BASIN YAYIN ÇALIŞMALARI. Belediyemizin faaliyetleriyle ilgili 578 TV haberi, 21 canlı yayın. ve programlar yapılmıştır. HALKLA İLİŞKİLER ÇALIŞMALARI

Transkript

1 Faaliyet Raporu 2011 Basın Yayın ve Halkla İlişkiler BASIN YAYIN BİRİMİ» Basınla İlişkilerin Koordinasyonu» Medyada Çıkan Haberlerin Takibi» Günlük gazetelerin taranması» Canlı Yayın Organizasyonları» Basın Açıklaması Hazırlanması» Belediye Başkanının Konuşma Metinlerini Hazırlanması» Yazılı ve Görsel Basın Arşivi Oluşturma» Kamera ve Fotoğraf Çekimleri» Yeniden Ümraniye Dergisi nin yayına hazırlanması» Ajanda ve diğer tanıtım materyallerinin hazırlanması» Çeşitli Dergi ve Gazetelerden Gelen Röportaj Taleplerinin Yanıtlanması» Radyo Programları İçin Randevu Alınması» Basın Kuruluşlarına Başkanımızla Ziyaretler Düzenlenmesi» Tanıtım Filmleri» Başkanımızın Günlük Programının Takibi ÇAĞRI MERKEZİ / ÇÖZÜM MERKEZİ HALKLA İLİŞKİLER BİRİMİ» Başkan-vatandaş buluşmaları» Periyodik STK ziyaretleri» Mahalle bazında Halk Meclisleri toplantıları» Yönlendirme ve Rehberlik Hizmeti» Bilgi Edinme Müracaatlarını Kayıt-Takip-Sonuçlandırma İSTİHDAM MASASI BİRİMİ» İlçemizdeki istihdam faaliyetlerinin geliştirilmesi KÜLTÜR, EĞİTİM VE TANITIM

2 BASIN YAYIN ÇALIŞMALARI Belediyemizce gerçekleştirilen program, faaliyet ve projeler basın bülteni formatında hazırlanarak, ulusal ve yerel medya organlarına ulaştırılmıştır. Bununla birlikte, gönderilen bültenlerin yayınlanma imkânının arttırılması amacıyla, bültenlerin mümkün olan en uygun formatta hazırlanması, yayın organlarına mümkün olan en kısa sürede ulaştırılması ve gerekli güncellemelerin ivedilikle yapılması sağlanmıştır. Yine gönderilen bültenlerin yayınlanması noktasında da gerekli takip ve diğer işlemler hassasiyetle yürütülmüştür. Belediyemiz tarafından düzenlenen çeşitli etkinliklerle ilgili olarak, medya mensuplarının rutin olarak bilgilendirilmesi ve söz konusu etkinliklere katılımları sağlanmıştır. Belediyemizin faaliyetleriyle ilgili 578 TV haberi, 21 canlı yayın programı yapılmıştır. MEDYADA ÇIKAN HABER İSTATİSTİKLERİ Yayın Türü Medyada Çıkan Haber Sayıları Ulusal Gazeteler 643 Yerel Gazeteler Ümr Web ve Diğer Portallar Televizyon 578 TOPLAM Bloomberk TV-Canlı yayın programı Program ve davetlerde, gazetecilerin katılım ve organizasyonu yapılmış, bu vesile ile basınla ikili ilişkilerde önemli mesafeler kaydedilmiştir. Belediye Başkanımızın basınla ilişkilerinin sağlanması ve sürdürülmesi noktasında, medya organlarıyla ilişki kurulması ve var olan ilişkilerin geliştirilmesi sağlanmıştır. Belediye Başkanımızın katıldığı, belediyemize ait etkinlikler takip edilmiş, etkinlikler video ve fotoğraf çekimleri sistemli bir şekilde arşivlenmiştir. Belediye Başkanımız ve belediyemiz faaliyetleriyle ilgili olarak yazılı ve görsel yayın organlarında çıkan haber ve değerlendirmelerde yine birimimiz tarafından sistemli bir şekilde arşivlenmiştir. Belediyemize ait hizmet ve faaliyetlerin halka duyurulması noktasında gerekli araçların hazırlanması sağlanmıştır. 