MÜŞTERİ YÖNETİM SİSTEMİ (CRM)

Transkript

1 MÜŞTERİ YÖNETİM SİSTEMİ (CRM) Amaç ve Fayda Müşteri Yönetim Sistemi modülü ile, pazarlama aktiviteleri ile başlayıp satış faturasının kesilmesi ile son bulan satış sürecindeki tüm işlemlerin kayıt altına alınması ve daha sonra da bu bilgilerin raporlanabilmesi amaçlanmıştır. Yayın Tarihi 18/11/2005 Kategori Ürün Grubu [X] Yeni Modül [X] Fusion [X] Fusion Standard Modül Versiyon Önkoşulu Yükleme ve Gereken Dosyalar [X] Müş.Yön.Sistemi [X] Modül Önkoşulu [X] Versiyon Önkoşulu CRM.DLL, CRMTRK.DLL, CARI.DLL, CARTRK.DLL, NETTRK.DLL Yükleme Sonrası İşlemler Uygulama [X] DBUPDATE Programının Çalıştırılması [X] İlgili Program Seçeneklerine Hak Tanımlanması Bir ürün veya hizmetin satışından önce gerçekleşen satış süreçlerinin bu modül ile takip edilmesi sağlanmıştır. Bu süreçlerin neler olduğu aşağıda açıklanmaktadır. Pazarlama Aktiviteleri Aday Oluşumu Aday Yönetimi Fırsatlaştırma Fırsat Yönetimi Faturalaştırma Sipariş Yönetimi Satış Takibi Herhangi bir ürünün satışından önce bazı pazarlama aktiviteleri gerçekleştirilmektedir. Pazarlama aktiviteleri; Satış yaratmak amacıyla yapılan tüm aktiviteleri pazarlama

2 aktivitesi olarak düşünebiliriz. Bu aktivitelerin sistem altında tutulması, ileri bir tarihte, bu faaliyetlerin getirilerinin izlenmesine olanak sağlayacaktır. Gerçekleştirilen aktiviteler sonucunda oluşan potansiyel müşterilerin kimler olduğu (aday ve fırsat kayıtları), bu kişilere hangi üründen ne kadar tutarla, tahmini hangi tarihte, ne kadar olasılıkla satış yapılacağı takip edilebilmektedir. Aday; Satış yapılma olasılığı olan her müşteri bir aday olarak düşünülebilir. Mevcut müşteriye yeni bir mal satılma olasılığı da yeni bir aday olarak düşünülmelidir. Müşteri adayı, sadece bir isim olarak elde edilmiş ve sisteme kaydedilerek henüz hiçbir işlem yapılmamış olabileceği gibi irtibat kurulmuş, randevu alınmış vb. aşamalarda da olabilir. Fırsat; Satış organizasyonun yapısına göre belirlenmiş aşamalardan geçmiş ve belli kriterleri sağlamış adaylar, fırsat (potansiyel) haline dönüşür. Mevcut müşteriye yeni bir mal satılma olasılığı da yeni bir fırsat olarak düşünülmelidir. Fırsatlar satış aşamasına daha yakın olup, satış olasılığı yüksek, yakın ilgilenilmesi gereken potansiyeller olarak düşünülmelidir. Müşteri; CRM modülünde müşteri, cari hesaplar modülünde kayıtlı müşterilerden biri ya da yeni kaydedilen satış olasılığı olan bir müşteri adayı olarak düşünülebilir. Ancak müşteri kaydı tek başına bir satış otomasyon işlemini başlatmaz. Müşteriye kaydıyla birlikte, satılma olasılığı olan ürün de belirtilmeli ve müşteri + ürün bir aday kaydı olarak yaratılmalıdır. Satış otomasyon sürecinde, bu aday kaydı, takibi yapılarak satışa dönüşecektir. Otomasyon içinde, bir müşteriye ait birden fazla ve her biri farklı ürünleri içeren aday ve fırsat kayıtları bulunabilir. Satış Aktiviteleri; Aday ve fırsat kayıtlarına satış yapılabilmesi için gerçekleştirilen satış aktivitelerinin programa girişinin yapılması ile, aday ve fırsat yönetiminin ne şekilde gerçekleştiği raporlanabilmektedir. Ek bilgi sahaları; Ayrıca programda yapılabilecek tanımlamalar ile, müşterilere ait bulunması istenen bilgiler için saha tanımlamaları yapılarak müşteriler için detaylı bilgi havuzu oluşturulabilir. Entegre Kayıtlar; Gerçekleştirilen pazarlama ve satış aktiviteleri sonucunda, potansiyel olarak kaydedilen müşterilere ait teklif ve sipariş kayıtlarının program tarafından oluşturulması mümkündür. Satış Organizasyonu ve Hedefler; CRM modülü, tüm satış personeli tarafından belli bir hiyerarşi ve güvenlik sınırları dahilinde kullanılır. Satış temsilcisi kendisine ait aday, fırsat, aktivite, hedef takibini bu sistemde yapar. Satış ekibi kullanıcıları ve organizasyonu tanımlanabilmekte, kişilere ait hedef bilgileri girilebilmekte ve bu hedeflere bağlı olarak performansları ölçülebilmektedir. Tüm bu süreçlerin takibi için öncelikle parametrelerin tanımlanması gerekmektedir. Parametrelerde bulunan sahaların ne için kullanıldıkları ve yapılan tanımlamalar sonucunda, modüldeki bazı uygulamaların ne şekilde gerçekleşeceği, aşağıda bulunan Parametre Kayıtları bölümünde detaylı olarak anlatılmaktadır. PARAMETRE KAYITLARI 1. GENEL PARAMETRELER 1.1 ŞİRKET AYARLARI

