Access bize tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için tablo, sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar.

Transkript

1 2. HAFTA ACCESS VERİ TABANI Veri Nedir? Bilgisayara girilen işlenmemiş (ham) bilgilere veri denir. Bilgisayarın alabildiği, işleyebildiği, sonuç üretebildiği ve saklayabildiği her şey veridir. Veriler (data) genellikle tanımlanmamış kullanım ve başvuruları içeren ham gerçekleri göz önünde tutarlar. Veriler formatlanabilir ve filtrelenebilir. Veri ve Bilgi Bağlantısı Bilgiler verilerin işlenmiş, kullanıcılar için yararlı hale getirilmiş halleridir. Buradan verilerin bilgiye ulaşmada gereken kaynaklar olduğu kanısına ulaşılabilir. Bilgi, karar alınmasına yardımcı olan öğelerdir. Veri, yeniden başvurulabilecek sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar ve gereksinimleri kapsar. Veritabanı Kavramları Veri tabanı, bir konuyla ilgili çok sayıda kaydın bulunduğu bir bilgi havuzu olarak nitelendirilebilir. Bir veri tabanından beklenen temel işlevler, verileri koruması, onlara erişilmesini sağlaması ve başka verilerle ilişkilendirilmesidir. Access, İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi ile çalışan bir veritabanı oluşturma programıdır. İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi sisteminde bir veri tabanı dosyasında birden fazla tablo oluşturulabilir ve bu tablolar arasında birbirleriyle ilişki kurulabilir. Access bize tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için tablo, sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Veritabanı Programları Çeşitleri ve Özellikleri Veritabanı bilgi depolayan, bilgi sisteminin ana öğesi olan ve etkili kullanmakla değer kazanan bir yazılımdır. İyi bir veri tabanı programında da aşağıdaki niteliklerin olması beklenir. Her düzeyde rapor alınabilme özelliği Doğru ve hızlı sonuç verebilme özelliği Sorulabilecek bütün sorulara yanıt verebilecek sorgulama dili Bilgilerin ve sonuçların tutarlılığı 1

2 1. MS Access Microsoft Office ürünüdür. Küçük ölçekli uygulamalar içindir. Tablo başına 2 GB a kadar veri depolayabilir. Aynı anda 255 bağlantıya izin verebilir. MS Windows dışındaki sistemlerde kullanılamaz. Veri kaybını önleme özelliğine sahiptir, ancak tetikleme özelliğinde ise, program içinde kullanıcının seçimleri, hareketlerine göre çalıştırılacak komutlar ve veritabanı içinde saklanmak istenen kodların kaydedilmesi özelliklerine sahip değildir. 2. MySQL Windows, Linux, OS/2,Solaris, AIX işletim sistemlerinde çalışabilir. Tetikleme ve veri tabanı içinde saklanmak istenen kodların kaydedilmesi özelliklerine sahiptir, ancak Veri kaybını önleme özelliği bulunmamaktadır. Tablo başına 4 TB veri depolayabilir. 3. IBM DB2 IBM ürünüdür. Access ve MySQL e göre daha performanslı, ancak küçük işletmelere göre daha yüksek maliyete sahiptir. Unix ve Windows üzerinde çalışabilir. Veri kaybını önleme tetikleme ve veritabanı içinde saklanmak istenen kodların kaydedilmesi özelliklerine sahiptir. 4. Informix Ücretli ve güçlü bir veritabanıdır. Orta ölçekli işletmelerin yükünü kaldırabilecek kapasitededir deki Postgres kodundan geliştirilmeye başlanmıştır. 5. MS SQL Server Microsoft ürünüdür. Dezavantajları: Sadece Windows üzerinde çalışabilir, yüksek maliyet Kullanım kolaylığı, güvenilirliği, işlem gücü Tablo başına 4 TB veri Veri kaybını önleme, tetikleme ve veri tabanı içinde saklanmak istenen kodların kaydedilmesi özelliklerine sahiptir. 2

3 6. PostgreSQL Linux, Unix, BSD, Windows, AIX gibi işletim sistemlerinde çalışabilir. Ücretsiz, akademik bir veri tabanı Çok güçlü işlem yapısı Veri güvenliği ön planda Tablo başına 64 TB veri tutabilme özelliği Kalıtım tetikleme ve veritabanı içinde saklanmak istenen kodların kaydedilmesi özelliklerine sahiptir. 7. Oracle Dünyanın en güçlü ve güvenilir veritabanı olarak gösterilmektedir. Çok yüksek maliyet Windows, Unix, Linux gibi işletim sistemlerinde çalışır. Oracle, sınırsız sayıda tabloları desteklemektedir. MS ACCESS VERITABANI Mevcut Veri Tabanını Açmak 2010 versiyonundan önce ACCESS dosyaları mdb uzantısı ile kaydedilmekteydi versiyonu ile birlikte bu uzantı accdb olarak değiştirilmiştir. Bu uzantılara sahip herhangi bir dosyaya çift tıklandığında dosya doğrudan ACCESS programı kullanılarak açılacaktır. Bunun haricinde ACCESS programını çalıştırıp programdan dosya açılabilir. Bunun için aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi Başlat Tüm Programlar Microsoft Office Microsoft Access 2010 komutları kullanılarak ACCESS programı açılır. 3

4 Şekil 1 MS Access Programının Çalıştırılması Programın açılışında aşağıdaki ekran ile karşılaşılacaktır. Şekil 2 MS Access Programının Açılması 4

5 Bu ekranda sol sütunda bulunan komutlardan Aç butonuna tıklanarak bilgisayarda kayıtlı bir ACCESS veritabanı dosyası açılabilir. Ayrıca En Son butonuna tıklanarak ACCESS ile daha önceden kullanılan dosyaların kullanım sırasına göre bir listesi bulunmaktadır. Buradan istenilen dosya doğrudan açılabilir. Yeni Veritabanı Oluşturmak Menüde bulunan Giriş menüsü ile mevcut bir veritabanı açmakla birlikte boş bir veritabanı dosyası da oluşturulabilir. Aşağıdaki şekilde de görüleceği gibi sol sütunda bulunan Yeni sekmesine tıklandığında veritabanı oluşturmak için gerekli bütün seçenekler ile karşılaşılmaktadır. Bu ekran kullanılarak boş bir veritabanı ya da daha önceden tanımlanmış şablonlar kullanılarak veritabanı oluşturabiliriz. Boş bir veritabanı oluşturmak için orta bölümde bulunan Boş veritabanı sekmesine tıklamamız ardından veritabanının nereye hangi isimle kaydedileceği bilgileri sağ sütunda bulunan ilgili bölgelere yazmamız ve Oluştur düğmesine tıklamamız yeterlidir. Access 2010 dosya biçimindeki veritabanlarının standart dosya adı uzantısı.accdb dır. Şekil 3 MS Access Programında Yeni Bir Veritabanı Oluşturulması Bu işlemlerden sonra aşağıdaki ekran görüntüsü ile karşılaşılmaktadır. 5

