Mevcut ofis analizi & mutlu çalışan atölyesi. Yeni ofis, yeni mekân kurgusu ve doğru bütçe. Doğru konum ve doğru bina seçimi

Transkript

1

2 2 İşiniz için yeni bir mekân yaratma görevi size mi verildi? Çok kolay bir iş olmadığı kesin. Memnun edilecek birçok insan ve düşünülmesi gereken onlarca seçenek arasında nereden başlayacağınızı anlamak biraz zor olabilir. Ancak Bigg ile yapacağınız iş birliği sayesinde, sürecin en başından doğru soruları sorarak ilham verici, tasarruf edebileceğiniz ve en önemlisi işiniz için doğru olan mekâna sahip olabilirsiniz. Bizimle beraber geçireceğiniz süreçlerin üzerinden adım adım geçelim. Mevcut ofis analizi & mutlu çalışan atölyesi Sizinle beraber ilk adımımız mevcut ofisinizin analizini yapmak olacaktır. Şu anki ofis yerleşiminiz nasıl? Çalışan sayınıza göre kapasiteniz yeterli mi, değil mi? Ofisinizin çalışanlarınız üzerindeki etkisi ne? Eski ofisinizin iyi analiz edilmesi, yeni ofise taşınma sürecinizin en iyi şekilde sonuçlanması için çok önemlidir. Ofis yerleşimi ve kapasitesi analiz edildikten sonra çalışanlarınızı bu sürece dahil ederiz. Düzenlediğimiz atölye ile mevcut ofisinizde onları nelerin mutlu ya da mutsuz ettiğini öğrenerek, yeni ofisten beklentilerini analiz ederiz. Çalışanları sürece katmak hem kendilerinin şirkete olan aidiyet ve sadakat duygularını artıracak, hem de çalışmaktan mutlu olacakları mekanlar yaratmamıza yardımcı olacaktır. Mutlu çalışan demek, mutlu ofis demektir. Bu da sizin için verimli bir iş anlamına gelir. #biggfact Ofisi deneyimleyen kişiler çalışanlardır. Onlara sorarak tasarım sürecini kısaltır, onların yeni mekâna olan aidiyetini artırır, üstelik kendi üzerinizdeki yükü biraz olsun hafifletmiş olursunuz. Yeni ofis, yeni mekân kurgusu ve doğru bütçe Mevut durumun analizinden sonra, elde ettiğimiz verileri kullanarak bir ihtiyaç programı belirleriz. Bu programa "Hareket Temelli Çalışma"yı entegre ettiğimiz yeni mekânsal kurgular geliştirerek, iş verimini en yüksek noktaya çıkaracak bir planlama yaparız. Bizimle paylaştığınız bütçe içerisinde kalacak, en kapsamlı ihtiyaç programını sizinle paylaşır, görüşlerinize göre şekillendirir ve son haline getiririz. Doğru konum ve doğru bina seçimi Sırada ihtiyaç programına en uygun mekânı seçmek var. Bigg olarak sizin için en uygun mekân ve konum seçimi için size danışmanlık yaparız. Şunu söylemekte yarar var, bir mekânı sadece bulunduğu semte göre değerlendiremezsiniz, düşünmeniz gereken birçok kriter var. Yeni ofis mekânınızın bir başarı örneği ya da bir kabus haline getirebilecek şeyleri biliyor musunuz? Biz biliyoruz. Trafik, gürültü, güvenlik, çevredeki en yakın hastaneler, semtin marka değeri, bina biçimi, komşular... Bunlar bizim konum ve mekân belirleme sürecinde değerlendirdiğimiz kriterlerden sadece bazıları. Dikkatli olmak, olası sorunları daha ortaya çıkmadan halletmenizi sağlar. Sizin ihtiyaç programınıza ve çalışanlarınıza en uygun mekân olasılıklarını sizinle beraber listeleyip, bu mekânlar için yerleşim testi yaparız. Böylece o mekânın sizin için yeterli olup olmadığını, ya da büyüme esnasında size yeterli alan sağlama olasılığını önceden görmüş oluruz. Yerleşim testinden sonra havalandırma, elektrik, mekanik sistemlerini gözden geçiririz. Sizin

