TR51/15/SOS (ALT-KAP) SÖZLEŞME SÜRECİ

Transkript

1 TR51/15/SOS (ALT-KAP) SÖZLEŞME SÜRECİ 10 Temmuz 2015

2 GÜNDEM 2015 Teklif Çağrısı Başvuru ve Değerlendirme Süreci Sözleşme Süreci Uygulama Süreci Talep Edilen Evraklar Sözleşme ve Ekleri İmzalama Takvimi 2

3 SÖZLEŞME SÜRECİ 10 İŞ GÜNÜ Bildirimin alınması Belgelerin KAYS a yüklenmesi Sözleşmenin imzalanması Projenin resmi olarak başlaması Talep edilen belgelerin hazırlanması 3

4 Bildirim Sözleşme imzalanmadan önce Ajans, gerektiğinde ek bilgi ve belge isteyebilir. Ajans, başvuru sahiplerine yazılı olarak bildirim yapacaktır. (e-posta bildirimi haricinde) Sözleşme, bu bildirimi müteakip 10 iş günü içerisinde imzalanır. Bu süre zarfında sözleşme imzalamak üzere Ajansa başvurmayan başvuru sahipleri söz konusu destekten feragat etmiş sayılırlar. Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler yararlanıcı tarafından karşılanır. 4

5 Talep Edilen Evrak Listesi Alınması Gereken Destekleyici Belgeler 1. Vergi borcu olmadığına ilişkin yazı 2. SGK Belgesi 3. Teminat Mektubu BS O Kamu kurumları hariç BS O Mahalli idareler hariç BS Kar Amacı Güden veya kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşları 4. Projenin uygulama alanına ilişkin belgeler 5. Faaliyetler için gerekli izin/ruhsat/yetki belgesi 6. Başvuru sırasında fotokopi olarak teslim edilen belgelerin asılları veya noter onaylı suretleri BS O Doldurulması Gereken Şablonlar Ek V, VI, VII, XII, XIII (Şablonlara Web sitesinde Sözleşme Ekleri nden ulaşılabilir.) Haciz işlemi bulunmadığına ilişkin yazı BS O Mahalli idareler hariç BS BS Başvuru Sahibi kurum için sunulmalı O Ortak olan kurum için sunulmalı 5

6 Sözleşme Öncesi Talep Edilen Evrak 1. Vergi Borcu: Mahalli idareler hariç Başvuru Sahibinin ve Ortağının ilgili vergi dairesinden alınmış vadesi geçmiş borcu olmadığını gösteren ve Sözleşme tarihinden en fazla 15 gün önce alınmış resmi yazı veya internet çıktısı (Mahalli İdareler hariç). (Başvuru Sahipleri vergiden muaf ise veya vergi mükellefi değilse bunu kanıtlayan resmi yazı) 6

7 Sözleşme Öncesi Talep Edilen Evrak 2. SGK Belgesi: Kamu kurumları hariç Başvuru sahibinin ve ortaklarının sosyal güvenlik katkıları ile ilgili yükümlülüklerini yerine getirdiklerine (vadesi geçmiş borcu bulunmadığına) dair sözleşme tarihinden en geç 15 gün önce alınmış resmi yazı veya barkodlu internet çıktısı. 7

8 Sözleşme Öncesi Talep Edilen Evrak 4. Faaliyetler için gerekli izin/ruhsat/yetki belgesi Projenin uygulanması için mevzuat gereğince ilgili makamlardan (Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığı, Sağlık Bakanlığı, vb.) alınması gerekli olan her türlü izin, ruhsat, yetki belgesi, lisans gibi belgeler: ÇED Raporu veya ÇED Raporuna ihtiyaç olmadığını gösteren ilgili kurumdan alınmış yazı, Gerekli ise Kültür Tabiat Varlıklarını Koruma Kurulu izni, vb. 8

