YAZILI İLETİŞİMDE PROTOKOL

Transkript

1 RANDEVU PROTOKOLU Kurallar: 1. Randevu telefonla, yüzyüze veya yazılı olarak talep edilebilir. Ancak yazılı taleplerin mutlaka teyid edilmesi gerekir. 2. Randevu tarihi yönetici ve sekreterin ortak kararı sonucunda belirlenmeli, randevu talebi ile ilgili kısa bilgileri içerecek şekilde randevu defterine kaydedilmelidir. 3. Randevular için belirsiz zaman dilimleri verilmemeli, aralarında yeterli zaman aralığı bırakılmalıdır. Nezaket ziyaretleri 15 dakika, iş görüşmeleri 30 dakika ile sınırlandırılmalıdır. Genel olarak iş görüşmeleri için sabah, nezaket ziyaretleri için öğleden sonra randevu verilmelidir. 4. Acil bir durum söz konusu değilse ilk saatlerine ve günün son saatine randevu verilmemelidir. 5. Randevular en az 24 saat öncesinden haber verilmek şartıyla iptal edilebilir. YAZILI İLETİŞİMDE PROTOKOL Kurallar: 1. Devletin üst kademesindeki kişilere gönderilen mektuplarda zarf üzerine sadece ünvanın yazılması yeterlidir. Sayın Dışişleri Bakanı. 2. Resmi kişilere eşleri ile birlikte zarf üstü hitapta eşi sözcüğü asla kullanılmaz. Bunun yerine Sayın Cumhurbaşkanı ve Bayan Abdullah Gül 3. Devletin üst kademelerindeki kişilere yazılan mektuplar özel kalem müdürlerine sunulmalı ve zarfın sağ üst kenarına Elden Takdim ifadesi eklenmelidir. Elden gönderilen mektubun zarfı kapatılmaz. 4. Resmi nitelikteki mektuplarda ünvana hitap gerekli ve yeterlidir. Sayın Bakan, Sayın Vali 5. Resmi yazışmalarda alt makamlara yazılan yazılar rica ederim, üst veya aynı düzey makamlara yazılan yazılar arz ederim, üst ve ast düzey makamlara aynı anda gönderilen yazılar arz ve rica ederim sözcükleriyle bitirilmelidir. 6. Resmi yazılar bilgisayarla, özel mektuplar ise daima el yazısı ile yazılmalıdır. ÖZGEÇMİŞ (CV) Öz geçmiş, insanın hayatını, kabiliyetini, yeteneğini, iş yapma gücü ve tecrübelerini ortaya koyan bir belgedir. Yani insanın o güne kadar elde ettiği becerilerin özetidir. Mümkünse bir sayfayı geçmemelidir; uzmanlığınız ve deneyimleriniz çok fazlaysa bir buçuk, en fazla iki sayfa olmalıdır.

2 Özgeçmiş yazarken dikkat edilecek noktalar: 1. İşle ilgili beceri ve yetenekler ön plana çıkartılmalıdır. 2. Etkin fiiller kullanılmalıdır. Kullandı, iki katına çıkardı, planladı, kurdu, değiştirdi, bitirdi, başardı gibi. 3. Satır aralıkları, başlıklar, öne çıkartılmak istenen bölümler; bunların tümü belirli bir biçim taşımalı ve bu biçim baştan sona uygulanmalıdır. 4. Tarih sıralamasını tersten yapılmalı, her bölümün altında yer alan bilgiler en son durumdan, daha eski tarihteki duruma göre sıralanmalıdır. 5. Cümle yapısının düzgün olmasına, imla hatalarının bulunmamasına özen gösterilmelidir. 6. A4 kağıda bilgisayarla yazılmalı, word programının etkin bir şekilde kullanılabildiği gösterilmelidir. 7. Öz geçmiş kişiyi tanıtmalı, kişiye özel olmalıdır. Her özgeçmişde bulunması gereken bilgiler: 1. Kimlik bilgileri 2. Eğitim durumu (ters kronolojik sıra ile) 3. İş tecrübeleri (ters kronolojik sıra ile) 4. Yabancı dil ve teknoloji bilgisi 5. Askerlik durumu 6. Kişisel bilgiler 7. Referanslar İŞ GÖRÜŞMELERİ Görüşme odasına ilk girişteki 30 saniye ile son sözler ve davranışlar bırakılacak izlenim açısından çok önemli, etkili ve kalıcıdır. İş görüşmelerinin başarısını etkileyen faktörler: 1. Başvuru dilekçesi yazımı 2. Özgeçmiş hazırlama 3. Giysiler 4. Selamlaşma 5. Hitap 6. Duruş, oturuş, davranış 7. Konuşma biçimi

