T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ Gölhisar Meslek Yüksekokulu. Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri Dersi

Transkript

1 T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ Büro Yönetimi ve İletişim Teknikleri Dersi

2 T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ 1. BÖLÜM ÖRGÜT SİSTEMİ VE BÜROLARIN İŞLEVİ

3 1 Yönetim ve Büro Yönetimi İnsanoğlunun dünya üzerindeki varlığından bugüne kadar yönetim farklı şekillerde yaşamın bir parçası olmuştur. Taş devrindeki küçük insan kolonilerinin kendi arasında geliştirdiği ilkel yönetim anlayışı, günümüz bilgi çağındaki modern yönetim süreçlerine doğru sürekli bir gelişim göstermiştir. Bugün tüm dünyada yer alan büyük yada küçük örgüt adı verilen iktisadi, sosyal, kültürel, askeri veya siyasi amaçlı tüm işbirliği sistemlerinde, daima bir yönetim söz konusudur.

4 YÖNETİM: 1.1. Temel Kavramlar ve Tanımlar * Örgüt * Üretim/Hizmet * Amaç * Faaliyet * Plan * Koordinasyon * Bilgi * Zaman * İletişim YÖNETİM : Bir örgüt ile, üretim yapmak yada hizmet vermek için, amaca yönelik yapılması gereken tüm faaliyetleri, doğru bilgi, doğru zaman ve doğru iletişim ile, planlı bir şekilde yürütme ve yönetme sanatıdır.

5 1.1. Temel Kavramlar ve Tanımlar ÖRGÜT: * Birden çok insan * Ortaklaşa amaç * Gönüllülük * İş bölümü * Sorumluluk * Koordinasyon * Otorite * Düzenli eylem * Fonksiyon ÖRGÜT : İşbölümü ve fonksiyonlarına göre bir ayrım yapılarak, bir otorite ve sorumluluk hiyerarşisi içinde, gönüllü olarak ortak ve açık bir amacın gerçekleştirilmesi için düzenli eylemlere göre koordine edilen insan grubuna örgüt denir.

6 1.1. Temel Kavramlar ve Tanımlar ÖRGÜT: 1.2. * Sistem Yaklaşımı: Çevresinden çeşitli kaynakları alan, bu kaynakları işleyip mal veya hizmet haline getirdikten sonra çevresine sunan, denetim mekanizması ile bu süreci ve geri bildirim (Feedback) ile bilgi akışını kontrol eden sisteme örgüt denir. GİRDİ Malzeme İşgücü Sermaye SÜREÇ Dönüşüm DENETİM MEKANİZMASI GERİ BİLDİRİM (Feedback) ÇIKTI Mallar Hizmetler

7 1.1. Temel Kavramlar ve Tanımlar Örgütün Nedenleri: A. Sosyal Nedenler: Toplumsallık, birlikte bulunma, beraber hareket etme B. Materyal Nedenler: Maddi çıkarlar a. Yeteneklerini geliştirebilir b. Örgüt aracılığı ile bir amacı başarmak için gerekli zamanı daha iyi kullanır. c. Önceki kuşakların bilgilerinden yararlanabilir.

8 Büro Kavramı ve Tanımı BÜRO : Genel olarak büro; mal veya hizmetin temin edildiği, yönetim ve koordinasyon faaliyetlerinin yürütüldüğü, bilginin işlendiği yerdir. Nitelik ve Amaçlarına Göre Bürolar Bir mesleğin icra edildiği bürolar (Avukatlık bürosu vb.) Bir fabrika ya da işletmenin faaliyetlerinin organize edildiği bürolar(planlama bürosu vb) Hizmet yada malın satış ve dağıtımının yapıldığı bürolar (Satış bürosu vb.) Şirket yada holdingin faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar(genel merkez büroları vb.) Kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar (Belediyelerin su ve emlak büroları vb.) Devlet resmi işlemlerinin yürütüldüğü bürolar (Askerlik şubesi, Nüfus işleri bürosu vb.) Kamu yararı kurum ve kuruluş büroları (Kızılay, Çocuk esirgeme vb.)

9 Büro Kavramı ve Tanımı Büronun İşlevleri: Örgütün bilgi merkezi olarak nitelendirilebilen büronun en temel işlevi, örgütün faaliyetlerini yönetmek ve bu faaliyetler arasında koordinasyon sağlamaktır. Genel olarak büronun işlevi beş temel faaliyet halinde sınıflandırılabilir; 1. Bilginin alınması 2. Bilginin kayıt edilmesi 3. Bilginin düzenlenmesi 4. Bilginin iletilmesi 5. Varlıkların korunması

10 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Bilgi Sistemi: Günümüz küresel rekabet ortamında, bilgiye ulaşma ve bilgiyi kullanma örgütler açısından doğal kaynaklar, sermaye, iş gücü ve girişimcilikten oluşan geleneksel üretim faktörlerinden daha önemli hale gelmiş ve stratejik bir kaynak olarak görülmektedir. Formalite kaynağı olarak bilgi ( ) Genel destek için bilgi ( ) Yönetim için bilgi ( ) Stratejik bir kaynak olarak bilgi ( )

11 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Bilgi Sistemi İşleyişi: Arşivleme Örgüt İçi Veri Toplama Veriyi Kaydetme / İşleme Bilgi Dağıtımı Yeniden Düzenleme Örgüt Dışı

12 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Sisteminin Faaliyet Alanları: Sekretarya ve Yazı İşleri: Yazılı ve sözlü iletişimin sağlanması. Tüm örgüt kayıtlarının tutulması ve kontrolü. Muhasebe ve Finansman: Örgüt varlıklarında ve kaynaklarında meydana gelen değişikliklerin izlenmesi, gelir-gider, kar-zarar dengelerinin kurulması. İnsan Kaynakları: Büro ve örgüt için gerekli personelin sağlanması ve eğitimi, çalışanların sağlığının, güvenliğinin ve refahının sağlanarak yasal gereklerin uygulanması. Strateji ve Planlama: Üretim ve hizmet faaliyetleri ile ilgili planlama yapılması, satın alma, depolama, kalite kontrolü ve ürün tasarımı alanlarında stratejilerin oluşturulması. Reklam ve Pazarlama: Üretilen ürün yada sunulan hizmetler ile ilgili promosyon ve reklamların hazırlanması, yayınlanması. Pazarlama stratejileri ve kanalların belirlenmesi.

13 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar: Bürolardaki çalışanlar örgütün yönetsel hacmine ve çalışma alanlarına göre farklılıklar gösterir. Genel olarak çok geniş faaliyet alanına yayılmış bürolarda, yöneticiler, uzmanlar, memurlar, sekreterler, ve yardımcı personeller olmak üzere bir çok çalışan bulunmaktadır

14 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Faaliyet Alanında Çalışanlar: Büro Yöneticisi: Büro faaliyetlerini planlayan, örgütleyen, yönelten, koordine eden ve kontrolü yapan kişidir. Genel müdür, genel müdür yardımcısı, müdür, müdür yardımcısı ve şef gibi unvanlar alırlar. Uzman: Belli bir konuda uygulama ve deneyim yoluyla geniş bilgi ve beceriye ulaşmış, büronun kurmay çalışanları haline gelmiş kişilerdir. Hesap uzmanı, hukuk müşaviri, vb. Memur: Örgütteki iş bölümü ve fonksiyonlara göre belli işleri yapmakla görevlendirilmiş yada sorumluluklar verilmiş kişileridir. Sekreter: Büro yönetimi konusunda birikimli, doğrudan emir almadan sorumluluk alabilme yeteneği gösteren, alınan karar ve sorumlulukları uyguladığı gibi, kendisine verilen yetki sınırları içinde karar verebilen, yönetim işlevlerini koordinene eden kişilerdir. Yardımcı Personel: Örgüt içindeki geri hizmetleri yürüten, direkt sorumluluk almadan sadece kendisine verilen görevleri yerine getiren kişilerdir.

