İŞLETME RİSK YÖNETİMİ. Yrd. Doç. Dr. Tülay Korkusuz Polat 1/51

Transkript

1 İŞLETME RİSK YÖNETİMİ Yrd. Doç. Dr. Tülay Korkusuz Polat 1/51

2 Risk Azaltma - Önlem Alma Süreci 2/51

3 Risk azaltma, riskin kontrolü, transferi, üstlenilmesi, kabullenilmesi stratejilerinin belirlenmesi ve buna uygun olarak belirlenen faaliyetlerin yürütülmesi sürecidir. Risk azaltma planlarına göre, risklerin oluşmasını engelleme ve oluşması durumunda ise, etkilerini en aza indirgemek amacı ile yapılacak faaliyetler yürütülür. Risk azaltma faaliyetlerini kimlerin, nasıl ve ne zaman yürüteceği belirlenir. 3/51

4 Risk azaltma faaliyetlerinden sorumlu olanların açık ve net bir şekilde belirlenmesi, çözümlerin şansa bırakılmaması sağlanmalıdır. Risk azaltma faaliyetleri yada risk probleme dönüştükten sonra, etkilerini en aza indirgemek için gerekli faaliyetlere ayrılacak işgücü planlanır. Sonuca olumsuz etkileri yüksek olan risklerin öncelikli olarak ele alınması gerekir. Risk azaltma amacı ile yürütülen faaliyetlerin, her zaman iyileştirme yönünde olması gerekmektedir. 4/51

5 Sonuca olumsuz etkileri yüksek olan risklerin öncelikli olarak ele alınması gerekir. Risk azaltma amacı ile yürütülen faaliyetlerin, her zaman iyileştirme yönünde olması gerekmektedir. 5/51

6 Belli bir riski azaltmak için yürütülen faaliyet, başka bir riski yaratabilir. Bu nedenle risk azaltma faaliyetlerinin kapsamlı olarak ele alınması ve planlanması önemlidir. Proje çizelgesi risk azaltma faaliyetlerine göre yeniden düzenlenir. Proje bütçesi risk azaltma faaliyetlerine göre ayarlanır. 6/51

7 Risk azaltma sürecinde aşağıdaki temel faaliyetler yürütülmektedir: Risklere neden olabilecek temel nedenlerin belirlenmesi, Risklerin oluşma olasılığını ve sonuca etkisini en aza indirgeyecek önlemlerin belirlenmesi, Riski en aza indirgeme faaliyetlerinin planlanması, Önlem planlarının hazırlanması, Risk azaltma planlarının uygulanması 7/51

8 Risk azaltma stratejisi Risk azaltma stratejisi, kuruluş risk kültürüne ve risk stratejisine bağlı olarak belirlenir. Risk stratejisinde hangi durumlarda risk alınacağı, hangi durumlarda riskin transfer edileceği ve risklerin üstlenilmesi durumunda risk azaltma faaliyetlerini başlatma için eşik değerin ne olduğu saptanmalıdır. Risk stratejileri, risklerin olumsuz etkilerini en aza indirgeyecek, fırsatları ortaya çıkartacak şekilde belirlenir. Risk azaltma stratejileri, kuruluşun rekabet gücünü arttıracak şekilde belirlenir. Kuruluşun rekabet edebilirliği hangi faktörlere bağlı ise, o faktörlerle ilgili risklerin ne ölçüde alınacağı ve nasıl azaltılacağına, fırsatlara dönüştürüleceğine karar verilmelidir. 8/51

9 Risk azaltma yaklaşımı Risk azaltma sürecinde temel hedef, risklerin en erken aşamada problem haline dönüşmeden önlenmesidir ve öncelikle riskin oluşma olasılığını en aza indirgemektir. Riskin erken bir aşamada belirlenemediği durumlar olabilecektir. Riskler belirlenerek azaltma faaliyetleri yürütülmesine karşın, tam olarak ortadan kaldırılamazsa, belli bir ölçüde sonuç üzerinde istenmeyen bir etki yaratabilir. Risk azaltma faaliyetlerinin etkin olarak yürütülememesi durumunda, risklerin en aza indirgenmesinde başarılı sonuçlar elde edilemeyebilir. 9/51

10 Risk azaltma yaklaşımı Risk azaltma faaliyetleri, aşağıdaki kararlara bağlı olarak planlanır ve uygulanır: Riskten kaçınmak, Riski kontrol altına almak/azaltmak veya ortadan kaldırmak, Riski üstlenme, Riski transfer etme/paylaşma Bilgi ve araştırma 10/51

