PROJE TANIMLAMA BELGESİ

Transkript

1 PROJE TANIMLAMA BELGESİ Proje Adı Proje Yöneticisi Eğitimde Etkileşimli Tahta Kullanımı (ETK Projesi) Slogan: Etkileşimle Eğitimde Fark Yaratalım Selin Bozkurtlar Proje Ekibi İlknur Çoşkuner Sümeyye Muratoğlu Gökhan Esin Gerekçe Amaç Hedefler Hedef Kitle Öğretim elemanlarının etkileşimli tahtayı derslerde kullanmaması, Fakültenin öğretim elemanlarına yeterli etkileşimli tahta kullanımı eğitimi vermemesi, Etkileşimli tahta ile işlenen derslerin hem zaman hem de öğretim kalitesi açısından daha verimli olması, Öğrencilerin mezun olduklarında öğretmenler tarafından kullanılmadığı için etkileşimli tahta kullanımı hakkında bilgi sahibi olmaması. Öğretim elemanlarının etkileşimli tahtayı derslerde kullanımı arttırmak amacıyla etkileşimli tahta kullanımını ve avantajlarını öğreten bir eğitim vermektir. Öğretim elemanlarının en az %70 inin eğitime katılmasını sağlamak, Eğitimden sonra derslerde akıllı tahta kullanım oranını en az %50 arttırmak. Öğretim elemanlarına eğitimden sonra yapılan memnuniyet anketi sonuçlarına göre öğretmenlerin eğitimden en az %70 memnun kalmalarını sağlamak. Mezun olan öğrencilerinin en az %50 sininde etkileşimli tahta kullanımı hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamak. Eğitim Fakültesi Akademik Kadrosu Proje çıktısı Etkileşimli tahta kullanımına yönelik yüz yüze eğitim, Etkileşimli tahta kullanımını kullanmayı bilen öğretim elemanları, Eğitimde kullanılacak olan materyal (Storyline da hazırlanan sunum). Varsayımlar Sınırlılıklar Yüksek Seviye Eğitim Fakültesi ndeki öğretim görevlilerinin etkileşimli tahta kullanımını bilmediklerini, Etkileşimli tahta kullanmaya yönelik eğitim almaya istekli olduklarını varsaymaktayız. YTÜ Eğitim Fakültesi ndeki BÖTE Bölümü Ve Sınıf Öğretmenliği bölümünde derslere giren hocalara eğitim hazırlamamız projemizin sınırlılığıdır. 1. Bilgi Toplama 2. Eğitimin Planlaması

2 İş Ayrışımı Yapısı 3. Uygulama Öncesi Aşaması 4. Uygulama Aşaması 5. Eğitimin Değerlendirilmesi 6. Projenin Sonuçlandırılması Riskler Eğitim mekânının ayarlanamaması, Materyalin planlanan zamanda hazırlanamaması, Grup üyelerinin üzerine görevi yerine getirmemesi, Öğretim görevlilerinden beklenen katılımın gerçekleşmemesi, Mekânın eğitimden önce hazır hale getirilememesi, Belirlenen maliyetin üzerine çıkılması, Anketin belirlenen zamanda uygulanamaması. Başarı Kriterleri Proje belirlenen süreye göre % 5 (+/-) farkla tamamlanmıştır. Proje belirlenen maliyete göre %10 (+/-) farkla tamamlanmıştır. Projede belirlenen hedeflere ulaşılmıştır. Proje sonucunda ortaya çıkan hizmet belirlenen kriterlere göre %100 başarılı olmuştur. Maliyet Toplam Planlanan Maliyet: 500 TL Kırtasiye Maliyeti (100 TL) İkram Maliyeti ( 400 TL) Diğer ( 100 TL) Süre Projenin tahmini ve ortalama süresi: 4 Ay Eğitimin planlanması, Eğitimin hazırlanması, Eğitimin uygulanması. Sorumlular Bilgi Toplama Eğitimin Planlanması İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM BELGESİ Uygulama Öncesi Aşaması Uygulama Aşaması Eğitimin Değerlendirilmesi Selin Bozkurtlar I,R A,R I,R I,A,R I,R I,A,R İlknur Çoşkuner R R A,R R R R Projenin Sonuçlandırılması Sümeyye Muratoğlu A,R R R R A,R R