3 3 kullanımınıza uygun mu yoksa yeniden elden mi geçirilmesi gerekiyor? Yeşil bir ofis düşünceniz varsa bu ofis size bu yolda destek mi olur, yoksa daha çok engel mi çıkarır? Çalışanların evlerinden yeni ofisinize geliş sürecinde güzergâhları ne? Çalışanların yolda geçirmek zorunda kaldıkları zaman, hatta kısa ya da uzun güzergahları bile motivasyon için önemli bir etkendir. Trafiğin en yoğun olduğu zamanlarda ofisin yeri avantaj mı dezavantaj mı sağlıyor? #biggfact Bir mekânın metrekaresinden ziyade, o metrekaredeki biçimi önemlidir. Aynı büyüklüğe sahip biri oval, biri dikdörtgen olan iki binadaki plan yerleşiminin verimi aynı olmayacaktır. Düzgün dikdörtgen bir binaya sığdırılacak masa, çalışan, mekân sayısı ile oval ya da düzgün şekilli olmayan bir binaya sığdırılabilecek masa, çalışan, mekân sayısı farklılaşacaktır. Sürece dahil edilmesi gereken aktörler Bir sonraki adım işe kimleri dahil edeceğimizi belirlemek... Beraber, şirketin hangi çalışanlarının ve kademelerinin bize yardımcı olabileceğini, onay sürecinde kimlerle konuşmamız gerektiğini netleştirerek, özellikle karar verme aşamasında, süreci hızlandırabiliriz. Bunlardan bazıları, İdari İşler Yöneticisi, Finans Yöneticisi, Genel Müdür, Bilgi İşlem Yöneticisi, Operasyon Yöneticisi, Pazarlama, İnsan Kaynakları, Kişisel Asistanlar (bize çok yardımcı olacaklardır çünkü neyin nerde bulunacağına dair en iyi bilgilere sahip kişilerdir.) Yol haritamız: iyi kurgulanmış bir iş programı Sizin için en doğru mekânı seçtikten sonra, ofisinizin yenilenmesi için gereken tüm süreçleri içeren bir iş programı hazırlarız. Tasarım, satın alma, temin etme, yerleştirme, taşınma ve daha birçok süreci, tecrübemiz ve ön görülerimiz sayesinde, sizin de takip edebileceğiniz gerçekçi bir programa oturturuz. Bu program aynı zamanda süreç boyunca bize rehberlik edecek yol haritamızdır. Yol haritasını oluşturmak başlı başına bir iştir. Ancak süreçleri bu iş programına göre yürütmek ve tüm işlerin planlandığı zamanda yapıldığından emin olmak, bu sırada da işe dahil olan ekipleri buna yönelik olarak koordine ve organize etmek emin olun hiç kolay bir iş değildir. Biz tüm bu zorlukları sizin için oldukça kolay bir hale getiririz. Tasarım süreci Bugünün çağdaş şehir yaşamında günümüzün en az 8 saati ofiste geçiyor. Bu da aslında ofisin evimizden daha fazla "yaşadığımız yer olduğu anlamına gelir. Dolayısıyla doğru kurgulanmış, iyi tasarlanmış bir ortamda çalışmak, motivasyon arttırıcı, mutluluk sağlayıcı, başarı getirici en önemli etkenlerden biri haline gelmiştir. #biggfact Müşterimiz olan uluslararası önemli bir şirketin, şehirli iş arayan gençler arasında yaptığı bir araştırmaya gore, gençler iş seçiminde %71 oranla ilk kriter olarak, sanılanın aksine maaş, şirket büyüklüğü vs. değil, çalışılan ortamın onlara sundukları tasarımı ve rahatlığı ilk sıraya koymuşlardır. Bigg olarak ofis ve çalışma ortamlarına verdiğimiz önem, geliştirdiğimiz tasarımlar ve ortaya çıkardığımız çalışma mekânları ile bu anlayışta olan kurumların vazgeçilmez çözüm ortağı olduk.

