PARK ve BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Hazırlayan Park ve Bahçeler Müdürü Kontrol Başkan Yardımcısı Onay Belediye Başkanı Rev. No & Tarihi : 01 & Yürürlük Tarihi Sayfa 1 / 6 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Peyzaj Tasarım Projeleri : ( Çevre Düzenleme Projeleri ) İmarlı alanlarda yapı tarifi dışında kalan açık ve yeşil alanlar ile çatı ve atrium mekanlarının; Belediye mücavir alan sınırları içi ile değişik nitelikteki özel tanımlı (orman içi alanlar, koruma alanları, çöp alanları, spor ve eğlence kompleksleri, rekreasyon alanları vb.) kullanımlara ayrılan alanlarda ekolojik, doğal ve kültürel verilere dayalı üretilen fiziksel plan ve tasarım projeleridir. Yapısal Peyzaj Uygulama Projesi: Yapısal unsurların; duvarlar, taşıt-yaya yolları ve bağlantıları, su oyunları, plastik ve/veya sanatsal öğeler, mobilyalar vb. kullanımların, uygulamaya yönelik olarak isimlendirilmesi, kotlandırılması, ölçülendirilmesi ve/veya koordinatların tespiti, listelenmesi ile oluşan projelerdir. Bitkisel Peyzaj Uygulama Projesi: Bitkisel düzenlemeler, bilimsel ve teknik veriler doğrultusunda ortalama büyüklüğüne ulaşabileceği zaman dilimi göz önüne alınarak; iğne yapraklı ağaç ve ağaççıklar, yapraklı ağaç ve ağaççıklar, yaprak döken ve herdemyeşil çalılar, sarılıcılar, mevsimlik ve çok yıllık çiçekler/ yer örtücüler aşlıklarında olmak üzere uygulama projesinde uygun semboller ile yerleri tespit edilerek hazırlanan projelerdir. Detay Projeleri: Peyzaj Uygulama Projeleri nde tanımlanan her türlü yapısal- bitkisel donanım ve donatılara ilişkin, yapım ve üretim standartlarına yönelik bilgilerin, tekniğine uygun ölçeklerde çizilmiş, ölçülendirilmiş, gerekli malzeme ve özelliklerinin anlatıldığı projelerdir. Avam Proje: Genel etüdlerle belirlenmiş, yorumlanmış ve tasarıma ışık tutan değerlendirmelerin, somut proje çalışmasına dönüştürülmesidir. Elektrik Tesisatı ve Su Tesisatı Projelerinin Hazırlanması: Yapısal unsurlara ve bitkisel materyale uygun olarak elektrik ve su tesisat projeleri alanın büyüklüğüne göre hazırlanır. Teknik ġartname, KeĢif, Metraj ve Maliyet Analizi: Teknik ġartname: Projelerde ön görülen her imalatın ve malzemelerin, özellikleri, üretim şekli, imalatında ve montajında özen gösterilecek hususları, işçiliklerin tarifi, ölçüm ve deney şekli, söz konusu imalatın diğer imalatlarla birleşme-ayrılma biçimi, taşıma, yükleme, tasnif, istifleme vb. koşulları belirleyen yazılı belgelerdir. Metraj çalıģmaları: Keşfe esas olacak kapsamlı metraj çalışmaları, hazırlanan uygulama ve detay projeleri ile teknik şartnameleri doğrultusunda hazırlanır. KeĢif ve Maliyet Analizi: Hazırlanan metrajlar üzerinden ilgili resmi kurumların yayınladığı birim fiyatlar dikkate alınarak keşfin hazırlanması, birim fiyatları olmayan işlerin piyasa araştırılması, fiyat toplaması(proforma) ve/veya birim fiyat analizleri düzenlenir. Bitkisel Materyalin YaĢ Hesaplarının Yapılması: Kamusal ve özel mülkiyette bulunan ağaçların izinsiz kesilmesi veya tehlike arz eden durumlarda gerekli tutanak için yaş hesaplamaları tekniğine uygun olarak yapılır.