3 Mali yıl Başlangıç/ Bitiş: Mali yıl başlangıç ve bitiş tarihlerinin girileceği bölümdür. Burada başlangıç tarihi girildikten sonra, bitiş tarihi, başlangıçtan itibaren 1 yıl sonrası olarak program tarafından getirilecektir. Burada yapılacak tanımlamaya göre çeyrekler belirlenecek ve satışların bu çeyrekler bazında takibi yapılabilecektir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinin, 01/06/ /05/2004 şeklinde verilmesi halinde oluşacak çeyrekler aşağıdaki gibidir: Q1 01/06/ /08/2004 Q2 01/09/ /11/2004 Q3 01/12/ /02/2005 Q4 01/03/ /05/2005 Mali yıl Adı Başlangıç Tarihinin Yılı Kabul Edilsin: Mali yıl adının, bilgi amaçlı olarak, mali yıl başlangıç veya bitiş tarihine göre belirlenmesinde kullanılan seçenektir. Yukarıdaki örneğe göre, bu seçenek işaretlendiğinde mali yıl adı başlangıç tarihi baz alınarak oluşacak ve 2004 MALİ YILI olarak belirlenecektir. İşaretlenmediğinde ise bitiş tarihi baz alınacak ve 2005 MALİ YILI olarak belirlenecektir. Döviz Takibi: Modül içinde tutar bilgilerinin sorgulandığı alanlarda dövizli kayıt girilebilmesi için işaretlenmesi gereken parametredir. Aday ve fırsatlarda satılacak stoklar için fiyat bilgileri de girilmektedir. Bu parametrenin işaretli olduğu durumlarda, stoklara ait döviz fiyatlarının da girilebilmesi mümkün olacaktır. Kota Sistemi: Daha sonraki versiyonlarda desteklenmek üzere eklenmiş parametredir. İadeler dikkate alınsın: Gerçekleşen satış tutarlarının bulunması esnasında iade tipli irsaliye ve fatura hareketlerinin dikkate alınıp alınmayacağını belirlemek için kullanılan parametredir. Bu parametre işaretlendiğinde, müşteriye yapılan satış tutarlarından iade fatura bedelleri düşülecektir.

4 Harici Satış Organizasyonu: Bu parametrenin işaretlenmesi ile, firmanın kendi organizasyonunun dışında yer alan alt birimlerin (Örn: Bayi) takibi sağlanmaktır. Modülde bulunan raporlar ve bazı tanımlama ekranları burada yapılan seçime göre değişkenlik gösterecektir. Bu parametreden kaynaklanan değişkenlikler dökümanın ilerleyen kısmında anlayılacaktır. Teklif/Sipariş/Fatura için kullanılacak ek saha: Aday ve Fırsat kayıltarından teklif ve sipariş daha sonra da bu belgelerden satış faturası oluşturulduğunda, belgenin Crm ile bağlanıtısının hangi sahadan yapılacağı bu parametre ile belirlenmektedir. Burada aşağı ok tuşuna basıldığında fatura belgelerinde bulunan kullanıcı tanımlı sahalardan biri seçilmelidir. Bu durumda, Müşteri Yönetim Sistemi modülünden oluşturulan teklif ve sipariş kayıtlarının seçilen ek sahasına, satışın kaynağı olan aday veya fırsat kodu program tarafından atılacaktır. Bu belgelerden oluşturulan faturalarda da bu bilgi olacağından, CRM kaynaklı satışlara ait bilgiye ulaşılabilecektir. Seri No Takibi: Modül içinde tanımlanacak olan Aday, Fırsat, Satış Aktivite, Pazarlama Aktivite ve Cari Kodlarının ardışık olarak program tarafından üretilmesi için kullanılan parametredir. Seri No Takibi bölümünde bulunan seçenekler işaretlendiğinde, program tarafından getirilecek kodların başlangıç karaketerlerinin belirleneceği ekran gelecektir. Örneğin, C1001 kodu ile kaydedilmiş bir müşteri için aday kaydı üzerine, A(seri) + C1001(cari kod) (rakam) olmak üzere, AC aday kodu, program tarafından üretilerek getirilecektir. Seri No Takibi bölümünde, parametreler işaretlenerek başlık sahası boş geçilebilir. Bu durumda, örneğimize göre getirilecek aday kodu C olacaktır. 1.2 SATIŞ PARAMETRELERİ SATIŞ GENEL

