Sevgi ve saygılarımla Prof. Dr. Burhan ÖZKAN, Rektör Danışmanı Uluslararası İlişkiler Koordinatörü Akdeniz Üniversitesi

Transkript

1 Değerli Erasmus+ Programı Çalışanları, Akdeniz Üniversitesi; Erasmus Programı na 2003 yılında Türkiye nin Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik programları Hazırlık dönemi pilot uygulamasında ilk 15 Türk Üniversitesi arasında yer alarak başlamıştır. Ulusal Ajans tarafından iki defa iyi uygulama örneği seçilen ve Erasmus programındaki başarısını Avrupa boyutuna taşıyan Akdeniz Üniversitesi, 2009 yılında Avrupa Komisyonu Eğitim ve Kültür Genel Müdürlüğü tarafından Avrupa genelinde verilen Yenilikçilik ve Yaratıcılık Erasmus Yaşam Boyu Öğrenim Ödülü ne layık görülmüştür. İlk kez bir Türk üniversitesine verilen Ödül, 6 Mayıs 2009 tarihinde Prag da takdim edilmiştir yılında ise AB Bakanlığı, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı tarafından üniversitemiz Öğrenci Öğrenim Hareketliliği faaliyeti kapsamında Erasmus Kalite Belgesi ile ödüllendirilmiştir. Akdeniz Üniversitesi, öncelikle Erasmus ailesine yeni katılan üniversitelere ve personele destek olmak, deneyimlerini paylaşmak, birlikte yeni projelere imza atmak ve her şeyden önemlisi öğrencilerimize yurtdışı deneyimlerinde etkili bir şekilde destek olmak amacıyla 2010 yılında Erasmus Koordinatörleri Akademisi programı adı altında bir program başlatmıştır. Akademi programı, 4 yılda toplam 63 Erasmus çalışanının (koordinatör ve destek personeli) katılımıyla Adrasan da başarıyla gerçekleştirilmiştir. Program kapsamında eğitim, bilgi paylaşımı ve ortak projeler geliştirmek üzerine çalıştaylar düzenlenmiştir ( Akademi programının beşincisi Değişim Koordinatörleri Akademisi adı altında Erasmus ve Mevlana Değişim Programı çalışmalarına yeni başlayan personel ve üniversiteler odağında, yaygın öğrenme metotları uygulanarak Adrasan daki Avrupa Akdeniz Gençlik Merkezinde, Haziran 2015 tarihleri arasında, 37 üniversiteden 56 personelin katılımıyla başarılı bir şekilde gerçekleştirilmiştir. Erasmus Koordinatörleri Akademisi nin çıktıları doğrultusunda Ulusal Ajans tarafından 2014 yılında Erasmus+ Hareketlilik Yeni Başlayanlar Toplantısı organize edilmeye başlanması ve katılımcıların programa aktif olarak katılması ve Koordinatörler Akademisi nin devamı yönündeki talepleri başlatılan Akademi programının ne kadar yerinde olduğunun bir göstergesidir. Akademi programı kapsamında Uluslararası İlişkiler Ofisi/Erasmus Ofisinin mevcut durumu ve programın uygulanması tüm yönleri ile ele alınmıştır. Bu kapsamda yapmış olduğumuz çalışmalar rapor haline getirilmiş ve sizlerin katkı ve önerileri ile zenginleştirilmesi adına paylaşıma açılmıştır ( Sevgi ve saygılarımla Prof. Dr. Burhan ÖZKAN, Rektör Danışmanı Uluslararası İlişkiler Koordinatörü Akdeniz Üniversitesi

2 Erasmus+ Programı Yükseköğretimde Hareketlilik Aktörleri Haritası çalışması ile öğrenci ve personel hareketliliği kapsamında üst ve alt paydaşlar haritası çıkarılmıştır. Ardından Erasmus ofislerinin mevcut durumları ile olması gereken durumları ve Erasmus personelinin sorumlulukları ve yeterlilikleri tartışılmıştır. Erasmus+ Programı Yükseköğretimde Hareketlilik Aktörleri - AB Komisyonu - Ulusal Ajanslar - Partner Üniversiteler - Kendi Üniversitem - Üniversitelerin Diğer İdari Birimleri (SKS, Öğrenci İşleri, Personel, İdari Mali İşler, Strateji Geliştirme, Basın ve Halkla İlişkiler) - Erasmus+ Kurum Koordinatörü - Erasmus+ Birim / Bölüm / Program Koordinatörleri - Gelen/Giden Öğrenci ve Personel - Veliler - Akademik Birimler - Yabancı Diller YO - Erasmus Personeli - Emniyet Müdürlüğü - Vergi Dairesi - Konsolosluklar - Yurt, Burs vb sağlayan Kurumlar (Kredi Yurtlar Kurumu, SGK, vb.) OFİSİMİN HALİ Erasmus Ofisi - Zaman Yönetimi; Mevcut Durum (Uygulamada Olan) Akademik takvim yok Diğer işlere odaklanma, gereksiz evrak işi Zaman yönetimi konusunda yetersiz bilgi İş bölümlerinin tanımlanmaması Plansızlık, programsızlık Hibe ve kontenjanların geç belirlenmesi Hibelerin geç ödenmesi Öğrenci işlerinin, öğrenci transkriptlerini oluşturmada geç kalmaları. U.A. raporlarında son dakikada olmak Olması Gereken Akademik ve erasmus takvimi ayarlanması Deadline belirlenmesi Ulusal Ajans takvimine uymak Çağrı dönemi Ara rapor / Nihai rapor Hibe iadesi Öğrenci görüşme gün ve saatlerinin belirlenmesi Öğrenci oryantasyon programı Tanıtım süreci Outlook takvimi İlanı Randevu sistemine geçilmesi 2

3 - Öz Değerlendirme+ Kapasite Geliştirme+Sürdürülebilirlik+Yaygınlaştırma+ Görünürlük; Mevcut Durum (Uygulamada Olan) Personel eksikliği Eleştiri eksikliği Ofis kullanım alanı darlığı Çokça evrak işi Erasmus ofislerinin yeterli görünürlüğünün olmaması Anket çalışması yok Fakülte koordinatörlerinin pasif duruşu. Genellikle herkes bir işi yapıyor ya da bir kişi her işi yapıyor. Dilek kutusu Olması Gereken Haftalık değerlendirme toplantısı Aylık-yıllık çalışma takvimleri Web sitesinin etkin ve güncel kullanımı Sosyal medyanın etkin kullanımı. Giderek artan partner Partner visit Broşür dağıtımı Giden-gelen öğrenci+personelin Erasmus+ ofis çalışanlarının değerlendirildiği anket yapılması. Fakülte koordinatörlerinin sürece aktif olarak dahil olması, sahiplenmesi Ofis personelinin yetki alanı dışındaki konulara da hakim olması ve gerektiğinde destek alması Personelin uzun süre çalışmasını sağlamak için olanaklar sunmak Yaygınlaştırma konusunda giden öğrenciler için tam tanınmanın sağlanması Online müracaat Programların kullanımı (online) Uluslararasılaşma konusunda vizyon Personele hizmet içi eğitim yapılması - İş Birliği ve İletişim(Kurum İçi+Kurum Dışı); Mevcut Durum (Uygulamada Olan) Kurum içi düzenli birim koordinatörleri toplantısı Yıllık bülten / Aylık bülten Strateji D.B ofisinden kopuk çalışıyor. U.A desteği yetersiz. Göç idaresi yetersiz iletişim ve bilgi eksikliği. Partnerler ile yetersiz iletişim. Sosyal medya üzerinden partnerlerle anlık iletişim. Olması Gereken Birim koordinatörleri toplantılarının aylık düzenlenmesi. Rektörlük birimleri, rektör ve rektör yardımcıları ile toplantı düzenlenmesi. Aylık bülten International Week. Strateji daire başkanı ile işbirliği. U.A ın üniversiteler üzerinde daha çok yaptırımı olmalı. Göç idaresi ile daha verimli iletişim. Yabancı öğrenci ve erasmus öğrencilerinin işlemlerini farkı olduğunun rektörlüğe iletilmesi. Birim koordinatörleri ile her dönem için bir kere toplantı yapılması. Ailelerle daha etkili iletişim kurulması. Öğrenci işleri desteği Gelen-giden öğrencilerin kalacak yer bulmasına destek. 3

