MENTORLÜKTE UYGULAMA KURALLARI (MUK)

Transkript

1

2 MENTORLÜKTE UYGULAMA KURALLARI (MUK) KARMA ÖZ DEĞERLENDİRME MODELİNİN BİR BÖLÜMÜ OLARAK DIŞ DEĞERLENDİRMEYİ MÜMKÜN KILAN SİSTEMLER BÜTÜNÜ VE TAM KAPSAMLI ÖZ DEĞERLENDİRME SÜRECİ SUNAN YENİ VERSİYON 1

3 İÇİNDEKİLER Bölüm I GİRİŞ: DEĞERLENDİRME SÜRECİ... 7 MENTORLÜKTE UYGULAMA KURALLARI (MUK) kimin için yazılmıştır?... 7 MUK kime aittir?... 8 MUK kullanıcılarına ne sunar?... 8 Mentorlük nedir? Kısa bir özet Mentorlüğün faydaları nelerdir? Bölüm Mentorlükte iyi uygulamalar Programınızla ilgili bazı önemli noktalar İSTİHDAM (BİLGİLENDİRME) Risk yönetimi MENTÖR VE MENTEELERİN EŞLEŞTİRİLMESİ MENTOR VE MENTEELERİN EĞİTİMİ HEDEF BELİRLEME VE MENTOR VE ARASINDA YAPILACAK OLAN ANLAŞMALAR Gözlem ve değerlendirme Mentorlük programındaki çiftlerin değerlendirilmesi: Tüm programın işleyişinin gözlem ve değerlendirilmesi: Öğrenim sonuçlarının onaylanması Giriş: Portföy

4 Bölüm TÖz değerlendirme süreci o Başlarken dikkat edilecekler: o Öz-değerlendirmenin doldurulması: o Adım 1: Siz ve programınız hakkında detaylar Bölüm o ADIM 2: bölüm 1 genel konular Bölüm o ADIM 3 (sayfa 2): Tema 1 -seçim o ADIM 4: Tema 2 risklerin ve zorlukların üstesinden gelmek o ADIM 4: Tema 3 mentor ve menteelerin eşleştirilmesi o ADIM 5: Tema 4 mentor ve menteelerin eğitimi o ADIM 6: Tema 5 hedeflerin belirlenmesi ve mentor- mentee anlaşmaları o ADIM 7: Tema 6 Gözlem ve değerlendirme o ADIM 8: Tema 7 öğrenim sonuçlarının onaylanması o ADIM 9: Tema 8 grup Çalışması o ADIM 10: Bölüm 3 sonuçların bir araya getirilmesi, öz değerlendirmeyi rapor haline getirmek, eylem planları oluşturmak Bölüm o ADIM 11: Tema 1 Birleştirilmiş sonuçlar ANNEXES ANNEX 1 - Glossary of acronyms used in this document ANNEX 2 - Some main relevant areas of European policy o Note to readers o Policy area o Policy area o Policy area ANNEX 3 - Case Studies of mentoring partnerships o United Kingdom o Bulgaria o Turkey Bölüm Dış doğrulama için sistem araçları

5 Bölüm I GİRİŞ: DEĞERLENDİRME SÜRECİ MENTORLÜKTE UYGULAMA KURALLARI (MUK) kimin için yazılmıştır? Bu kılavuz öncelikle mentorlük programları geliştirenler için hazırlanmıştır. Bu kılavuz sayesinde bu kurumlar sistemlerini eleştirel olarak değerlendirebilir, programlarının kalitesini artırabilir ve/veya diğer kaynaklardan doğrulatma fırsatlarını öğrenebilirler. Kılavuzun sağladığı iyi uygulamalar bilgisi ve yardımcı kaynaklara ulaştırması sebebi ile mentorlük programlarını geliştirmeye yeni başlayanlar da bu kılavuzdan faydalanacaktır, ama temel hedef kitle programları yeni kurmaya başlayanlar değildir. Bu kılavuz mentorlük programları sunan kurumların çalışanları için hazırlanmıştır. Yaklaşımımızın en önemli parçalarından birisi çalışanların sürece mümkün olduğunca çok katılımlarıdır.bu sürece katılan çalışanlar kendi uzmanlık ve becerilerini paylaşırken meslektaşlarından da bir şeyler öğrenecek ve kendi alanlarında gelişirken programın performansına da katkıda bulunacaklardır. Bu kılavuz bazen mentorlük olarak ta adlandırılan tüm program türlerini ele almaz (sayfa 9-10e bakarak mentorlük ile ilgili daha çok bilgi alabilirsiniz). Kılavuz öncelikle STKlar, küçük eğitim kurumları ve bu yaklaşımı paylaşan diğerlerinin kullanımı için hazırlanmıştır. Bazen mentorlük terimi değerlendirmelerde formal değerlendirmenin seçim şansı ve gizlilik unsurunu ortadan kaldırdığı profesyonel eğitimin bazı türlerini de ele alacak şekilde kullanılabilmektedir. Bu durumlar burada önereceğimiz yaklaşımın uygulanabilirliğini kısıtlamakla birlikte kılavuz yine de faydalı bilgiler sağlayacak ve 6 7

