PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ

Transkript

1 PROJE UYGULAMA SÜRECİ 2010 YILI MALİ DESTEK PROGRAMLARI İZLEME VE DESTEK FAALİYETLERİ

2 2 SUNUM İÇERİĞİ İzleme Kapsamı İzleme Araçları ve Faaliyetleri Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri Risk Değerlendirmesi

3 3 İzleme Kapsamı İzlemenin temel amacı, verilen mali desteklerin sözleşmede belirtilen amaçlar doğrultusunda kullanıldığının doğrulanmasıdır. İzleme ayrıca projelerin kurallara göre uygulanmasını, proje uygulaması esnasında doğabilecek sorunların tespit edilmesini ve yararlanıcılara bu problemlere ilişkin sürekli destek sağlanmasını temin edecektir.

4 4 İzleme Kapsamında İzlenecek Hususlar Usullerde; 1. İhale kurallarına uygunluk, 2. Maliyetlerin uygunluğu, 3. Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, 4. Dokümantasyon ve arşivleme, 5. Defter tutma ve muhasebe, 6. Raporlama yükümlülükleri, 7. Sözleşme değişiklikleri, 8. Uygunsuzluk ve usulsüzlükler,

5 5 İzleme Kapsamında İzlenecek Hususlar İlerlemelerde; 1. Mali ve teknik ilerleme, 2. Performans göstergeleri ve 3. Yararlanıcıların sorunları ve ihtiyaçları

6 1. Destek Faaliyetleri 2. İzleme Ziyaretleri 3. Düzenli raporlama (Ara rapor, nihai rapor vb. raporlar) 4. İzleme Bilgi sistemi 6

7 7 1)Destek Faaliyetleri 1. Başlangıç Toplantıları 2. Proje Uygulama Eğitimleri 3. Satın Alma Eğitimleri 4. Raporlama Eğitimleri 5. Görünürlük Eğitimleri 6. Yararlanıcı beyan raporu girme eğitimi 7. KOBİ, KÖA Çalıştayları (Bunla ilgili ajans web sitemize forum eklendi) 8. Yararlanıcılarla Düzenli İrtibat

8 8 2)İzleme Ziyaretleri 1. İlk İzleme Ziyaretleri Sözleşmenin imzalanmasının akabinde yapılan, proje takvimi ve detaylarının kararlaştırıldığı ziyarettir. 2. Düzenli İzleme Ziyaretleri Yararlanıcılarla birlikte önceden belirlenmiş izleme ziyareti planı çerçevesinde gerçekleştirilen ziyaretlerdir. 3. Anlık İzleme Ziyaretleri Haber verilmeksizin gerçekleştirilen ziyaretlerdir.

9 9

10 10 Tüm İzleme Ziyaretlerinde; 1. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda ziyaret tarihinden en az bir hafta önce ilgili Ajans uzmanını bilgilendirmelidir. 2. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmalıdır. 3. Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmelidir. 4. İzleme ziyareti raporunun incelenerek, itirazlar ile (eğer varsa) beraber izleme uzmanı ve yararlanıcı tarafından imzalanması gerekir.

11 11 İlk İzleme Ziyaretlerinde; 1. Proje kilit personelinin, özellikle proje yöneticisi, muhasebeci, raporlama sorumlusu, ilk izleme ziyaretinde hazır bulunmasını sağlamak, 2. İlk izleme ziyaretinde projeleri hakkında destekleyici belgelerle birlikte gerçek ve güncel bilgiler sunmak, 3. İzleme ekibi ile birlikte düzenli izleme ziyareti takvimine karar vermek, 4. İzleme ekibinin desteğiyle başvuruda belirlenen performans göstergelerini gözden geçirmek, gerekirse yenilerini eklemek, uygun olmayanları çıkarmak 5. İzleme ekibinin desteğiyle projedeki satın alma faaliyetlerindeki önemli tarihleri belirlemek

12 12 Yararlanıcının İzleme Kapsamındaki Yükümlülükleri Düzenli İzleme Ziyaretlerinde; 1. Ziyaret tarihinde yararlanıcının uygun olmaması durumunda izleme görevlisini bilgilendirmeli 2. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanları ziyaret esnasında hazır bulundurmalı 3. Projenin ihtiyaçları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirmeli 4. İzleme ziyareti raporunu inceleyerek, itirazları ile (eğer varsa) beraber imzalamalı

13 13 3)RAPORLAMA Yararlanıcı Beyan Raporu (2 ayda 1) Ara/Nihai Raporlar Proje Sonrası Değerlendirme Raporu

14 14 4)İZLEME BİLGİ SİSTEMİ Bilgi sistemi, belirli zaman aralıkları ile farklı veri kaynaklarından güncel veriler toplayarak yararlanıcıların sorunlarını ile ihtiyaçlarını analiz eden ve böylece destek yönetimini kolaylaştıran bir araçtır. Bilgi sistemi, internet tabanlı uygulama yapısı gereği yararlanıcıdan en üst düzeydeki yöneticiye kadar tüm aktörlerin kullanımına açıktır. Sistemde her kullanıcı kendi statüsüne göre belirli bir seviyedeki bilgiye ulaşabilecektir.