11 Risk Azaltma - Önlem Alma Süreci 13/51

12 Risk azaltma süreci; teknik, maliyet ve çizelge risklerinin en aza indirgenmesi amacı ile yürütülmektedir. Risk azaltma sürecinin girdileri, çıktıları, süreç sorumluları, kullanılacak yöntem ve teknikler tanımlanır. Risk azaltma sürecinin başlıca girdileri, risk değerlendirme sürecinin çıktılarıdır. Risk azaltma süreci çoğu zaman risk değerlendirme ekibi tarafından gerçekleştirilir. Bu; risk azaltma faaliyetlerinin gecikmeden ve bilgi kaybı olmaksızın uygulanabilmesi için tercih edilen bir durumdur. 14/51

13 Risk azaltma süreci dört adımdan oluşmaktadır: 1. Risk azaltma faaliyetlerinin belirlenmesi, 2. Önerilen risk azaltma faaliyetinin, maliyet ve yarar analizinin yapılması, 3. Risk azaltma faaliyetine karar verilmesi, 4. Risk azaltma faaliyetlerinin planlanması ve gerçekleştirilmesi. 15/51

14 Riskin yüksek olduğu bir durumda, riskin transfer edilmesi ve üstlenilmesi kararı verilmez. Kuruluş risk kültürü, risk almayı sevmeyen bir kültürse, potansiyel fırsatlardan da vazgeçilerek risk almamaya karar verilir. 29/51

15 Riskin büyüklüğü orta düzeyde ise, bu tür riskler, yüksek dereceli risklere göre daha rahat alınabilir ve risk alma durumunda da, riskin oluşma olasılığını en aza indirgeyecek faaliyetler, risk azaltma planında tanımlanır. Risk olasılığını en aza indirgeyecek faaliyetlerin yürütülmesine karşın, risk oluşursa, sonuca olumsuz etkisini en aza indirgeyecek faaliyetler risk azaltma planı kapsamında ele alınır. Orta düzeydeki riskler hakkında, riskleri al ve azalt kararı veya riskleri transfer et kararı verilebilir. 30/51

16 Düşük derecedeki riskli durumlarda, risk alınabilir ve azaltma faaliyeti yürütülebilir. Ancak belli bir eşik düzeyine kadar hiçbir azaltma faaliyeti yürütülemez ve riskli durum kontrol altında tutulur. Düşük dereceli riskler için transfer kararı da verilebilir. 31/51

17 Riskten kaçınma kararı verilirken şunlarda göz önünde bulundurulmalıdır: Riskten kaçınırken yeni ve büyük fırsatlar da kaçabilir, Bütün risklerden kaçınılmaz, Bir riskten kaçınılırken başka bir risk yaratılabilir. 34/51

18 Yeterince bilgi sahibi miyiz? Yeterince bilgi sahibi olunmadığı durumda, hedeflenen sonuca ulaşma konusundaki belirsizlik fazladır. Bilginin edinilmesi ile belirsizlik ve riskler azaltılacaktır. 35/51

19 Riskleri transfer edebilir miyiz? Riskin başka bir organizasyona transferi planlanabilir. Örneğin; sözleşme aşamasında, projenin bazı kısımları, alt yüklenicilere verilerek risk transfer edilebilir. 36/51

20 Önlem alınmalı mı? İki tür risk azaltma faaliyeti vardır: Riskin oluşma olasılığını azaltacak önlemler, Riskin oluşması durumunda etkisini azaltacak önlemler. Bu önlemler, müşteri ile sağlıklı bir iletişimin kurulması, yeni gereç ve teknikler kullanılması gibi faaliyetleri de içerebilir. 37/51

21 Riskten kaçınma (avoidance) Riskten kaçınma, risk almama veya en az risk alma yönünde verilen kararlara karşılık gelir. Genellikle birkaç seçenek olması durumunda, daha az riskli olan seçilir. Kaynak seçimi, donanım seçimi, insan kaynakları seçimi, iki performans kriterinden birinin seçilmesi gibi kararlarda çoğu zaman riskten kaçınılır. 38/51

22 Riski kontrol altına almak/azaltmak veya ortadan kaldırmak Riskin farkındayım ve riskin oluşumunu ve etkilerini hafifletmek için gerekli her şeyi yapacağım durumuna karşılık gelir. Risk oluşma olasılığını ve/veya sonuca olumsuz etkilerini en aza indirgemek amacı ile planlı bir dizi faaliyet yürütülür. Riskin oluşma olasılığını ve sonuca etkilerini azaltmak için riskin izlenmesi ve yönetilmesi faaliyetlerinden oluşan bir süreçtir. En yaygın kullanılan risk azaltma tekniğidir. 39/51

