PROJE YÖNETİMİ. MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI (Logical Framework Approach) MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI

Transkript

1 PROJE YÖNETİMİ MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI (Logical Framework Approach) Doç. Dr. Mehmet AKSARAYLI MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Projeyle ilgili tarafların problemleri belirlemeleri ve analiz etmeleri ile bu problemlerin çözülmesi için amaçları ve faaliyetleri tanımlamalarını mümkün kılan bir tekniktir. Analiz sonuçlarına göre proje hedeflerinin sistematik bir şekilde ve belirli bir mantık dahilinde ortaya konulmasını içermektedir. Projenin amacını, uygulama adımları ve bu adımlarla ilgili varsayımları, proje ile ilgili ön koşulları ve çıktılarını birbirleriyle ilişkilendiren bir formattır. Projelerde; iç tutarlılığı ve uyumu sağlamak, çalışmalara yol göstermek ve ışık tutmak üzere klasik yaklaşıma bir tepki olarak geliştirilen bir araç ve analiz metodudur. 2 1

2 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının İşlevi Projenin amacının, bu amaca ulaşmada kullanılacak stratejilerin ve araçların anlaşılmasını sağlar. Proje sürecinde planlanan hedeflere ulaşıldığına dair değerlendirme yapma olanağı sağlar. Farklı seviyelerdeki hedefler arasındaki nedensel ilişkiyi kurar. Proje kontrolü dışında kalan ve başarıyı etkileyecek riskleri dikkate alır. Projenin diğer teknik ayrıntılarının hazırlanmasına da (görev, yetki ve sorumluluklar, ayrıntılı bütçe, termin plânı ve izleme veya değerlendirme plânı) ışık tutar. 3 Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Gerekli Kılan Durumlar Mevcut durumun yetersiz analizi Proje sahibi kuruluşun konuyla ilgisinin zayıflığı Stratejik çerçevenin belirsizliği Risklerin yeterince dikkate alınmaması Kısa vadeli bakış açısı Geçmiş deneyimlerin yeni projelerde dikkate alınmaması Sonuç odaklı olmayan faaliyet odaklı uygulama ve planlama Doğrulanabilir olmayan proje çıktıları Yetersiz proje dokümanları 4 2

3 MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Proje Çevirimi Yönetimi boyunca kullanılır ve aşağıdakiler arasında ortak ve tutarlı bağlar kurar : Hedeflenen amaçlar Çözülecek Problemler Elde edilen sonuçlar Gerçekleştirilen faaliyetler Gerekli araçlar Araçlarla ilgili olarak ortaya çıkan maliyetler Hedeflenen amaçlar Elde edilen sonuçlar Gerçekleştirilen faaliyetler Gerekli araçlar 5 Mantıksal Çerçeve Matrisi Projenin en önemli yönleri, 16 kutulu bir matris formunda ifade edilir: MATRİS BİLEŞENİ Genel amaç Proje Amaçları Göstergeler Faaliyetler ve Araçlar Varsayımlar Doğrulama Kaynakları Maliyetler Ön koşullar ANLAMI Projenin uzun dönemde katkısının ne olacağı Projenin neden gerçekleştirildiği Projenin neyi başarmasının beklendiği Projenin bunu nasıl başaracağı Proje için önemli faktörler Proje göstergelerinin kaynakları Projenin maliyetinin ne olacağı Projenin başlayabilmesi için gerekli koşullar 6 3

4 Öncelikle Proje İsmi; Proje ismi olarak; kamuoyuna, proje amacı ve hedeflerini tam olarak yansıtabilecek bir isim seçilmelidir. Proje ismi; aynı zamanda, proje sonuçları hakkında da bilgi verir nitelikte olmalıdır. Proje Amacı; Proje amacı; elde edilmek istenen sonucun basit olarak ifadesidir. Proje amacının odak noktası, projeyle ortaya çıkarılacak sonuçların neler olacağı değil, bu sonuçlardan hedef kitlenin sağlayacağı faydalar olmalıdır. Hedefleri iyi tanımlanmış farklı iki proje, iki amacı olan bir projeden çok daha iyidir. 7 Mantıksal Çerçeve Aşamaları ANALİZ (inceleme) Aşaması PLANLAMA Aşaması 1. Mevcut Durum Analizi Proje alanı ve hedef grup ile ilgili mevcut durumun belirlenmesi ve sorunların ortaya konulması, 2. Sorun Analizi Sorunlar hiyerarşisinin (sebep sonuç ilişkilerinin) oluşturulması ve odak sorunların belirlenmesi, 3. Paydaş (Stakeholder) Analizi Proje taraflarının belirlenmesi ve tanımlanması ve düşüncelerinin alınması, 4. Amaç Analizi Tanımlanan sorunlara paralel olarak amaçların belirlenmesi ve buna bağlı olarak amaçlar hiyerarşisinin (araç amaç ilişkileri)oluşturulması, 5. Strateji Analizi Mevcut imkan ve sınırlamaların belirlenmesi, bu çerçevede amaçları gerçekleştirebilecek en uygun stratejinin seçilmesi ve kesin proje amaçlarının belirlenmesi, 6. Mantıksal Çerçeve Proje yapısının iç mantıksal tutarlılığını oluşturmak üzere; amaçlara bağlı doğrulanabilir başarı göstergelerinin, gösterge kaynaklarının, varsayımların, araç ve maliyetlerin genel olarak tanımlanması, 7. Faaliyet Çizelgesi Faaliyetlerin yerinin, zamanının, sonucunun, metodolojisinin, hedef gurubun, sorumlularının ve maliyetinin belirlenmesi, yani, (5N 3K) sorularının cevaplandırılması, 8. Bütçe Faaliyet çizelgesinden hareketle girdilerin ve maliyetlerin belirlenmesi ve sistemli bir biçimde kaydedilmesidir. 8 4

5 1. Aşama MEVCUT DURUM ANALİZİ Mevcut Durum Analizi: Proje alanı ve hedef grup ile ilgili genel durumun belirlenmesi ve sorunların ortaya konulmasıdır. Değiştirilmek istenen durumun ne olduğunun tespit edildiği süreçtir. Cevaplanacak Sorular: Mevcut durumumuz nedir? Değiştirmek istediğimiz durum nedir? Değişmesini istediğimiz şeylerin içinde bulundukları koşullar, özellikler, ilgili tarafların durumları, düşünce ve tavırları nelerdir? 9 Mevcut Durum Değerlendirme Seviyeleri Projenin etkin yönetimi, başarıyla uygulanması ve sonuçlandırılabilmesi için gerekli koşulları üç seviyede incelememiz gerekir: 1. Kendi kuruluşumuz: Gerekli kapasiteye ve isteğe sahip miyiz? İnsan, mali ve teknik kaynaklar Karar alma süreçleri (kim ve nasıl?) Kurumsal kültür Diğer projelerimiz Strateji, kuruluşumuzun misyonuyla uyum 2. Mikro-çevremiz: Yakın çevremiz projeye doğrudan katılıma hazır mı? Kaynaklar- Paydaşlar - İlişkiler Bağlantılar Sosyo-kültürel ortam Bilgi 3. Makro-çevremiz: Daha geniş çerçevede göz önünde bulundurmamız gerekenler? Toplumsal Politik Ekonomik Yasal 10 5