15 Büro Kavramı ve Tanımı Büro Çalışanlarının Görevleri: Bürolarda alt düzey yönetici yada büro çalışanı olarak görev yapan personelin yapması gereken görevler aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir; Büro yönetimi ve işlemlerini yürütmek Gelen giden evrak işlerini yürütmek İletişimi sağlamak Doküman hazırlamak Dosyalama işlemlerini yürütmek Toplantı organizasyonu yapmak Seyahat organizasyonu yapmak Mesleki gelişime ilişkin faaliyetleri yürütmek

16 T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ 2. BÖLÜM YÖNETİM VE BÜRO YÖNETİMİ

17 1.2. Yönetim ve Yönetici Kavramları YÖNETİM : Bir örgüt ile, üretim yapmak yada hizmet vermek için, amaca yönelik yapılması gereken tüm faaliyetleri, doğru bilgi, doğru zaman ve doğru iletişim ile, planlı bir şekilde yürütme ve yönetme sanatıdır. YÖNETİCİ : Kar ve riski başkalarının olmak üzere, ürün veya hizmet üretimi için üretim faktörlerini bir araya getirip birleştiren ve işletmeyi çalıştırma sorumluluğu olan kişidir.

18 1.2. Yönetim ve Yönetici Kavramları Yöneticinin Stratejik Görevleri: Yöneticinin örgütünü amaçlarına ulaştırabilmesi için aşağıdaki stratejik görevleri yerine getirmelidir; 1. Yönetici başkalarıyla çalışan ve çalıştıran kişidir. 2. Yönetici rekabet halindeki amaçları dengelemelidir. 3. Yönetici sorumluluk yüklenen kişidir. 4. Yönetici fikri bir düşünüdür. 5. Yönetici örgütte arabuluculuk işlevini yerine getirir. 6. Yönetici aynı zamanda bir politikacıdır. 7. Yönetici bir diplomattır.

19 1.2. Yönetim ve Yönetici Kavramları Yönetimin Özellikleri: İnsancıl özellik Grup niteliği Amaç özelliği İşbirliği özelliği Basamaksal özellik İş bölümü ve uzmanlaşma Demokratik nitelik Evrensel özellik Bireyci özellik İki yönlü süreç niteliği Yaratıcı süreç olma özelliği Haberleşmeye dayanma özelliği Ussallığın temel olma özelliği Bilim ve sanat olma özelliği

20 1.2. Yönetim ve Yönetici Kavramları Yönetimin Amaçları: 1. Karlılık: Toplam gelirden giderlerin çıkarılmasıyla kalan olumlu pay. 2. Verimlilik: Girdilerin çıktılara oranı; minimum girdi maksimumum çıktı 3. Etkinlik: Elde edilen çıktıların, sonuçların amaçlanan hedeflere oranı. 4. Süreklilik: Örgütün yapısal ve sermayesel olarak devamlılığı. 5. Esneklik ve uyum: Değişim ve gelişmelere ayak uydurabilme. 6. Çalışma hayatının niteliğini geliştirme: Çalışma hayatının kalitesini artırma. 7. Sosyal sorumluluk ve iş ahlakı: Kararlarda topluma uygunluk.

21 1.2. Yönetim ve Yönetici Kavramları Yönetimin Kademleri: Tepe Yönetimi (Üst Kademe Yönetimi) Orta Kademe Yönetimi Alt Kademe Yönetimi Yönetimin Becerileri: Teknik Beceri İnsani Beceri Analitik Beceri Tepe Yönetimi Teknik Beceri İnsani Beceri Analitik Beceri Orta Kademe Yönetimi Alt Kademe Yönetimi

22 1.2.5 Yönetim Bilimi Yönetim Biliminin Tarihsel Gelişimi: 18. yüzyılda buhar makinesinin keşfi ve sanayide kullanılması, fabrika sisteminde gelişmelere, üretim ve sermaye artışına yol açmıştır. Üretimin artması işçi, materyal ve makine sayısının artmasına neden olmuş ve buda koordinasyon ve denetim sorununun ortaya çıkarmıştır.

23 1.2.5 Yönetim Bilimi Yönetim Biliminin Tarihsel Gelişimi: Bu yüzden üretim sorunlarına öncelik verilmiş, üretim kontrolü, verimlilik, standartlaşma ve maliyet konularının öneminin artmasıyla yönetim teorileri ortaya çıkmıştır. 1. Klasik Yönetim Teorisi 2. Neo-klasik Yönetim Teorisi 3. Modern Yönetim Teorisi

24 1. Klasik Yönetim Teorisi: Yönetim Bilimi Klasik yönetim teorisi, örgütlerde insan faktörü dışındaki faktörler üzerinde durmuş, yapıyı etkinlik ve verimlilik açısından ele alarak insan ögesini ihmal etmiş, insanı makine gibi değerlendirmiştir. Rasyonellik ve mekanik süreçler klasik teorinin çıkış noktasıdır. İnsan, kendine söyleneni yapan, rasyonel olduğuna inanılan, sisteme uyan pasif bir unsur olarak ele alınmıştır.

25 1.2.5 Yönetim Bilimi 1. Klasik Yönetim Teorisi: Yaklaşımlar ve Temsilcileri Klasik yönetim teorisi adı altında temel olarak üç farklı yaklaşım yer almaktadır. 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı F.W. TAYLOR ( ) - Amerika 2. Yönetim Süreci Yaklaşımı HENRİ FAYOL ( ) - Fransa 3. Bürokrasi Yaklaşımı Max WEBER ( ) - Almanya

26 1.2.5 Yönetim Bilimi 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR Taylor, 1911 de yayınlanan Bilimsel Yönetimin İlkeleri (The Principles of Scientific Management) kitabı ile düşündüğü yönetim ve organizasyon anlayışının esaslarını açıklamıştır. Üretimde verimliliğin artması için bilimsel yöntemlerin kullanılmasının gerektiğini belirtmiştir. Taylor a göre Bilimsel Yönetim: İşin daha etkin yapılacak şekilde yeniden tasarımı için, insanlarla görevler arasındaki ilişkinin sistematik olarak incelenmesidir.

27 1.2.5 Yönetim Bilimi 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR Taylor a göre iş verimliliğinin düşük olmasının nedenleri; İşyerlerinde verimsiz bir çalışma düzeni vardır. İşveren ile işçi çıkarları birbiriyle çatışmaktadır. İşçiler, işlerini kendi bildikleri gibi yapmaktadır. İşe alımlarda yetenek ve bilgi dikkate alınmamaktadır. Görevler birbirlerine karıştırılmaktadır.