6 kendini değerlendirme açısından önemli noktalara değinecektir. Tüm mentorlük programları için en önemli nokta programın hedefleri ile ilgili amaçları çok iyi ele almak ve değerlendirmek ve bu amaçların ortaya koyduğu gereksinimlerini iyi anlayabilmektir. MUK ile ilgili fikir ve önerilerinizi paylaşmak isterseniz bizle iletişime geçin: İbrahim ERKAN değerlendirmeye dayalı bir yol izlemeniz mümkündür ama aynı zamanda sistemin sağladığı bilgileri ve nasihatleri takip ederek karma bir öz değerlendirme de kullanabilirsiniz. Ekler size AB nin eğitim ve öğretim ile ilgili amaçlarını ve bunlarla ilişkili olarak bizim mentorlüğe yaklaşımımızın katkısını gösterirken durum incelemeleri ile gerçek katılımcıların gerçek kazanımlarından da söz edecektir. MUK kime aittir? MUK un kendisi bünyesinde geliştirilmiş olduğu Leonardo da Vinci projesi ortaklarına aittir. Lütfen Telif Haklarına riayet ediniz. Kendi programınız için öz değerlendirme sürecini uygulayacak olursanız bu süreci tamamlamak ile ilgili çalışmalarınız size aittir. Nasıl kullanacağınıza ve kime sunacağınıza kendiniz karar verebilirsiniz. MUK un amacı kendi mentorlük programınızı geliştirebilmeniz için yine size yardımcı olmaktır. Bunu gerçekleştirmek için süreci mümkün olduğunca açık ve dürüst şekilde tamamlayın. Sorunları görmekten gelirseniz çözme ihtimaliniz olmayacaktır. MUK kullanıcılarına ne sunar? Mentorlükte iyi uygulamalar bölümü mentorlüğün her bir temel bölümü ile ilgili genel rehberlik ve danışmanlık yapacak hem yeni hem de deneyimli program uygulayıcılarına faydalı olacaktır. Öz Değerlendirme Süreci programınızın işleyişi hakkında size bilgi sağlarken değerlendirmeyi nasıl yağacağınızı gösterecektir. Dış doğrulama olması değerlendirmeyi daha da saplıklı hakle getirecektir. Dış doğrulama sistemi programınız için en uygun opsiyonları seçmede size yardımcı olacaktır. MUK u nasıl kullandığınız size bağlıdır. Sadece öz Mentorlük nadir? Kısa bir özet Mentorlüğün faydalı genel bir tanımı şu olabilir: Mentorlük, birebir karşılıklı yargı içermeyen bir ilişki içinde bir şahsın gönüllü olarak bir diğerini desteklemek ve teşvik etmek için zaman harcamasıdır. (Home Office (UK) 2001) Mentorlük normal hayatta dezavantajlı bireylerin karşılaşabileceği zorluklarla başa çıkmalarında kendilerine gereken becerileri geliştirmede etkin bulunmuştur. Mentorlük programlarının yaygın konularından birisi iş hayatına dezavantajlı bireyleri hazırlamak olup, bireylerin karşılaştıkları diğer zorluklar da ele alabilmektedir. Mentorlüğün diğer bazı özellikleri de daha detaylı olarak aşağıdaki gibidir. o Mentorlük alan ve bunu sağlayan kişinin düzenli toplantılar yapması gerekir, fakat bu toplantıların sıklığı ve süresi birbirinden farklı olabilir o Mentorlük her iki tarafa da fayda sağlayacak deneyim paylaşım mekanizmasıdır. o Mentorlük gönüllü ve informaldir. Zorunluluk ve resmiyet içermez o Organize bir ilişkidir. Partnerler gelişigüzel bulunmazlar seçilirler. o Partnerleri eşleştirmekte ve bunlara destek hizmetleri sağlamakta temel rol üstlenen bir koordinatör mevcuttur. o İlişki boyunca değişme ihtimali bulunsa da 8 9

7 o o o o o o baştan yapılan bir madde ile mentorlük ilişkisi ve mentorlüğün süresi belirlenir. İki taraf arasında gizlilik unsurlarına dayalıdır. Her bir partner diğerinin seçimlerini onaylamalıdır. Eğer ilişki iyi yürümezse her iki tarafında çekilme hakkı sabittir. Mentorlük hizmeti alacak kişinin ihtiyaçları öncelikle belirlenir ve bu faaliyet bireyin ihtiyaçlarına cevap vermek zorundadır. Mentorlük bir öğrenme sürecidir. Mentörlük hizmeti alan ve veren kişiler kendileri, diğer taraf ve genelde ilişkiler konusunda pek çok şey öğrenirler. Partnerler statüleri açısından farklı olsalar da, mentorlük gücün paylaşımı ile ilgili bir olgudur. mentorlük iki taraf arasında kalan gizlilik kurallarına riayet edilen bir uygulamadır. partnerler statü konusunda farklılık gösterse de mentorlük gücün ortak kullanımı ile uygulanır. ( Mentoring: a Good Practice Guide Mentorlükte iyi uygulamalar rehberi adlı eserden uyarlanmış ve David French, Baljit Gill ve Tracy McSorley tarafından yeniden düzenlenmiştir [Coventry Üniversitesi 2002]) tüm ilgili taraflar (mentor, mentee ve kurum) mentorlük ilişkilerinden faydalanırlar. Menteenin öz güveni, motivasyonu ve kendine olan inancı artarken ufku açılır, deneyimleri artar ve başarıları ve başarmak istediği konularda çıtayı yükseltir.mentor başka bir kişinin gelişmesine olan katkısından dolayı tatmin duygusu yaşar, kişiler arası ve iletişim becerilerini artırır ve kendi ile ilgili konularda öz bilinci artar. Kurumlarda ise çalışanların becerilerinde artış olduğu gibi çalışanlar kendilerini daha iyi hisseder ve ortak öğrenimin yanısıra kurumun adının daha iyi tanınması ve duyulması da gerçekleşir. Kaynak : nsf/0/a64d0e1668f6dfbd80256fbf004c3e59?opendocu ment&z=4 Tüm mentorlük programları iyi yürümeyebilir. Tüm ilgili taraflara maksimum katkıyı sağlaması için programların en iyi uygulamaları hedeflemesi şarttır. Bu kılavuz size bu alanda yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır. 5. Mentorlüğün faydaları nelerdir? Iyi mentorlük programlarının katılımcıların sosyal ve kişisel becerilerini önemli seviyede artırdığını ve iş bulmak için gereken becerilerin kazanılmasına katkıda bulunduğunu gösteren deliller vardır. Elde edilecek faydalar sadece menteeler için geçerli olmayıp mentorler de bu süreçten fazlasıyla yararlanır. Aşağıdaki bilgi bu faydaları özetlemektedir: 10 11