4 Birim koordinatörleri ile yöneticiler arasında iletişim - Ofis Öncelikleri (Şimdi, Hemen yap!listesi); Mevcut Durum (Uygulamada Olan) Erasmus+ dışında sorumlulukları olan elaman. Yetersiz personel sayısı. Memur+sözleşmeli kadrosundaki personel Ofis donanımının/donanımlı personelin olmaması Yetersiz sosyal medya kullanımı Sürekli değişen altyapısına bağlı olarak web sitelerinin etkin kullanılmaması. Ofis çalışanlarına yüklenen ekstra ve acil işler ( Şu Çeviri Yap! ) İmzalanmayan, geç gelen evrak Kâğıt israfı Olması Gereken Müstakil ofis + 2 elaman / Yeterli personel Uzman kadrosunda personel istihdam edilmesi Hibe takip bölümü ayrı bir ofis olarak çalışması İş süreci tanımlama ve uygulama Görev tanımlaması Etkin tanıtım yapılması Uluslararası görünürlüğün sağlanması Mesai saatlerine ve tatillerde hoşgörü Öğrenci ve personel kişisel telefondan ulaşma Öğrenci görüşmeleri için randevu sistemi Kâğıt israfına karşı sanal dosyalamaya geçmek Erasmus ofisi daire başkanı olmalı ve koordinatör ücret almalı Personel zaman yönetimi - Sorun ve Kriz Yönetimi; Mevcut Durum (Uygulamada Olan) Yetkin olmayan personel Yetersiz fiziki ortam Yetersiz sayıda ofis çalışanı Yöneticilerin ilgisizliği Ulusal Ajans a ulaşamama / yeterli bilgiye ulaşamama Ofis çalışanlarına yüklenme, her şeyden sorumlu tutma. Alakasız insanların sürece dahil olması. Karmaşık bürokrasi düzeni Öğrencilerin sorumluluklarını yerine getirmemesi. Vize ve COS numarası, devletin AB ülkeleriyle işbirliği içinde olmaması. Angarya iş verilmemesi (Çeviri) Olması Gereken Yeterli sayıda ve yetkin ofis çalışanı. Yeterli fiziki ortam Ofiste üst yönetimin desteği tam Çözüm odaklı olma Ulusal ajans ile birlikte çalışma Diğer birimlerin desteği Partnerlerle ve karşı kurumun Ulusal Ajans ile iletişimde olma Öğrenci ve personel ile sürekli iş birliği Rektörlükte sorun çözme konusunda destekçi olması Yarı zamanlı öğrencilerin ofiste görev alması Zaman yönetiminde eksiklik. ESN sosyal medya kullanımı Öğrencilere Erasmus+ başvuru yol haritası Sağlık beyanı alınması Vakıf ve devlet üniversitelerin farklı yapıları nedeniyle ailelerin sürece dahil olması 4

5 Erasmus Çalışanı (Koordinatör/Personel) Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Beynimde Gücümde Omuzlarımda Kalbimde Çantamda Geleceğimde Yeterliliklerimde Takip ve planlama Bilgi Tecrübelerim En kısa zamanda, en fazla öğrenciye ulaşabilmek ve daha kaliteli hareketlilik gerçekleştirebi lmek. İş yükünün orantılı dağıtılması Hemen! Bugün! Öğlene kadar! Bu hafta içinde! (Bitmeyen bitmesi gereken işler) Kurum içi/dışı ilişkilerin Ulusal Ajans mailleri Erasmus.net Evrak kullanımını en aza indirmek ve online süreçler yürütmek Mobil çalışabilme Para/Bütçe Her an yeniliğe açık olma Partnerler ESN Fakülte desteği Rektör ve üst yönetimin desteği Diğer ofis işleri/ Evrak işleri Ani ve acil işler iş kalsın hemen bunu yap! Ziyarete gelenlere (Erasmus Dışı) tercümanlık yapma Kısa zamanda Ulusal Ajansın bitirmemizi istediği raporlar, başvurular,vb. İşe erken saatte başlayamamak (8:30 da işe başlayamıyoru m) Evrak/iş yükü Sürekli değişen prosedür (Sigorta, Sabır Karma felsefesi (inanmak) İdeal Hareketlilik Öğrenci ve Personel Memnuniyeti Stressiz iş ortamı 4x4 özlük hakları Aidiyetlik Uzmanlık kadrosu Empatiyle yaklaşım Saygı / Sevgi / Hoşgörü Erasmus ofisi için bilgi işlem, tercüman elemanı olması Anlayış Orantılı iş bölümü Hibe başvurularının deadline tarihleri Ofiste takvimim Web sitesi Öğrencilerimiz OS bütçesi Partnerlerimiz Ağrı kesici Filtre kahve Sabır Tüm evrak işleri Akademik ve idari anlamda danışmanlık Aylık Planlarım Erasmus Kurum Koordinatörü (Sorun çözmede yardım amaçlı!) Gelecek küresine bakıyorum İyi bir takım Vizyon ve misyon olarak program çerçevesinde çalışmalar Stratejik planda bu başlıkların içerikte bulunması Kadro beklentim Dahi iyi şartlarda yaşam hakkı Takdir görme Yurtdışına ofis çalışanlarının gönderilmesi (Diyalog açısından önemli) Yerinde yap, öğren. İş bölümü; herkes üstüne düşen görevi yapabilsin! Bölüm koordinatörlerini (paydaşları) aktif hale Planlama yapabilme Başarılı öğrenci I T donanımı Yabancı dil bilgim / Dil Yeterliliğim Ortak çalışabilme, Takım ruhu

6 sağlıklı tutulması Nabza göre şerbet Dışa dönük ofis çalışanları Diğer birimlerin desteği Belgeler, Cos) Erasmus+ dışında iş yükü olmaması WhatsApp grubundan gelen mesajlar! Senato toplantısı İkili işbirliklerinin sorumluluğu Her çözüm ofisten bekleniyor Sorunsuz bir süreç isteniyor getirme 6