2 Bitkisel Materyalin Üretimi ve Bakımı: Mevcut parkların içerisindeki bitkisel materyalin hazırlanan yıllık programlar doğrultusunda gübreleme, ilaçlama gibi bakım çalışmaları ve parklarda kullanılmak üzere bitkisel materyalin uygun üretim ortamlarında yetiştiriciliği yapılmaktadır. Kent Ġçi Yol ve Refüj Ağaçlandırmaları: Kent planına uygun olarak cadde, sokak ve refüjlerin genişliklerine göre uygun çap yapan türlerin seçilerek yol ağaçlandırılma çalışmaları yapılır. Kavak Kesimi: Toplu konutlarda site yönetiminin ortak kararı alınarak site adına site yöneticisinin ve özel mülkiyetlerde mülk sahibinin başvurusu sonucunda kavak ağaçları ücretsiz kesilmektedir. Diri Örtü Temizliği: Bitkilendirme ve plantasyon sahasının dikime hazırlanması için önce otsu ve odunsu istenmeyen diri örtünün uzaklaştırılarak sahanın temizlenme işidir. Ağaçların ve Çalıların Zamanına Göre Budanması: Aralık- Mart ayları arasında teknik elamanların vatandaş dilekçeleri ve mevcut parklardaki ağaç ve çalıların tespitleri yapılarak budama programları hazırlanmaktadır. Hazırlanan program dâhilinde 4 ay sürecinde ağaç ve çalıların budamaları yapılmaktadır. Emniyet budamaları her mevsim yapılmaktadır. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Park ve Bahçeler Müdürü Birim Yöneticileri Yönetim Temsilcisi 5. ĠLGĠLĠ DOKÜMANLAR Park Bahçe Faaliyet Planlama ve Takip Çizelgesi F38.01 Günlük Faaliyet Raporları F38.02 Aylık Faaliyet Raporu F38.03 Yıllık Faaliyet Raporu F38.04 Araç Bakım Kartları F17.04 Depo Kayıt Kartları F15.01 Kamu İhale Kanunu ve Uygulama Yönetmelikleri, Genel Şartnamesi K.İ.K İhale Standart Formları Döküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Mali Hizmetler Müdürlüğü Prosedürü PR01.0 PR15.0 PR19.0 PR N UYGULANIġI 6.1. PARK ve BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIġMA ESASLARI

3 Kartal Belediyesi sınırları içerisindeki imarlı alanlarda yapı tarifi dışında kalan açık ve yeşil alanların imar planında belirtilen tanımına uygun olarak peyzaj projelerinin hazırlanması ve uygulanması, mevcut parkların tasarım ilkelerine uygunluğu ve işlevselliği gözden geçirildikten sonra yenileme projeleri hazırlanmaktadır. Ayrıca mevcut parklarda yapısal donatıların bakım ve onarım çalışmaları yapılmaktadır. Mevcut parklarda bulunan kent mobilyalarının ( bank, çöp kutusu, basketbol potası ve çiti, aydınlatma elemanları, park tabelası, çocuk oyun ekipmanları vs. ) bakımlarının ve aşırı tahribata uğramış kent mobilyaların değişimleri periyodik olarak yapılmaktadır. Mevcut park, yeşil alan, yol ve refüjlerin yeşil alanlarının içerisinde bulunan bitkisel materyallerin bakımları periyodik olarak işin mevsimine göre yapılmaktadır. Yapılan bu işler; çim alanların tesisi ve bakımı ( biçme, sulama, ilaçlama, gübreleme vs. ), ağaç ve çalı gruplarının ( budama, sulama, çapalama, ilaçlama, gübreleme vs. ) bakımı, yaz ve kış döneminde mevsimlik çiçeklerin dikim ve bakım çalışmaları yapılmaktadır. Mevcut parkların alanlarına göre manüel ve otomatik olmak üzere sulama tesisat projeleri hazırlanarak uygulamaları yapılmaktadır. İmar planlarında yeşil alan ve park olarak ayrılmış alanların peyzaj projeleri hazırlanırken çevredeki diğer parklara yakınlığı, bu parklarda bulunan fonksiyonları ( çocuk oyun parkı, spor sahası, yürüyüş yolu, dinlenme mekanı