6 Şekil 4 MS Access Programında Yeni Bir Veritabanı Oluşturulması Bu noktada boş bir veritabanı oluşturulmuştur. ACCESS 2010 programı veritabanı işlemlerini çok kolay, hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirebilmesi için oldukça etkin bir programdır. Versiyon değişikliklerinden kaynaklanan ufak değişiklikler olsa bile veritabanı yönetimi için kullanılan komutlar aynıdır. MS Office 2007 ile birlikte gelen menü yapısı (Ribbon olarak adlandırılıyor) programın kullanımını oldukça kolaylaştırmaktadır. ACCESS menüsünü biraz yakından inceleyelim. Dosya: Dosya açma, kapama, yazdırma işlemlerinin gerçekleştirildiği komutların bulunduğu menü bileşenidir. Giriş: Veritabanı bileşenlerinin görünümü, kes-kopyala-yapıştır gibi pano işlemleri, sıralama, kaydetme vb. işlemlerin yürütüldüğü menü bileşenidir. Oluştur: Veritabanın en önemli bileşenleri olan Tablo, Sorgu, Form ve Raporların oluşturulduğu ve düzenlendiği menü bileşenidir. Dış Veri: Başka bir veritabanı veya dosyadan bilgi alma ya da verme işlemlerinin yürütüldüğü menü bileşenidir. Veritabanı Araçları: Tablolar arası ilişkilerin tanımlandığı, işlemleri hızlandırmak amacıyla hazırlanan makrolar üzerinde işlemlerin yapıldığı menü bileşenidir. 6

7 Bu bilgilerden sonra veritabanının olmazsa olmaz bileşenlerinden biri olan Tablo oluşturma işlemlerine geçebiliriz. Boş bir veritabanı oluşturduğumuzda varsayılan olarak boş bir tablo oluşturulur. Ancak bu işlemi kullanıcı da gerçekleştirebilir. Oluştur menüsünden Tablo Tasarımı sekmesine tıkladığımız zaman aşağıdaki ekran görüntüsü ile karşılaşılmaktadır. Şekil 5 MS Access Programında Yeni Bir Veritabanı Oluşturulması (Tablo Tasarımı) Bu pencerede Tablo için ihtiyaç duyulan Alanlar ile ilgili bilgileri girebileceğimiz üç sütun görünmektedir. Bu alanlar sırasıyla Alan Adı, Veri Türü ve Tanım sütunlarıdır. Alan Adı, alan a vereceğimiz ismi gireceğimiz yerdir. Herhangi bir kısıtlama olmamasına rağmen isimlendirme yapılırken veritabanı programcılarının büyük bir kısmının kabul ettiği kodlamayı kolaylaştırıcı bazı kurallar vardır. Buna göre İngilizce karakterlerin kullanıldığı, büyük harfler ile yazılan, içerisinde tutulan veri ile ilişkili, birden fazla kelime kullanılması halinde aralarına _ karakterinin kullanıldığı bir yapı önerilmektedir. Veri Türü sütunu, ilgili alanda ne tür bilgilerin tutulacağı ve yapısı belirlenmektedir. Burada, tanımladığımız tipler veritabanının boyutuna ve sorguların hızına doğrudan etki edecektir. Tanım sütunu, ilgili alan için açıklayıcı bilgilerin bulunduğu yerdir. 7

8 Örnek olarak bir işletmede müşteri bilgilerinin tutulduğu bir tablo tasarlayalım. Bu tabloda müşterinin isim ve soyismi, adresi, medeni hali, telefonu ve satın aldığı ürün ve satış fiyatı bulunsun. Alan Adı olarak yukarıdaki kuralları da göz önüne alarak sırasıyla AD_SOYAD, ADRES, MEDENI_HAL, TELEFON, URUN, FIYAT olsun. Bu bilgiler ekranda ilgili yerlere yazıldıktan sonra aşağıdaki görüntü ile karşılaşılacaktır. Şekil 6 MS Access Programında Örnek Bir Veritabanı Oluşturulması Bu ekranda Alan Adı ve Tanım ile ilgili söylenecek pek bir şey kalmadı. Veri türlerine geçmeden önce tabloyu kaydetmemiz iyi olur. Çünkü bazı ayarların yapılması için tablonun kaydedilmiş olması gereklidir. Dosya Kaydet menüsünü kullanarak tablomuzu kaydet komutu verdiğimizde gelen kutucuğa tablo ismini Musteri olarak belirleyelim. Veri Türü: İçerisinde tutulacak veriye göre değişiklik göstermektedir. ACCESS tarafından desteklenen veri türleri şunlardır. 1. Metin: Metinsel ifadeleri girmek için kullanılan veri yapısıdır. Bu veri tipi ile 255 karaktere kadar veri saklanabilir. 2. Not: Metin tipinde olduğu gibi metinsel ifadeleri girmek için kullanılan veri yapısıdır. Metinden farkı ise daha yüksek kapasiteli olmasıdır. Bu veri tipi ile karaktere kadar veri saklanabilir. 3. Sayı: Sayısal verileri tutmak için kullanılır. 4. Tarih/Saat: Tarih ile ilgili verileri saklamak için kullanılmaktadır. 5. Para Birimi: Para ile ilgili verileri saklamak için kullanılmaktadır. 8

9 6. Otomatik Sayı: Veri tabanlarında en çok kullanılan veri tiplerinden birisidir. Bu tür bir alan tanımlandığında girilen her kayıttan sonra alan değeri otomatik olarak artar. Genellikle veri tabanı tabloları arasında ilişki kurmak ve sorguları hızlandırmak amacıyla kullanılır. 7. Evet/Hayır: Sadece Evet ya da Hayır değeri girilebilen tipte veri tipidir. Forum sitelerinde kullanılan cinsiyet seçeneği bu tür bir veri tipine örnektir. 8. OLE Nesnesi: Veri tabanında sadece yukarıda tanımlandığı gibi sadece klavye ya da fare ile girilen veriler değil bilgisayar ortamında saklanan her türlü veri tutulabilir. Örneğin OLE Nesnesi veri tipi kullanılarak bir resim, word, excel ya da pdf dosyası veri tabanında doğrudan saklanabilir. Ancak bu dosyaların boyutlarının büyük olması veri tabanının da boyutlarının büyümesine neden olacaktır. Bu nedenle büyük dosyalar (nesne) için dosyanın kendisi yerine aşağıda tanımlanan veri tipinde olduğu gibi dosya adresinin (bilgisayardaki ya da internet üzerindeki adresi) tutulması daha mantıklı olacaktır. 9. Köprü: Bir dosyanın adresi (bilgisayardaki yerleşim yeri), internet adresleri ya da mail adresleri gibi bağlantı bilgilerinin tutulduğu veri yapısıdır. Veri türü seçimi yapıldıktan sonra ilgili ekranın alt bölmesinde seçilen veri tipi için gerekli ayarlamaların yapıldığı bölüm gelmektedir. Buradaki ayarlamalar veritabanının performansını önemli ölçüde etkilemektedir. Bu özelliklerden önemli olanlarına sırasıyla değinecek olursak; Alan Boyutu: Alana girilecek metnin maksimum uzunluğunu belirtir. Bu değer en fazla 255 olabilir. Giriş Maskesi: Veri girişi esnasında belli bir formatta veri girişini sağlamak amacıyla kullanılır. Örneğin telefon numarası girerken (###) ### ## ## şeklinde bir format veri girişini kolaylaştırmaktadır. Resim Yazısı: İlerleyen aşamalarda anlatılacak olan Form uygulamalarında alan için açıklayıcı bilgi olması amacıyla kullanılmaktadır. Varsayılan Değer: Hiçbir veri girilmediği zaman kabul edilecek değer. Genellikle tarih verisi tutulurken kullanılmaktadır. Geçerlilik Kuralı: Girilen verinin belli kurallara uygun olarak girilmesini sağlamak amacıyla kullanılmaktadır. Örneğin doğum tarihinin tarihleri arasında girilmesini zorunlu hale getirmek amacıyla bu özellik kullanılabilir. Geçerlilik Metni: Geçerlilik Kuralı sağlanmadığı zaman ACCESS bir uyarı mesajı verecektir. Bu mesajda görünmesi istenen ifade buraya yazılır. Örneğin yukarıdaki Geçerlilik Kuralı bozulduğunda ekrana Lütfen Doğum Tarihini 1950 ile 2011 Arasında Giriniz şeklinde bir uyarı mesajı kullanıcının nerede hata yaptığını anlaması açısından faydalı olacaktır. 9