3 ayda bir yayımlanan Yeniden Ümraniye dergisi 2012 den itibaren aylık yayımlanacaktır. Belediyemizin hizmetlerini içeren ve 3 ayda bir yayımlanan Yeniden Ümraniye Dergisi nde hazırlanan haberler, proje ayrıntıları, özel dosya ve röportajlar, hizmet verileri ve belediyemiz çalışmalarıyla ilgili geniş kapsamlı raporlar, vatandaşlarımızın hizmetlerimiz noktasında bilgilenmesi amacıyla hazırlanıp dağıtımı sağlanmıştır. Belediye Başkanımızın özel gün ve geceler nedeniyle verdiği mesajlar ile katıldığı televizyon ve radyo programları ile ilgili cep mesaj çalışmaları yapılmıştır. Belediyemiz tarafından düzenlenen programlar konusunda medya organlarına verilecek reklâmlarla ilgili gerekli çalışmalar yürütülmüştür. Reklam kapsamında duyurusu yapılan programlardan geniş kitlelerin haberdar edilmesi noktasındaki çalışmalar hassasiyetle yürütülmüştür. Belediyemiz faaliyetlerinin anlatıldığı tanıtım fi lmleri ile ilgili gerekli dokümanların temini ve fi lmin çeşitli aşamalarda teknik açıdan desteklenmesi sağlanmıştır. Belediyemiz tarafından dağıtılan yıllık ve öğretmen ajandaları hazırlanmıştır. Bu ajandaların dağıtımı noktasında gerekli organizasyon ve programlar yapılmıştır. Belediyemizin kurumsal bilgileri ve haberlerinin yer aldığı internet adresinin güncellenmesi yapılmıştır. Sayın Başkanımızın günlük programları hassasiyetle takip edilmiş, bu programlar düzenli aralıklarla haber formatında siteye aynı gün içerisinde yansıtılmıştır. Belediyemizin faaliyetlerinin duyurulmasına yönelik bülten, dergi, broşür gibi materyaller hazırlanarak kamuoyu ile paylaşılmıştır. 10 Ocak Dünya Gazeteciler Günü münasebetiyle Başkanımız ulusal medya temsilcileri ile bir araya geldi Çözüm Postası; müz bünyesinde kurulan Çözüm Postası Birimi, Belediyemizin hizmetlerini anlatan Yeniden Ümraniye Dergisi ve kültürel etkinliklerimize ait programları içeren etkinlik kitapcığını dağıtım amacıyla kurulmuştur. Belediyemiz personelinden oluşan 5 kişillik özel ekip, yayınlarımızı Ümraniye deki çeşitli kurum ve kuruluşlar ile istanbul genelindeki resmi kurumlara ulaştırmakla görevlidir. HALKLA İLİŞKİLER ÇALIŞMALARI Kurumsal anlamda halkla ilişkiler; özel ya da kamu kesimlerinde faaliyet gösteren bir kurum veya kuruluşun ilişkide bulunduğu kitlelerin anlayış, sempati ve desteğini elde etmek amacıyla giriştiği, iki yönlü iletişime dayalı bir faaliyettir. Halkla İlişkiler çerçevesinde;» Her Cuma günü farklı bir mekânda Başkanımızın vatandaş ile bir araya gelmesi sağlanmaktadır.» Periyodik zamanlarda ilçe sınırları içerisinde bulunan derneklere, vakıflara ziyaretler düzenlenerek vatandaş ile birliktelik sağlanmaktadır.» Mahalle bazında Halk Meclisleri toplantıları düzenlenerek vatandaş ile birliktelik sağlanmaktadır.» Vatandaşlarımıza yönelik yönlendirme ve rehberlik hizmeti verilmeye başlanmıştır. Esnaf Ziyaretleri Haftanın belirli günleri Ümraniye nin çeşitli mahallelerinde düzenlediğimiz programlarla, mahalle sakinleri ve mahalle esnafı ile bir araya gelinmektedir. Görüşmeler kimi zaman belediyemiz, kimi zaman da esnafımız ev sahipliğinde gerçekleşmektedir. Bu görüşmelerle mahalle sakinleri ve mahalle esnafının sorun ve talepleri dinlenerek belediye