İç Kontrol Eylem Planı

Transkript

1 İç Kontrol Eylem Planı Geliştirme Müdürlüğü

2 ÇANKAYA BELEDİYESİ STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ Ziyagökalp Cad. Emek Hizmet Binası Kat:8 No:11 Çankaya - ANKARA Tel: / 1901 Faks: Tasarım - Baskı - Cilt: Ofis Form Ofset Matbaacılık Ltd. Şti. Libya Cad. No:17/1 Kolej - ANKARA Tel: Faks:

3 İçindekiler A. İÇ KONTROL SİSTEMİNİNİN GENEL ESASLARI Amaç Kapsam Dayanak İç Kontrolün Temel İlkeleri İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri İç Kontrol Sisteminde Yetki ve Sorumluluklar a. İç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye Başkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar...10 b. İç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar...11 c. İç Kontrol Sisteminde Geliştirme Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar...12 d. İç Kontrol Sisteminde Mali Hizmetler Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar;...12 e. İç Kontrol Sisteminde İç Denetim Birimine Verilen Görev ve Sorumluluklar; İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol B. BELEDİYEMİZ İÇ KONTROL SİSTEMİ C. ÇANKAYA BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI

4 ÇANKAYA BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI A. İÇ KONTROL SİSTEMİNİNİN GENEL ESASLARI 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. Kanun un İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. 1- Amaç: 5018 sayılı Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamak olarak belirlenmiştir. 2-Kapsam: İç Kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. 4

5 3-Dayanak: İç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuat şunlardır: 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, Diğer mevzuat. 4- İç Kontrolün Temel İlkeleri: İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6 ncı maddesinde İç kontrolün temel ilkeleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir. İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. 5

6 5-İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri: Maliye Bakanlığı tarafından 26/12/2007 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla 5 bileşen altında 18 standart ve bu standartlar için gerekli 79 genel şart belirlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde temel yönetim kurallarını gösterir. Tüm kamu idarelerinde tutarlı kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlar. Kamu İç Kontrol Standartları özetle şu şekildedir: Kontrol Ortamı Standartları: Kontrol ortamı, iç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçevedir. İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. Kontrol Ortamı bileşeni; Etik Değerler ve Dürüstlük, Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler, Personelin Yeterliliği ve Performansı, Yetki devri, olmak üzere 4 standart altında 26 genel şarttan oluşmaktadır. Risk Değerlendirme Standartları: Risk değerlendirme, idarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin alınması sürecidir. Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. 6

7 Risk Değerlendirme bileşeni; Planlama ve Programlama, Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, olmak üzere 2 standart altında 9 genel şarttan oluşmaktadır. Kontrol Faaliyetleri Standartları: Kontrol faaliyetleri, idarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama ve kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. Kontrol Faaliyetleri bileşeni; Kontrol leri ve Yöntemleri, Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi, Hiyerarşik Kontroller, Görevler Ayrılığı, Faaliyetlerin liği, Bilgi Sistemleri Kontrolleri olmak üzere 6 standart altında 17 genel şarttan oluşmaktadır. Bilgi ve İletişim Standartları: Bilgi ve iletişim, gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. 7

8 Bilgi ve İletişim bileşeni; Bilgi ve İletişim, Raporlama, Kayıt ve Dosyalama Sistemi, Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi olmak üzere 4 standart altında 20 genel şarttan oluşmaktadır. İzleme Standartları: İzleme, iç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir. İzleme bileşeni; İç Kontrolün Değerlendirilmesi, İç Denetim olmak üzere 2 standart altında 7 genel şarttan oluşmaktadır. 8

9 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol leri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevleri Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Kayıt Dosyalama Sistemleri Yetki Devri Hiyeraşik Kontroller Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Faaliyetlerin liği Bilgi Sistemleri Kontrolleri 9

10 6-İç Kontrol Sisteminde Yetki ve Sorumluluklar: İç kontrol sistemine ilişkin olarak Belediyemizde dört aktörün görev, yetki ve sorumluluklarından bahsedilebilir. Üst Yönetici (Belediye Başkanı) Harcama Birimleri Geliştirme Müdürlüğü/ Mali Hizmetler Müdürlüğü İç Denetim Birimi Üst Yöneticiler, mali yönetim ve iç kontrol sisteminin; o Kurulması o İşleyişi o Gözetilmesi o İzlenmesi konusunda sorumludurlar. Üst yöneticiler, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, strateji geliştirme / mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirirler. a-iç Kontrol Sisteminde Üst Yöneticiye (Belediye Başkanı) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Birimlerin iş ve işlemlerini yerine getirirken mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacaklardır. 10

11 Başkan iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanını her yıl düzenler ve İdare Faaliyet Raporuna eklerler. Merkezi uyumlaştırma birimi tarafından belirlenen iç kontrol standartlarının idarede uygulanmasını sağlar, İç kontrol ve ön mali kontrol konusundaki düzenlemelerin idarenin personelince öğrenilmesi ve bunlara uyulmasını sağlar, Üst yönetimin konuya gereken önemi vermesi ve tüm yöneticilerin iç kontrol konusunda olumlu bir bakış açısına sahip olmasını sağlar. b- İç Kontrol Sisteminde Harcama Yetkilisine (Birim Üst Yöneticisi) Verilen Görev ve Sorumluluklar; Harcama yetkilileri görev ve yetki alanları çerçevesinde, iç kontrolün işleyişinden sorumludur. Harcama yetkilileri ve diğer yöneticiler, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumludurlar. Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri, iş ve işlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren İç Kontrol Güvence Beyanını her yıl düzenler ve Birim Faaliyet Raporlarına eklerler. Ayrıca Harcama Yetkilileri; İç Kontrol Sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlıklı olması amacıyla bağlı oldukları birimlerde, 1. İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlamalı, 2. Personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenmeli, 3. Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesine önem verilmeli, 11

12 4. Kontrol prosedürleri belirlenmeli, 5. Uygun bir iletişim ağı oluşturulmalı, 6. Personelin yeterli eğitim almasına yönelik çalışmalar yapılmalı, 7. Kontrol listeleri ve kontrol öz değerlendirme formları oluşturulmalı, 8. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde risk değerlendirmesi esas alınmalı, kontrol, gerektiği yerde ve risk durumuna göre yapılmalı, 9. Kontrol faaliyetlerinin planlı bir şekilde yürütülmesini sağlamalıdırlar. c- Geliştirme Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar; Geliştirme Müdürlüğü iç kontrol sisteminin, kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve İç kontrol sistemine ilişkin yürütülen çalışmaları koordine etmek ve teknik destek sağlamakla sorumludur. d-mali Hizmetler Müdürlüğüne Verilen Görev ve Sorumluluklar; Mali Hizmetler Müdürlüğü, Ön Mali Kontrol hizmetlerini yürütmekten sorumludur. Muhasebe Yetkilileri, ödeme emri belgesi ve eklerinin kontrolünden, muhasebe işlemlerinin belirlenmiş standartlara ve usulüne uygun olarak kaydedilmesinden, raporlanmasından, muhafazasından ve denetime hazır halde bulundurulmasından sorumludur. e-iç Denetim Birimine Verilen Görev ve Sorumluluklar; İç Denetçiler ise idarelerin iç kontrol sistemlerinin denetlenmesinden, sistemin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak yönetime, bilgi sağlamak, değerlendirme yapmak ve geliştirilmesi yönünde önerilerde bulunulmasından sorumludurlar. 12

13 7-İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol: İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur. İç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmalarının, üst yöneticinin (Belediye Başkanının) gözetiminde, Geliştirme Müdürlüğü teknik desteği ve koordinatörlüğünde, Harcama Birimlerinin bizzat katılımıyla ve uygulamasıyla, İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle yürütülmesi gerekmektedir. B. BELEDİYEMİZ İÇ KONTROL SİSTEMİ Maliye Bakanlığınca yayınlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ve Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Belediyemizde çalışmalar başlatılmış ve bu kapsamda katılımcı yöntemlerle hazırlanan Çankaya Belediyesi İç Kontrol Eylem Planı tarih ve 47 sayılı Başkanlık Olur ile yürürlüğe girmiştir. İç kontrol sisteminin yerleşebilmesi, planda öngörülen eylemlerin uygulanabilir olmasına bağlıdır. Bu nedenle Eylem Planı, uygulanabilirliği artırmak için Belediyemizin üst düzey temsilcilerinin katılımı ile hazırlanmıştır. Belediyemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planında, Kamu İç Kontrol Standartlarına uyum için gerekli görülen eylemler ve sorumlu birimler belirlenmiş olup, öngörülen eylemler gerçekleştirilmeleri için bir takvime bağlanmıştır tarih ve 114 sayılı Başkanlık Genelgesi ile birimlerden nda öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçları istenmiştir. Etkili ve yeterli bir iç kontrol sisteminin kurulması amacıyla yerine getirilmesi gerekli görülmüş eylemlerin büyük bir kısmı yerine getirilmiştir. nda öngörülen faaliyetlerin sonuçları Geliştirme Müdürlüğümüz tarafından izlenmiş ve değerlendirme raporu üst yöneticiye sunulmuştur. Eylem planı dönemini kapsayacak şekilde yenilenerek Çankaya Belediyesi ( ) hazırlanmıştır. 13

14 İç kontrol, yönetimin ulaşmayı planladığı hedeflerin gerçekleşmesine, yöneticinin kararları daha sağlam bilgiye dayanarak daha güvenle almasına, yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine ve yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır. Çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar. İç kontrolün öngörülen faydaları sağlayabilmesi, kurumun üst yöneticisi ile yöneticilerinin iç kontrol sisteminin kurulmasına yeterli önemi vermelerine, iç kontrol sistemini düzenli olarak gözden geçirmelerine ve güncellemelerine bağlıdır. Bu plan üst yönetici ve yöneticiler için iç kontrol sisteminin Belediyemizde yerleştirilmesine yönelik gerekli mekanizmaları oluşturmayı amaçlamaktadır. Eylem planında sırasıyla Bileşen, Standart ve Genel Şart başlıkları yer aldıktan sonra Mevcut Durum başlığı altında o genel şarta ilişkin daha önceki eylem planında gerçekleştirilen eylemler ve Belediyemizin şu anki durumuna ilişkin değerlendirmeler yer almaktadır. Daha sonra gelen Öngörülen Eylemler başlığı altında eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedeni açıklanmakta, öngörülen bir eylem var ise Eylem Numarasına göre sıralanan tablolarla gösterilmekte ve bu tablolarda Eylem Kod No, Eylem, Sorumlu Birim/ Çalışma Grubu Üyeleri, İşbirliği Yapılacak Birim, Çıktı/Sonuç ve Tamamlanma Tarihi bilgileri ve öngörülen bir eylem varsa nedenin eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedenin açıklandığı Açıklama yer almaktadır. Eylem planında öngörülmüş olan eylemlerin Tamamlanma Tarihi bölümünde belirtilmiş olan tarihte tamamlanacak şekilde planlanarak gerçekleştirilmesi Eylem Planının başarıya ulaşması açısından büyük önem arz etmektedir. 14

