Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi

Ebat: px

Şu sayfadan göstermeyi başlat:

Download "Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi"

Duygu Yeşil
8 yıl önce
İzleme sayısı:

1 Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi

2 Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi Nedir? Doküman yönetimi, "kağıtsız ofis" bakış açısı altında, bir kurum veya organizasyon dahilinde değişik tür ve kategoride oluşturulan tüm kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması, saklanması ve yönetilmesidir. İş akışı ve form yönetimi, kurumsal iş süreçlerinin ve doküman hareketlerinin dinamik iş akışları üzerinden yürütülüp, yönetsel formların dijital ortamda tasarlanıp, kullanıma sunulması ve izlenebilmesidir.

kayıt, evrak, form ve dokümanların yaşam döngüleri boyunca sistematik olarak elektronik ortamda güvenli bir şekilde kullanılması,

3 Kurum hafızası oluşumu, İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ Doküman, İş Akış ve Form Süreç Yönetim Sistemi Getirileri Nelerdir? Doküman kalitesinde artış, maliyette düşüş, Görsel olarak iş akışının takibi, Dokümanların doğru zamanda doğru birimlere ulaşımı, Kullanıcı girişi ve bilgileri için mevcut sisteme uyum, Web tabanlı bir sistem, Uyumlu mobil cihazlardan sisteme erişim yapılabilmesi, Hızlı, güvenli ve kullanması kolay bir sistem, Gelişmiş uyarı ve bilgi servisi.

birimlere ulaşımı, Kullanıcı girişi ve bilgileri için mevcut sisteme uyum, Web tabanlı bir sistem, Uyumlu mobil

4 Giriş Ekranı

5 asezgin *********

6 Görev Bildirimleri ve Mesajlar Alanı Attila Sezgin (LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56 26 Nisan 2011 Kişiselleştirilebilir Portal Ekranı

tr Attila Sezgin (LAN) Gider Onayı Formu

7 Mobil Onay Ekranı Mobil Onay Ekranı

8 Gider Onay İşlemleri

9 Gider Onayı İşleyiş Mekanizması Personel (Şef, Sekreter) Kullanıcının Birim Amiri Onayı Mali İşler Kontrolü Mali İşler Onayı Genel Sekreter Onayı Rektör Onayı Müt. Hey. Başkanı Onayı

10 Personel (*) İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ İş Akış Diyagramı (Flowchart) Birim Amiri (*) Mali İşler Kontrolü (*) Mali İşler (*) RED Gen.Sek. (*) Legend Onay Revize Rektör Müt. Heyet Başkanı Red (*) Açıklama Onay, Red ve Revize İşlemlerinden sonra, bilgilendirme giden kullanıcılar. ONAY

11 Gider Onay İşlemi Örnek Senaryo

12 Gider Onayı Ek Doküman Talimatı Gider onayı oluşturulurken, Ek(ler) başlığı altına eklenecek Dokümanlar için aşağıdaki sıra izlenmelidir. 1. Faturalar 2. Satın Alma Kararları 3. Diğer

13 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler Gen.Sek. Rektör Müt. Heyet Başkanı PERSONEL (ŞEF/SEKRETER) «GİDER ONAY» TALEBİ

14 ssusuzlu *********

15 Dokümanlar Şahika Susuzlu (LAN) 26 Nisan 2011

17 İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler Gen.Sek. BİRİM AMİRİ ONAYI Rektör Müt. Heyet Başkanı

18 akatrinli *********

19 Alev KATRİNLİ (LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56 26 Nisan 2011

20 Gider Onay Numarası:

21 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler MALİ İŞLER KONTROLÜ Gen.Sek. Rektör Müt. Heyet Başkanı

22 msakar *********

23 Muammer Sakar (LAN) Gider Onayı Formu Kontrolünüze Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56

24 Gider Onay Numarası:

25 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler MALİ İŞLER ONAYI Gen.Sek. Rektör Müt. Heyet Başkanı

26 malkan *********

27 Murat Alkan (LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 27 Ara 18:56 / 28 Ara 02:56

28 Gider Onay Numarası:

29 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler Gen.Sek. GENEL SEKRETER ONAYI Rektör Müt. Heyet Başkanı

30 lgokceer *********

31 Levent Gökçeer (LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56

32 Gider Onay Numarası:

33 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler REKTÖR ONAYI Gen.Sek. Rektör Müt. Heyet Başkanı

34 asezgin *********

35 Attila Sezgin(LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56

36 Gider Onay Numarası:

37 Personel Birim Amiri Mali İşler Kontrolü Mali İşler MÜTEVELLİ HEYET BAŞKANI ONAYI Gen.Sek. Rektör Müt. Heyet Başkanı

38 edemirtas *********

39 Ekrem Demirtaş (LAN) Gider Onayı Formu Onayınıza Sunulmuştur. 26 Nis 18:56 / 27 Nis 02:56

40 Gider Onay Numarası:

41 BİLGİLENDİRME MESAJI Şahika Susuzlu (LAN) Gider onayı işlemi ile ilgili girilen not ve açıklamalara Göz atmak için ilgili form bağlantısını tıklayabilirsiniz.

42 Gider Onay Numarası: İİBF BİRİM AMİRİ İMZASI ALINDIKTAN SONRA FATURA MALİ İŞLERE TESLİM EDİLİR Fatura Ön Yüz Fatura Arka Yüz

43 SÜREÇ TAMAMLANMIŞTIR

Faturanın oluru alındıktan sonra İlgili Fatura, Mali İşler 30 12 2010 2010-18

44 Faturanın oluru alındıktan sonra İlgili Fatura, Mali İşler Bilgi İşlem Md. Müdürlüğü tarafından muhafaza edilir. Fatura Ön Yüz Fatura Arka Yüz

45 TEŞEKKÜRLER İZMİR EKONOMİ ÜNİVERSİTESİ

Benzer belgeler

İLETİŞİM PROSEDÜRÜ. 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir.

İLETİŞİM PROSEDÜRÜ. 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir. Sayfa 1/5 Revizyon Takip Tablosu REVİZYON NO TARİH AÇIKLAMA 00 01.03.2012 İlk Yayın 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı, Yıldız Teknik Üniversitesi ndeki iletişim yöntemlerini ve sorumlulukları belirlemektedir.