9 Sözleşme Öncesi Talep Edilen Evrak 5. Projenin uygulama alanına ilişkin belgeler: Arsa/arazi/binaların mülkiyet durumunu gösterir ve mevcutsa taşınmaz üzerinde kurulu tüm hakları da içeren belge Arazinin imar durumu ile ilgili belge Yapı kullanma izin belgesi Zemin etüdü Projenin uygulanacağı yerin mülkiyet durumunu gösterir belge veya kira kontratı 9

10 Sözleşme Öncesi Talep Edilen Evrak 6. Başvuru Belgelerinin Asılları: Başvuru sırasında sunulmamış ise, proje alanına ilişkin uygun ölçekte vaziyet ve uygulama planları ile teknik tasarım ve çizimler, Başvuru sırasında fotokopi olarak teslim edilen belgelerin asılları veya noter onaylı suretleri. 10

11 Sözleşme Muhtevası Destek miktarı, Söz konusu desteğe ilişkin ilke ve kurallar, Tarafların hak ve yükümlülükleri, Projenin uygulanmasına ve finansmanına ilişkin hüküm ve yaptırımlar. İmzalanma DYK da belirtilen şekle ve muhtevaya uygun olarak taraflarca imzalanır; Aslı ajansta kalacak şekilde tek nüsha olarak düzenlenir, Ajans tarafından onaylanmış bir örneği yararlanıcıya verilir. 11

12 Sözleşme ve Ekleri Sözleşme (Özel Koşullar) Ek I : Proje Tanımı (Başvuru Formu) Ek II : Destek Sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek III : Proje Bütçesi: Revize Edilmiş Bütçe Ek IV : Destek Yararlanıcılarının Tabi Oldukları Satın Alma Kuralları Ek V : Ödeme Talebi Ek VI : Mali Kimlik Formu Ek VII : Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Örneği Ek VIII : Yararlanıcı Beyan Raporu Ek IX : Ara (EK IX-A) ve Nihai (EK IX-B) Rapor Formları Ek X : Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI : Harcama Teyidi Ek XII : Mali Kontrol Taahhütnamesi ve Muvafakatname Ek XIII : Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi 12

13 Sözleşme ve Ekleri Sözleşme (Özel Koşullar) Ek I : Proje Tanımı (Başvuru Formu) Ek II : Destek Sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek III : Proje Bütçesi (Revize Edilmiş Bütçe) Ek IV : Destek Yararlanıcılarının Tabi Oldukları Satın Alma Kuralları Ek V : Ödeme Talebi Ek VI : Mali Kimlik Formu Ek VII : Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi Örneği Ek VIII : Yararlanıcı Beyan Raporu Ek IX : Ara (EK IX-A) ve Nihai (EK IX-B) Rapor Formları Ek X : Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Ek XI : Harcama Teyidi Ek XII : Mali Kontrol Taahhütnamesi ve Muvafakatname Ek XIII: Destek Miktarının Ödenmesi İçin Teminat Belgesi Standart şablon BS tarafından doldurulacak 13

14 Sözleşme İçeriği Özel Koşullar Proje ve Yararlanıcı Bilgileri Sözleşmenin Amacı Projenin Uygulama Süresi Projenin Finansmanı Raporlama ve Ödeme Düzenlemeleri İrtibat Adresleri Ekler Proje için gerekli diğer özel koşullar Yetkili imzaları 14

15 Sözleşme İçeriği EK-I: Proje Tanımı (Başvuru Formu) Ajansımıza başvuru esnasında sunulan projedir. BS tarafından Başvuru Formunda öngörülen amaç, hedef, faaliyet ve çıktılar esastır. Bunlar değiştirilemez veya bunlara ekleme yapılamaz. 15

16 Sözleşme İçeriği EK-II: Genel Koşullar Genel ve İdari Hükümler Yükümlülükler: Genel, bilgi ve rapor sağlama Sorumluluk, menfaat sağlama ilişkisi Gizlilik, görünürlük, sonuçların kullanımı Projenin izlenmesi/değerlendirilmesi Sözleşme değişiklikleri, devri, proje uygulama süre uzatımı, durdurulma, mücbir sebepler Sözleşmenin feshi ve anlaşmazlıkların çözümü Mali Hükümler Uygun ve uygun olmayan maliyetler Ödemeler ve temerrüt faizi Hesaplar, teknik ve mali kontroller İstirdat (Geri alma) Faiz 16