15 15

16 yay nlanarak da t m Bilgilendirme Kitapc KOS 1.2 darenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmas nda personele örnek olmal d r. nce talepte bulunan Birimlerin personeline yol göstermek amac yla bilgilendirme toplant lar yap lm t r. ç kontrol sistemi ve i leyi i konusunda kurumumuzda bilgi eksiklikleri ve yanl alg lamalar n bulundu u gözlemlenmektedir. E Yöneticilere iç kontrol sisteminin uygulanmas nda, sorumluluklar çerçevesinde, mesleki de erlere dürüst yönetim anlay na sahip olarak, mevzuata ayk r faaliyetleri engelleyerek kapsaml bir yönetim anlay na uygun bir çal ma ortam ve saydaml k sa layarak bu konuda personele örnek olacakt r. Üst Yönetici,, ç Kontrol Sisteminin Sahiplenilmesi Bu art için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul E Gerekti inde Etik Komisyonu yenilenecektir. Etik Komisyonu Etik Komisyonu Üyeleri Gerekti inde KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmal d r. Etik Komisyonu olu turulmu tur. Etik Kurallar içeren Kamu Görevlileri Etik Sözle mesi genelge ile tüm personele tebli edilmi ve imzalat lm t r. E E Kuruma yeni kat lan personele Etik Kurallar içeren sözle menin duyurulmas ve imzalat lmas Kurum personeline yönelik yap lan e itim programlar nda kurum etik kurallar ve 5178 say l Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulmas Hakk nda Kanunun ve buna ba l mevzuat n dahil edilmesi Kamu Görevlileri Etik Sözle mesi Genelgesi Etik Kurallar ve lgili Mevzuat E itimi (Gerekti inde) (Gerekti inde) Bu art için sa lanan makul nin devam edebilmesi ler KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydaml k ve hesap verebilirlik sa lanmal d r. Kurumumuzun web sayfas nda faaliyet bilgileri düzenli olarak yay nlanmaktad r. Belediye Faaliyet Raporlar web sayfas üzerinden ve bas l doküman olarak da da t lmakta ve kamuoyuna duyurulmaktad r. Faaliyetlerle ilgili planlar, programlar, faaliyet sonuçlar ve bütçe E E Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ula labilmesi Her birim faaliyetlerini gösteren Birim lem Yönergesi haz rlayacakt r. Kurumun stratejik plan çerçevesinde belirlenen 16 Bilgi lem Ar iv Otomasyon Program Birim lem Yönergesi ler

17 KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydaml k ve hesap verebilirlik sa lanmal d r. Kurumumuzun web sayfas nda faaliyet bilgileri düzenli olarak yay nlanmaktad r. Belediye Faaliyet Raporlar web sayfas üzerinden ve bas l doküman olarak da da t lmakta ve kamuoyuna duyurulmaktad r. Faaliyetlerle ilgili planlar, programlar, faaliyet sonuçlar ve bütçe uygulama sonuçlar kamuoyuna duyurulmakta olup faaliyetlerimizde effafl k ve hesap verebilirlik sa lanmaktad r.ar iv Otomasyon Program uygulama a amas ndad r. Birim lem Yönergeleri çal malar haz rl k a amas ndad r. E E E Yürütülen faaliyetlerle ilgili bilgi ve belgelere ula labilmesi Her birim faaliyetlerini gösteren Birim lem Yönergesi haz rlayacakt r. Kurumun stratejik plan çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yap lacak ve de erlendirmeye tabi tutulacakt r. Haz rlanan raporlar n düzenli olarak çe itli ileti im araçlar yla kamuoyuna aç klanmas Bilgi lem Bas n Yay n ve Halkla li kiler Ar iv Otomasyon Program Birim lem Yönergesi Raporlar Her Y l ler KOS 1.5 darenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve e it davran lmal d r. Belediyemiz hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerilerileri Çankaya Çözüm Merkezi arac l ile al n p ilgili birimlere gönderilmekte, sonuçlar na ili kin ba vuranlara geri dönü yap lmaktad r.ba vurular yaz l ve sözlü olarak de erlendirilmektedir. Kurum web sayfas nda birim faaliyetlerine ula m imkan vard r. KBS uygulamas na ba lanm t r.personelin öneri ve ikayetlerine ili kin bir takip sistemi bulunmamaktad r. Belediye içi ve d na yönelik memnuniyet anketleri düzenlenmemi tir. E E E Belediye hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerileri ilgili birimce de erlendirilecektir. Öneri ikayet sistemi kurulacak Belediye içi ve Belediye d memnuniyet anketleri yap lacak Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bas n Yay n ve Birim faaliyetlerine ili kin Halkla li kiler tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda 17 ula lma Bilgi lem imkanlar verilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Çankaya Çözüm Merkezi ikayet Kutular Çal an Memnuniyet Anketi Vatanda Memnuniyet Anketleri Gerekti inde Bu art için mevcut durumda belirtilen eylemler gerçekle tirilmi olmakla beraber uygulama konusunda makul ler

18 sonuçlar ve bütçe uygulama sonuçlar kamuoyuna duyurulmakta olup faaliyetlerimizde effafl k ve hesap verebilirlik sa lanmaktad r.ar iv Otomasyon Program uygulama a amas ndad r. Birim lem Yönergeleri çal malar haz rl k a amas ndad r. E çerçevesinde belirlenen amaç ve hedeflerle ilgili periyodik olarak raporlama yap lacak ve de erlendirmeye tabi tutulacakt r. Haz rlanan raporlar n düzenli olarak çe itli ileti im araçlar yla kamuoyuna aç klanmas Bas n Yay n ve Halkla li kiler Raporlar Her Y l KOS 1.5 darenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve e it davran lmal d r. Belediyemiz hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerilerileri Çankaya Çözüm Merkezi arac l ile al n p ilgili birimlere gönderilmekte, sonuçlar na ili kin ba vuranlara geri dönü yap lmaktad r.ba vurular yaz l ve sözlü olarak de erlendirilmektedir. Kurum web sayfas nda birim faaliyetlerine ula m imkan vard r. KBS uygulamas na ba lanm t r.personelin öneri ve ikayetlerine ili kin bir takip sistemi bulunmamaktad r. Belediye içi ve d na yönelik memnuniyet anketleri düzenlenmemi tir. E E E Belediye hizmetlerinden yararlananlar n ve personelin ikayet ve önerileri ilgili birimce de erlendirilecektir. Öneri ikayet sistemi kurulacak Belediye içi ve Belediye d memnuniyet anketleri yap lacak Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bas n Yay n ve Birim faaliyetlerine ili kin Halkla li kiler tüm bilgi ve belgelere elektronik ortamda ula lma Bilgi lem imkanlar verilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Çankaya Çözüm Merkezi ikayet Kutular Çal an Memnuniyet Anketi Vatanda Memnuniyet Anketleri Gerekti inde Bu art için mevcut durumda belirtilen eylemler gerçekle tirilmi olmakla beraber uygulama konusunda makul ler 18

19 ü anketleri düzenlenmemi tir. anketleri imkanlar verilecektir. düzenlenmemi tir. imkanlar verilecektir. e ü KOS 1.6 imler Üst Yönetici ç Kontrol Belediye Faaliyet Güvence Raporunda Üst Beyan Yöneticinin verdi i ç Üst Yönetici Her y l Mali Hizmetler Kontrol Güvence Beyan Birim ve Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Yöneticisinin mali Beyan kaynaklar Bu art yönetimi ile ilgili olarak konusundaki yeterli beyan ile darenin faaliyetlerine ili kin tüm darenin bilgi ve faaliyetlerine bilgi ve sa lamaktad r. ili kin belgelerin tüm bilgi do ru, Bu ve KOS 1.6 belgeler do ru, tam ve güvenilir belgeler olmal d r. do ru, tam ve nedenle güvenilir uygulaman n olmal d r. oldu u teyit edilmektedir. devam için eylemler Harcama yetkililerince Harcama Yetkilisi ç Kontrol Güvence Beyan Her y l bilgi ve belgelerin do rulu u onaylanmakta, ç Kontrol Güvence Beyan imzalanmakta ve Birim Faaliyet Raporlar içinde yer almaktad r. Belediye Faaliyet Raporunda,belediye faaliyetlerine ili kin tüm Belediye Faaliyet bilgi ve belgelerin do ru, Raporunda tam Üst ve güvenilir oldu una Yöneticinin ili kin verdi i ç ç Kontrol Güvence E Kontrol Güvence Beyan E Beyan Üst Yönetici ve Mali Hizmetler taraf ndan Birim ve mali bilgilerin Yöneticisinin güvenilir, mali tam ve do ru kaynaklar oldu una yönetimi ili kin Mali konusundaki Hizmetler beyan Birim ile Yöneticisi bilgi ve belgelerin Beyan do ru, imzalanacakt r. tam ve güvenilir oldu u teyit edilmektedir. Harcama yetkililerince Harcama yetkilileri bilgi ve belgelerin birimlerine yönelik bilgi ve do rulu u belgelerin onaylanmakta, do ru tam ve ç Kontrol güvenilir Güvence olmas için gerekli Beyan imzalanmakta önlemleri alacaklard r. ve E Birim Faaliyet Raporlar E Birim faaliyet raporlar n n içinde yer eki almaktad r. ç Kontrol Güvence Beyan harcama yetkililerince imzalanacakt r. Belediye Faaliyet Raporunda,belediye faaliyetlerine ili kin tüm bilgi ve belgelerin do ru, tam ve güvenilir oldu una ili kin ç Kontrol Güvence Üst Yönetici Beyan Üst Yönetici taraf ndan ve mali bilgilerin güvenilir, tam ve do ru oldu una ili kin Mali Hizmetler Birim Yöneticisi Beyan imzalanacakt r. Harcama yetkilileri birimlerine yönelik bilgi ve belgelerin do ru tam ve güvenilir olmas için gerekli önlemleri alacaklard r. Birim faaliyet raporlar n n eki ç Kontrol Güvence Beyan harcama yetkililerince imzalanacakt r. Üst Yönetici ç Kontrol Güvence Üst Yönetici ç Kontrol Güvence Beyan Beyan Üst Yönetici Her y l Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Beyan Harcama Yetkilisi ç Tüm Kontrol Birimler Güvence Beyan Mali Hizmetler Birim Yöneticisinin Harcama Yetkilisi ç Her y l Kontrol Güvence Beyan Her y l Beyan Bu art ile ilgili olarak yeterli sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam için eylemler Her y l Bu art ile ilgili olarak yeterli sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam için eylemler 19

20 KOS2 Misyon, organizasyon yap s ve görevler: darelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tan mlar yaz l olarak belirlenmeli, personele duyurulmal ve idarede uygun bir organizasyon yap s olu turulmal d r. KOS 2.1 darenin misyonu yaz l olarak belirlenmeli, duyurulmal ve personel taraf ndan benimsenmesi sa lanmal d r. Belediyenin misyonu belirlenmi stratejik plan, faaliyet raporlar ve performans programlar nda yaz l olarak yer alm t r. Belediyenin misyon ve vizyonu birimlerde panolara as lm, web sayfas nda yay nlanm ve tüm personele duyurulmu tur. E Yöneticilerin misyona sahip ç kmas Belediye misyonunun çe itli ileti im araçlar (pano, web sayfas gibi) ve faaliyet raporu ve performans program ile duyurulmas na devam edilecektir. Belediye Misyon ve Vizyonunun Web ortam nda, panolarda ve Faaliyet Raporu ve Performans Program ile duyurulmas Bu art için mevcut durumdaki mevzuat çercevesindeki düzenlemeler uygulama konusunda makul sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n devam KOS 2.2 Misyonun gerçekle tirilmesini sa lamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yaz l olarak tan mlanmal ve duyurulmal d r. Birim yönetmelikleri haz rlanm, Meclis Karar ile onaylanm t r. Görev da l m personele tebli edilmektedir. E Birimler yönetmelikleri çerçevesinde görev tan mlar ve da l mlar n belirleyip Birim Çal ma Yönergesi haz rlayacakt r. Tüm birimler Üst Yönetim Birim Çal ma Yönergesi KOS 2.3 dare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ili kin yetki ve sorumluluklar n kapsayan görev da l m çizelgesi olu turulmal ve personele bildirilmelidir. Görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. E Birim personelinin görev da l m çizelgesi olu turulacak,personele yaz l olarak bildirilmesi Birim Tüm birimler personelinin yapm oldu u göreve ili kin yetki ve sorumluluklar yaz l olarak tebli edilecektir. Üst Yönetim Birim Görev Tan mlar ve Personel Görev Da l m Çizelgesi KOS 2.4 darenin ve birimlerinin te kilat emas olmal ve buna ba l olarak fonksiyonel görev da l m belirlenmelidir. Birimlerin Te kilat emalar ve Belediye Te kilat emas haz rlanm t r.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na Birim Faaliyet Raporlar nda, Belediye Te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m na ise Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmektedir. E Birimler görev ve yetkileri ile te kilat emalar n mevzuat çerçevesinde gözden geçirip güncelleyeceklerdir.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na birim faaliyet raporunda Belediye te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m nda Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmeye 20devam edilecektir. Tüm birimler Birim Te kilat emalar, Belediye Te kilat emas (Gerekti inde Güncelleme) Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem Birim Yönergelerinin

