MÜŞTERİ YÖNETİM SİSTEMİ (CRM)

Transkript

1 MÜŞTERİ YÖNETİM SİSTEMİ (CRM) Amaç ve Fayda Müşteri Yönetim Sistemi modülü ile, pazarlama aktiviteleri ile başlayıp satış faturasının kesilmesi ile son bulan satış sürecindeki tüm işlemlerin kayıt altına alınması ve daha sonra da bu bilgilerin raporlanabilmesi amaçlanmıştır. Yayın Tarihi 18/11/2005 Kategori Ürün Grubu [X] Yeni Modül [X] Fusion [X] Fusion Standard Modül Versiyon Önkoşulu Yükleme ve Gereken Dosyalar [X] Müş.Yön.Sistemi [X] Modül Önkoşulu [X] Versiyon Önkoşulu CRM.DLL, CRMTRK.DLL, CARI.DLL, CARTRK.DLL, NETTRK.DLL Yükleme Sonrası İşlemler Uygulama [X] DBUPDATE Programının Çalıştırılması [X] İlgili Program Seçeneklerine Hak Tanımlanması Bir ürün veya hizmetin satışından önce gerçekleşen satış süreçlerinin bu modül ile takip edilmesi sağlanmıştır. Bu süreçlerin neler olduğu aşağıda açıklanmaktadır. Pazarlama Aktiviteleri Aday Oluşumu Aday Yönetimi Fırsatlaştırma Fırsat Yönetimi Faturalaştırma Sipariş Yönetimi Satış Takibi Herhangi bir ürünün satışından önce bazı pazarlama aktiviteleri gerçekleştirilmektedir. Pazarlama aktiviteleri; Satış yaratmak amacıyla yapılan tüm aktiviteleri pazarlama

2 aktivitesi olarak düşünebiliriz. Bu aktivitelerin sistem altında tutulması, ileri bir tarihte, bu faaliyetlerin getirilerinin izlenmesine olanak sağlayacaktır. Gerçekleştirilen aktiviteler sonucunda oluşan potansiyel müşterilerin kimler olduğu (aday ve fırsat kayıtları), bu kişilere hangi üründen ne kadar tutarla, tahmini hangi tarihte, ne kadar olasılıkla satış yapılacağı takip edilebilmektedir. Aday; Satış yapılma olasılığı olan her müşteri bir aday olarak düşünülebilir. Mevcut müşteriye yeni bir mal satılma olasılığı da yeni bir aday olarak düşünülmelidir. Müşteri adayı, sadece bir isim olarak elde edilmiş ve sisteme kaydedilerek henüz hiçbir işlem yapılmamış olabileceği gibi irtibat kurulmuş, randevu alınmış vb. aşamalarda da olabilir. Fırsat; Satış organizasyonun yapısına göre belirlenmiş aşamalardan geçmiş ve belli kriterleri sağlamış adaylar, fırsat (potansiyel) haline dönüşür. Mevcut müşteriye yeni bir mal satılma olasılığı da yeni bir fırsat olarak düşünülmelidir. Fırsatlar satış aşamasına daha yakın olup, satış olasılığı yüksek, yakın ilgilenilmesi gereken potansiyeller olarak düşünülmelidir. Müşteri; CRM modülünde müşteri, cari hesaplar modülünde kayıtlı müşterilerden biri ya da yeni kaydedilen satış olasılığı olan bir müşteri adayı olarak düşünülebilir. Ancak müşteri kaydı tek başına bir satış otomasyon işlemini başlatmaz. Müşteriye kaydıyla birlikte, satılma olasılığı olan ürün de belirtilmeli ve müşteri + ürün bir aday kaydı olarak yaratılmalıdır. Satış otomasyon sürecinde, bu aday kaydı, takibi yapılarak satışa dönüşecektir. Otomasyon içinde, bir müşteriye ait birden fazla ve her biri farklı ürünleri içeren aday ve fırsat kayıtları bulunabilir. Satış Aktiviteleri; Aday ve fırsat kayıtlarına satış yapılabilmesi için gerçekleştirilen satış aktivitelerinin programa girişinin yapılması ile, aday ve fırsat yönetiminin ne şekilde gerçekleştiği raporlanabilmektedir. Ek bilgi sahaları; Ayrıca programda yapılabilecek tanımlamalar ile, müşterilere ait bulunması istenen bilgiler için saha tanımlamaları yapılarak müşteriler için detaylı bilgi havuzu oluşturulabilir. Entegre Kayıtlar; Gerçekleştirilen pazarlama ve satış aktiviteleri sonucunda, potansiyel olarak kaydedilen müşterilere ait teklif ve sipariş kayıtlarının program tarafından oluşturulması mümkündür. Satış Organizasyonu ve Hedefler; CRM modülü, tüm satış personeli tarafından belli bir hiyerarşi ve güvenlik sınırları dahilinde kullanılır. Satış temsilcisi kendisine ait aday, fırsat, aktivite, hedef takibini bu sistemde yapar. Satış ekibi kullanıcıları ve organizasyonu tanımlanabilmekte, kişilere ait hedef bilgileri girilebilmekte ve bu hedeflere bağlı olarak performansları ölçülebilmektedir. Tüm bu süreçlerin takibi için öncelikle parametrelerin tanımlanması gerekmektedir. Parametrelerde bulunan sahaların ne için kullanıldıkları ve yapılan tanımlamalar sonucunda, modüldeki bazı uygulamaların ne şekilde gerçekleşeceği, aşağıda bulunan Parametre Kayıtları bölümünde detaylı olarak anlatılmaktadır. PARAMETRE KAYITLARI 1. GENEL PARAMETRELER 1.1 ŞİRKET AYARLARI