faaliyetleri ile ilgili bilgiler verilmektedir. Sivil Toplum Kuruluşları (STK) Ziyaretleri Periyodik zamanlarda ilçe sınırları içerisinde bulunan dernek, vakıf ve sanayi siteleri yöneticilerine ziyaretler düzenlenerek birliktelik sağlanmaktadır. Dernek ve sanayi site yöneticilerinin görüş ve önerileri alınarak yerel yönetime katılımı sağlanmaktadır. Çözüm Postası Ekibi Cemil Meriç Mahallesi esnaf ziyareti İstanbul Çarşısı esnaf ziyareti Anadolu Yakası Rumelililer Derneği ziyareti

3 Halk Meclisleri Mahalle bazında Halk Meclisleri toplantıları düzenlenerek vatandaş ile birliktelik sağlanmaktadır. Halk Meclisleri nde vatandaşların talep ve önerileri alınarak değerlendirilmektedir. Ayrıca belediyemizin yaptığı faaliyetler bu toplantılarla halkla anlatılmaktadır. Sabah Programları Düzenlediğimiz program çerçevesinde, periyodik zaman aralıklarında, ilçemizin çeşitli camilerinde sabah namazının ardından vatandaşlarımızla hasbihal ortamı oluşturulmaktadır. Bu ortamlarda, vatandaşlarımız görüş, düşünce ve taleplerini Başkanımızla paylaşma imkânı buluyor. Sayın Başkanımızın hizmet ve faaliyetlerimizi vatandaşlara anlattığı programlar muhtelif zamanlarda devam etmektedir. Yönlendirme ve Rehberlik Hizmeti Yönlendirme ve Rehberlik Projesi ile vatandaşlarımızı kamu kurumlarının bürokratik karmaşasından kurtarılması hedeflenmiştir. Proje kapsamında 3 halkla ilişkiler personeli görev almaktadır. Vatandaşlarımızı kapıda karşılayan personelimiz, işlerini ivedi biçimde çözmeleri amacıyla, kendilerini ilgili müdürlüğe yönlendirme noktasında yardımcı olmaktadırlar. Ayrıca gerekli görüldüğü takdirde ve isteğe bağlı olarak vatandaşlarımıza hizmet alınacak birime kadar refakat edilmektedir. Bu hizmet hafta içi 08:00 ile 16:30 arası hizmet verilmektedir. Halkla İlişkiler Personellerimizin çalışma hızı ve işlemleri tamamlama süresi hakkındaki memnuniyeti hizmet sonrası vatandaşlara sunulan değerlendirme formları ile ölçülmektedir. Bu proje ile vatandaşlara pek çok kurumda olmayan özel bir hizmet sunulmuştur. Vatandaşların büyük beğenisini kazanan bu uygulama vatandaşın işlerini daha kolay, anlaşılır ve rahat bir şekilde bitirmelerini sağlanmaktadır. Cuma programı, Başkan-Vatandaş buluşması Yönlendirme ve rehberlik hizmeti ÇÖZÜM MERKEZLERİ Çözüm Merkezleri ile Çözüm Her Yerde En kaliteli ve en hızlı hizmet anlayışı ile vatandaşların memnuniyetine öncelik veren Belediyemiz, vatandaşlarımızın sorunlarını dinleyebilmek, hizmet kalitesi ile birlikte memnuniyeti de artırabilmek için gerçekleştirdiği Çözüm Merkezi Projesi kapsamında; Çözüm Merkezi, Çözüm Ofi sleri ve İletişim Noktaları(Taff telefon) uygulamaları ile vatandaşlarımıza hizmet vermektedir. Belediyemizin hayata geçirdiği ve Türkiye de ilk olarak uygulanan projede vatandaşlarımız belediye binasına gitmeye gerek kalmadan, numaralı hatta, 15 mahalle merkezinde bulunan ve aramaların ücretsiz olduğu İletişim Noktalarından ve Belediyemizin önündeki (Santral), Son Durak ve Dudullu Meydan da bulunan Çözüm Ofi slerinde yüz yüze görüşerek hizmet alabilmektedir. Vatandaşlarımız, belediyemize hem çok