5 Otomatik Sipariş: Satış Otomasyon Kayıtlarında tanımlı fırsatlar için Satış Aşaması sahasında 9-Satıldı seçilmesi halinde, satılan stoklar için, mevcut tanımlı satış koşulları ile otomatik Müşteri Siparişi oluşturulması isteniyor ise işaretlenmesi gereken parametredir. Bununla ilgili detaylı bilgi Satış Otomasyon Kayıtları bölümünde verilecektir. Tek Seviyeli Hedef: Bu parametrenin işaretlenmesi halinde, satış temsilcisi sadece organizasyonda kendilerine ilk seviyede bağlı personel için hedef girişi yapabileceklerdir. Parametrenin işaretlenmemesi halinde ise, satış temsilcisi, organizasyonda kendisine bağlı tüm seviyelerdeki personel için hedef girişi yapmaları mümkün olacaktır. Adayda, Fırsatta Otomatik Fiyat: Satış Otomasyon Kayıtlarında Adaylar ve Fırsatlar için girilen stokara ait fiyat bilgilerinin program tarafından getirilmesi isteniyosa bu parametre işaretlenmelidir. Stok fiyat bilgisi, faturalama belgelerindeki fiyat belirleme algoritması ile belirlenerek getirilecektir. Siparişte Otomatik Fiyat: Fırsat sonucu sipariş oluşturulması esnasında stoğa ait fiyat bilgilerinin program tarafından getirilmesi isteniyorsa işaretlenmesi gereken parametredir. Otomatik Fırsatlaştırma: Bu parametrenin işaretli olması halinde, tanımlı adayın firsatlaştırılması program tarafından yapılacaktır. Ancak bunun için, Satış Parametrelerinde bulunan Fırsatlaştırma Kriterlerinin tanımlanmış olması gerekmektedir. Adaylar verdiğiniz kriterlere ulaştığında, sizin onayınız alınarak fırsatlaştırılacaktır. Bu paremetre işaretlenmediğinde ise fırsatlaştırma işleminin, kullanıcı tarafından manual yapılması gerekmektedir. Aday/Fırsat Ekipleri Ayrı: Büyük satış organizasyonlarında, aday oluşturmak ve belli aşamaya kadar getirmekle görevli ekip ile, fırsat takibini ve aşamalarını gerçekleştiren ekip ayrı kişilerden oluşabilmektedir. Modülde, Aday ve Fırsat kayıtları girilirken, adayın ya da fırsatın hangi satış temsilcisine ait olduğu belirtilmektedir. Bu parametre ile, herhangi bir aday otomatik olarak

6 fırsatlaştırıldığında, oluşacak fırsatın sahibi olan satış temsilcisinin, neye göre atanacağı belirlenmektedir. Parametrenin kapalı olması halinde adayın sahibi olan kişi, adaydan oluşturulan fırsatın da sahibi olacaktır. Parametrenin işaretlenmesi halinde ise, aday kaydı fırsatlaştırılırken, fırsat kaydının hangi satış temsilcisine atanacağı sorgulanacaktır. CRM Stok Kısıtı: Burada bulunan Kısıt Ver butonuna bastığınızda, CRM e dahil edilmesini istediğiniz stoklar için kısıt verebileceğiniz ekran açılacaktır. Örneğin, sadece Grup Kodu 01 ve Kod-1 sahası K01 olan stokların CRM kayıtlarında kullanılmasını istiyorsanız, aşağıdaki gibi kısıt verebilirsiniz. Bu bölümde herhangi bir kısıt verilmemesi halinde, Stok Kartı Kayıltarında bulunan tüm stokaların CRM kayıtlarına dahil edileceği anlaşılacak ve Aday ve Fırsat ekranlarında tüm stoklar için kayıt girişi yapılabilecektir. Hedef Oran Tanımlamaları: Hedef Girişi bölümünde yıl bazında girilen satış hedeflerinin ay bazında dağıtılmasında kullanılacak oranların girildiği bölümdür. Burada girilen hedef oranları toplamının 100 olması gerekmektedir GÜVENLİK Satış Otomasyon Kayıtları bölümünde bulunan Aday, Fırsat ve Satış Aktivitesi kayıtları için farklı kullanıcıların yetkilerinin ne şekilde olacağını belirlendiği bölümdür.

