmesi; Değerli eski dokümanların güvenli bir şekilde saklanması ve yalnızca yetkili kişilerin bu bilgilere ulaşabilmesinin sağlanması; Çok sayıda fiziksel dokümanın taranarak elektronik ortama aktarılması Değişen talepleri karşılayabilme ve iletişim ve bilgi platformlarının konsolide edilerek verimliliğinin artırılması...

15 Kurumsal İçerik Yönetimi Tüm süreçlerde kağıt kullanımının azalması Süreç verimliliği ve kontrolünün sağlanması Tek bir sağlayıcıdan birçok teknolojinin birleşimi İş süreçlerini kiişiselleştirme Müşteri iletişiminin yönetilmesi ERP, CRM, Portaller ve Legacy sistemlerle entegrasyon Risk Yönetimi İçerik yaratma ve kullanma dengesinin sağlanması İçerik/ Süreç birleşimi

16 Bankacılık Sektöründeki Son Trendler

17 CenterOps a Genel Bakış

18 İş Süreçlerini Yeniden Yapılandırma Kredi Uygulaması A (Kurumsal Krediler) Kredi Kartı Uygulaması Kredi Uygulaması B (Mortgage) Kredi Uygulaması C (Bireysel Krediler) Kredi Kartı Uygulaması IBM İçerik Yönetim Sistemi

19 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Kredi Kartı Uygulaması Kredi Uygulaması A (Kurumsal Krediler) Kredi Uygulaması B (Mortgage) Kredi Uygulaması C (Bireysel Krediler) Ofis E-Posta Raporlar Faks

20 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması İçerik Yakalama OCR/ICR İşleme Kurumsal Kaynak Yönetimi Stratejisi BPA / İş Akışı İçerik Vadesi Entegrasyon Versiyonlama Tümleşik Doküman Modelleme Denetim Loglaması Hiyerarşik Nesne Depolama

21 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması İçerik Yakalama İçerik/ Veri Geçerleme ve Doğrulama Bankacılık Sistemleri ve İş Uygulamaları ile Entegrasyon ECM Altapısı (Tümleştirilmiş Müşteri içeriği)

22 İş Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması Daha hızlı uygulamalar ile ilgilenebilme. Doğruluk oranı daha yüksek Müşteri Bilgilerinin Toplanabilmesi Çoklu iş süreçlerinin aynı içerik ile beslenebilmesi BPA ve İş Akışı uygulamalarının kullanımıyla verimliliğin artması İş Süreçlerinin görüntülenebilir hale gelmesi

23 CenterOps dan Önce Şubelerdeki bankacılık operasyonları kapsamında merkezileştirilemeyen işlemler için, iş emirleri ilgili şubedeki yetkili personel tarafından gerçekleştirilmekteydi. Şubedeki bütün personelin herhangi bir bankacılık uygulaması konusunda konuyla ilgilenebilecek düzeyde bilgi sahibi olması zorunluydu.

24 CenterOps dan Sonra Operasyonları merkezileştirerek, iş emirleri direkt olarak şubelerdeki ilgili müşteri temsilcileri tarafından operasyon merkezindeki yetkililere yönlendirilmektedir. Şube maliyetleri en aza indirgenmiştir, bütün ilgili işlemler merkezdeki uzman çalışanlar tarafından yapılmaktadır.

25 Doldurulmuş Başvuru Müşteri Temsilcisi Formları Yazışma İçerik Dağıtımı İçerik Yakalama BPA / İş Akışı Şube Seviyesi İçerik Dağıtımı İçerik Yakalama BPA / İş Akışı CenterOPS Müşteri Seviyesi Merkezi Operasyonlar Konsepti - GENEL BAKIŞ Faks Siparişleri Elektronik Veri Faks Otomasyonu Faks Otomasyonu BPA = Business Process Administration

26 CenterOps FAYDALARI Büyük ölçüde artan hizmet kalitesi. Standartların belirlenmesi. Yük dengelemesinin yapılabilmesi. Süreç Etkinliği ve Verimliliği. Personel masraflarını %60 oranında indirgeme. Ölçülebilir ve raporlanabilir iş süreçleri. Banka içerisinde kâr merkezlerinin oluşturulabilmesi.

27 KETS CenterOps - Genel Bakış Müşteri Faksı IBM CM IBM EIP Müşteri Faks Sunucusu Şube Faks Sunucuları Rfax Sunucu (Alma) Müşteri Faksı Müşteri Faks Sunucusu Şube Faks Sunucuları Rfax Reuter Rfax Sunucu Hub/ Switch IBM DB2

28 2. Fatura Okuma Sistemleri Bilindiği üzere Türkiye de genelde nokta vuruşlu yazıcılar ile 3-4 nüsha basılan faturalar şekil ve içerik bakımından farklılık göstermektedir. KETS olarak şekil ve içerik bağımsız olarak taranan faturalardaki belirlenen alanlar maksimum doğruluk oranı ile gerekirse satır detayında okunmakta ve müşteri ihtiyacı doğrultusunda uygun IBM içerik yönetim yazılımına saklanmaktadır. Bu sayede özellikle yılda 1-2 kez denetim geçiren muhasebe departmanının gerektiği zaman gerekli muhasebe evraklarına doğru zamanda ve en hızlı şekilde erişimini garantilemektedir. Fatura Okuma Sistemleri ile, fiziksel ortamda gelen faturaların içeriğine göre (yada istenen görsel kriterlere göre) ayrıştırılması ile taranarak, fatura içeriğinin OCR (Optik Karakter Tanıma) uygulamaları desteğiyle tanınması ve elektronik ortama aktarılması sürecidir.

