Merkezi Satın Alma Politikası

Transkript

1 ELEK SAN. VE TİC. A.Ş. Merkezi Satın Alma Politikası 1. Satın Alma Rolünü Tanımlayan Politikalar 1.1 Genel Satın Alma Politikası Şirketimizin üst düzey yöneticileri tarafından yetkilendirilen politikalara göre tüm satın alımlar aşağıdaki politikaya göre idare edilecektir: VESTEL in satın alma politikası, tüm tedarikçileri, ekipmanı ve hizmetlerini VESTEL e en düşük maliyetle, müşterinin satın alma sırasındaki performans, kalite ve uygunluk açıklamalarını karşılayacak veya ondan daha iyi olacak şekilde temin eder. Bu politikayla uyumlu olarak tedarikçinin yeteneği, kapasitesi ve geçmişteki performansı karar verme sürecinde değerlendirilecektir. Ayrıca kaynak bulma kararları da tedarikçi çeşitliliği ve çevresel etki unsurlarıyla kesinleşecektir. Rekabete dayalı ihaleler mümkün ve uygulanabilir olduğunda ve mevcut tüm yasal kurallar ve VESTEL in genel politikasına uygun olarak teklif edilecektir. 1.2 Yönetim, Sorumluluk ve Denetim Bir kuruluştaki bütünlük ve uyum kültürü en üstten başlar. Tüm yöneticiler organizasyon ve denetim görevlerini yerine getirmelidir. Tüm yöneticiler kendilerine bağlı çalışanlardan sorumludur. Tüm yöneticiler örnek davranış, performans, açıklık ve sosyal rekabet ile saygı kazanmalıdır. Başka bir deyişle tüm yöneticiler diğer ögelerin yanı sıra, etik yürütme ve uyumun önemini vurgulamalı, günlük çalışmalarında devamlı bir konu haline getirmeli ve bunları kişisel liderlik ve eğitim aracılığıyla teşvik etmelidir. Her bir yönetici ayrıca açık, iddialı ve gerçekçi hedefler belirlemeli ve bunlara örnek olarak öncülük etmelidir. Yöneticiler çalışanlara mümkün olduğunca bireysel sorumluluk vermeli ve boş alan sağlamalı ancak tüm koşullarda ve her zaman uyumun gerekli olduğunu belirtmelidir. Ayrıca tüm yöneticiler çalışanlar uyumla ilgili endişelerini bildirmek, soru sormak veya profesyonel veya kişisel bir sorunu konuşmak istediğinde erişebilir olmalıdır. Yöneticilerin bu sorumlulukları çalışanları sorumluluklarından ayırmaz. Geçerli kanunlar ve Vestel in politikalarına uymak için hepimiz birlikte çalışmalıyız. Çalışanlara üslerinden beklemeleri gereken liderlik ve destek hakkında bilgi vermek amacıyla belirli yöneticilerin sorumlulukları burada sıralanmıştır. Düzgün bir denetimin önleyebileceği sorumluluk alanlarında kanunların hiçbir şekilde ihlal edilmemesini sağlamak tüm yöneticilerin görevidir. Farklı görevlere atansalar da bu sorumluluk değişmez. Yöneticiler için özellikle aşağıdaki görevler geçerlidir: 1. Yönetici çalışanlarını kişisel ve profesyonel becerileri ve uygunluğuna göre dikkatle seçmelidir. Göreve gösterilecek gerekli özen, çalışanın gerçekleştireceği görevin önemine göre artar (görevin seçimi). 2. Yönetici çalışanlara özellikle yasalara uyum konusunda, tam ve bağlayıcı talimatlar vermelidir (talimat verme görevi). 3. Yönetici yasalarla uyumun devamlı olarak takip edildiğinden emin olmalıdır (izleme görevi). 4. Yönetici günlük çalışmada bütünlük ve uyumun önemini çalışanlara açıkça aktarmalıdır. Ayrıca kanunları ihlal etmenin kabul edilemez olduğunu ve istihdamla ilgili sonuçları olacağını belirtmelidir (bilgi aktarma görevi)