3 Mali yıl Başlangıç/ Bitiş: Mali yıl başlangıç ve bitiş tarihlerinin girileceği bölümdür. Burada başlangıç tarihi girildikten sonra, bitiş tarihi, başlangıçtan itibaren 1 yıl sonrası olarak program tarafından getirilecektir. Burada yapılacak tanımlamaya göre çeyrekler belirlenecek ve satışların bu çeyrekler bazında takibi yapılabilecektir. Başlangıç ve bitiş tarihlerinin, 01/06/ /05/2004 şeklinde verilmesi halinde oluşacak çeyrekler aşağıdaki gibidir: Q1 01/06/ /08/2004 Q2 01/09/ /11/2004 Q3 01/12/ /02/2005 Q4 01/03/ /05/2005 Mali yıl Adı Başlangıç Tarihinin Yılı Kabul Edilsin: Mali yıl adının, bilgi amaçlı olarak, mali yıl başlangıç veya bitiş tarihine göre belirlenmesinde kullanılan seçenektir. Yukarıdaki örneğe göre, bu seçenek işaretlendiğinde mali yıl adı başlangıç tarihi baz alınarak oluşacak ve 2004 MALİ YILI olarak belirlenecektir. İşaretlenmediğinde ise bitiş tarihi baz alınacak ve 2005 MALİ YILI olarak belirlenecektir. Döviz Takibi: Modül içinde tutar bilgilerinin sorgulandığı alanlarda dövizli kayıt girilebilmesi için işaretlenmesi gereken parametredir. Aday ve fırsatlarda satılacak stoklar için fiyat bilgileri de girilmektedir. Bu parametrenin işaretli olduğu durumlarda, stoklara ait döviz fiyatlarının da girilebilmesi mümkün olacaktır. Kota Sistemi: Daha sonraki versiyonlarda desteklenmek üzere eklenmiş parametredir. İadeler dikkate alınsın: Gerçekleşen satış tutarlarının bulunması esnasında iade tipli irsaliye ve fatura hareketlerinin dikkate alınıp alınmayacağını belirlemek için kullanılan parametredir. Bu parametre işaretlendiğinde, müşteriye yapılan satış tutarlarından iade fatura bedelleri düşülecektir.