kolay bir şekilde ulaşmakta hem de hızlı, kaliteli ve profesyonel hizmet almaktadır. Yaz ve kış saati uygulaması dikkate alınarak düzenlenen vardiya planına göre vatandaşlarımız ilkbahar ve yaz aylarında 22.00, sonbahar ve kış aylarında ise 20:30 e kadar belediyemize ulaşarak sorunlarını iletebilmektedir. Projemiz kapsamında gelen tüm başvurular kayıt altına alınmaktadır. Kayıt altına alınan başvurular anında ilgili müdürlüğe yönlendirilmekte ve şikâyetler için belirlenmiş olan azami süre dolmadan vatandaşa başvurusu ile ilgili geri dönüş yapılmaktadır. Vergi dönemleri öncesinde Çözüm Merkezine yapılan başvurularda vatandaşımızın talep öneri ve şikâyeti alındıktan sonra başvuru sahiplerine ait vergi borçları varsa hatırlatılarak olası gecikmeler minimize edilmeye çalışılmaktadır. Vatandaşlarımızın sorunlarına cevap vermek ve daha etkin bir iletişim için numaralı çözüm merkezi (çağrı merkezi), çözüm ofi sleri (santral, sondurak, dudullu), ücretsiz İletişim Noktası (15 ayrı noktada ) uygulamaları devam etmektedir. Tüm bu noktalardan vermiş olduğumuz hizmetlerin bazıları:» İstek ve Şikâyet Bildirme,» Belediyemiz hizmetleri hakkında bilgi alma ve öneride bulunma» Sicil Sorgulama» Beyan Görme» Rayiç Sorgulama» Borç Sorgulama» Kredi Kartı ile Borç Ödeme» Diğer Kamu kuruluşlarına ait iletişim bilgileri sorgulama Çözüm Merkezi ve Çözüm Noktalarından yapılan tüm görüşmeler, hizmet kalite standartları ve iletişim güvenliği nedeniyle kayıt altına alınmakta, süreçler ve sonuçlar hakkında ilgili vatandaşlarımız geri aranarak bilgilendirilmektedir. Ümraniye Belediyesi Çözüm Merkezi ve Çözüm Ofi slerinde, vatandaş memnuniyetinin bilincinde, özel iletişim eğitimi almış ve profesyonel hizmet veren personeller görev almaktadır. Yönlendirme ve Rehberlik ekibi, belediyemize gelen ve işlerini takip etmekte zorlanan vatandaşa bizzat refakat ederek işlerinin hızlı ve kolay çözüme ulaştırmaya yardımcı oluyor Çözüm Merkezi Santral Ofi si

4 İnternet Telefon MÜRACATLARIN GELİŞ ŞEKLİNE GÖRE ŞİKÂYET DAĞILIMI Müracaat Şekli Birim 2011 yılı Telefon adet İnternet adet Şahsen adet TOPLAM adet ÇÖZÜM MERKEZİ NE GELEN MÜRACAATLARIN MÜDÜRLÜK BAZINDA DAĞILIMI Müdürlük Sonuçlanan Sonuçlanma Süresi/Gün Müracat Şekillerine Göre Şikayet ve Talepler Şahsen İnternet Telefon 64% 20% 16% ÇAĞRI MERKEZİ İLE DAHA GÜÇLÜ İLETİŞİM Faaliyete geçirdiğimiz Çağrı Merkezi ile vatandaşlarımızla bir iletişim dönemi başlattık. Bu amaçla açtığımız birenumaralı telefon hattı, vatandaşlarımızın bilgi alışverişi noktasında önemli bir iletişim fonksiyonu üstleniyor. Çağrı Merkezi aracılığıyla, vatandaşlarımızın hizmet binasına gelme zorunluluğu ortadan kaldırılırken, daha etkin bir bilgilendirmenin de önü açılmış oldu. Öte yandan, ilçemizin 15 muhtelif noktasına konumlandırdığımız Ücretsiz ATM telefonlarda, numaralı belediye hattından ücretsiz olarak Çağrı Merkezi birimimize ulaşabiliyor yılında çözüm merkezine toplam adet istek-şikayet talebi gelmiştir. Y. DUDULLU MAH YAMANEVLER MAH TOPAĞACI MAH TEPEÜSTÜ MAH TATLISU MAH TANTAVİ MAH Çözüm Merkezine Gelen İstek ve Şikayetlerin Mahalle Bazında