28 1.2.5 Yönetim Bilimi 1. Bilimsel Yönetim Yaklaşımı - TAYLOR Taylor ın Bilimsel Yönetim İlkeleri Gerçek bir yönetim biliminin geliştirilmesiyle her işin en iyi nasıl yapılacağının belirlenmesi İşçilerin bilimsel yöntemlerle seçilmesi ve sonuçta hangi işçinin hangi işi daha iyi yapacağının belirlenmesi Çalışanların bilimsel eğitimi ve geliştirilmesi Yönetim ve çalışanlar arasında dostça işbirliğinin kurulması

29 2. Yönetsel Yaklaşım - FAYOL Yönetim Bilimi Henry Fayol, 1916 de yayınlanan Yönetim Süreci Görüşü kitabı ile düşündüğü yönetim ve organizasyon anlayışının esaslarını açıklamıştır. Taylor, üretime işçiye ve işin nasıl yapılacağına odaklanırken, Fayol örgüte ve yönetime odaklanmıştır. Bu yaklaşım, yönetime makro nitelikte bir yaklaşımdır. Üst düzey yöneticilere yol gösterecek ilkeler getirmiştir.

30 2. Yönetsel Yaklaşım - FAYOL Yönetim Bilimi Fayol un yönetim bilimine katkıları şu şekilde özetlenebilir: Örgütün genel olarak daha etkin çalışmasına odaklanmıştır İyi bir yönetimin uygulamalarına ilişkin teori geliştirmiştir Evrensel yönetim fonksiyonlarını önermiştir (Planlama, Organizasyon, Yürütme, Koordinasyon, Kontrol)

31 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Bürokrasi Yaklaşımı - Max WEBER Klasik yönetim teorisinin üçüncü yaklaşımı 1900 lerin başında Alman sosyologu Max Weber tarafından geliştirilen bürokrasi yaklaşımıdır. Weber, rasyonel otoriteye dayanan bir örgütün daha etkili olduğunu ileri sürmüştür. Bürokratik bir yapı etkinlik açısından ideal bir organizasyon yapısını ifade eder. Örgüt işleyişi, aşırı bir işbölümü ile kurallara ve yazılı kayıtlara dayalıdır. Yöneticinin kişiliği değil pozisyonu ve resmi otoritesi önemlidir.

32 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Bürokrasi Yaklaşımı - Max WEBER Weber büyük işletmelerin yönetimi için ideal organizasyon biçimi olarak bürokrasi üzerinde durmuş ve bazı düzenlemeleri gerekli görmüştür. 1. Yöneticiler ve çalışanlar arasında işlevsel bilgi, yetenek ve deneyime dayanan bir işbölümü yapılmalıdır. 2. Organizasyonda yukarıdan aşağı doğru inen bir hiyerarşik bir yapı ve sorumluluk zinciri kurulmalıdır. 3. Saptanan genel kural ve düzenlemelerin dışına çıkılmamalıdır. 4. Organizasyonda kişiler arasındaki dostluk ve arkadaşlık sonucu ortaya çıkan sübjektif ilişkilerden kaçınılmalıdır. 5. Organizasyon içi yükselme politikasında, bilgi beceri ve deneyim sonucu elde edilen somut başarılar değerlendirilmelidir.

33 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Yönetim Bilimi Neo-klasik yönetim teorisi klasik görüşe bir tepki olmaktan çok onun boşluklarını gidermeye yönelerek örgütün etkinliğini artırmak için insan davranışları ve ilişkilerine eğilmiştir. Bu açıdan neo-klasik teori, klasik teorinin kavramlarına yeni kavramlar eklemiş onları açık hale getirmiştir. Klasik teoride olduğu gibi neo klasik teoride de ekonomik rasyonellik anlayışı hakimdir. Ancak buna insan unsurunun tatmin olması eklenmektedir. Neo-klasik teoriye göre örgüt çeşitli ihtiyaçları olan bireylerden oluşur. Bu nedenle yöneticiler beşeri ve sosyal bir örgüt kurmak zorundadırlar.

34 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Yönetim Bilimi Neo-klasik terinin organizasyon konusuna en önemli katkıları; Organizasyon içinde insanın nasıl davrandığı, niçin öyle davrandığı, Örgütsel yapı ile davranış arasındaki ilişkilerin neler olduğunu ortaya çıkarmak ve insanın örgüt içinde en önemli varlık olduğu

35 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Neoklasik yaklaşım, klasik yaklaşımın yönetim olgusunu açıklamakta yetersiz kaldığını savunur. Bu doğrultudaki görüşler klasik yaklaşımı sınamak için girişilen bir takım büyük çaplı deneylerden sonra oluşmuştur li yıllarda ABD de Chicago kenti yakınlarında bulunan Hawthorne kasabasında faaliyet gösteren Western Elektrik şirketinde Hawthorne deneyleri olarak bilinen deneyler yapılmıştır. Bu deneyleri Elton Mayo, F.Roetlisberger ve Dickson yönetimindeki araştırmacılar grubu yürütmüştür.

36 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller (X Y Kuramı) - McGroger Organizasyonlarda verim ve üretim üzerinde, insan unsuru üzerinde yapılan araştırmalarda, çalışanların insani özelliklerinin yanında yöneticilerinde insanları algılama biçiminin de etkili olduğu ileri sürülmüştür. Dougles McGroger un X ve Y kuramı, 1957 de Organizasyonların Beşeri Yönü adlı kitabında yayınlanmıştır. Buna göre, yöneticilerin bir bölümü X kuramı adı altında belirtilen özelliklere, diğer bir bölümüde Y kuramı adı altında belirtilen özelliklere sahiptir. X kuramı, çalışanı pasif bir olarak gören oteriter klasik örgüt yöneticisini temsil ederken, Y kuramı insancıl bir yaklaşım ile Neo-Klasik yaklaşım yöneticisini temsil etmektedir.

37 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller (X Y Kuramı) - McGroger X Kuramının özelliklerini taşıyan yöneticilerin çalışanlara karşı şu dört temel varsayıma sahip olduğunu savunmaktadır. Normal bir insan doğuştan getirdiği özelliği ile çalışmayı sevmez ve fırsatını bulduğunda işten kaçar. İnsanların çoğu, çalışmayı sevmeme özelliklerinden dolayı, örgütsel amaçlara ulaşmada yeterli çaba göstermelerini sağlamak için çalışmaya zorlanmak, denetlenmek, yönlendirilmek ya da ceza ile korkutulmak durumundadırlar. Normal bir insan sorumluluk almaktan kaçar ve yönetilmeyi/emir almayı tercih eder. İnsanların çoğu çok az ihtiras sahibidirler; her şeyden önce iş güvenliğini/ garantisini tercih ederler.

38 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller (X Y Kuramı) - McGroger Y Kuramı ise yöneticilerin çalışanlara karşı, X kuramı varsayımlarının tersine, şu dört temel varsayıma sahip olduğunu savunmaktadır; Çalışanlar tatmin edildiğinde, işi/çalışmayı bir oyun kadar doğal kabul ederler. Çalışanlar kendilerini örgütün amaçlarına adadıklarında, işleriyle ilgili olarak kendi başlarına inisiyatif kullanırlar, kendilerini yönlendirip denetler. Normal bir insan, uygun koşullarda, sadece sorumluluk almayı değil, aynı zamanda sorumluluk aramayı da öğrenir. Normal bir insan yaratıcılığa değer verir; işleriyle ilgili en iyi kararı alabilme yeteneği kazanmaya, yaptığı işe yaratıcılığını katma fırsatı yakalamaya çalışır.