10 Gerekli: İlgili alanın hiçbir veri girmeden geçilip geçilmeyeceğini belirten ifadedir. İki alternatif durum söz konusudur. Evet seçeneği seçilirse veri girişi esnasında bu alan boş geçilmeden kayıt işlemi tamamlanamaz. Hayır seçeneği ise tam tersi durumu ifade eder. Sırala: İlgili alana göre sıralama işlemi gerçekleştirilip gerçekleştirilmeyeceğini belirten ifadedir. Üç alternatif durum söz konusudur. Hayır seçeneği seçilirse kayıt esnasında ilgili veriye göre sıralama işlemi gerçekleştirilmez. Evet Yineleme Yok seçeneği aynı alana aynı değerden birden fazla veri girişi engellenir. TC Kimlik Numarası gibi birbirinin aynısı olmayan veriler için uygun bir seçenektir. Evet Yineleme Var seçeneği ise aynı alana aynı değerden birden fazla veri girişi gerçekleştirilebilir. Metin Hizala: Tabloda ilgili alanın görünümünü belirler. (Sağa, Sola, Ortaya vb. hizalama). Bu bilgiler ışığında örneğimize dönecek olursak, isim ve soyismin tutulduğu AD_SOYAD alanı Metin veri tipinde tanımlanmalıdır. Alan Boyutu için genellikle küçük rakamlar tercih edilir. Biz örneğimizde 30 olarak kabul edelim. Bu alanın boş geçilmemesi için Gerekli seçeneğini Evet olarak değiştirip diğer seçenekleri varsayılan değerlerinde bırakalım. Benzer şekilde diğer alanları da aşağıdaki tabloda belirtilen özelliklere göre tanımlayalım. Değiştirilmeyen seçenekler varsayılan hali ile kalmaktadır. Yukarıda dikkat edilecek olursa TELEFON alanı için giriş maskesi tanımlandı. Bu giriş maskesi içerisinde tanımlanan ifade biraz anlamsız gelebilir. Bu ACCESS in içerisinde tanımlı bir formattır. Peki, bu formatları ezberlemek zorunda mıyız? Elbette hayır. Bu alanın Giriş Maskesi kısmına gelindiğinde sağ tarafta bulunan düğmesine tıklandığında giriş maskesini hazırlayacağımız bir sihirbaz ekrana gelecektir. Sihirbazı takip ederek çok kolay bir şekilde giriş maskesini tanımlayabiliriz. Buraya kadar yapılan işlemler ile ilk tablomuz tanımlanmış ve veri girişine hazır hale gelmiş oldu. Tasarım görünümünden veri sayfası görünümüne geçerek Giriş Görünüm Veri Sayfası Görünümü veri girişine başlanabilir. Birkaç veri girdikten sonra aşağıdaki gibi bir ekran görüntüsü ile karşılaşılır. 10

11 Şekil 7 MS Access te Veritabanı Oluşturulması Dikkat edilecek olursa, tabloyu oluşturup kaydettikten sonra sol sütunda Tablolar isimli bir sekme oluştu ve kaydettiğimiz tablo buraya eklendi. Aslında sol sütun veritabanı içerisindeki tüm nesnelerin listelendiği bölmedir ve nesne ekledikçe bu sütunda belirmekte ve çift tıklama ile ilgili nesneye rahatlıkla ulaşılmaktadır. İlerleyen aşamalarda Sorgu, Form ve Raporlar eklendikçe bu bölme içerisinde belirecektir. SORGU HAZIRLAMAK Veri tabanında tablo oluşturduktan sonraki en önemli işlem, sorgu yapmaktır. Sorgular, veri tabanının bilgileri profesyonelce yönetmesini sağlar, kullanıcının da bilgileri yorumlamasına yardımcı olur. Karışık halde bulunan binlerce hatta milyonlarca kayıt içinden, kullanıcının bilmesi gerekenler sorgular sayesinde çekilir. Örneğin Maltepe Üniversitesi öğrenci işleri veri tabanında bulunan yaklaşık 10 bin öğrenci kaydı içerisinden Endüstri Mühendisliği bölümü kayıtlı öğrenci sayısı, öğrencilerinin not ortalaması ya da Bilgisayar Programlama dersini alan öğrencilerin listesi sorgular yardımıyla çok rahat ve hızlı bir biçimde elde edilebilir. Veritabanı literatüründe her biri farklı bir amaçla kullanılan çeşitli sorgu tipleri vardır. Bunlardan en önemlileri basit sorgular (tek veya çok tablo kullanılan) ve çapraz sorgulardır. Bu bölümde tek ve çok tablo kullanılan basit sorgular üzerinde durulacaktır. Çapraz sorgulara ise detaylı olarak ileri bölümlerde değinilecektir. 11

12 Tek Tablo Kullanılarak Yapılan Sorgular ACCESS 2010 ile veritabanı tasarlamak ne kadar kolay ise sorgu hazırlamak da o kadar kolaydır. Bir veri tabanında sorgu oluşturmak için Oluştur menüsünden Sorgu Sihirbazı sekmesi kullanılabilir. Bu sihirbaz ile veri tabanındaki bütün tablolara ulaşılabilir ve birkaç tıklama ile istenilen sorgu hazırlanabilir. Aşağıdaki görüntüde örnek veri tabanımızda bulunan tabloların bir listesi sol sütunda görülmektedir. Bu veritabanı örnek bir firmanın çalışanları, sattığı ürünler, tedarikçiler, siparişler vb. ile ilgili verilerin tutulduğu tablolar bulunmaktadır. Şekil 8 MS Access te Oluşturulan Veritabanı Tabloları Bu veri tabanından, Kanada da yaşayan müşterilerimizin isim, soyisim ve telefon numaralarının bir listesini elde etmek isteyelim. Bunun için öncelikle sorgu sihirbazını Oluştur Sorgu Sihirbazı çalıştırıp aşağıdaki görüntüyü elde edelim. Şekil 9 MS Access te Yeni Sorgu Sihirbazı Oluşturma 12

