Türk Omurga Derneði Kongre ve Bilimsel Toplantý Düzenleme Yönergesi

Transkript

1 1- AMAÇ-KAPSAM 3- KONGRE, BULUÞMA ve KURSLARIN ZAMANLAMASI Türk Omurga Derneði, omurga týbbý konusunda bilgi ve teknolojinin Omurga Kongresi iki yýlda bir, bahar aylarýnda ve uluslararasý olarak mümkün olan en geniþ tabana ulaþtýrýlmasý amacýyla etik deðerlere ve düzenlenir. Omurga buluþmasý, omurga kongresinin yapýlmadýðý yýllarda kanýta dayalý týp ilkelerine sonuna kadar sadýk kalýnarak eðitim ve yine iki yýlda bir kez ulusal platformda ve sonbahar aylarýnda düzenlenir. bilimsel aktiviteler düzenlenmesini ya da düzenlenen aktivitelere Kurslar akademik yýl içinde en az iki kez olacak þekilde düzenlenir. destek verilmesini ana görevlerinden biri olarak tanýmlamýþtýr. Bu Kurslarýn takvimi, TOD eðitim komisyonu tarafýndan hazýrlanýp dernek yönerge'nin amacý, Türk Omurga Derneði'nin yurt içi ve yurt dýþýnda yönetim kuruluna sunulur. Onaylandýktan sonra görevlendirmeler yapýlacak olan kongre ve bilimsel toplantýlarýnda uyulmasý gereken yönetim kurulu tarafýndan yapýlýr. Kurslarý yürütme ve denetleme esaslarý belirlemektir. sorumluluðu TOD eðitim komisyonundadýr ve eðitim komisyonu yönergesine uygun olmalýdýr. Diðer ulusal ve uluslararasý toplantý 2- TANIMLAR takvimleriyle çakýþma yaþandýðýnda yönetim kurulu kararý ile kongre, Bu yönergede geçen terim ve kýsaltmalar; buluþma ve kurs aralýklarý deðiþtirilebilir. TOD: Türk Omurga Derneði'ni Omurga Kongresi: Ulusal ve uluslararasý katýlýmlý Türk Omurga Bunlarýn dýþýnda belli bir takvime baðlý kalmadan olmadan lokal yada Kongresini bölgesel inisiyatif ile düzenlenen toplantýlar yönetim kurulu kararý ile Omurga Buluþmasý: Ulusal katýlýmlý omurga toplantýsýný TOD tarafýndan desteklenebilir. Diðer akademik dernek ya da Omurga Kursu: Sýnýrlý sayýda katýlýmcý olan ve eðitim-deneyim kuruluþlarýn bilimsel yada eðitsel toplantýlarý da TOD eðitim komisyonu oluþturma-arttýrma amaçlý yapýlan eðitim faaliyetlerini önerisi ve yönetim kurulu kararý ile desteklenebilir. Baþkan: Kongre, buluþma veya kurslarýn baþkanlarýný, Sekreter: Kongre, Kurs veya Buluþmalarda yazýþmalar ve 4- KONGRE ve BULUÞMA KOMÝTELERÝNÝN ve BAÞKANIN SEÇÝMÝ düzenlemelerden sorumlu olan kiþi veya kiþileri, Omurga Kongresi-Buluþmasý sýrasýnda yapýlan yönetim kurulu Düzenleme Kurulu: Kongre, buluþma veya kurs düzenlemenin yanýnda toplantýsýnda bir sonraki kongre tarihi, yeri ve kongre düzenleme kurulu özellikle uluslararasý toplantýlarda sosyal program hazýrlamakla belirlenir. Kongre düzenleme komitesi yönetim kurulu tarafýndan seçilir. görevlendirilen üye topluluðunu Kongre-Buluþma baþkanlarý, biri beyin cerrahisi uzmaný diðeri de Bilimsel Kurul: Kongre, buluþma veya kurslarýn bilimsel içeriðini ortopedi uzmaný olacak þekilde iki eþ-baþkandan oluþur. Kongrebelirleyecek akademik personeli Buluþma baþkanlarý yönetim kurulu tarafýndan belirlenir. Kongre- Düzenleme Sekreteryasý: Kongre düzenlenmesi ile ilgili tüm yazýþma ve Buluþma baþkanlarýnýn seçiminde, daha önceden omurga kongrelerinde baðlantýlarý saðlama görevini baþkan ve sekreter bilgisi dahilinde baþkanlýk yapmamýþ olmasý þartý aranýr. Düzenleme kurulu içinde diðer yürüten firma yetkilisi ve çalýþanlarýný, görev daðýlýmlarýnýn düzenlenmesi baþkan ve düzenleme kuruluna ifade eder. býrakýlýr. Toplantýnýn zamaný ve yeri konusunda deðiþiklik yapýlmasý