7 Burada bulunan parametreler Aday, Fırsat ve Not(Satış Aktivitesi) için tekrarlı olduğundan sadece Aday için anlatılacaktır. Grup Bilgi Paylaşımı: Aynı yöneticiye bağlı satış personelinin birbirlerine ait aday kayıtlarını görebilmeleri için işaretlenmesi gereken parametredir. Aday kaydının özel işaretlenmesi ile bir tek adayın paylaşım dışı bırakılması sağlanabilir. Kullanıcı Bazında Gizlilik: Bu parametrenin işaretli olması halinde, aday kaydı sırasında, kaydın kullanıcı için özel olup olmadığını sorgulayan Gizli başlıklı bir seçenek gelecektir. Gizlilik uygulaması grup bilgi paylaşımı olduğunda anlamlı olacaktır. Şöyle ki, grup bilgi paylaşımının olması halinde, kullanıcının girdiği kaydı aynı grupta olan diğer kullanıcı görebilmektedir. Ancak kullanıcı, kaydı girerken gizli seçeneğini işaretlemiş ise, ilgili kayıt diğer kullanıcı tarafından görülemeyecektir. Ancak, kullanıcı kaydı girerken gizli seçeneğini işaretlemiş olsa dahi, bu kayıt yöneticisi tarafından görülebilecektir. Gizlilik Öndeğeri: Kullanıcı Bazında Gizlilik parametresinin işaretlenmesi halinde, aday kaydı sırasında sorgulanacak olan Gizli seçeneğine ait öndeğerin ne olacağının belirlendiği parametredir. Gizlilik Öndeğeri olarak Herkese Açık seçilirse Gizli sahası işaretsiz gelecektir. Ancak burada Özel seçilmesi halinde Gizli sahası işaretli gelecektir. Kullanıcı isterse, kayıt sırasında programın getireceği değeri değiştirebilir. Kayıt Düzeltme Tipi Öndeğeri: Bir kullanıcının, farklı kullanıcılara ait aday kayıtlarını görebilmesi halinde, bu kayıtlar üzerinde hangi yetkiye sahip olacağının belirlendiği alandır. Burada bulunan seçenekler Salt Okuma ve Oku/Yaz şeklindedir. Eğer Salt Okuma seçilirse, kullanıcı kendine ait olmayan kayıtları sadece izleyebilecek ve üzerinde herhangi bir değişiklik yapamayacaktir. Oku/Yaz seçilmesi halinde ise, Kullanıcı farklı kullanıcıya ait kayıtları hem izleyebilecek hem de üzerinde değişiklik yapabilecektir.

8 1.2.3 SATIŞ AŞAMALARI Aday ve Fırsat kayıtlarında kullanılmak üzere, satış ve öncesindeki aşamaların kaydedilebileceği bölümdür. Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 11 adet satış aşama kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Yine bu bölümü kullanarak yeni kod ve açıklama girişi yapabilirsiniz. Satış Aşama Kodu: Tanımlanacak satış aşamasına verilecek kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanacak satış aşama koduna ait açıklamanın girileceği alandır KAYIP NEDENLERİ Satış Aşamasında kaybedilen aday veya fırsatların kayıp nedenlerinin tanımlandığı bölümdür.

9 Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 5 adet kayıp neden kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Bu bölümden yeni kod ve açıklama girişi yapılabilir. Kayıp Neden Kodu: Tanımlanacak kayıp nedenine verilecek kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanacak kayıp neden koduna ait açıklamanın girileceği alandır FIRSATLAŞTIRMA KRİTERLERİ Satış Genel parametrelerinde bulunan Otomatik Fırsatlaştırma parametresinin

10 işaretli olması halinde, program tarafından fırsatlaştırılacak adaylar için kriterlerin belirlendiği alandır. Yani otomatik fırsatlaştırma, burada belirlenen kritelere göre yapılacaktır. Herhangi bir kriter verilmemesi halinde ise hiçbir aday kaydı, manuel ya da program tarafından fırsat haline getirilmeyecektir. Alanlar: Otomatik fırsatlaştırma işleminin yapılması için hangi sahanın kontrol edileceğinin belirlendiği alandır. Geçerlilik Kısıtları: Alanlar sahasında seçilen alan için hangi koşulun gerçekleşmesi halinde otomatik fırsatlaştırma işleminin yapılacağının belirlendiği alandır. Null Kontolü: Otomatik fırsatlaştırma yapılabilmesi için, aday kaydında bulunan bir sahanın boş geçilmemesi istreniyorsa, ilgili saha için null kontrolü seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Örneğin Satış Aşama Kodu 6 ve 9 arasında ve Olasılık sahası 70 ten fazla olan adayların program tarafından fırsatlaştırılması isteniyor ise, yapılması gereken tanımlama aşağıdaki gibi olmalıdır. Alanlar Geçerlilik Kısıtları OLASILIK >60 SATASAMAKOD BETWEEN 6 AND 9 Fırsatlaştırma Kritelerine girilen tüm kriterleri karşılayan aday kayıtları, otomatik fırsatlaştırılacaktır. Adayların manuel ya da program tarafından otomatik olarak fırsatlaştırılabilmesi için, mutlaka verilen kriterlere uyması gerekmektedir. Aksi taktirde manuel fırsatlaştırma da yapılamayacaktır SATIŞ AKTİVİTE TÜRÜ