4 Harici Satış Organizasyonu: Bu parametrenin işaretlenmesi ile, firmanın kendi organizasyonunun dışında yer alan alt birimlerin (Örn: Bayi) takibi sağlanmaktır. Modülde bulunan raporlar ve bazı tanımlama ekranları burada yapılan seçime göre değişkenlik gösterecektir. Bu parametreden kaynaklanan değişkenlikler dökümanın ilerleyen kısmında anlayılacaktır. Teklif/Sipariş/Fatura için kullanılacak ek saha: Aday ve Fırsat kayıltarından teklif ve sipariş daha sonra da bu belgelerden satış faturası oluşturulduğunda, belgenin Crm ile bağlanıtısının hangi sahadan yapılacağı bu parametre ile belirlenmektedir. Burada aşağı ok tuşuna basıldığında fatura belgelerinde bulunan kullanıcı tanımlı sahalardan biri seçilmelidir. Bu durumda, Müşteri Yönetim Sistemi modülünden oluşturulan teklif ve sipariş kayıtlarının seçilen ek sahasına, satışın kaynağı olan aday veya fırsat kodu program tarafından atılacaktır. Bu belgelerden oluşturulan faturalarda da bu bilgi olacağından, CRM kaynaklı satışlara ait bilgiye ulaşılabilecektir. Seri No Takibi: Modül içinde tanımlanacak olan Aday, Fırsat, Satış Aktivite, Pazarlama Aktivite ve Cari Kodlarının ardışık olarak program tarafından üretilmesi için kullanılan parametredir. Seri No Takibi bölümünde bulunan seçenekler işaretlendiğinde, program tarafından getirilecek kodların başlangıç karaketerlerinin belirleneceği ekran gelecektir. Örneğin, C1001 kodu ile kaydedilmiş bir müşteri için aday kaydı üzerine, A(seri) + C1001(cari kod) (rakam) olmak üzere, AC aday kodu, program tarafından üretilerek getirilecektir. Seri No Takibi bölümünde, parametreler işaretlenerek başlık sahası boş geçilebilir. Bu durumda, örneğimize göre getirilecek aday kodu C olacaktır. 1.2 SATIŞ PARAMETRELERİ SATIŞ GENEL

5 Otomatik Sipariş: Satış Otomasyon Kayıtlarında tanımlı fırsatlar için Satış Aşaması sahasında 9-Satıldı seçilmesi halinde, satılan stoklar için, mevcut tanımlı satış koşulları ile otomatik Müşteri Siparişi oluşturulması isteniyor ise işaretlenmesi gereken parametredir. Bununla ilgili detaylı bilgi Satış Otomasyon Kayıtları bölümünde verilecektir. Tek Seviyeli Hedef: Bu parametrenin işaretlenmesi halinde, satış temsilcisi sadece organizasyonda kendilerine ilk seviyede bağlı personel için hedef girişi yapabileceklerdir. Parametrenin işaretlenmemesi halinde ise, satış temsilcisi, organizasyonda kendisine bağlı tüm seviyelerdeki personel için hedef girişi yapmaları mümkün olacaktır. Adayda, Fırsatta Otomatik Fiyat: Satış Otomasyon Kayıtlarında Adaylar ve Fırsatlar için girilen stokara ait fiyat bilgilerinin program tarafından getirilmesi isteniyosa bu parametre işaretlenmelidir. Stok fiyat bilgisi, faturalama belgelerindeki fiyat belirleme algoritması ile belirlenerek getirilecektir. Siparişte Otomatik Fiyat: Fırsat sonucu sipariş oluşturulması esnasında stoğa ait fiyat bilgilerinin program tarafından getirilmesi isteniyorsa işaretlenmesi gereken parametredir. Otomatik Fırsatlaştırma: Bu parametrenin işaretli olması halinde, tanımlı adayın firsatlaştırılması program tarafından yapılacaktır. Ancak bunun için, Satış Parametrelerinde bulunan Fırsatlaştırma Kriterlerinin tanımlanmış olması gerekmektedir. Adaylar verdiğiniz kriterlere ulaştığında, sizin onayınız alınarak fırsatlaştırılacaktır. Bu paremetre işaretlenmediğinde ise fırsatlaştırma işleminin, kullanıcı tarafından manual yapılması gerekmektedir. Aday/Fırsat Ekipleri Ayrı: Büyük satış organizasyonlarında, aday oluşturmak ve belli aşamaya kadar getirmekle görevli ekip ile, fırsat takibini ve aşamalarını gerçekleştiren ekip ayrı kişilerden oluşabilmektedir. Modülde, Aday ve Fırsat kayıtları girilirken, adayın ya da fırsatın hangi satış temsilcisine ait olduğu belirtilmektedir. Bu parametre ile, herhangi bir aday otomatik olarak