2 TOD yönetim kurulu onayýný alarak yapmak ve anlaþma imzalamak yetkisine sahiptirler. Baþkanlar ve sekreter kongrenin düzenlenmesine iliþkin tüm aktivitelerde yetkili ve TOD yönetim kuruluna karþý sorumludurlar. Kongre-Buluþma bitiminden sonra 6 ay içinde tüm mali tablonun yönetim kuruluna sunulmasý zorunludur. Eþ-baþkan olarak birden fazla görevlendirme yapýldýysa, görevlendirme yapýlmýþ tüm baþkanlar bu görevlerden eþit oranda sorumludurlar Sekreter Kongre-Buluþma görsel ve basýlý materyallerinin takvime uygun olarak hazýrlanmasýný takip etmek ( Afiþ, duyurular, kongre- buluþma özet kitabý, kongre-buluþma CD'si, vb) ve kongre çantasý içeriðini belirlemek. Kongre-Buluþma ile ilgili tüm anket, deðerlendirme formu, bilgi formu vb. materyalleri oluþturarak katýlýmcýlara ulaþtýrýlmasýný, toplanmasýný ve kongre sonrasý raporlaþtýrýlmasýný saðlamak. Bilimsel kurul ile iþbirliði içinde çalýþmak. Kongre-Buluþma katýlýmcýlarýnýn kayýt, konaklama ve ulaþým ile ilgili bilgilere ulaþmasýný saðlamak ve denetlemek. Konuþmacýlar ve davetli konuklarýn kayýt konaklama ve ulaþýmlarý ile ilgili düzenlemeleri yapmak. Kongre-Buluþma sonrasý tüm verileri raporlaþtýrarak iki ay içerisinde Kongre Baþkaný-Baþkanlarýna yazýlý olarak sunmak Düzenleme Kurulu Kongre-Buluþma içeriðini belirlemek, kongrenin ana temasýna karar vermek. gerektiðinde kongre baþkaný tarafýndan yönetim kuruluna bilgi verilip onay alýnmasý gerekir. Düzenleme kurulu ve baþkanlarýn seçimi ve ilgililere bildirimi, etkinlik tarihinden en az 2 yýl önce olmalýdýr. Kongre-Buluþma Bilimsel Kurulu, düzenleme komitesi tarafýndan akademik çalýþmalar ve eðitim faaliyetleri göz önüne alýnarak seçilir. Bilimsel kurula alýnan kiþilerin dernek üyesi olma ya da akademik kadroda çalýþma zorunluluðu yoktur. 5-KONGRE ve BULUÞMA GÖREVLERÝ 5.1- Baþkan Kongre-Buluþma hazýrlýk takvimini oluþturmak, yeri ve kesin tarihi belirlemek. Düzenleme kurulu içerisinde iþ bölümü yapmak, sekreter veya sekreterleri seçmek. Kongre-Buluþma hazýrlýklarýnýn kongre takvimine uygun olarak ilerlemesini takip etmek ve gerektiðinde yönetim kuruluna bilgi vermek. Bilimsel Komite toplantýlarýna katýlarak hazýrlýklarýn gözden geçirilmesinde ve planlamada yer almak. Kongrenin-Buluþmanýn tüm kamuoyunda duyulmasý için her türlü görsel, iþitsel, yazýlý basýn olanaklarýný kullanmak ve bu konuda iletiþim firmasý ile olan iliþkileri takip etmek. Kongreye-Buluþmaya destek saðlayan tüm kurum, kuruluþ, örgüt ve dernek baþkanlarý ve üniversitelerle iliþki kurmak. Kongre-Buluþma Sosyal Etkinlikleri ( Kokteyller, Gala Yemeði, Konser, Dinleti, Sergi, Söyleþi, Geziler vb.) ile ilgili ana kurallarý belirlemek. Kongre-Buluþma merkezini ve hazýrlýklarý denetlemek. Açýlýþ ve kapanýþ konuþma ve programlarýný düzenlemek. Baþkanlar ve sekreter, kongre düzenlenmesi için gerekli anlaþmalarý

