YAZILIM PROJE YÖNETİMİ. Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN

Transkript

1 YAZILIM PROJE YÖNETİMİ Yrd.Doç.Dr.Hacer KARACAN

2 İçerik Proje Yönetimine Giriş Proje Yönetim Süreçleri Proje Organizasyonları Proje Beratının Hazırlanması

3 Proje Yönetimine Giriş Proje; bir ürün veya hizmet geliştirmeyi hedefleyen orijinal, kendine özgü ve başlangıç ve bitiş tarihleri olan bir girişimdir Her Projenin Başlangıç ve bitiş tarihleri vardır Önceden tanımlanmış ve gerçekleştirilmek üzere başlatıldığı hedef ve amaçları vardır. Özgün bir ürün veya hizmet ortaya koyma gayesi vardır Kaynakları sınırlıdır

4 Proje Yönetimine Giriş Projenin başarılı sayılabilmesi için Zamanında tamamlanmalı Planlanan bütçe sınırları içerisinde tanımlanmalı Performans ihtiyaçlarını karşılayabilmeli Proje şu durumlarda sonlandırılır: Proje hedeflerine ulaşıldığında, Hedeflere ulaşılamayacağı anlaşıldığında Projeye artık ihtiyaç duyulmadığında

5 Proje Yönetimine Giriş Projeler ile operasyonlar birbirinden ayrılmalıdır İkisi de; Kişiler tarafından gerçekleştirilir Kaynaklarla sınırlıdır Planlanır, yürütülür, izlenir ve kontrol edilir Ancak Projeler geçici iken operasyonlar süreklidir Projelerin çıktıları özgün olup operasyonların çıktıları kendisini tekrarlar

6 Proje Yönetimine Giriş Proje yönetimi: Proje aktivitelerini sistematik bir şekilde planlamak ve kontrol etmek üzere yapılan çalışmalar bütünüdür Proje yönetiminin amacı tanımlanan işi Optimum sürede Optimum maliyetle Hedeflenen kalitede gerçekleştirmektir. Bir projenin başarılı sayılabilmesi için kapsamı, belirlenen zamanda ve maliyet kısıtları içerisinde belirlenen nitelikleri sağlayacak şekilde tamamlanmalıdır

7 PMI (Project Management Institute) Proje yönetimine bir standart getirmek amacıyla 1969 yılında kurulmuştur. İlk yıllar mühendislik, savunma ve inşaat 1980 lerden itibaren bilişim sektörü ile hızlı bir büyüme trendine girmiştir. Proje yönetim süreçlerinin standardize edilerek bir kitap haline getirilmesi ile PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ortaya çıkmıştır PMBOK da tanımlanan süreçler ve yaklaşımlar baz alınarak profesyonel bir sertifikasyon (PMP) ortaya çıkmıştır 7

8 Proje Yönetimine Giriş Projelerde başarısızlık nedenleri: Kapsam değişikliği Planlama eksikliği Zaman yetersizliği Kaynak yetersizliği Yeterli testlerin yapılmaması Otorite eksikliği Proje aktivitelerinde gecikme Yetenekli çalışan eksikliği Bütçe yetersizliği

9 SMART Proje hedefleri belirlenirken şu kriterlere uygunluğu değerlendirilmelidir; Specific açık, net ve anlaşılır Measurable ölçülebilir ve karşılaştırılabilir Accurate tutarlı Realistic& Tangible gerçekci ve somut Time bound zaman sınırlı 9

10 Proje Yönetimine Giriş Projelerde dört ana eleman vardır ve proje üçgenini meydana getirirler: 1. Zaman projenin tanımlı başlangıç ve bitiş tarihleridir 2. Maliyet projenin gerçekleştirilmesi için kullanmak üzere planlan paradır. Proje tamamlandığında proje için harcanmış olan gerçek miktardır 3. Kapsam Proje için önceden belirlenmiş içerik ve limitlerdir 4. Kalite Müşteri taleplerinin karşılanabilmesi için istenen özelliklere uygunluktur.

11 Proje Üçgeni (Demir Üçgeni) Zaman+Para+Kapsam=Kalite MALİYET KALİTE ZAMAN KAPSAM

12 Proje Yönetimine Giriş Proje üçgeninde diğer iki kısımdan en az birini etkilemeden bir projenin bütçesi, zamanlaması ya da kapsamı değiştirilemez. Kalite proje üçgeninin merkezindedir ve diğer unsurlardan birinde yapılan her değişiklik kaliteyi etkiler Bitiş tarihini öne çekmek isterseniz (zaman), işi daha hızlı bitirmek üzere kaynaklara daha fazla harcama yapabilir (para) veya yeni termin tarihinden önce yapılacak daha az iş olması için özelliklerde kesinti yapabilirsiniz (kapsam).