13 İlk açılan pencerede yapacağımız sorgunun çeşidi bilgisi istenmektedir. En temel sorgu tipi olan Basit Sorgu Sihirbazı seçeneğini seçip Tamam düğmesine basalım. Bu sorgu tipi bir veya birden fazla tablodan veri okuma işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla kullanılmaktadır. Diğer sorgu tipleri daha karmaşık işlemler için kullanılır. Şekil 10 MS Access te Basit Sorgu Sihirbazı Oluşturma Tamam tuşuna bastıktan sonra hangi tablodan sorgu yapmak istediğimizi seçmemiz gerekiyor. Biz müşteriler ile ilgili bilgileri istediğimiz için Müşteriler tablosunu seçeceğiz. Seçim işleminden sonra Müşteriler tablosunda bulunan bütün alanlar Kullanılabilir Alanlar başlıklı kutucukta listelenecektir. Burada istediğimiz alanları > tuşuna basarak yan taraftaki Seçili Alanlar başlıklı listeye atacağız. Seçim sırası önemlidir, çünkü sorgu sonucunda bu sıraya göre veriler listelenecektir. İstediğimiz bilgiler isim soyisim ve telefon numaraları olduğu için bu alanları sırasıyla seçip yan tarafa atıyoruz. Ayrıca sadece Kanada da yaşayan müşterileri istediğimiz için ülke alanını da seçmemiz gerekiyor. Bu işlemlerden sonra aşağıdaki görüntü elde edilmektedir. Bu ekranda İleri düğmesine basarak bir sonraki adıma geçilir. 13

14 Şekil 11 MS Access te Basit Sorgu Sihirbazı Oluşturma Sorgu sihirbazının açılan bu son penceresinde ise sorgumuzun kaydedileceği isim ilgili bölgeye yazılır ve Sorgu Tasarımını değiştir seçeneği seçilerek Son düğmesine tıklanıp sorgu sihirbazından çıkılır. Burada Bilgileri görüntülemek için sorguyu aç seçeneği seçilirse ilgili tabloda bulunan seçili alanlardaki bütün kayıtlar gelecektir. Biz Kanada da yaşayan müşterileri istediğimiz için diğer seçeneği seçeceğiz. Biz sorgumuzun adını Kanada da Yaşayan Müşteriler olarak girelim ve devam edelim. Şekil 12 MS Access te Basit Sorgu Sihirbazı Oluşturma 14

15 Son tuşuna basıldıktan sonra aşağıdaki ekran ile karşılaşılmaktadır. Şekil 13 MS Access te Basit Sorgu Sihirbazı Oluşturma Dikkat edilecek olursa oluşturduğumuz sorgu sol sütunda Sorgular sekmesi altında görülmektedir. Bundan önce de olduğu gibi bundan sonra da eklediğimiz bütün nesneler (tablo, sorgu, form ve rapor) burada görüntülenecektir. Ekranın orta bloğunun üst kısmında Müşteriler başlıklı bir kutucuk bulunmaktadır. Bu kutucuğun başlığının sorgumuzda kullanacağımız tablo ile içerisindeki her bir satırının da bu tablonun alanları olduğuna dikkatinizi çekmek isterim. Sorgular elbette birden fazla tablo kullanılarak da gerçekleştirilebilir. İlişkisel veri tabanlarının en büyük avantajı da buradan gelmektedir. Ancak şimdilik tek bir tablo ile çalışalım. Ekranın orta bloğunun alt kısmında ise Sorgu Sihirbazı kullanarak seçtiğimiz alanlar bulunmaktadır. Bu alanlar ile ilgili özelliklere değinecek olursak; Tablo: Sorgu da kullanacağımız tablonun ismi. Birden fazla ise listeden istediğimiz tabloyu seçebiliriz. Alan: Sorgu da seçilen tablodan göstermek istediğimiz alanın ismi. Sırala: Sorgu sonucunda bu alana göre sıralama yapmak istiyorsak bu özellikte bulunan Artan ya da Azalan seçeneklerinden birisi seçilir. Göster: Sorgu sonucunda ilgili alanın ekranda gösterilip gösterilmeyeceğini belirten ifade. Örneğin sorgumuzda Kanada da yaşayanların listesini çıkarttıktan sonra ülke alanını ekranda göstermemiz pek anlamlı değildir. Çünkü bütün müşterilerin ülke alanı değeri zaten Kanada olacaktır. 15

16 Ölçüt: Herhangi bir kritere göre sorgulama yapmamızı sağlayan özellik budur. Burada mantıksal herhangi bir karşılaştırma yaparak sorgumuzu gerçekleştirebiliriz. Ölçüt için kullanılabilecek karşılaştırma operatörleri aşağıdaki gibidir. Şekil 14 MS Access te Ölçüt Alanı İçin Kullanılacak Karşılaştırma Operatörleri Bunlar içerisinden BETWEEN ve LIKE karşılaştırmalarına SQL konusunda detaylı bir biçimde değinilecektir. Biz örneğimizde Kanada da yaşayanların listesini istediğimiz için Ülke sütununun Ölçüt özelliğine Kanada yazacağız. veya: Birden fazla ölçüt için bu özellik kullanılır. Bu bilgiler ışığında sorgumuzu tamamlamak için bu ekranda aşağıdaki değişiklikleri yapalım. Şekil 15 MS Access te Ölçüt Alanı İçin veya Alanının Kullanımı 16

17 Bu işlemlerden sonra menüde Çalıştır sekmesine tıklanarak sorgu çalıştırılır ve ekrana bu sorgu sonucunda elde edeceğimiz liste aşağıdaki gibi gelir. Şekil 16 MS Access te İlgili Sorgunun Çalıştırılması Böylelikle Müşteriler tablosunda bulunan 110 kayıttan ihtiyacımız olan 12 kaydın istediğimiz alanları istediğimiz formatta karşımıza çıkmaktadır. 17

