İç Kontrol Eylem Planı

Transkript

1 İç Kontrol Eylem Planı Geliştirme Müdürlüğü

2 ÇANKAYA BELEDİYESİ STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ Ziyagökalp Cad. Emek Hizmet Binası Kat:8 No:11 Çankaya - ANKARA Tel: / 1901 Faks: Tasarım - Baskı - Cilt: Ofis Form Ofset Matbaacılık Ltd. Şti. Libya Cad. No:17/1 Kolej - ANKARA Tel: Faks:

3 İçindekiler A. İÇ KONTROL SİSTEMİNİNİN GENEL ESASLARI Amaç Kapsam Dayanak İç Kontrolün Temel İlkeleri İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri İç Kontrol Sisteminde Yetki ve Sorumluluklar a. İç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye Başkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar...10 b. İç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar...11 c. İç Kontrol Sisteminde Geliştirme Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar...12 d. İç Kontrol Sisteminde Mali Hizmetler Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar;...12 e. İç Kontrol Sisteminde İç Denetim Birimine Verilen Görev ve Sorumluluklar; İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol B. BELEDİYEMİZ İÇ KONTROL SİSTEMİ C. ÇANKAYA BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI

4 ÇANKAYA BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI A. İÇ KONTROL SİSTEMİNİNİN GENEL ESASLARI 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. Kanun un İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. 1- Amaç: 5018 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamak olarak belirlenmiştir. 2-Kapsam: İç Kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. 4

5 3-Dayanak: İç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, Diğer mevzuat. 4- İç Kontrolün Temel İlkeleri: İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6 ncı maddesinde İç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. 5

6 5-İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri: Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. Kamu İç Kontrol Standartları özetle şu şekildedir: Kontrol Ortamı Standartları: Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı, Yetki devri, olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır. Risk Değerlendirme Standartları: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. 6

7 Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama ve Programlama, Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır. Kontrol Faaliyetleri Standartları: Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. Kontrol Faaliyetleri bileşeni; Kontrol leri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, Hiyerarşik Kontroller, Görevler Ayrılığı, Faaliyetlerin liği, Bilgi Sistemleri Kontrolleri olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. Bilgi ve İletişim Standartları: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. 7

8 Bilgi ve İletişim bileşeni; Bilgi ve İletişim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. İzleme Standartları: İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi, İç Denetim olmak üzere 2 standart altında 7 genel şarttan oluşmaktadır. 8

9 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol leri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt Dosyalama Sistemleri Yetki Devri Hiyeraşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin liği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 9

10 6-İç Kontrol Sisteminde Yetki ve Sorumluluklar: İç kontrol sistemine ilişkin olarak Belediyemizde dört aktörün görev, yetki ve sorumluluklarından bahsedilebilir. Üst Yönetici (Belediye Başkanı) Harcama Birimleri Geliştirme Müdürlüğü/ Mali Hizmetler Müdürlüğü İç Denetim Birimi Üst Yöneticiler, mali yönetim ve iç kontrol sisteminin; o Kurulması o İşleyişi o Gözetilmesi o İzlenmesi konusunda sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, strateji geliştirme / mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler. a-iç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye Başkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Birimlerin iş ve işlemlerini yerine getirirken mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacaklardır. 10

11 Başkan iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanını her yıl düzenler ve İdare Faaliyet Raporuna eklerler. Merkezi uyumlaştırma birimi tarafından belirlenen iç kontrol standartlarının idarede uygulanmasını sağlar, İç kontrol ve ön mali kontrol konusundaki düzenlemelerin idarenin personelince öğrenilmesi ve bunlara uyulmasını sağlar, Üst yönetimin konuya gereken önemi vermesi ve tüm yöneticilerin iç kontrol konusunda olumlu bir bakış açısına sahip olmasını sağlar. b- İç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Harcama yetkilileri görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrolün işleyişinden sorumludur. Harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, iş ve işlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanını her yıl düzenler ve Birim Faaliyet Raporlarına eklerler. Ayrıca Harcama Yetkilileri; İç Kontrol Sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlıklı olması amacıyla bağlı oldukları birimlerde, 1. İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlamalı, 2. Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmeli, 3. Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmeli, 11