39 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller (X Y Kuramı) - McGroger X kuramı, çalışanı pasif bir olarak gören oteriter klasik örgüt yöneticisini temsil etmektedir. Bu tip yöneticiler, çalışanları, ayrıntılı iş tanımları, sıkı kontrol, çok az yetki devri, ayrıntılı olarak izlenecek katı kurallar ve ilkelerin benimsenmesi ve detaylı ceza uygulamaları ile yönetir. Y kuramı insancıl bir yaklaşım ile Neo-Klasik yaklaşım yöneticisini temsil etmektedir. Çalışanın sahip olduğu potansiyelin gerekli ortam yaratılarak geliştirilmesini esas alır. Astların kendisine danışmasını sağlayan bir yönetim tarzı ve davranışlar sergileyerek, sıkı kontrol yerine astlarını geliştirmeyi amaçlayarak çalışanları motive edecek şartları yaratmaya çalışır.

40 1.2.5 Yönetim Bilimi 2. Neoklasik Yönetim Teorisi: Geliştirilen Modeller (Z Kuramı) - Reddin Reddin, bir yöntemin daha etkili olacağını söylemek yerine, X ve Y kuramlarının birleşimi ile etkinlik boyutunu geliştirmeye çalışmış ve Z kuramı varsayımlarını ileri sürmüştür; İnsanı ne şeytan nede melek olarak göremeyiz. İnsan düşünme, karar verme ve azmetme yeteneklerine sahip bir varlıktır. İnsan doğuştan ne iyidir nede kötüdür. Koşullara göre her ikisini de yatkın olabilir. İnsan ne yaşamsal ihtiyaçlarla, nede üst düzey insancıl ihtiyaçlarla güdülenir. İnsanı güdüleyen içinde bulunduğu durumdur. Güdüleme ne dıştan zorlamayla, nede içten gönüllü olarak sağlanabilir. İnsan ancak mantık yoluyla güdülenebilir. İnsanı iyimser yada kötümser olarak değil tarafsız olarak değerlendirmek gerekir.

41 3. Modern Yönetim Teorisi: Yönetim Bilimi Klasik yönetim teorisi, teknik bir yaklaşımla, iş, etkinlik ve yapı üzerinde durmuş, insanı makine gibi değerlendirerek rasyonel ve kapalı sistem anlayışı ile belirli ilkeler dizisine göre bir yönetim önermiştir. Neo-Klasik yönetim teorisi ise, klasik sistemin göz ardı ettiği insan unsurunun özellikleri, davranışlar, güdüleme, yönetime-kararlara katılma ve iş doyumu gibi kavramlara önem vermiştir. Modern Yönetim teorisi ise her iki teorinin de incelemede yetersiz kaldığı örgütlerin biçimsel ve doğal yönlerini araştırarak, örgütü bütünsel bir bakış açısıyla ele alarak örgüt-çevre etkileşimi üzerinde durmuştur. Modern yönetim teorisi, Sistem Yaklaşımı ve Durumsallık Yaklaşımı olarak iki yaklaşımdan oluşmaktadır.

42 3. Modern Yönetim Teorisi: 1. Sistem Yaklaşımı Yönetim Bilimi Sistem yaklaşımı veya sistem analizi diye adlandırılan bu yaklaşım biyolog olan Ludwig Van Bertalanffy tarafından ortaya atılan ve modern yönetim teorisinin felsefe temelini oluşturduğunu kabul edilen Genel Sistem Teorisi ne dayandırılan bir modern yönetim tekniğidir. Bu yaklaşımın amacı, yönetim olayının ve birimlerinin birbirleri ile olan ilişkilerini ve bu ilişkilerin niteliğini incelemek, belirli bir birimdeki gelişmelerin diğer birimler üzerindeki etkilerini araştırmak; kısaca yönetim olaylarını başka olaylarla ve dış çevre şartları ile ilişkili olarak incelemektir. Yönetimde sistem yaklaşımını kullanmanın nedeni; gerek klasik gerek neoklasik yönetim teorilerinin benimsemiş oldukları organizasyonun çevreyle ilişkide bulunmayan kapalı sistem anlayışından ve klasik yaklaşımın katılığı ve kapalılığından kurtulmaktır.

43 3. Modern Yönetim Teorisi: 2. Durumsallık Yaklaşımı Yönetim Bilimi Durumsallık yaklaşımı 1970 li yıllardan sonra ortaya çıkmış olup, organizasyon konusunda ortaya atılmış son yaklaşımdır. Durumsallık yaklaşımına göre, değişik durumlar ve koşullara göre yönetimin teknik ve kavramları da değişmektedir. Bu nedenle her koşulda tek bir en iyi organizasyon yapısı yoktur. En iyi durumdan duruma değişecektir. Durumsallık yaklaşımının ana fikri, bir organizasyon yapı ve süreçlerini belirleyen unsurların, organizasyonda kullandığı teknoloji ile organizasyonun ilişkili olduğu çevresel unsurlar olduğudur.

44 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yönetimi Kavramı ve Gelişimi: Örgütlerde genel amaçlara ulaşmak için nasıl ki bir yönetim gerekli ise, bürolarda da sistemli bir yönetimin olması kaçınılmazdır. Genel yönetimin bir parçası olan büro yönetimi; örgütün bilgi ve iletişim sistemlerinin yönetimi olarak tanımlanabilir. Daha geniş bir tanımlama ile Büro Yönetimi; servisleri sağlayan, kayıtları tutan, gelen bilgileri analiz ve tasnif eden, haberleşmeyi düzenleyen ve örgütün çıkarlarını korumakla ilgili bilgileri sağlayan yönetim alanıdır.

45 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yönetimi Kavramı ve Gelişimi: Büro Yönetiminin Önem Kazanmasının Nedenleri: Hükümet düzenlemelerinin artışı Ekonomik gelişmeler Bilgisayar ve iletişim teknolojisindeki gelişmeler Bilginin önem kazanmasıyla artan bilgi gereksinimi

46 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yönetiminin Temel Fonksiyonları 1. Planlama: İşlerin seyrini olumlu etkileyecek kararlar alma, işlerin öncelik sırasını ve yapılma zamanını ayarlamak. 2. Örgütleme: İnsan kaynakları, fiziksel etmenler ve bunların işlevlerini uyumlu bir şekilde bir araya getirmek. 3. Yöneltme: Çalışanların örgüte bağlılığını sağlayarak, istekli iş yapma, sorumluluk alma ve verimli olma gibi psikolojik şartları geliştirmek. 4. Kontrol: Örgütsel hedeflere ulaşma derecelerini saptama ve birimin amaçlanan verimlilik düzeyini korumak adına, gerekli önlemleri alma.

47 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri Planlama Aşamasındaki Görevler 1. Kendi birimi için hedefler belirleme, 2. İşi anlama ve yapılmasını bilme, 3. Örgütün politikalarını bilme ve çalışanlara yorumlama, 4. Yeni gelişmelere ayak uydurma, 5. İzlenen metotları geliştirme.