18 Yukarıdaki işlemler ACCESS tabloları üzerinden de doğrudan yapılabilir. Aşağıdaki şekilde Müşteriler tablosundaki veriler görünmektedir. Burada Ülke alanı üzerindeki ok işaretine tıklandığı zaman sıralama ve seçim işlemlerinin yapılabileceği bir kutucuk karşımıza çıkmaktadır. Bu kutucuk içerisinde ilgili alan içerisinde bulunan ve tekrar etmeyen bütün veriler listelenmektedir. Bunlardan herhangi bir ya da birkaçı seçilirse içerisinde bu bilgilerin bulunduğu kayıtlar listelenecektir. Yukarıdaki örnekte yaşadığı ülke Kanada olan müşterileri sorgulatmıştık. Aynı işlemi aşağıdaki gelen kutucuk içerisinde sadece Kanada seçeneği seçilerek de gerçekleştirebiliriz. Bu işlemler kayıt sayısının fazla olmadığı durumlar için kullanılabilir. Ancak kayıt sayısının fazla olduğu ve karmaşık sorgulamaların (süzme) yapılacağı veri tabanları için uygun değildir. Şekil 17 MS Access te İlgili Tablonun Çalıştırılması Birden Çok Tablo Kullanılarak Yapılan Sorgular Birden fazla tablo kullanarak sorgu yapmak için öncelikle tabloları birbirleri ile ilişkilendirmek gerekmektedir. Bu noktada birincil anahtar ve ilişki kavramı ön plana çıkmaktadır. Bu kavramı örnek veri tabanımız üzerinde anlatalım. Veri Tabanı Araçları İlişkiler menüsüne tıkladığımız zaman aşağıdaki ekran görüntüsü ile karşılaşılacaktır. 18

19 Şekil 18 MS Access te İlişkiler Dikkat edilecek olursa, bu ekranda veri tabanımızda bulunan bütün tablolar (alanları ile birlikte) küçük kutucuklar içerisinde sunulmaktadır. Bu veri tabanında, tahmin edileceği gibi, bir firmanın sipariş kayıtları tutulmaktadır. Birden fazla tablo kullanmanın avantajlarından birisi olan küçük boyutlu veritabanı elde etmek amacıyla, tasarım aşamasında bütün bilgiler birbiri ile ilişkilendirilecek tablolara bölünmüştür. Örneğin, alınan siparişler Siparişler tablosunda tutulmaktadır. Bu tablo içerisinde sipariş numarası, müşteri numarası, siparişi kimin verdiği, taşıyıcı şirket, sipariş detayları gibi bilgiler bulunmaktadır. Bu tabloda siparişi veren çalışan ile ilgili tüm bilgiler yerine sadece siparişi veren çalışanın numarası tutulmaktadır. İlgili çalışanın bilgilerine ulaşmak amacıyla da Çalışanlar tablosundan ÇalışanNo bilgisi kullanılarak ulaşılmaktadır. İki tablo arasındaki bu bağlantıya ilişki adı verilmektedir. İlişkisel veri tabanlarının en büyük avantajı da buradan gelmektedir. Eğer böyle bir ayrıştırma olmasaydı, Siparişler tablosunda siparişi veren çalışanın tüm bilgileri adının geçtiği her kayıtta tekrarlanacaktı. Bu durum veri tabanının boyutunu kat-kat büyütecek ve veri yönetimini zorlaştıracaktı. Özellikle de çok büyük boyutlu veri tabanlarında bu işlemler imkânsız hale gelecekti. İlişkisel veri tabanlarında ilişki kurabilmek için birincil anahtar lara ihtiyaç duyulmaktadır. Birincil anahtar, tablolarda benzersiz tanımlayıcılık sağlayan bir alan veya alan kümesidir. 19

20 ACCESS, birden çok tablodan gelen verileri hızlı şekilde bir araya getirmek ve verileri anlamlı bir şekilde birleştirmek için birincil anahtar alanlarını kullanır. Urunler tablosundaki UrunNo alanı, Saglayicilar tablosundaki SaglayiciNo alanı birincil anahtar için örnek olarak verilebilir. Unutulmaması gereken en önemli nokta ise birincil anahtarların eşi benzeri olmayan bir özellikte olması gerekmektedir. Birincil anahtarlar kullanılarak tablolar arasında tanımlanabilecek üç türlü ilişki söz konusudur. Bunlar; Bire-Bir İlişkisi: Bire-bir ilişkilerinde, ilk tablodaki her kayıt ikinci tabloda yalnızca bir eşleşen kayda sahip olabilir ve ikinci tablodaki her kayıt birinci tabloda yalnızca bir eşleşen kayda sahip olabilir. Bu şekilde ilişkilendirilen bilgiler çoğunlukla aynı tabloda saklandığı için, bu tür ilişkiler yaygın değildir. Bire-Çok İlişkisi: Örnek veritabanımızda bir müşteri istediği kadar sipariş verebilir. Böylece, Müşteriler tablosunda temsil edilen herhangi bir müşteri için, Siparişler tablosunda temsil edilen pek çok sipariş olabilir. Buna göre, Müşteriler tablosuyla Siparişler tablosu arasındaki ilişki bire-çok ilişkisidir. Çok-Çok İlişkisi: Örneğimizde Ürünler tablosuyla bir Siparişler tablosu arasındaki ilişkiyi ele alalım. Tek bir siparişte birden fazla ürün olabilir. Diğer yandan, tek bir ürün birçok siparişte görülebilir. Bu nedenle, Siparişler tablosundaki her kayıt için Ürünler tablosunda birçok kayıt bulunabilir. Ayrıca, Ürünler tablosundaki her kayıt için Siparişler tablosunda da birçok kayıt olabilir. Bu tür ilişkilere, ürün için birçok sipariş, sipariş için de birçok ürün olabildiğinden çok-çok ilişkisi adı verilir. Tablolarınız arasında var olan çok-çok ilişkilerini algılamak için ilişkinin her iki tarafını da dikkate almanın önemli olduğunu unutmayın. Çok-çok ilişkisi göstermek üzere, genellikle kesişme tablosu adı verilen ve çok-çok ilişkisini iki adet bire-çok ilişkisine bölen üçüncü bir tablo oluşturmanız gerekir. İki tablonun her birinden birincil anahtarı üçüncü tabloya eklersiniz. Bunun sonucunda, üçüncü tablo ilişkinin her yinelenişini veya örneğini kaydeder. Örneğin, Siparişler tablosu ve Ürünler tablosu, Sipariş Ayrıntıları tablosuna iki adet bire-çok ilişkisi oluşturularak tanımlanan çok-çok ilişkisine sahiptir. Bir siparişte pek çok ürün olabilir ve her ürün pek çok siparişte yer alabilir. Bu bilgiler ışığında tablolar arasındaki ilişkileri artık tanımlayabiliriz. Yukarıdaki örnekte birbirinde ayrı tablolar arasında ilişki kurmak amacıyla Tasarım İlişkileri Düzenle menüsüne tıklanarak aşağıdaki ekran görüntüsüne ulaşmamız gerekmektedir. 20

21 Şekil 19 MS Access te İlişkileri Düzenle Ekrandaki bu form tablolar arasında ilişki kurmamıza yardımcı olacaktır. Form da Yeni Oluştur düğmesine tıklanarak aşağıdaki gibi yeni bir form ekranda belirecektir. Şekil 20 MS Access te Yeni İlişki Oluşturma Bu form kullanılarak ilişkilendirmek istediğimiz iki tablo ve ilgili alanlar seçilir ve Tamam butonuna basılarak form kapatılır. Örnek veri tabanımızda Siparişler tablosunun Müşteri No alanı ile Müşteriler tablosunun Müşteri No alanı arasında ilişki kurmak için Yeni Oluştur formunun aşağıdaki gibi doldurulması gerekmektedir. Şekil 21 MS Access te Yeni İlişkinin Oluşturulması Tamam düğmesine basıldıktan sonra ilişki bir önceki forma aşağıdaki gibi yansıyacaktır. 22

