Proje Maliyet Yönetimi. 1.Giriş. 2.Proje Nedir?

Transkript

1 Proje Maliyet Yönetimi 1.Giriş Yazılım proje yönetimini tanımlamak için önce proje yönetiminin tanımlanması gerekmektedir. Proje yönetimi; etkinliklerin düzenlenmesi amacıyla bilgi, beceri, araç ve tekniklerin uygulanarak gereksinimlerin karşılanmasıdır. Proje yönetimi, başlama, planlama, yürütme, izleme, denetim ve kapanış işlemleriyle gerçekleştirilir. Projelerde insanın yanı sıra diğer kaynaklar da kullanılır. Bu kaynaklar projelere mali yükümlülük getirir Proje maliyet yönetimi yapılacak tüm harcamaların projenin planlanması aşamasında önceden tahmin edilmesini, bütçelenmesini ve proje devam ederken izleme ve kontrol sürecindeyken projenin maliyet kontrolünü içermektedir. Proje maliyet yönetimi kaynak planlaması, maliyet tahmini, maliyet bütçelemesi ve maliyet kontrolü olmak üzere dört temel alt süreçten oluşur. Öncelikle proje etkinliklerinin yürütülmesi için gerekli öz kaynaklar ve bunların ne miktarda kullanılacağının belirlenir daha sonra bu kaynakların toplam maliyet tahmini yapılır. Belirlenen bütçe çeşitli iş kalemlerine dağıtılarak izleme ve kontrol gerçekleştirilir. Son olarak proje maliyetinde yapılacak değişiklikler kontrol edilir. 2.Proje Nedir? Proje, bir yenilik getirmek üzere belirli bir yerde, belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, bir başlama ve bitiş noktasına sahip, hedeflenen belirli amaçlara ulaşılmasını sağlayacak olan faaliyetler topluluğudur.

2 Bir fikrin, bir hedefin, bir gelişimin vb. hayata geçirilmesi için gereken amaç odaklı, organizasyonlu aksiyondur. Yeni bir sistem, ürün, tesis, yapı, vb. ortaya koymak için gereken sürecin bütünüdür. Proje boyutlarının çok büyümesi, birden fazla proje içermesi,, geliştirilen ürünün belirli bir takvime göre tekrarlanarak uygulanma gereksinimi olması durumunda proje bir program haline dönüşür. Tablo 1: Proje çeşitleri örnekleri. 3.Proje Yönetimi Yönetim, etkinliklerin insanlar tarafından ve insanlar üzerinden hem etkin hem de verimli bir şekilde yapılmasını sağlayan süreçtir. Bu süreci tanımlayabilecek Modern Proje Yönetim Bilimi 1950 li yılların sonlarında ortaya çıkmıştır. İlk başlarda öncelikle inşaat ve mühendislik alanlarında kullanılan bu tekniğin uygulama alanları giderek genişlemiş bilişim, sağlık, eğitim, savunma, medya, bankacılık gibi pek

3 çok alanda etkin bir biçimde kullanılmaya başlanmıştır. Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi işlemidir. Proje Yönetiminde gösterilen temel çaba, proje hedef ve amaçlarına ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje kısıtlarının da dışına çıkmamaktadır. Tipik proje kısıtları; kapsam, zaman ve bütçedir. Şekil 1: Proje Yönetimi Üçgeni. Proje yönetimi çeşitli alanları kapsayan alt süreçler ve onların bileşenleri halinde yürütülür.

4 Şekil 2: Proje Yönetim Süreçleri. Bu alt süreçler, her biri ayrı birer yönetim süreci olan aşağıdaki bileşenlerden oluşur. Proje Kapsam Yönetimi: Projenin öngörülen hedeflerine başarıyla ulaşması için gerekli ve yeterli tüm çalışmaların yerine getirilmesini sağlayan süreçleri tanımlar. Proje Zaman Yönetimi: Projenin zamanında tamamlanmasını sağlayan süreçleri tanımlar. Proje Maliyet Yönetimi: Projenin onaylanmış bütçe sınırları içinde tamamlanması için gerekli süreçtir. Kaynak planlaması, maliyet tahminleri, maliyet bütçeleme ve maliyet denetimini kapsar. Proje Kalite Yönetimi: Projenin ihtiyaçlarını tam olarak karşılayacağı bir sistem oluşturma sürecidir. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi: Projede yer alacak doğru kişilerin belirlenmesi ve bu kişilerin en etkili şekilde görevlerini yapması süreci olarak tanımlanır. Proje İletişim Yönetimi: Projenin sağlıklı ilerleyebilmesi için, proje çerçevesinde bir araya gelmiş farklı kişiler arasında etkin bir iletişim ağı