6 Kurum İçi Analizde Temel Noktalar Kuruluşun; Geçmişi, mevzuatı ve bu mevzuat gereği görevleri Personel sayısı ve nitelikleri İletişim ve karar alma süreci Geçmiş ve devam eden önemli faaliyet ve projeler Raporlama sistemi Finansman kaynakları (Bütçe, fon, döner sermaye, diğer) Genel bürokrasi içindeki yeri ve yönetim yapısı Çalışanlarının motivasyon düzeyi ve beklentileri Teknolojik alt yapı ve kullanma düzeyi Varlıklar envanteri Personel ve ücret politikası ile bu alanlardaki esneklikleri Faaliyetleri izleme ve değerlendirme sistemi Önemli değişiklikler Mevcut Durum Analizi Yöntemleri İyi bir durum analizi paydaşların kendi durumlarını daha iyi kavramalarını, kapasitelerini görmelerini sağlar. Durum analizi için en yaygın olarak kullanılan teknikler; SWOT ANALİZİ DURUM ANALİZİ 12 6

7 DURUM ANALİZİ Güçlü Yanlar Zayıf Yanlar Öneriler Bugün Bugün Gelecek + -! SWOT ANALİZİ GÜÇLÜ YÖNLER BUGÜN + FIRSATLAR GELECEK + ZAYIF YÖNLER BUGÜN - TEHLİKELER GELECEK - 13 SWOT (GZFT - FÜTZ) Analizi SWOT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü ve iyileştirilebilir alanlarını belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir. Strengths Weaknesses > Güçlü Alanlar - Üstünlükler > Zayıf-Gelişmeye Açık Alanlar Opportunities > Fırsatlar Threats > Tehditler 7

8 NEDEN SWOT ANALİZİ? Firmanızın güçlü ve zayıf yönlerini belirlemek, fırsat ve tehditlerini görmeniz için basit ama kullanışlı bir yapıdır. Size güçlü yönlerinize odaklanmanız, tehditlerinizi minimize etmeniz ve uygun fırsatları değerlendirebilmeniz açısından avantaj sağlar. Bir başlangıç (kick-off) stratejisi için formüle edilebilir ya da daha sofistike bir yöntem ile strateji oluşturma aracı olarak kullanılabilir. Size tutarlı ve başarılı bir rekabet için rakiplerinizin stratejilerini anlamanız açısından fikir verebilir. Amaç; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü alanlar ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve iyileştirmeye açık alanların etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir. Karar alma önceliklerinin saptanmasında, hedeflerin belirlenmesinde yol gösterici olmaktadır. SWOT Analizi ni yaparken gerçekçi ve titiz olmak önemlidir. SWOT ANALİZİ MATRİSİ İÇSEL POZİTİF GÜÇLÜ YANLAR - Strengths Üstünlükleriniz nelerdir? Neleri iyi yaparsınız? Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri görmekteler? Firmanızın avantajlı özellikleri nelerdir? Size satış sağlayan başarılı faktörler nelerdir? FIRSATLAR - Opportunities NEGATİF ZAYIF YANLAR - Weaknesses Neleri, kötü yapmaktasınız? Neleri iyileştirmeye gereksiniminiz var? Başkaları hangi konularda sizden daha iyidirler? Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarınız ortaya çıkmakta? Hangi hatalardan kaçınmalısınız? Satışınızı hangi etkenler engelliyor? TEHDİTLER - Threats DIŞSAL Önümüze çıkan fırsatlar nelerdir? Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler yaşanmakta? Haberdar olduğunuz trendler nelerdir? Teknolojide ve piyasalarda oluşan değişiklikler. Sektörünüzdeki hükümet politikası değişiklikleri. Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız? Başkaları ne yapmaktalar? Beklenen iş veya hizmet standartları değişmekte mi? Teknolojinin gelişimi işinizi etkiliyor mu? Ciddi anlamda borç ya da nakit akışı problemleriniz var mı? 8

9 SWOT ANALİZİ STRATEJİ MATRİSİ Fırsatlar Tehditler Güçlü Yanlar Kurumun güçlü yanlarını kullanarak fırsatları değerlendirme stratejileri Kurumun tehditlere karşı koymak üzere güçlü yanlarını kullanma stratejileri Gelişmeye Açık Yanlar Kurumun fırsatları değerlendirmek üzere gelişmeye açık yanların düzeltme stratejileri Kurumun tehditlere karşı koymak üzere gelişmeye açık yanlarını düzeltme stratejileri 2. Aşama SORUN ANALİZİ Nedir? Niçin Yapılır? Sorunlar hiyerarşisinin (sebep-sonuç ilişkileri) oluşturulması ve böylece odak sorunların belirlenmesidir. Ana sorunun ve buna neden olan sorunlar ile sebep olduğu sonuçların tarafların üzerinde uzlaşabileceği bir netlikte ortaya çıkarılması için yapılır. Sorun analizi, sorunların esas nedenlerini bulmak, sorunun köküne inmek anlamını taşır. Bizim sorun olarak gördüğümüz ve birbirinden bağımsız olarak düşündüğümüz bir çok sorun aslında bir tek ana sorunun uzantıları olabilir. 18 9

10 Sorun analizi sırasında neler yapılmalı? Bu aşamada sorulması gereken sorular: Değiştirmek istediğimiz, istemediğimiz ya da sorun olarak gördüğümüz şey nedir? Bu sorunun kaynağı nedir? Sorunlar arasında neden-sonuç ilişkisi var mı? Öncelikle, konu ile ilgili görünen sorunları ve varlığı istenmeyen durumları gelişigüzel sıralayın. Ardından, ana sorunu en üst seviyede tutarak, onu doğrudan etkileyen sorunları sıralayın. Sorun Ağacı oluşturun.. 19 Sorun Ağacı Sorun Ağacı: Sorunları tasavvur etmeye Detaylı olarak analiz etmeye Sebep- sonuç ilişkilerini açıklığa kavuşturmaya yardımcı olan bir diyagramdır. Ayrıca Sorunlar Hiyerarşisi olarak da adlandırılır. Tamamlandığında, Sorun Ağacı, mevcut olumsuz durumun özet bir resmini temsil eder