3 Gökhan Esin R R R R R R Doç. Dr. İlhan Varank C Sorumlular PTB WBS Selin Bozkurtlar İlknur Çoşkuner Sümeyye Muratoğlu Gökhan Esin Zaman ve Maliyet Planı Kalite Yönetim Belgesi İnsan Kaynakları Yönetimi Risk Yönetim Belgesi Proje Kapanış Raporu Tüm Toplantı Tutanakları Proje Durum Raporu A,R A,R A,R I,R A,R A,R A,R A,R I,R I,A,R R R R A,R R R R - R R R R R R R R R - A,R R R R R - - R Ürüne Ait Bilgiler Açıklamalar R: Responsible( işi yapmakla görevli kişi) A: Accounttable ( birincil sorumlu) C: Consult (danışman) I:Inform (bilgilendirilecek kişi)

4 Kalite Kontrol Denetim Listesi Kriterler Evet Kısmen Hayır Eğitimde hedeflenen katılım gerçekleşti mi? Eğitim için belirlenen süre yeterli geldi mi? Eğitimde kullanılan materyal hedef kitlenin özelliklerine uygun mu? Eğitimin yapıldığı mekân eğitime uygun mu? Eğitimin tanıtımında kullanılan materyaller ilgi çekici mi? Eğitim sonunda katılımcılar eğitimden memnun kaldı mı? Eğitim sonunda eğitimin değerlendirilmesi yapıldı mı? Eğitim için belirlenen maliyet yeterli oldu mu? Konularına göre eğitimdeki oturum sayısı uygun mu? Eğitimde kullanılan araç/gereçler (teknolojik cihazlar) eğitim için uygun mu? Eğitimde verilen mola yeterli mi?