5 kurulma sürecidir. Proje Risk Yönetimi: Proje risklerinin tanımlandığı, çözümlendiği ve önlemlerin alındığı süreçleri tanımlar. Proje Tedarik Yönetimi: Hemen hemen tüm projelerde proje dışından mal ve hizmet alımı yapılır. Bunların sistemli bir şekilde yürütülmesidir. Yönetim Süreci bileşenleri. Şekil 3: Proje 4.Proje Maliyet Yönetimi Ekonomik unsurların son derece önemli ve ön planda olduğu günümüz dünyasında maliyet yönetimi bir firma, kurum ya da kuruluşun varlığına etki eden en önemli etmenlerden birisidir. Bu amaçla yürütülen Proje Maliyet Yönetimi, projenin onaylanmış bütçe sınırları içinde tamamlanmasını sağlamayı hedefler. Maliyet yönetimi aşağıdaki süreçleri kapsamaktadır: 1. Kaynak Planlaması: Proje etkinliklerinin yürütülmesi için gerekli öz kaynakların (insan, cihaz, malzeme) ve bunların ne miktarda kullanılacağının belirlenmesi. 2. Maliyet Kestirimi: Proje etkinliklerinin tamamlanması için gereksinim duyulan kaynaklar için toplam maliyet

6 tahmininin yapılması. 3. Maliyet Bütçelemesi: Genel maliyet tahmininin çeşitli iş kalemlerine dağıtılarak izleme ve değerlendirme için temel oluşturulması. 4. Maliyet Kontrolü: Proje bütçesine yapılacak değişikliklerin kontrol edilmesi. Maliyet yönetimi sayesinde; Bilgi sistemi geliştirme sürecinin kolaylaştırılması, Gecikmelerin önlenmesi, Daha etkin kaynak kullanımının sağlanması, İş zaman planının etkin olarak gerçekleştirilmesi, Ürünün sağlıklı olarak fiyatlandırılması, Ürünün zamanında ve hedeflenen bütçe sınırları içerisinde bitirilmesi sağlanır. Şekil 4: Proje Maliyet Yönetim Süreci. 4.1.Kaynak Planlaması Kaynak planlama, proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli olan insan, araç ve materyal gibi kaynakların hangi miktarda kullanılacağının belirlenmesidir. Kaynak planlamasında faaliyetleri gerçekleştirmenin zorluk

7 dereceleri, iş paketlerinin neler olduğu, ne gibi kaynaklar gerektirdiği ve bu kaynakların ne ölçüde temin edileceği sorularına cevap aranır. Bilgisayar sistemleri geliştirme projeleri için donanım, yazılım ve insan olmak üzere gerekli kaynakları üç grupta toplayabiliriz Donanım Kaynakları Bilgisayar tabanlı bir sistemi geliştirmek ve çalıştırmak için mutlaka yeterli donanımın bulunması bir ön koşuldur. Günümüzde giderek açık sistem mimarisine dönüşmektedir. Donanım Kaynakları: Ana Bilgisayarlar Sunucular (Web, E-posta, Veri Tabanı) Kullanıcı Bilgisayarları (PC) Yerel Alan Ağı (LAN) Alt Yapısı Geniş Alan Ağı (WAN) Alt Yapısı Yazılım Kaynakları Büyük ölçekte otomatik hale getirilmiş ve bilgisayar destekli olarak kullanılmaktadır. Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD) ve Bilgisayar Destekli Mühendislik (CASE) araçları olarak bilinmektedirler. Günümüzde yazılım geliştirebilmek için kullanıma sunulmuş pek çok tümleşik geliştirme ortamı bulunmaktadır. Planlayıcı her türlü yazılım paketi için gereksinimleri baştan belirlemelidir. Verilen kararlar neticesinde genel proje bedeli oluşturulur İnsan Kaynakları Yazılım projesi ancak belirli bir örgütlenmeye göre düzenli ve disiplinli bir şekilde çalışan insan/insan grubu sayesinde başarıya ulaşabilir. Küçük projelerde bir ya da birkaç kişi tüm işleri halledebilir ancak büyük projelerde planlayıcı