21 tan mlanmal ve duyurulmal d r. da l m personele tebli edilmektedir. belirleyip Birim Çal ma Yönergesi haz rlayacakt r. KOS 2.3 dare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ili kin yetki ve sorumluluklar n kapsayan görev da l m çizelgesi olu turulmal ve personele bildirilmelidir. Görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. E Birim personelinin görev da l m çizelgesi olu turulacak,personele yaz l olarak bildirilmesi Birim Tüm birimler personelinin yapm oldu u göreve ili kin yetki ve sorumluluklar yaz l olarak tebli edilecektir. Üst Yönetim Birim Görev Tan mlar ve Personel Görev Da l m Çizelgesi KOS 2.4 darenin ve birimlerinin te kilat emas olmal ve buna ba l olarak fonksiyonel görev da l m belirlenmelidir. Birimlerin Te kilat emalar ve Belediye Te kilat emas haz rlanm t r.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na Birim Faaliyet Raporlar nda, Belediye Te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m na ise Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmektedir. E Birimler görev ve yetkileri ile te kilat emalar n mevzuat çerçevesinde gözden geçirip güncelleyeceklerdir.birim te kilat emalar ile birim fonksiyonel görev da l m na birim faaliyet raporunda Belediye te kilat emas ile fonksiyonel görev da l m nda Belediyenin Faaliyet Raporu ve Performans Programlar nda yer verilmeye devam edilecektir. Tüm birimler Birim Te kilat emalar, Belediye Te kilat emas (Gerekti inde Güncelleme) Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem KOS 2.5 darenin ve birimlerinin organizasyon yap s, temel yetki ve sorumluluk da l m, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ili kisini gösterecek ekilde olmal d r. E Birim Yönergelerinin haz rlanmas s ras nda belediyenin ve birimlerin organizasyon yap s, temel yetki ve sorumluluk da l m, hesap verilebilirlik ve uygun raporlama ili kisi dikkate al nacakt r. Birim Organizasyon emas KOS 2.6 darenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ili kin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmal d r. Baz birimlerde hassas görevlere ili kin prosedürler k smen belirlenmi ve duyurulmu tur. Atölye Çal ma Talimatlar haz rlanm ve duyurulmu tur. E Birimler taraf ndan hassas görevler belirlenecek, tan mlar yap lacak, hassas görevlere ili kin prosedürler tespit edilerek personele duyurulacakt r. nsan Kaynaklar ve E itim Hassas Görevlerin Belirlenmesi / Hassas Görev Tan mlar / Duyuru Bu art için mevcut düzenlemeler çerçevesinde, uygulama konusunda makul KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar olu turmal d r. Yöneticilerin görev ve sorumlulklar n izlemeye yönelik mekanizmalar k smen i letilmektedir. Haftal k ve ayl k olarak çal ma raporlar al nmaktad r.peryodik olarak üst yönetimce de erlendirme toplant lar yap lmaktad r. E Kurum yöneticileri görev da l m çerçevesinde, Üst Yöneticiler görevlilerin, i ve i lemlerin Birim Yöneticileri Birim performans n takip etmek Yöneticileri üzere sistem olu turacakt r. Periyodik De erlendirme Toplantlar, Periyodik Çal ma Raporlar, De erlendirme Raporlar Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul KOS3 Personelin yeterlili i ve performans : dareler, personelin yeterlili i ve görevleri aras ndaki uyumu sa lamal, performans n de erlendirilmesi ve geli tirilmesine yönelik önlemler almal d r. 21 Kurumun stratejik plan nda yer alan hedef ve amaçlar n n hayata geçirilebilmesi için nsan

22 haz rlanm ve duyurulmu tur. duyurulacakt r. Duyuru KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar olu turmal d r. Yöneticilerin görev ve sorumlulklar n izlemeye yönelik mekanizmalar k smen i letilmektedir. Haftal k ve ayl k olarak çal ma raporlar al nmaktad r.peryodik olarak üst yönetimce de erlendirme toplant lar yap lmaktad r. E Kurum yöneticileri görev da l m çerçevesinde, Üst Yöneticiler görevlilerin, i ve i lemlerin Birim Yöneticileri Birim performans n takip etmek Yöneticileri üzere sistem olu turacakt r. Periyodik De erlendirme Toplantlar, Periyodik Çal ma Raporlar, De erlendirme Raporlar Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul İç Kontrol Eylem Planı KOS3 Personelin yeterlili i ve performans : dareler, personelin yeterlili i ve görevleri aras ndaki uyumu sa lamal, performans n de erlendirilmesi ve geli tirilmesine yönelik önlemler almal d r. KOS 3.1 nsan kaynaklar yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekle mesini sa lamaya yönelik olmal d r. E Kurumun stratejik plan nda yer alan hedef ve amaçlar n n hayata geçirilebilmesi için nsan Kaynaklar nce birimlerle koordineli olarak insan kayna n n optimum da l m sa lanacak ve insan kayna ihtiyaç analizi yap lacakt r. nsan Kayna htiyaç Analizi ler E nsan Kayna htiyaç Analizi çerçevesinde nsan Kaynaklar Yönetim Sistemi geli tirilecektir. nsan Kaynaklar Yönetim Sistemi KOS 3.2 darenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir ekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yetene e sahip olmal d r. Belediyemizin yönetici ve personelin görevlerini etkin ve etkili bir ekilde yürütebilmesi, bilgi deneyim ve yeteneklerinin artt r lmas için gerekli e itim ihtiyac tespit edilmeye ve e itimler planlanmaya çal lmaktad r. Ancak e itimler düzenli yap lmad ndan yeterli performans sa lanamamaktad r. E E E Kurumun yönetici kadrosu ve personelin bilgi ve yeteneklerini geli tirmeye yönelik olarak e itim ihtiyaçlar tespit edilecek. Yönetici ve personel y ll k e itim program çerçevesinde e itime tabi tutulacak ve e itim programlar na kat l mlar Personelin ald e itim ve sertifikalar n n personeldeki dosyas na i lenmesi Y ll k E itim Program Hizmet çi E itimler E itim Sertifikalar E itim Bilgilendirme Formlar htiyaçlar do rultusunda / Periyodik / htiyaçlar do rultusunda / Mevcut durumda baz uygulama ve düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda yeterli ler KOS 3.3 Mesleki yeterlili e önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personel ile ilgili bu konular yaz l olarak mevzuatta belirlenmi tir. E Belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri do rultusunda her görev için uygun personelin atanmas na veya görevlendirilmesine yönelik çal malar nsan Kaynaklar ve ilgili birim taraf ndan yürütülecektir. 22 Norm Kadro Çal mas Bu art için mevcut durumdaki mevzuat çercevesindeki düzenlemeler uygulama konusunda makul sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n mevzuat çercevesinde devam için eylem Personelin i e al nmas ile görevde ilerleme ve Çankaya Belediyesi

23 KOS 3.2 darenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir ekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yetene e sahip olmal d r. yürütebilmesi, bilgi deneyim ve yeteneklerinin artt r lmas için gerekli e itim ihtiyac tespit edilmeye ve e itimler planlanmaya çal lmaktad r. Ancak e itimler düzenli yap lmad ndan yeterli performans sa lanamamaktad r. E E Yönetici ve personel y ll k e itim program çerçevesinde e itime tabi tutulacak ve e itim programlar na kat l mlar Personelin ald e itim ve sertifikalar n n personeldeki dosyas na i lenmesi Hizmet çi E itimler E itim Sertifikalar E itim Bilgilendirme Formlar htiyaçlar do rultusunda / Mevcut durumda baz uygulama ve düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda yeterli ler KOS 3.3 Mesleki yeterlili e önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Personel ile ilgili bu konular yaz l olarak mevzuatta belirlenmi tir. E Belirlenen mesleki yeterlilik kriterleri do rultusunda her görev için uygun personelin atanmas na veya görevlendirilmesine yönelik çal malar nsan Kaynaklar ve ilgili birim taraf ndan yürütülecektir. Norm Kadro Çal mas Bu art için mevcut durumdaki mevzuat çercevesindeki düzenlemeler uygulama konusunda makul sa lamaktad r. Bu nedenle uygulaman n mevzuat çercevesinde devam için eylem KOS 3.4 Personelin i e al nmas ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmal ve bireysel performans göz önünde bulundurulmal d r. Personel ile ilgili bu konular yaz l olarak mevzuatta belirlenmi tir. Görevde yükselmeler de ilgili yönetmeli e tabi olarak yap lmaktad r. E E Personelin i e al nmas ile görevde ilerleme ve yükselme mevzuat liyakat ilkesi çerçevesinde gözden geçirilecek olup, yap lacak düzenlemelerin ileti im araçlar yla personele duyurulmas Kurumun genel hedeflerine uygun olarak belirlenen bireysel performanslar n objektif kriterler ve effafl k ilkesi do rultusunda de erlendirilmesi Çankaya Belediyesi Personeli Atama ve Görevde Yükselme Yönergesi Personel Performans De erlendirme Raporu ler Her görev için gerekli e itim ihtiyac ve E itim ve di er Müdürlükler taraf ndan e itimler düzenlenmekte,düzenlene Birimlerin e itim ihtiyaçlar nce ihtiyaç analiz çal malar yap larak bir önceki y l içinde Belediye 23

24 devam için eylemler ü Harcama Yetkilisi ç Kontrol Güvence Beyan Her y l de erlendirilmesi Raporu KOS 3.5 Her görev için gerekli e itim ihtiyac belirlenmeli, bu ihtiyac giderecek e itim faaliyetleri her y l planlanarak yürütülmeli ve gerekti inde güncellenmelidir. ve E itim ve di er Müdürlükler taraf ndan e itimler düzenlenmekte,düzenlene n e itimlere kat l m sa lanmaktad r. Ancak e itim programlar düzenli yap lmad ndan yeterli performans sa lanamamaktad r. E Birimlerin e itim ihtiyaçlar nce ihtiyaç analiz çal malar yap larak bir önceki y l içinde belirlenecektir. Planlanan e itim programlar n n takip eden y lda uygulanmas sa lanacak ve e itim sonuçlar de erlendirilecektir. Belediye Hizmet çi E itim Plan Her y l n Kas m ay sonuna kadar KOS 3.6 Personelin yeterlili i ve performans ba l oldu u yöneticisi taraf ndan en az y lda bir kez de erlendirilmeli ve de erlendirme sonuçlar personel ile görü ülmelidir. E Yöneticiler personelin yeterlili i ve performans n belirlenecek kriterler çerçevesinde, her y l n aral k ay nda veya yöneticilerin uygun görece i di er zamanlarda da de erlendirerek, sonuçlar personelle kar l kl görü ecektir. Birim Yöneticileri / Personel Personel Performans Ölçme ve De erlendirme Raporu Her y l en az bir kere KOS 3.7 Performans de erlendirmesine göre performans yetersiz bulunan personelin performans n geli tirmeye yönelik önlemler al nmal, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmalar geli tirilmelidir. Çal t birimde performans yetersiz bulunan personelin durumu incelenerek daha yararl olabilece i birimde istihdam sa lanmaktad r. Personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilmektir. E Birimlerce periyodik olarak yap lan performans de erlendirmeleri gözden geçirilerek yetersiz bulunan personele performans n n Üst Yönetim / artt r lmas için çözümler nsan üretilecek, gerekiyorsa Birim Yöneticileri Kaynaklar ve çe itli e itim programlar na E itim kat lmalar Personelin daha yararl olabilece i ba ka alanda/ birimde istihdam Mevcut durumda baz uygulama ve düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda yeterli ler E Yap lan performans de erlendirmelerinde yüksek performans gösteren personel mevzuat çerçevesinde ödüllendirilecektir. Performans Ödülü ( kramiye) Y lda en fazla 2 kez KOS 3.8 Personel istihdam, yer de i tirme, üst görevlere atanma, e itim, performans de erlendirmesi, özlük haklar gibi insan kaynaklar yönetimine ili kin önemli hususlar E nsan kaynaklar yönetimine ili kin,personel istihdam, yer de i tirme, 24 üst görevlere atanma, e itim, performans de erlendirmesi, özlük nsan Kaynaklar Yönetimi