12 4. Kontrol prosedürleri belirlenmeli, 5. Uygun bir iletişim ağı oluşturulmalı, 6. Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılmalı, 7. Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulmalı, 8. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde risk değerlendirmesi esas alınmalı, kontrol, gerektiği yerde ve risk durumuna göre yapılmalı, 9. Kontrol faaliyetlerinin planlı bir şekilde yürütülmesini sağlamalıdırlar. c- Geliştirme Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar; Geliştirme Müdürlüğü iç kontrol sisteminin, kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve İç kontrol sistemine ilişkin yürütülen çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamakla sorumludur. d-mali Hizmetler Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar; Mali Hizmetler Müdürlüğü, Ön Mali Kontrol hizmetlerini yürütmekten sorumludur. Muhasebe Yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından sorumludur. e-iç Denetim Birimine Verilen Görev ve Sorumluluklar; İç Denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden, sistemin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime, bilgi sağlamak, değerlendirme yapmak ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar. 12

13 7-İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol: İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur. İç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmalarının, üst yöneticinin (Belediye Başkanının) gözetiminde, Geliştirme Müdürlüğü teknik desteği ve koordinatörlüğünde, Harcama Birimlerinin bizzat katılımıyla ve uygulamasıyla, İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle yürütülmesi gerekmektedir. B. BELEDİYEMİZ İÇ KONTROL SİSTEMİ Maliye Bakanlığınca yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Belediyemizde çalışmalar başlatılmış ve bu kapsamda katılımcı yöntemlerle hazırlanan Çankaya Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı tarih ve 47 sayılı Başkanlık Olur ile yürürlüğe girmiştir. İç kontrol sisteminin yerleşebilmesi, planda öngörülen eylemlerin uygulanabilir olmasına bağlıdır. Bu nedenle Eylem Planı, uygulanabilirliği artırmak için Belediyemizin üst düzey temsilcilerinin katılımı ile hazırlanmıştır. Belediyemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında, Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum için gerekli görülen eylemler ve sorumlu birimler belirlenmiş olup, öngörülen eylemler gerçekleştirilmeleri için bir takvime bağlanmıştır tarih ve 114 sayılı Başkanlık Genelgesi ile birimlerden nda öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları istenmiştir. Etkili ve yeterli bir iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla yerine getirilmesi gerekli görülmüş eylemlerin büyük bir kısmı yerine getirilmiştir. nda öngörülen faaliyetlerin sonuçları Geliştirme Müdürlüğümüz tarafından izlenmiş ve değerlendirme raporu üst yöneticiye sunulmuştur. Eylem planı dönemini kapsayacak şekilde yenilenerek Çankaya Belediyesi ( ) hazırlanmıştır. 13

14 İç kontrol, yönetimin ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesine, yöneticinin kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha güvenle almasına, yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine ve yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır. Çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar. İç kontrolün öngörülen faydaları sağlayabilmesi, kurumun üst yöneticisi ile yöneticilerinin iç kontrol sisteminin kurulmasına yeterli önemi vermelerine, iç kontrol sistemini düzenli olarak gözden geçirmelerine ve güncellemelerine bağlıdır. Bu plan üst yönetici ve yöneticiler için iç kontrol sisteminin Belediyemizde yerleştirilmesine yönelik gerekli mekanizmaları oluşturmayı amaçlamaktadır. Eylem planında sırasıyla Bileşen, Standart ve Genel Şart başlıkları yer aldıktan sonra Mevcut Durum başlığı altında o genel şarta ilişkin daha önceki eylem planında gerçekleştirilen eylemler ve Belediyemizin şu anki durumuna ilişkin değerlendirmeler yer almaktadır. Daha sonra gelen Öngörülen Eylemler başlığı altında eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedeni açıklanmakta, öngörülen bir eylem var ise Eylem Numarasına göre sıralanan tablolarla gösterilmekte ve bu tablolarda Eylem Kod No, Eylem, Sorumlu Birim/ Çalışma Grubu Üyeleri, İşbirliği Yapılacak Birim, Çıktı/Sonuç ve Tamamlanma Tarihi bilgileri ve öngörülen bir eylem varsa nedenin eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedenin açıklandığı Açıklama yer almaktadır. Eylem planında öngörülmüş olan eylemlerin Tamamlanma Tarihi bölümünde belirtilmiş olan tarihte tamamlanacak şekilde planlanarak gerçekleştirilmesi Eylem Planının başarıya ulaşması açısından büyük önem arz etmektedir. 14