29 Fatura Okuma Sisteminin Faydaları Faturaların manuel sisteme oranla çok hızlı bir şekilde muhasebeleştirilmesi Faturalara gerektiği anda hızlı bir şekilde erişim sağlanması Fiziksel arşivin uzak lokasyonlarda tutulabilmesi İşletim maliyetlerinin ve iş gücü kullanımının minimum seviyeye indirilmesi

30 2.1. Fatura Okuma Sistemleri Getirileri

31 2.2. KETS - FIM Mimarisi Text Text 31

32 2.2.1 Fatura Okuma Sürecinde KETS ürünleri

33 Faturaların İşleme Hazırlanması İlgili birimlerden toplanan bütün faturalar Fatura İşleme Merkezine (FİM) gelir. Bu merkezde ilk önce faturaların üzerine barkodlar yapıştırılır ve taranmaya hazır hale getirilir. Barkodlama işlemi opsiyonel bir uygulamadır.

34 Kets Capture * Daha sonra bu faturalar sıra ile Kets Capture programı kullanılarak taranır.

35 DOKuStar Capture Suite Yine Kets Capture programı yardımıyla faturaların resimleri barkod numaralarına göre gruplandıralarak DOKuStar Capture Suite programına gönderilir. Barkodlarına göre numaralanmış fatura resimleri Fatura imajlarını DocuSTAR a gönder

36 DOKuStar Sürecin sonunda gerekli kontroller ve doğrulamalar yapıldıktan sonra bütün fatura resimleri ve DOKuStar ın resimlerden elde ettiği veriler karşılaştırma ekranına gönderilir.

37 Fatura Veri Doğrulama DOKuStar programına gelen faturaların resimleri ilk olarak doğrulama bilgileri ile karşılaştırılırlar. Eğer herhangi bir hata yada eksik var ise DOKuStar Single Click yardımıyla resim üzerinde sadece tek mouse tıklaması ile hatalı yada eksik alanlara, doğru veriler otomatik olarak eklenebilir yada düzeltilebilir. (Kullanıcı klavyeden manuel olarak da giriş yapabilir) Buradaki alanların tümü soldaki fatura imajından okunmuştur

38 Doğrulama

39 Fatura Doğrulama İade faturalarındaki ürün detay bilgilerinin okunuşu.bütün bilgiler DOKuStar programı ile satır satır okunabilmektedir. All these fields read from the invoice image above.

40 Özel Kontroller Ayrıca program içinde özel kontrollerin de yaptırılabilmesi de mümkündür. Bu kısımda yönetici tarafından belirlenen alanların, doğrulama ekranlarında boş geçilmesine yada uygun olmayan bir biçimde geçilmesine izin verilmemektedir.

41 Fatura veri kontrolü Her bir fatura içeriği ilgili Fatura İşleme Merkezi (FİM) kullanıcısının iş listesine düşürülür, faturaların dağıtımı belli kurallara göre yapılır. FİM kullanıcısı kendisine gelen fatura içeriği üzerinde bir ön çalışma yapar, eksik alanları doldurur (şirket, müşteri ve ürün kodları gibi) ve fatura içeriğinde bir eksik yok ise fatura içeriğini muhasebeleştirmek üzere ERP uygulamasına gönderir.

42 Fatura Doğrulama Fatura içeriği doğrulama ekranından karşılaştırma ekranına gelir. Muhasebeleştirme: Bu işlemden sonra fatura içeriği CM e aktarılmak üzere iş kuyruğuna atılır, Müşteri Temsilcisine: İlgili alanları düzelttikten sonra tekrar FIM e fatura içeriğini gönderir. Muhasebe Personeline: İlgili alanları düzelttikten sonra faturayı muhasebeleştirir yada haksız fatura olarak kapatır. FIM Sistem Yöneticisine: Doğrulama ekranından gelen fatura içeriğindeki fiyat ve ürün bilgileri sadece FIM sistem yöneticilerince düzeltilir, FIM sistem yöneticileri ilgili faturayı düzelttikten sonra tekrar kuyruğa gönderebilir yada kendisi, faturayı işleyebilir

43 Fatura Karşılaştırma FİM kullanıcısı kendisine gelen fatura içeriği üzerinde bir ön çalışma yapar, eksik alanları doldurur (şirket, müşteri ve ürün kodları gibi) ve fatura içeriğinde bir eksik yok ise fatura içeriğini muhasebeleştirmek üzere ERP uygulamasına gönderir.

44 Kullanıcının Üzerindeki Faturalar

45 Fatura Karşılaştırma - 1 Fatura içeriği de eksik veya yanlış olan ve kendisinin giremediği bir alan var ise Müşteri temsilcisine Fatura içeriği de eksik veya yanlış olan ve kendisinin giremediği bir alan var ise Muhasebe Personeline gönderir.

46 Fatura Karşılaştırma - 2 Doğrulama ekranında yanlış girilen fiyat ve ürün bilgileri var ise, FIM sistem yöneticisine gönderir.

47 Fatura Arama ve Tarihçe - 1

50 Soru - Cevaplar