11 Satış Otomasyon Kayıtlarında kullanılmak üzere satış aktivite tiplerinin tanımlandığı bölümdür. Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 4 adet satış aktivite tür kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Yine bu bölümü kullanarak yeni kod ve açıklama girişi yapabilirsiniz. Satış Aktivite Tür Kodu: Tanımlanacak satış aktivite türüne ait kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanan satış aktivite türüne ait açıklamanın girileceği alandır PAZARLAMA AKTİVİTE TÜRÜ

12 Pazarlama aktivite türleri, programda takip edilen pazarlama aktivitelerinin gruplandırılması amacıyla kullanılmaktadır. Pazarlama kayıtlarının girişi esnasında kullanılacak aktivite türleri öncelikle bu bölümde tanımlanmalıdır. Aktivite Türü: Pazarlama aktivitesine ait kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanan pazarlama aktivitesine ait açıklamanın girileceği alandır ÖNDEĞER TANIMLAMALARI

13 Aday, Fırsat ya da Aktivite kayıtları sırasında bazı sahalara, önceden belirlenen öndeğerlerin getirilmesi mümkün olmaktadır. Bu sahalar Aday ve Fırsat kayıtları için Satış Aşaması, Kapanış Günü ve Olasılıktır. Aktivite kayıtlarında ise Aktivite Günü için öndeğer ataması yapılabilir. Örneğin; bu bölümde aday kayıtları için Kapanış Günü sahasına öndeğer olarak 30 girilmesi halinde, aday kaydı sırasında kapanış günü, kayıt tarihinden 30 gün sonrası olarak program tarafından getirilecektir. Kullanıcı isterse programın getirdiği kapanış tarihini değiştirebilir. 1.3 SERBEST TANIMLAMALAR SAHA TANIMLAMALARI Saha Tanımlama Aday, Fırsat ya da Müşteri Bilgileri sayfalarında bulunan sahaların dışında ek bilgi sahalarına ihtiyaç duyulması halinde, ilgili sahaların tanımlanabileceği bölümdür. Öncelikle sahaların tanımlanması, sonrasında da aday, fırsat ve müşteri kayıtlarından hangilerinde yer alması istendiğinin belirlenmesi ile kullanılabilecetir. Bu bölüm kullanıllarak Cari Sabit Kayıtlarında da yani alanlar oluşturmak mümkündür. Alan Adı: Bu bölümde tanımlanan yeni alanlar, eklendiği tabloda yeni bir saha olarak yer alır. Burada verilen isim, esasında tablodaki bu sahanın ismidir. Buraya girilen alan adının başına program tarafından KT_ ön değeri gelecektir. Bunun sebebi alanın kullanıcı tarafından tanımlandığının belirlenebilmesidir. Bu ön değer değiştirilemez ya da kaldırılamaz. Bu sahalar kayıt ekranında bulunan Kullanıcı Tanımlı Alanlar bölümünde görülebilecektir. Alan adı verilirken boşluk ve Türkçe karakter kullanılmamalıdır. Alan Tipi: Tanımlanan sahaya uygun tipin girileceği alandır. Karakter, Karakter Dizesi, Tamsayı, Ondalık Sayı, Bayt ve Tarih tiplarinden biri seçilebilir. Örneğin, tanımlanan saha tarih bilgisi için kullanılacaksa burada belirtilmelidir. Başlık: Tanımladığınız alanın ekranda görülecek olan başlığının girileceği alandır. Burada belirlenen başlıklar daha sonra değiştirilebilir. Bileşen Tipi: Ekranda sahaların görüntülenmesi sırasında bazı ekran bileşenleri kullanılır. Ekranda görünen her bir saha, kendi tipinin gerektirdiği özellikleri taşıyan bir bileşenle eşleştirilir. Burada da tanımlanan sahanın ekran bileşenlerinden hangisiyle eşleştirilmek istendiği belirlenir. Seçilebilecek ekran bileşenleri ComboBox, Edit, CheckBox, RadioGroup ve Memo dur. Memo, uzun yazı, döküman, resim gibi bilgilerin yer aldığı sahalar için