17 Sözleşme İçeriği EK-III: Proje Bütçesi (Revize Edilmiş) EK-III-A: Bütçe EK-III-B: Maliyetlerin Gerekçelendirilmesi EK-III-C: Beklenen Finansman Kaynakları 17

18 Sözleşme İçeriği EK-IV Satınalma Prosedürleri Yararlanıcının yasal statüsüne göre: 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi yararlanıcılar yapacakları satın alma faaliyetlerini, tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler sayılı Kamu İhale Kanununa tabi olmayan yararlanıcıların uyacakları satın alma usul ve esasları Satın Alma Rehberinde ayrıntılı olarak yer almakta ve bu belgede temel usul ve esaslar belirtilmektedir. Proje kapsamında Ortak varsa, satın alma faaliyetleri hangi kurum tarafından gerçekleştirilecekse o kurumun tabi olduğu mevzuat hükümleri geçerlidir. 18

19 Sözleşme İçeriği EK-V: Ödeme Talebi Ajanstan ödeme talep etmek üzere doldurulur (Ön/Ara/Nihai ödemeler için). BS tarafından doldurulacaktır. 19

20 Sözleşme İçeriği EK-VI: Mali Kimlik Formu Başvuru sahibinin hesap ve irtibat bilgilerini içerir. BS tarafından doldurulacaktır. Başvuru Sahibi kurum adına, sadece proje işlemleri için kullanılacak yeni bir banka hesabı açılmalıdır. KAYS GİRİŞİ 20

21 Sözleşme İçeriği EK-VII: Kimlik Beyan Formu EK-VII-A : Gerçek kişi EK-VII-B : Kamu Kurumu Kuruluşu EK-VII-C : Tüzel kişi İsim, adres ve iletişim bilgileriyle kurum bilgilerinden oluşan tek sayfalık beyan formudur. BS tarafından doldurulacak KAYS GİRİŞİ 21

22 Sözleşme İçeriği EK-VIII: Yararlanıcı Beyan Formu Proje genel bilgileri, bütçe, faaliyetler, satınalımlar, performans göstergeleri, ihtiyaçlar, sorunlar, gibi alanları içeren ve proje faaliyetleri başladıktan sonra da doldurulmasına devam edilecek olan bir beyan formudur. 22

23 Sözleşme İçeriği EK-IX: Ara ve Nihai raporlar EK-IX-A Ara rapor: Yapılan faaliyetler, ortaklarla ve iştirakçilerle ilişkiler, ödemeler, bütçe ve gerçekleşen harcamalara ilişkin finansal bilgiler gibi alanları içeren standart formatı olan ve raporlama dönemlerinde doldurulan bir rapordur. EK-IX-B Nihai rapor: Son raporlama döneminde hazırlanan standart formatı olan bir rapordur. 23

24 Sözleşme İçeriği EK-X: Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Proje ile elde edilen Somut faydalar Soyut faydalar Genel değerlendirmeler Başarılar Sorunlar İhtiyaçlar gibi alanları içerir. 24

25 Sözleşme İçeriği EK-XI: Harcama Teyidi Destek Yararlanıcısı ve Ankara Kalkınma Ajansının gizli kullanımı ve Destek Sözleşmesinin 15. maddesinde belirtilen Genel Koşullar çerçevesinde hazırlanan Mali Denetim Raporudur. Destek yararlanıcısının projesine dair mali bulguları içerir ve destek yararlanıcısının diğer mali beyanlarını kapsamaz. 25