7 Erasmus Beyannamesi (ECHE) Ulusal Teklif Çağrısı Hareketlilik Başvurusu Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA ERASMUS ATÖLYESİ Başvuru, Uygulama ve Raporlama Süreci, İyi Uygulama Paylaşımı Erasmus Programı kapsamında öğrenci ve personel hareketliliği faaliyetlerinin yürütülebilmesi için üniversitelerin öncelikle standart veya genişletilmiş Erasmus Üniversite Beyannamesi sahibi olmaları gerekmetkedir yılları için geçerli olacak Erasmus Beyanname Başvurusu 22 Mayıs 2014'te sona ermiştir. Avrupa Komisyonu Hayatboyu Öğrenme Programı Genel Teklif Çağrısını yayınladıktan sonra Ulusal Ajans tarafından Ulusal Teklif Çağrısı ( ogramlar/teklif- %C3%A7a%C4%9Fr%C4% B1lar%C4%B1) yayınlanmaktadır. Teklif çağrısında belirtilen hareketlilik programları başvuru tarihleri dikkate alınarak, TURNA sistemi üzerinden ilgili formlar indirilerek Üniversite adına başvuru formu eksiksiz bir şekilde doldurulur, sisteme kaydedilir ve kaydedilen sözleşmenin çıktısı alınarak kurum temsilcisine veya vekiline imzalatılarak Ulusal Ajans a postalanır. Erasmus Beyannamesine sahip olan yükseköğretim kurumları Erasmus Öğrenci ve Personel Hareketliliği faaliyetlerinden yararlanabilirler. Her yıl Avrupa Komisyonu ve Ulusal Ajans tarafından yayınlanan teklif çağrılarında hareketliliklere ilişkin detaylı bilgiler ile başvuru şartları ve tarihleri bildirilir. Hareketlilik Başvurusunu zamanında tamamlayan Üniversiteler, Ulusal Ajans tarafından tahsis edilen kontenjan ve hibe doğrultusunda hareketlilik faaliyetlerine başlayabilirler. Hibe tahsisatı yapıldıktan sonra hemen Avrupa daki üniversitelerle (taraflardan birinin AB üye ülkesi olması gerekmektedir) ikili işbirliği yapılması konusunda çalışmalar başlatılır. İkili İşbirliği Erasmus+ Programı kapsamında öğrenci ve personel hareketliliğinin sağlanabilmesi için gerekli olan ikili işbirliği / anlaşmanın AB, AET üye ülkelerindeki ve Hırvatistan, Makedonya, İsviçre deki üniversitelerle yapılması gerekmektedir. Anlaşma yapılırken dikkat edilmesi gereken konular: EUC sahibi üniversite Öğrenci ve personel hareketlilik türü ile kontenjanların net olarak belirlenmesi 1 dönemde 30 ECTS kredi sağlayabilmesi Ders içeriklerinin uyuşması Önemli Noktalar: İkili anlaşmalar yapılırken, karşı taraftaki Üniversitenin eğitim dili ve öğrencinin seçeceği dile uygun bir ders paketi olup olmadığı çok iyi incelenmelidir. Seçilecek 7

8 öğrenciler bu bilgilere göre değerlendirilmeli, gidilecek ülkeye ve üniversiteye uygun bir lisan bilgisi, önkoşul olarak aranmalı ve öğrenci bu lisandan sınava tabi tutulmalıdır. Anlaşmaların geçerlilik süresi Kontenjanların ve bölümlerin net belirlenmesi Akdeniz Üniversitesi Erasmus Ofis Takvimi OCAK Gelecek yılın Erasmus öğrenci seçimleri başvuruları başlıyor MAYIS Üçer Aylık Mal ve Hizmet Alımı Bildirimi (Bağlı bulunulan Vergi Dairesine) Ulusal Erasmus Hareketlilik İzleme Toplantısı EYLÜL Oryantasyon Eğitimi (I. Dönem Gelen ile II. Dönem Giden Öğrenci) Bahar Dönemi Erasmus Öğrenci Seçimi (Yedek ya da yeni seçim süreci) ŞUBAT Üçer Aylık Mal ve Hizmet Alımı Bildirimi (Bağlı bulunulan Vergi Dairesine) Oryantasyon Eğitimi (II. Dönem Gelen Öğrenci) HAZİRAN I. Dönem Giden Erasmus öğrencilerinin partner üniversitelere başvuruları Erasmus+ Yükseköğretime Yeni Başlayanlar Toplantısı Değişim Koordinatörleri Akademisi EKİM UA Erasmus Ara ve Nihai Rapor II. Dönem Giden Erasmus öğrencilerinin partner üniversitelere başvuruları MART Erasmus Hareketlilik Başvurusu (UA ya) Gelecek yılın Erasmus öğrenci seçimi (Yabancı Dil Sınavı) TEMMUZ Erasmus Hibe Sözleşmesi ve AT Bilgi Formunun UA ya gönderilmesi KASIM Üçer Aylık Mal ve Hizmet Alımı Bildirimi (Bağlı bulunulan Vergi Dairesine) NİSAN Oryantasyon Eğitimi (I. Dönem Giden Öğrenci) I. Dönem Giden Erasmus öğrencilerinin partner üniversitelere başvuruları AĞUSTOS KDV İstisna Belgesi Başvuru (Gelir İdaresi Başkanlığına) Üçer Aylık Mal ve Hizmet Alımı Bildirimi (Bağlı bulunulan Vergi Dairesine) ARALIK II. Dönem Giden Erasmus öğrenci hibe sözleşmeleri hazırlığı 8

9 ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Ulusal Ajans Uygulama El Kitabı ve Akdeniz Üniversitesi Erasmus Ofis Takvimi üzerinden işlenen Öğrenci Hareketliliğine ilişkin öğrencilerimiz için hazırladığımız iş akış listesi aşağıdaki gibidir. Merhaba Sevgili Akademik Yılı Erasmus+ Öğrenim Öğrencisi Bu sürece başlamadan önce önemle altını çizmek istediğimiz birkaç nokta var: 1)Bütün belgeleriniz bilgisayar ortamında doldurulacaktır. Elle yazılı olan hiçbir belge ofisimiz tarafından kabul edilmemektedir. 2)Belgelerinizde imza, tarih ve kaşe/mühür istenen bütün bölümler, ilgili doğru kişi tarafından doldurulmalıdır. 3)Her öğrenci kendi Erasmus+ sürecinden sorumludur. İletişim bilgilerinizin güncel, doğru olmasına ve tüm işlemlerinizi (mücbir hastalık, engellilik, ölüm, gibi sebepler olmadıkça;) kendinizin takip etmesi önemle rica olunur. 4)Öğrenciye bilgi aktarımı öncelikli olarak web sayfası, e-posta ile zorunlu kalındığı durumlarda ise telefon veya aile yakını aracılığı ile sağlanır. Bu bağlamda öğrencinin ofisimizin web sayfasını ve sosyal paylaşım ağlarını (facebook, twitter gibi) takip etmesi ve düzenli olarak e-posta adreslerini kontrol etmesi gerekmektedir. 5)Ofisimiz ile iletişime geçerken kullanacağınız e-posta adresi adınızı-soyadınızı içermeli açık ve anlaşılır olmalıdır. 6)Erasmus+ programından yararlanmaya hak kazanmış tüm öğrenciler giden öğrenci statüsünde olacağı için adresinden ofisimizle bağlantıya geçmelidir. Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Süreci (Gitmeden Önce/ Gittikten Sonra/ Döndükten Sonra) Öncelikle giden öğrenci oryantasyon programına tabidir. Programa katılmayan öğrencinin yaşayacağı sıkıntılar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. Gitmeden Önce 1. Öğrenci öncelikli olarak Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından gidecekleri üniversitelere e- posta ile bildirilir (nominate edilir). Eş zamanlı olarak öğrenciye de e-posta gönderilir. 2. Öğrenci gideceği üniversitenin web sitesinden Erasmus başvuru sürecine ilişkin temin etmesi gereken belgeleri öğrenir ve kabule uygun şekilde hazırlayarak, gideceği üniversitenin son başvuru tarihinden en 1 hafta önce Rektörlük Uluslararası İlişkiler Erasmus Ofisi ne teslim eder. 3. Öğrenci linkinde yer alan dokümanlardan sorumludur. 4. Öğrenci hareketlilikte bulunacağı döneme ilişkin ders seçimini Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü ile yapacaktır. Her öğrencinin kendi Erasmus+ bölüm koordinatörünün iletişim bilgileri linkinde yer almaktadır. Ders seçimini tamamlayan öğrenci öğrenim anlaşmasını (Learning Agreement For Studies) Erasmus+ bölüm/program koordinatörüne imzalatmalıdır. Akabinde 1 nüshasını ofisimize getirmesi 9