3 Kongre-Buluþma düzenlenecek yerin fiziki þartlarý, ulaþýmý ve ihalelerin teknik þartnamelerinden faydalanýlabilinir. Sekretarya uygunluðu konusunda araþtýrma yapmak ve istendiðinde baþkana görevleri aþaðýda belirtilmiþtir; rapor þeklinde sunmak. Kongre-Buluþma düzenlenmesi öncesinde çevre ve mekan Kongre-Buluþma tarihlerinin baþka etkinliklerle çakýþmamasý için araþtýrmasý yapmak, mali tablo üzerinde çalýþmalar yapmak, gerekli düzenlemeleri yapmak. baþkanýn görevlendirmesi þartý ile kongre merkezleri ile mali Bilimsel kurulu seçmek, bilimsel düzenlemelerde gerektiðinde görüþmeler yapmak. bilimsel kurula destek olmak. Kongre-Buluþma sýrasýnda kongre merkezlerinin fiziki þartlarýný Sosyal programý belirlemek ve organize etmek. sürekli kontrol etmek, aksaklýklarý gerekli kiþilere bildirmek. Baþkan tarafýndan gerekli görüldüðü durumlarda düzenleme kurulu Katýlýmcý ve davetlilerin kayýt, konaklama ve ulaþýmlarýný saðlamak. üyelerinden bazýlarý sekretere yardým için görevlendirilebilir. Kongre-Buluþma ile ilgili tüm görsel ve basýlý evraklarý saðlamak. Kongre-Buluþma web sayfasýnýn oluþturulmasý ve tasarýmý Bilimsel Kurul Ýnternet ortamýnda katýlýmcýlarýn istekleri çerçevesinde konu Bilimsel programý oluþturmak. baþlýklarý ve kurs taleplerini almak için anket oluþturmak ve Kongre-Buluþma takvimini ve akademik süreci belirlemek. sonuçlarýný Kongre-Buluþma Bilimsel Kuruluna iletmek. Kongrede-Buluþmada yer alacak konularý ve konuþmacýlarý Belirli aralarla düzenli olarak veya bilgilendirme gerektiði zaman belirlemek. Konular ve konuþmacýlar belirlenirken güncel kongre-buluþma haber güncellemeleri ve duyurularýnýn internet geliþmeler ve yenilikler göz önünde bulundurulur. sosyal gruplarý, kongre ve dernek web sayfalarýndan duyurulmasý. Kongrede-Buluþmada sunulacak bilimsel çalýþmalarý gruplandýrarak Yukarýdaki görevlendirmeler dýþýnda baþkan ve düzenleme kurulu komite üyelerine yollamak ve deðerlendirilmelerini önerilen süre tarafýndan ek görevlendirmeler yapýlabilir. içinde saðlamak. Deðerlendirilmiþ olan bildirilerin sözel sunum ve e-poster olarak ayýrýmýný yaparak konularýna göre oturumlarý 5.6- Kongre-Buluþma Mali Bütçesi düzenlemek. Kongre-Buluþma ile ilgili tüm mali iþler dernek yönetim kurulu Gerekli durumlarda uydu sempozyum, ara toplantýlar ve endüstriye baþkaný ve dernek yönetim kurulu saymaný tarafýndan denetlenir. yönelik oturumlarý belirlemek ve içeriklerini düzenleyip Kongre-Buluþma öncesinde ve kongre-buluþma süresince yapýlacak denetlemek harcamalar ve gelirlerin düzenlemesi Kongre-Buluþma Baþkanlarý. ve Kongre-Buluþma Sekreteri tarafýndan yapýlýr. Baþkan ve 5.5- Kongre-Buluþma Sekreteryasý Sekreter, istendiðinde dernek yönetim kurulu toplantýlarýnda Sekreterya, bu konuda faaliyet gösteren firmalar arasýndan ihale ile mali tabloyu rapor olarak sunmak zorundadýrlar. belirlenir. Bu ihale yapýlýrken önceki kongrelerde yapýlan benzer Kongre-Buluþma hazýrlýk süreci içinde yapýlan ve yapýlacak olan tüm