25 çerçevesinde ödüllendirilecektir. ( kramiye) KOS 3.8 Personel istihdam, yer de i tirme, üst görevlere atanma, e itim, performans de erlendirmesi, özlük haklar gibi insan kaynaklar yönetimine ili kin önemli hususlar yaz l olarak belirlenmi olmal ve personele duyurulmal d r. E nsan kaynaklar yönetimine ili kin,personel istihdam, yer de i tirme, üst görevlere atanma, e itim, performans de erlendirmesi, özlük haklar gibi hususlar yaz l hale getirilerek personele duyurulacakt r. nsan Kaynaklar Yönetimi Döküman KOS4 Yetki Devri: darelerde yetkiler ve yetki devrinin s n rlar aç kça belirlenmeli ve yaz l olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate al narak yetki devri yap lmal d r. KOS 4.1 ak süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmal d r. süreç analizine ili kin çal ma ba lat lm t r. Birimlerin i ve i lemlerinin ak emalar n n haz rlanmas çal malar devam etmektedir. E ak emalar nda, kullan lmas gerekti i belirtilen evrak imzalamaya ve onaylamaya yetkili olanlar belirtilecek ve web sayfas nda yay nlanacak., nsan Kaynaklar ve E itim Ak Süreçleri Ak emalar Uygulama konusunda makul KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici taraf ndan belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin s n rlar n gösterecek ekilde yaz l olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devirleri yaz l olarak yap lmakta ve ilgililere tebli edilmektedir. E Yetki devirleri, üst yönetici taraf ndan belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin s n rlar n gösterecek ekilde yaz l olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yetki Devirleri Yaz s ler E Yetki devri konusunda bir yönerge haz rlanacakt r. Yetki Devri Yönergesi KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmal d r. Yetki devirleri Genelge ve Olurlar ile yaz l olarak yap lmaktad r.yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurlar aç kça yer almaktad r. E Yetki, önem ve kademe zinciri içinde devredilmelidir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurlar belirlenecektir. nsan Kaynaklar ve E itim Yetki Devri Olurlar Yetki Devri Genelgeleri (Gerekti inde) Uygulama konusunda yeterli KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdi i bilgi, deneyim ve yetene e sahip olmal d r. E Yetki devredilen personel yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak yap lacak. E itlerin içinden risk faktörü de gözetilerek yetki devrinin en uygun ki iye yap lmas 25 nsan Kaynaklar ve E itim Yetki Devri Yaz s Mevcut durumda

26 KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici taraf ndan belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin s n rlar n gösterecek ekilde yaz l olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Yetki devirleri yaz l olarak yap lmakta ve ilgililere tebli edilmektedir. E Yetki devirleri, üst yönetici taraf ndan belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin s n rlar n gösterecek ekilde yaz l olarak belirlenecek ve ilgililere bildirilecektir. Yetki Devirleri Yaz s ler E Yetki devri konusunda bir yönerge haz rlanacakt r. Yetki Devri Yönergesi KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmal d r. Yetki devirleri Genelge ve Olurlar ile yaz l olarak yap lmaktad r.yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurlar aç kça yer almaktad r. E Yetki, önem ve kademe zinciri içinde devredilmelidir. Yetki devredilmesinde, devredilecek yetki unsurlar belirlenecektir. nsan Kaynaklar ve E itim Yetki Devri Olurlar Yetki Devri Genelgeleri (Gerekti inde) Uygulama konusunda yeterli KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdi i bilgi, deneyim ve yetene e sahip olmal d r. E Yetki devredilen personel yetki kademe ve zinciri içinde kademeli olarak yap lacak. E itlerin içinden risk faktörü de gözetilerek yetki devrinin en uygun ki iye yap lmas nsan Kaynaklar ve E itim Yetki Devri Yaz s KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin Yetki devreden ve kullan m na ili kin olarak belli dönemlerde devralan aras nda yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden bilgilerin düzenli payla m ise bu bilgiyi aramal d r. yap lmaktad r. E Mevcut yasal düzenlemeler çerçevesinde ve yetki devredenin, yetki devredenlerce belirlenecek sürelerde yetki devrine ili kin bilgiler düzenli olarak payla lacakt r. nsan Kaynaklar ve E itim Devral nan Yetkiye li kin Periyodik Bilgi Belgesi Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul 26

27 2 R SK DE ERLEND RME Standart Kod No Kamu ç Kontrol Standard ve Genel art Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çal ma Grubu Üyeleri birli i Yap lacak Birim Ç kt / Sonuç Tamamlanma Tarihi Aç klama RDS5 Planlama ve Programlama: dareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunlar gerçekle tirmek için ihtiyaç duyduklar kaynaklar içeren plan ve programlar n olu turmal ve duyurmal, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunlu unu sa lamal d r. RDS 5.1 dareler, misyon ve vizyonlar n olu turmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslar n ölçmek, izlemek ve de erlendirmek amac yla kat l mc yöntemlerle stratejik plan haz rlamal d r. Yasal mevzuat do rultusunda, kat l mc bir yöntemle Kurumumuzun stratejik plan haz rlanm, dönemini kapsayacak ekilde güncellenmi, yaz l ve web üzerinden görünürlü ü sa lanm t r k Plan Güncelleme halen yürürlükte olup, geçerlilik süresinin sonunda yasal mevzuat do rultusunda plan çal malar ba lat lacakt r. E Çankaya Belediyesi k Plan Çankaya Belediyesi k Plan Güncelleme Yasal Süre çerisinde Mevcut durumda belirtildi i gibi, mevzuat çerçevesinde gerçekle tirilen düzenleme ve uygulamalar bu art için makul sa lad ndan yeni bir uygulamaya gerek bulunmamaktad r RDS 5.2 dareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunlar n kaynak ihtiyac n, performans hedef ve göstergelerini içeren performans program haz rlamal d r. lgili mevzuat çerçevesinde k Plan do rultusunda 2010/2011/2012 y llar na ili kin Çankaya Belediyesi Performans Programlar haz rlanm t r. Birimlerde k Planlama Gruplar olu turulmu tur. E Her birim kendi bünyesinde yeterli say da personelin kat l m yla olu turulan Planlama Gruplar n n da katk lar ile k Plan çerçevesinde 2013 / 2014 y llar na ili kin haz rlayacaklar performans programlar taraf ndan konsilide edilerek Belediye Performans Program haz rlanacakt r. / Planlama Gruplar Çankaya Belediyesi 2013 Y l / 2014Y l Performans Program Mevcut durumda belirtildi i gibi, mevzuat çerçevesinde gerçekle tirilen düzenleme ve Her y l uygulamalar bu art yasal süresi için makul içerisinde sa lamakla beraber (bütçeden önce) uygulama konusunda makul Belediyenin tüm harcama birimlerinin 2013 Y l / 2014 Mali Harcama Her y l 27

28 olu turulmu tur. Belediye Performans Program haz rlanacakt r. E Belediyenin tüm harcama birimlerinin 2013 Y l / 2014 Y l Bütçeleri k plan ve performans programlar çerçevesinde haz rlanacakt r. Mali Hizmetler Harcama birimlerinin 2013 Y l / 2014 Y l Bütçeleri Her y l yasal süresi içerisinde RDS 5.3. dareler, bütçelerini stratejik planlar na ve performans programlar na uygun olarak haz rlamal d r. Birim bütçeleri haz rlan rken k Plan ve Performans Program na uyulmaktad r. Belediye Bütçesi haz rlan rken k Plan ve Performans Program na uyulmaktad r. E E Belediyemizin bütçesi stratejik plan ve performans program çerçevesinde haz rlanacakt r. Yöneticiler, faaliyetlerinin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans program yla belirlenen amaç ve hedeflere ula mak için periyodik dönemler halinde kontroller yapacakt r. Önceden belirledikleri standartlara uygun i ve i lemlerin gerçekle tirildi ini takip edecektir. Tüm Kurum Yöneticileri Mali Hizmetler Çankaya Belediyesi 2013 Y l / 2014Y l Bütçeleri Her y l yasal süresi içerisinde Mevcut durum makul sa lamakla beraber uygulaman n devam n n ler RDS 5.4 Her y l Faaliyet Raporu haz rlanarak üst yönetime (Ba kan/encümen/ Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik Meclis) onay için plan ve performans program yla belirlenen amaç sunulmaktad r. ve hedeflere uygunlu u sa lanmal d r. Belediye Faaliyet Raporu yaz l ve web ortam nda kamuoyunun bilgisine sunulmaktad r. E E Belediyemizin Faaliyet Raporunun haz rlanmas maksad yla birim faaliyet Tüm Kurum raporlar haz rlanarak, her Yöneticileri y l n ubat sonuna kadar üst yöneticiye sunulacakt r. Belediyemizin Faaliyet Raporu ile kamuoyunun bilgilendirilmesi Bas n Yay n ve Halkla li kiler Birim Faaliyet Raporu Her Y l ubat Ay Her Y l Nisan Ay Mevcut durum makul sa lamakla beraber uygulaman n devam n n ler RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanlar çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmal d r. Birim hedefleri k Plan çerçevesinde belirlenmektedir. E Tüm birim yöneticileri görev alanlar yla ilgili k sa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun ekilde hedefler Tüm Kurum belirleyecek, bu hedefler Yöneticileri yaz l olarak ve bilgilendirme toplant lar ile personele duyurulacakt r. 28 Tüm Personel k Plan Çercevesinde Belirlenmi Birim Hedefleri Mevcut durum makul sa lamakla beraber uygulaman n devam n n Belediyemiz k Plan do rultusunda Performans Mevcut durum makul