5 PROJE DURUM RAPORU Eğitimde Etkileşimli Tahta Kullanımını Arttırma(ETK) Projesi, Yıldız Teknik Üniversitesi Eğitim Fakültesi akademik kadrosuna yönelik, derslerde etkileşimli tahta kullanımını öğreten bir eğitim verilmesini içeren 140 günlük bir süreci kapsamaktadır. Bu süreç, iş ayrışım yapısında ayrıntıları ile yer alan bilgi toplama, eğitimin planlanması, uygulama öncesi hazırlık, uygulama, değerlendirme ve kapanış aşamalarını içermektedir. Mevcut durumda proje, eğitimin planlaması aşamasındaki materyallerin planlanması alt başlığı altında eğitimde verilecek konu ile ilgili içeriklerin hazırlanması kısmına kadar(bu kısımda dâhil) ilerlemiştir. Ancak proje sunumu dolayısıyla iş ayrışım yapısında daha ileriki tarihlerde görünen afişlerin ve el broşürlerinin hazırlanması, katılım sertifikalarının hazırlanması ve maliyetin belirlenmesi basamakları öne çekilmiştir. Bu raporda yukarıda belirtilen aşamalarda gelişen olaylar ele alınacaktır. Bilgi toplama aşaması kapsamında fakültede bulunan etkileşimli tahta sayısı ve modelleri, eğitimin verileceği Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri Öğretmenliği ve Sınıf Öğretmenliği bölümlerinde bulunan akademisyen sayısı tespit edilmiştir ve eğitime katılacak akademisyen sayısını belirlemek için kullanılacak anket hazırlanmıştır. Ayrıca BÖTE bölüm başkanı Doç. Dr. İlhan Varank ile etkileşimli tahta kullanımı ile ilgili görüşme yapılmıştır. Bu görüşmede İlhan Varank a fakültedeki etkileşimli tahta kullanım oranı, akademisyenlerin etkileşimli tahtayı neden kullanmak istemedikleri, etkileşimli tahta kullanımının dersleri ve öğrencileri nasıl etkileyeceği sorulmuştur. İlhan Varank, fakültede etkileşimli tahta kullanım oranın oldukça düşük olduğunu, öğretmenlerin etkileşimli tahtayı zaman alıcı olarak gördükleri için kullanmak istemediklerini, etkileşimli tahtanın derslerin verimini attıracağını ve öğretmenlerini etkileşimli tahta kullanırken gören öğretmen adaylarının da gelecekte derslerinde etkileşimli tahtayı kullanabileceğini belirtmiştir. Bilgi toplama aşamasında, proje yöneticisi Selin Bozkurtlar ve grup üyesi İlknur Coşkuner in 3.sınıf 2.dönemde gittikleri İstanbul da tablet ve akıllı tahta kullanımında pilot okul seçilen Dr. Naci Ekşi Anadolu Lisesi nde yaptıkları etkileşimli tahta ile ilgili gözlemlerini ve analizlerini diğer grup üyeleri ile paylaşmıştır. Projenin bilgi toplama aşamasında herhangi bir problemle karşılaşılmamış, her şey planlandığı gibi gitmiştir. Eğitimin planlanması aşaması, yüzü yüze eğitimin planlanması basamağı kapsamında verilecek eğitimin konuları, oturum sayısı, mola sayısı ve molalarda verilecek ikramlar belirlenmiştir ve eğitimin sonunda yapılacak olan memnuniyet anketi hazırlanmıştır. Bu aşamada oturum sayısı hakkında bir kararsızlık yaşanmış, ancak İlhan Varank ile yapılan görüşme de dikkate alınarak konu grup içinde tartışılmış ve eğitimin 2 oturum şeklinde yapılmasına karar verilmiştir. Eğitimin ilk oturumu etkileşimli

6 tahta kullanımına yönelik iken, ikinci oturumu ise etkileşimli tahtayı derste kullanmaya teşvik etmeye yönelik olmasına karar verilmiştir. Eğitimin planlanması aşaması, materyallerin planlanması basamağı kapsamında ise eğitimde verilecek konu ile ilgili içerikler, fakültedeki etkileşimli tahtaların modelleri de dikkate alınarak detaylı bir şekilde araştırılmış ve materyalin bir demosu video şeklinde proje sunumunda da kullanılmak üzere hazırlanmıştır. Projenin bu aşamasında herhangi bir sorun ile karşılaşılmamış, her şey planlandığı gibi gitmiştir. İş ayrışım yapısında ileriki tarihlerde yapılması belirtilen afiş, el broşürü ve katılım sertifikası proje sunumunda kullanılması gerektiği için önceden hazırlanmıştır. Ayrıca maliyet hesabı da belirtilen nedenden ötürü önceden yapılmıştır. Proje Yönetimi 1 dersi kapsamı gereği proje uygulanmamış ve yukarıda belirtilen aşamalar yapılarak proje sonlandırılmıştır.