10 gereklidir. (Not: gidilen her üniversite bu belgeyi farklı sayıda talep edebilir, bu nedenle gideceğiniz üniversitenin Erasmus ofisinin web sayfasından istenen belgeleri getirmesi gereklidir. (Not: gidilen her üniversite bu belgeyi farklı sayıda talep edebilir, bu nedenle gideceğiniz üniversitenin Erasmus ofisinin web sayfasından istenen belgeleri inceleyiniz. Erasmus+ ile belgelerin orijinal olması zorunlu değildir ancak bu kurumların nihai kararına kalmıştır.) 5. Öğrencinin başvuru işlemleri tamamlandıktan sonra, vize işlemlerine başlaması için misafir üniversitesinden Davetiye (Invitation / Acceptance Letter) ve onaylanmış Öğrenim Anlaşması gönderilecektir. Bu süreç posta sürecidir. Yaklaşık 1 / 1,5 ay sürer. Sıkıntı yaşanmaması için ofisimiz adresi verilebilir. 6. Öğrencinin davetiyesi ve imzalı LA belgesi ofisimize ulaştıktan sonra öğrenciye pasaport harç muafiyet belgesi için talep dilekçesi verilir. Harç muafiyet belgesine ilişkin dilekçe öğrenci tarafından doğru olarak doldurulmalı ve Erasmus ofisine imzalatılmalıdır. Dilekçeye: linkinden erişebilirsiniz. 7. Dilekçeyi öğrenci işlerinize teslim ederek, defterdarlığa iletmek üzere ilgili harç muafiyet yazısı almalı ve akabinde defterdarlığa başvurmalıdır. Defterdarlıktan alınacak yazı ve pasaport alımı için Antalya Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü'nün web sitesinde ( ) belirtilen pasaport için gerekli evraklar ile pasaport başvurusunu yapmalıdır. (Not: Harçsız pasaport sadece harç muafiyeti sağlar, cüzdan bedeli ödenmek zorundadır.) 8. Pasaportunu teslim alan öğrenci ofisimiz tarafından verilecek olan Maddi Destek Yazısını ve Misafir Üniversitesinden gönderilmiş olacak olan Orijinal Davetiyesini ofisimizden teslim almalı, vize almak için gerekli olan diğer evraklar ile gideceği ülkenin konsolosluğuna başvuru yapmalıdır. 9. Davetiyenizin orjinalini konsolosluk istemektedir. Bizim için kopyası yeterlidir. Konsolosluk tarafından istenen belgeleri öğrenmek için ilgili web sayfalarından ve telefonlarından bağlantıya geçmeniz gerekmektedir. Vize için gerekli evraklara ilişkin sorumluluk tamamıyla öğrencidedir. (Antalya da bulunan fahri konsoloslukların iletişim bilgileri: Öğrenci, nihai LA belgesinin ve davetiyesinin birer kopyası ile bağlı bulunduğu akademik birimin (fakülte/enstitü/okul) öğrenci işlerine dilekçe ile Erasmus+ kapsamında öğrenci olacağını belirterek öğrencinin izinli sayılacağına ve ders eşleştirmelerinin yapılacağına dair Yönetim Kurulu Kararı talep eder. Yönetim Kurulu Kararının bir kopyasını ofisimize iletmeyen öğrencilerin hareketliliği sağlanamaz ve hibe ödemesi yapılamaz. 11. Ders kaydı yenileme ve harç ödeme sürecinden Öğrencinin kendisi sorumludur. * Erasmus kapsamında okul dondurulmaz, ancak kayıt yenilenir. * Ders seçimi yapılmaz; ancak yönetim kurulu kararı ile hali hazırda eşleşecek derslerinin durumu belirlenmiş olur * Ofisimiz ders kaydını yenilemeyen ( harç ödeme durumu var ise harcını yatırmayan) hiçbir öğrencinin sorumluluğunu almamaktadır. 12. Hareketlilik sürecinde gerekli belgelerini tamamlayan (Misafir Üniversiteden gelecek olan davetiye kopyası, Learning Agreement kopyası, Yönetim Kurulu Kararı kopyası, Öğrenci belgesi/ Öğrenci Kimlik fotokopisi, Avro Hesabı ve Vizeli pasaport fotokopisi) öğrencinin sözleşmesi Rektörlük Uluslararası İlişkiler Ofisinde imzalanır. Öğrenim hibesi 45 gün içerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi 10 söz konusu değildir.

11 Dikkat Edilmesi Gerekenler! Giden & gelen Erasmus öğrencilerinin; Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Gittikten Sonra 13. Öğrenci misafir üniversitesine yerine vardıktan sonra ofisimizi posta yolu ile vardığına dair bilgilendirmelidir. 14. Öğrenci ders seçiminde değişiklik yapmak istiyorsa, yine Erasmus+ bölüm koordinatörü ile bağlantıya geçip ilgili değişikliği yaparak ilk hazırladığı öğrenim anlaşması içerisindeki Changes kısmını doldurmalı ve tüm taraflarca imzalanmış halini ofisimize e-posta ile iletmelidir. 15. Güz döneminde gidip, bahar dönemine uzatmak isteyen öğrencilerimiz, uzatma işlemlerini gittikleri ülkeden yapacaktır. II dönem devam edecek olan öğrencilerin yapması gereken işlemleri misafir üniversitesinin Erasmus ofisinden öğrenerek, II dönem başvuruda bulundukları misafir üniversitede başladığına dair ofisimize bilgi vermeli, hibe durumuna ve II. dönem ders seçimine ilişkin işlemleri hakkında ofisimizden bilgi almalıdır. Öğrenci dönem uzatmak istiyorsa, öncelikle ofisimizdeki hibe miktarının durumunu öğrenmeli, akabinde uzatma işlemlerini yapmalıdır. Uzatma işlemleri ofisimizde hibe kaldığı taktirde yapılır. Öğrenci, I. Dönem gitmeden önce imzalanan sözleşme tarihleri dışında (fazla sürede) yurtdışında kalarak ek hibe talep edemez. Uzatmaya ilişkin ikinci bir hibe sözleşmesi imzalanmadığı taktirde öğrencinin II dönem uzatma hibesinin garantisi yoktur. Döndükten Sonra DOSYA KAPAMA İŞLEMLERİ için: * Erasmus+ öğrenim sürecinizin onaylandığına dair bağlı bulunduğunuz akademik birim yönetim kurulu tarafından alınacak Yönetim Kurulu Kararı nı, * Öğrenim anlaşması belgesinin Before, During ve After the Mobility bölümlerinin ilgili kişilerce imzalanmış hali, * Pasaportunuzda yer alacak olan pasaport giriş çıkış mühürleri (Pasaportunuzun sayfalarının fotokopisi ofisimizde alınacaktır) ofisimize getirdiğiniz takdirde dosyanız kapatılarak hibe sözleşmenizde belirtilen süre içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus+ sürecinizi tamamlamış olacaksınız. Erasmus Sürecinizde Başarılar Vizesini alan öğrencilerin OLS sistemine kaydedilmesine, Öğrencilerin aldıkları derslerin en az % 50 sinin ilgili birimlerden olmasına yapılan staj çalışmalarının kendi bölümleri ile ilgili olmasına öğrenim anlaşmalarında imzaların ve tarihlerin tam olmasına transcriptleri ile öğrenim anlaşmaları uyumlu olmasına onay mektubunda yazılan tarihlerin gerçekleşen sürece ait olmasına hibelerin yatıralacağı hesapların öğrencilerinin kendi adına ya da kendilerinin de olduğu ortak hesaba ait olmasına 11