48 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri Örgütleme Aşamasındaki Görevler 1. İşleri başkalarına havale etme 2. İşbölümü yapma 3. Birim üyeleri arasında uygun otorite ilişkisi kurma 4. Aynı birimlere benzer işler yerleştirme, dağıtma 5. İş çalışan ilişkisini uyumlu tutma

49 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri Yöneltme Çalışmaları Aşamasındaki Görevler 1. Çalışanları geliştirmek, değerlendirmek ve disipline etme 2. Takım çalışmasını ve çalışanlar arasındaki uyumu sağlama 3. Çalışanları değişikliklerden haberdar ederek yönlendirme 4. Çalışanlardaki moral ve motivasyonu yüksek tutma.

50 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yöneticisinin Fonksiyonlardaki Görevleri Kontrol Aşamasındaki Görevler 1. Belirlenen uygulama ve prosedürleri takip etme 2. İş için, kurulu standartlardan yararlanma, kullanma 3. Maliyet açısından iş çıkışını geliştirme, genişletme 4. İşin nitelik, nicelik ve doğruluğunu kontrol etme 5. Yoğun iş yükünü hafifletmek, aza indirmek.

51 1.2.6 Büro Yönetimi Büro Yöneticisi: Sahip Olması Gereken Temel Bilgiler: Teknik bilgi Sorumluluk bilgisi Sahip Olması Gereken Temel Beceriler: Öğretme yeteneği Metot geliştirme yeteneği İnsan ilişkileri becerisi İletişim (Haberleşme) becerisi Analitik beceri Karar verme becerisi

52 T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ 3. BÖLÜM FONKSİYONLARI AÇISINDAN BÜRO YÖNETİMİ SÜRECİ

53 3 Büro Yönetimi Süreci Ortak amaçların etkili ve verimli bir şekilde bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için iş birliği yapmış insan gurubunun faaliyetlerinin planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordinasyonu ve kontrolü ile ilgili tüm çabalar yönetimi oluşturmaktadır.

54 3 Büro Yönetimi Süreci

55 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planlama; kaynakların verimli bir şekilde kullanılabilmesini ve örgütün amaçlarına ulaşabilmesini sağlayacak araç ve olanakların seçimi için bir geleceğe dönük bir karar verme sürecidir. Plan; bu sürecin sonunda alınan kararlar ve belirlenen yollar planı oluşturur. Planlama bir süreçtir, plan ise verilen karardır. Planlama ile yönetim sürecindeki 5N1K sorularının cevapları verilir.

56 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planlamanın Özellikleri Planlama, bir seçim ve tercih sürecidir. Planlama, kapsamlı bir karar sürecidir. Planlama, geleceğe dönük bir süreçtir. Plan, esnek ve dinamiktir.

57 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planlama Süreci: Başarılı bir plan, belirli bir sistemi takip etmelidir. Sistemi etkileyen dış çevre ve iç çevre etmenleri vardır. Görev; Planlama süreci bir görev cümlesiyle başlar. Amaçlar; Görevin gerçekleşmesi için istenen sonuçları içerir. Planlar; İstenen sonuçların nasıl elde edileceğini söyler. Standartlar; Planların gerçekleşebilmesini sağlayan araçlardır. Politikalar; Karar vermeye yön veren rehberlerdir. Usul ve Kurallar; Planların uygulanmasını sağlayan yönergelerdir.

58 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Etkili Planlamayı Engelleyen Etmenler Zamanın Genişliği; Planın kapsadığı süre genişledikçe, planın kesinliği de azalır. Yönetsel Sorunlar; Planlama sırasında yaşanan yönetsel sorunlar planlamayı olumsuz etkiler. Planlama Masrafları; Planlama için yapılan masraflar, örgüt bütçesinin üstünde ise planlama başarısızlıkla sonuçlanacaktır. İnsan Etmeninin Doğurduğu Sorunlar; Planlamayı yapan insanların akılcı davranmamaları yada psikolojik sorunlar yaşamaları planlamanın olumsuz etkilenmesine yol açacaktır.

59 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planların Türleri

60 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planlamanın Avantajları: Faaliyetlerin amaca dönük olmasını sağlar. Geleceği tahminde uzmanlaşma sağlar. Belirsizlikleri azaltır. Yöneticinin dikkatini geleceğe yöneltir. Kaynakların daha etkin kullanımını sağlar. Uygulama ölçütlerinin gelişmesini sağlar. Yenilik yapmayı sağlar. Ortak bir hedefe yönelmeyi sağlar.

61 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. PLANLAMA: Planlamanın Dezavantajları: Önemli zaman ve enerji harcamalarına neden olur. Eksik yada dilek temenniden ibaret olabilir. Yöneticinin içinde bulunduğu durumu kaçırmasına sebep olabilir. Uzun süreli planlarda doğruluk derecesi azalır. Uygulama durumundaki bireylerin otomatikleştirerek girişimi köreltir.

62 3.1 Yönetim Fonksiyonları 2. ÖRGÜTLEME: Örgütleme; Örgütlenme, planda belirlenen amaçlara ve bunlara ulaşmak üzere belirlenen yollara göre uygun bir örgüt yapısı kurmayı ifade eder. Örgütleme, bir işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için gerekli işlerin tanımlanması ve gruplandırılması, işleri yerine getirecek kişilerin yetki ve sorumluluk ilişkilerinin belirlenmesi, verimli bir faaliyet ortamı yaratılabilmesi için gerekli fiziksel ortamın hazırlanmasıdır.

63 3.1 Yönetim Fonksiyonları Örgütleme Süreci 1. İşlerin ve faaliyetlerin örgütlenmesi, 2. İnsangücünün örgütlenmesi, 3. Yer, araç ve yöntemlerin belirlenmesi,

64 2. ÖRGÜTLEME: 3.1 Yönetim Fonksiyonları 1. İşlerin ve Faaliyetlerin Örgütlenmesi: Bölümlendirme: (Departmantasyon) İş bölümü ve eşgüdümü sağlayabilmek için işlerin ve faaliyetlerin yönetilebilecek büyüklükte birimler içinde gruplandırılmasıdır. Bölümlendirme Türleri 1. İşlevlere göre bölümlendirme 2. Üretime göre bölümlendirme 3. Bölge temeline göre bölümlendirme 4. Müşterilere göre bölümlendirme 5. Karma bölümlendirme

65 2. ÖRGÜTLEME: 3.1 Yönetim Fonksiyonları 2. İşgücünün (İnsangücü) Örgütlenmesi: Yapılacak işler ve bu işlerin hangi sisteme göre bölümlendirilip düzenleneceğine karar verildikten sonra, bu işlerin kimle tarafından yapılacağının belirlendiği süreçtir. İşgücü Örgütleme Süreci 1. İnsan Gücü Planlaması (İnsan Kaynakları Yönetimi) 2. Personel Bulma 3. Personel Seçme 4. Yetki ve Sorumluluk İlişkilerinin Kurulması 5. İşe Alıştırma (Oryantasyon) 6. Personelin Eğitilmesi ve Yetiştirilmesi

66 3.1 Yönetim Fonksiyonları 2. ÖRGÜTLEME: 3. Yer, Araç ve Yöntemlerin Belirlenmesi: İşlerin bölümlendirilmesi, işlerde çalışacak personelin belirlenmesinden sonra, örgütleme sürecinin son aşaması ise, işlerin yapılmasında ve personelin çalıştırılmasında kullanılacak yer, araç ve yöntemlerin tespit edilmesidir.