7 Risk Yönetimi RİSK NO RİSKLER OLUŞMA OLASILIĞI ETKİ GÜCÜ TEHDİT ENDEKSİ ÖNEM SIRASI RİSK SORUMLUSU ZAMAN ARALIĞI SEMPTOM ALINACAK AKSİYON 1 Eğitim mekanının ayarlanamaması 1 düşük 3 3 düşük 2 Selin Gökhan Eğitim tarihinde düşünülen mekanda başka bir etkinliğin olması. Mekanın daha önceden randevu ile ayarlanması, Doluysa farklı mekanlara bakılması. 2 Materyalin planlanan zamanda hazırlanamaması 2 orta 3 6 orta 1 Sümeyye Materyal hazırlamada kullanılan programlarda teknik hatalar çıkması, Kullanılacak programların önceden test edilmesi 3 Grup üyelerinin üzerine görevi yerine getirmemesi 1 düşük 2 orta 2 düşük orta 6 Selin İletişim kopukluğu Yöneticinin grup üyelerinin katılımını kontrol etmesi 4 Öğretim görevlilerinden beklenen katılımın gerçekleşmemesi 1 düşük 3 3 düşük 3 İlknur Ankete katılımın gerçekleşmemesi Eğitim reklamlarının içeriğinin dikkat uyandırıcı şekilde hazırlanması 5 Mekânın eğitimden önce hazır hale getirilememesi 1 düşük 3 3 düşük 4 Gökhan Eksik araç-gereç temininin gecikmesi Alternatif araç-gereçlerin belirlenmesi 6 Belirlenen maliyetin üzerine çıkılması 1 düşük 1 düşük 1 düşük düşük 7 İlknur Önceden belirlenemeyen masrafların çıkması Önceden belirlenemeyen masraflar için fon ayrılması 7 Anketin belirlenen zamanda uygulanamaması 1 düşük 2 orta 2 düşük orta 5 Gökhan Öğretim görevlilerini yerinde bulamama Mail yolu ile iletişime geçme

8 Etkileşimli Tahta Kullanımı(ETK) projesi için iş ayrışım yapısı aşağıda yer almaktadır. 1. Eğitimde Etkileşimli Tahta Kullanımı Projesi 1.1. Bilgi Toplama İhtiyaç Analizi Fakültedeki etkileşimli tahta sayısının tespit edilmesi Fakültedeki etkileşimli tahta modellerinin tespit edilmesi Seminere katılacak olan katılımcılara anket hazırlanması Seminere katılacak olan katılımcılara anket yapılması Seminere katılacak katılımcıların sayısının yapılan ankete göre belirlenmesi.(*) İzinler Eğitim yapılacak mekân için izinlerin alınması (*) 1.2. Eğitimin Planlanması Yüz Yüze Eğitimin Planlanması Eğitimin tarihinin belirlenmesi Katılımcı Sayısına Göre Mekanın Tespiti Eğitimdeki oturum konularının belirlenmesi. (*) Eğitimin oturum sayısının belirlenmesi Eğitimde sırasında verilecek molaların belirlenmesi İkramların belirlenmesi Memnuniyet anketinin hazırlanması Materyalin Planlanması Eğitim de verilecek konu ile ilgili içeriklerin araştırılması Araştırma içeriğine göre materyalin hazırlanması.(*) 1.3. Uygulama Öncesi Aşaması Tanıtım Afişlerin ve el broşürlerinin hazırlanması Katılım sertifikalarının hazırlanması Mail içeriklerinin hazırlanması Afişlerin ve el broşürlerinin dağıtılması.(*) Maillerin gönderilmesi.(*) Maliyet İkram ücretlerinin belirlenmesi Kırtasiye ücretlerinin belirlenmesi Uygulama Aşaması Eğitimin Uygulanması Memnuniyet Anketinin Uygulanması Katılım Sertifikalarının Verilmesi 1.5. Eğitimin Değerlendirilmesi Memnuniyet Anketinin Sonuçlandırılması 1.6. Projenin Sonuçlandırılması Proje Kapanış Dosyasının Hazırlanması NOT: Bazı cümlelerin sonundaki (*) işareti projenin kilometre taşlarını(milestones) ifade etmektedir.