3 Kurallar: 1. Özgeçmiş itinayla ve kurallara uygun bir şekilde hazırlanmalıdır. 2. İş görüşmesine gidilecek kurum hakkında önceden bilgi sahibi olunmalıdır. 3. Görüşme yerine en az 20 dakika önce ve yalnız olarak gidilmelidir. 4. Dış görünüme özen gösterilmelidir. 5. Çay veya kahve ikramı kabul edilmeli, sonunda teşekkür edilmelidir. Görüşmede her ikram bir sınavdır. 6. Aday kendini tanıtırken aşırıya kaçmadan güçlü yönlerinden söz etmeli, sorulmadıkça zayıf yönlerinden ve eksikliklerinden söz etmemelidir. 7. Siyasal, ideolojik, dinle ve sporla ilgili konulara kesinlikle girmemelidir. 8. Özel yaşamdan, aileden, özel istek ve beklentilerden ve sorulmadıkça istenilen ücretten söz edilmemelidir. 9. Görüşmede ekip çalışmasına yatkın olunduğu, ancak bağımsız olarak da verimli ve başarılı bir şekilde çalışılabileği belirtilmelidir. 10. Görüşmeciye soru sormak uygun bir davranış değildir, görüşme yerinin bilgi edinme yeri olmadığı unutulmamalıdır. 11. Aday görüşme sırasında eski işini ve işyerini, amir ve yöneticilerini eleştirmekten kaçınmalı, sorulursa daima olumlu bir şekilde söz etmelidir. 12. Amaç, istek ve beklentiler sorulduğunda, kısa sürede yükselmek, çok para kazanmak, yurt dışına gitmek gibi uç hedefler belirtilmemelidir. TOPLANTI PROTOKOLU Toplantı, kişilerin bilgi alışverişinde bulunmak, planlama yapmak, düşünce üretmek, sorun çözmek ya da karara varmak amacıyla önceden belirlenmiş zaman ve yerde düzenli biçimde bir araya gelmeleridir. Başarılı bir toplantı için uyulması kurallar: 1. Toplantı daveti yazı ile yapılmalıdır. Davet yazısında toplantı yeri ve zamanı, katılacak kişiler ve toplantı konusu ve/veya gündemi bulunmalıdır. 2. Toplantıya katılanların sayısı mümkünse 10 u aşmamalıdır. 3. Toplantılar mümkünse iki saatle sınırlandırılmalıdır. 4. Gündemin katılımcılara dağıtımı (davet yazısı ile gönderilmemişse) toplantı tarihinden en fazla üç ya da dört gün önce yapılmalıdır.

4 5. Gündem maddelerinin başına bilgi için, tartışma için ya da karar için şeklinde açıklamalar koyulmalıdır. 6. Sekreter toplantı düzeni konusunda yöneticinin ya da toplantı başkanının fikrini almalıdır. Yüz yüze etkileşim amaçlanıyorsa halka ya da U şeklinde bir toplantı düzeni seçilmeli, daha mesafeli ve sessiz bir ortam amaçlanıyorsa balık sırtı ya da okul düzeni tercih edilmelidir. 7. Toplantılarda başkan katılımcılara egemen bir yerde oturmalı, varsa sorumlu katılımcılar için özel bir yer ayrılmalıdır. 8. Toplantı mutlaka bildirildiği saatte başlamalıdır. 9. Toplantı sırasında kullanılacak materyal katılımcı sayısı kadar çoğaltılmalı ve toplantıya başlamadan dağıtımı yapılmalıdır. 10. Toplantı tutanakları katılımcılara en geç 48 saat içinde dağıtılmalıdır. 11. Tutanaklarda toplantı zamanı ve yeri, toplantı başkanının adı, katılımcıların adları, katılamayanların mazeret beyanları, tartışılan gündem maddeleri ve alınan kararlar yer almalıdır. Toplantı başkanının görevleri: 1. Her öneriye fırsat tanımalıdır. 2. Aynı anda birden fazla kişinin konuşmasını ve konuşmaların gündemin dışına çıkmasını engellemelidir. 3. Konuşmaların kişiselleştirilmesine meydan vermemelidir. 4. İlk önce genç katılımcılardan kişisel deneyimlerini ve uzmanlık alanlarıyla ilgili bilgileri talep etmelidir. 5. Toplantının telefon görüşmeleri ya da ziyaretçiler tarafından bölünmesine izin vermemelidir. 6. Toplantının sonunda herkese son söz fırsatı tanımalıdır. DAVETLER Davet Türleri: 1. Resepsiyonlar : Resmi veya gayri resmi olarak, yeni veya seçkin bir konuğu ağırlamak ve tanıştırmak, düğünler, evlenme yıldönümleri ya da milli günler onuruna tertiplenebilir. Resepsiyonlarda sırasıyla ev sahipleri ve onur konukları kabul hattında yer alarak davetlileri karşılarlar. Resepsiyon kıyafeti koyu renk elbisedir.