8 Bölüm Mentorlükte iyi uygulamalar Programınızla ilgili bazı önemli noktalar İLK ADIM HEDEFLERİN BELİRLENMESİ Farklı mentorlük programlarının ortak amaçları bulunur. Mesela; genellikle mentörlük uygulamalarından yararlanan kişilerin özgüvenlerini ve kendilerine olan bilinç duyguları artırmak amaçlanır. Bu ortak amaçların yanı sıra farklı mentorlük programlarında değişik amaçlar da vardır: Bazı mentorlük programları iş bulma becerilerinin artırılmasına, bazıları suça iştirak ihtimalinin azaltılmasına odaklanabilirler. Bazı amaçlar sonuçlara odaklanmıştır. (Mentorlük faaliyetinden yararlananlar önceden belirlenmiş özel yaşam becerileri geliştirebilmiş midir?) Bazı programlar daha işlevseldir. (Mentorlük uygulamalarında kullanılacak olan eşler için hedeflenen sayıya ulaşılabilmiş midir? Bunların kaçı mentorlük programını bitirmiştir? Mentorlük programlarında temel gereksinim net şekilde belirlenmiş hedeflerin varlığıdır. Sadece hedeflerin net olduğu ortamlarda programın başarılı olup olmadığı belirlenebilir. Demek ki öz değerlendirme sürecini üzerine inşa edebileceğimiz temel hedeflerin net şekilde yazılması olacaktır. Hedefin ne olduğunu bilmek ve ilgili herkesin hedefleri anlamasını sağlamak öz değerlendirmenin ötesindedir. Bu tür bir bilinç olmadan zaten etkin bir mentorlük programı fonksiyon gösteremez. İSTİHDAM (BİLGİLENDİRME) Aktif bir istihdam kampanyası başarılı bir mentörlük programı için mecburidir. Çünkü hedefleriniz ne kadar önemli olursa olsun insanların haberi olmazsa size katılamazlar. Etkin bir istihdam ancak hedefler belirli olduğunda işe yarar. Eğer ulaşmak istediğiniz grupları hedefleyememişseniz kaynaklarınızı ziyan edeceksinizdir. Ayrıca ulaşmak istediğiniz kitlenin ihtiyaç ve ilgi noktalarını yansıtacak bir tanıtım ile programınızı pazarlamanıza da ihtiyaç vardır. Ulaşmak istediğiniz kişilerle ilgili temel bilgileri size sunacak bir format için basit bir başvuru formu temeldir. Uzun bir form bazen katılımcıları korkutur. Fakat katılımcıların uygunluğunu değerlendirebilmek için de yeterince bilgi sahibi olmak zorundasınız. Katılım formunun yanı sıra güvenilir bir üçüncü taraftan da (işveren, öğretmen, vs.) bilgi almanın pratik olup olmadığını dikkate alın. Mentörlük programları için kullanılabilecek başarılı tanıtım teknikleri şunlardır. Posterler, broşürler Evlere gönderilecek posta Belirli toplantılarda sunumlar Durum incelemelerinden örnekler Web sitelerinde tanıtım Ayrıca yerel işverenler gönüllü gruplar ve belirli hedef gruplar için çalışan kurumlarda sizin için temas araçları olarak kullanılabilir. Ayrıca birebir tanıtım ve bu konuyu bilenlerin olumlu paylaşımları da işe yarayacaktır. Ayrıca mentörlük faaliyetinin sadece menteeye değil mentöre de faydalı olduğu da vurgulanmaktadır. Unutmayın ki, size gerekenden daha fazla katılımcı kayıt etmek zorundasınız çünkü bazıları zaten programı bırakacaktır, bazılarını uygun bir mentörle eşleştirmek zor olacaktır ve bazıları da mentörlük faaliyetleri için uygun görülmeyecektir. Mentörlük faaliyetlerinde ortaya çıkabilecek riskleri hiçbir zaman aklınızdan çıkartmayın. Katılımcıların istihdamının zamanı da ayrıca önemlidir. Mesela öğrencilerin tatil zamanlarında ya da sınav dönemlerinde 12 13

9 mentörlük programına ilgilerini çekmek hemen hemen imkânsızdır. Ayrıca istihdam ve programın başlaması arasında uzun bir süre geçmemelidir. Yoksa katılımcıların vazgeçme oranı yüksek olur. Risk yönetimi Mentorlük normalde hem mentorlük faaliyeti veren hem de alan kişi için oldukça olumlu bir deneyim olmasına rağmen büyük oranda risk de taşır. Çünkü katılımcıların sağlığını ve mutluluğunu zor duruma bırakacak şartlar ortaya çıkabilir. Mesela; Mentorlük çok yakın bir ilişki gerektirir. Ağır bir çalışma olduğundan her iki tarafa da psikolojik kaynakları kullanma açısından ağır taleplerde bulunacaktır. Yakın ve gizlilik prensiplerine uygun bir ilişki olduğundan mentorlük zor bir çalışma haline gelebilir. Her iki taraf diğerinin sömürüsüne maruz kalabilir. (Zorbalık, güvenin kötüye kullanılması, cinsel taciz, bunlar hep gerçekçi olasılıklardır) Mentorlük genellikle katılımcıların sosyal dezavantajlı zeminlerden geldiği bir faaliyettir. (Evsizler, alkol uyuşturucu kullanıcıları, Bu sebeple problemlerin ortaya çıkma riski de yüksektir) Fakat bu riskler dikkatli planlama, etkin gözlem ve iyi bir destek sistemi ile en aza indirgenebilir. İyi organize edilmiş mentorlük programları temel tasarımına, güvenlik ve emniyet kontrolüne muhakkak ekler. Bu konuları dikkate almayanlar eğer yanlış bir durum ortaya çıkarsa kendilerine ciddi bir kanuni risk karşısında bulacaklardır. Unutmayın ki; risk ortamında yaşayan kişiler endişelerini rapor etmeye gönüllü değildir. Gereksiz endişe yaratmak istemeseniz de, katılımcıların çok ciddi bir hale gelmeden önce bütün düşünce ve endişelerini rahatlıkla paylaşabilecekleri bir ortam yaratmayı amaçlamalısınız. Bunu yapmak için de mentörlük faaliyeti sunan ve alan kişilerin temas kişisi olarak bütün süreç süresince aynı kişi ile muhatap olmalarını sağlayın ki, her hangi bir sorun çıktığında bu kişiye gidebilsin