4 harcamalar belge karþýlýðý yapýlýr. Harcamalar, Sekreter ve sorumluluðundadýr. Poster ve elektronik poster sunumuna kabul Baþkanlarýn yetkisindedir. Harcamalarýn listesi sekreter edilen çalýþmalarýn basýlý kopyalarý sunum süresince hazýr tarafýndan tutulur ve istendiðinden baþkana ibraz edilmek bulundurulmalýdýr. Çalýþmalarýn sunum þekilleri güncel zorundadýr. Kongre-Buluþma bitiminden sonraki 6 ay içinde geliþmelere göre deðiþiklik gösterebilir. Bu deðiþikliklere bilimsel kongrenin-buluþmanýn net mali bütçesi yönetim kuruluna kurul karar verir. sunulmak zorundadýr. Kongrede-Buluþmada sunulan bütün bildirilerin, konferanslarýn ve panel konuþmalarýnýn (özet ya da tam metin) bir Kongre Kitabý 5.7- Bilimsel Program içinde yazýlý olarak yayýmlanmasý gerekir. Düzenleme kurulu ve Kongrenin-Buluþmanýn Bilimsel Programý, Düzenleme Kurulu bilimsel kurul tarafýndan ödüllendirme programlarý hazýrlanabilir. tarafýndan, Bilimsel Kurula danýþýlarak belirlenir. Bilimsel Baþkanýn onayýndan sonra iþlerlik kazanýr. Program, ana programa ek olarak kongre öncesi kurslar veya birleþtirilmiþ ek toplantýlarý içerebilir. Ana programda ortak salon 6- KURSLAR sunumlarý, paralel sunumlar tarzýnda konferanslar, seminer, Omurga eðitim kurslarý TOD eðitim komisyonu tarafýndan yýlda en az iki paneller ve bilimsel araþtýrma sunumlarý bulunur. kez olacak þekilde düzenlenir. Kurslarýn zamanlamasý ve içerikleri TOD yönetim kurulu tarafýndan onaylanmalýdýr. Kurslar için TOD eðitim 5.8- Bilimsel Bildiriler komisyonu tarafýndan bir baþkan, bir sekreter ve yürütme kurulu seçilir. Kongrede-Buluþmada sunulacak bilimsel çalýþmalarýn seçimi Yürütme kurulu ayný zamanda bilimsel kurul iþlevi de görmelidir. Kurs bilimsel kurulun sorumluluðundadýr. Güncel konulara yönelik içerikleri, teorik bilgi aktarýmý yanýnda uygulama ya da görsel eðitim yapýlmýþ olan çalýþmalar bilimsel kurulun öngördüðü süre içinde araçlarýnýn kullanýlabildiði içerikler de bulundurmalýdýr. Kurslarýn toplanýr. Deðerlendirme için bilimsel kurul gerekli görürse konusu ve eðitim yöntemleri TOD eðitim komisyonu tarafýndan düzenleme kuruluna bilgi vererek yeni görevlendirmeler belirlenir. Kurslarýn düzenlenmesi ile ilgili olarak baþkan ve sekreter TOD yapabilir. Bilimsel kurulun deðerlendirme süreci, kongre-buluþma eðitim komisyonu ve yönetim kuruluna, TOD eðitim komisyonu da TOD yazýlý evraklarýnýn basýmý tamamlanmadan bitmelidir. yönetim kuruluna karþý sorumludur. Kongrede-Buluþmada sunulacak bildirilerin gönderilme þekli ve Kurs baþkanlarý ve sekreter, kurs öncesi ve kurs süresinde olacak tüm süresi düzenleme kurulu tarafýndan belirlenir. Belirlenen son harcamalarý yetkisine sahiptirler. Planlama aþamasýndan itibaren bildiri gönderme tarihinden sonra ulaþan çalýþmalar yapýlan tüm harcamalarýn mali bütçesi sekreter tarafýndan tutulur. Mali deðerlendirmeye alýnmaz. Çalýþmalarýn deðerlendirilmesi en az bütçe, kurs bitiminden sonra en fazla 3 ay içinde baþkan ve sekreter iki hakem tarafýndan yapýlýr. Çalýþmalarýn sözel sunum, poster tarafýndan yönetim kuruluna sunulmak zorundadýr. sunumu ya da elektronik poster olarak sunumu bilimsel kurulun