15 15

16 16 Risk Değerlendirmesi Proje açısından risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Destek programı kapsamında, sözleşmede mutabık kalınmış proje bütçesiyle tamamlayamama ve proje süresinde bitirememe gibi riskler mevcuttur.

17 17 Destek programı kapsamında finanse edilen projelere yönelik beş tür risk puanı belirlenecektir: 1. Ön Ödeme Risk Puanı 2. Başlangıç Risk Puanı 3. İlerleme Risk Puanı 4. Nitel Risk Puanı 5. Genel Risk Puanı

18 18 Ön Ödeme Risk Puanı Sözleşme imzalamasından sonra ilk kırk beş gün içerisinde ilk izleme ziyareti gerçekleştirilir ve ilk izleme ziyareti verilerine göre ön ödeme risk puanı Ajans tarafından belirlenir. Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcın mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. Ön ödeme tutarları bu risk değerlendirmesinin sonucuna göre tekrardan belirlenebilir.

19 19 Ön ödeme risk puanı aşağıdaki dört ölçüt kullanılarak belirlenecektir: 1. Başvuru formunda taahhüt edilen ekipman, personel gibi kaynakların varlığı, (25 Puan) 2. Başvuru formunda taahhüt edilen proje ekibinin kurulması, (25 Puan) 3. Bütçe ve faaliyet planında taahhüt edilen proje ofisinin kurulması, (25 Puan) 4. Yararlanıcının proje amaçları, faaliyetleri ve eş finansman miktarı hakkındaki bilgisi. (25 Puan)

20 20 Yerine getirilemeyen ölçüt sayısına bağlı olarak, her bir proje için aşağıdaki risk aralıklarına göre sınıflandırma yapılır: Puan Aralığı Gerçekleşmeyen Ölçüt Risk Durumu Ön Ödeme Oranı 1-25 arası 1 Ölçüt Çok Düşük Risk % arası 2 Ölçüt Düşük Risk % arası 3 Ölçüt Orta Risk % arası 4 Ölçüt Çok Yüksek Risk % 0

21 21 ÖNEMLİ HATIRLATMALAR Yararlanıcılar risk değerlendirmesi ve sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır. Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir.

22 22 Başlangıç Risk Puanı Başlangıç risk puanı, projenin ve yararlanıcının genel özelliklerini tanımlayan sözleşme ve ilk ziyaret raporu verileri kullanılarak belirlenir. Amaç, projenin uygulama performansından bağımsız olarak, taşıdığı potansiyel riskin tespit edilmesi ve bu riskin olası olumsuz etkileri ortaya çıkmadan önce uygun önlemlerin alınabilmesini sağlamaktır. Bu risk puanının belirlenmesi için, projenin faaliyetlerinin ve satın almalarının sayısı, bütçe büyüklüğü, eş finansman oranı gibi projeye ilişkin kriterler ile benzer sektördeki proje deneyimi, yararlanıcının yasal statüsü, ortak sayısı gibi yararlanıcının genel özelliklerine ilişkin kriterler kullanılabilir.

23 23 İlerleme Risk Puanı İlerleme riski, proje uygulama sürecinde sözleşme yükümlülükleri ile bütçe ve süre kısıtlarından olası sapmaların tanımlanabilmesi için bir araçtır. İlerleme riski, bütçe, faaliyetler, satın alma hususlarında gerçekleşmeler ve zeyilname taleplerinin onay durumu gibi kriterler dikkate alınarak Bilgi Sistemi tarafından hesaplanır. İlerleme riski projenin bilgi sistemi veri girişlerine ve projenin statüsüne (sorunlu, sorunsuz, zeyilname, usulsüzlük ve Bilgi Sisteminde tanımlanan diğer statüler) göre değerlendirilir.

24 24 Nitel Risk Puanı Nitel risk, riski yaratan faktörlerin tam olarak tanımlanamaması ve gerekçelendirilememesinden dolayı gereklidir. Diğer bir deyişle, kestirilemeyen veya ender rastlanan bir durumun tespiti için sezgisel ve gözleme dayalı bir risk değerlendirmesine ihtiyaç duyulmaktadır.

25 25 Nitel Risk Puanı Projenin zamanında bitirilme riski (%) - Zaman riski Projenin bütçesi dahilinde bitirilme riski (%) - Bütçe riski Nitel Risk Oranı = Zaman Riski + Bütçe Riski 2 Risk Aralığı (%) Olasılık seviyesi Düşük Orta Yüksek Çok Yüksek

26 26 Genel Risk Puanı Bilgi sistemi; başlangıç, ilerleme ve nitel risk puanlarını kullanarak projenin genel risk puanını hesaplar. Böylece, Ajans izleme ve destek faaliyetlerimi daha riskli projelere yoğunlaştırarak, izleme kaynaklarının daha etkin kullanımını sağlar.

27 27 Proje Uygulama Forumu

28 İLETİŞİM BİLGİLERİ T.C. Dicle Kalkınma Ajansı İzleme Değerlendirme ve Raporlama Birimi Telefon : +90 (482) Faks : +90 (482) E-Posta Adres : izleme@dika.org.tr : Savurkapı Mah. Nusaybin Cad. No:31 Meydanbaşı Mardin

29 29