Dağılımı (adet/yıl) Fen İsleri ,3 ŞERİF ALİ MAH 553 İmar ve Şehircilik Park ve Bahçeler Ruhsat ve Denetim 247 1, ,2 86 2,4 Temizlik İşleri ,6 Veteriner Işleri ,1 Yapı Kontrol ,8 Çözüm Merkezi Ekibi SİTE MAH SARAY MAH PARSELLER MAH NECİP FAZIL MAH NAMIK KEMAL MAH MEHMET AKİF MAH MADENLER MAH K. KARABEKİR MAH Zabıta ,9 Çevre Koruma ve Kontrol 781 2,0 TOPLAM ,5 Vatandaş, ilçemizin 15 noktasında bulunan taff telefonlarla istek ve şikayetlerini iletmek için Belediyemize ücretsiz ulaşabiliyor Çözüm merkezi ve Çağrı Merkezi uygulaması ile Vatandaş-Belediye arasındaki iletişim üç kattan fazla artmıştır. İSTİKLAL MAH İNKILAP MAH IHLAMURKUYU MAH HUZUR MAH HEKİMBAŞI MAH F.S. MEHMET MAH ESENŞEHİR MAH ESENKENT MAH 479 ESENEVLER MAH 789 ELMALI KENT MAH 660 DUMLUPINAR MAH 397 ÇAMLIK MAH ÇAKMAK MAH CEMİL MERİÇ MAH ATATÜRK MAH 2003 ATAKENT MAH 917 A. DUDULLU MAH 611 ARMAĞANEVLER MAH 1436 ALTINŞEHİR MAH 827 Dudullu Çözüm Merkezi Ofi si Çağrı Merkezi Bürosu ADEM YAVUZ MAH

5 Bilgi Edinme (Başbakanlık İletişim Merkezi) Müracaatları Bilgi Edinme, bilişim ve iletişim teknolojileri kullanılarak hayata geçirilen bir halkla ilişkiler uygulamasıdır. İyi ve sağlıklı işleyen bir halkla ilişkiler uygulaması için günümüz iletişim teknolojilerinin kullanılması bir zorunluluktur. Bilgi Edinme ile oluşturulan sistem sayesinde vatandaş ile devlet arasındaki iletişim kanallarının tümü açık tutularak müracaatların her zaman ve her yerden yapılabilmesi yanı sıra, müracaatlara cevapların da hızlı, etkin ve daha ekonomik bir şekilde verilebilmesine imkan sağlanmıştır. Bilgi Edinme uygulaması kapsamında Kaymakamlık, Valilik ve Bakanlıkların tümünde Halkla İlişkiler Müracaat Büroları kurulmuştur. Başbakanlık İletişim Merkezi tarafından Belediyemize gönderilen müracaatları alarak ilgili birimlere yönlendirme yapar ve ilgili birimden gelen cevabı da Başbakanlık İletişim Merkezi ne ve müracaat sahibine iletir. Bilgi Edinme uygulaması bir yazılım ile wep üzerinden yapıldığı için yurdumuzun en ücra köşesinden yapılan müracaat ve bu müracaata ilişkin yapılan işlemler Başbakanlıktan takip ve koordine edilmektedir. Bilgi Edinme (Başbakanlık İletişim Merkezi) Müracaatları 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde değişik kanallarla yapılan müracaatlar alınarak, ilgili birimlere gönderilip, oradan gelen cevaplar başvuruyu yapan kişi veya kurumlara süresi içerisinde iletilmek suretiyle vatandaşın bilgi almaları sağlanmaktadır. BİLGİ EDİNME MÜRACAAT İSTATİSİKLERİ Dönemler Birim 2011 yılı Ocak-Şubat-Mart adet 223 Nisan-Mayıs-Haziran adet 237 Temmuz-Ağustos-Eylül adet 147 Ekim-Kasım-Aralık adet 172 YILSONU TOPLAM adet/yıl 779 Başbakanlık İletişim Merkezi tarafından Belediyemize gönderilen 292 müracaat ilgili birime yönlendirilmiş, gelen cevaplar vatandaşa ve Bilgi Edinme e iletilmiştir. BİLGİ EDİNME MÜRACAAT İSTATİSTİKLERİ Dönemler Birim 2011 yılı Ocak-Şubat-Mart adet 82 Nisan-Mayıs-Haziran adet 70 Temmuz-Ağustos-Eylül adet 84 Ekim-Kasım-Aralık adet 56 YILSONU TOPLAM adet yılında belediyemize 779 adet bilgi edinme müracaatı gelmiştir. Gelen müracaatlar konusuna göre