15 15

16 yay nlanarak da t m Bilgilendirme Kitapc KOS 1.2 darenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmas nda personele örnek olmal d r. nce talepte bulunan Birimlerin personeline yol göstermek amac yla bilgilendirme toplant lar yap lm t r. ç kontrol sistemi ve i leyi i konusunda kurumumuzda bilgi eksiklikleri ve yanl alg lamalar n bulundu u gözlemlenmektedir. E Yöneticilere iç kontrol sisteminin uygulanmas nda, sorumluluklar çerçevesinde, mesleki de erlere dürüst yönetim anlay na sahip olarak, mevzuata ayk r faaliyetleri engelleyerek kapsaml bir yönetim anlay na uygun bir çal ma ortam ve saydaml k sa layarak bu konuda personele örnek olacakt r. Üst Yönetici,, ç Kontrol Sisteminin Sahiplenilmesi Bu art için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul E Gerekti inde Etik Komisyonu yenilenecektir. Etik Komisyonu Etik Komisyonu Üyeleri Gerekti inde KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmal d r. Etik Komisyonu olu turulmu tur. Etik Kurallar içeren Kamu Görevlileri Etik Sözle mesi genelge ile tüm personele tebli edilmi ve imzalat lm t r. E E Kuruma yeni kat lan personele Etik Kurallar içeren sözle menin duyurulmas ve imzalat lmas Kurum personeline yönelik yap lan e itim programlar nda kurum etik kurallar ve 5178 say l Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulmas Hakk nda Kanunun ve buna ba l mevzuat n dahil edilmesi Kamu Görevlileri Etik Sözle mesi Genelgesi Etik Kurallar ve lgili Mevzuat E itimi (Gerekti inde) (Gerekti inde) Bu art için sa lanan makul nin devam edebilmesi ler KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydaml k ve hesap verebilirlik sa lanmal d r. Kurumumuzun web sayfas nda faaliyet bilgileri düzenli olarak yay nlanmaktad r. Belediye Faaliyet Raporlar web sayfas üzerinden ve bas l doküman olarak da da t lmakta ve kamuoyuna duyurulmaktad r. Faaliyetlerle ilgili planlar, programlar, faaliyet sonuçlar ve bütçe E E Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ula labilmesi Her birim faaliyetlerini gösteren Birim lem Yönergesi haz rlayacakt r. Kurumun stratejik plan çerçevesinde belirlenen 16 Bilgi lem Ar iv Otomasyon Program Birim lem Yönergesi ler

17 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydaml k ve hesap verebilirlik sa lanmal d r. Kurumumuzun web sayfas nda faaliyet bilgileri düzenli olarak yay nlanmaktad r. Belediye Faaliyet Raporlar web sayfas üzerinden ve bas l doküman olarak da da t lmakta ve kamuoyuna duyurulmaktad r. Faaliyetlerle ilgili planlar, programlar, faaliyet sonuçlar ve bütçe uygulama sonuçlar kamuoyuna duyurulmakta olup faaliyetlerimizde effafl k ve hesap verebilirlik sa lanmaktad r.ar iv Otomasyon Program uygulama a amas ndad r. Birim lem Yönergeleri çal malar haz rl k a amas ndad r. E E E Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ula labilmesi Her birim faaliyetlerini gösteren Birim lem Yönergesi haz rlayacakt r. Kurumun stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yap lacak ve de erlendirmeye tabi tutulacakt r. Haz rlanan raporlar n düzenli olarak çe itli ileti im araçlar yla kamuoyuna aç klanmas Bilgi lem Bas n Yay n ve Halkla li kiler Ar iv Otomasyon Program Birim lem Yönergesi Raporlar Her Y l ler KOS 1.5 darenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve e it davran lmal d r. Belediyemiz hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerilerileri Çankaya Çözüm Merkezi arac l ile al n p ilgili birimlere gönderilmekte, sonuçlar na ili kin ba vuranlara geri dönü yap lmaktad r.ba vurular yaz l ve sözlü olarak de erlendirilmektedir. Kurum web sayfas nda birim faaliyetlerine ula m imkan vard r. KBS uygulamas na ba lanm t r.personelin öneri ve ikayetlerine ili kin bir takip sistemi bulunmamaktad r. Belediye içi ve d na yönelik memnuniyet anketleri düzenlenmemi tir. E E E Belediye hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerileri ilgili birimce de erlendirilecektir. Öneri ikayet sistemi kurulacak Belediye içi ve Belediye d memnuniyet anketleri yap lacak Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bas n Yay n ve Birim faaliyetlerine ili kin Halkla li kiler tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda 17 ula lma Bilgi lem imkanlar verilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Çankaya Çözüm Merkezi ikayet Kutular Çal an Memnuniyet Anketi Vatanda Memnuniyet Anketleri Gerekti inde Bu art için mevcut durumda belirtilen eylemler gerçekle tirilmi olmakla beraber uygulama konusunda makul ler