8 tarafından yönetici, kıdemli mühendisler, görevliler ve tüm geliştirici personel belirlenmelidir. Bir yazılım projesinde çalışacak personel sayısını belirlemek için metriklere dayanan bir iş gücü çözümlemesi yapılmalı, kaç kişinin ne kadar süreyle çalışacağı bunun maliyetinin ne olacağı hesaplanmalıdır. Tablo 2: Projede hangi tür elemanlarının yer alacağını belirleyen bir tablo Planlama Yazılım proje planlayıcısı sonuç olarak geliştirmeye esas üç şeyin kestirimini yapar: gerekli zaman, gerekli çaba ve gerekli personel sayısı. Bunlara ek olarak, geliştirme ve test için kullanılacak yazılım ve donanım malzemesinin kestirimi yapılmalı, olası risklerin önceden görülmesine çalışılmalıdır. Proje boyunca kullanılacak personel, makine, hizmet ve malzeme gibi öz kaynakları tanımlamak ve bunların kullanım ilkelerini belirlemek üzere Öz Kaynak Yönetim Planı (Resource Management Plan) hazırlanabilir. Bu plan aşağıdaki bilgileri içerir: Personel: Her bir kişinin adı, bölümü, iletişim adresi, çalışma takvimi, proje deneyimleri, uzmanlık alanları,

9 devam eden projeler, normal ve fazla mesai ücreti, uygun olduğu zaman aralıkları. Makine: Makinenin adı, kodu, demirbaş veya kira durumu, özellikleri, bulunduğu yer, ekonomik ömrü, işletme maliyeti ve amortisman gibi değerler. Yazılım: Geliştirme etkinliklerinde kullanılacak her türlü yazılım paketine ait ad, özellik, ortam, sürüm, kullanım yeri, maliyeti, lisans sayısı ve süresi, erişim durumları. Malzeme: Malzemenin adı, özelliği, cinsi, satın alma maliyeti, stok durumu, dayanma ömrü. Sağlayıcı: Bir kaynağın satın alınacağı yer olan sağlayıcı firma bilgileri, deneyimleri, üstleneceği yükümlülükler, iletişim bilgileri. Şekil 5: Kaynak Planlaması. 4.2.Maliyet Kestirimi Maliyet kestirimi, proje faaliyetlerinin tamamlanması için gerekli kaynakların maliyetlerinin yaklaşık olarak belirlenmesi sürecidir. Fiyatlandırma ise maliyet tahmini yanında daha birçok unsuru da göz önünde bulunduran bir iş

10 kararıdır. Matematiksel olarak; Yazılımın fiyatı=maliyet + kar olarak tanımlanabilir. Kurumsal, iktisadi, siyasi ve ticari etkenler fiyatlandırmayı etkiler Maliyet Kestirim Yöntemleri Projenin toplam süresi, projenin toplam maliyeti, toplam satır sayısı, projede çalışan eleman sayısı-niteliği-çalışma süresi, bir kişi-ay maliyeti gibi bilgiler proje bittikten sonra ya da projenin çoğu bittikten sonra diğer projeler için maliyet kestirimi hakkında önemli bilgiler verir. Maliyet kestirimi çeşitli teknikler ve araçlar kullanılarak yapılabilir. Bunlardan biri benzeşim yoluyla kestirimdir. Yukarıdan aşağıya değerlendirme; sistemin mimarisi ve bu sistemin parçası olabilecek bileşenler hakkında bilgi olmadan da yapılabilir. Bütünleşme, yapı yöneticiliği ve belgelendirme maliyeti dikkate alınarak hesaplanır. Aşağı seviyede teknik sorunların çözümü ile bağlı maliyetlerin yeterince değerlendirilmemesi sorun oluşturabilir. Aşağıdan yukarıya değerlendirme ise sistemin mimarisi belli ise ve bileşenler tanımlanmış ise kullanılabilir. Eğer sistem ayrıntılı tasarlanmışsa kesin sonuçlar veren yaklaşımdır. Bütünleşme ve belgelendirme gibi yüksek seviye girişimleri maliyetlerinin yeterince dikkate alınmaması sorun oluşturabilir.