22 Şekil 22 MS Access te Yeni İlişkinin Oluşturulması Bu formda Oluştur düğmesine basıldıktan sonra iki tablo arasındaki ilişki tanımlanmış olur ve aşağıdaki görüntü ortaya çıkar. Şekil 22 MS Access te İlişkinin Oluşturulması Dikkat edilecek olursa, Siparişler tablosu ile Müşteriler tablosu arasında ilişki kurulan alanlar aracılığıyla bir çizgi otomatik olarak ekranda göründü. Bu noktadan sonra bir sorgu içerisinde aynı anda hem Siparişler tablosu hem de Müşteriler tablosu birlikte kullanılabilecektir. 23

23 Aynı işlemi sürükle-bırak yöntemi ile daha kolay bir şekilde gerçekleştirebiliriz. Bunun için örnek veri tabanımızda Siparişler tablosunun MüşteriNo alanını Müşteriler tablosunun MüşteriNo alanına sürüklediğimiz zaman arasında ilişkiyi kurmak için otomatik olarak aşağıdaki kutucuk ekranda belirecektir. Şekil 23 MS Access te İlgili İlişkinin Elle Oluşturulması Bu ekranda oluştur düğmesine basıldığı zaman ilişki kurulmuş olacaktır. Tüm ilişkiler tanımlandıktan sonra aşağıdaki ekran görüntüsünde görülen yapı elde edilecektir. Şekil 24 MS Access te İlgili İlişkilerin Oluşturulması 24

24 ACCESS de bu ilişkilerden faydalanılarak tabloların ekran görüntüsüne bağlı tablolar arasındaki bilgiler de görülmektedir. Örneğin aşağıdaki ekran görüntüsünde Müşteriler tablosu Veri Sayfası görünümünde sunulmaktadır. Bu ekranda MüşteriNo alanındaki verilerin hemen yanında + simgesi dikkat çekmektedir. Bu simgeye tıkladığımız zaman, Siparişler tablosunda, ilgili kayıtta bulunan MüşteriNo bilgisinin bulunduğu bütün kayıtlar ufak bir pencere içinde görülmektedir (Yukarıdaki şekilde Müşteriler tablosu ile Siparişler tablosu arasında bire-çok ilişkisi net bir şekilde görülmektedir). Şekil 25 MS Access te İlgili Tablodaki İlişkinin Gösterilmesi Tek tablo üzerinde yapılan sorgu işlemleri ile birden fazla tablo (ilişkilendirilmiş tablolar) arasında yapılan sorgulama şekli oldukça benzerlik göstermektedir. Örnek üzerinde anlatmak gerekirse, sipariş veren müşterilerin müşteri numarası, sipariş tarihi, ad, soyad ve ülke bilgilerinin bir listesini elde etmek isteyelim. Bunun için öncelikle sorgu sihirbazını Oluştur Sorgu Sihirbazı çalıştırıp Basit Sorgu seçeneğini seçelim. Ekrana gelen form üzerinde ise sırasıyla Siparişler tablosundan SiparişNo alanını, Müşteriler tablosundan ise Ad, Soyad ve Ülke alanlarını seçerek aşağıdaki görüntüyü elde edelim. 25

25 Şekil 26 MS Access te İlişkilendirilmiş Tablolar Üzerinde Basit Sorgu Sihirbazı Takiben gelen bütün formlarda hiçbir değişiklik yapmadan sihirbazı tamamlayalım. Sonuçta ekran görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır. Şekil 27 MS Access te İlişkilendirilmiş Tablolar Üzerinde Basit Sorgu Sihirbazı Bu ekrandaki bilgiler sipariş veren bütün müşterilerin ad, soyad ve ülke bilgilerini ve sipariş numarasını içermektedir. İlgili sorgunun tasarım görünümünde ilişkiler daha net görülecektir. Tasarım Görünüm Tasarım Görünümü menüsüne tıklandığı zaman aşağıdaki görüntü elde edilecektir. 26

26 Şekil 28 MS Access te İlişkilendirilmiş Tablolar Üzerinde Basit Sorgu Sihirbazı Dikkat edilecek olursa, Müşteriler ve Siparişler tabloları ekranda bir ok ile bağlı vaziyette bulunmaktadır. Bu bağlantı her ikisinin de bir sorgu içerisinde kullanılabileceğini göstermektedir. Alt bölümde yer alan seçenekler ise tek tablo üzerinde kullanılan seçenekler ile aynı görevi yerine getirmektedir. FORM KULLANIMI Bu noktaya kadar anlatılan konularda ACCESS ile veritabanı ve sorgu hazırlamanın ne kadar kolay olduğu açık bir şekilde görülmektedir. Ancak, ne kadar verimli bir veritabanı tasarlanırsa tasarlansın, kullanıcının kolay veri girişi sağlanmadıkça verimli kavramı bir anlam ifade etmeyecektir. Tabloların veri girişi formatında açılıp veri girişi sağlanabilmesine rağmen, son kullanıcının (özellikle de veritabanı hakkında hiçbir fikri olmayan birisi) için veri girişi çok zor ve hataya açık olacaktır. Ayrıca, tüm veri tabanının herkes tarafından görülmesi ve değişikliklere açık olması veri tabanının güvenliği açısından oldukça tehlikelidir. Bu nedenle, son kullanıcının rahat veri girmesini sağlayacak ve kullanıcı sınırlamalarını yapacak olan Formlar veritabanı programcılığı için olmazsa olmaz bileşenlerden birisi olmaktadır. Bu bölümde veri tabanı üzerinde veri girişini sağlayacak formların nasıl oluşturulacağına değinilecektir. FORM ÜRETİMİ Veritabanı formları oluşturmanın birçok yolu vardır. Bunlar içerisinde en sık kullanılan birkaç tanesine burada değinilecektir. Form tasarımının en kolay yolu Form menüsünü kullanmaktır. 27

27 ÖrnekVeriTabanı2.accdb isimli örnek veri tabanımızda Müşteriler tablosunu açıp Oluştur Formlar Form menüsüne tıkladığımız zaman, aşağıdaki şekilde görüleceği gibi Müşteriler tablosunun bütün alanlarını içerisinde barındıran bir form karşımıza çıkmaktadır. Şekil 29 MS Access te İlişkilendirilmiş Tablolar Üzerinde Basit Sorgu Sihirbazı Dikkat edilecek olursa, tablo içerisindeki her bir alan için bir Etiket ve bir Metin Kutusu otomatik olarak tanımlanıp form üzerine yerleştirilmektedir. Yani temelde görsel programcılıkta kullanılan bileşenlerden hiçbir farkı yoktur. Farklılık sadece bu bileşenlerin veritabanı alanlarına bağlanması ve kayıtlar arası gezinti esnasında bu bileşenler içindeki verilerin güncellenmesinde ortaya çıkmaktadır. Dolayısıyla, görsel programcılıkta nesneler üzerinde yapılan yeniden boyutlandırma, form üzerindeki yerleşimlerinin değişimi, font, arka plan rengi gibi değişimlerin hepsini burada da gerçekleştirebiliriz. Bu işlemlere geçmeden önce oluşturduğumuz formu biraz inceleyelim. Veritabanının diğer bileşenleri gibi formlarında değişik görünüm şekilleri vardır. Bunlar; Form Görünümü: Form tasarımı tamamlandıktan sonra ortaya çıkan ve son kullanıcının kullanımına sunulan ekran, Düzen Görünümü: Şekilsel düzenlemelerin yapılacağı ekran, Tasarım Görünümü: Veritabanı bağlantıları gibi temel işlemlerin yapılacağı ekran, 28