5 2. Kokteyl partiler: Kokteyl partiler çok çeşitli nedenlerle düzenlenen, alkollü ya da alkolsüz içkilerin bol olarak ikram edildiği davetlerdir. Bu partilerin resmiyeti resepsiyonlara göre daha azdır, bu nedenle kıyafetler daha az resmidir ve misafir kabul hattı yoktur. Saat sınırlandırması olmayan, yiyecek ve içkinin bol ve çeşitli olduğu, müziğinde olabileceği zengin kokteyl partilere Kokteyl Prolonje denmektedir. 3. Yemek davetleri: a. Gayrı resmi: Garsonsuz ve konukların da servise yardımcı olduğu yemek davetleridir. Giyim resmi değildir. Ancak yemekte önemli bir konuk olacaksa koyu renk elbise tercih edilmelidir. Davet konuklarla yüz yüze görüşerek ya da telefonla yapılabilir. b. Yarı resmi: Servisin garsonlar tarafından yapıldığı yemek davetleridir. Konuklar telefon, mektup ve 3. sahış dilinden yazılmış kartla davet edilirler. Erkekler smokin, kadınlar uzun etekli elbise giyebilirler. c. Resmi: Her açıdan protokol kurallarının uygulandığı yemek davetleridir. Konuklara üçüncü şahıs dilinde yazılmış basılı davetiyeler gönderilir. Konuklar yemeğe katılıp katılmayacaklarını yine yazılı olarak bildiriler. Konuklar resmi giyinirler. 4. Büfeli yemek davetleri: Konukların sayısının evdeki masa veya servis personeli için fazla olması halinde uygulanan bir davet türüdür. Büfe davetinin esasını self-servis oluşturur. 5. Özel amaçlı davetler : a. İş yemekleri: Genellikle bir konuşmacı mevcuttur. Bu kişi yemeğin amacı ile ilgili konuşma yapar. Davetlilerde yemeklerini yerken aynı konuda görüş alışverişinde bulunurlar. b. Supper: Genellikle tiyatro, opera gibi faaliyetlerden sonra gece geç vakitte büfe yemek şeklinde düzenlenir. Oturmalı ya da oturmasız olabilir. Büfede sandviç gibi hafif yiyecekler ve kahve bulundurulur. c. Supe: Sanatsal bir faaliyet sonrasında gece geç vakit düzenlenen davette hafif içkiler ve peynir tabağı gibi sembolik yiyecekler sunulur. İzlenen sanatsal faaliyetin tartışması yapılır, bazen davetli ise baş sanatçının onuruna bir kadeh şampanya içilebir. Davetlerle ilgili Kurallar: 1. Sözlü davetler yüz yüze ya da telefonla, esas olarak, ev sahibesi tarafından yapılır. Bu davet türü koktely parti, gayrı resmi ve yarı resmi yemekler, supe, büfeli yemekler için uygundur. Telefonda davetin tarihi, saati, ne çeşit bir davet olduğu ve varsa onur konuğu belirtilir. Giyim