29 RDS 5.4 Her y l Faaliyet Raporu haz rlanarak üst yönetime (Ba kan/encümen/ Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik Meclis) onay için plan ve performans program yla belirlenen amaç sunulmaktad r. ve hedeflere uygunlu u sa lanmal d r. Belediye Faaliyet Raporu yaz l ve web ortam nda kamuoyunun bilgisine sunulmaktad r. E E Belediyemizin Faaliyet Raporunun haz rlanmas maksad yla birim faaliyet Tüm Kurum raporlar haz rlanarak, her Yöneticileri y l n ubat sonuna kadar üst yöneticiye sunulacakt r. Belediyemizin Faaliyet Raporu ile kamuoyunun bilgilendirilmesi Bas n Yay n ve Halkla li kiler Birim Faaliyet Raporu Mevcut durum Her Y l ubat Ay makul sa lamakla beraber uygulaman n devam n n ler Her Y l Nisan Ay RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanlar çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmal d r. Birim hedefleri k Plan çerçevesinde belirlenmektedir. E Tüm birim yöneticileri görev alanlar yla ilgili k sa ve orta vadeli kurum hedeflerine uygun ekilde hedefler belirleyecek, bu hedefler yaz l olarak ve bilgilendirme toplant lar ile personele toplant lar ile personele duyurulacakt r. duyurulacakt r. Tüm Kurum Yöneticileri Tüm Personel k Plan Çercevesinde Belirlenmi Birim Hedefleri Mevcut durum makul sa lamakla beraber uygulaman n devam n n RDS 5.6 darenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ula labilir, ilgili ve süreli olmal d r. Belediyemiz k Belediyemiz k Plan do rultusunda Plan do rultusunda Performans Performans Programlar haz rlanmakta ve hedefler plan ve programa uygun olarak belirlenmektedir. Hedefler spesifik, ölçülebilir, ula labilir, ilgili ve sürelidir. E Birimler hedeflerini, spesifik, ölçülebilir, ula labilir, ilgili ve süreli olmas n sa layacak ekilde, stratejik plana uygun olarak belirleyecektir. Mevcut durum Mevcut durum makul makul sa lamakla beraber uygulama konusunda makul RDS6 Risklerin belirlenmesi ve de erlendirilmesi: dareler, sistemli bir ekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekle mesini engelleyebilecek iç ve d riskleri tan mlayarak de erlendirmeli ve al nacak önlemleri belirlemelidir. RDS 6.1 dareler, her y l sistemli bir ekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik riskler ve risk kontrol ve stratejileri yaz l olarak belirlenmemi tir. E Kurumumuzun amaç ve hedeflerine yönelik risklerin belirlenmesi için risk belirleme ekibi olu turulacakt r. Birimlerdeki iç kontrol çal ma ekiplerinin ayn zamanda risk belirleme ekipleri olarak görev yapmalar ç Kontrol Eylem Plan Haz rlama Grubunun ayn zamanda risk de erlendirme komisyonu olarak görevlendirilmesi Mali Hizmetler ç Denetim Birimi Risk Belirleme Ekibi / Risk De erlendirme Komisyonu Birim / Belediye Risk Haritas Mevcut durumda yeterli sa lanamamaktad r. Bu nedenle eylem RDS 6.2 Risklerin gerçekle me olas l ve muhtemel etkileri y lda en az bir kez analiz edilmelidir. Belediyemizde amaç ve hedefleri içeren risk analizi yap lmamaktad r. Ancak Risk De erlendirme Komisyonunun görevlendirilmesi ile risk analiz çal malar E Risk belirleme ekibi taraf ndan haz rlanan risk de erlendirme raporlar ile ç Denetim Birimince haz rlanan inceleme ve 29 denetleme raporlar çerçevesinde risk de erlendirme komisyonunca y lda en az bir kez olmak üzere Üst Yönetim, Mali Hizmetler ç Denetim Birimi Risk Tespiti ve De erlendirmesi E itimi Risk De erlendirme Raporu 2014 y l itibari ile her Eylül ay nda Mevcut durumda yeterli sa lanamamaktad r. Bu nedenle daha sonraki eylem plan na b rak lmas uygun

30 RDS 6.1 dareler, her y l sistemli bir ekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik riskler ve risk kontrol ve stratejileri yaz l olarak belirlenmemi tir. E belirleme ekibi olu turulacakt r. Birimlerdeki iç kontrol çal ma ekiplerinin ayn zamanda risk belirleme ekipleri olarak görev yapmalar ç Kontrol Eylem Plan Haz rlama Grubunun ayn zamanda risk de erlendirme komisyonu olarak görevlendirilmesi Mali Hizmetler ç Denetim Birimi Risk Belirleme Ekibi / Risk De erlendirme Komisyonu Birim / Belediye Risk Haritas Mevcut durumda yeterli sa lanamamaktad r. Bu nedenle eylem RDS 6.2 Risklerin gerçekle me olas l ve muhtemel etkileri y lda en az bir kez analiz edilmelidir. Belediyemizde amaç ve hedefleri içeren risk analizi yap lmamaktad r. Ancak Risk De erlendirme Komisyonunun görevlendirilmesi ile risk analiz çal malar ba lat labilecektir. E Risk belirleme ekibi taraf ndan haz rlanan risk de erlendirme raporlar ile ç Denetim Birimince haz rlanan inceleme ve denetleme raporlar çerçevesinde risk de erlendirme komisyonunca y lda en az bir kez olmak üzere periyodik olarak risk analiz çal malar yürütülecektir. Üst Yönetim, Mali Hizmetler ç Denetim Birimi Risk Tespiti ve De erlendirmesi E itimi Risk De erlendirme Raporu 2014 y l itibari ile her Eylül ay nda Mevcut durumda yeterli sa lanamamaktad r. Bu nedenle daha sonraki eylem plan na b rak lmas uygun RDS 6.3 Risklere kar al nacak önlemler belirlenerek eylem planlar olu turulmal d r. Belediyemizin amaç ve hedeflerine yönelik riskler belirlenmemi tir. Risk De erlendirme Komisyonunun görevlendirilmesi ile risk analiz çal malar ba lat lacakt r. E Yap lan risk analiz çal malar sonucunda, risk belirleme komisyonunca, belirlenmi olan risklere kar al nacak önlemler ilgili birimlere gönderilerek, riskleri giderici ve önleyici i lemlerle ilgili eylem plan n n olu turulmas Mali Hizmetler ç Denetim Birimi Belediye / Birim Risk Yönetimi Eylem Plan 2014 Y l itibari ile her Aral k ay nda Mevcut durumda yeterli sa lanamamaktad r. Bu nedenle daha sonraki eylem plan na b rak lmas uygun 30

31 3 KONTROL FAAL YETLER Standart Kod No Kamu ç Kontrol Standard ve Genel art Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çal ma Grubu Üyeleri birli i Yap lacak Birim Ç kt / Sonuç Tamamlanma Tarihi Aç klama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: dareler, hedeflerine ula may amaçlayan ve riskleri kar lamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamal d r. KFS 7.1 Süreç Analizi çal malar ba lat lm t r. Belediyemizin amaç ve Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol hedeflerine yönelik strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, riskler henüz örnekleme yoluyla kontrol, kar la t rma, belirlenmemi tir. onaylama, raporlama, koordinasyon, Süreç ve risklerin do rulama, analiz etme, yetkilendirme, izlenmesi, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve kar la t r lmas, uygulanmal d r. analizi ve raporlanmas için birimlerde risk belirleme ekipleri de henüz olu turulmam t r. E E Her harcama birimi taraf ndan i süreçleri ç kar lacak, ç kar lan süreçlere ili kin riskler tespit edilecek ve risklerin ortadan kald r lmas na ç Denetim Birimi yönelik önleyici, yönlendirici, tespit edici ve düzeltici kontrol mekanizmalar olu turulacak. Süreç ve risklerin izlenmesi kar la t r lmas, analizi ve raporlamas risk belirleme ekibince yap lacakt r. Süreç Analizi Raporu Risk Belirleme Ekibi Görevlendirilmesi ler KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, i lem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve i lem sonras kontrolleri de kapsamal d r. süreç analizi ve i ak emalar çal malar ba lat lm t r. E süreç analizi ve i ak emalar çal malar tamamland nda, kontrol sistem ve süreçleri i lem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve i lem sonras kontrolleri kapsayacak ekilde yap land r lacakt r. Etkin Bir Kontrol Sistemi KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varl klar n dönemsel kontrolünü ve güvenli inin sa lanmas n kapsamal d r. Demirba say m ile T F giri ve kay tlar düzenli olarak yap lmaktad r E Birimlerce ihtiyaca ve mevzuata göre, belirlenen periyotlar içerisinde kay t ve belgeler dikkate al nmak art yla Mali Hizmetler (muhasebe kay tlar, demirba kay tlar gibi) varl klar n güvenli ini de kapsayacak ekilde tespit 31 ve say mlar yap lacakt r. Say m / Ta n r ve Ta nmaz Mal cmal Cetvelleri Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul

32 olu turulmam t r. yap lacakt r. KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, i lem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve i lem sonras kontrolleri de kapsamal d r. süreç analizi ve i ak emalar çal malar ba lat lm t r. E süreç analizi ve i ak emalar çal malar tamamland nda, kontrol sistem ve süreçleri i lem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve i lem sonras kontrolleri kapsayacak ekilde yap land r lacakt r. Etkin Bir Kontrol Sistemi KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varl klar n dönemsel kontrolünü ve güvenli inin sa lanmas n kapsamal d r. Demirba say m ile T F giri ve kay tlar düzenli olarak yap lmaktad r E Birimlerce ihtiyaca ve mevzuata göre, belirlenen periyotlar içerisinde kay t ve belgeler dikkate al nmak art yla (muhasebe kay tlar, demirba kay tlar gibi) varl klar n güvenli ini de kapsayacak ekilde tespit ve say mlar yap lacakt r. Mali Hizmetler Say m / Ta n r ve Ta nmaz Mal cmal Cetvelleri Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen fayday a mamal d r. E öngörülen eylemle belirlenecek olan etkin kontrol sisteminin fayda maliyet analizleri yap lacakt r KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: dareler, faaliyetleri ile mali karar ve i lemleri için gerekli yaz l prosedürleri ve bu alanlara ili kin düzenlemeleri haz rlamal, güncellemeli ve ilgili personelin eri imine sunmal d r. KFS 8.1 dareler, faaliyetleri ile mali karar ve i lemleri hakk nda yaz l prosedürler belirlemelidir. Ön mali kontrol, harcama birimlerinde süreç kontrolü olarak uygulanmaktad r. Mali Hizmetler nce ön mali kontrol görü yaz s düzenlenmemekte dir. Ön mali kontrol lemlerine ili kin yaz l prosüdürler belirlenmemi tir. Süreç Analizi çal malar ba lat lamam t r. Ak emalar haz rlama çal malar ba lat lm t r. E E E E Ön Mali Kontrol Yönergesi haz rlanarak, mali i lemler Mali Hizmetler ön mali kontrole tabi tutulacakt r. Birimler faaliyetleri ile mali karar ve i lemlerini mevzuat çerçevesinde yaz l hale getirecek. Birimlerin her faaliyeti belirli olacak ve yaz l olarak ifade edilecektir Bütün birimlerce her türlü faaliyet, i lem ve i için görev tan mlar yap lacak, gerçekle tirilen her türlü faaliyet ve i lem için i ak emalar olu turulacak, süreçler tan mlanacakt r. ak emalar Belediye web sitesinde yay nlanacakt r. ç Denetim Birimi Bas n Yay n ve Halkla li kiler Ön Mali Kontrol lem Yönergesi Yaz l Prosedürler lem Yönergeleri Ak emalar Ak emalar ler KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve i lemin ba lamas, uygulanmas ve sonuçland r lmas a amalar n kapsamal d r. E Birimler taraf ndan belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet 32 veya mali karar ve i lemin ba lang c ndan sonuçland r lmas na kadar olan bütün a amalar kapsayacak ekilde