10 MENTÖR VE MENTEELERİN EŞLEŞTİRİLMESİ MENTOR VE MENTEELERİN EĞİTİMİ Başarılı bir mentörlük programı için mentör ve menteelerin eşleştirilmesinde uygun yöntemler kullanılması elzemdir. Programdan programa kriterler değişse de genel kural mentörün deneyim ve becerileri mentenin ihtiyaç ve geçmişine uygun olması ana prensiptir. Öte taraftan beklentilerin gerçekçi olması çok önemlidir. Mentörün rolü destek ve rehberlik sağlamaktır. Menteeye beceri ve yeterliklerini geliştirmede yardımcı olur fakat teknik görevlerin performansı için detaylı öğretim ve eğitim sunmak gibi bir görevi yoktur. Yani mentörlük programı iş bulmaya yönelik olsa bile bu saha ile ilgili teknik bir uzman bularak bu kişiyi mentörlük yapmak zorunda değilsiniz, sadece menteeye motivasyon ve destek sağlayacak bir kişi olması yeterlidir. Bazı hallerde mentorlük programlarında öğrenme unsurunu hayata geçirmek gerekli olabilir. Mesela Leonardo da Vinci kapsamındaki Yetişkinlere mentorlük projesinde ( yaşları büyük olan pek çok mentee bilgisayar becerileri öğrenmek istemiştir ve bu şekilde de iş bulmaları için gerekli olan bazı beceriler kendilerine kazandırılabilmiştir. Eşleştirme için düşündüğünüz konular programınızın doğasını yansıtmalıdır. Ayrıca başarılı bir eşleştirme için gereken bilginin ilk etapta belirlenmesinin zor olduğu açıktır, elde ettiğimiz bilgiler pek net olmayabilir. Bu durumlarda farklı kişi ve kurumlardan her zaman çok düzenli yaşamlar sürmemiş olabilir, bu sebeple güvenilir referanslar toplama şansınız da olmayabilir. Yüz yüze görüşme eşleştirme sürecinin önemli bir parçasıdır. Seçim ve eğitim evrelerinde görüşmeler yoluyla önemli olan bilgiler toplanır ve mentee-mentor arasındaki ilk toplantı da yine eşleştirme ve başarılı bir mentorlük süreci ile ilgili önemli bilgileri gündeme getirecek ve önemli bir aşama olacaktır. Mentör ve menteeler için gereken becerilerin çoğu sosyal hayatın diğer sahalarına da geniş çaplı uygulamaları olan becerilerdir. Mesela mentörler için en önemli beceriler dinleme becerisi ve diğer bir kişinin düşünce ve fikirlerine paylaşmasını sağlama becerisidir. Bu tür beceriler günlük hayatta kişiler tarafından zaten yaygın şekilde kullanılır. Fakat iyi planlanmış bir eğitim programında bunların öğretilip uygulanması çok daha etkin olacaktır. Tüm etkin mentörlük programlarının başarısı iyi bir eğitim programına bağlıdır. Tanıtma ve eğitim programın tüm evrelerini tek bir süreçte adımlar olarak düşünebiliriz. İlk istihdamdan itibaren mentör ve mentee mentörlüğün yapısını anlamaya ve bilgi sahibi olmaya başlar ve bundan sonraki adımlarda da bu sürecin geliştirilmesine katkıda bulunulur. Eğitim sürecinin uygun bir noktasında katılımcılara programın genel kurallarını, özellikle de gizlilik, gözlem ve sorumluluklarının neler olduğunu belirten bir anlaşmayı imzalatmak gerektiğini unutmamalısınız. Bu anlaşmayı ilk mentör mentee anlaşması olarak düşünebilirsiniz. Zamanı ne zaman olursa olsun bu konunun gündeme getirilmesi çok önemlidir. Ayrıca mentör ve meneelerin normal etkileşim sınırlarını bilmeleri birbirlerine hassasiyet göstermelerine olan ihtiyacı anlamaları için bu konuların gündeme getirilmesi gerekir. Çünkü bazen kimi zaman kişisel olabilecek ve mentör mentee sınırlarını aşabilecek konular da gündeme gelecektir. Bu konunu önemli olduğunu düşünüyorsanız eğitim sürecinde özellikle üzerinde durmanızı tavsiye ediyoruz. Eğitim programını organize etme şekliniz programınızın yapısının getireceği zorluklara uygun olarak düşünülmelidir. Çünkü bazı mentör ve mentee grupları için tüm eğitimi yüz yüze olması uygun olabilir. Fakat bazı gruplar karma bir öğrenim yaklaşımından daha fazla fayda görecektir. (Yüz yüze ve uzaktan eğitim) uzaktan öğretimde kullanılacak materyaller disklerden ya da internetten sağlanabilir. Burada önemli olan eğitim programının yapısının ve içeriğinin hedef grubun ihtiyaçları ile tutarlı olmasıdır. Genelde eğitim programı katılımcıların bir mentörlük deneyimi süresince 16 17