11 Sorun Ağacı Oluşturma Sorun ağacı belirlenen sorunlar arasında bir sebep-sonuç ilişkisi ve hiyerarşisi belirlenerek oluşturulur. Bunun için şu işlemler yapılır: Mevcut durumdaki ana sorunları tanımla Bir başlangıç sorunu seç Başlangıç sorunu ile bağlantılı diğer sorunları araştır Neden-sonuç ilişkisini kur Başlangıç sorununa doğrudan sebep olan sorunları aşağı yaz Başlangıç sorunundan doğrudan etkilenen sorunları yukarı yaz Benzer şekilde diğer tüm sorunları birbirleriyle karşılaştırarak yerleştir Sorunları sebep-sonuç oklarıyla ilişkilendir Ağacın tamamını gözden geçir ve geçerliliğini kontrol et Sorun ağacında yer alan sorunların hepsinin gerçek olmasına ve gelecekte ortaya çıkması beklenen sorunların belirtilmemesine dikkat edin. Sorun ağacı içerisindeki genel sorunları sorun ağacından ayıklayın. 21 Sorunlar Listesi Nasıl Belirlenir? 1. Beyin fırtınası Uzun bir görüş listesi oluşturmayı amaçlayan bir tekniktir. Geleneksel olmayan birçok görüş üretmek için kullanılır. Ön koşul: başkalarının düşüncelerini yargılamamak ya da başkalarının düşünceleri hakkında yorum yapmamak. 2. Çoklu oylama Amacı, daha ileride analiz edilmek ve seçilmek üzere beyin fırtınasında üretilen çok sayıda fikri 3 veya 5 e düşürmektir. Her bir grup üyesi tercih ettiği birkaç görüşe oyverir. Belirlenen sorunların ilişkilendirilmesi ve önem sırasına koyulmasında Çok Kriterli Karar Verme yöntemleri kullanılabilir

12 Sorun Ağacı ANA SORUN SONUÇ ALT SORUN 1 ALT SORUN 2 NEDEN KÖK SORUNLAR 23 Sorun Analizinde Sıkça Yapılan Hatalar Bazı sorunların dışarıda bırakılması Birçok sorunun tek bir sorun olarak sunulması Sorunun yeterli ayrıntıda belirtilmemesi Genel düzeydeki sorunların dahil edilmesi Bölgenin koşullarına uygun yapılmaması İfadelerin yoruma açık olması 24 12

13 Sorun Ağacı İle Hedef Analizi Etkileşimi Sorun ağacı olumsuz durumları, olumlu başarılar veya hedefler olarak ifade edilen çözümlere dönüştürülür. 25 Sorun Analizi Örnek Uygulama; Konfeksiyon sektörünün satışları düşüyor Dış piyasalara daha ucuz ürün girmeye başladı İç piyasaya daha ucuz ürün girmeye başladı Pazar daraldı Üretim maliyetleri arttı İşçilik Enerji Koleksiyon üretemiyoruz Tasarımcı yok/az İşletme sermayesi düşük Örnek, B. Açıkgöz Kırıkkale Üniversitesi yayınlarından alınmıştır 26 13

14 Sorun Analizi Örnek Uygulama Konfeksiyon sektörünün satışları düşüyor Pazar daraldı Fiyat tutturamıyoruz Koleksiyon üretemiyoruz Tüketici geliri düştü Üretim maliyetleri arttı Piyasalara ucuz ürün giriyor Tasarımcı az Tasarımcı tutamıyoruz Enerji Maliyetleri Yüksek İşçilik Maliyetleri yüksek Kotalar kalktı Tasarımcı okulu yok İşletme sermayesi az 27 Sorunları Sayısallaştırma Ağırlıklandırma Yol: Çok Kriterli Karar Verme 100 Konfeksiyon sektörünün satışları düşüyor Pazar daraldı Fiyat tutturamıyoruz Koleksiyon üretemiyoruz Üretim Piyasalara Tüketici geliri maliyetleri ucuz ürün Tasarımcı az düştü arttı giriyor Tasarımcı tutamıyoruz Enerji Maliyetleri Yüksek İşçilik Maliyetleri yüksek Kotalar kalktı Tasarımcı okulu yok İşletme sermayesi az 28 14

15 İleriye bakalım (varsayımlara giriş!) Sorun kalıcı değil, krizden sonra talep canlanacak 100 Konfeksiyon sektörünün satışları düşüyor Koleksiyon ürünlere talep giderek artıyor Pazar daraldı Fiyat tutturamıyoruz Koleksiyon üretemiyoruz Üretim Piyasalara Tüketici geliri maliyetleri ucuz ürün Tasarımcı az düştü arttı giriyor Tasarımcı tutamıyoruz Enerji açığı büyüyor, enerji maliyetleri daha da artacak 20 Enerji Maliyetleri Yüksek 20 İşçilik Maliyetleri yüksek Kotalar kalktı Tasarımcı okulu yok İşletme sermayesi az 29 Yine Sayısallaştırma Sorun kalıcı değil, krizden sonra talep canlanacak 100 Konfeksiyon sektörünün satışları düşüyor Koleksiyon ürünlere talep giderek artıyor Pazar daraldı Fiyat tutturamıyoruz Koleksiyon üretemiyoruz Üretim Piyasalara Tüketici geliri maliyetleri ucuz ürün Tasarımcı az düştü arttı giriyor Tasarımcı tutamıyoruz Enerji açığı büyüyor, enerji maliyetleri daha da artacak 25 Enerji Maliyetleri Yüksek 20 İşçilik Maliyetleri yüksek Kotalar kalktı Tasarımcı okulu yok İşletme sermayesi az 30 15

16 Yine Sayısallaştırma ÖĞRENCİLİK HAYATIM İYİ GİTMİYOR NOT ORTAL AMAM DÜŞÜY OR EKONOMİK SIKINTI OLUŞUYOR SOSYAL İLİŞKİLERİM KÖTÜLEŞTİ Dersle re devam ım azaldı Sınav konsantr asyonum azaldı Enerji Maliyetleri Yüksek Üretim maliyetleri arttı İşçilik Maliyetleri yüksek Piyasalara ucuz ürün giriyor Kotalar kalktı Tasarımcı az Tasarımcı okulu yok Tasarımcı tutamıyoruz İşletme sermayesi az Aşama PAYDAŞ ANALİZİ Proje taraflarının belirlenmesi, tanımlanması ve düşüncelerinin alınması aşamasıdır. Paydaş analizi ve sorun analizi birbiriyle tamamiyle bağlantılıdır. Proje fikrinin ortaya çıkmasını sağlayan mevcut durumun, katılımcı bir yaklaşımla net bir şekilde tanımlanması, projede planlama ve uygulama açısından en önemli faktördür. Paydaşlar Kimlerdir? Paydaşlar, belirli bir proje ile ilgili olarak, rolü, yararı, ve/veya zararı olan kişiler, gruplar, işletmeler veya kurumlardır. Paydaşlar, doğrudan ya da dolaylı biçimde proje sürecinden ve sonuçlarından olumlu ya da olumsuz biçimde etkilenecek olanlardır