2 2. Satın Alma Personelinin Yönetim Biçimini Tanımlayan Politikalar 2.1 Kanuna Uygun Davranış İş yaptığımız her ülkedeki kanunları ve yasal sistemi gözlemlemek Vestel için temel bir ilkedir. Tüm çalışanlar hukuk sistemin kanun ve yönetmeliklerine, ayrıca geçerli Vestel politikalarına uymak zorundadır. Kanun ihlallerinden her koşulda kaçınılmalıdır. Yasaların uygulayacağı cezalar göz önüne alınmaksızın, yasa ihlalinden sorumlu tüm çalışanlar, çalışma görevleri sırasındaki ihlalleri nedeniyle disiplin cezalarıyla karşı karşıya kalacaktır. 2.2 Karşılıklı Saygı, Dürüstlük ve Bütünlük Her bireyin saygınlığı, özel hayatı ve kişisel haklarına saygı duyuyoruz. Farklı etnik köken, kültür, din, yaş, engel, ırk, cinsel kimlik, dünya görüşü ve cinsiyetten kişilerle çalışıyoruz. Şirket ilkelerimiz ve birçok ülkedeki çalışma yasalarıyla uyumlu olarak, bu özelliklerden herhangi birinden dolayı ayrımcılığı veya cinsel veya diğer kişisel nedenlerden dolayı gerçekleşen tacizi veya saldırgan davranışlara kesinlikle müsamaha göstermiyoruz. Bu ilkeler hem yerel şirket hem de yurtdışındaki ortaklar için geçerlidir. Personel, tedarikçiler ve iş ortakları da dahil çalıştığımız kişilerle ilgili kararlarımızı, ayrımcılık veya tehdit gibi uygunsuz değerlendirmeler ile değil, uygun incelemelere dayalı olarak alıyoruz. Açık ve dürüst olup, sorumluluklarımızın arkasında duruyoruz. Güvenilir ortak olmamızın yanında tutamayacağımız sözler vermiyoruz. Çalışanlarımızın da bu bütünlük içinde hareket etmesini bekliyoruz. 2.3 Vestel in Saygınlığı için Sorumluluk Önemli bir dereceye kadar Vestel in saygınlığı, her birimizin kendini nasıl gösterdiği ve yönettiğine bağlıdır. Tek bir çalışanın bile yasal olmayan veya uygunsuz davranışı Şirketin önemli ölçüde zarar görmesine neden olabilir. Her bir çalışan ilgili ülkedeki Vestel in iyi şöhretinin devam etmesi ve teşvik edilmesinden sorumlu olmalıdır. 3. Alıcı-Satıcı İlişkisini Tanımlayan Politikalar 3.1 Yolsuzluk Karşıtı: Menfaatin Teklif ve Kabulü Herhangi bir teklif, söz, imtiyaz veya hediye geçerli yasalar ve Vestel in politikalarıyla uyumlu olmalı ve kötü niyet veya uygunsuzluk görünümü yaratmamalıdır. Başka bir deyişle teklif, söz, imtiyaz veya hediyeler, Vestel e bir iş menfaati sağlamak için bir hükümet yetkilisini uygunsuz olarak etkileme veya ticari diğer tarafa rüşvet verme çabası olarak ortaya çıktığı takdirde verilemez. 3.2 Yolsuzluk Karşıtı: Menfaat Talebi ve Kabulü Çalışanların işlerini menfaatlerin teklifi, talebi, kabulü, alımı veya menfaatlerin söz verilmesi amacıyla kullanmaları yasaktır. Bu yasak nadiren verilen tamamen sembolik değerdeki (maksimum 25 dolar) hediyeler veya yerel gelenekler ve uygulamalar ile Vestel politikalarına uygun olarak makul fiyattaki yemek ya da eğlenceler için geçerli değildir. Başka türlü herhangi bir hediye, yemek veya eğlence reddedilmelidir. Hediyenin mali kapsamı, hediyeyi alan kişinin gizli kabulünü gerektirmeyecek veya hediyeyi alan kişinin borçlu hissetmesine neden olmayacak şekilde olmalıdır. Siparişlerde komisyonculuk, mükafat, teslimat, yerleşim veya ödemesiyle bağlantılı olarak rüşvet veya ayrıcalıklı muameleyle ilgili anlaşma veya ek anlaşmalar yasaktır. Tedarikçilerin kendilerini haksız olarak etkilemesine müsaade eden veya tedarikçileri haksız