11 Tablo 3: En çok bilinen maliyet kestirim model/modelleri. Bu yöntemler projenin büyüklüğüne, yöntemlerin uygulanış biçimi gibi durumlara göre sınıflandırılmaktadır. Bu yöntemlerin ortak özellikleri şöyledir: Projenin uygulandığı aşamaları temel olarak girdi alması, Projeye ilişkin çevresel özellikleri girdi olarak alması, Doğrusal ya da doğrusal olmayan denklemler kullanması, Projeye ilişkin, satır sayısı, işlev nokta sayısı, zaman, iş gücü, parasal maliyet gibi çıktılar vermesi. En sık kullanılan maliyet kestirim yöntemlerinden ikisi İşlev Noktaları ve Etkin Maliyet Yöntemi COCOMO dur. Değerlendirmeler başlıca olarak deneyime dayalıdır. Ancak yeni yöntem ve teknolojiler bu tür değerlendirmelerin kesinliğini azaltır. Bu yöntemler; İşleve yönelik geliştirme yerine nesneye yöneliktir. Büyük bilgisayar sistemleri yerine istemci-sunucu sistemleri vardır. Standart (satılan) bileşenlerden oluşur. Bileşen tabanlı yazılım mühendisliğidir.

12 Yazılım Geliştirme araçları ve program üreticilerinden oluşur COCOMO COCOMO, 1981 yılında Boehm tarafından yayınlandıktan sonra çokça ilgi görmüş bir maliyet kestirim modelidir. Uygulama, kullanılacak ayrıntı düzeyine göre üç ayrı model biçiminde yapılabilir: Temel model Ara model Ayrıntı model Tüm COCOMO modelleri temel girdi olarak satır sayısı kestirimini alır ve çıktı olarak iş gücü ve zaman çıktılarını verir. İş gücü değerinin zaman değerine bölünmesiyle yaklaşık olarak kişi sayısı kestirimi elde edilmiş olur. Şekil 6: COCOMO Modeli. Tüm COCOMO modelleri iş gücü ve zaman değerleri için doğrusal olmayan üssel formüller kullanır; İş Gücü (K) K=a*Sb Zaman (T) T=c*Kd a,b,c,d : her bir model için farklı katsayılar S : bin türünden satır sayısı

13 Farklı proje türlerinde kullanılan COCOMO formülleri değişiklik göstermektedir. A. Temel Model Küçük ve orta boy projeler için hızlı kestirim yapmak amacıyla kullanılır. Avantajı: Hesap makinesi ile kolayca uygulanabilir olmasıdır. Dezavantajı: Yazılım projesinin geliştirileceği ortam ve yazılımı geliştirecek ekibin özelliklerini dikkate almaz. Şekil 7: Farklı projelerde kullanılan COCOMO model formülleri. B. Ara Model Temel modelin eksikliğini gidermek amacıyla oluşturulmuştur. Bir yazılım projesinin zaman ve iş gücü maliyetlerinin kestiriminde; Proje ekibinin özelliklerini, Proje geliştirmede kullanılacak araçları, yöntem ve ortamı dikkate alır. Üç Aşamadan oluşur: 1. İş gücü hesaplama 2. Maliyet çarpanı hesaplama 3. İlk iş gücü değerini düzeltme

14 1.İş Gücü Hesaplama 2.Maliyet Çarpanı Hesaplama Maliyet Çarpanı Hesaplama: 15 maliyet etmeni çarpımının sonucudur. 3. İş gücü değerlerini düzeltme Kd = K x C (Kd = Düzeltilmiş İşgücü) Temel Formüldeki Zamanla formülü kullanılarak zaman maliyeti hesaplanır. C. Ayrıntı Model Temel ve ara modele ek olarak iki özelliği vardır. Aşama ile ilgili işgücü katsayıları: Her aşama için (planlama, analiz, tasarım, geliştirme, test etme) eşit düzeyde karmaşıklık düzeyine sahip değildir. Bunun için