18 sonuçlar ve bütçe uygulama sonuçlar kamuoyuna duyurulmakta olup faaliyetlerimizde effafl k ve hesap verebilirlik sa lanmaktad r.ar iv Otomasyon Program uygulama a amas ndad r. Birim lem Yönergeleri çal malar haz rl k a amas ndad r. E çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yap lacak ve de erlendirmeye tabi tutulacakt r. Haz rlanan raporlar n düzenli olarak çe itli ileti im araçlar yla kamuoyuna aç klanmas Bas n Yay n ve Halkla li kiler Raporlar Her Y l KOS 1.5 darenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve e it davran lmal d r. Belediyemiz hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerilerileri Çankaya Çözüm Merkezi arac l ile al n p ilgili birimlere gönderilmekte, sonuçlar na ili kin ba vuranlara geri dönü yap lmaktad r.ba vurular yaz l ve sözlü olarak de erlendirilmektedir. Kurum web sayfas nda birim faaliyetlerine ula m imkan vard r. KBS uygulamas na ba lanm t r.personelin öneri ve ikayetlerine ili kin bir takip sistemi bulunmamaktad r. Belediye içi ve d na yönelik memnuniyet anketleri düzenlenmemi tir. E E E Belediye hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerileri ilgili birimce de erlendirilecektir. Öneri ikayet sistemi kurulacak Belediye içi ve Belediye d memnuniyet anketleri yap lacak Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bas n Yay n ve Birim faaliyetlerine ili kin Halkla li kiler tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ula lma Bilgi lem imkanlar verilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Çankaya Çözüm Merkezi ikayet Kutular Çal an Memnuniyet Anketi Vatanda Memnuniyet Anketleri Gerekti inde Bu art için mevcut durumda belirtilen eylemler gerçekle tirilmi olmakla beraber uygulama konusunda makul ler 18