ilgili müdürlüğe yönlendirilmiş ve yasal süresi içerisinde müracaatların tamamına cevap verilmiştir. İstihdam Merkezi müz bünyesinde kurulan ve Türkiye İş Kurumu ile işbirliği içersinde, ilçemizdeki işsizlik sorununun çözümüne katkı amacıyla faaliyete devam eden İstihdam Bürosu, Ümraniye de önemli bir görev üstleniyor. Ümraniye sınırları içerisinde yaşayan vatandaşlarımıza yönelik olarak açtığımız büroda, personelimiz vatandaşlardan gelen başvuruları kayda alarak çeşitli kurum ve kuruluşlarla irtibata geçiyor. Buralarda başvuruların istihdamı amacıyla verileri paylaşan büromuz, hizmete başladığı günden bu yana yüzlerce vatandaşımıza iş imkânı oluşturdu. Büromuz, hizmetlerin daha etkin ve yaygın biçimde sürdürülebilmesi amacıyla bel.tr internet sitesini faaliyete geçirdi. İstihdam Birimi olarak, ilçemizdeki istihdam faaliyetlerinin geliştirilmesi ve işsizliğin önlenmesi faaliyetlerine yardımcı olmak amacıyla, hizmet vermekteyiz. İş-Kur la işbirliği içerisinde, çözüm aradığımız işsizlik sorununun çözümünde önemli aşamalar kaydettik. Bu sistem çerçevesinde, hem belediyemize şahsen başvuru ve hem de istihdam büromuzun web sitesi üzerinden iş başvurularını sistemde kayıt altına alınır. Daha sonra gerekli kontroller yapılarak, sitemizdeki kayıtlı özel sektör fi rmalarının iş ilanlarına yönlendirme işlemini gerçekleştirilir. Nihai olarak fi rmalar tarafından sitemiz üzerimizden eleman talep edilerek iş alım süreci sonuçlandırılır. Sosyal Belediyecilik anlayışıyla örnek proje ve hizmetlere imza atan Belediyemizin, vatandaşlarımızla iletişim noktasında gösterdiği hassasiyetin bir sonucu olarak, irtibat halinde olduğumuz şahıs ve fi rmalarla sistemli bir iletişim ağı üzerinden, yapılan başvurularla ilgili istihdam çalışmalarımız devam ediyor. Büromuz, hizmetlerin daha etkin ve yaygın biçimde sürdürülebilmesi için internet sitesini faaliyete geçirmiştir. İş müracaatları bu site üzerinden yapılabilmektedir. İşkur ile işbirliği çerçevesinde yapılan çalışmalar sonucunda 277 kişiye iş imkânı sağlanmıştır. Büromuzda yürütülen istihdam işlemleri ana hatlarıyla şu şekilde oluşmaktadır:» Belediyemize şahsen yapılan iş başvurularının kayıt yapılıp, dosyalanması.» İstihdam büromuza kayıt olan fi rmaların sistemsel kayıtları oluşturulup, iş ilanının yayınlanması.» Meslek edinme kursları düzenleyerek vatandaşlarımızın iş bulmasına yardımcı olunması İstihdam Masası Müracaat Sayıları 2011 yılı Gelen müracaat sayısı İş görüşmesine yönlendirilen toplam kişi sayısı İş bulunup işe yerleşenlerin sayısı 277 İş bulunup, işi kabul etmeyenlerin sayısı 751 Ayrıca Ümraniye Belediyesi, Ümraniye iş-kur Şube ile ortaklaşa yürüttüğü projeyi hayata geçirdi. Toplum Yararına Çalıştırma Projesi (T.Y.Ç.P.) isimli proje kapsamında, Ümraniye İş-Kur Şube ile sözleşme imzalayan Ümraniye Belediyesi, Ümraniye ve çevre ilçelerde ikamet eden 120 vatandaşı Park Bahçeler bünyesinde Ağaçlandırma ve çevre düzenlemesi işlerinde görevlendirmek üzere 6 ay süreyle geçici olarak istihtam etmiştir. Belediyemizin İstihdam Bürosu, İş-Kur ile işbirliği içinde faaliyetlerini sürdürmektedir