3 olarak etkilemek isteyen ortaklar ceza kanunu kapsamındaki sonuçlardan bağımsız olarak, disipline gönderilecektir. Genel bir kural olarak satın alma ve satış gibi özel olarak kritik alanlarda standart meslek rotasyonu için hüküm belirlenmelidir. Birçok durumda bu eylemi gerçekleştirmek ayrıca ortakların kariyer gelişimini teşvik etmekte ve böylece hem önleyici hem de gelişimsel etkilere sahip olmaktadır. 3.3 Tedarikçilerle çalışmak Vestel bir şirket olarak tedarikçilerinin Vestel in değerlerini benimsemesini ve geçerli tüm kanunlara uymasını beklemektedir. Buna ek olarak Vestel, tedarikçilerinin Vestel tarafından benimsenmiş olan, paydaşlarını ve çevreyi de gözönünde bulunduran sorumluluklarıyla ilgili aşağıdaki ilkelerle uyum içinde hareket etmesini bekler: Geçerli tüm yasalara uymak Yolsuzluğu önlemek Çalışanların temel insan haklarına saygı duymak Çocuk işçiyi yasaklayan yasaya uymak Çalışanlarının sağlık ve güvenliğinden sorumlu olmak Çevresel korumayla ilgili geçerli kanuni ve uluslararası standartlarla uyum içinde hareket etmek 4. Çıkar Çatışmasından Kaçınma Politikaları İşle ilgili kararları kendi bireysel çıkarları değil, Vestel in çıkarına en iyi hizmet edecek şekilde almak Vestel çalışanlarının görevidir. Çalışanlar Vestel in çıkarları zararına etkinliklerde bulunmaları veya kendi çıkarlarını üstte tutmaları halinde çıkar çatışması ortaya çıkar. Çalışanlar profesyonel görevlerinin uygulanmasıyla ilgili herhangi bireysel bir çıkarı üslerine bildirmelidir. Çalışanların Vestel deki etkinliklerinin bir parçası olarak iş anlaşmaları olan şirketleri, bireysel sözleşmeleri veya siparişleri için kullanmaları, bu bireysel sözleşme veya siparişin herhangi bir menfaat yaratması halinde yasaktır. Çalışan o şirketin Vestel den sözleşme almasını doğrudan veya dolaylı olarak etkiliyorsa veya etkileme ehliyeti varsa bu yasak özellikle geçerlidir. Bir çatışma Vestel in bir rakibi veya tedarikçisiyle iş ilişkisi kurma veya çalışanların Vestel deki sorumluluklarını yerine getirmesini engelleyecek ek işlere katılımla kendini gösterebilir. Çalışanların tümünün profesyonel etkinliklerini yürütürken çıkar çatışmasının ve hatta çıkar çatışması olasılığının farkında olması ve bundan kaçınması çok önemlidir. 4.1 Vestel ile Rekabet Bir çalışan Vestel ile rekabet eden bir firmayı yönetemez veya destekleyemez ya da herhangi rekabetçi bir etkinlikte yer alamaz. 4.2 Ek İş Çalışanlar Vestel ile rekabet eden bir ek işte çalışamaz. Çalışanlar ücretli bir ek işte çalışmadan önce Vestel i bilgilendirmeli ve yazılı izin almalıdır. Nadiren yapılan yazı etkinlikleri, dersler ve buna benzer daimi olmayan etkinlikler ek iş olarak değerlendirilmez. Eğer Vestel in çıkarlarına aykırıysa izin verilmeyecektir. Eğer çalışanlar resmi Vestel görevleri sırasında söz konusu diğer firmayla iş yapıyorsa izin reddedilebilir. Bu tür durumlarda daha önce verilen izin geri çekilebilir.