17 Neden Paydaş Analizi? Şahısları, grupları ve organizasyonları projeyle ilgilerine göre belirlemek Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak Paydaşlar analizinin yapılması onların düşünce ve katkılarının proje sürecine yansıması ve sürdürülebilirliğin sağlanabilmesi için önemli bir adımdır. Proje konusuyla ilgili tüm tarafların bir fikri vardır ve çözüm tüm bu fikirlerin bileşkesidir. Paydaşlar analizi, tüm tarafların fikirlerini öğrenmek ve sonuçta bileşke fikri ortaya çıkarmak için yapılır. 33 Paydaşlar Analizinde Taraflar A-Proje Sahibi Kuruluş: Projeyi hazırlayan kuruluş B-Proje Ortakları: Proje ile ilgili katkıda bulunan ve sorumluluk paylaşan kurum/kuruluşlar C- Hedef Grup: Projenin gerçekleştirilmesinden doğrudan ve olumlu etkilenen grup veya gruplar. Proje bu gruplar için yapılmaktadır. D-Diğer Paydaşlar 1. Nihai yararlanıcılar: Projeden zaman içerisinde dolaylı olarak etkilenenler. 2. Karşıtlar: Projeden olumsuz yönde etkilenenler 3. İştirakçiler: Projeye idari, mali ve teknik hizmet sağlayan fakat sorumluluk almayan kurum ve kuruluşlar Birincil Paydaşlar Proje konusu ile doğrudan ilişkili ve sonuçlardan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olan gruplar İkincil Paydaşlar Proje konusu ile dolaylı olarak ilişkili ve sonuçlardan olumlu ya da olumsuz etkilenecek olan gruplar. Birincil paydaşlara hizmet sağlamada aracılık edecek olanlardır. Birincil paydaşlara hizmet sağlayan kurum ve kuruluşlar da ikincil paydaş sayılır. Bunlar, fon kuruluşları, uygulama, izleme ve iştirakçi kuruluşlardır 34 17

18 Paydaşlar Analizi için yapılması gerekenler Temel grupları/kişileri tanımla Sınıflandır (yararlanıcılar, uygulayıcılar) Karakteristik özelliklerini belirle ve analiz et Kimlik özellikleri Çıkarları ve amaçları Güçlü ve zayıf yönleri Önerileri Proje açısından sonuçları tanımla Paydaş Analiz Tablosu 18

19 Paydaş Analizi Kontrol Listesi 1. Hedef gruplar net olarak belirlendi mi? 2. Birincil ve ikincil paydaşların hepsi listede yer aldı mı? 3. Projenin potansiyel destekçileri ve karşıtları belirlendi mi? 4. Birincil paydaşlar meslek ya da gelir gruplarına ayrıldı mı? 5. Birincil paydaşların çıkarları ve beklentileri belirlendi mi? 4. Aşama HEDEF ANALİZİ Gelecekte olması istenen durumun gerçekleştirilmesi için potansiyel çözümlerin analiz edilmesidir. Nasıl Yapılır? Problem (sorun) analizlerinin tüm olumsuz durumlarını istek uyandıran ve gerçekçi olarak başarılabilir olumlu sonuçlara dönüştürün Sorun ağacıyla karşılaştırılır ve yapılması gerekenler veya başarılması gerekenler yeniden ifade edilir Gerçekçi bir şekilde revize edilmesi gereken ve/veya ekleme/çıkarma yapılması gereken hususlar tamamlanır Bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek Hedef Ağacı oluşturulur Hiyerarşinin geçerliliği ve eksiksizliğini temin etmek için sebep-sonuç ilişkilerini kontrol edin: Açıklamaları gözden geçirin ve yeni amaçlar ekleyin Uygun ya da gerekli görülmeyen amaçları silin 38 19

20 Hedef Ağacı Olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi ANA AMAÇ AMAÇ ALT AMAÇ 1 ALT AMAÇ 2 ARAÇ 39 Hedef Ağacı Olumsuz durumların gelecekte olması arzu edilen ancak gerçekçi olan durumlara çevrilmesi Genel Hedef Genel Hedef AMAÇ Amaç 1 Amaç 2 Proje Amacı Faaliyet Hedefleri Sonuçlar-çıktılar ARAÇ Faaliyetler 40 20

21 Hedef Analiz Örnek Uygulama: Konfeksiyon sektörünün satışları artmaya başladı Fiyat tutturabilmeye başladık Koleksiyon üretebilmeye başladık Enerji Maliyetleri düşürüldü Üretim maliyetleri düştü İşçilik Maliyetleri azaltıldı Piyasalara ucuz ürün giriyor Tasarımcı tutamıyoruz Bu sorunları çözemiyoruz, ancak, durumu telafi edebilmek için çözüm üretebildiğimiz konularda daha ileri gidebiliriz Tasarımcı sayısı arttı Tasarımcı okulu açıldı Örnek, B. Açıkgöz Kırıkkale Üniversitesi yayınlarından alınmıştır Aşama STRATEJİ ANALİZİ Strateji Analizi: Mevcut imkan ve sınırlamaların belirlenmesi, bu çerçevede amaçları gerçekleştirebilecek en uygun stratejinin seçilmesi ve kesin proje amaçlarının belirlenmesidir. Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine stratejiler denir. Bu aşama, kendi kapasitemizi tanıdığımız ve tanımladığımız aşamadır. Yeteneklerimizi, gücümüzü, güçsüz yanlarımızı ortaya koymamız gerekir. Strateji Analizinin Hedefi: Belirlenen (muhtemel) amaçları bir dizi fizibilite (olabilirlik) kriterine göre analiz etmek; Proje uygulaması için uygun stratejiyi seçmek 42 21

22 Strateji Analizi Nasıl Yapılır? Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefler elenir Bir proje oluşturacak olası alternatif stratejiler ortaya konur Bir veya birden fazla strateji seçilir Belirlenen kriterlere (maliyet, aciliyet, politik durum vb.) göre optimum stratejinin hangisi olduğunu konusunda değerlendirme yapılır Projeyi oluşturacak stratejiye karar verilir Proje Genel Amacı ve Proje Amacı net olarak ifade edilerek, projenin kapsamı belirlenir 43 Strateji Seçiminde Dikkate Alınacak Kriterler Maliyetler Farklı Paydaşların Bakış Açıları Faydaların Zaman Perspektifi Mevcut Kaynaklar Mevcut Potansiyel ve Kapasiteler Politik Yapılabilirlik Verimlilik ve Etkinlik Sosyal Kabul Edilebilirlik Eşitsizliklerin (Kadın-Erkek) Giderilmesine Katkısı Diğer Projeleri Tamamlayıcılık Aciliyet 22