gibi ) ve çevresel faktörleri ( arazinin büyüklüğü, mevcut bitkisel materyaller, sosyo-kültürel durum vs.) göz önünde tutarak peyzaj tasarım projeleri hazırlanmaktadır. En önemli nokta parkı kullanacak olan kitlenin ne istediğinin doğru saptanmasıdır. Park ve Bahçeler Müdürü ve Park Bakım Sorumlusu tarafından günlük faaliyetleri gözden geçirme görüşmeleri, telefon ile veya birebir yapılarak bir sonraki F38.01 hazırlanır. Puantör, F38.01 formunu 3 nüsha olarak yazılı hale getirir. Sıra ile 1 nüshasını Park Bahçeler Müdürüne, Park Bakım Sorumlusuna ve F38.02 ye koyar. Park Bahçeler Müdürü nün kararıyla işe hangi gün başlanacaksa, işin niteliğine göre malzemeyi bir gün önceden, işi yapacak personele ise, günün sabahında, Ekip Başı tarafından yapılacak olan işlerin talimatı verilir. Ekipler işin niteliğine göre uygun araç ve malzeme ile çalışma sahasına sevk edilir. Park Bahçeler Müdürlüğü Deposundan ihtiyaç duyulan malzemeler Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürüne göre alınır ve gerekirse bir gün öncesinden çalışma sahasına götürülür. Ekip Başı, işin niteliğine göre ekibini koordine eder ve ekibini çalışma sahasına götürür. Günlük çalışmalar, yapılırken ve yapıldıktan sonra Park Bakım Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Puantör, yapılan işleri F38.01 kaydeder ve dosyasına kaldırır. Puantör tarafından hazırlanan F38.01 göre ay sonunda F38.02 hazırlanır. F38.02 hangi mahalleye hangi faaliyetin yapıldığının aylık dökümünü verir. F38.02, mahalleler bazında sokaklarda yapılan işler ve kullanılan malzemelerin listesi eklenir. Hazırlanan F38.02 formu iki nüsha olarak çoğaltılır. Bir nüshası Park Bahçeler Müdürünün bilgisine sunulur. Diğer nüsha ise günlük faaliyet raporları dosyasında saklanır. Üç nüsha olarak hazırlanan F38.02 nüshası Müdüre, 1 nüshası Park Bakım Sorumlusuna, 1 nüshası da aylık faaliyet dosyasında saklanır. Eğer talep olursa yıllık da hazırlanır. Ekip başı, serada çalışan personel arasından hafta sonu nöbetçi personeli vardiyalı çalışacak şekilde dönüşümlü olarak belirler Gelen-Giden Evrak Kayıt

4 Kuruluşlardan, vatandaştan gelen evraklar önce Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğünden kayıt numarası alarak kayda girer ve müdürlüğümüz kalemine gelir. Gelen evrak defterine kaydı yapılarak müdüre verilir. Kurum içi müdürlüklerden gelen evrak ise, doğrudan kaydı yapılarak müdüre teslim edilir. Gelen evraklar ile ilgili olarak Müdür konunun içeriğini inceler ve ilgili teknik elemana havale eder. Teknik Eleman gerekli çalışmayı yaptıktan sonra evrakın sahibine gerekli yazışmaları yaparak dosyayı kalem memuruna teslim eder. Park ve Bahçeler Müdürlüğünde çalışan elemanlar tarafından sonuçlandırılarak hazırlanan rapor kayıt elemanı tarafından yazılarak, teknik elemanca onaylanır, Müdürün imzasına sunulur ve kayda gönderilir. İşlem gören evrak ilgili başkan yardımcısı onayı ile gönderilir. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ilgili başkan yardımcısı onayından sonra yazı işleri müdürlüğü tarafından ilgilisine gönderilir. İlgili dosyalarında muhafaza edilir Talep ve ġikâyetler: Park Bahçeler Müdürlüğü evrak kayıta gelen şikayet dilekçeleri zimmet karşılığı müdür tarafından konunun içeriğine göre ilgili koordinatörlüğe şikayeti havale eder. Sözlü gelen şikayetler beyaz masaya yönlendirilmektedir. Havalesi yapılan evrak Raportör tarafından yerinde tetkik edilerek çözüm yolları aranır. Şikayete konu olan sorun Belediyemizin görev alanına giren konularda ise program dahilinde çözülür, diğer kurum ve kuruluşları ilgilendiriyor ise sorunun giderilmesi için kurum ve kuruluşlarla veya şahıslarla konularına göre Müdürlük yazışma kuralları uygulanır. Konularına göre yazışma klasörlerinde arşivlenir Parkların Bakımları: Park Bahçe Müdürü tarafından tespit edilen çalışma programına göre, bütün parklar ve yeşil alanlar gözden geçirilir. F38.01 formunu hazırlar. Aşağıdaki listede belirtilen rutin işler yapıldıktan sonra, günlük olarak aylık faaliyet raporuna esas olmak üzere işlenir. Ekipler için, Park Bahçeler Günlük Çalışma Programı F38.02 hazırlanır, Park Bahçeler Müdürü nün kararıyla işe hangi gün başlanacaksa, işin niteliğine göre malzeme ve personel çalışma sahasına sevk edilir. Ekip Başı, işin niteliğine göre Ekibini koordine eder. Gerekli çalışmalar yapıldıktan sonra veya yapılırken gün içerisinde yapılan işler kontrol edilir. Bu yapılanlar günlük çalışma programına işlenir, hazırlanan Günlük faaliyetler ay sonunda toplanarak Park Bahçeler Aylık Faaliyet Raporu F38.03 olarak düzenlenir. Park Bahçeler Aylık faaliyet raporunda hangi parka hangi faaliyetin yapıldığının aylık dökümünü verir. Aylık faaliyet raporu ekine Raportör tarafından parklar bazında yapılan işler ve kullanılan malzemenin görülmesi için detaylandırılır. Hazırlanan Aylık faaliyet raporu iki nüsha olarak çoğaltılır. Bir nüshası Park Bahçeler Müdürü bilgisine sunulur. Diğer nüsha ise aylık faaliyet raporları dosyasında saklanır. On iki ay süresince hazırlanan Park Bahçeler Aylık Faaliyet Raporları yılsonunda toplanarak Park Bahçeler Yıllık Faaliyet Raporu F34.04 olarak düzenlenir. Görevlendirilen personellerin iş sağlığı ve güvenliği konularında uymaları gereken kurallar ilgili talimatlar ile belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. Park Bahçeler Müdürlüğüne ait malzeme ve ürünler Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü PR15.0 a göre muhafaza edilmektedir. Park Bahçelerde Yıllık Bakım, Onarım ve Yenileme İşleri şu şekilde yapılmaktadır:

5 Sulamalar: Nisan Ekim ayları arası, Çim biçme: Nisan Eylül ayları arası, Gübreleme: Kasım - Mayıs ayları arası, Budama: Aralık Mart ayları arası ( Emniyet budamaları her mevsim yapılır. ) Fidan Dikme: Çıplak Köklü Fidanlar Kasım Nisan ayları arası, Kaplı fidanlar her mevsim dikimi yapılır, Mevsimlik Çiçek Dikimi: Yazlık ve kışlık olmak üzere yılda 2 defa dikilir. Yazlıklar Mayıs ayında, kışlıklar Ekim ayında dikilir, Yabancı Ot Temizliği: Eylül Nisan ayları arası, Çim Alanlarının Havalandırılması: Nisan Eylül ayları arası (Çapalama ve Toprak Havalandırması), Bozulan Çimlerin Yenilenmesi: Mayıs Ekim ayları arası, Bitki Koruma: Mart Kasım ayları arası (Hastalık ve Zararlılara Karşı İlaçlama), Çim Ekimi/Serimi: Nisan Mayıs ayları ile Eylül Ekim aylarında yapılmaktadır Budama: Teknik elemanların tespit ettiği program dâhilinde ve budama mevsiminde, ekipler; cadde, sokak, meydan ve refüjlerde park ve yeşil alanlardaki ağaç ve çalı gruplarını budar ve puantöre akşam iş bitişlerinde kayıt ettirir Ağaç Dikimi: Sonbahar ve erken ilkbahar aylarında çıplak köklü fidanlar ve kaplı fidanlar her