67 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Yöneltme; bir örgütteki kişilerin o örgütün amaçları doğrultusunda çalışmalarını sağlamak için yönlendirilmesi ve güdülenmesi (motivasyonun sağlanması) sürecidir. Motivasyon, örgütün ve çalışanların ihtiyaçlarını tatminle sonuçlanacak bir iş ortamı oluşturarak bireyin harekete geçmesi için etkilenmesi ve isteklendirilmesidir. (Güdülenme) Motivasyonu sağlanmış çalışanların verimlilikleri ve örgüte bağlılıkları artarken aynı zamanda örgütün müşteri memnuniyeti ve kar oranlarında doğru orantılı olarak artmaktadır.

68 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Güdülenmenin Nedeni Olan Çalışan İhtiyaçları; 1. Fizyolojik ihtiyaçlar; Çalışanların yaptıkları iş karşılığında ücret, ek ödeme ve iyi çalışma koşulları vb ihtiyaçlarının karşılanmasıdır. 2. Güvenlik İhtiyaçları; Fizyolojik ihtiyaçları karşılanmış çalışanların aynı zamanda kendi ve yakınlarının güvenliği için sigorta, emeklilik, iş güvencesi, sağlıklı ve güvenli iş koşulları gibi, ihtiyaçlarının karşılanmasıdır. 3. Sosyal İhtiyaçlar; Yaşamsal ihtiyaçları sağlanmış, güvenlik kaygısı olamayan çalışanların örgüt içindeki arkadaşlık, sevilme, önemsenme, eğlenme gibi ihtiyaçlarının piknik, toplantı ve eğlence gibi örgütün sosyal faaliyetleri ile karşılanmasıdır.

69 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Güdülenmenin Nedeni Olan Çalışan İhtiyaçları; 4. Saygınlık İhtiyaçları; Çalışanların başarılı olma, statü ve prestij kazanma, beğenilme gibi ihtiyaçlarının örgüt içinde başarının karşılığında takdir edilme, terfi, statü olanaklarına ulaşma ve itibar verilme şeklinde karşılanmasıdır. 5. Kendini Gerçekleştirme İhtiyaçları; Çalışanların üstün yada yetenekli olduğu alanlarda kendini gösterme, yaratıcılıklarını kullanma ve yükselme olanakları ile kişisel tatmine yönelik ihtiyaçlarının karşılanmasıdır.

70 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri Yönetim Tarzı; Örgütte uygulanan yönetim biçimi, çalışanların işten doyumunu ve örgütsel amaçlara planlanan düzeyde ulaşılmasını etkiler. Uyum Süreci; Çalışanın işe uyumunun sağlanması, işin gerektirdiği nitelikler ile çalışan yeteneklerinin uygun olması kişisel tatmini ve motivasyonu etkiler. Fiziksel Ortam; Çalışanın içinde bulunduğu çalışma ortamı ve fiziksel şartlar (Soğuk, sıcak, rutubet, gürültü, aydınlatma) çalışanların fizyolojik ve psikolojik yapıları üzerinde doğrudan etkilidir.

71 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri Para; Çalışanın bireysel ihtiyaçlarını karşılayabilmesi için kazandığı para ve gelir düzeyi, işe yönelik önemli motive etmenlerinden biridir. Yükselme; Çalışanın başarısı ve tecrübesinin karşılığı olarak daha yüksek yetki ve sorumluluklara ulaşma arzusu bunun örgüt tarafından sağlanması motivasyonu olumlu yönde etkiler. İş Yükü; Çalışana yapabileceğinden fazla iş yükü vermek, kendine uygun olmayan sorumluluklar vermek yada yapabileceğinden daha az iş vermek çalışan motivasyonunu olumsuz etkiler.

72 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri Monotonluk; İşin sürekli tekrarlanarak ve aynı düzeyde yapılması sonucu çalışanda bıkkınlık ve yorgunluk hali, motivasyonun düşmesine neden olur. Rol Yapısı; Çalışanın örgüt içindeki rolünün karmaşık ve net olmaması, görevlerin gereklerindeki çelişkiler, yetki karmaşaları olumsuz morale ve strese sebep olarak kişinin mesleki rolündeki etkinliğini zayıflatır. Katılım; Çalışanın kendisi yada örgütle ilgili kararlara katılımının sağlanması, bireysel kimliğinin önemsenmesi ve tanınması işe bağlılığı artırırken, motivasyonu da olumlu yönde etkiler.

73 3.1 Yönetim Fonksiyonları 3. YÖNELTME: Büro Ortamındaki Motivasyon Etmenleri İnsan İlişkileri; Çalışma ortamındaki iyi insan ilişkileri, arkadaşlık ortamı, astların ve çalışanların yöneticilerden aldığı olumlu destek, moral ve motivasyonu artırır. Endüstrileşme ve Otomasyon; Çalışma yöntemlerini geliştirecek nitelikte ve işleri kolaylaştıracak şekilde endüstriyel gelişimden faydalanma ve büro ortamındaki verimliliği artıracak otomasyon sistemlerini kullanma, çalışan motivasyonunu artırıcı etki yapmaktadır.

74 3.1 Yönetim Fonksiyonları 4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON) Koordinasyon; örgütün bütünlüğünü sağlamak, çalışmaları kolaylaştırmak ve başarıya ulaşmak için tüm faaliyetlerin birbirleri ile uyumlu hale getirilerek, gerekli iş birliği ve düzenin sağlanmasıdır. Koordinasyonun Fonksiyonları Örgütlerde etkin bir koordinasyonun sağlanmasında üzerinde durulması gerekli noktalar, ortak amaç, işbirliği ve dayanışma ile senkronizasyon olarak sınıflandırılabilir;

75 3.1 Yönetim Fonksiyonları 4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON) Koordinasyonun Fonksiyonları a) Ortak Amaçlar; Etkili bir koordinasyonun için öncelikle örgütün amaçlarının açık ve anlaşılır hale getirilerek çalışanlara benimsetilmesi ve tüm çalışanların bu amaçlar ve ortak çıkarlar etrafında toplanması sağlanmalıdır. b) İşbirliği ve Dayanışma; Ortak amaçları benimseyen tüm çalışanların bu amaçlara ulaşabilmek için ortak hareket etme, işbirliği ve dayanışma gerekliliğine yönlendirilmelidir. c) Senkronizasyon; Ortak amaçlar etrafında toplanan ve işbirliği içindeki çalışanların birbirini takip eden yada aynı zamanda yapılması gereken işlerde senkronizasyonun ve ahengin sağlanarak, faaliyetler arasındaki bütünlük oluşturulmalıdır.

76 3.1 Yönetim Fonksiyonları 4. EŞGÜDÜMLEME: (KOORDİNASYON) Koordinasyon Çeşitleri 1. Dikey Koordinasyon; Örgütün farklı kademeleri arasında dikey olarak yapılan koordinasyon türüdür. 2. Yatay Koordinasyon; Aynı örgütsel düzeydeki yada kademedeki bölümler arasında yapılan koordinasyon türüdür. 3. Çapraz Koordinasyon; Yapısı projelere dayananın büyük örgüt yapılarındaki koordinasyon türüdür. Koordinasyonun sağlanmasında örgütsel yapıdaki komuta zincirinin yerini projeler için kullanılan özel birimler alır.