26 Sözleşme İçeriği EK-XII: Mali Kontrol Taahhütnamesi Yararlanıcının; T.C. Merkez Bankası kayıtlarından çeşitli Bankalar ve Özel Finansal Kurumları nezdindeki kredi limiti ve risk bilgilerinin araştırılması ve yararlanıcı tarafından kullanılacak proje hesabının yetkili kişilerce izlenmesi hususunda Ajansa tam yetki verdiğini beyan ettiği formdur. BS tarafından doldurulacak. 26

27 Sözleşme İçeriği EK-XIII: Teminat Mektubu Örneği Kâr amacı güden kurum/kuruluşlar ile kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarından Ajans tarafından sağlanacak destek miktarının %10 u kadar teminatın Ajansın bildireceği banka hesap numarasına yatırıldığına dair banka dekontu veya Proje süresi tamamlandıktan sonraki 6 ayı kapsayacak şekilde vadeli teminat mektubu (Örneğin: proje süresi 12 ay ise teminat mektubu en az 12+6=18 ay olmalıdır). 27

28 Sözleşme İçeriği Teminat Hesap No! VAKIFBANK ANKARA ŞUBESİ TR

29 Sözleşme İçeriği Haciz Olmadığına Dair Beyan Başvuru Sahibi ve Ortağının, söz konusu proje veya faaliyetine Ajans tarafından sağlanacak destek tutarının %3 ü kadar ya da daha fazla bir meblağ için, herhangi bir nedenle haklarında kesinleşmiş haciz işlemi bulunmadığına ilişkin beyan (Mahalli İdareler hariç) 29

30 SÖZLEŞME SÜRECİ 10 İŞ GÜNÜ Bildirimin alınması KAYS Girişi 30

31 SÖZLEŞME SÜRECİ KAYS a girilen sözleşme ekleri Ajans uzmanı tarafından kontrol edilir. Tüm belgeler tamamlandıktan sonra Başvuru Sahibi kurum temsilcisi imzaya davet edilir. Bu sürecin 10 iş günü içerisinde tamamlanması gerekmektedir. 31

32 SÖZLEŞME SÜRECİ Sözleşme imzalamaya, Başvuru Sahibi ni temsil ve ilzama yetkili kişi(ler)in gelmesi gerekmektedir. 32

33 SÖZLEŞME SÜRECİ 10 İŞ GÜNÜ Bildirimin alınması Proje, sözleşmedeki imzaların tamamlanmasını takip eden gün başlar. 33

34 SÖZLEŞME SONRASI Sözleşme İmzalandıktan Sonra Yapılması Gerekenler Damga vergisinin ödenmesi Proje personelinin sigorta girişlerinin yapılması (yeni istihdam ise) Görevlendirme yazılarının alınması 34

35 SÖZLEŞME SONRASI Damga Vergisi 11/7/1964 tarihli sayılı Resmi Gazete de yayımlanan 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu nun (1) Sayılı Tablosuna göre toplam sözleşme tutarının (toplam proje bütçesinin) binde 9,48 i tutarında damga vergisi yararlanıcı tarafından ödenmelidir. Sözleşme imzalanmasını takip eden 15 gün içinde yatırılmalıdır. 35

36 Önemli Hatırlatmalar! Sözleşmenin tüm maddeleri dikkatlice okunmalıdır. Sözleşme, Ajans ile Başvuru Sahibi arasında imzalanır. Projenin yürütülmesinden, ortağın proje sürecine katılımından ve sorumluluğunu yerine getirmesinden Ajans a karşı Başvuru Sahibi kurum sorumludur ve muhataptır. Başvuru Sahibi veya ortakları projede belirtilen eşfinansmanı sağlamakla yükümlü olup, aksi durumda uygulamada sözleşme feshedilebilir. Başvuru Sahibi kurum sözleşmeyi imzalamama hakkına sahiptir. Sözleşmeyi imzalamamanın herhangi bir mali yükümlülüğü yoktur. Bu durumda gerekçeli feragat etme yazısı Ajansa sunulmalıdır! 36

37 ANKARA KALKINMA AJANSI PROGRAM YÖNETİM BİRİMİ