19 ü anketleri düzenlenmemi tir. anketleri imkanlar verilecektir. düzenlenmemi tir. imkanlar verilecektir. e ü KOS 1.6 imler Üst Yönetici ç Kontrol Belediye Faaliyet Güvence Raporunda Üst Beyan Yöneticinin verdi i ç Üst Yönetici Her y l Mali Hizmetler Kontrol Güvence Beyan Birim ve Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Yöneticisinin mali Beyan kaynaklar Bu art yönetimi ile ilgili olarak konusundaki yeterli beyan ile darenin faaliyetlerine ili kin tüm darenin bilgi ve faaliyetlerine bilgi ve sa lamaktad r. ili kin belgelerin tüm bilgi do ru, Bu ve KOS 1.6 belgeler do ru, tam ve güvenilir belgeler olmal d r. do ru, tam ve nedenle güvenilir uygulaman n olmal d r. oldu u teyit edilmektedir. devam için eylemler Harcama yetkililerince Harcama Yetkilisi ç Kontrol Güvence Beyan Her y l bilgi ve belgelerin do rulu u onaylanmakta, ç Kontrol Güvence Beyan imzalanmakta ve Birim Faaliyet Raporlar içinde yer almaktad r. Belediye Faaliyet Raporunda,belediye faaliyetlerine ili kin tüm Belediye Faaliyet bilgi ve belgelerin do ru, Raporunda tam Üst ve güvenilir oldu una Yöneticinin ili kin verdi i ç ç Kontrol Güvence E Kontrol Güvence Beyan E Beyan Üst Yönetici ve Mali Hizmetler taraf ndan Birim ve mali bilgilerin Yöneticisinin güvenilir, mali tam ve do ru kaynaklar oldu una yönetimi ili kin Mali konusundaki Hizmetler beyan Birim ile Yöneticisi bilgi ve belgelerin Beyan do ru, imzalanacakt r. tam ve güvenilir oldu u teyit edilmektedir. Harcama yetkililerince Harcama yetkilileri bilgi ve belgelerin birimlerine yönelik bilgi ve do rulu u belgelerin onaylanmakta, do ru tam ve ç Kontrol güvenilir Güvence olmas için gerekli Beyan imzalanmakta önlemleri alacaklard r. ve E Birim Faaliyet Raporlar E Birim faaliyet raporlar n n içinde yer eki almaktad r. ç Kontrol Güvence Beyan harcama yetkililerince imzalanacakt r. Belediye Faaliyet Raporunda,belediye faaliyetlerine ili kin tüm bilgi ve belgelerin do ru, tam ve güvenilir oldu una ili kin ç Kontrol Güvence Üst Yönetici Beyan Üst Yönetici taraf ndan ve mali bilgilerin güvenilir, tam ve do ru oldu una ili kin Mali Hizmetler Birim Yöneticisi Beyan imzalanacakt r. Harcama yetkilileri birimlerine yönelik bilgi ve belgelerin do ru tam ve güvenilir olmas için gerekli önlemleri alacaklard r. Birim faaliyet raporlar n n eki ç Kontrol Güvence Beyan harcama yetkililerince imzalanacakt r. Üst Yönetici ç Kontrol Güvence Üst Yönetici ç Kontrol Güvence Beyan Beyan Üst Yönetici Her y l Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyan Harcama Yetkilisi ç Tüm Kontrol Birimler Güvence Beyan Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Harcama Yetkilisi ç Her y l Kontrol Güvence Beyan Her y l Beyan Bu art ile ilgili olarak yeterli sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam için eylemler Her y l Bu art ile ilgili olarak yeterli sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam için eylemler 19

20 KOS2 Misyon, organizasyon yap s ve görevler: darelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tan mlar yaz l olarak belirlenmeli, personele duyurulmal ve idarede uygun bir organizasyon yap s olu turulmal d r. KOS 2.1 darenin misyonu yaz l olarak belirlenmeli, duyurulmal ve personel taraf ndan benimsenmesi sa lanmal d r. Belediyenin misyonu belirlenmi stratejik plan, faaliyet raporlar ve performans programlar nda yaz l olarak yer alm t r. Belediyenin misyon ve vizyonu birimlerde panolara as lm, web sayfas nda yay nlanm ve tüm personele duyurulmu tur. E Yöneticilerin misyona sahip ç kmas Belediye misyonunun çe itli ileti im araçlar (pano, web sayfas gibi) ve faaliyet raporu ve performans program ile duyurulmas na devam edilecektir. Belediye Misyon ve Vizyonunun Web ortam nda, panolarda ve Faaliyet Raporu ve Performans Program ile duyurulmas Bu art için mevcut durumdaki mevzuat çercevesindeki düzenlemeler uygulama konusunda makul sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam KOS 2.2 Misyonun gerçekle tirilmesini sa lamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yaz l olarak tan mlanmal ve duyurulmal d r. Birim yönetmelikleri haz rlanm, Meclis Karar ile onaylanm t r. Görev da l m personele tebli edilmektedir. E Birimler yönetmelikleri çerçevesinde görev tan mlar ve da l mlar n belirleyip Birim Çal ma Yönergesi haz rlayacakt r. Tüm birimler Üst Yönetim Birim Çal ma Yönergesi KOS 2.3 dare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ili kin yetki ve sorumluluklar n kapsayan görev da l m çizelgesi olu turulmal ve personele bildirilmelidir. Görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. E Birim personelinin görev da l m çizelgesi olu turulacak,personele yaz l olarak bildirilmesi Birim Tüm birimler personelinin yapm oldu u göreve ili kin yetki ve sorumluluklar yaz l olarak tebli edilecektir. Üst Yönetim Birim Görev Tan mlar ve Personel Görev Da l m Çizelgesi KOS 2.4 darenin ve birimlerinin te kilat emas olmal ve buna ba l olarak fonksiyonel görev da l m belirlenmelidir. Birimlerin Te kilat emalar ve Belediye Te kilat emas haz rlanm t r.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na Birim Faaliyet Raporlar nda, Belediye Te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m na ise Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmektedir. E Birimler görev ve yetkileri ile te kilat emalar n mevzuat çerçevesinde gözden geçirip güncelleyeceklerdir.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na birim faaliyet raporunda Belediye te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m nda Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmeye 20devam edilecektir. Tüm birimler Birim Te kilat emalar, Belediye Te kilat emas (Gerekti inde Güncelleme) Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem Birim Yönergelerinin