11 kullanabilecekleri ve referans olacak bir genel kılavuza göre hazırlanır ve bu kılavuz kullanıcı grubun ihtiyaç ve becerilerine uygun şekilde tasarlanmalıdır. Başarılı bir eğitim programında zamanda önemli bir unsurdur. Katılıcıların bazen çok yüklü olan programlarının getirdiği baskılar ve mentör ve menteenin sorumluluklarını etkin bir şekilde yerine getirebilmesi için gerekli zamana sahip olması gerekliliği dikkate alınması gereken konulardandır. 5. HEDEF BELİRLEME VE MENTOR VE ARASINDA YAPILACAK OLAN ANLAŞMALAR Mentor ve mentee arasında anlaşma 2 amaçla yapılır. Bu anlaşmalar mentorlük sürecinin farklı evrelerinde de gerçekleştirilebilir. 2 ayrı anlaşma oluşturmanız gerekli olabilir, eğer iki ayrı anlaşma yapacak olursanız bu iki anlaşmanın farklılığını belli edecek başlıklar kullanmayı da unutmayın. Örneğin, Yöntemler ve roller ile ilgili anlaşma veya hedefler ve sonuçlarla ilgili anlaşma gibi. Bu tür isimler uygun olmakla birlikte daha az resmi, daha kısa alternatifler de düşünebilirsiniz. İlk anlaşma her iki tarafın da programın temel işlevsel kurallarını ve mentorlüğün genel sorumlulukların anlayıp bunları takip etmelerini sağlamak ihtiyacından doğar. Bu tür bir anlaşma her iki tarafa da standart bir format ile sunulabilir. Bu anlaşmada temel sahalar belirlenir ve tüm katılımcıların takip etmesi gereken ana prensipler ortaya konur. Buna alternatif olarak bir seri daha genel soru sağlayıp katılımcıların anlaşma konusunda kendi yaklaşımlarını geliştirmelerini isteyebilirsiniz. Burada temel gereksinim iki tarafın da en başından itibaren ortak, net ve yazılı bir anlaşma ile nasıl çalışacaklarını belirlemeleridir. Mesela tarafların biri bir toplantıyı kaçırdığında ya da kişilik çatışmaları yaşandığında iki tarafın da neler yapması gerektiğini bilmesi gerekir. İkinci tür anlaşmalara bazen Kalkınma-Gelişim planı da denir. Bu anlaşmada menteenin mentorlük süreci sonucunda gösterdiği ilerleme ile ilgili sonuçları ortaya koyar ve mentorün bu süreçte rolünü tam olarak oynayabilmesini sağlar. Bu anlaşma, mentorlük sürecinin en başlarında yapılması gereken bir anlaşmadır. Unutmayın ki anlaşmaların formatları ne kadar sade ve basit olursa o kadar etkin olurlar ve takip edilmeleri de o kadar kolay olur. Anlaşmalar sadece gidilecek yolu çizecek genel basamaklardır, katılımcıların sorumluluğu da bu genel hatlara uyarak detayları yerine getirmektir

12 6. Gözlem ve değerlendirme Gözlem ve değerlendirmenin genel fonksiyonları iki kategoride ele alınabilir: birincisi eşlerin ve ilerlemelerinin değerlendirilmesi, ikincisi de programın genelde etkinliğinin ölçülmesidir. Mentorlük programındaki çiftlerin değerlendirilmesi: Bu bağlamda gözlem aslında temelde birbirine zıt gibi görünen gereksinimler içermektedir: Bir yandan gizlilik unsuru ve esneklik başarılı bir mentorlük için şarttır. Her iki taraf ta herkesle paylaşmak istemedikleri hassas konuları birbiriyle paylaşıyor olabilir. Buna benzer şekilde, mentorlük süreci boyunca aralarında gizli olan bazı konulara uyum sağlayacak şekilde bazı uyarlamalar yapmaları da gerekebilir. Prensipte hem mentor hem de mentee bu uyarlamaların sorumuluğunu ortak olarak üstlenir ama bazı önemli sahalarda sahiplik daha çok menteeye ait olacaktır. yorumlayabilmek için program uygulayıcıları mentor ve menteelerin katılım şekillerini ve neler yaşadıklarını bilmek durumundadır. Tüm programın işleyişinin gözlem ve değerlendirilmesi: Bu saha yukarıda bahsedilen değerlendirme kadar zor olmamakla birlikte raporların hiç birinde katılımcılarla ilgili gizlilik unsurunu içeren bilgilerin yer almamasına dikkat etmek çok önemlidir. Her programda olduğu gibi programı değerlendirirken belirli örnekler vermek gerekse de kişinin kimliğini ortaya çıkaran herhangi bir detayın raporlarda yer almamasına özenle dikkat edilmelidir. Öte yandan yukarıda anlatılanların tersine bu ilişkinin gözlenmesi de şarttır. o Mentorlükte ortaya çıkabilecek sorunların önlenebilmesi için düzenli şekilde gözlem yaparak ilişkinin yolunda gittiğinden emin olmak gerekir. Mentor ve menteeler sorun çıkarmış olmamak adına bazı şeyleri görmezden gelme eğiliminde olabilirler, bu sebeple sadece onların raporlarına bakarak değerlendirme yapmak yanlış olacaktır. o Katılımcıların fikirlerini, programda hangi noktaların başarılı gidip hangisinde eksik kalındığını bilmek programı düzenleyenlerin görevidir. Bu sayede gelecekteki programları daha başarılı hale getirebilirler. o elde edilecek olumlu ve olumsuz geri dönütleri daha iyi 20 21