77 3.1 Yönetim Fonksiyonları 5. DENETLEME: (KONTROL) Kontrol; örgüt faaliyetlerinin kabul edilen planlardaki olması gerekenler ile uygulama sonrasındaki olanların karşılaştırılarak aradaki farklılıkların belirlenmesi ve düzeltici tedbirlerin alınmasıdır.

78 3.1 Yönetim Fonksiyonları 5. DENETLEME: (KONTROL) Kontrol Sürecinin Aşamaları 1. Standartların Belirlenmesi; Gerçekleşen sonuçların ölçülebilmesi için kriterlerin uygulama öncesinde belirlenmesidir. 2. Fiili Durumun Ölçülmesi; Standartlarda belirlenen kriterlerle karşılaştırma yapabilmek için uygulama sonrası durumun saptanmasıdır. 3. Standart ile Fiili Durumun Karşılaştırılması; Belirlenen standartlar ile fiili durum arasındaki farklıkların saptanması için karşılaştırma yapılmasıdır. 4. Düzeltme Kararı Verme; Yapılan karşılaştırma ve kontrollerden sonra fiili sonuç ile standartlar arasında negatif farklılıklar var ise, bu farklılıkları ortadan kaldıracak tedbirlerin alınması ve kararların verilmesidir.

79 3.1 Yönetim Fonksiyonları 5. DENETLEME: (KONTROL) Örgütlerde Kullanılan Kontrol Türleri a) Ön Kontroller; Örgütsel amaçların etkili bir şekilde gerçekleştirilmesi için kaynakların örgüte girişi sırasında yada işe başlama öncesinde yapılan kontrol türüdür. b) Süreç Sırası Kontrol; Hizmetin yada malın elde edilmesi yada işin yapılması sırasında yapılan kontrol türüdür. c) Son Kontroller; Uygulama sonrasında elde edilen ürün veya hizmetin belirlenen standartlara uygunluğunun karşılaştırılması yada yapılan iş sonrasında hedeflere ne derece ulaşıldığının belirlenmesi ile yapılan kontrol türüdür.

80 T.C. MEHMET AKİF ERSOY ÜNİVERSİTESİ 5. BÖLÜM BÜROLARIN ERGONOMİK TASARIMI

81 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ: Ergonomi; Yunanca Ergo (iş) + Namos (bilim) ( İş Bilimi ) İş yerinde yada büroda verimliliğin ve üretimin en üst düzeyde olabilmesi amacıyla insan - makine - çevre uyumunu sağlamak ve fiziksel, psikolojik ve sosyolojik şartları iyileştirmek için alınan tedbirler bütünüdür. Ergonomi ile ilgili ilk ciddi çalışmalar Amerika da 1890 larda İş Düzeni anlayışı ile FW.Taylor tarafından yapılmıştır yılında ise İngiltere de Ergonomi Araştırma Konseyi kurularak, bu alandaki çalışmalar ilk kez bu konsey tarafından Ergonomi adı altında birleştirilmiştir.

82 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ: Bilgi ve hizmet üretimi yapan insan ve makine sistemlerinin bir araya geldiği büro ve büro yönetimi açısından ergonomi oldukça önemlidir. Çünkü büronun en temel kaynağı olan insanın çalışma koşullarının iyileştirilmesi ve verimin en üst düzeye çıkarılması büro yöneticisinin en temel görevlerinden biridir. Ergonominin Ölçütleri 1. İnsancıllık ve Ekonomiklik 2. Sağlığın Korunması 3. İşin Sosyal Uygunluğu 4. Teknik Ekonomiklik

83 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 1. ERGONOMİ BİLİMİ VE GELİŞİMİ: Ergonominin Alanları 1. İnsan Özellikleri; Duyusal, fiziksel, ussal özellikler ile kapasite sınırları 2. Çalışma Koşulları; Duruş ve hareketler, yorgunluk, gerilim, monotonluk, iş güvenliği, kazalar, motivasyon, vardiya çalışması, çalışma süreleri, otorite, yetki, sorumluluk, grup davranışı, ücret yapısı. 3. İnsan Makine İlişkisi; Gösterge kontrol düzeni, boyut sorunları, mekanik sorunlar. 4. Çevresel koşullar; Aydınlatma, gürültü, titreşim, sıcaklık, nem, hava akımı, toksin maddeler, buharlar, gazlar, radyasyon, düzen ve temizlik, renk ve manzara.

84 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 2. İNSAN VE ERGONOMİ: Ergonominin Değerlendirme Ölçütleri 1. Yapılabilirlik; Antropometrik, psiko-fiziksel sorun 2. Dayanabilirlik; Çalışma fizyolojisi ve çalışma hekimliği sorunu 3. Beklenebilirlik; Dayanabilirlik sınırları içinde gruplar tarafından kabulü 4. Hoşnutluk; Bireysel ve sosyal psikoloji Ergonominin başlangıç noktası, insan hayatındaki, eşya, araç, gereç ve çevrenin tasarımında çeşitli ölçü ve yeteneklerin dikkate alınmasıdır. Ergonomide temel yaklaşım, insanların anatomik, fizyolojik ve psikolojik özelliklerine ilişkin veri ve bilgilerin, çeşitli araç gereç ve fiziki çevre tasarımında, kişilerin konforunu, sağlığını ve üretkenliğini artıracak şekilde kullanılmasıdır.

85 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. BÜROLARIN ERGONOMİK TASARIMI: Büro ortamında çalışanların verimliği ve motivasyonu için, büronun insan kolaylık, konfor ve güvenlik sağlayacak şekilde düzenlenmesi ve örgütlenmesi çok önemlidir. 1. Büro Binasının ve Yerinin Seçilmesi Banka ve resmi daireler açısından merkezi bir yer Seçilen adresin, itibar ve prestij açısından önemi Örgütün yapısı, büyüklüğü ve diğer örgütlerle ve halkla ilişki durumu Personel sayısı, ulaşım durumu Kat ve bina yerleşim durumu, ışık şartı

86 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 2. Bina İçi Yerleşim Planlaması ve Düzenlemesi Büro alanı olarak planlanması ve düzenlenmesi gereken bölümler: Üst düzey büro, (Yönetim) Genel ve özel bürolar Toplantı odası Konferans salonu Resepsiyon (Danışma Alanı) Dosyalama ve Arşivleme Alanı Çalışan Kafeteryası ve Yönetici Dinlenme odası Bilgi İşlem odası Programlama odası

87 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 2. Bina İçi Yerleşim Planlaması ve Düzenlemesi Planlama İlkeleri: Benzer büroların yakınlığı İletişim, danışma ve resepsiyon alanlarının girişte olması Fotokopi, posta ve genel hizmet birimlerinin merkeziliği Konferans, seminer ve toplantı salonlarının sessiz katlarda olması Ağır donanım ve malzemelerin zeminde yer alması Gizlilik dışında, açık büro tercihi Tuvalet, giyinme odları gibi alanların yakın ve hızlı ulaşılabilir olması Özel ışıklandırma gereken alanların üst katlarda yer alması