mevsim olmak üzere, teknik elemanın belirlemiş olduğu yerlere ekipler tarafından dikim yapılır. Bu çalışmaların mahal, sayı, cins gibi durumları puantör tarafından aylık faaliyet raporuna listelenir. Bölgenin ihtiyaçları doğrultusunda tespit edilen ağaçlandırma yapılacak yerlerde uygun cinste ağaçlar dikilir. Bu dikilen ağaçların 3 günde bir sulamaları yapılır. Sulama mayıs-eylül ayları arasında yapılır Sulama: Yaz mevsimi boyunca çim alanları, ağaç ve çalı grubu bitkilerinin sulaması yapılır ve puantör tarafından kaç ton su kullanılarak nerelerde sulama yapıldığı aylık faaliyet raporuna kayıt altına alınır. Bozulan çanaklar düzeltilir Ağaç Kesimi: Kamu mülkiyetinde olan alanlarda, kaldırımlarda, yeşil alan ve parklarda kurumuş olan ağaçların kesilmesi işlemi, ekipler tarafından yapılır ve bu çalışmaların mahal, sayı, cins gibi durumları puantör tarafından aylık faaliyet raporuna listelenir Yapılacak Olan Spor Tesisleri, Park ve Çocuk Bahçeleri: Teknik elemanlarımız tarafından tespit edilen veya vatandaşlardan gelen talepler doğrultusunda belirlenen yerlerde imar ve mülkiyet durumları uygunsa Müdürlük bünyesinde projeler hazırlanır. Hazırlanan projeye göre iş, eğer ihale usulü ile yapılacaksa ihale dosyası düzenlenir ve ihale edilir. Kendi ekiplerimizle yapılacaksa Mali Hizmetler Müdürlüğü ile irtibata geçirilerek gerekli olan malzemeler alınarak işe başlanır Satın almalar: Müdürlüğümüzce talep edilen mal ve hizmetler iki şekilde temin edilmektedir.(pr26.0 göre) a) Müdürlüğümüz tarafından yapılan alımlar, b) Mali Hizmetler Müdürlüğü aracılığı ile yapılan alımlar.

6 6.1.6 Seralar: Müdürlüğümüz bünyesindeki serada, Belediye sınırları içindeki yeşil alanlarda kullanılmak üzere, mevsimlik çiçek, ağaç ve çalı grubu fidan üretimi tohum ve çelikle yapılmaktadır. Üretilen bu bitkiler Belediye sınırları içindeki yeşil alanlara her mevsim dikimi yapılmaktadır. Çeşitli hastalık ve zararlılara karşı ilaçlamaları, budama, sulama vs. gibi bakım işlemleri hazırlanan iş programa uygun olarak yapılır Park ve Bahçelerde Denetim ve Kontrol Faaliyetleri: Kartal Belediyesi sınırları içerisinde bulunan park ve bahçelerin denetim ve kontrolünü sağlamak için müdürlüğümüz tarafından geliştirilen Parklar Artık Daha Güvenli adlı proje kapsamında 7 gün, 24 saat güvenlik amacı ile kontroller yapılmaktadır. Mesai saatleri içinde Müdürlüğümüzce, mesai saatleri dışında ise görevlendirilmiş Park Denetim 1 ve Park Denetim 2 ve Denetim 3 ekiplerimiz tarafından güvenlik sorunları çözülmekte ve genel kontroller yapılmaktadır. Her ekip; 1 ekip başı; bir araç ile dört güvenlik elemanından oluşmaktadır. Park ve Bahçeler ile ilgili tüm talep ve şikayetler Ekip Başları tarafından günlük olarak Günlük Çalışma Raporuna (F.38.02) kaydedilmektedir. Park ve Bahçelerin kontrollerinde Teknik Eleman, Zabıta Müdürlüğü ve Emniyet Amirliği ile de sürekli irtibat halinde olarak kontrollerin daha etkin ve süratli olması sağlanmaktadır Kayıtların Saklanması Bu Prosedür kapsamında tüm kayıtlar, Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak saklanır. Müdürlüğümüze gelen talep, şikayetler ve yapılan faaliyetlerin veri analizleri, veri analizi prosedürüne (PR.19.0) göre 6 Aylık periyotlarda yapılmaktadır. 7. DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Park ve Bahçeler Müdürlüğü