13 7. Öğrenim sonuçlarının onaylanması Giriş: MUK un bu bölümü diğerlerinden farklıdır. Önemli konular ve öğrenimin onaylanması ile alakalı ilkeler ilgili daha uzun açıklamalar içerir. Bunun sebebi de doğrulamanın yani menteelerin öğrendiklerini kabul edip onaylamanın mentorlüğün biraz ihtilaflı bir yönü olmasıdır. Mentorlük programlarının çoğu bu boyutu henüz uygulamamaktadır. Menteelerin başarılarının formal şekilde değerlendirilmesi ile ilgili zorluklar vardır ve bu şekil bir onaylama süreci mentorlüğün işlevini engelleyebilir. Fakat mentorlük programları mentor ve menteelere başarılı şekilde programı tamamlamalarından dolayı katılım belgesi verirler. Projemizde, bu katılım belgesinin de ötesine geçerek formal olmayan öğrenimlerin onaylanması ile ilgili Avrupa Birliği politikaları ile tutarlı bir uygulama yapmak istedik. Formal olmayan öğrenimlerin onaylanması 3 temel ilkeye dayalıdır: onaylama için kullanılan yaklaşım her menteeye kendi öğreniminin ortaya koyduklarını kabul ettirme fırsatı sunabilmelidir. Bu yaklaşım menteelerin tercihlerini yansıtacak şekilde format ve detay seviyesi açılarından çeşitlilik gösterebilmelidir. Mentorlük sürecini etkilemeyecek şekilde tasarlanmalıdır. Mentorlük yoluyla elde edilen sonuçların sınavlar ya da diğer formal yöntemlerle ölçülmesi mümkün değildir. Fakat mentorlük programları menteelerin öğrenimlerini belirleme açısından önemli rol oynar. Gelecekte iş bulmak ya da daha ileri seviyede eğitim amacıyla mentorlük yoluyla öğrenilenlerin sonuçları değerlendirildiğinde bu APEL (Daha önceki öğrenim ya da deneyimlerin kredite edilmesi) yöntemlerinin bir parçası olur. Normalde APEL profesyonelleri destekleyici belgeler olmadan sadece sertifika ile belirtilen kazanımları kabul etmeyecektir. Burada amacımız mentorlük sürecini etkilemeden ve amacından saptırmadan mümkün olan en iyi delilleri öğrenimin yerine geldiğini ispatlamak açısından sunmaktır. Bu sebeple MUK un bu bölümünde belirli bir onaylamaa modeli ortaya konmaktadır. Öz değerlendirme sürecinde yer alan sorular kullanıcının 3 temel alanda sorularına cevap alabilmesini sağlayacaktır: Sunulan model kullanılmış mıdır? Eğer cevabımız evetse ne derece başarılı olmuştur? Alternatif bir model kullanılmış mıdır? Eğer cevabımız evetse bu modelin özellikleri nedir? Bu deneyimi değerlendirdiğimizde ne sonuç elde ettik? Eğer yukarıdakilerden her ikisine de evet demediysek bunun sebebi nedir? Elde ettiğimiz sonuçlar neler olmuştur? Portföy Portföy mentorlük süreci ve menteenin başarıları ile ilgili delilleri ortaya koyar. İçeriği ve formatı programa ve menteelerin bireysel ihtiyaçlarına göre değişebilir Portföylerin içerikleri Mentorlük programının özet tanımı.bu tanıumda genelde standart bilgiler yer alır ve aşağudakiler muhakkak eklenmelidir: süre amaç Mentee/mentorların rolleri Menteenin istediklerii ve yapacakları Mentee ve mentor tarafından beraber hazırlanan ve diğer 22 23

14 5. önemli ve kişiye özel detayları belirten ek açıklama. Menteenin hedefledikleri. Menteenin başarı ve sonuca ilişkin düşündükleri. Bunu hazırlamak için menteeye bir çerçeve sunabilir ve seçilen soruları yanıtlamasını isteyebilirsiniz. Bunu gerçekleştirirken genelde çok yapılandırılmış olmayan bir anket ve görüşme kullanılır. Menteeler genelde ne öğrendiklerini ifade edebilirler. Yazılı metinden daha kullanışlı ise bu video ya da audio formatında da gerçekleştirilebilir. Mentorlük öncesi ve sonrası arasındaki ayırt iyi yapılmalı ve aradaki farklar ve mentorlüğün katma değeri bu şekilde sunulmalıdır. Fakat menteeye ait olan bu portföy için eklenecekler konusunda son kararı mentee verecektir. Programı uyuglayan kişi ve kurum da menteenin programın gereksinimlerini yerine getirdiğini ve başarılıarını ifade eden bir açıklama yapar. Mentee ile birlikte yapılmasına rağmen bu değerlendirme program uygulayıcısının görevidir. Değerlendirme yapan kişinin sormak siteyebileceği bazı sorular aşağıda bulunabilir: Mentee bu sürece tam anlamıyla katılmış mısdır? (randevularına gelmiş midir vs) Mentorlük süreci boyunca menteenin elde ettiği belirli kazanımları ayırt edebiliyor muyum? Menteenin öz değerlendirmesi benim değerlendirmem ile uyuşuyor mu? Başarılı Şekilde Bitirme belgesi resmi şekilde hazıtrlanıp meteeye suunlmalıdır. Günlük- bu her ne kadar dış değerlendirme için kullanılmayacaksa da herm menteenin kendi başarısını görebilmesi hem de APEL değerlendiricisinin görebilmesi için hazırlanması önemlidir. bir sonraki adım- menteenin gelecekte kişisel gelişime ilişkin planları, Portföyün formatı Genelde portföyler yazılı ve basılıdr. Son zamanlarda elektronik portföyler de kullanılmaya başlanmıştır. Önemli bir nokta portföyün menteeye ait olmasıdır. Bu sebeple menteenin kullanabileceği bir formatta olması gerekmektedir. Portföyün tek bir formattan oluşması şart değildir. Bazı kısımlar yazılı, bazıları online, diğerleri yine farklı alternative formatlarda olabilir. (Eğer bu durum mevcutsa net açıklamalar ile bu portföyü değerlendirecek olan APEL uzmanına yardımcı olunmalıdır) eğer ileride herhangi bir APEL sürecinde kullanılacaksa (iş başvurusuna destek olmak gibi) APEL değerlendiricisinin kullanabileceği bir şekilde olmalıdır. Portföye konabilecek diğer materyaller: Ortaya konan çalışmalardan mentee tarafından seçilen örnek çalışmalar (not:menteenin kendine sormadan ve onun seçimi olmadan çalışmalarını portföye koymak doğru değildir) 24 25