88 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri 1. Açık (Şeffaf) Büro; Duvarlar ve koridorlar olmaksızın, aynı geniş alanda, büroların paravan bölmelerle ayrıldığı şeffaf yerleşim şeklidir. Açık Bürolarda Yerleşme: 1. Simetrik Düzen Arka arkaya masalar sıralanır Masa kümeleri açılar oluşturacak şekilde yerleştirilir 2. Asimetrik Düzen (Fonksiyona Göre Gruplama)

89 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri 1. Açık (Şeffaf) Büro; Simetrik Düzen Asimetrik Düzen

90 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri Açık Bürolarda Yerleşme Standart Ölçüleri: Kişi Başına: 10 m 2 Yöneticiler İçin: 20 m 2 Yönetici Yardımcıları İçin: 18 m Kişilik Toplantı Salonu: 55 m 2 Kabul Salonu: 55 m 2 Masalar Arası Mesafe: 0.80 cm (En az) Geçitler: 100 cm (En az)

91 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri Açık Büronun Avantajları: Daha fazla kontrol sağlanır Yerden tasarruf sağlar Fazla hareket özgürlüğü sunar Haberleşme daha kolaydır Yerleşim ve değişimde esneklik vardır Doküman ve iş akışı kolaydır Maliyetleri düşüktür Araç gereci ortaklaşa kullanım kolaylığı sağlar

92 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri Açık Büronun Dezavantajları: Şahsi olamayan atmosfer Genel gürültü seviyesi ve dikkat dağınıklığı Statüler açıkça belli değildir Bulaşıcı hastalık vb sıkıntılar

93 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri 2. Özel (Kapalı) Büro; 1-4 kişinin kullandığı, duvar ve kapılar ile birbirinden ayrılmış özel, kapalı bürolardır. Yönetim kademesi yada gizlilik arz eden konular için genelde kapalı bürolar tercih edilir. Özel büro alanları çalışanlar, müşteriler ve ziyaretçiler için prestij ve otorite alanları olarak görülmektedir.

94 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 3. Bina İçi Yerleşim Şekilleri 3. Panoramik (Manzaramsı) Büro; İlk olarak Almanya da kullanılan, açık bürolarda alanların bölme yerine, doğal manzara yada çiçek saksıları ile ayrıldığı büro türüdür.

95 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 4. Bürolarda Yerleşme İlkeleri Bürolarda yapılacak iyi bir yerleşmenin amacı; alan, enerji (insan gücü), zaman, ulaştırma, vedepolamadan ekonomi sağlamaktır. İş akışı Denetim Çalışma Alanı Çalışanların ve Araç-Gerecin Yakınlığı Geçitler Gürültülü makineler Doğal Işık Aydınlatma Görünüm ve Güvenlik

96 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi Çalışanların verimini ve motivasyonunu artırmak için insanın fiziksel ve ruhsal sağlığına olumlu etki eden tüm tedbirlerin alınması oldukça önemlidir. 1. Aydınlatma Yetersiz ve uygun olmayan aydınlatma verimi düşürüp, sağlık problemlerine neden olmaktadır. Aydınlatmada öncelik, masrafsız ve sağlıklı olan doğal aydınlatmadan yararlanmaktır. Çalışma masaları, kuzeye bakan pencerelerde pencereye paralel, diğer yönlerde ise pencereye dikey yelleştirilmelidir.

97 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 1. Aydınlatma Gün ışığından tüm büroya eşit dağılımı için çatıdan aydınlatma yapılmalıdır. Yetersiz gün ışığını desteklemek için yapay aydınlatmalar kullanılmalıdır. Yapay ışık rengi olarak en uygun beyaz ışıktır ve sol arkadan çalışma alanına gölge yapmadan gelen ışık sağlıklıdır. İç aydınlatma için duvar ve eşyalarda, ışığı yansıtan ama gözü kamaştırmayan yansıtıcı özelliği olan açık renkler tercih edilmelidir.

98 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 2. Atmosferik Koşullar (Havalandırma, Isıtma, Nem) Büro ortamında beynin ihtiyacı olan taze ve oksijenli hava akışını sağlayacak bir havalandırma sistemi kurulmalıdır. Büro ortamındaki sıcaklık değeri ise oda sıcaklığı (20-23 derece) şeklinde ayarlanmalıdır. Aşırı sıcak, yada soğuk ortam, performansı çok etkiler. Havadaki nem oranı fizyolojiyi değiştirmektedir. Çok nemli ortam çalışanı ağırlaştırırken, çok kuru ortamda sinirlendirmektedir. Bu yüzden büro ortamındaki nem değeri %40 - %60 arası olmalıdır.

99 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 3. Gürültü İstenmeyen ses olarak tanımlanan gürültü; standart düzeylerin altında yada üstünde olduğunda strese, dikkat dağınıklığına ve performans kaybına neden olmaktadır. Sağlıklı bir çalışma ortamında ses şiddeti seviyesi 90 Desibeli geçmemelidir. Gereksiz ses ve gürültüyü önlemek için büro ortamında, dış ses ve iç ses yalıtımı sağlanmalı, ses emici eşyalardan ve zeminlerden faydalanılmalıdır.

100 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 4. Masa ve Sandalyeler Büro ortamında çalışma zamanının büyük kısmının geçirildiği masa ve sandalye, insan sağlığı açısından antropometrik değerlere uygun olması gerekmektedir. Masa Yüksekliği: cm Ekrana Bakış Mesafesi: cm Masa Kalınlığı: 2.5 cm Göz Ekran İlişkisi: Ekranın tepe noktası göz hizasında olmalıdır. Bakış Açısı: derece Sandalye Oturma Genişliği: 51 cm (En az) Diz Masa Mesafesi: 38.1 cm (En az)

101 Masa ve Sandalyeler 3 Büroların Ergonomik Tasarımı

102 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 5. Emniyet ve Güvenli Ortam Büro ortamında çalışan ve iş sağlığını tehlikeye sokabilecek her türlü etki için ve özellikle yangın, deprem gibi doğal afetlerin tedbirleri alınmış olmalıdır. 6. Büro Makineleri, Mobilyaları ve Diğer Donanımlar Büro ortamında işleri hızlandıran ve kolaylaştıran teknolojik büro makinelerinin temini, modern ve estetik mobilyaların yer alması ve konforu artıran diğer donanımların düşünülmesi, çalışan motivasyonu ve verimi açısından etkilidir.

103 3 Büroların Ergonomik Tasarımı 5. Büro Ortamının Fiziksel Şartlarının Düzenlenmesi 7. Bürolarda Estetik ve Dekorasyon Renkler Estetik Müzik Temizlik

104 3 Büroların Ergonomik Tasarımı Ergonomik Olmayan Çalışma Ortamında Çalışan Problemleri Kendini yorgun hissetme Mide şikâyetleri Uykusuzluk Çabuk öfkelenme İş tatminsizliği İçe kapanıklık İşe gitmeme isteği

105 3 Büroların Ergonomik Tasarımı Bürolarda Estetik ve Dekorasyon

106 3 Büroların Ergonomik Tasarımı Bürolarda Estetik ve Dekorasyon

107 3 Büroların Ergonomik Tasarımı Bürolarda Estetik ve Dekorasyon

108 3 Büroların Ergonomik Tasarımı Bürolarda Estetik ve Dekorasyon