33 yaz l prosüdürler belirlenmemi tir. Süreç Analizi çal malar ba lat lamam t r. Ak emalar haz rlama çal malar ba lat lm t r. E E görev tan mlar yap lacak, gerçekle tirilen her türlü faaliyet ve i lem için i ak emalar olu turulacak, süreçler tan mlanacakt r. ak emalar Belediye web sitesinde yay nlanacakt r. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Ak emalar Ak emalar KFS 8.2 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve i lemin ba lamas, uygulanmas ve sonuçland r lmas a amalar n kapsamal d r. E Birimler taraf ndan belirlenen prosedürler ve ilgili dokümanlar faaliyet veya mali karar ve i lemin ba lang c ndan sonuçland r lmas na kadar olan bütün a amalar olan bütün a amalar kapsayacak ekilde kapsayacak ekilde düzenlenecektir. düzenlenecektir KFS 8.3 KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsaml, mevzuata uygun ve ilgili personel kapsaml, mevzuata uygun ve ilgili personel taraf ndan anla labilir taraf ndan anla labilir ve ula labilir olmal d r. E E Birimler; belirlenen Birimler; belirlenen prosedürler ve ilgili prosedürler ve ilgili dokümanlar n güncelli ini, dokümanlar n güncelli ini, mevzuata uygunlu unu, mevzuata uygunlu unu, anla labilirlili ini ve anla labilirlili ini ve ula labilirli ini sa lamak ula labilirli ini sa lamak üzere, günceli ve ihtiyac üzere, günceli ve ihtiyac sa lamak için altyap y olu turacak ve gerekli tedbirleri alacakt r. Web sayfalar nda bu bilgilere eri im KFS9 Görevler ayr l : Hata, eksiklik, yanl l k, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve i lemlerin onaylanmas, uygulanmas, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel aras nda payla t r lmal d r. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve i lemin onaylanmas, uygulanmas, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farkl ki ilere verilmelidir. Birim Görev Tan mlar ve Sorumluluk Yönergesi haz rl klar sürdürülmektedir. Görev tan malar, görev da l mlar ve sorumluluklara ili kin çal malar henüz tamamlanmad ndan, görevler ayr l ilkesi tam olarak uygulanamamaktad r. Ancak kay tlara giri yetkili personelce yap lmakta, yetkisiz giri önlenmektedir. E E E ak emalar do rultusunda otokontrolü sa layacak ekilde mevzuat do rultusunda i lerin farkl personel taraf ndan yap lmas Mali Hizmetler Biriminde Ön Mali Kontrol faaliyetini yürütenlerin harcama sürecinin hiçbir yerinde görev almamas Yetkisiz giri ve kay p risklerini önlemek için kay tlara ve kaynaklara giri yetkili personel ile s n rl olacakt r. Görev ayr l Bilgi lem Görev ayr l ler KFS 9.2 Personel say s n n yetersizli i nedeniyle görevler ayr l ilkesinin tam olarak uygulanamad idarelerin yöneticileri risklerin fark nda olmal ve gerekli E Faaliyet veya mali karar ve i lemin onaylanmas, uygulanmas, 33 kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farkl personel belirlenmesinin mümkün olmamas durumunda

34 yetkisiz giri önlenmektedir. s n rl olacakt r. KFS 9.2 Personel say s n n yetersizli i nedeniyle görevler ayr l ilkesinin tam olarak uygulanamad idarelerin yöneticileri risklerin fark nda olmal ve gerekli önlemleri almal d r. E Faaliyet veya mali karar ve i lemin onaylanmas, uygulanmas, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri için farkl personel belirlenmesinin mümkün olmamas durumunda kar la lacak risklerin azalt lmas na yönelik olarak birim amirleri taraf ndan gerekli tedbirler al nacakt r. KFS10 Hiyerar ik kontroller: Yöneticiler, i ve i lemlerin prosedürlere uygunlu unu sistemli bir ekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir ekilde uygulanmas için gerekli kontrolleri yapmal d r. Yöneticilerce i ve i lemlerin kontrolü yap larak yasal ve yönetsel önlemler al nmaktad r. Periyodik kontroller yap lmaktad r. Maliyet analizleri, ya ve akaryak t sarflar, araç takibi yap lmaktad r. E Yöneticiler, yetki devirleri ve görevlendirmeleri çerçevesinde i ve i lemlerin birimleri taraf ndan i ak emas ve standartlar do rultusunda yerine getirilip getirilmedi i konusunda kontroller yapacakt r. Bu kontrolleri raporlar veya tablolar arac l yla yerine getirecektir. Tüm Yöneticiler Gerekli Kontroller Tablolar KFS 10.2 Yöneticiler, personelin i ve i lemlerini izlemeli ve onaylamal, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatlar vermelidir. Yöneticiler personelin i ve i lemlerinin kontrolünü yaparak yasal ve yönetsel önlemleri almaktad r. E Yöneticiler personelin i ve i lemlerini periyodik aral klarla kontrolü sonucunda tespit etti i hata ve usulsuzluklerin Tüm Yöneticiler giderilmesi için söz konusu personele talimat verecek ve gerekli yasal ve idari tedbirleri alacakt r. Talimatlar / Yasal ve dari Tedbirler Mevcut durumda düzenlemeler bulunmakla beraber, uygulama konusunda makul KFS11 Faaliyetlerin süreklili i: dareler faaliyetlerinin süreklili ini sa lamaya yönelik gerekli önlemleri almal d r. Birimlerce, personel yetersizli inden kaynaklanan 34durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri ö renmesini nsan Kaynaklar ve Tüm Faaliyetlerin

35 almaktad r. verecek ve gerekli yasal ve idari tedbirleri alacakt r. KFS11 Faaliyetlerin süreklili i: dareler faaliyetlerinin süreklili ini sa lamaya yönelik gerekli önlemleri almal d r. KFS 11.1 Her i için as l ve Personel yetersizli i, geçici veya sürekli olarak yedek sorumlular görevden ayr lma, yeni bilgi sistemlerine geçi, belirlenmektedir. yöntem veya mevzuat de i iklikleri ile Bilgilendirme ola anüstü durumlar gibi faaliyetlerin toplant lar süreklili ini etkileyen nedenlere kar gerekli yap lmaktad r. önlemler al nmal d r. E itim programlar planlanmaktad r. E E Birimlerce, personel yetersizli inden kaynaklanan durumlarda, faaliyetlerin yürütülmesine devam edilebilmesi için mevcut personelin tüm faaliyetleri ö renmesini sa layacak tedbirleri alacakt r. (Belirli dönemlerde personele görev de i ikli i yap lmas ) Her i için as l ve yedek sorumlular belirlenecektir. Birimlerce, yeni bilgi sistemlerine geçi, yöntem de i ikliklerinin varl, mevzuat de i iklikleri gibi durumlarda bilgilendirme ve e itim faaliyetlerinin yap lmas nsan Kaynaklar ve E itim nsan Kaynaklar ve E itim Tüm Faaliyetlerin Ö renilmesi Hizmet çi E itim ler E Kurumun, bilgilendirme ve e itim faaliyetlerinin etkin yap labilmesi için e itim biriminin yap s güçlendirilecektir. Üst Yönetim nsan Kaynaklar ve E itim KFS 11.2 Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Belediyemizde vekil personel görevlendirme uygulamas mevcuttur. E Kurumumuzda yürütülen görevlere asaleten atama ko ulu bulunmayan durumlarda, personel mevzuat nda belirtilen ko ullara haiz olanlar aras nda usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilecektir. nsan Kaynaklar ve E itim KFS 11.3 Görevinden ayr lan personelin, i veya i lemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor haz rlamas ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici taraf ndan sa lanmal d r. Göreve ba lay / ayr l / ili ik kesme belgeleri düzenlenmektedir. E Birimlerce, görevinden ayr lan personelin yürüttü ü görevin önemlilik derecesine göre 35 gerekli belgeleri de içerecek ekilde göreviyle ilgili raporlar haz rlat l p yerine görevlendirilen Tüm Yöneticiler

36 olarak vekil personel görevlendirilecektir. KFS 11.3 Görevinden ayr lan personelin, i veya i lemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor haz rlamas ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici taraf ndan sa lanmal d r. Göreve ba lay / ayr l / ili ik kesme belgeleri düzenlenmektedir. E Birimlerce, görevinden ayr lan personelin yürüttü ü görevin önemlilik derecesine göre gerekli belgeleri de içerecek ekilde göreviyle ilgili raporlar haz rlat l p yerine görevlendirilen personele teslim edilmesi yöneticiler taraf ndan Tüm Yöneticiler KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: dareler, bilgi sistemlerinin süreklili ini ve güvenilirli ini sa lamak için gerekli kontrol mekanizmalar geli tirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin süreklili ini ve güvenilirli ini sa layacak kontroller yaz l olarak belirlenmeli ve uygulanmal d r. E Kurumumuz bilgi sistemlerinin envanteri ç kart larak, sistemin süreklili ini ve Bilgi lem güvenirlili ini sa layacak kontrol mekanizmalar yaz l olarak belirlenecektir ve uygulanacakt r. Çankaya Belediyesi Bilgi Sistemleri Envanteri / Uygulama Klavuzu KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi giri i ile bunlara eri im konusunda yetkilendirmeler yap lmal, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sa layacak mekanizmalar olu turulmal d r. Veri ve bilgi eri im kotrolleri ile donan m ve bilgisayar programlar na ili kin güvenlik önlemleri al nmaktad r. Veri ve bilgi giri i ile bunlara eri im konusunda yetkili olan ki iler belirlenmi tir E E Sorumlu birimin koordinasyonu alt nda tüm birimlerin kat l m n n sa land toplant larla veri ve bilgi giri i yaz l m Bilgi lem programlar gerekli olan bilgi ve raporlar üretecek bir analiz yapma imkan sunacak ekilde tasarlanacakt r. Kaynaklara ve kay tlara eri im yetkisi, bunlar n saklanmas ndan ve kullan lmas ndan sorumlu olan yetkili ki iler belirlenecektir. Bilgi lem ler KFS 12.3 dareler bili im yöneti imini sa layacak mekanizmalar geli tirmelidir. E Ç kar lacak olan bilgi sistemleri envanteri do rultusunda Kurumumuzun bili im yöneti imini sa layacak mekanizmalar n geli tirilmesi 36için çal ma program haz rlanacakt r. Bilgi lem

37 KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi giri i ile bunlara eri im konusunda yetkilendirmeler yap lmal, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sa layacak mekanizmalar olu turulmal d r. donan m ve bilgisayar programlar na ili kin güvenlik önlemleri al nmaktad r. Veri ve bilgi giri i ile bunlara eri im konusunda yetkili olan ki iler belirlenmi tir E E veri ve bilgi giri i yaz l m programlar gerekli olan bilgi ve raporlar üretecek bir analiz yapma imkan sunacak ekilde tasarlanacakt r. Kaynaklara ve kay tlara eri im yetkisi, bunlar n saklanmas ndan ve kullan lmas ndan sorumlu olan yetkili ki iler belirlenecektir. Bilgi lem Bilgi lem ler KFS 12.3 dareler bili im yöneti imini sa layacak mekanizmalar geli tirmelidir. E Ç kar lacak olan bilgi sistemleri envanteri do rultusunda Kurumumuzun bili im yöneti imini sa layacak mekanizmalar n geli tirilmesi için çal ma program haz rlanacakt r. Bilgi lem