15 Bölüm 3: Öz değerlendirme süreci Başlarken dikkat edilecekler: Mentorlükte Uygulama Kuralları programınızın tasarım ve sunumda en iyi kaliteye ulaşması açısından mentorlük programları hazırlayan sizlere yardımcı olmak için hazırlanmış bir öz-değerlendirme paketidir. İçeriği bir önceki Mentorlüğün Onaylanması projesinde tam anlamıyla denenmiştir. Değerlendirme paketi kullanıcı olarak sizlere eşsiz ve değerli sonuçlar sunacaktır. Sağlayacakları arasında aşağıdakiler sayılabilir: Programın tüm boyutlarının tam kapsamlı ve yapılandırılmış bir incelemesi, kendi değerlendirmenizi temel alarak programın güçlü ve zayıf yönlerinin sistemli bir özet değerlendirmesi, yine kendi değerlendirmenizi temel alarak programın daha iyi hale getirilmesi için oluşturulacak bir eylem planı. 5. Öz-değerlendirmeyi bitirmeden önce Mentorlükte İyi Uygulamalar ve Dış Kaynaklardan Doğrulama Paketini gözden geçirmenizi öneririz. Lütfen aşağıdaki linki tıklayın ve bu bilgileri size sunduğumuz e-öğrenim platformuna gidin. Kayıt olmak mecburiyeti yoktur. Bu platform sayesinde deneyiminizi tekrar gözden geçirmeniz ve öz-değerlendirmede ele almak istediğiniz noktaları daha dikkatli ele almanız mümkün olacaktır. Öz-değerlendirmenin doldurulması: Tüm cevaplar, tek bir oturumda verilmelidir. Bu sebeple dikkatli bir hazırlık şarttır. İşe başlarken ilk yapmanız gereken dikkatli bir şekilde paketin PDF versiyonunu okumak olmalıdır. Bu şekilde özdeğerlendirmeye başlamadan önce ihtiyacınız olan her şeyi öğrenmiş olacaksınız paketi tamamlarken meslektaşlarınızdan yardım almanız gerekebilir. Hazırlıklarınızın bir bölümü olarak tüm grubunuzla işbirliği ve karşılıklı danışma önerilmektedir. Bu paket, otomatik ve kişilerin gizliliklerini ve haklarını koruyacak tarzda sonuç oluşturmak amacıyla tasarlanmıştır. Bu şekilde paylaştığınız bilgiler gizli kalacak ve kimseyle paylaşılmayacaktır daha önce bazı materyalleri hazırlayıp öz-değerlendirmeye kes-yapıştır metodu ile ekleyebilirsiniz. Bu şekilde formu doldururken zamandan tasarruf edecek ve daha kaliteli cevaplar verebileceksiniz Bu derece belirleyici sonuçların elde edilebilmesi için sizin sağlayacağınız girdiler çok önemlidir. Elde edeceğiniz sonuçlar, sizin sağlayacağınız verilerle bire bir ilişkilidir. Bu nedenle, materyalin hazırlanıp bir araya getirilmesi için ayıracağınız sürenin yanı sıra en azından 1 saatinizi de on-line paket için ayırmaya hazır olun mentorlüğün her bir bölümü ile ilgili olarak uygulamada değişiklik yapmak amacıyla eylem yapmayı düşündüğünüz sahalar olup olmadığı size sorulacaktır. Bu tür olasılıkları önceden düşünüp cevaplarınızı ona göre hazırlamanız önerilir Öz-değerlendirme sürecinin ilk bölümü mentorlük programınızı genel olarak ele almanızı istemektedir. Bazı 26 27

16 konular Bölüm 2 ile daha yakın ilgili olabilir ve bu maddeleri her iki bölümde de ele almanız gerekebilir. Bu durumda maddelere ithafta bulunarak zamandan tasarruf edebilirsiniz Öz-değerlendirme sürecinin ikinci bölümü Mentorlükte İyi Uygulamalardaki yapıyı takip ederek mentorlük sürecinin belirli bölümlerine odaklanmaktadır Öz-değerlendirme sürecinin üçüncü bölümü elde ettiğiniz tüm sonuçları bir araya getirerek Öz-değerlendirme yapabilmenizi sağlar ve elde ettiğiniz sonuçları ileriye yönelik bir eylem planına dönüştürebilmenize yardımcı olur. bazı sorular programınızla ilgili olarak birbiriyle ilişkili bölümlerle ilgilidir. Sizin zamandan tasarruf edebilmeniz amacıyla bu bilerek yapılmıştır. Soruları mümkün olduğunca tam kapsamlı cevaplamanın faydalı sonuçlar ortaya koyacağından emin olun. Bazı sorular ise kısa bir evet yada hayır cevabı ile cevaplanabilir. Eğer eklemek istediğiniz başka bir husus yoksa, bu şekilde cevap verebilirsiniz. Fakat genelde sorulara daha derinden düşünerek cevap vermek daha faydalı olacaktır. Öz-değerlendirmenin sonuçlarını nasıl kullanacağınız size kalmıştır. Programınızın kalitesini devam ettirmek yada geliştirmek için kurum içi kullanıma yönelik olarak özdeğerlendirme yapabileceğiniz gibi, yapılan çalışmaların dış kaynaklardan onaylanması için de bunu kullanabilirsiniz. her iki durumda da yapılan çalışmaları lütfen bizimle paylaşın (VM2nin iletişim formu vasıtasıyla). Bu paketi ancak kullanıcılardan gelen geri dönütler sayesinde geliştirebiliriz Adım 1: Siz ve programınız hakkında detaylar mentorlük programınızın başlığı* kurum adı * ülke * adres * iletişim kişisi * geçerli e-posta adresi* (daha sonra size raporlarınızı göndermek için kullanacağımız bir e-posta adresi mutlaka girilmelidir) hedef kitle: mentorlük programınızın amacı * doldurması zorunlu kısım engelli bireyler suçlular eski mahkumlar gençler kadınlar kalifiye olmayan bireyler uzun süredir işsiz bireyler yaşlılar diğer (lütfen belirtiniz) 28 29