4 5. Şirket Mülkiyetiyle İlgili Politikalar Vestel ofisleri ve atölyelerinde telefon, fotokopi makinası, bilgisayar, yazılım, internet/intranet, makinalar ve ve telesekreter de dahil diğer araçlar gibi birçok aygıt ve ekipman parçası vardır. Bunların tümü yalnızca Şirket işlerinde kullanılabilir ve bireysel kazanım için kullanılamaz. Vestel mallarının kullanımının aşağıdaki koşulları sağlaması halinde, istisnalar ve mevcut ise ödemeler hariç, yerel olarak kabul edilebilir: Herhangi yasadışı bir etkinlikle ilgisi olmamak, Gerçek veya fark edilen bir çıkar çatışmasına neden olmamak, Önemli ölçüde fazladan maliyete, Vestel işinin aksamasına veya çalışanın ya da diğer çalışanların atandığı görevlerin engellenmesi gibi başka olumsuz bir etkiye yol açmamak. Hiçbir koşulda, ırkçılığı destekleye veya teşvik eden, şiddeti veya farklı bir cezai suçu yücelten ya da ilgili kültürde cinsel olarak rahatsız edici malzeme içeren hiçbir bilgi alınamaz veya gönderilemez. Çalışanlar; etkinlik doğrudan Şirket İşiyle ilgili olmadığı sürece, üstlerinin rızası olmadan Vestel in ekipman veya işyerlerini kullanarak kayıt, dosya, video veya ses kaydı ya da çoğaltma yapamaz. 6. Bilgiyle İlgili Politikalar 6.1 Gizlilik Vestel in kamuya açıklanmayan şirket içi gizli veya tescilli bilgilerine ilişkin gizlilik korunmalıdır. Ayrıca tedarikçiler, müşteriler, çalışanlar, temsilciler, danışmanlar ve diğer üçüncü şahıslardan gelen veya bunlarla ilgili kamuya açık olmayan bilgiler de yasal ve sözleşmeyle ilgili şartlar gereğince korunmalıdır. Gizli veya tescilli bilgi özel olarak aşağıdakileri içerebilir: Şirket organizasyonu ve ekipman, fiyatlar, satışlar, kâr, piyasalar, müşteriler ve diğer iş meseleleriyle ilgili detaylar. Üretim veya araştırma geliştirmeyle ilgili bilgi. Şirket içi rapor rakamları. Gizliliği koruma yükümlülüğü, gizli bilginin ifşası Vestel in işi, müvekkil veya müşterilerine zarar verebileceğinden, ifşanın ne zaman gerçekleştiğine bakılmaksızın ilgili ilişkinin bitiminden sonra da devam eder. 6.2 İçeriden Öğrenilen Bilgi Kuralları Tahvillerini menkul kıymetler veya organize menkul kıymetler borsasında kullanılabilen müşteri, tedarikçi veya ortak girişim ortakları gibi Vestel veya başka bir şirketle ilgili şirket içi bilgiye sahip kişiler, doğrudan veya dolaylı olarak bu şirketlerin menkul değer fiyatlarına bağlı olduğu için, bu şirketlerin tahvil veya menkul değerlerini alım-satım yapamaz. İçeriden öğrenilen bilgi, Vestel veya içeriden tahvil çıkaran diğer şirketlerle ilgili kamuya açık olmayan, kamuya bildirilmesi halinde içeriden tahvilin fiyatına önemli ölçüde etki edebilecek herhangi bir özel bilgidir. Aynısı makul bir yatırımcı bilginin tahvil fiyatını etkileyeceğini düşündüğünde de olur. Ayrıca, aynı şekilde makul bir yatırımcı yatırım kararı verirken, bu bilgiyi kullanırken de geçerlidir. İçeriden öğrenilen bilgi çalışanın konumu ve sorumlulukları sonucunda veya kasıtsız olarak öğrenilebilir ve aşağıdakiler gibi kamuya açık olmayan bilgileri kapsar: mali sonuçlar, mali planlar veya bütçeler, kâr payı değişimleri, önemli birleşmeler veya kazanımlar, elden çıkarmalar,