23 Strateji Analizi Genel Hedef Ara hedefler AMAÇ ARAÇ Özel hedefler 45 STRATEJİ ANALİZİ İstihdam Artıyor AMAÇ Aktif İstihdam Politikaları uygulanıyor Yeni kurulan işlerde devamlılık yüksek İş-kur Ofisinin Yeterli Donanıma Sahip Özel İstihdam Bürolarının Bölgede Faaliyet Gösteriyor Yeni girişimciler arasında iş uzmanlığı sağlandı Girişimcilerin Finansa erişimleri esnek bir yapıda ARAÇ Yeni işlere model olabilecek başarılı uygulamalara ilişkin bilgi sağlanıyor Girişimcilik eğitimleri organize edildi ve iş kurmaya yönelik danışmanlık merkezi oluşturuldu 46 23

24 6. Aşama MANTIKSAL ÇERÇEVE Proje yapısının iç mantıksal tutarlılığını (örneğin, araçların amaçlara uygunluğu) oluşturmak üzere; amaçlara bağlı doğrulanabilir başarı göstergelerinin, gösterge kaynaklarının, varsayımların, araç ve maliyetlerin genel olarak tanımlanmasıdır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının planlama için kullandığı araç Mantıksal Çerçeve Matrisidir (MÇM). MÇM, bir süreç olarak Mantıksal Çerçeve Yaklaşımının sonuçlarını sunan bir formattır. Analiz aşamasında elde edilen verilerle MÇM oluşturulur. 47 Mantıksal Çerçeve Matrisi Projenin en önemli yönleri, 16 kutulu bir matris formunda ifade edilir: MATRİS BİLEŞENİ Genel amaç Proje Amaçları Göstergeler Faaliyetler ve Araçlar Varsayımlar Doğrulama Kaynakları Maliyetler Ön koşullar ANLAMI Projenin uzun dönemde katkısının ne olacağı Projenin neden gerçekleştirildiği Projenin neyi başarmasının beklendiği Projenin bunu nasıl başaracağı Proje için önemli faktörler Proje göstergelerinin kaynakları Projenin maliyetinin ne olacağı Projenin başlayabilmesi için gerekli koşullar 48 24

25 Mantıksal Çerçeve Matrisi Genel Amaç Proje Amacı Sonuçlar Faaliyetler 1. Amaçlar 2. Doğrulanabilir göstergeler Araçlar 3.Doğrulama kaynakları Maliyetler Not: Matrisin her bir kısmı yukarıdaki numara sıralaması çerçevesinde oluşturulurken, gerektiği takdirde diğer kısımlar kontrol edilmeli ve gözden geçirilip yeniden düzenlenmelidir. 4. Varsayımlar Ön koşullar 49 MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ AÇIKLAMALARI Amaçlar Doğrulanabilir Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Amaçlar Birden fazla proje ile uzun dönemde sağlanan iyileşme. Genel hedefin gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçmede kullanılan kilit göstergeler. Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak ya da kanıtlayacak bilgi kaynakları. Projenin Amacı Faaliyet Amaçları (Sonuçlar- Çıktılar ) Genel amaca yönelik, projeye özel amaçlar. Uygulamalarda n hemen sonra beklenen iyileşme Amacın başarılması için gerekli ve öngörülen faaliyet çıktıları. Faaliyet amacının başarıldığı belirten göstergeler. Faaliyetin beklenen sonuçları vermek bakımından başarılı olup olmadığı ve/veya ne kadar başarılı olduğu belirten göstergeler Mevcut veya derlenebilir bilgi kaynakları. Göstergeleri değerlendirme sırasında kullanılacak ya da kanıtlayacak bilgi kaynakları. Söz konusu amacın başarılması için Faydalananın sorumluluğu dışında olan gerekli faktör ve koşulların (harici koşullar) Riskler Beklenen Sonuçların zamanında elde edilmesi için, gereken harici koşullar. Faaliyet Beklenen sonuçların elde edilebilmesi için uygulanacak faaliyetler. Araç, gereç, para, personel, alt yapı, arazi vb. kaynaklar. Faaliyetlerin maliyetleri. Faaliyetin başlamasından önce gerekli ön-koşullar. Faaliyetlerden sonuç alınabilmesi için gerekli varsayımlar

26 1. Sütun: AMAÇLAR Projenin katkıda bulunacağı üst düzeydeki amaç Hedef gruplar için sürdürülebilir yarar sağlama açısından projenin özel amacı Gerçekleştirilecek faaliyetlerin ürünleri Projenin sonuçlarını üretmek için yapılacak uygulamalar GENEL AMAÇLAR PROJE AMACI Faaliyet Amaçları (sonuçlar-çıktılar) FAALİYETLER İdeal durum. Proje katkısı uzun dönemde gerçekleşir. Proje süresi sonucunda ulaşılır. Özgün, ölçülebilir ve ulaşılabilir olmalı; nicelik,nitelik, zaman ve mekan bakımından tanımlanmalıdır. Proje amacına ulaşılabilmesi için gerçekleştirilmesi gereken alt amaçlardır. Faaliyetlerin sonucu olarak tanımlanmalıdır. Belirli bir zamana, mekana ve bütçeye bağlı olarak uygulamaların yapılması ve proje amacına ulaşmayı sağlayacak sonuçların üretilmesi. 51 Amaçlar Örnek; Genel hedefler Özelleştirme sonucu işsiz kalan işcilerin istihdam edilebilirliğini artırmaya katkıda bulunmak Özel Hedef İldeki mavi yakalı işçilerin piyasa niteliklerini yenilemek Sonuçlar 100 işsiz yeni nitelikler elde etti Faaliyetler İşsizlerin seçimi 3 aylık eğitim verilmesi 2 aylık yerel fabrikalarda çalışma 52 26

27 4. Sütun: Varsayımlar Proje kontrolü dışında ancak proje başarısını ve uzun dönemli sürdürebilirliği etkileyen faktörler Varsayımlar olarak Mantıksal Çerçevenin 4. Kolonunu oluştururlar Riskler nedir? Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümü. Varsayımlar nedir? Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir Niçin gereklidirler? Proje asla gerçek durumu kapsayamaz. Dışsal faktörler ve projenin başarısı üzerinde önemli etkilere sahip riskler tanımlanarak dikkate alınmalıdır. Önkoşullar nelerdir? Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır 53 Varsayımların Oluşturulması Bu hangilerinin Genel Amacın, Proje Amacının veya Sonuçların gerçekleştirilmesi için gerekli faktörlerin belirlenmesi ve mantıksal çerçevenin uygun seviyesine yerleştirilmesi aşamasıdır. Proje faaliyetlerine başlanabilmesi için gerekli önkoşulları belirle Hedef seviyelerine uygun olarak her aşama için risklerin belirle Bu riskler olumlu ifadelere çevir (varsayıma dönüştürülmesi) Bu varsayımların projenin başarısı açısından öneminin ve gerçekleşme ihtimalinin gözden geçir (varsayım algoritması) ve gerekirse bunlarla ilgili önlemler alınması Gerekli varsayımların hedef seviyelerine uygun olarak mantıksal çerçeve matrisine yerleştir 54 27