14 kullanılabilir. ComboBox ve RadioGroup birden fazla seçeneğin içinden bir tanesi seçtirilmek istendiğinde kullanılabilir. CheckBox, işaretli/işaretsiz (Evet/Hayır gibi) iki durumu olabilen bileşendir. Edit ise normal karakter, tarih, sayı vb. bilgilerin girilebileceği bileşendir. Öndeğer: Tanımlanan saha için, yeni kayıtta bir ön değer atanması isteniyorsa burada belirtilmelidir. Uzunluk: Tanımlanan sahaya kaç karakterlik bilgi girişi yapılması isteniyorsa burada belirtilmelidir. Alan Tipi sahasında Karaketer ve Tarih tiplerinden birinin seçilmesi halinde bu saha pasif gelecektir. Bu bölümde tanımlanan sahalar, veritabanında sadece yeni sahaların tutulduğu tabloya kaydedilecektir. Öndeğer Tanımalama Bileşen Tipi sahasında ComboBox ya da RadioGroup seçilmesi halinde, kullanıcının içinden seçim yapacağı seçeneklerin, combo ya da radio içine program tarafından yerleştirilebilmesi için tanımlanacağı bölümdür. Gösterim Sırası: Tanımlanan öndeğerin ekrana kaçıncı sırada getirileceğinin belirlendiği alandır. Örneğin, Sektör sahasında bulunan Turizm sektörü, ComboBox içinde ilk sırada gösterilecektir. Değer: Tanımlanan sahanın alabileceği değerlerin tanımlandığı bölümdür SAHA TABLO EŞLEŞTİRMELERİ

15 Bu aşamaya kadar tanımlanan sahaların, aday, fırsat ve müşteri bilgilerinden hangi(ler)inde bulunması istendiğinin belirlendiği bölümdür. Eşleştirme sonrasında, tanımlanan sahalar, Satış Otomasyon Kayıtlarında Aday, Fırsat ve Müşteri Bilgileri (Cari Hesap) sayfasında gösterilebilir. Örneğin, Aday kayıtlarında, Sektör bilgisinin girilmesi/görülmesi isteniyorsa, ilk olarak Saha Tablo Eşleştirme seçeneklerinden Aday seçilmelidir. Alan Adı: Daha önceden tanımlanmış ve tabloya eklenecek sahanın seçildiği alandır. Aktif: Eklenen sahanın ekranda görüntülenebilmesi için Aktif seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Aksi halde bu saha tabloya eklense bile giriş ekranlarında kullanılamayacaktır. Bu sahayı, daha önceden eklediğiniz ancak artık kullanılmasını istemediğiniz sahaları silenemeyeceğinden sadece pasif hale getirmek için de kullanabilirsiniz. Zorunlu: Tabloya eklenen sahanın, kayıt girişi esnasında boş geçilmemesi isteniyorsa işaretlenmesi gereken sahadır. Gösterim Sırası: Eklenen sahanın Satış ek bilgi sahalarının içinde kaçıncı sırada gösterileceğinin belirlendiği sahadır. Saha Tanımlamalarında kaydedilen alanlar, sadece tanım olarak saklanmaktadır. Eşleştirmede yapılan tanımlama ile, bu sahaların hangi tabloda kullanılacağı belirlenmekte ve saha tabloya eklenmektedir. Tanımalanan sahalar eşleştirildikten sonra kaydedilirken aşağıdaki uyarı gelecektir.

16 Tanımlı saha tabloya eklendikten sonra silinemeyecektir. Sektör bilgilerinin takibi için KT_SEKTOR sahasını tanımlamıştık. Daha sonra bu sahanın Aday kaydında kullanıcağını belirlemek için gerekli eşleştirmeyi yaptık. Ancak aday bilgilerinin tutulduğu tabloda henüz bu saha olmadığından, aday kaydı sırasında sorgulanmayacaktır. Bu yüzden, eşleştirme kaydı yapılırken, ilgili sahanın tabloya eklenip eklenmeyeceği sorgulanmaktadır. Bu onaylama ekranında Evet butonuna basılması halinde, saha, eşleştirildiği tabloya eklenecektir. Örneğimize göre, KT_SEKTOR sahası aday bigilerinin tutulduğu TBLCRMADAY tablosuna eklenecektir. Sahanın eşleştirilmesi sırasında Aktif seçeneğinin de işaretlenmiş olması halinde ilgili saha Satış Otomasyon Kayıtlarında kullanılabilecektir. Onaylama ekranında Hayır butonuna basılması halinde, ilgili saha tabloya eklenmeyecektir. Ancak daha sonra bu kaydın tabloya eklenmesi isteniyorsa, Saha Tablo Eşleştrmeleri bölümünde ilgili sahayı seçip, üzerinde sağ klik yaptıktan sonra Veritabanına Ekle seçeneği kullanılabilir.