12 Merhaba Sevgili Akademik Yılı Erasmus+ Staj Öğrencisi Bu sürece başlamadan önce önemle altını çizmek istediğimiz birkaç nokta var: 1)Bütün belgeleriniz bilgisayar ortamında doldurulacaktır. Elle yazılı olan hiçbir belge ofisimiz tarafından kabul edilmemektedir. 2)Belgelerinizde imza, tarih ve kaşe/mühür istenen bütün bölümler, ilgili doğru kişi tarafından doldurulmalıdır. 3)Her öğrenci kendi Erasmus+ sürecinden sorumludur. İletişim bilgilerinizin güncel, doğru olmasına ve tüm işlemlerinizi (mücbir hastalık, engellilik, ölüm, gibi sebepler olmadıkça;) kendinizin takip etmesi önemle rica olunur. 4)Öğrenciye bilgi aktarımı öncelikli olarak web sayfası, e-posta ile zorunlu kalındığı durumlarda ise telefon veya aile yakını aracılığı ile sağlanır. Bu bağlamda öğrencinin ofisimizin web sayfasını ve sosyal paylaşım ağlarını (facebook, twitter gibi) takip etmesi ve düzenli olarak e-posta adreslerini kontrol etmesi gerekmektedir. 5)Ofisimiz ile iletişime geçerken kullanacağınız e-posta adresi adınızı-soyadınızı içermeli açık ve anlaşılır olmalıdır. 6)Erasmus+ programından yararlanmaya hak kazanmış tüm öğrenciler giden öğrenci statüsünde olacağı için adresinden ofisimizle bağlantıya geçmelidir. Erasmus+ Staj Hareketliliği Süreci (Gitmeden Önce/ Gittikten Sonra/ Döndükten Sonra) Öncelikle giden öğrenci oryantasyon programına tabidir. Programa katılmayan öğrencinin yaşayacağı sıkıntılar öğrencinin kendi sorumluluğundadır. Gitmeden Önce 1. Öğrenci öncelikli olarak staj kabul aldığı kurumdan staj davetiyesi ve imzalı Learning Agreement for Traineeship (LAFT) belgesini ofisimize teslim etmesi gerekmektedir. Belgeleri linkinden temin edebilirsiniz. 2. Öğrenci gerekli staj programını Erasmus+ Bölüm/Program Koordinatörü ile yapacaktır. Her öğrencinin kendi Erasmus+ bölüm/program koordinatörünün iletişim bilgileri linkinde yer almaktadır. Staj anlaşmasının detaylarını bölüm koordinatörüyle tamamlayan öğrenci tamamlayan öğrenci LAFT belgesini Erasmus+ bölüm/program koordinatörüne imzalatmalıdır. Akabinde 1 nüshasını ofisimize getirmesi gereklidir. 3. Öğrencinin staj bulma işlemleri tamamlandıktan sonra, öğrenciye vize işlemlerine başlaması için misafir kurumundan Davetiye (Invitation / Acceptance Letter) ve onaylanmış LAFT gönderilecektir. Bu süreç posta sürecidir. Yaklaşık 1/1,5 ay sürer. Davetiyenizin orjinalini konsolosluk istemektedir. Bizim için kopyası yeterlidir. 4. Öğrenci, nihai LAFT belgesinin bir kopyası ve davetiyesinin bir kopyası ile bağlı bulunduğu akademik birimin öğrenci işlerine dilekçe ile başvurur ve Erasmus+ kapsamında staj öğrencisi olacağını belirterek öğrencinin izinli sayılacağına ve staj eşleştirmelerinin yapılacağına dair 12

13 Yönetim Kurulu Kararı (YKK) talep eder. YKKnın bir kopyasını ofisimize iletmeyen öğrencilerin hareketliliği sağlanamaz ve hibe ödemesi yapılamaz. 5. Öğrencinin davetiyesi ve imzalı TA belgesi ofisimize ulaştıktan sonra öğrenciye pasaport harcı muafiyet belgesi için, öğrenci işlerine teslim edeceği talep dilekçesi verilir. Pasaport harcı muafiyet belgesine ilişkin dilekçe öğrenci tarafından doğru olarak doldurulmalı ve Erasmus ofisine imzalatılmalıdır (İlgili belgeyi, ofise gelip sizinle doldurabilir miyiz demeyin lütfen bu mümkün değildir). Dilekçeye: erişebilirsiniz. Dilekçeyi daha sonra öğrenci işlerinize teslim ederek, pasaport harcı muafiyet yazısı alınız. 6. Öğrenci, ilgili muafiyet yazısını öğrenci işlerinden teslim aldıktan sonra, önce defterdarlığa onaylatmalı, sonra pasaport alımı için Antalya Emniyet Müdürlüğü Pasaport Şube Müdürlüğü'nün web sitesinden ( ) pasaport için gerekli evrakları öğrenerek pasaport başvurusunu yapmalıdır. (Not: Harçsız pasaport almak istemiyorsanız doğrudan Emniyette umuma pasaport başvurusu da yapabilirsiniz. Harçsız pasaport sadece harç muafiyeti sağlar.) 7. Öğrenci gideceği ülkenin konsolosluğunun iletişim bilgilerini internetten temin etmelidir. İlgili konsolosluk ile iletişime geçip, Erasmus+ Staj öğrencisi olarak vize almak için gerekli belge ve işlemler hakkında bilgi edinmelidir. 8. Pasaportunu teslim alan öğrenci ofisimiz tarafından verilecek olan Maddi Destek Yazısını ve staj yapacağı kurumdan gönderilmiş olacak olan Orijinal Davetiyesini ofisimizden teslim almalı, vize almak için gerekli olan diğer evraklar ile gideceği ülkenin konsolosluğuna başvuru yapmalıdır. 9. Değişim sürecinde gerekli belgelerini tamamlayan ( Staj yerinden gelecek olan davetiye kopyası, LAFT Belgesinin Kopyası, Yönetim Kurulu Kararı Kopyası, Öğrenci belgesi/ Öğrenci Kimlik Fotokopisi, Ziraat Bankası Avro Hesabı ve Vizeli pasaport Fotokopisi) öğrencinin sözleşmesi imzalanır. Ve staj hibesi sözleşmede belirtilen süre giçerisinde öğrencinin hesabına aktarılır. Süreçteki tüm detaylar sözleşmenizde yazacaktır. Sözleşme dışına çıkılan uygulamalara izin verilmesi söz konusu değildir. 10. Öğrenci staj yerine vardıktan sonra ofisimizi posta yolu ile vardığına dair bilgilendirmelidir. 11. Staj süresini uzatmak isteyen öğrencinin, uzatma garantisi yoktur. Hibemiz olduğu sürece ve öğrencinin okulu uygun gördüğü sürece, öğrenci stajını uzatabilir. 12. Döndükten sonra DOSYA KAPAMA İŞLEMLERİ için: *Erasmus+ staj sürecinizin onaylandığına dair okulunuz yönetim kurulu tarafından alınacak Yönetim Kurulu Kararı nı, *LAFT belgesinin Before, During ve After the Mobility bölümlerinin ilgili kişilerce imzalanmış versiyonunun tamamı, *Pasaportunuzda yer alacak olan pasaport giriş çıkış tarihini (Pasaportunuzu getirin fotokopisini biz alacağız) ofisimize getirdiğiniz takdirde dosyanız kapatılarak hibe sözleşmenizde belirtilen süre içerisinde kalan hibeniz hesabınıza aktarılacak ve Erasmus + sürecinizi tamamlamış olacaksınız. Erasmus Sürecinizde Başarılar 13