15 her aşama farklı ağırlıktadır. Üç düzey ürün sıra düzeni: Yazılım maliyet kestiriminde Modül, Alt Sistem, Sistem Sıra düzenini dikkate alır. Yani maliyet kestirimleri önce modül en son sistem bazında gerçekleştirilir. 4.3.Maliyet Bütçeleme Proje başarımını ölçebilmek için önce dayanak olarak kullanılabilecek bir maliyet sabitlemesinin yapılması gereklidir. İzleme ve değerlendirme amacıyla, tahmin edilen tüm bütçeyi alt etkinliklere ve iş paketlerine paylaştırarak bir maliyet bütçelemesi yapılır. Maliyet bütçelemesi zaman bağlı olarak yapılan bir planla sabitlenir. Ödemeler taraflarca uzlaşılan bir takvime göre, projelerin belirli aşama noktalarında ve zamana yayılmış bir şekilde yapılabilir. Eğer hedeflerde değişiklik olmuşsa bunun maliyete etkisi en kısa zamanda değerlendirilmeli ve ona göre bütçelendirilmelidir. 4.4.Maliyet Kontrolü Şekil 8: Kontrol döngüsü. Proje kontrol sürecinde gerçekleştirilen maliyet kontrolü, plandan sapmaları, maliyet performans kontrolünü ve proje

16 bütçesinin güncellenmesini kapsar. Bu süreçte maliyette meydana gelen pozitif veya negatif değişimler için neden sorusunun cevabı aranır. Maliyet kontrolü kazanılmış değer hesaplamasıyla yapılır. Planlı bir iş birimi tamamlandığında o ana kadar o iş için harcanmış maliyetler toplanır, önceden yapılan kestirimler sonucu elde edilen değerle karşılaştırılır ve o iş için ne kadar kar veya zarar olduğuna bakılır. Proje yöneticisi kazanılmış değere göre ilerlemeyi ölçmelidir. Kazanılmış Değer Analizi: Projenin performansını zaman, maliyet ve kapsama göre ölçmek için kullanılır ve kazanılmış değer ölçümü ile proje izlenir. Bunun sonucunda projenin ne kadara mal olacağı, belirlenen sürede tamamlanıp tamamlanmayacağı, tamamlanmazsa ne kadar daha maliyet gerekeceği, önleyici ve düzenleyici önlemlerin alınmasını, projenin güncellemesinin yapılmasını ve proje paydaşlarının bilgilendirilmesini sağlar. Maliyet kontrol sürecinde bütçe aşımı söz konusu ise kabul edilebilir seviyelere çekilmesi sağlanmalıdır. Gerçekleşen değişimlerin iyi yönetilmesi ve proje paydaşlarının bilgilendirilmesi gerekir. 5.Referanslar /ymg_hafta_3.pdf mi 6. imi-221.pdf 7.

17 oads/2015/11/proje-y%c3%b6netimi-1-3.pdf 8. e=web&cd=4&ved=0ahukewi4jrndlqjxahusfowkhaszab8qfghjmam& url=http%3a%2f%2fmimoza.marmara.edu.tr%2f~burakarzova%2f projeyonetimi.ppt&usg=aovvaw1ind_b1ao6jzfdpyv6oira e=web&cd=1&ved=0ahukewjw0nprhajxahxrguwkhxthbr4qfggpmaa& url=http%3a%2f%2fmembers.comu.edu.tr%2fmsalahli%2fproje_ web%2fproje_9.ppt&usg=aovvaw0r9ikim_vndcb-0yostjnc e=web&cd=1&ved=0ahukewjmipxrl6jxahuraqkhv7aamkqfggpmaa&url=http%3a%2f%2fyunus.hacettepe.edu. tr%2f~gkose%2f bahar%2fbstlecture1.ppt&usg=aovvaw 1QdB_YlUdZaaq8Ro-feKhp kisi.deu.edu.tr/userweb/ozlem.dogan/proje%20ynt.ppt 13. Burhan Albayrak, Proje Yönetimi Analizi ve Danışmanlık, Nobel Akademik Yayıncılık Eğitim Danışmanlık TİC. LTD. ŞTİ., Nisan Dr. Ali Nizam, Yazılım Proje Yönetimi, Papatya Yayıncılık Eğitim, Ocak Dr. M. Erhan Sarıdoğan, Yazılım Mühendisliği, Papatya Yayıncılık Eğitim, 2.Basım Ocak 2008