38 4 B LG VE LET M Standart Kod No Kamu ç Kontrol Standard ve Genel art Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çal ma Grubu Üyeleri birli i Yap lacak Birim Ç kt / Sonuç Tamamlanma Tarihi Aç klama B S13 Bilgi ve ileti im: dareler, birimlerinin ve çal anlar n n performans n n izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sa l kl bir ekilde i leyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sa lanmas amac yla uygun bir bilgi ve ileti im sistemine sahip olmal d r. B S 13.1 darelerde, yatay ve dikey iç ileti im ile d ileti imi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve ileti im sistemi olmal d r. Her birime internet a ve adresi temin edilmi tir. Her birime ili kin görev tan mlar web sayfas nda yay mlanm t r. E E Kurumumuzda ve birimlerimizde, yatay ve dikey iç ileti im ile d ileti imi kapsayan etkili, sürekli bir bilgi ve ileti im sisteminin geli tirilmesi Birimlerin faaliyetlerine ili kin web sayfas nda yer alan mevzuatlar ile yaz l hale getirdikleri, i tan mlar, görev da l mlar n n güncellenmesi yap lacak ve web sayfas nda yay mlanmas Bilgi lem Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bilgi lem Intranet A / Bilgi ve leti im Sisteminin yile tirilmesi (Gerekti inde) için eylemler B S 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zaman nda ula abilmelidir. Yönetim Bilgi Sistemi Belediye Uygulamas Projesi kapsam nda kurulmu ve uygulamaya al nm t r. Kurum personelinin gereksinim duydu u bilgiye ula m sa lanmaktad r. Tüm araçlar n envanter kay tlar KBS üzerine geçirilmi tir. E Bilgi sistemi, gizlili i bulunmayan bilgi ve belgelere tüm kurum personelinin ula abilmelerini sa layacak ekilde geli tirilecek ve uygulanacakt r. Bilgi lem (Gerekti inde) Mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bulunmakla birlikte, uygulamada makul sa lamak B S 13.3 Bilgiler do ru, güvenilir, tam, kullan l ve anla labilir olmal d r. Bilgiler yetkili personelce güncellenmektedir. E Birimler faaliyet alanlar ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecek ve web sayfalar n n 38 güncel olmas sa lanmaya devam edilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bilgi lem ( htiyaç duyuldukça) Uygulamada makul sa lamak

39 B S 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zaman nda ula abilmelidir. Yönetim Bilgi Sistemi Belediye Uygulamas Projesi kapsam nda kurulmu ve uygulamaya al nm t r. Kurum personelinin gereksinim duydu u bilgiye ula m sa lanmaktad r. Tüm araçlar n envanter kay tlar KBS üzerine geçirilmi tir. E Bilgi sistemi, gizlili i bulunmayan bilgi ve belgelere tüm kurum personelinin ula abilmelerini sa layacak ekilde geli tirilecek ve uygulanacakt r. Bilgi lem Mevcut durumda belirtilen düzenlemeler bulunmakla birlikte, (Gerekti inde) uygulamada makul sa lamak yeni toplumcu amac yla belediye eylem B S 13.3 Bilgiler do ru, güvenilir, tam, kullan l ve anla labilir olmal d r. Bilgiler yetkili personelce güncellenmektedir. E Birimler faaliyet alanlar ile ilgili bilgileri sürekli olarak güncelleyecek ve web sayfalar n n güncel olmas sa lanmaya devam edilecektir. Bas n Yay n ve Halkla li kiler Bilgi lem ( htiyaç duyuldukça) Uygulamada makul sa lamak B S 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans program ve bütçenin uygulanmas ile kaynak kullan m na ili kin di er bilgilere zaman nda eri ebilmelidir. E Üst Yönetim ve Harcama Birimlerinin performans program ve bütçenin uygulanmas ile kaynak kullan m na ili kin di er bilgilere zaman nda eri ebilmelerini sa layacak ekilde yaz l m program geli tirilerek ilgili birimce gerekli yetkilendirmeler yap lacakt r. Bilgi lem Eri ilebilir Bilgi Sistemi için eylem B S 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duydu u gerekli bilgileri ve raporlar üretebilecek ve analiz yapma imkan sunacak ekilde tasarlanmal d r. Birimler ayl k ve dönemsel faaliyet raporlar haz rlamaktad r. Ancak bu raporlar analiz yapma imkan sunacak ekilde de ildir. E Kurumun yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duydu u gerekli bilgileri ve raporlar üretebilecek ve analiz yapma imkan sunacak ekilde tasarlanarak uygulanacak, birimler faaliyet alan na giren konularda düzenli bilgi ak sa layacaklard r. Bilgi lem Yönetim Bilgi Sistemi için eylem B S 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumluluklar kapsam nda personele bildirmelidir. Belediyede görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. Beklentilere ili kin yaz l bildirim yap lmamaktad r. E Yöneticiler, Kurumun stratejik plan nda belirtilen, misyon, vizyon çerçevesindeki amaç, Kurum hedef ve faaliyetler ile Yöneticileri beklentilere ili kin bilgilendirme toplant lar yapacaklard r. Tüm Personel Bilgilendirme Toplant s ( htiyaç duyuldukça) için eylem B S 13.7 darenin yatay ve dikey ileti im sistemi personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n iletebilmelerini sa lamal d r. Belediyemizde personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n belirlenebilmesine yönelik öneri ve ikayet kutusu, anket vb. çal malar yap lmamakla birlikte, yüz yüze görü melerle E Kurumda personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n belirlenebilmesi için öneri ve ikayet kutusu, 39 anket çal malar, yüz yüze görü meyi sa layacak toplant lar yap lacak bu tür konularla ilgili elektronik Bilgi lem için eylem

40 de ildir. faaliyet alan na giren konularda düzenli bilgi ak sa layacaklard r. B S 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçlar çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumluluklar kapsam nda personele bildirmelidir. Belediyede görevlendirmeler yaz l olarak yap lmakta ve ilgiliye tebli edilmektedir. Beklentilere ili kin yaz l bildirim yap lmamaktad r. E Yöneticiler, Kurumun stratejik plan nda belirtilen, misyon, vizyon çerçevesindeki amaç, Kurum hedef ve faaliyetler ile Yöneticileri beklentilere ili kin bilgilendirme toplant lar yapacaklard r. Tüm Personel Bilgilendirme Toplant s ( htiyaç duyuldukça) için İç Kontrol eylem Eylem Planı B S 13.7 darenin yatay ve dikey ileti im sistemi personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n iletebilmelerini sa lamal d r. Belediyemizde personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n belirlenebilmesine yönelik öneri ve ikayet kutusu, anket vb. çal malar yap lmamakla birlikte, yüz yüze görü melerle personelin öneri ve ikayetleri al nmaktad r. E Kurumda personelin de erlendirme, öneri ve sorunlar n belirlenebilmesi için öneri ve ikayet kutusu, anket çal malar, yüz yüze görü meyi sa layacak toplant lar yap lacak bu tür konularla ilgili elektronik ortamdan istifade edilmesi Bilgi lem için eylem B S14 Raporlama: darenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçlar, saydaml k ve hesap verebilirlik ilkeleri do rultusunda raporlanmal d r. B S 14.1 dareler, her y l, amaçlar, hedefleri, stratejileri, varl klar, yükümlülükleri ve performans programlar n kamuoyuna aç klamal d r. k Plan, Performans Program web sayfam zda yay nlanmaktad r. Performans Program na yaz l ve web üzerinden ula labilirlik sa lanmaktad r. E Kurumumuz amaç, hedef, strateji, varl k, yükümlülük ve performans programlar Kurumumuz web sitesinde yay mlanarak, kamuoyuna aç k olmas ve ula labilirli i Bas n Yay n ve Halkla li kiler Belediye Performans De erlendirme Raporu Her y l n Ocak ay içinde Bu art ile ilgili olarak kurumumuzda yeterli sa lanmakla birlikte,mevcut durumun devam n sa lamaya yönelik eylem B S 14.2 dareler, bütçelerinin ilk alt ayl k uygulama sonuçlar, ikinci alt aya ili kin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna aç klamal d r. Alt Ayl k Bütçe Gerçekle me Raporu haz rlanarak Maliye Bakanl na iletilmektedir. E say l Kanunun 30. maddesi uyar nca, Kurumumuz bütçesinin ilk alt ayl k uygulama sonuçlar ve ikinci alt aya ili kin beklentiler, hedefler ve faaliyetler y l n temmuz ay içinde kamuoyuna aç klanacakt r. Mali Hizmetler Bas n Yay n ve Halkla li kiler Alt Ayl k Bütçe Gerçekle me Raporu / Alt Ayl k Hedefler Raporu Her y l n Temmuz ay içinde B S 14.3 Faaliyet sonuçlar ve de erlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmal d r. Birim Faaliyet Raporlar esas al narak haz rlanan Belediye Faaliyet Raporunda faaliyet sonuçlar ve de erlendirmelere yer verilmektedir. Faaliyet Raporu web sitesinde yay nlanmakta ve yaz l doküman olarak da da t lmaktad r. E E Birimler, her y l n Ocak ay sonuna kadar faaliyet raporlar n haz rlayacaklard r. Birimlerin faaliyet sonuçlar ve de erlendirmeleri Belediye Faaliyet Raporunda gösterilerek ve Kurumumuz web sitesinde 40 yay mlanarak duyurulmas na devam edilecektir. Birim Faaliyet Raporlar Belediye Faaliyet Raporu Her y l n Ocak ay sonuna kadar Her y l n Nisan ay içinde Mevcut durum makul sa lamakla birlikte,uygulama konusunda makul lerin devam

41 sa lanmaktad r. B S 14.2 İç Kontrol Eylem aç klamal d r. Planı dareler, bütçelerinin ilk alt ayl k uygulama sonuçlar, ikinci alt aya ili kin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna Alt Ayl k Bütçe Gerçekle me Raporu haz rlanarak Maliye Bakanl na iletilmektedir. E say l Kanunun 30. maddesi uyar nca, Kurumumuz bütçesinin ilk alt ayl k uygulama sonuçlar ve ikinci alt aya ili kin beklentiler, hedefler ve faaliyetler y l n temmuz ay içinde kamuoyuna aç klanacakt r. Mali Hizmetler Bas n Yay n ve Halkla li kiler Alt Ayl k Bütçe Gerçekle me Raporu / Alt Ayl k Hedefler Raporu Her y l n Temmuz ay içinde B S 14.3 Faaliyet sonuçlar ve de erlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmal d r. Birim Faaliyet Raporlar esas al narak haz rlanan Belediye Faaliyet Raporunda faaliyet sonuçlar ve de erlendirmelere yer verilmektedir. Faaliyet Raporu web sitesinde yay nlanmakta ve yaz l doküman olarak da da t lmaktad r. E E Birimler, her y l n Ocak ay sonuna kadar faaliyet raporlar n haz rlayacaklard r. Birimlerin faaliyet sonuçlar ve de erlendirmeleri Belediye Faaliyet Raporunda gösterilerek ve Kurumumuz web sitesinde yay mlanarak duyurulmas na devam edilecektir. Birim Faaliyet Raporlar Belediye Faaliyet Raporu Her y l n Ocak ay sonuna kadar Her y l n Nisan ay içinde Mevcut durum makul sa lamakla birlikte,uygulama konusunda makul lerin devam B S 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amac yla idare içinde yatay ve dikey raporlama a yaz l olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili haz rlanmas gereken raporlar hakk nda bilgilendirilmelidir. Görev ve faaliyetlere ili kin haz rlanmas gereken raporlar hakk nda birimlere yaz l bilgilendirme yap lmakta,birim faaliyet raporlar n n ekli, kapsam ve raporlama ilkeleri bildirilmektedir. E Görev ve faaliyetlere ili kin haz rlanmas gereken raporlar hakk nda Ba kanl k Genelgesi yay nlanarak personelin bilgilendirilmesi Faaliyet Raporu Genelgesi Her y l n Ocak ay ba nda Mevcut durum makul sa lamakla birlikte,uygulama konusunda makul 41