28 Form aktif halde iken ilgili sekmede farenin sağ tuşuna basarak ya da Giriş Görünüm menüsünü kullanarak bu ekranlar arasında geçiş yapılabilir. Form oluşturulur oluşturulmaz düzen görünümünde açılmaktadır. Bu görünüm de şekilsel düzenlemeler gerçekleştirilebilir. Form ekranda belirdiğinde form üzerinde her türlü işlemi yapabileceğimiz Form Düzen Araçları isimli yeni bir menü ekranda belirmektedir. Yukarıdaki şekilde ekranın alt kısmında ufak bir tablo daha görülmektedir. Bu tabloda, müşteri kayıtları arasında gezinirken aktif müşterinin hangi siparişlerde adının geçtiği görülmektedir. Müşteri tablosu ile Siparişler tablosu arasındaki tanımlanan bire-çok ilişkisinden dolayı form oluşturulurken otomatik olarak bu tablo da oluşturulmaktadır. Form oluşturmanın bir diğer yolu ise tablo ve sorgu oluşturma amacıyla da kullanılan sihirbaz kullanarak form oluşturmaktır. Oluştur Formlar Form Sihirbazı menüsüne tıklayarak aşağıdaki ekran görüntüsüne ulaşılmaktadır. Şekil 30 MS Access te Form Sihirbazı Sorgu sihirbazına benzer bir yapısı bulunan form sihirbazında karşımıza çıkan bu ilk ekran ile form da bulunacak olan tablolar ve ilgili alanlar seçilmektedir. Bir önceki örnekteki gibi Müşteriler tablosundaki tüm alanları forma ekleyecek adımları takip edelim. Tablolar/Sorgular isimli açılır pencereden Müşteriler tablosunu seçip >> tuşu ile bütün alanları sağ tarafa aktaralım. İleri tuşuna basıldıktan sonra karşımıza aşağıdaki ekran çıkacaktır. 29

29 Şekil 31 MS Access te Form Sihirbazı Oluşturma Burada form yapısının nasıl olacağı belirlenmektedir. Sütunlu seçeneği ile tablodaki her bir alan için bir etiket ve metin kutusu oluşturulur ve düzgün bir şekilde form üzerine yerleştirilir. Dayalı seçeneği ile de aynı işlemler gerçekleştirilir. Tek fark alanların form üzerindeki yerleşiminde ortaya çıkmaktadır. Bu iki seçenek ile her defasında form üzerinde sadece bir kayıt gösterilir. Sekmeli seçeneği ile yine her bir alan için bir metin kutusu oluşturulur, ama form üzerinde bütün kayıtlar görünecek şekilde alt alta yerleştirilir. Son olarak Veri Sayfası seçeneği ile doğrudan matris formatında (sütunlar alanlardan, satırlar ise kayıtlardan oluşacak şekilde) bütün kayıtlar görünecek şekilde bir form oluşturulur. Örneğimizde Sütunlu seçeneğini seçip İleri tuşuna basarak aşağıdaki ekran görüntüsünü elde edelim. 30

30 Şekil 32 MS Access te Form Sihirbazı Oluşturma Diğer sihirbazlarda olduğu gibi bu ekrandaki seçenekleri kullanarak formu doğrudan ekranda görebilir ya da tasarım formatında açabiliriz. Hiçbir değişiklik yapmadan Son düğmesine basıp sihirbazı tamamlayalım. Sonuç olarak aşağıdaki şekilde görüleceği gibi formumuz hazırlanmış ve veri girişi için bizi beklemektedir. Şekil 33 MS Access te Form Sihirbazı Oluşturma 31

31 Yukarıda anlatılan konularda dikkat edilmesi gereken noktalardan birisinin de forma eklenen bileşenlerin birer etiket ve metin kutusu gibi görsel programlama bileşeni olduğundan bahsedilmişti. Bu durum bize form üzerinde her türlü değişikliği yapmamıza olanak sağlamaktadır. Bu değişikliklerin başında ise kendi formumuzu oluşturma, mevcut form üzerinde veri tabanında olmayan yeni alanların eklenmesi gelmektedir. Bu konular aşağıdaki örnek üzerinde anlatılmaktadır. Örnek veri tabanında Ürünler tablosu için yukarıda anlatılan yöntemlerle Form Sihirbazını kullanarak bir form oluşturalım ve aşağıdaki ekran görüntüsünü elde edelim. Şekil 34 MS Access te Form Sihirbazı Oluşturma Bu form üzerinde Birim Fiyat satırının altında KDV Dâhil fiyatını da görüntülemek isteyelim. Bu bilgi veri tabanında bulunmamakla birlikte mevcut fiyat üzerinden hesaplanabilmektedir. Bu işlemleri gerçekleştirebilmek için öncelikle form üzerinde bileşenleri yerleştirebileceğimiz yeri ayarlamamız gerekmektedir. Görsel programcılıkta yaptığımız gibi Birim Fiyat alanının altındakileri bileşenleri seçip biraz aşağı alalım ve Tasarım Denetimler menüsünde bulunan metin kutusunu seçip ayırdığımız yere yerleştirelim ve boyutlarını fare ile boyutlarını ayarlayalım. Sonuç olarak aşağıdaki ekran görüntüsü ile karşılaşılacaktır. 32

32 Şekil 35 MS Access te Form Sihirbazı Üzerinde İlişkisel Alan Oluşturma Yeni eklediğimiz metin kutusunun içerisinde İlişkisiz yazması dikkatinizi çekmiştir. Bu ifade yeni eklenen bileşenin veri tabanında hiçbir alana bağlanmadığı anlamına gelmektedir. Bu metin kutusunu, her kayıtta bulunan birim fiyatın %18 fazlası olarak ayarlamak için metin kutusunun içerisine =[BirimFiyat]*1.18 ifadesini yazalım. Bu ifade her kayıt için bu kutuya birim fiyat içerisindeki değerin 1.18 (%18 fazlasının) ile çarpım değerinin gösterilmesini sağlamaktadır. Bu işlemi tamamladıktan sonra Form Görünümü olarak formumuzu görüntüleyerek aşağıdaki ekran görüntüsünü elde edelim. 33