6 için smokin gibi özel bir kıyafet gerekiyorsa mutlaka belirtilmeli, eşlerde davet edilmelidir. Sözlü davetten sonra bir hatırlatma kartı göndermek nazik bir davranış olabilir. 2. Konuk sayısının 20 den fazla olduğu davetlerde davetin kartla yapılması daha uygundur. Gereğinde ve arzu edilirse kartın üzerine L.C.V. (lütfen cevap veriniz) rumuzu konabilir. Cevap istendiği halde verilmediyse, davete mutlaka gidileceği düşünülür. LCV lütfen cevap veriniz LCV cevap istenmiyor hatırlatmak için LCV sadece hatırlatmak amacıyla gönderilmiş mazeret için LCV mazeret varsa bildiriniz 3. Özel olarak basılmış davetiye kartları ise resmi davetler ve resepsiyonlar için kullanılır. 4. Davetin iptali ve erteleme telefonla yapılır. Devlet büyüklerince düzenlenen ve davetiyeleri çok önceden gönderilen davetlerin iptalinde veya tarihinin değiştirilmesinde ilk davetiyedeki terimler kullanılarak yeni bir basılı kart gönderilir. 5. Davete cevapta kural, davet nasıl yapıldıysa o şekilde ve ilk fırsatta cevap verilmesidir. Hatırlatma kartına cevap verilmez. Oturma Planları 1. Yarı resmi ve resmi yemeklerde protokole uygun oturma planları hazırlanır. Oturma planlarında davetlilerin masada bir kadın, bir erkek düzeninde oturmasına dikkat edilir. Masalarda ev sahiplerinin oturdukları yerlere masa merkezleri denir. a. Sadece erkekler arası yemeklerde birinci yer ev sahibinin sağıdır. Onur konuğu varsa ev sahibinin karşısında yer alır. En önemli konuk 3 1 Ev sahibi 2 4 Sadece erkeklerin katıldığı yemekler (merkez ortada) 5 7 Onur Konuğu 8 6

7 b. Ev sahibesinin de katıldığı yemeklerde erkek konuklar için birinci yer ev sahibesinin sağıdır. Yemekte ev sahibesi bulunmuyorsa ev sahibi karşısına en yüksek dereceli konuğu veya bir başka kadın konuğu alabilir. En önemli konuğun veya onur konuğunun eşi V 3 I Ev sahibi II 4 VI Kadı ve erkeklerin katıldığı yemekler (merkez ortada) 6 IV 2 Ev Sahibesi 1 III 5 Önemli konuk veya onur konuğu c. Hatırlı konuk sayısının fazla olduğu davetlerde kimseyi incitmemek için konukların küçük masalara dağıtılmaları ve her masada ayrı merkez oluşturulması daha uygun olur. Masa Düzeni 1. Yemek davetlerinde masa üzerinin fazla kalabalık ve sıkışık, konuğun masada işgal edeceği yerin de 60cm.den az olmamasına dikkat etmek çok önemlidir. 2. Masa örtüsünün beyaz ya da açık krem renkli olması tercih edilmelidir. 3. Kadınlarında bulunduğu yemeklerde masa ortasına çok büyük ve geniş olmayan ve taze çiçeklerden yapılan bir masa parteri (orta süsü) konur. 4. Masada her konuğun önünde normal olarak altlık görevi yapan ve devamlı kalan bir servis tabağı bulunur. Bu tabağa supla denir. 5. Çatallar tabağın soluna, bıçaklar ve kaşık ise sağına konur. Bıçakların keskin taraflarının tabağa bakmasına dikkat edilir. Pasta ve tatlı kaşık bıçağı tabağın üst kısmına konur. 6. Masaya bir seferde üçten fazla çatal bıçak konmaz. Tereyağı tabağı ve bıçağı servis tabağının sol tarafında bulunur. 7. Bardak ve kadehler bıçakların üst kısmına sağdan sola doğru beyaz şarap, krmızı şarap, şampanya ve su olarak dizilir. 8. Peçeteler resmi olmayan yemeklerde çatalların soluna, resmi yemeklerde ise servis tabağının içine konur. 9. Salata servisi sol tarafa yapılır.