42 B S15 Kay t ve dosyalama sistemi: dareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil i ve i lemlerin kaydedildi i, s n fland r ld ve dosyaland kapsaml ve güncel bir sisteme sahip olmal d r. B S 15.1 Kay t ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberle meyi kapsamal d r. Kay t ve Dosyalama Sistemi elektronik ortam da kapsayacak ekilde düzenlenmektedir. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi ve Ar iv Yönetim Sistemi Projesi çal malar sürdürülmektedir. E Kay t ve Dosyalama Sistemine ili kin düzenlemeler ve güncellemeler yap lacakt r. Elektronik Doküman Yönetim Sistemi ve Ar iv Yönetim Sistemi Projesi çal malar tamamlanacakt r. Bilgi lem Yaz leri Elektronik Doküman Yönetim Sistemi Ar iv Yönetim Sistemi nin B S 15.2 Kay t ve dosyalama sistemi kapsaml ve güncel olmal, yönetici ve personel taraf ndan ula labilir ve izlenebilir olmal d r. Belediyemizde Ba bakanl k taraf ndan tarihinde yay mlanan 2005/7 nolu genelge gere i Standart Dosya Plan kapsam nda kay t ve dosyalama sistemine geçilmi tir. E Kay t ve dosyalama sistemi de i en mevzuat çerçevesinde güncellenecek, yönetici ve yetkili personele duyurulacakt r. Yaz leri Standart Dosya Plan na Uygun Kay t ve Dosyalama (Gerekti inde) nin devam n n B S 15.3 Kay t ve dosyalama sistemi, ki isel verilerin güvenli ini ve korunmas n sa lamal d r. Mevcut Kay t ve dosyalama sisteminde, ki ilerin gizlilik içeren bilgi ve belgeleri yeterince alt na al namamaktad r. Dosyalar ar ivlerde muhafaza edilmektedir. E E Kay t ve dosyalama sisteminde, ki ilerin gizlilik içeren bilgi ve belgelerinin güvenli ini sa lamak için gerekli önlemler al nacak, güvenlik ve ifreleme çal malar ba lat lacakt r. Ar ivlerde yeterli say da personel görevlendirilecektir nin ler E Personel dosyalar ki isel bilgilerin güvenli i sa lanacak ekilde ar ivlerde muhafaza edilecektir

43 B S 15.4 Kay t ve dosyalama sistemi belirlenmi standartlara uygun olmal d r. Belediyemizde Standart Dosya Plan ve DTVT kodlama sistemi kapsam nda kay t ve dosyalama yap lmaktad r. E Kay t ve dosyalama sistemi, Ba bakanl kça belirlenen düzenlemeler, yenilenen mevzuat ve Yaz leri ilgili di er mevzuat hükümlerine uyumlulu u Bilgi lem sa lanarak sürdürülecektir. Kay t ve Dosyalama Sistemi Gerekti inde Güncellenerek Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem B S 15.5 Gelen ve giden evrak zaman nda kaydedilmeli, standartlara uygun bir ekilde s n fland r lmal ve ar iv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Evrak birimlerinde çal an personele gerekli e itimler verilmektedir. E Evrak biriminde çal an personele, evra n kaydedilmesi, standartlara uygun bir ekilde s n fland r lmas, ar iv sistemine uygun muhafaza edilmesi konusunda e itim verilmesi ve bilgilendirilmesi faaliyetlerine devam edilecektir. Yaz leri Bilgi lem Gerekti inde nin devam n n B S 15.6 darenin i ve i lemlerinin kayd, s n fland r lmas, korunmas ve eri imini de kapsayan, belirlenmi standartlara uygun ar iv ve dokümantasyon sistemi olu turulmal d r. Kurum ar ivimiz mevcut de ildir. Birimlerde fiziki ar iv mevcuttur.ancak Birim ar ivleri, Devlet Ar iv Hizmetleri Hakk ndaki Yönetmeli e uygun de ildir. Kurumumuzun Genel Evrak ve Birimlerin dari ler Bölümleri taraf ndan kay t ve kontrol i lemleri yap lmaktad r. E Ar iv ve d0kümantasyon konusunda mevzuat çal malar tamamlanarak, ar iv sistemi buna göre tasarlanacakt r.kuruma ait ar iv Destek Hizmetleri bünyesinde olu turulacakt r. Birim ar ivleri Devlet Ar iv Yönetmeli e standartlar na uygun hale getirilecektir. Destek Hizmetleri Kurum Ar ivi Olu turulmas Birim Ar ivlerinin Mevzuata Uygun Hale Getirilmesi ler E Gelen ve giden tüm evrak n kay t ve kontrolü yap lacakt r. 43

44 B S16 Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar n bildirilmesi: dareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar n belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sa layacak yöntemler olu turmal d r. B S 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar n bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmal d r. E Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar n bildirim i lemleri mevzuat çerçevesinde belirlenerek, iç genelge düzenlenerek tüm personele duyurularak, personel bilgilendirilecektir. Genelge B S 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakk nda yeterli incelemeyi yapmal d r. Kurum genelinde hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakk nda, mevzuatla belirlenen gerekli mekanizmalar oluturulmu tur. E Yöneticiler bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar mevzuat çerçevesinde de erlendirerek gerekli i lem yapacakt r. Söz konusu i lemler mevzuatla belirlenen usuller çerçevesinde yetkili ve görevli birimlere bildirileceklerdir. Tefti Kurulu Tüm Yöneticiler (Gerekti inde) Uygulamada makul B S 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar bildiren personele haks z ve ay r mc bir muamele yap lmamal d r. Kurumumuzda hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar bildiren personele ayr mc i lem yap lmamaktadr. E Hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar bildiren personelin bu bildiriminden dolay herhangi bir olumsuz muameleyle kar la mamas için yöneticiler gerekli tedbirleri alacakt r.etik Komisyonu gerekli çal malar yapacakt r. Tüm Yöneticiler Etik Komisyonu Tüm Yöneticiler (Gerekti inde) Mevcut durum makul sa lamakla birlikte uygulaman n devam n sa lamaya yönelik eylem 44

45 5 ZLEME Standart Kod No Kamu ç Kontrol Standard ve Genel art Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çal ma Grubu Üyeleri birli i Yap lacak Birim Ç kt / Sonuç Tamamlanma Tarihi Aç klama S17 ç kontrolün de erlendirilmesi: dareler iç kontrol sistemini y lda en az bir kez de erlendirmelidir. S 17.1 ç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir de erlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullan larak de erlendirilmelidir tarih ve 27 say l Ba kanl k Genelgesi ile Birimlerden iç kontrol eylem plan nda öngörülen eylem ve faaliyetlerin sonuçlar istenmi tir Planlanan eylemler ile ilgili mevcut durum analizleri yap larak eylem ve faaliyetlerin sonuçlar de erlendirilerek tarih ve 212 say ile üst yöneticiye ç Konrol Standartlar na Uyum Raporu sunulmu tur. Birim çal ma gruplar ile ç Kontrol zleme ve De erlendirme Kurulu etkinle tirilmelidir. E E Birimler iç kontrol eylem plan nda yer alan eylemlerin izlenmesi, de erlendirilmesi ve raporlanmas için en az 3 ki iden olu an çal ma gruplar ile ve planlanan eylemler ile ilgili Mali Hizmetler mevcut durum analizleri yap larak raporlanacak ve somut önerilerle birlikte birim yöneticilerine sunulacakt r. ç Kontrol zleme ve Yönlendirme Kurulu etkinle tirecektir. Belediyemizin iç kontrol sistemi y lda en az bir kez de erlendirilecektir. ç kontrol Mali Hizmetler standartlar eylem plan kapsam nda yap lan çal malar sorumlu birimlerce y lda en az bir kere ne bildirilecektir. Üst Yönetime de erlendirme raporu sunulacakt r. Böylece iç kontrol ortam n n sürekli olarak izlenmesi Birim ç Kontrol zleme ve De erlendirme Raporlar ç Kontrol zleme ve Yönlendirme Kurulu, De erlendirme Toplant lar, ç Kontrol Faaliyetleri zleme ve De erlendirme Genelgesi, Birim ç Kontrol Faaliyetleri Raporu, ç Kontrol Standartlar na Uyum Raporu Mevzuattaki düzenlemelerin uygulamada makul sa layabilmesi için eylem Mevcut durum makul sa layamad ndan eylem öngörülmü tür 45

46 S 17.2 ç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin al nmas konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. E ç Kontrol zleme ve Yönlendirme Kurulu taraf ndan anket, ikayet, y ll k faaliyet raporlar, stratejik planlar, iç ve d denetim ç Kontrol zleme raporlar n n izlenmesi ve ve Yönlendirme de erlendirilmesi sonucunda Kurulu tespit edilen eksiklik, hata, usulsüzlük ve yolsuzlu a ili kin düzenleyici ve düzeltici önlemlerin al nmas sa lanacak olup bu konuya ili kin rapor düzenlenecektir. De erlendirme Raporu Her Y l Mevcut durum makul sa layamad ndan eylem öngörülmü tür S 17.3 ç kontrolün de erlendirilmesine idarenin birimlerinin kat l m sa lanmal d r. ç kontrolün de erlendirilmesine ili kin çal malara birimlerin yeterli kat l m henüz sa lanamam t r. E E ç kontrolün de erlendirilmesine, birimlerde olu turulan çal ma gruplar n n, birim karar vericilerinin ve yönetici konumunda olan personellerin kat l m Her harcama birimi kendi bünyesinde sisteme ili kin eksiklikleri tespit edecek, gerekli önlemleri alacak ve mekanizmalar geli tirecektir. Üst Yönetim De erlendirme Toplant lar Üst Yönetim için eylemler S 17.4 ç kontrolün de erlendirilmesinde, yöneticilerin görü leri, ki i ve/veya idarelerin talep ve ikâyetleri ile iç ve d denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate al nmal d r. E Yap lacak toplant larla yöneticilerin görü lerinin al nmas Web sayfas nda olu turulan öneri ve ikayet kutusuna iletilen talep ve ikayetlerin de erlendirilmesi Üst Yönetim ç ve d denetim sonucunda düzenlenen raporlar ilgili birim yöneticisiyle birlikte de erlendirilmesi yap lacak ve rapor düzenlenecekt r. Düzenlenen Raporlar Her Y l için eylem S 17.5 ç kontrolün de erlendirilmesi sonucunda al nmas gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem plan çerçevesinde uygulanmal d r. ç Kontrol Eylem Plan Güncelleme çal malar yap lm t r. E ç Kontrol Sistemine ili kin yap lan de erlendirmeler sonucunda al nmas gereken önlemler belirlenecektir. Eylem plan güncellenecek ve uygulanmas Üst Yönetim ve Di er Birimler ç Kontrol Sisteminin De erlendirilmesi ç Kontrol Eylem Plan n n Güncellenmesi (Gerekti inde) için eylem 46

47 S18 ç denetim: dareler fonksiyonel olarak ba ms z bir iç denetim faaliyetini sa lamal d r. S 18.1 ç denetim faaliyeti ç Denetim Koordinasyon Kurulu taraf ndan belirlenen standartlara uygun bir ekilde yürütülmelidir. ç Denetim faaliyetleri standartlara uygun bir ekilde ve 3 y ll k plan /1 y ll k program çerçevesinde yürütülmektedir. ç Denetim Birimince yap lan denetimler Performans esasl olarak yap lmaktad r. E ç denetim faaliyetleri standartlara uygun bir ekilde 2013 y l ndan ba layarak haz rlanacak 3 y ll k iç denetim plan ve 1 y ll k programlar çerçevesinde yürütülecektir. ç Denetim Birimi 3 Y ll k Plan / 1 Y ll k Program Mevzuattaki düzenlemelerin uygulamada makul sa layabilmesi için eylem S 18.2 ç denetim sonucunda idare taraf ndan al nmas gerekli görülen önlemleri içeren eylem plan haz rlanmal, uygulanmal ve izlenmelidir. ç Denetim Raporlar düzenlenmektedir. E Yürütülen iç denetim faaliyetleri sonucunda haz rlanacak olan denetim raporlar birimlerle görü ülecek ve birimler eksikliklerini gidermeye yönelik al nmas gereken önlemleri içerir eylem planlar n haz rlayacaklard r.eylem planlar uygulama ve sonuçlar iç denetim birimi ve üst yönetici taraf ndan takip edilecektir. (Denetlenen Birimler) ç Denetim Birimi ç Denetim Raporu Eylem Plan Mevzuattaki düzenlemelerin uygulamada makul sa layabilmesi için eylem 47

48 48