9 EK-1: Katılımcı Görüşleri Anketi Yıldız Teknik Üniversitesi Eğitim Fakültesi Proje Gelişimi ve Yönetimi Dersi Etkileşimli Tahta Anketi Değerli Akademisyenler; Bu projenin genel amacı Eğitim Fakültesi akademisyenlerinin etkileşimli tahta kullanımına yönelik bilgilerini ölçmek ve eğitime katılacak olan akademisyen sayısını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Bu ankette yer alan soruları içtenlikle yanıtlamanız çalışmanın doğru sonuçlar vermesini ve yararlı olmasını sağlayacaktır. Verdiğiniz kişisel bilgiler hiçbir şekilde her hangi bir kurum ya da kuruluşla paylaşılmayacaktır. Lütfen yargıları tam olarak okuduktan sonra kendinize en uygun olan cevabı işaretleyiniz. Zaman ayırdığınız için ve katkılarınızdan dolayı teşekkür ederiz. 1.Bölüm: Genel Bilgiler 1.Yaşı: 2.Cinsiyet: 3.Bölümünüz: Saygılarımızla Proje Yöneticisi: Selin BOZKURTLAR Proje Ekibi: Sümeyye MURATOĞLU 4. Etkileşimli tahta kullanımına yönelik verilecek olan eğitime katılmayı düşünür müsünüz? o Evet o Hayır 2.Bölüm: Etkileşimli Tahta Kullanımına Yönelik Düşünceler İlknur ÇOŞKUNER Gökhan ESİN Etkileşimli tahta kullanımını biliyor musunuz? Etkileşimli tahta kullanımı sayesinde derslerimin daha verimli olacağını düşünüyorum. Etkileşimli tahta kullanımının öğrenme-öğretme süreci için gerekli olduğunu düşünüyorum. Etkileşimli tahta kullanmanın öğrenmeyi kolaylaştırdığını düşünüyorum. Etkileşimli tahta kullanımının her ders için uygun olmadığını düşünüyorum. Hayır Kısmen Evet

10 EK-2: Memnuniyet Anketi Yıldız Teknik Üniversitesi Eğitim Fakültesi Proje Gelişimi ve Yönetimi Dersi Etkileşimli Tahta Anketi Değerli Akademisyenler; Bu anketin genel amacı katılmış olduğunuz Etkileşimli Tahta Kullanımı eğitimini değerlendirmektir. Bu ankette yer alan soruları içtenlikle yanıtlamanız çalışmanın doğru sonuçlar vermesini ve yararlı olmasını sağlayacaktır. Verdiğiniz kişisel bilgiler hiçbir şekilde her hangi bir kurum ya da kuruluşla paylaşılmayacaktır. Lütfen yargıları tam olarak okuduktan sonra kendinize en uygun olan cevabı işaretleyiniz. Zaman ayırdığınız için ve katkılarınızdan dolayı teşekkür ederiz. 1.Bölüm: Genel Bilgiler 1.Yaşı: 2.Cinsiyet: 3.Bölümünüz: Saygılarımızla 2.Bölüm: Etkileşimli Tahta Kullanımı Eğitimi Görüşleri Proje Yöneticisi: Selin BOZKURTLAR Proje Ekibi: Sümeyye MURATOĞLU İlknur ÇOŞKUNER Gökhan ESİN Eğitimin içeriği benim için yeterliydi. Eğitimde kullanılan materyaller eğitim içeriği ile uygundu. Eğitimin etkileşimli tahta ile gerçekleştirilmesi eğitimi daha iyi anlamamı sağladı. Eğitim etkileşimli tahtaya bakış açımı pozitif yönde değiştirdi. Eğitim sonunda derslerimi etkileşimli tahta üzerinden işlemeye karar verdim. HAYIR KISMEN EVET