14 PERSONEL HAREKETLİLİĞİ Personel hareketliliği iki şekilde gerçekleştirilmektedir: Ders Verme ve Eğitim Alma. Ders Verme Ders vermek üzere hareketlilikte bulunacak akademik personelin, bağlı bulunduğu üniversitede ders verme yetkisine sahip olması gerekmektedir. ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda ders vermekle yükümlü olan akademik personelin, kurumunun ikili anlaşması olduğu ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda öğrencilere ders vermesine ve ders vermeye ilişkin olarak karşı kurumla ortaklaşa akademik/eğitsel faaliyetler gerçekleştirmesine imkân sağlar. Personel ders verme hareketliliği kapsamında, program ülkelerinden birinde yerleşik bir işletmede çalışan personelin Türkiye de ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda, öğrencilere ders vermek üzere davet edilmesi de mümkündür. Ancak hibesi ödenerek davet edilecek kişi yükseköğretim kurumlarından olamaz. Eğitim Alma Eğitim almak üzere hareketlilikte bulunacak akademik/idari personelin bilgi ve tecrübe aktarımı ile öğrenmelerine ve pratik beceriler edinmelerine ve iyi uygulamaları kendi üniversitelerine entegre etmesine imkan vermek amacını taşımaktadır. ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumunda kadrolu çalışan akademik veya idari personelin yurtdışında bir işletmeye veya ortak olunan ECHE sahibi bir yükseköğretim kurumuna eğitim almak üzere gitmesine imkan sağlar. Eğitim alma hareketliliğinden faydalanmak üzere yurtdışındaki bir işletmeye gidilmesi durumunda yükseköğretim kurumu ile işletme arasında kurumlar arası anlaşma yapılması zorunlu değildir. Hareketlilik süresi: 2 gün ile 2 ay arası Günlük Hibe: Uygulama El Kitabında belirtilen şekilde ülkelere göre değişmektedir. Yolculuk Ödemeleri için Mesafe Hesaplama Aracı: Akdeniz Üniversitesi, Erasmus + Programı Personel Ders verme ve Eğitim Alma Hareketliliği Başvuru duyuru metni şu şekildedir: 14

15 ****************** Akademik Yılı Erasmus+ Personel Ders Verme ve Eğitim Alma Hareketliliği Başvuru Duyurusu Program Kapsamı: Erasmus+ Bireylerin Öğrenme Hareketliliği Ana Eylemi (Key Action 1 - KA1) altında yer alan bu faaliyet yükseköğretim personelinin yeterliliklerinin geliştirilmesi ve bu kişilere yurt dışında mesleki gelişim fırsatları sunulması hedeflenmektedir. Program, yükseköğretim personelinin, iş pratiği bilgisi elde etme veya pedagojik becerilerini artırmaya yönelik olarak aşağıdaki faaliyetler desteklenmektedir: Personel Hareketliliği (Ders Verme ve Eğitim Alma) Nedir: Yükseköğretim kurumlarının akademik personelinin veya işletmelerde görevli bir personelin yurtdışındaki bir yükseköğretim kurumunda ders vermesine veya yükseköğretim kurumlarının akademik ve idari tüm personelinin yurtdışında bir kuruluşta mesleki gelişimlerine yönelik bir kursa/eğitime katılmaları (konferanslar hariç) ya da işbaşı eğitimi/izleme yapmalarını sağlamaktadır. Uygun Katılımcılar Kimlerdir: Bu faaliyetin yararlanıcıları yükseköğretim kurumlarının akademik ve idari personelidir. Faaliyet Süreleri Ne Kadardır: Faaliyetin süresi faaliyet türüne göre değişmektedir: Ders vermeye/eğitim almaya yönelik personel hareketliliği; seyahat süreleri hariç 2 günden 2 aya kadar olabilir. Bu karar Üniversitemize tahsis edilecek olan hibe miktarına bağlı olarak değişmektedir, dolayısıyla nihai değişim süresini Uluslararası İlişkiler Ofisi belirlemektedir. Ders vermeye yönelik bir faaliyet; haftalık ya da daha kısa süreli kalışlarda en az 8 saatlik bir ders verme faaliyeti içermelidir. Hareketlilik süreci 1 Haziran 2015 te başlar, 30 Eylül 2016 da sona erer. Hareketlilikten yararlanacak personelin ilgili değişim sürecini bu tarihler arasında gerçekleştirmesi gerekmektedir. Ders Verme Hareketliliği için Başvuru Koşulları 1) Akdeniz Üniversitesi personeli veya fiilen Akdeniz Üniversitesinde çalışıyor olma, 2) En az B2 düzeyinde yabancı dil seviyesine sahip olma, 3) Ders Verme harekeliliği için bağlı bulunduğu bölümün ikili anlaşmasının olması İkili anlaşmaları görmek için lütfen tıklayınız Eğitim Alma Hareketliliği için Başvuru Koşulları 1) Akdeniz Üniversitesi personeli veya fiilen Akdeniz Üniversitesinde çalışıyor olma, 15

16 2) En az B1 düzeyinde yabancı dil seviyesine sahip olma, 3) Doğrudan mesleki yeterliliğin ihtiyaç olduğu birimlerde görev alıyor olmak, Başvuruda İstenen Belgeler: Başvuru Formu ( Ders Verme - Eğitim Alma ) Personel ders verme hareketliliği için B2 düzeyinde (En az düzeyinde dil yeterliliği belgesine sahip olmak) dil yeterlilik belgesi B2,(B2 düzeyi için bakınız: pdf ) Eğitim alma hareketliliği için B1 düzeyinde (B1 düzeyi için bakınız: pdf) dil yeterlilik belgesi Personel Özgeçmişi Başvuru Ne Zaman ve Nasıl Yapılır: 15 Nisan 26 Haziran 2015 tarihleri arasında Uluslararası İlişkiler Ofisinin web sayfası üzerinden indirip dolduracağınız başvuru formunu ve istenen ek belgelerini erasmuspersonel@akdeniz.edu.tr adresine gönderilmesi gerekmektedir. Başvuru Sonuçları Ne Zaman Açıklanır: Başvuru sonuçları 10 Temmuz 2015 tarihinde Uluslararası İlişkiler Ofisinin web sayfasında yayınlanarak, e-posta ile başvuranlara duyurulacaktır. Seçimde Öncelik Kriterleri: Daha önce ders verme ve eğitim alma hareketliliği faaliyetinden faydalanmayan, Daha önce ders verme ve eğitim alma hareketliliği faaliyetine dahil olmayan bölüm/program personeli öncelikli olacaktır. (Not: Başvuru sayısı kontenjandan az olursa öncelik kriterleri dikkate alınmayacaktır) Akademik Yılı içinde Erasmus+ Programı kapsamında yurt dışında eğitim almak veya ders vermek isteyen üniversitemiz personelinin linkinde yer alan başvuru formunu doldurarak, başvuruya ilişkin istenen ek belgelerini en geç 26 Haziran 2015 tarihi saat 17:30 a kadar Uluslararası İlişkiler Ofisine (erasmuspersonel@akdeniz.edu.tr)eposta ile göndermesi gerekmektedir. Akdeniz Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Ofisi ****************** 16