28 Varsayım Değerlendirme Algoritması Varsayım (Dışsal faktör) önemli mi? Olabilme ihtimali nedir? Kesine Yakın Orta düzeyde İhtimal Dışı Evet Faaliyetler ve sonuçlar ekleyerek projeyi yeniden dizayn et; eğer gerekiyor ise proje amacını yeniden formüle et Evet Hayır Mantıksal çerçeveye dahil etme Mantıksal çerçeveye dahil etme Varsayım olarak ekle Dışsal faktörü etkileyecek şekilde proje yeniden dizayn edilebilir mi? Hayır Proje yapılabilir değil 55 Varsayımların mantıksal çerçeve matrisine yerleştirilmesi VARSAYIMLAR Sonuçları elde etmek için gerekli olan varsayımlar Proje amacına ulaşmak için gerekli olan varsayımlar Genel Hedefe ulaşmak için gerekli olan varsayımlar DÜZEY Faaliyetler seviyesine Sonuçlar seviyesine Proje amacı seviyesine 56 28

29 MÇ Matrisine Varsayımların Yerleştirilmesi Müdahale Mantığı- Projenin Kapsamı Genel Amaç Objektif Olarak Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Proje Amacı Faaliyet Amaçları (sonuçlar-çıktılar) Faaliyetler Araçlar Maliyet... 1.EĞER önkoşullar sağlanır ve fiziksel/fiziksel olmayan girdiler harekete geçirilirse faaliyetler gerçekleşecek 2.Faaliyetler gerçekleşir ve varsayımlar tutarsa sonuçlara ulaşılacak Önkoşullar 57 Mantıksal Çerçeve Matrisi Son Nitelik Kontrolü Göstergeler ve doğrulama kaynakları erişilebilir ve güvenilirdir, Ön koşullar gerçekçidir, Varsayımlar gerçekçi ve tamdır, Riskler kabul edilebilir seviyededir, Başarı olasılığı yeterince kuvvetlidir, Nitelik hususları dikkate alınmıştır ve uygun olan yerlerde faaliyetler, sonuçlar ve varsayımlar olarak ifade edilmiştir, Elde edilen faydalar, maliyete uygundur, İlave araştırmalara ihtiyaç vardır

30 Varsayımlar Örnek; Varsayımlar Genel hedefler Özürlü kişilerin işgücü piyasasına entegrasyonu Özel hedef Sonuçlar Faaliyetler 50 işsiz özürlü kişiyi iş bulma konusunda desteklemek 60 özürlü kişi yerel firmalar tarafından talep edilen yeni mesleki nitelikler edinir. Eğitimin verilmesi İş aramaya destek Özürlü kişileri istihdam etmek zorunluluğu getiren yasanın yürürlüğe girmesi Şirketlerin eğitim almış kişileri işe alması Kursiyerlerin istikrarlı sağlık durumları Önkoşullar Eğitim binasının tadilatının tamamlanması 59 Varsayımlar Örnek; Müdahale Mantığı- Projenin Kapsamı Varsayımlar Bebek ve Çocuk Ölüm Oranlarını Azaltılması -Yerel örgütlerin kamuoyu desteği devam ediyor -Basın desteği devam ediyor Bebek ve çocuklarda görülen enfeksiyon oranlarının azaltılması 1.Bebeklerin ve Çocukların Beslenme Durumu İyileştirildi 2.Aşılanmış Bebek ve Çocuk Sayısı Arttırıldı 1.1. Annelerin Beslenme Konusunda Bilgilendirilmesi 2.1.Sağlık Ocağının İyileştirilmesi... Maliyet -İl Sağlık Müdürlüğü Proje öncesindeki mali kapasitesini koruyor -Beslenme uzmanlarının desteği devam ediyor -Yeniliklere açık anneler -Nitelikli personelin çalışmaya gönüllü olması -Babalar anneleri eğitime -destek konusunda destekliyor Önkoşullar: İl sağlık müdürlüğünün izni 60 30

31 2. Sütun: BAŞARI GÖSTERGELERİ Nedir? Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar Not: Sıklıkla, bir amaç için birden fazla gösterge kullanmak gereklidir. Böylece, amacın başarılıp başarılmadığı konusunda daha güvenilir bilgi elde edilir

32 Gösterge Kriterleri Göstergeler SMART olmalıdır; SPECIFIC (Özgün), MEASURABLE (Ölçülebilir) Available (Elde edilebilir) RELAVANT (Amaçla ilişkili) TIME BOUND & COST EFFECTIVE (Belirli bir süreye bağlı ve maliyet etkin) 63 Göstergeler aşağıdaki sorulara cevap vermelidir: Ne kadar? Nasıl birdeğişim? Kim? Ne zaman? Nerede? Nicelik Nitelik Hedef grup Zaman Yer ölçmediğin şeyi kontrol edemezsin 64 32

33 Örnek: Genel Hedef Göstergesi Genel Hedef: Genç istihdamın artırılmasına katkıda bulunmak Ne? İşsizlik oranının azaltılması Kim? Lise mezunu genç işsizler Nerede? Adana bölgesinde Ne kadar? %23 den %20 ye Ne zaman? 2013 ün sonuna kadar Kaynak : IşKUR işsizlik veritabanı 65 Örnek: Özel Hedef Göstergeleri Özel Hedef : Adana bölgesindeki genç lise mezunu işsizlerin istihdam edilebilirliğini artırmak Ne kadar? %80 Kim? Eğitilmiş genç lise mezunu işsizler Ne? Yeni elde edilmiş nitelikte iş bulmak Ne zaman? Proje bitiminden 6 ay sonrasına kadar Kaynak: Proje değerlendirmesinden elde edilen sonuçlar 66 33

34 3. Sütun: DOĞRULAMA KAYNAKLARI Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.) 67 DOĞRULAMA KAYNAKLARI Maliyet Özel anketler Faydalananlarla görüşmeler Uyarlanmış mevcut istatistiki bilgiler İdari raporlar Yönetim raporları Mevcut istatistiki bilgiler Karmaşıklık 68 34