13 Proje Yönetimine Giriş Projeyi daha az bütçeyle bitirmek için (maliyet), fazla mesailerden kurtulup projeyi daha geç bir tarihte bitirebilir (zaman) veya özelliklerde kesinti yapabilirsiniz (kapsam). Bir ürüne özellik eklemek için (kapsam), yeni çalışmayı karşılayacak süreyi yaratmak üzere termini uzatabilir (zaman) veya daha hızlı yapılmasını sağlamak üzere insan kaynağı ekleyebilirsiniz (maliyet). Bunların ikisini birden de yapabilirsiniz!

14 Proje Yönetim Süreçleri Proje yönetiminde PMI tarafından tanımlanmış 5 süreç grubu vardır Başlangıç Planlama Yürütme İzleme ve Kontrol Kapanış/Sonlandırma Bu süreç gruplarının uygulanış zamanları proje süresince birbiri ile örtüşebilir.

15 Proje Yönetim Süreçleri Başlangıç Planlama Yürütme İzleme Kapanış

16

17 Proje Yönetim Süreçleri Başlatma Projenin ilk aşamasıdır İş önerisi/fırsat/ihtiyaç belirlenir ve çeşitli çözüm opsiyonları tanımlanır. Fizibilite çalışması ile her bir çözümün olasılıkları araştırır ve nihai çözüm önerisi sunulur. Önerilen çözüm kabul edildiğinde önerilen çözümü gerçekleştirmek için proje başlatılır. Proje başlatma, projenin resmi olarak onaylanması için gereklidir

18 Proje Yönetim Süreçleri Proje Başlatma aşamasında yapılan bazı aktiviteler; Proje Yöneticisinin atanması Proje Yöneticisinin yetkilerinin belirlenmesi Büyük projelerin yönetim kolaylığı açısından fazlara ayrılması Paydaşların belirlenmesi Üst seviye gereksinimler, kısıtlar, varsayımlar ve risklerin belirlenmesi Proje hedeflerinin belirlenmesi Üst seviye planlamanın yapılması Proje kilometre taşlarının belirlenmesi Proje beratının hazırlanması ve onay alınması

19 Proje Yönetim Süreçleri Planlama Projenin nasıl yürütüleceğinin ve izleneceğinin planlaması yapılır Takvim, bütçe, kaynak, kalite vb. planlamaları içerir İteratif bir süreçtir proje süresi boyunca proje ile ilgili daha fazla bilgi oluştukça planlamaya dönülerek yapılan planlar revize edilir

20 Proje Yönetim Süreçleri Yürütme Proje işlerinin, planlama aşamasında belirlenen süreç ve prosedürlere göre yapıldığı aşamadır Bu aşamada gerçekleştirilen temel aktiviteler; İş paketlerinin tamamlanması Öğrenilen derslerin toplanması ve dokümante edilmesi İletişim kanallarının kurulması ve yönetilmesi Proje raporlarının hazırlanması Proje ekibi için eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi Süreçlerin verimliliğinin artırılması Süreç iyileştirmelerinin uygulanması Proje bütçesinin yönetilmesi

21 Proje Yönetim Süreçleri İzleme ve Kontrol Proje uygulanmasında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamanında alınmasını ve uygulamayı kontrol etmek amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşamanın önemli bir faydası, proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planından uygulamada farklılıkların ortaya çıkarılarak düzeltici tedbirlerin alınmasıdır.

22 Proje Yönetim Süreçleri İzleme ve Kontrol İzleme ve kontrol aşamasında temel çizgileri etkilemeyen değişiklikler onaylandıkça yürütme aşaması işletilerek bu değişiklikler uygulanır. Temel çizgi değişikliklerine neden olabilecek önemli değişikliklerin onaylanması planlama aşamasının yeniden işletilmesine ve yeni temel çizgilerin Proje Yönetim Planına dahil edilerek Proje yürütmesinin ve hatta izleme ve kontrolün bu yeni plana göre yapılmasını gerektirir

23 Proje Yönetim Süreçleri Sonlandırma Projenin resmi olarak bitirilmesini içerir (projenin hedeflerine ulaşmadan sonlandırılması da dahil) Proje gereksinimlerinin karşılandığı doğrulanır Müşteriden resmi kabul alınır Ödemelerin tamamlanır Proje kayıtları güncellenir ve arşivlenir Ürünlerin teslimi gerçekleştirilir