17 GIZLILIK HÜKMÜ Öz değerlendirme sürecini tamamlarken vereceğiniz bilgiler sadece Mentorlüğün Onaylanması adlı Leonardo da Vinci Projesi kapsamındaki analizler ve değerlendirme amacıyla kullanılacaktır. Cevaplarınız Leonardo da Vinci programının teftişi dışındaki haller için kullanılmayacak ve saklanmayacaktır. Sizin yazılı izniniz olmadan ortaklık dışında hiçbir kuruma bu bilgiler verilemez ve buradaki içeriğin her hangi bir kullanımında sizin gizliliğinizi koruyacağımızdan emin olunuz. yukarıda yazılanları okudum ve kabul ediyorum Bir sonraki sayfaya geçiniz Bölüm 1 Açıklamalar italiklerle yapılmıştır ADIM 2: bölüm 1 genel konular Programınızın amacı ve hedefleri nedir? Unutmayın ki sorulara verilecek olan cevaplar size aittir, Hedef ve amaçlarınızla ilgili formal bir açıklama yapınız (eğer mümkünse), programınızın amacını açıklamasına yardımcı olduğunu düşündüğünüz herhangi bir informal hedefi de ekleyebilirsiniz Amaç ve hedeflerimize ulaştığımızı nerden bileceğiz? Bariz performans göstergelerine sahip miyiz? Eğer cevabımız evet ise, elde ettiğimiz başarılar ve iyileştirmemiz gereken alanlarla ilgili olarak bu performans göstergeleri neler açıklamaktadır? 30 31

18 Son yıl içinde mentorlük programınızda önemli çaplı değişiklikler ortaya çıktımı? Eğer cevabımız evet ise; Bu değişimin amacı neydi? Bu değişimin başarılı yada uygun olduğunu gösteren bir delil mevcut mu? 6. Değerlendirmelerimiz, öz değerlendirme ile dışardan gelen girdileri bir araya getirebiliyor mu? Eğer cevabınız evetse, gözlem sürecindeki bu birleştirici yaklaşımınızı açıklayınız. Bir sonraki mentorlük döngüsü için birtakım değişiklikler planlıyor muyuz? Eğer cevabımız evet ise;: Neyi elde etmeye çalışıyoruz? Amaç ve hedeflerimizin başarılması yoluyla elde etmeye çalıştığımız etki nedir? Bir sonraki sayfaya geçiniz 5. Bu öz değerlendirmenin doldurulması sürekli bir gözlem sürecinin bir parçasımıdır? Eğer cevabımız evet ise; Programımızı ne sıklıkla gözden geçirmekteyiz? Bir gözlemden diğerine kadar geçen süre içinde sürekli devam eden bir ilerleme ve iyileşme olduğundan nasıl emin olabiliriz? 32 33

19 Bölüm 2 ADIM 3 (sayfa 2): Tema 1 -seçim 5. Başvuru formumuzun risk yönetimi, mentor ve mentee eğitimi gibi konularda ihtiyacımız olacak tüm bilgileri sunduğuna emin miyiz? Lütfen kısaca açıklayınız Mentor ve menteelerin seçimi için hangi hedefleri belirledik? Bu hedeflerde nasıl karar kıldık? 6. Seçim için kullandığımız materyaller mentor ve menteelerden neler beklendiği ile ilgili gerçekçi bir manzara sunuyor mu? Lütfen kısaca açıklayınız Seçim stratejimiz nedir? Bu stratejide nasıl karar kıldık? 7. Bu safhadaki çalışmalarımızla ilgili ek olarak yapılması gerektiğini belirlediğimiz bir alan var mı? Seçim stratejimizin hedefleri kimlerdir? bilinen problemlerin çözülmesi için eylem gerektiren vakalar çalışmamızdaki belirli vakaların listesi Eğer ilk belirlenen seçim kriterleirne ulaşılmazsa ne yapacağız? Seçim stratejimiz değişiklik yapmamıza imkan verecek derecede esnek mi? problemler ortaya çıkarsa gerekecek olan özel gözlem sahaları başarılı noktaları geliştirmek ya da programı daha güçlü kılmak için eylem planlanan durumlar 34 35

20 8. Mentorlüğün bu safhasındaki performansımızı nasıl değerlendiriyoruz? ADIM 4: Tema 2 risklerin ve zorluklaırn üstesinden gelmek birini seçiniz: mentorlüğün bu boyutu açısından mükemmel genel olarak iyi olmakla birlikte mentorlüğün bu boyutu ile ilgili olarak programınızı geliştireceğini düşündüğümüz bazı konular belirledik genelde iyi olmakla birlikte, mentorlüğün bu boyutu açısından kendinizi geliştirebileceğiniz birtakım konular tespit ettik bazı açılardan iyi olmakla birlikte, mentorlüğün bu boyutunu tam anlamıyla uygulayabilmenizi sınırlayan bazı alanlar tespit ettik mentorlüğün bu boyutunda tam anlamıyla etkin olabilmek için yapmamız gereken çok şey olduğunun bilincindeyiz bizim sınıflandırmamız: Uygun bir risk analizi gerçekleştirdik mi? Risk analizi programımızın riskleri kontrol etme ve en aza indirgemesine yönelik belirli yöntemler içermelidir. Bu riskler hizmet ettiğimiz kitlenin belirli özellikleri ve mentorlük uygulamalarının yapıldığı yerler gibi özel konuları da dikkate almalıdır. Programımıızda herhangi bir risk ortaya çıkması durumunda yapılması planlananlarla ilgili örnek verebilir miyiz? Bir sonraki sayfaya geçiniz Bu risk analizindeki süreç ve sonuçlarla ilgili kayıtlarımız var mı? Değişen durumlara göre analizimizi gözden geçirip güncellemek için ne gibi sistemlerimiz mevcut? Bilgilendirme, seçim ve eğitim yöntemlerimiz mentee ve mentorların karşılaşabileceği riskleri nasıl sınırlandırabilir? 36 37