5 özellikle önemli ihaleler veya stratejik planlar, davada önemli gelişmeler, teknik veya ürünle ilgili gelişmeler, önemli yönetim değişiklikleri, ortak girişimler ve önemli iş anlaşmaları veya iş ilişkileri. Yönetimin üst düzeyindeki üyeler tarafından içeriden öğrenilen bilgilerin ihlali görünümünden dahi kaçınmak amacıyla bu bireyler, üç aylık dönem veya mali yılsonundan iki hafta önce başlayarak, üç aylık veya mali yılsonu sonuçlarının yayımlanmasından iki gün sonraya kadar Vestel in menkul kıymet işlemlerini hiçbir şekilde etkileyemezler. Aynı yükümlülükler, etkinlileri veya işlevleri kamuya açıklanmayan mali sonuçlara veya diğer maddi bilgiye erişim sağlayan çalışanlar için de geçerlidir. İçeriden öğrenilen bilgi, gerekli yetkiye sahip olunmadan üçüncü bir şahsa ifşa edilmemeli veya verilmemelidir. İçeriden öğrenilen bilginin ifşası, içerideki kişinin mesleki işlevleri veya profesyonel görevlerinin dışında ya da tahvil çıkaran şirket adına diğer görevleri yerine getirmek için yapılırsa salahiyetsiz olur. Bu hem Vestel içinde ifşa edilen bilgi, hem de gazeteci, mali analiz uzmanları, müşteriler, danışmanlar, aile üyeleri veya arkadaşlar da dâhil Vestel in dışında ifşa edilen bilgi için geçerlidir. Dahası çalışanlar her zaman içeriyle ilgili bilginin, yetkili olmayan kişilerin erişemeyeceği şekilde güvenli veya kilit altında olduğuna emin olmalıdır. İçeriden öğrenilen bilgiye sahip kişiler üçüncü bir şahsın o bilgiyle ilgili menkul değerler alması veya imha etmesini öneremez veya üçüncü bir şahsı bunu yapmaya ikna edemez. Eğer çalışan içeriden öğrenilen bilgi kurallarını ihlal eder ve düzgün bir denetimin bu ihlali önleyebileceği anlaşılırsa, Yöneticiler bizzat hasarlardan sorumlu tutulacaktır. Mevcut olduğunda ek veya özel içeriden öğrenilen bilgi kurallarına ve yerel yasaya uyulması zorunludur. 6.3 İş Güvenliği İş ortamı sağlığa odaklı tasarımın gerekliliklerini karşılamalıdır. Tüm çalışanlar devamlı olarak iş güvenliğine dikkat göstermelidir. 7. Şikayetler ve Yorumlar Tüm çalışanlar şikâyetlerini üsleri, personel yöneticisi veya bu görevdeki başka bir kişiye bildirebilir. İş Yürütme İlkeleri nin ihlaline işaret eden koşullar sorumlu yönetici veya Genel Müdür Yardımcısı na rapor edilmelidir. Tüm şikâyetler gizli ve anonim olarak iletilebilir ve şikayetlerin hepsi incelenecektir. Gerekli olduğunda düzeltici önlemler uygulanacaktır. Tüm dokümantasyon yasaların izin verdiği ölçüde gizli tutulacaktır. Şikâyet eden kişiye herhangi bir şekilde verilen hiçbir karşılığa müsamaha gösterilmeyecektir.