23 Risk üstlenme Risk üstlenme, özel bir durumun varlığının kabulüdür ve riski azaltmak için herhangi bir çaba harcanmayabilir. Bu yöntem, düşük risk durumları için daha uygundur. Bu tür riskler, ya programın doğasında var olabilir yada diğer risk azaltma faaliyetleri sonucunda kalan artık risklerdir. Risklerin üstlenilmesi onların ihmal edildiği anlamına gelmez. Gerçekte, onları belirlemek ve anlamak için çaba harcanmalı ve uygun yönetim faaliyetleri planlanmalıdır. Ayrıca, üstlenilen riskler geliştirme sırasında izlenilmelidir. İzleme faaliyetleri başlangıçtan itibaren iyi planlanmalıdır. 40/51

24 Başarılı bir risk üstlenme için şunlar yapılmalıdır: Riskin gerçekleşmesi durumunda, sonuca etkisini en aza indirgemek için gereksinim duyulabilecek kaynaklar (zaman, para, insan, vb) belirlenir. Bu, düzeltici faaliyetlerin (yeniden test, ek tasarım faaliyetleri için ek zaman gibi) belirlenmesini de içermektedir. Bir risk üstlenildiğinde, her zaman riskin oluşması durumunda, onu aşmak için gerekli spesifik faaliyetlere karşılık çizelge ve maliyet rezervleri konulmalıdır. Bu yapılamıyorsa, program mevcut bütçe ve çizelge ile yürütülür. Program hedeflerine ulaşılamazsa, ek kaynak ayırma, daha düşük yeterlilik düzeyinin kabulü kararları verilmelidir. 41/51

25 Risk transferi / paylaşma Risk transferi ile risklerin, sistemin bir bileşeninden diğerine, müşteri ve kuruluş arasında veya kuruluş ve alt yükleniciler arasında transfer edilerek azaltılması hedeflenmektedir. 42/51

26 Bilgi ve araştırma Bilgi ve araştırma, gerçek bir risk azaltma tekniği değildir, sunulan değerli bilgilerle diğer tekniklere kaynak sağlar. Risk azaltma faaliyetlerini yürüten kişilerin daha etkin çalışabilmesini sağlar. Daha etkin risk azaltma kararlarının verilmesi için konuya ilişkin daha fazla bilgiye gereksinim duyulduğunda araştırma, bilgi üretme, edinme kararı verilir. Ulaşılabilir ve elverişli verilerin olup olmadığına bakılır. Uygun verilere ulaşılabilmesi durumunda, riskli duruma ilişkin karar destek bilgileri üretilir. Konuya ilişkin benzer, en iyi uygulamaların verileri araştırılır. 43/51

27 Bilgi ve araştırma Riskin oluşma olasılığını, sonuca etkilerini, risk temel nedenlerini daha kapsamlı ve ayrıntılı bir şekilde belirlemek amacı ile simülasyon, prototip, gözden geçirme vb teknikler kullanılabilir. 44/51

28 Önlem Planı Risk azaltma faaliyeti hemen yürütülemiyorsa yada bu faaliyetler riski azaltıyor, ancak tamamen ortadan kaldırmıyorsa, risk önlem planı geliştirilir. Önlem planı yalnızca risk probleme dönüştüğü zaman uygulanır. Önlem plan örnekleri, felaket (disaster) iyileştirme planları, personel elverişli değilse, danışmana/dış uzmanlara başvurma yada alternatif bir tasarım yaklaşımının seçimini içerebilir. 45/51

29 Önlem Planı Önlem planı olan her risk, ayrıca bir de tetikleyiciye (trigger) sahiptir. Tetikleyici, gelecekte riskin probleme dönüşmesinin en erken aşamadaki göstergesidir. Örneğin; risk kritik bir personelin elverişliliği ile ilgili ise, gerçekleşen ve planlanan beceri düzeyi arasındaki değişkenliğin %10 dan fazla olması bir tetikleyicidir. Özellikle riskler için belirlenen tetikleyiciler, risk göstergeleri olarak göz önüne alınmalıdır. 46/51

30 Önlem Planı Öncelikli olmayan riskler için tetikleyici belirlenmesine gerek olmayabilir, ancak öncelikli riskler için tetikleyicilerin belirlenerek, riskin erken aşamada tespit edilmesi gerekmektedir. Risk yönetiminde tetikleyici kullanımında, karar verilmesi gereken kritik durumlar vardır. Risk azaltma faaliyetlerine yeterince zaman ayrılabilmesi için, tetikleyicilerin mümkün olan en erken aşamada belirlenmesi gerekir. 47/51

31 Önlem Planı Ancak doğru karar verebilmek, tetikleyicileri doğru belirleyebilmek için daha fazla bilgiye gereksinim duyulur ve daha geç belirlenen tetikleyiciler daha fazla bilgiye dayalıdır. Daha geç belirlenen, bilgiye dayalı bir tetikleyici, daha doğru karar verilmesini sağlayabilir ancak, karar verildiğinde çok geç kalınmış olabilecektir. 48/51