17 Bu durumda, ilgili saha eşleştirildiği tabloya eklenecektir. Herhangi bir saha seçildikten sonra Veritabanına Ekle seçeneği pasif geliyorsa, ilgili saha daha önceden tabloya eklenmiştir. Bu tablolardan herhangi biri ile eşleştirilen saha diğer tablolar ile de eşleştirilebilir. Tanımlı sahaların Cari ile eşleştirilmesi ve tabloya eklenmesi sonucunda, ilgili saha, Satış Otomasyon Kayıtlarında bulunan Müşteri bilgileri ve Cari Sabit kayıtlarında gelecektir. Cari Sabit Kayıtlarında oluşacak CRM alanları sayfasında, CRM den oluşturulan ve eklenen sahalar bulunmaktadır. 2. KULLANICI PARAMETRELERİ 2.1 KULLANICI TANIMLAMALARI Modül içindeki kayıt girişleri esnasında (Satış, Pazarlama gibi), ilgili kaydın hangi kullanıcıya ait olduğunun belirlenmesi ve satış ekibinin organizasyon yapısının oluşturulması amacıyla kullanılan bölümdür. Satış Otomasyon Kayıtlarında ve Pazarlama Kayıtlarında, ilgili kaydın hangi

18 kullanıcıya ait olduğu sorgulanmaktadır. Örneyin Aday kaydı yapılırken bu adayın hangi kullanıcıya ait olduğu belirlenmektedir. Böylece raporların kullanıcı bazında alınabilmesi sağlanmaktadır. Netsis paketinde tanımlı kullanıcılardan hangilerinin CRM Kaydı gireceği burada belirlenecektir. Ayrıca Netsis paketinde tanımlı olmayan harici kullanıcılar da bu bölümde tanımlanmalıdır. Örneğin, bayinizin yürüttüğü pazarlama aktivitelerinin takibinin yapılması isteniyorsa, parametrelerden bu bayiye ait kullanıcı tanımlanmalıdır. Daha sonra yetkisi olan bir Netsis kullanıcısı bayiye ait pazarlama aktivitesini kaydedebilir. Kayıt esnasında bayi için tanımlanan kullanıcı kodunu Aktivite Sahibi sahasında belirtmelidir. Kullanıcı Tanımlamalarında ayrıca kullanıcıların bağlı olduğu yöneticiler de belirlenmektedir. Böylece, dahili ve harici CRM kullanıcılarının hiyerarşileri izlenebilecektir. Burada tanımlanan kullanıcıların Müşteri Yönetim Sistemi modülünde işlem yapabilmeleri için Kullanıcı İşlemleri modülünden yetki tanımlaması yapılmalıdır. Aksi halde, CRM kullanıcısı olmasına rağmen bu modüldeki menülere giremeyecektir. CRM Kullanıcı Kod: Tanımlanan kullanıcının CRM modülü içindeki kullanıcı numarasının belirlendiği sahadır. Kullanıcı: Tanımlanan kullanıcı dahili kullanıcı(kullanıcı İşlemleri modülünde tanımlı) ise, bu kullanıcı için Kullanıcı İşlemleri modülünde verilen kodun girileceği sahadır. Ancak tanımlanması istenen kullanıcı harici organizasyona tabi ise, kendisi için Kullanıcı İşlemleri modülünde herhangi bir tanımlama olmayacağından, bu saha boş geçilmelidir. Yönetici: Tanımlanan kullanıcının bağlı olduğu yöneticinin belirtildiği alandır. Dahili ve harici tüm kullanıcılar yönetici olabileceği gibi, bir kullanıcı birden fazla kullanıcının yöneticisi olarak atanabilir. Bu saha sadece tek bir CRM kullanıcısı için boş geçilebilir. Yani, en üst seviyedeki kullanıcı dışındaki tüm kullanıcılar için yönetici ataması yapılmalıdır. Plasiyer Kodu: Yardımcı Programlar/ Şirket/Şube Parametre Tanımlamalarında bulunan Plasiyer Uygalaması Var parametresinin işaretlenmiş olduğu durumlarda aktif gelen sahadır. Buraya, CRM kullanıcısı için Cari/ Plasiyer Kodu Kayıtlarında tanımlanan plasiyer kodu girilmelidir. Şöyleki, CRM modülünde oluşturulan kayıtların kime ait oldukları CRM Kullanıcı Kodu ile belirlenmektedir. Ancak CRM modülününden oluşturulan teklif ve sipariş belgelerine, Crm kullanıcısı için verilen plasiyer kodu atanacaktır. Dolayısıyla hangi satış temsilcisine ait ne kadar teklif ya da sipariş kaydı oluşturulduğu plasiyer kodları ile takip edilmektedir. Firma Adı: : Tanımlanan CRM kullanıcısı harici satış organizasyonuna bağlı ise çalıştığı firma adının girileceği sahadır. Harici Satış Organşzasyonunun işaretlendiği durumlarda Firma Adı sahasına mutlaka bilgi girişi yapılması gerekir. Ancak dahili kullanıcı tanımlanıyor ise bu saha boş geçilebilir. Harici Satış Organizasyonu: Tanımlanan CRM kullanıcı firma bünyesinde tanımlı bir kullanıcı değil ise bu seçeneğin işaretlenmesi gerekecektir. Böylece, Kullanıcı sahası boş geçilebilir. 2.2 TÜM KULLANICILAR