35 Tarafsız Doğrulanabilir Gösterge & Doğrulama Kaynağı Örnek Uygulama Genel Hedef Proje Tanımı Yerel halkın yaşam koşulları iyileşti Tarafsız Doğrulanabilir Gösterge Balıkçılıktan elde edilen gelir 2006 yılına kadar % 30 artar Turizm geliri 2006 yılına kadar % 30 artar. Doğrulama Kaynakları DİE nin sosyoekonomik anket raporu Proje amacı Nehir suyu kalitesi arttı Balık tüketimine bağlı hastalıklar 2006 yılına kadar % 80 oranında azalır. Balık yakalama 2006 yılına kadar % 80 oranında artar. (sabit stokla) Bölgesel hastane ve tıbbi istatistikler Nehir Otoritesi ve Kooperatiflerin Raporları Sonuç Hanelerin ve fabrikaların doğrudan kirli su atıkların azaltıldı 2006 ya kadar fabrika Atık sularının % 70 i ve evsel atık suların %80 i arıtılır. Belediyelerin anket raporu MANTIKSAL ÇERÇEVENİN KONTROLÜ Göstergeler ve doğrulama kaynakları erişilebilir ve güvenilirdir, Ön koşullar gerçekçidir, Varsayımlar gerçekçi ve tamdır, Riskler kabul edilebilir seviyededir, Başarı olasılığı yeterince kuvvetlidir, Nitelik hususları dikkate alınmıştır ve uygun olan yerlerde faaliyetler, sonuçlar ve varsayımlar olarak ifade edilmiştir, Elde edilen faydalar, maliyete uygundur, İlave araştırmalara ihtiyaç vardır

36 Mantıksal Çerçeve - Örnek Amaçlar Doğrulanabilir Göstergeler Doğrulama Kaynakları Varsayımlar Genel Amaç X bölgesindeki fakir ailelerin gıda güvenliği ve gelir yaratıcı faaliyetler yoluyla yaşam koşullarının iyileştirilmesi Proje Amacı-1 Tarımsal üretimin sürdürülebilir bir biçimde artırılması ve çeşitlendirilmesi Faaliyet Amaçları (Sonuçlar-Çıktılar) Çıktı 1.Bahçe ve sebze üretiminde artış Proje bitiminden iki yıl sonra hedef grubun temel gıda sorunlarının çözülmesi ve gelirinde %20 lik bir reel artış Bahçecilik ve sebze üreticiliği alanı proje bitiminde 4000 hektara yükselmesi, çiftçilerin %60 ının hedef rekoltenin %70 ine ulaşması 2000 hektara alanda meyve bahçesi oluşturulması ve 3000 hektar alanda karışık sebze üretiminin yapılması, 1000 aile için ek mevsimsel iş oluşması Etki değerlendirmesi anketi Çiftçiler ve Tarım müdürlüğü tarafından tutulan arazi kullanımı ve ürün kayıtları Tarım Müdürlüğü tarafından yapılan ürün rekolteleri örnek araştırmaları Çiftçiler ve Tarım müdürlüğü tarafından tutulan arazi kullanımı ve ürün kayıtları Tarım Müdürlüğü tarafından yapılan ürün rekolteleri örnek araştırmaları Çevresel etki analizi Artı ürün için yeterli piyasa talebi ve elverişli fiyatlar mevcut. Çeşitliliği artırmak ve üretimi yoğunlaştırmak karlı. Genel tarımsal üretkenliği artırmak için bahçecilik ve sebze üretimi finansal, çevresel ve toplumsal olarak uygun, insan kaynakları geliştirilebilir, çiftçiler yeni ürün sistemlerini benimsemeye istekliler. Faaliyetler Temel Girdiler Maliyetler Faaliyet 1.1. Çiftçilerle katılımcı araştırma yoluyla bahçecilik ve sebze ürünlerinin ve uygun üretim tekniklerini belirlemek. 25 adam/ay danışman desteği. 20 alan araştırması için kaynak.. 30 tarım personelinin üretim yöntemleri üzerine eğitimi Faaliyetlerin maliyetleri Hesaplanacak. Yerel koşullara uygun üretim sistemleri geliştirme imkanı var. Bakanlık politikasında değişiklik olmaz 71 ÖRNEK Projenin Kapsamı Obj. Şekilde Doğ. Başarı Göstergeleri Genel Hedefler Özel Amaç Sonuçlar Faaliyet Bileşenleri Sarıyer İlçesinde istihdam olanaklarının artırılması ile işsizlikle mücadele edilmesi Sarıyer İlçesinde girişimcilik bilincinin oluşturulması ile yeni işletmelerin ekonomiye kazandırılması ve sürekliliğinin sağlanması Gençler, kadınlar, işsizler ve iş yerini yeni açmış kişiler yeterli içerikte ve etkinlikte girişimcilik eğitimi aldılar Sürekli bir yapıda faaliyet gösteren girişimci danışma merkezi oluşturuldu Başarılı uygulamalar tanıtıldı ve toplum bilinci artırıldı Girişimcilik eğitimlerinin yapılması Sarıyer Belediyesi bünyesinde sürdürülebilir bir girişimci danışma merkezi kurulması Başarılı girişimler için iş merkezi oluşturulması Bölgede küçük aile işletmelerinin sayısı artırıldı Kadın ve genç girişimcilerin ekonomideki etkin oranı arttı İşsizlik oranı azaldı. 2 yıl içerisinde; Bölgede küçük aile işletmelerinin sayısında % 20 artış sağlandı Kadın ve genç girişimcilerin kurduğu işletme sayısında % 30 artış sağlandı Yeni kurulan işletmelerin iflas oranları % 50 oranında azaldı İŞKUR a kayıtlı işsizlik oranında % 20 azalma sağlandı 12 aylık faaliyet sonunda toplam 250 kişi girişimcilik eğitimi aldı 40 katılımcı kendi işyerini kurdu 50 katılımcı istihdam edildi 5 başarılı girişim fikri iş merkezinde faaliyete başladı Doğrulama Kaynakları TÜİK işsizlik verileri İşKur raporları TÜİK işsizlik verileri İşKur raporları Defterdarlık raporları SSK dokümanları Banka kayıtları Proje raporları Varsayımlar Sosyal Kültürel ve ekonomik ortamın destekleyici olacağı kadın ve genç girişimcilerin projeyi destekleyeceği ve ilgi göstereceği danışmanlık desteği anlayışının sindirilebilmesi Bölgenin sosyal, kültürel ve ekonomik desteğinin sağlanması Hedef kitlenin tam ilgi ve desteğinin sağlanması Araçlar.. Maliyetler Kaliteli Uygulama ekibinin sağlanması Eğitim merkezinin kullanılabilir durumda olması Bölgede sosyal, kültürel ve ekonomik ilginin sağlanması Yerel ve ulusal basının ilgisinin sağlanması Sınıfların kullanılabilir durumda olması Danışmanlık hizmetlerinin ulaşılabilir 72 olması 36

37 6-7. FAALİYET PLANI VE BÜTÇE Mantıksal Çerçeve Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet Planı ve Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre Bütçe Bütçe Bütçet Aşama FAALİYET PLANI Bir planın temel fonksiyonları: Tüm ilgili taraflara neler yapılması gerektiği konusunda genel ve ortak bir anlayış sağlamak Projenin izlenmesini sağlamak Etkin ve etkili proje yönetimini sağlamak Raporlar için bir temel oluşturmak Planda şunlara işaret edilmelidir: Projenin sonunda ne gibi başarıların sağlanması gerektiği Hangi faaliyetlerin ne zaman yapılması gerektiği Hangi kaynakların gerekli olduğu, Görevlerden kimlerin sorumlu olduğu 37