11 Etkileşimli Tahta Kullanımı (ETK) Projesi kapsamında aşağıda yer alan materyaller hazırlanmıştır. 1. Katılımcı Görüşleri Anketi Katılımcı görüşleri anketi grup üyelerinden Gökhan Esin tarafından hazırlanmıştır. Bu anketteki amaç katılımcı sayısın belirlemek ve eğitimde etkileşimli tahta kullanımına yönelik düşüncelerini öğrenmek amacıyla yapılmıştır. Bu anket Yıldız Teknik Üniversitesi BÖTE bölümü ve Sınıf Öğretmenliği bölümü akademisyenlerine uygulanacaktır. Anket örneği Ek-1 de yer almaktadır. 2. Memnuniyet Anketi Memnuniyet anketi grup üyelerinden Sümeyye Muratoğlu tarafından hazırlanmıştır. Bu anket eğitim sonunda katılımcılara uygulanacaktır. Bu anketteki amaç eğitime katılan akademisyenlerin eğitim hakkındaki düşüncelerini öğrenmektir. Anket örneği Ek-2 de yer almaktadır. 3. Afiş / El ilanı Afiş ve El ilanı grup üyelerinden İlknur Coşkuner tarafından hazırlanmıştır. Hazırlanan afiş ve el ilanı eğitimin tanıtımının yapılması amacıyla kullanılacaktır. Afiş ve El ilanı örnekleri ek olarak proje dosyasında ve hazırlanan CD içerisinde yer almaktadır. 4. Katılım Sertifikası Katılım Sertifikası proje yöneticisi Selin Bozkurtlar tarafından hazırlanmıştır. Hazırlanan katılım sertifikası katılımcılara eğitim sonunda verilecektir. Katılım sertifikasının örneği ek olarak proje dosyasında ve hazırlanan CD içerisinde yer almaktadır. 5. Eğitim Materyali Videosu Eğitim Materyali Videosu proje yöneticisi Selin Bozkurtlar tarafından hazırlanmıştır. Eğitim materyali videosu Articulate Storyline programı kullanılarak hazırlanmıştır. Gerçekleştirilecek olan eğitimde Storyline programı kullanılarak sunum hazırlanacaktır. Eğitim materyali videosu ise proje sunumu sırasında gösterilmek üzere hazırlanmış bir demodur. Eğitim materyali videosu hazırlanan CD içerisinde yer almaktadır. 6. Proje Sunumu Proje Sunumu taslağı ve içeriği genel olarak proje yöneticisi Selin Bozkurtlar tarafından hazırlanmıştır. Sunumda yer alan içerikler proje grup üyeleri İlknur Coşkuner, Sümeyye Muratoğlu ve Gökhan Esin ile tartışılarak ve gerekli eklemeler yapılarak son haline getirilmiştir. Proje sunumu ek olarak proje dosyasında ve hazırlanan CD içerisinde yer almaktadır.

12 EĞİTİMDE ETKİLEŞİMLİ TAHTA KULLANIMI PROJESİ (ETK) PROJE KAPANIŞ RAPORU Tarih: 26 ARALIK 2014 Saat: Yer: YTÜ Davutpaşa Kampüsü HOKKA Katılımcılar: Proje Yöneticisi: Selin BOZKURTLAR Proje Ekip Üyeleri: İlknur ÇOŞKUNER Sümeyye MURATOĞLU Başarı Kriterlerine Uyum: Projenin, başlangıçta konulan kurallara ve proje yönetim planına tam uyum içerisinde tamamlandığı görülmüştür: 140 gün süre gerektiren proje, tam zamanında bitirilmiştir. Proje belirlenen maliyete göre tamamlanmıştır. Proje başlangıçta belirlenen hedeflere ulaşmıştır. Proje sonucunda ortaya çıkan hizmet belirlenen kriterlere göre başarılı olmuştur. Proje Sonrası Uygulamalar: Eğitime katılan akademisyenler ile 2 ay sonra görüşme yapılarak derslerinde etkileşimli tahta kullanıp kullanmadıkları öğrenilecektir. Etkileşimli tahta kullanımına yönelik verilen eğitimin Yıldız Teknik Üniversitesi Eğitim Fakültesi nde bulunan tüm bölümlerdeki akademisyenlere verilmesi planlanmaktadır. Proje Veri Tabanı: Proje de kullanılan sunum materyali, afiş, el ilanı, hazırlanan anketler, anketlerin sonuçları, eğitim sonunda akademisyenlere verilecek olan katılım sertifikalarının örneği, katılımcıların bilgileri proje ekibi üyelerinin bilgisayarlarında yedeklenmiştir.