4 4 Verimi ve motivasyonu arttıracak, iyi tasarımlanmış çözümler yaratmak, bunu yaparken de tüm süreci kontrol ederek, sorunsuz ve bütçeniz dahilinde en iyi çözümleri üretmek üzerine uzmanlaştık. Sadece yapılan işi değil, çalışanı da göz önünde bulunduran Hareket Temelli Çalışma* konseptini barındıran tasarımlar, değişen ofis dünyasının geleceğinde daha da sık karşımıza çıkıyor olacak. Örneğin ortalama çalışma mekânlarının %66 sının çalışma saatleri süresince kullanılmadığını biliyor muydunuz? Biz biliyoruz. İzin verin bu tecrübemizi ve bilgimizi sizin için en iyi ofisi tasarlamak için kullanalım. Tüm tasarım sürecinde işverenle iletişimin iyi tasarım için olmazsa olduğunu bilir, bu süreçte iş yükünüzü artırmadan sizin görüşlerinizle tasarımı son haline getiririz. Daha önce de söylediğimiz gibi mutlu çalışan mutlu ofis demektir. Doğru tasarlanmış bir ofisle sadece çalışanınızı mutlu ederek verimi artırmazsınız, aynı zamanda tasarruf edebilir, daha sürdürülebilir bir ofise sahip olabilir ve büyümenizin önünü açabilirsiniz. İnşaat süreci Tasarım ve ihale sürecinin akabinde sıra planlanan tüm şeylerin gerçeğe dönüştürülmesine gelir. Birlikte tasarladığımız şeyleri hayata geçirirken, herşeyin planlandığı gibi gitmesi ve sürprizlerle karşılaşmamak için süreci birebir yürütür ve gerekli olan her noktada sizi bilgilendiririz. İnşaat süreçleri sıkıntılı geçebilir. Burada önemli olan nokta çıkabilecek sorunları önceden görebilmek ve buna hazırlıklı olmaktır. Olası süreç sarkmalarını, iş kazalarını, sigorta sorunlarını, malzeme temini gecikmelerini hesaba katarak gerekli önlemleri alır, çıkabilecek sorunları size yansıtmadan çözeriz. Taşınma süreci Hayal ettiğiniz ofise kavuştunuz, inşaat süreci de sona erdi. Şimdi sırada yeni bir ofis yaratma sürecinde en zor kalemlerden biri olan taşınmak var. Çalışanların motivasyonunu düşürmeden, iş sürecini aksatmadan, hasarsız ve sorunsuz bir taşınma hepimizin istediği sonuçtur. Bigg olarak, uzman ekiplerimiz ve hızlı iş yapma gücümüzle biz bu sürecin de sizin için sıkıntısız geçmesini sağlarız. Taşınma konusunda en sıkıntılı konulardan biri IT sistemlerinin taşınmasıdır. Uzman ekibimizle tüm sistemleri cumadan pazartesiye, çalışanınız masasına oturduğu anda kaldığı yerden çalışmasına devam edebilecek şekilde taşırız. Çalışanlarınız ne olduğunu anlamadan ve hiçbir sıkıntıya girmeden kendilerini yeni çalışma mekânlarında bulurlar ve işlerine, ara vermeksizin, hiçbir karışıklık yaşanmadan devam ederler. Bakım ve destek Dilerseniz tüm süreçler sona erdikten sonra, ofisinizin ilk günkü gibi kalması için gerekli periyodik bakımları yapabilir ve herhangi bir teknik sorun ortaya çıktığında sizin için onu çözebiliriz. Örneğin karo halıların yıllık temizliği ve bakımı, makine ve elektrik sistemlerinin kontrolü, ışık kontrol sistemleri vb. Tüm bu adımlar size karmaşık ve zor görünebilir. Unutmamanız gereken nokta Bigg'in tüm bu süreçleri sizin adınıza üstlenecek olması. Yeni bir ofise taşınırken sizin aklınıza gelen ve gelmeyen tüm işleri tek başına sizin adınıza listeler ve organize eder. Böylece siz, farklı

5 5 aktörleri koordine etmeye harcayacağınız vakti ve aynı zamanda masrafı ortadan kaldırmış olursunuz. Doğru ofis tasarımı iş yapış biçiminizi ve veriminizi doğrudan etkiler. Çalışan mutluluğunu da göz önünde bulundurarak ofisinizi tasarlar, doğru mekân seçimi için danışmanlık yapar, tasarımı en iyi şekilde uygular ve taşınma sürecini en sağlıklı şekilde yürütürüz ve sizin bu süreçte yapmanız gereken tek şey ise bize güvenmek.