38 Faaliyet planı Faaliyetlerin başlama, uygulanma süreci ve tamamlanma zamanını belirlemek; detaylandırılmış faaliyetlerin başlama ve bitiş zamanlarının belirlenmesiyle Faaliyet Planı oluşturulabilir. Araç: Ms Project 75 Faaliyet Planının Hazırlanma Aşamaları: Ana faaliyetlerin listelenmesi; MÇ deki faaliyetler operasyonel detayda faaliyet planının hazırlanması için bir baz olarak kullanılabilir. Faaliyetleri detaylandırmak; faaliyetleri detaylandırmanın amacı onları organize etme ve yönetme işlerini kolaylaştırmaktır. Bunun kritik noktası detaylandırmayı doğru yapmaktır. Sıralama ve bağımlılıkların belirlenmesi; faaliyetler yeterince detaylandırıldıktan sonra birbirleriyle ilişkilerine karar verilmelidir

39 Faaliyet Sıralama Ana faaliyetleri listelemek Faaliyetleri yönetilebilir görevlere bölmek Ardıl öncül ilişkileri Başlangıç, ve bitiş zamanlarını ve süreleri tahmin etmek Kilometre taşlarını tanımlamak Görevleri atamak Görev sürelerini tahmin etmek Uygulama ve yönetim sorumluluklarını tayin eder Araç: Ms Project Aşama Bütçe ve Maliyet Planlaması Araçlar, projenin yürütülmesi ve planlanan faaliyetlerin yapılması için gereken fiziksel ve fiziksel olmayan kaynakları, yani projede kullanılacak girdileri ifade eder. Bunlar; İnsan kaynakları, ekipman ve malzemelerdir. Maliyetler ise, Tüm belirlenmiş kaynakların ve araçların finansal olarak ifadesidir

40 Bütçe Oluşturmada Genel Esaslar Bütçe proje teklifi hazırlanan kurumun belirlediği para birimi ile hazırlanmalıdır. Bütçe planlaması ve kullanımı proje süresi ile sınırlandırılmalıdır. Bütçeye aktarılan her türlü gider yapılacak faaliyetlerle ilgili olmalıdır. Bütçeye aktarılan giderler sadece istenilen hibe tutarını değil, projeyle ilgili tüm giderleri kapsamalıdır. Bütçe aktarılan her tutar gerçekçi olmalı, hibe tutarını arttırabilmek için bu tutarlar şişirilmemelidir. Bütçe hesaplanırken sadece hibe kapsamında karşılanabilecek harcamalar dikkate alınmalıdır. Bütçeye aktarılan her giderin kullandırım aşamasında belgelendirileceği unutulmamalıdır Bütçenin yıllar itibarıyla dağılımının faaliyet planına uygun olması gerektiği unutulmamalıdır. Bütçe hem bir maliyet tahmini hem de hibe kapsamında karşılanabilecek harcamalar için bir tavandır. Kontroller sonucu Sözleşme Makamı vereceği hibede indirime gidebilir. Bu nedenle bütçenin gerçekçi ve maliyet etkin şekilde tasarlanması gereklidir. 79 Örnek Bütçe Tüm Yıllar Giderler Birim Miktar 1. İnsan Kaynakları Birim Maliyet (EURO) Maliyet (EURO) Maaşlar (Brüt miktar, yerel personel) Teknik Personel Adam-ay Merkez Koordinatörü Aylık Proje Sekreteri Aylık Finans Müdürü Aylık Danışman Günlük Eğitim Koordinatörü Aylık Proje Asistanı Günlük Eğiticiler Günlük Process Danışmanları Günlük Seyahat / Görev Harcırahı Seminer/konferans katılımcıları Adam-gün (200 katılımcı haftada 8 saat olmak koşuluyla) Günlük Alt-toplam - İnsan Kaynakları Seyahat Yurtdışı seyahat Adam-Sefer 2.2 Yurtiçi / yerel ulaştırma Aylık Gider Alt-toplam - Seyahat

41 Örnek Bütçe Proje Ara amaç ve Faaliyetleri ARAÇLAR MALİYETLER Varsayımlar Ara amaç 1. Alternatif geçim kaynaklarının yerel halkın sosyo kültürel ve geleneksel yapısıyla uyumunun kontrol edilmesi Faaliyet 1.1. Köy ziyaretleri ile, alternatif geçim kaynaklarının sosyokültürel tercihlerle uyumunu test etmek Doğrudan görüşmeler ve bilişsel haritalama yöntemi ile alternatif geçim kaynaklarının yerel halk tarafından nasıl algılandığı belirlenecek. Uçakla seyahat (uzman, 1 kişi 1 kez)- 300 Eur Harcırah- 222 Eur Uçakla seyahat (sosyolog ve halk bilimci,2 kişi,2 kez) 300 x 2x2=1200 Eur Harcırah- 2x111x2=444 Eur Saha çalışması: Tüm balıkçı köylerinin ziyareti (1 kez)- 15 köy x 75 Eur = 1125 Eur TOPLAM=3291 Eur Balıkçı köyleri ile olumlu ilişkilerin sürmesi Faaliyet 1.2. Seçilen köylerde yerel halkla ayrıntılı görüşmeler yapmak Faaliyet 1.3. Seçilen köylerde, balıkçılığın içinde kadının geleneksel rolünü belirlemek için kadınlarla ayrıntılı görüşmeler yapmak Ayrıntılı görüşme yapılacak köylerin ziyareti ve görüşmeler(6 köy) 6 x 75 x 2=900 Eur TOPLAM=900 Eur Seçilen köylerde kadınlarla ayrıntılı görüşme yapmak üzere köylerin ziyareti (6 köy) 6 x 75 x=450 Eur TOPLAM=450 Eur Sosyo-kültürel ve geleneksel yapının elverişli olması Sosyo-kültürel ve geleneksel yapının elverişli olması 81 Proje Bütçesi Örneği # Bütçe Kalemleri AB Desteği (EU) Öz katkı (EU) Toplam (EU) 1 Proje Elamanları (F4.4) Danışmanlar (F4.4) Saha Çalışmaları (F1.1, F1.2, F1.3, F2.4, F3.5) 4 Şehirlerarası Seyahat (F1.1, F2.1) Eğitim Malzemeleri (F2.2, F3.5) Eğitim ve Toplantı (F2.3, F2.4, F3.2, F3.3) Ekipman (F4.3) Ofis Giderleri (F4.2) Proje Tanıtımı (F4.1) Genel İdari Giderler Toplam