21 tan mlanmal ve duyurulmal d r. da l m personele tebli edilmektedir. belirleyip Birim Çal ma Yönergesi haz rlayacakt r. KOS 2.3 dare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ili kin yetki ve sorumluluklar n kapsayan görev da l m çizelgesi olu turulmal ve personele bildirilmelidir. Görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. E Birim personelinin görev da l m çizelgesi olu turulacak,personele yaz l olarak bildirilmesi Birim Tüm birimler personelinin yapm oldu u göreve ili kin yetki ve sorumluluklar yaz l olarak tebli edilecektir. Üst Yönetim Birim Görev Tan mlar ve Personel Görev Da l m Çizelgesi KOS 2.4 darenin ve birimlerinin te kilat emas olmal ve buna ba l olarak fonksiyonel görev da l m belirlenmelidir. Birimlerin Te kilat emalar ve Belediye Te kilat emas haz rlanm t r.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na Birim Faaliyet Raporlar nda, Belediye Te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m na ise Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmektedir. E Birimler görev ve yetkileri ile te kilat emalar n mevzuat çerçevesinde gözden geçirip güncelleyeceklerdir.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na birim faaliyet raporunda Belediye te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m nda Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmeye devam edilecektir. Tüm birimler Birim Te kilat emalar, Belediye Te kilat emas (Gerekti inde Güncelleme) Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem KOS 2.5 darenin ve birimlerinin organizasyon yap s, temel yetki ve sorumluluk da l m, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ili kisini gösterecek ekilde olmal d r. E Birim Yönergelerinin haz rlanmas s ras nda belediyenin ve birimlerin organizasyon yap s, temel yetki ve sorumluluk da l m, hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ili kisi dikkate al nacakt r. Birim Organizasyon emas KOS 2.6 darenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ili kin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmal d r. Baz birimlerde hassas görevlere ili kin prosedürler k smen belirlenmi ve duyurulmu tur. Atölye Çal ma Talimatlar haz rlanm ve duyurulmu tur. E Birimler taraf ndan hassas görevler belirlenecek, tan mlar yap lacak, hassas görevlere ili kin prosedürler tespit edilerek personele duyurulacakt r. nsan Kaynaklar ve E itim Hassas Görevlerin Belirlenmesi / Hassas Görev Tan mlar / Duyuru Bu art için mevcut düzenlemeler çerçevesinde, uygulama konusunda makul KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar olu turmal d r. Yöneticilerin görev ve sorumlulklar n izlemeye yönelik mekanizmalar k smen i letilmektedir. Haftal k ve ayl k olarak çal ma raporlar al nmaktad r.peryodik olarak üst yönetimce de erlendirme toplant lar yap lmaktad r. E Kurum yöneticileri görev da l m çerçevesinde, Üst Yöneticiler görevlilerin, i ve i lemlerin Birim Yöneticileri Birim performans n takip etmek Yöneticileri üzere sistem olu turacakt r. Periyodik De erlendirme Toplantlar, Periyodik Çal ma Raporlar, De erlendirme Raporlar Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul KOS3 Personelin yeterlili i ve performans : dareler, personelin yeterlili i ve görevleri aras ndaki uyumu sa lamal, performans n de erlendirilmesi ve geli tirilmesine yönelik önlemler almal d r. 21 Kurumun stratejik plan nda yer alan hedef ve amaçlar n n hayata geçirilebilmesi için nsan