24 Proje Yönetim Süreçleri BAŞLATMA PLANLAMA KAPANIŞ YÜRÜTME İZLEME ve KONTROL

25 Proje Organizasyonları Projelerde organizasyon yapıları mevcuttur: Fonksiyonel Organizasyonlar Matris Organizasyonlar Zayıf Matris Dengeli Matris Kuvvetli Matris Proje Bazlı organizasyonlar Hibrid Organizasyonlar

26 Proje Organizasyonları Fonksiyonel Organizasyon Çalışanlar uzmanlık alanlarına göre gruplanır Her grubun kendine ait fonksiyonel/organizasyonel yöneticisi vardır Projeler tarafından ihtiyaç duyuldukça Grup üyelerinin uzmanlıklarından faydalanılır

27 Proje Organizasyonları Fonksiyonel Organizasyon Avantajları Uzmanların kolay yönetimi Tek yöneticiye raporlama Kaynakların merkezileştirilmesi / Takım üyelerinin birden fazla projede çalışması Uzmanlık alanında kariyer yolu

28 Proje Organizasyonları Fonksiyonel Organizasyon Dezavantajları Proje Yöneticisi otoritesi kısıtlı veya hiç yoktur Projeye bağlılık yoktur Proje yönetiminde bir kariyer yolu yoktur

29 Proje Organizasyonları Proje Bazlı Organizasyon Proje Yöneticisi kaynakların ve bütçenin yönetilmesinde tam yetki ve sorumluluğa sahiptir. Çalışanlar proje yöneticisine bağlıdır ve ona raporlar Kaynaklar sadece o proje için ayrılmıştır

30 Proje Organizasyonları Proje Bazlı Organizasyon Avantajları Verimli proje organizasyonu mevcuttur Fonksiyonelden daha verimli bir iletişim vardır Projeye bağlılık vardır Proje yöneticisi maksimum yetki sahibidir Hedef ve öncelik belirlemek kolaydır

31 Proje Organizasyonları Proje Bazlı Organizasyon Dezavantajları Disiplinlerde uzmanlık eksikliği Proje tamamlandığında ekip üyeleri boşta kalır Kaynakların daha verimsiz kullanımı İşlerin ve tesislerin her bir proje için tekrarlanması

32 Proje Organizasyonları Matris Organizasyon Amaç fonksiyonel ve proje bazlı organizasyonların avantajlarının kullanılmasıdır Fonksiyonel gruplardan uzmanlar ihtiyaç duyulduğunda projelere atanır ve proje yöneticisi için çalışır, görevleri sona erdiğinde gruplarına geri dönerler ve ihtiyaç duyulan başka projelere atanırlar.

33 Proje Organizasyonları Matris Organizasyon Matris yapıda çalışanların 2 yöneticisi vardır, fonksiyonel yönetici ve Proje Yöneticisi. Fonksiyonel yöneticinin ve proje yöneticisinin yetkisine göre üçe ayrılır Zayıf matris fonksiyonel organizasyonun çoğu özelliğine sahip Dengeli matris Kuvvetli matris proje bazlı organizasyonun çoğu özelliğine sahip

34 Proje Organizasyonları Matris Organizasyon Avantajları Fonksiyonel alanlardan daha fazla destek Kaynaklar üzerinde daha fazla kontrol Proje ekibine daha somut proje hedefleri Kaynakların en üst düzeyde kullanımı Daha iyi koordinasyon Bilginin daha iyi dağıtımı Ekip üyelerinin proje sonunda dönebilecekleri evleri bulunur

35 Proje Organizasyonları Matris Organizasyon Dezavantajları İdari olarak daha fazla efor gerektirir Proje ekibine birden fazla yönetici (Proje ve fonksiyonel) vardır İzlemesi ve kontrolü daha zordur Kaynak tahsisi daha zordur Çatışma potansiyeli vardır (Proje yöneticisi ve fonksiyonel yöneticinin farklı öncelikleri bulunabilir)

36 Proje Organizasyonları Hibrid Yapı Çeşitli düzeylerde fonksiyonel, matris ve proje bazlı yapıları içerir. Proje safhasına göre fonksiyonel yapıda işletilen bir organizasyon kritik bir projeyi yürütmek için proje ekibine dönüştürülebilir.

37 Proje Organizasyonları Matris Fonksiyonel Proje Bazlı Zayıf Dengeli Güçlü Proje Yöneticisinin Yetkisi Az yada Hiç Çok Az Az-Orta Orta-Yüksek Yüksek-Tam Proje Ekibinin Projeye Ayırdığı Zaman Az yada Hiç Çok Az Az-Orta Orta-Yüksek Yüksek-Tam Proje Bütçesinin Kontrolü Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel Yönetici Fonksiyonel + Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisi Proje Yöneticisinin Rolü Yarı Zamanlı Yarı Zamanlı Tam Zamanlı Tam Zamanlı Tam Zamanlı