8 ÇİÇEK GÖNDERME 1. Nişan, düğün, yıldönümü gibi nedenlerle sunulacak çiçekler sepet ya da çelenk olarak hazırlanmalıdır. 2. Kutlama, teşekkür, geçmiş olsun, doğum, ameliyat ya da rahatsızlık nedeniyle hastane ya da eve gönderilecek çiçeklerin küçük bir buket şeklinde sunulmasına dikkat etmelidir. Buketteki çiçek adedi aşırıya kaçmadan daima tek sayıda olmalıdır (3, 5, 7, 9) 3. Çiçekler elden ya da bir aracı ile sunulabilir. Davete aracı ile gönderilecek çiçekler genel olarak davetten önce sabah veya öğleden sonra gönderilmelidir. Aracı ile gönderilen çiçeklerin üzerine gönderenin kartı mutlaka iliştirilmelidir. HEDİYE VERME 1. Hediye alırken kişinin cinsiyeti, yaşı, statüsü ve zevkleri göz önünde bulundurulmalıdır. 2. Hediyeyi elden alan kişi mutlaka açmalı, hoşuna gitmese bile mutlaka çok beğendiğini ifade edip teşekkür etmelidir. TEŞEKKÜR ETME Aracı ile gönderilen hediye ve çiçeklere teşekkür etme süresi geniştir, bir ay içinde yapılabilir. Telefonla yapılabileceği gibi, tamamen el yazısıyla veya bu amaçla bastırılmış kartların üzerine el yazısıyla hitap, saygı ifade eden bir ibare ve imza koymak yoluyla da teşekkür edilebilir. ARAÇLARDA UYGULANAN PROTOKOL KURALLARI Makam Otomobillerinde Uygulanan Protokol Kuralları: 1. Makam otomobilinde makam sahibi veya kıdemli olan kişi daima arka sağ koltukta oturur. 2. Makam sahibinin eşi de arabadaysa sol arka koltukta oturmalıdır. 3. Resmi araçlara binerken önce kıdemli, sonra kıdemsiz biner, inerken ise kıdemli iner. 4. Arka tarafta üç kişinin oturması söz konusuysa en kıdemsiz ortaya oturur. BAYRAK PROTOKOLU Türk bayrağının standardları, çekilmesi ve indirilmesine dair esaslar, kullanılabileceği yerler ve bayrağa saygı kuralları 1983 tarihli Türk Bayrağı Yasası ile 1985 tarihli Türk Bayrağı Tüzüğü hükümlerinde belirtilmiştir.

9 Yurt içinde ve dışında bayrağın kullanımı ile ilgili kurallar: 1. Yurt dışında temsilcilik ikametgahında, resmi işlerin görüldüğü binalarda ve temsilcilik otomobilinde milli bayrağın kullanılmasına izin verilmektedir. 2. Dış temsilcilik binalarına sadece milli bayrak çekilebilir. Temsilciliğe başka ülkeden devlet başkanı seviyesinde bir ziyaret yapılması durumunda, mahalli uygulama ve nezaket gereği ziyaret süresi boyunca devlet başkanı forsu çekilebilir. 3. Türk temsilciğinin bir ateşeliği çeşitli kuruluşların bulunduğu başka bir binada yer alıyorsa milli bayrak ile birlikte, mahalli bayrağında çekilmesi gereklidir. 4. Temsilciliğe ait makam taşıtlarında bayrak sağ ön çamurluğun üstünde tepesinde ay-yıldız bulunan kromajlı küçük bir direğe çekilir. 5. Bayrakla birlikte fors da çekilmesi gerektiğinde, fors sol çamurluğun üzerindeki direğe çekilir, tabelaya da iliştirilebilir. 6. Makam sahibi içinde olmadıkça taşıta bayrak çekilmez. Resmi bir neden olmadıkça özel gezilerde de bayrak çekilmez. 7. Türk Bayrağı Yasası gereği, bayrak 10 Kasım günü Türkiye de ve dış temsilciliklerimizdeki resmi binalarda yarıya çekilir. Bulunulan ülkede ilan edilen yas günlerinde de bir saygı göstergesi olarak bayrak yarıya indirilir. 8. TBMM deki bayrak hiçbir zaman Anıtkabir deki bayrak ise 10 Kasım dışında indirilmez. Birkaç bayrağın bir arada kullanılmasını gerektiren resmi ziyaret ve törenlerde, konuk bayrak şeref locasında veya konuğun kaldığı binanın ana girişinde Türk bayrağının solunda yer alır. Uluslar arası toplantı ve konferanslarda ise ev sahibi devletin bayrağı orta direğe çekilir. İngilizce alfabetik sıraya göre birinci konuk bayrak orta direğin soluna, ikinci konuk bayrak ise sağına, diğer konuk bayraklarda aynı yöntemle diğer direklere çekilir. Resmi bir konferansda platforma bayrak konulması gerektiğinde konuşmacının sağına yerleştirilir.