33 Şekil 36 MS Access te Form Sihirbazı Üzerinde İlişkisel Alan Oluşturma Görüldüğü gibi yeni eklediğimiz metin kutusu içerisinde birim fiyatın %18 fazlası bulunmaktadır. İfade Oluşturucu Bir önceki örnekte metin kutusu içerisine =[BirimFiyat]*1.18 ifadesini el ile yazdığımızı hatırlayalım. Bu işlemi ve daha karmaşık ifadeleri yazabilmemiz için ACCESS ile İfade Oluşturucu isminde bir araç sunulmaktadır. Bu araç içerisinde ACCES tarafından kullanılan tüm fonksiyonlar, ilgili veritabanı içindeki tüm bilgiler bulunmaktadır. Bu bölümde İfade Oluşturucu ile ilgili bilgiler ve kullanımı anlatılacaktır. Bir önceki örnekte kullanılan formu tasarım modunda açalım ve Tasarım Araçlar Özellik Sayfası menüsüne tıklayarak aşağıdaki ekran görüntüsüne ulaşalım. 34

34 Şekil 37 MS Access te Form Sihirbazı Üzerinde İlgili Alanın Girilmesi Ekranın sağ tarafında açılan kutucuk içerisinde formumuz ile ilgili tüm özellikler bulunmaktadır. Burada sunulan özellikler ile görsel programcılıkta kullanılan özellikler arasındaki benzerliğe dikkatinizi çekmek isterim. Bu kutucuk içerisinde Veri sekmesi içerisindeki Denetim Kaynağı seçeneği yanında bulunan tuşuna bastığımız zaman İfade Oluşturucu ekranda belirmektedir. Şekil 38 MS Access te Form Sihirbazı Üzerinde İfade Oluşturucu 34

35 İfade Oluşturucu ekranı kullanılarak her türlü fonksiyon ve veritabanı bağlantısını rahatlıkla kurabiliriz. Bu kutucuk içerisindeki bileşenler ve yaptığı işler aşağıdaki gibidir. 1) İfadenin oluşturulduğu bölge, 2) Mevcut çalışılan veritabanı içerisinde bulunan tüm tablo, sorgu, form, rapor vb. bileşenler ile birlikte ACCESS içerisinde tanımlanmış fonksiyonlar, sabitler ve operatörlerin listelendiği bölüm. 3) Seçilen öğenin alt bölümlerinin bir listesi, 4) Seçilen alt bölüm içerisinde bulunan fonksiyonların listesi, RAPOR HAZIRLAMAK Veritabanı programcılığın vazgeçilmez unsurlarından birisi de raporlardır. Özellikle yöneticilere sunulmak üzere hazırlanan raporlar genellikle içerisinde çok sayıda bilgi bulunan veritabanından amaca yönelik özet bilgiyi sunmak amacıyla kullanılmaktadır. ACCESS de rapor hazırlamak diğer bileşenleri hazırlamak kadar kolaydır. Bu bölümde veritabanından özet bilgi almak amacıyla kullanılacak olan raporların nasıl üretileceğine değinilecektir. Rapor hazırlamanın en kolay yolu Rapor menüsünü kullanmaktır. ÖrnekVeriTabanı2.accdb isimli örnek veri tabanımızda Kategoriler tablosunu seçip ya da açıp Oluştur Raporlar Rapor menüsüne tıkladığımız zaman, aşağıdaki şekilde görüleceği gibi Kategoriler tablosunun bütün alanlarını içerisinde barındıran bir rapor karşımıza çıkmaktadır. Şekil 39 MS Access te Form Sihirbazı Üzerinde İfade Oluşturucu 35

36 Diğer bileşenlerde olduğu gibi raporlarda da değişik görünümler vardır. Farklı olarak Baskı Önizleme görünümü vardır ki raporun çıktıda nasıl görüneceğini belirtmektedir. Kullanımı kolay olmasına rağmen kullanılan tabloda çok sayıda alan varsa böyle bir raporda hepsinin tek bir sayfaya sığdırılması zor olmaktadır. Bunun için rapor hazırlama da her türlü seçeneği bize sunan Rapor Sihirbazı nı kullanmak gerekmektedir. Oluştur Raporlar Rapor Sihirbazı menüsüne tıklandığı zaman aşağıdaki şekilde görüldüğü gibi raporda görünmesini istediğimiz tablo ve alanlarını seçebileceğimiz bir formla karşılaşılmaktadır. Bu formdan Müşteriler tablosunu ve MüşteriNo, Ad, Soyad, Şehir ve Ülke alanlarını seçip İleri tuşuna basalım. Şekil 40 MS Access te Rapor Sihirbazı Oluşturma Bir sonraki formda gruplama işlemini gerçekleştirebileceğimiz seçenekler gelmektedir. Gruplama ile benzer özelliklerde bilgileri bir arada tutabiliriz. Örneğimizde gruplama için olarak Şehir alanını seçelim. Bu seçim işleminden sonra aşağıdaki ekran görüntüsü elde edilmektedir. Şekil 41 MS Access te Rapor Sihirbazı Oluşturma 36

37 Formun sol alt bölgesinde bulunan Grup Seçenekleri ile gruplama işlemlerini nasıl gerçekleştireceğimizi belirleyebiliriz. Bu düğmeye tıklandığı zaman aşağıdaki gibi bir pencere karşımıza çıkmaktadır. Şekil 42 MS Access te Rapor Sihirbazında Gruplandırma Aralıkları Bu pencerede, gruplama için seçtiğimiz alanlar ve bu alanların nasıl gruplanacağı seçenekleri bulunmaktadır. Normal seçeneği ile ilgili alan içerisindeki bilgileri aynı olan bilgiler (örneğin aynı şehirde yaşayan müşteriler) rapor içerisinde gruplanacaktır. k Başlangıç Harfi seçeneği ise ilgili alandaki bilgilerin ilk k karakteri aynı olan bilgiler (örneğin k=1 için yaşadığı şehrin ilk harfi aynı olan müşteriler) raporda gruplanacaktır. Bu seçeneklerden 2 Başlangıç Harfi seçeneğini seçip devam edelim. Bir sonraki ekranda aşağıda görüldüğü gibi grup içerisinde hangi alana göre sıralama yapılacağını belirleyen seçenekler gelecektir. Buradan Ad alanını seçip devam edelim. Şekil 43 MS Access te Rapor Sihirbazında Alan Adlarının Girilmesi 37

38 Bir sonraki adımda ise aşağıdaki ekranda görüldüğü gibi nasıl bir rapor düzeni istenildiği sorulmaktadır. Yerleşim alternatifinde alanların yerleşim formatı (Adım Adım, Blok ve Anahat görünümleri), Yönlendirme alternatifinde ise rapor çıktısının yatay ya da dikey olma seçenekleri sunulmaktadır. Son olarak Tüm alanlar sayfada isimli onay kutusu ise tek bir sayfaya seçilen bütün alanların yerleştirilip yerleştirilmeyeceği belirlenmektedir. Bu ekranda hiçbir değişiklik yapmadan devam edelim. Şekil 44 MS Access te Rapor Sihirbazında Yerleşim Alanlarının Belirlenmesi Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra rapor hazırlanmış bir ekranda görülecektir. Şekil 45 MS Access te Rapor Sihirbazı Görünümü 38