17 Personel Hareketliliği Adımları Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Başvurular alındıktan sonra liste hazırlanır. Belirlenen kriterlere bağlı olarak başvurular değerlendirilir. Bir önceki senenin kontenjanına bağlı olarak tahmini gidecek personel sayısı belirlenir ve Erasmus+ Programı Kurulu tarafından "ASIL" liste oluşturulur. Asıl listesinde yer alan akademik/idari personele hareketlilik faaliyetine ilişkin "Bilgilendirme Toplantısı" düzenlenerek, iş ve işlemleri anlatılır. Hareketlilikte bulunacak personel, hareketlilik evraklarını (Staff Mobility for Teaching, Görevlendirme, Avro hesap bilgileri, pasaport fotokopisi) Uluslararası İlişkiler Ofisi'ne teslim eder. Personel ile kurum arasında Hibe Sözleşmesi imzalanır. Hareketlilikte bulunacak personele faaliyet sürecinden önce, hibesinin %80 ni ödenir. Hareketliliğini tamamlayan personelin hareketlilikte bulunduğuna dair onay yazısı ile uçuş kartları ve pasaport giriş çıkış mühürlü sayfalarının kopyası teslim alınır. Mobility Tool üzerinden personelin bilgileri Erasmus Ofisi tarafından girilir. Personele ulaşan nihai değerlendirme formu doldurulup, sisteme yüklendikten sonra kalan hibe ödemesi yapılır. ERASMUS+ PROGRAMI BÜTÇE YÖNETİMİ Erasmus+ Bireylerin Öğrenme Hareketliliği faaliyetlerine ilişkin, hareketlilik başvurusu kabul edilen üniversiteler ile Ulusal Ajans arasında hibe sözleşmesi imzalanır. Hibe sözleşmesi kapsamında yükseköğretim kurumlarına 3 başlık altında hibe verilir; Öğrenci (SMS+SMP), 17

18 Personel (ST) ve öğrenci ve personel hareketlilik faaliyetlerinin organizasyonunun başarı ile yapılabilmesi için Kurumsal Destek (Organisational Support-OS). Öğrenci ve personel hareketliliği için tahsis edilen hibe Ulusal Ajans tarafından üniversitelere tahsis edilen kontenjan ile ortalaması alınan aylık/günlük hibesi çarpılarak ve ortalama seyahat hibesi eklenerek hesaplanır. Kurumsal destek hibesi hesaplanırken üniversitelere tahsis edilen toplam öğrenci ve personel değişimi kontenjanı dikkate alınmaktadır. Uygulama el kitabında konuya ilişkin hesaplama tablosu aşağıdaki şekilde verilmiştir. SMS+SMP ST OS TOPLAM HİBE Bütçe kalemleri arasında transfer işlemlerinde kısıtlama vardır. Hibe kalemleri arasında yapılabilecek transfer aşağıdaki şekildeki gibidir. Öğrenci Öğrenim Öğrenci Staj Personel ( Ders Verme + Eğitim Alma) Kurumsal Destek Kurumsal Destek hibesinin amacı Erasmus faaliyetleri ile doğrudan ilişkili olan tüm mal ve hizmet (telefon faturası, kargo, kırtasiye, demirbaş alımı, toplantı/organizasyon, ESN üyelik aidatı, görevlendirme, vb.) alımını sağlamaktır. Bu kapsamda alınan mal ve hizmetlerin 18

19 ödeme işlemleri yapılırken Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı tarafından kullanılan belgeler dikkate alınır. Bu belgeler; Ödeme Bilgisi (Avro dışındaki ödeme miktarlarını yükseköğretim kurumu kendi olağan muhasebe uygulamalarına göre Avro'ya çevirir.) Muhasebe İşlem Fişi Harcama Talimatı Ekler o Alınan mal ve hizmetlerin faturalarının onaylı kopyası o Yolluk Bildirimi (Toplantı, fuar katılımı gibi) o Katılım Sertifikası kopyası o 3 Teklif kopyası (2bin TL üzerindeki alımlar) KDV İstisna Belgesi IPA Çerçeve anlaşması kapsamında yapılan mal ve hizmet alımlarında KDV istisna belgesi kullanılması zorunludur. KDV istisna sertifikası başvurusunun, üniversitenin bulunduğu ilin Defterdarlığı içinde bulunan Vergi Dairesi Başkanlığına veya Gelir İdaresi Başkanlığına yapılması gerekmektedir. Bununla ilgili önemli ayrıntı: - imzaladıkları AT Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 1 (bir) milyon Avro dan (1 milyon Avro dahil) az olanlar ilgili Vergi Dairesi Başkanlığı na (İstanbul da yerleşik AT Yüklenicileri İstanbul da kurulu Büyük Mükellefler Vergi Dairesi Başkanlığı nın mükellefi iseler buraya, değilseler İstanbul Vergi Dairesi Başkanlığı na), - AT Sözleşmesinde kendisine ayrılan bütçe payı 1 (bir) milyon Avro dan fazla olanlar ise Gelir İdaresi Başkanlığı na, - Vergi Dairesi Başkanlığı Kurulu olan illerde bulunmayan üniversiteler Gelir İdaresi Başkanlığı na başvuracaktır. Başvuru için gerekli olan belgeler;» Başvuru Talep Dilekçesi» Sözleşme Ekleri ve Bütçe Örneği (varsa) (aslının aynıdır onaylı)» Bilgi Formunun aslı Başvuru tamamlandıktan sonra başvurusu uygun bulunan AT Yüklenicisine (üniversiteye) özelge verilir. AT Yüklenicisi bu özelge ile birlikte bağlı olduğu veya kendisine özelgede bildirilen Vergi Dairesi Müdürlüğü ne başvurarak AT Sözleşmesinde yazılı süre için geçerli ve kendisine ait bütçe tutarı ile sınırlı olmak üzere Katma Değer Vergisi (KDV) İstisna Sertifikası nı alır. 19

20 Dikkat Edilmesi Gerekenler! Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Kabul edilen her proje için ayrı sertifika alınmalıdır. 1 kez alınan KDV İstisna Sertifikası, ilgili proje dahilindeki tüm mal ve hizmet alımlarında kullanılabilir. IPA Çerçeve Anlaşması nın 26/3-b maddesi gereğince, vergi idaresi tarafından AT Yüklenicisine, gerekli belgelerle eksiksiz olarak müracaat ettiği tarihten itibaren 30 gün içinde KDV İstisna Sertifikası nın düzenlenip verilmesi gerekmektedir. Yapılan ödemeleri, bağlı bulunulan Vergi Dairesi Başkanlığı na, 3 er aylık periyotlarla bilgi verilmesi gerekmektedir. 2 bin TL nin üzerinde yapılan harcamalar için; EK 7 2 bin TL nin altında yapılan harcamalar için; EK 8 Hareketliliğin organizasyonu kapsamında yapılan ödemeleri Ulusal Ajans a belgeleme zorunluluğu yoktur. ANCAK Ulusal Ajans denetimlerinde, yapılan hizmet ve mal alım ödemeleri tarih-hizmet amacı-kur gibi detaylara bağlı olarak incelemektedir. KDV ödenmiş ise iade almak mümkündür. Bunun için AT Yüklenicisi tarafından yapılacak iade başvurusunda hazırlanacak belgeler; İade talep dilekçesi, İndirilecek katma değer vergisi listesi (AT Sözleşmesi kapsamında yapılan faaliyetler ve dışındakiler için ayrı ayrı), Katma Değer Vergisi İstisna Sertifikası nın bir örneği, AT Sözleşmesi kapsamındaki mal alım/satımı ile hizmet sunumu ve işlere ilişkin fatura veya benzeri belgelerin aslı veya fotokopileri, Yüklenilen katma değer vergisi tablosu DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER! Hibe Hesaplamaları Belge İmza Tarihleri Banka Dekontları Ödeme Tarihleri 20