19 SATIŞ 1. SATIŞ OTOMASYON KAYITLARI Otomasyon Kayıtları, pazarlama aktivitesi ile başlayıp fatura kesilmesiyle son bulan satış süreçlerinin takibi amacıyla kullanılmaktadır. Bu bölümde, hem daha önceden satış yapılmış hem de hiç satış yapılmamış firmalara ait kayıt girilebilir. Satış Otomasyon Kayıtları, farklı kayıt bilgilerinin bulunduğu 6 sayfadan oluşmaktadır. Her sayfanın kullanım amacı aşağıda açıklanmıştır MÜŞTERİ BİLGİLERİ Müşteri Bilgileri bölümü, daha önceden satış yapılan ya da yapılmayan müşteri bilgilerinin sistem altında tutulması için tasarlanmıştır. Bu bölümde sadece Cari Sabit Kartlarda olduğu gibi, mevcut müşteri ya da potansiyel müşteriler için sabit bilgiler bulunmaktadır.

20 Burada bulunan sahaların açıklamaları şöyledir: Müşteri Kodu: Müşteriye ait kodun girileceği alandır. Eğer müşteri daha önce Cari modülde ya da bu CRM modülünde tanımlandıysa rehberden çağrılabilir. Ancak müşteriye ait daha önce tanımlama yapılmamış olması halinde bu alana yeni bir kod girilmesi gerekmektedir. Parametre Kayıtlarında cari kodları için seri no takibi parametresinin işaretlenmiş olması halinde, yeni cari kod program tarafından getirilecektir. Ancak bunun için Müşteri Kodu sahasının sağ tarafında bulunan butona basılması gerekmektedir. Aksi taktirde kullanıcının bu sahaya elle kayıt girmesi gerekecektir. Daha önce cari hesaplar modülünden kayıt edilmeksizin ilk kez bu CRM modülünde tanımlanan müşteriler, Cari Sabit Kayıtlarında görülemeyecektir. Ancak satış süreci tamamlanarak sipariş kaydı yapıldığında, müşteri cari hesaplarda görülebilir. Müşteri kaydı tek başına satış otomasyon takip sürecini başlatmaz. Müşteriye satılma olasılığı bulunan ürünlerin de belirtildiği aday ya da fırsat kayıtlarının da açılması gerekir. Bir müşteriye ait herbiri farklı ürünleri içeren birden fazla aday ve fırsat kaydı bulunabilir. Temel Bilgiler: Tanımlanan müşteriye ait adı, adresi, telefonu, e-posta adresi gibi temel bilgilerin girildiği bölümdür. Cari modülde tanımlanan bir müşteri çağrıldığında, bilgileri Cari modülde girildi ise, prgram tarafından buraya getirilecektir. Bu bilgiler üzerinde değişiklik yapıldığında Cari Sabit Kayıtlarındaki bilgiler de aynı şekilde program tarafından değiştirilecektir. Kullanıcı Tanımlı Sahalar: Parametre Kayıtlarında bulunan Saha Tanımlamaları bölümünden tanımlandıktan sonra Saha Eşleştirmeleri kullanılarak cari ile eşleştirilen sahaların bulunduğu bölümdür. Tanımlanan müşteriler, Cari Sabit Kayıtlarında izlenebiliyorsa, bu müşteriler için yine Cari Sabit Kayıtlarında açılacak olan CRM Alanları başlıklı sayfada, burada tanımlı sahalar girilen bilgiler ile birilikte izlenebilir. Aday/ Fırsat Listesi: Bu bölümde üzerinde bulunulan müşteriye ait aday ve fırsatlar listelenmektedir. Aday/ Fırsat Listesi bölümünde yapacağınız seçime göre de, gridde müşteriye ait sadece aday, sadece fırsat ya da hepsinin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Müşteri bilgilerini klavyenizin F5 ya da araç çubuklarındaki Kaydet tuşlarını kullanarak kaydedebilirsiniz. Müşteri bilgileri ekranında, Netsis programlarının diğer ekranlarında alışıldığı şekilde, kayıtlı müşterilerin listelendiği ve izlenebildiği bir grid yoktur. Aday/Fırsat Listesi bölümündeki grid ise, müşteriye ait aday ve fırsatları içermektedir. Üzerinde bulunulan müşteri kaydına ait aday ve fırsat kayıtları ekranın diğer sayfalarına geçilerek yapılabilir. Aday/Fırsat Listesindeki kayıtlara çift tıklanarak, ilgili aday/fırsat kaydının giriş ortamına hızlı ulaşılabilir. Daha önceden Cari Sabit Kayıtlarında tanımlaması yapılan müşteriler için buradan ayrıca sabit bilgi tanımlanmasına gerek yoktur. İlgili müşteriye ait kod rehberden çağrıldığında, sabit bilgileri Cari Sabit Kayıtlarından gelecektir. ADAY Aday kavramı, ileri bir tarihte ürünü alma ihtimali olan kişi ya da firmalar için kullanılmaktadır.