5 7- LOKAL veya BÖLGESEL TOPLANTILAR olabilir. Desteklenecek etkinliklerin uygunluðuna TOD yönetim kurulu Omurga týbbý konusunda il bazýnda yada bölgesel olarak düzenlenen karar verir. Akademik destek için toplantýnýn ticari maddi desteðinin ya toplantýlar, düzenleyicilerin talepleri doðrultusunda TOD tarafýndan bulunmamasý yada eðer var ise en az iki (ticari baðlantýsý olmayan) firma maddi ve/veya akademik olarak desteklenebilir. TOD yönetim kurulu, tarafýndan desteklenmesi þartý aranýr. Tekil (yada baðlantýlý çoðul) uygun görürse her bütçe döneminde maddi destek konusunda belirli bir firmalar tarafýndan düzenlenen aktivite ve toplantýlar TOD tarafýndan kaynak ayýrýr ve uygulanacak destekler belirlenen bu kaynak dýþýna akademik olarak desteklenemez. TOD tarafýndan akademik destek çýkýlmadan gerçekleþtirilir. TOD desteði maddi yada akademik verilmiþ etkinliklerde TOD isim ve logosunun toplantý yazýlý materyalleri (konuþmacý desteði yada TOD isim ve logosunun kullanýlmasýna izin) ve toplantý salonlarýnda görülür þekilde sergilenmesi zorunludur. Destek þeklinde olabilir. Desteklenecek etkinliklerin uygunluðuna TOD yönetim verilen etkinlikler TOD yönetim kurulu tarafýndan denetlenenir. Yönetim kurulu (yada yönetim kurulu tarafýndan yetkilendirilmesi durumunda kurulu gerekli gördüðü durumlarda bu yetkisini eðitim komisyonuna TOD eðitim komisyonu) aþaðýdaki ilkeler ýþýðýnda karar verir: devredebilir. Yukarýda belirtilen kurallara uymayan etkinlikler teþhir 1. Maddi destek için, toplantý yada toplantý programýnýn akademik edilir ve gelecekte tekrar desteklenemezler. olmayan bir maddi kaynaðýnýn bulunmamasý þartý aranýr. Diðer akademik kurumlar tarafýndan düzenlenen toplantýlar uygun görüldüðü taktirde TOD tarafýndan da desteklenebilir ancak ticari Ýþ bu yönerge 8 (sekiz) maddeden oluþur ve TOD yönetim kurulu þirketlerin toplantýlarýna maddi destek saðlanamaz. tarafýndan onaylandýðý tarihte yürürlüðe girer. 2. Akademik destek için toplantýnýn ticari maddi desteðinin bulunmamasý eðer ticari firma var ise en az iki (ticari baðlantýsý olmayan) firma tarafýndan desteklenmesi þartý aranýr. Tekil (yada baðlantýlý çoðul) firmalar tarafýndan düzenlenen aktivite ve toplantýlar TOD tarafýndan akademik olarak desteklenemez. 8- DÝÐER AKADEMÝK DERNEK ya da KURULUÞLARIN BÝLÝMSEL-EÐÝTSEL TOPLANTILARI TOD paydaþlarý ve omurga týbbý alanýnda etkinlik gösteren diðer kurum ve kuruluþlarýn bilimsel içerikli toplantýlarýdýr. TOD bu toplantýlara hiç bir þekilde maddi destek saðlamaz. Akademik destek konuþmacý desteði ve/veya TOD isim ve logosunun kullanýmýna izin verilmesi þeklinde