21 EK-1: KDV İade Talep Dilekçe Örneği Haziran 2015, Adrasan/ANTALYA Sayı : Konu : Vergi İade Talebi. VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA (..Vergi Dairesi Müdürlüğü) sayılı Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği ne bağlı olarak,. tarih ve.. sayılı AT Sözleşmesi çerçevesinde Üniversitemiz tarafından yapılan mal ve hizmet alımlarında KDV ve ÖİV ödendiği tespit edilmiştir. Muafiyet uygulanmayan mal ve hizmetlere ilişkin bilgilere ait liste ekte tarafınıza gönderilmektedir. Söz konusu ödenmiş vergi tutarlarının tarafınızdan incelenerek, Bankası Şubesi nde bulunan Üniversitemiz TR.. IBAN numaralı Avro hesabına aktarılması konusunda gereğini bilgilerinize rica ederim. Prof. Dr... Rektör EKLER: 1- KDV-ÖİV Tablosu 2- Onaylı Fatura Kopyaları 3- Ödeme Belgelerinin Onaylı Kopyası 4- KDV İstisna Sertifikası Onaylı Kopyası Sıra No Dönemi. Projesi Kapsamında Yapılan Alımlar ve Ödenen Vergi Tablosu Tarih Fatura No Fiş No: 36 Ünvanı Can Simidi Oktay Gönel Bağlı Olduğu Vergi Dairesi Üçkapılar V.D. Vergi Kimlik No Mal veya Hizmetin Cinsi Miktarı (TL) Hesaplanan (KDV-TL) Hesaplanan (ÖİV-TL) Tüketim 17,00 1,26 0 TOPLAM: 17,00 1,

22 EK-2: KDV İstisna Sertifikası için Özelge Talep Dilekçe Örneği Sayı : Konu : KDV İstisna Sertifikası. VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA Avrupa Birliği Erasmus+ Programı kapsamında Erasmus+ Programı Kapsamındaki Proje İçin Hibe Sözleşmesi isimli, sözleşme makamı ile imzalanan tarih ve sayılı sözleşme kapsamında yapılacak mal alımları, hizmet ifaları ve yaptırılacak işlerde Katma Değer Vergisi istisnasından yararlanmak üzere, 5824 sayılı Kanun la onaylanması uygun bulunan IPA Çerçeve Anlaşması gereğince, KDV İstisna Sertifikası na ait özelgenin düzenlenip tarafımıza verilmesi hususunda gereğini bilgilerinize rica ederim. Prof. Dr... Rektör İletişim Bilgileri: Adres :. Üniversitesi Tel : Faks : e-posta: erasmus@akdeniz.edu.tr EKLER: 1- Hibe Sözleşmesinin Onaylı Fotokopisi 2- AT Bilgi Formu 22

23 EK-3: KDV İstisna Sertifikası Alım Talep Dilekçe Örneği Sayı : Konu : KDV İstisna Sertifikası. VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA (..Vergi Dairesi Müdürlüğü) Avrupa Birliği Erasmus+ Programı kapsamında Erasmus+ Programı Kapsamındaki Proje İçin Hibe Sözleşmesi isimli, sözleşme makamı ile imzalanan tarih ve sayılı sözleşme kapsamında yapılacak mal alımları, hizmet ifaları ve yaptırılacak işlerde Katma Değer Vergisi istisnasından yararlanmak üzere, dairenize bağlı olduğumuz vergi numarası ile KDV İstisna Sertifikasının tarafımıza verilmesi konusunda bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. Prof. Dr... Rektör EK: - Özelge İletişim Bilgileri: Adres :. Üniversitesi Tel : Faks : e-posta: erasmus@akdeniz.edu.tr 23

24 EK-4: KDV İstisna Sertifikası Alım Talep Dilekçe Örneği Sayı : Konu : KDV İstisna Kapsamındaki Alımlar Hak.. VERGİ DAİRESİ BAŞKANLIĞINA (..Vergi Dairesi Müdürlüğü) sayılı Türkiye - Avrupa Birliği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) Çerçeve Anlaşması Genel Tebliği ne bağlı olarak,.. tarih ve sayılı AT Sözleşmesi çerçevesinde vergi numarası.. olan Üniversitemiz tarafından KDV muaf olarak Aralık-Ocak-Şubat ayları içinde yapılan mal alımları ve hizmet ifalarının listesi ekte gönderilmektedir. Konuyla ilgili bilgilerinizi ve gereğini rica ederim. Prof. Dr... Rektör EK: TL nin Altındaki Alımlara İlişkin Bildirim (1 sayfa) TL nin Üzerindeki Alımlara İlişkin Bildirim (1 sayfa) 24

25 EK-7 : Avrupa Topluluğu (AT) Yüklenicileri Tarafından TL nin Üstünde Yapılan Alımlara İlişkin Üçer Aylık Bildirim Tablosu Dönem Unvanı/Adı (KDV İstisna Sertifikası alınan vergi idaresine gönderilecektir.) AT Yüklenicisinin Aralık-Ocak-Şubat Akdeniz Üniversitesi Tüzel Kişiler için Vergi Kimlik Numarası Sıra No 1 2 Temin edilen mal, hizmet ve işe ve Tedarikçilere ilişkin bilgiler Adı /Unvanı Tedarikçinin Vergi Kimlik No su Temin edilen mal, hizmet ve işin Faturanın Türü Tutarı Tarihi Sayısı Yukarıda yer alan harcamalar, IPA Çerçeve Anlaşması kapsamındaki. tarih ve. sayılı AT Sözleşmesi çerçevesinde yapılmıştır. Doğruluğu onaylanır. Uzman Dilek Hale AYBAR Erasmus+ Kurum Koordinatörü EK-8 : Avrupa Topluluğu (AT) Yüklenicileri Tarafından TL nin Altında Yapılan Alımlara İlişkin Üçer Aylık Bildirim Tablosu (KDV İstisna Sertifikası alınan vergi idaresine gönderilecektir.) Dönem Aralık-Ocak-Şubat AT Yüklenicisinin Unvanı/Adı Akdeniz Üniversitesi Tüzel Kişiler için Vergi Kimlik Numarası Temin edilen mal, hizmet ve işe ve Tedarikçilere ilişkin bilgiler Sıra No 1 2 Adı /Unvanı Tedarikçinin Vergi Kimlik No su Temin edilen mal, hizmet ve işin Faturanın Türü Tutarı Tarihi Sayısı Yukarıda yer alan harcamalar, IPA Çerçeve Anlaşması kapsamındaki. tarih ve. sayılı AT Sözleşmesi çerçevesinde yapılmıştır. Doğruluğu onaylanır. Uzman Dilek Hale AYBAR Erasmus+ Kurum Koordinatörü 25