6 fırsatlaştırıldığında, oluşacak fırsatın sahibi olan satış temsilcisinin, neye göre atanacağı belirlenmektedir. Parametrenin kapalı olması halinde adayın sahibi olan kişi, adaydan oluşturulan fırsatın da sahibi olacaktır. Parametrenin işaretlenmesi halinde ise, aday kaydı fırsatlaştırılırken, fırsat kaydının hangi satış temsilcisine atanacağı sorgulanacaktır. CRM Stok Kısıtı: Burada bulunan Kısıt Ver butonuna bastığınızda, CRM e dahil edilmesini istediğiniz stoklar için kısıt verebileceğiniz ekran açılacaktır. Örneğin, sadece Grup Kodu 01 ve Kod-1 sahası K01 olan stokların CRM kayıtlarında kullanılmasını istiyorsanız, aşağıdaki gibi kısıt verebilirsiniz. Bu bölümde herhangi bir kısıt verilmemesi halinde, Stok Kartı Kayıltarında bulunan tüm stokaların CRM kayıtlarına dahil edileceği anlaşılacak ve Aday ve Fırsat ekranlarında tüm stoklar için kayıt girişi yapılabilecektir. Hedef Oran Tanımlamaları: Hedef Girişi bölümünde yıl bazında girilen satış hedeflerinin ay bazında dağıtılmasında kullanılacak oranların girildiği bölümdür. Burada girilen hedef oranları toplamının 100 olması gerekmektedir GÜVENLİK Satış Otomasyon Kayıtları bölümünde bulunan Aday, Fırsat ve Satış Aktivitesi kayıtları için farklı kullanıcıların yetkilerinin ne şekilde olacağını belirlendiği bölümdür.

7 Burada bulunan parametreler Aday, Fırsat ve Not(Satış Aktivitesi) için tekrarlı olduğundan sadece Aday için anlatılacaktır. Grup Bilgi Paylaşımı: Aynı yöneticiye bağlı satış personelinin birbirlerine ait aday kayıtlarını görebilmeleri için işaretlenmesi gereken parametredir. Aday kaydının özel işaretlenmesi ile bir tek adayın paylaşım dışı bırakılması sağlanabilir. Kullanıcı Bazında Gizlilik: Bu parametrenin işaretli olması halinde, aday kaydı sırasında, kaydın kullanıcı için özel olup olmadığını sorgulayan Gizli başlıklı bir seçenek gelecektir. Gizlilik uygulaması grup bilgi paylaşımı olduğunda anlamlı olacaktır. Şöyle ki, grup bilgi paylaşımının olması halinde, kullanıcının girdiği kaydı aynı grupta olan diğer kullanıcı görebilmektedir. Ancak kullanıcı, kaydı girerken gizli seçeneğini işaretlemiş ise, ilgili kayıt diğer kullanıcı tarafından görülemeyecektir. Ancak, kullanıcı kaydı girerken gizli seçeneğini işaretlemiş olsa dahi, bu kayıt yöneticisi tarafından görülebilecektir. Gizlilik Öndeğeri: Kullanıcı Bazında Gizlilik parametresinin işaretlenmesi halinde, aday kaydı sırasında sorgulanacak olan Gizli seçeneğine ait öndeğerin ne olacağının belirlendiği parametredir. Gizlilik Öndeğeri olarak Herkese Açık seçilirse Gizli sahası işaretsiz gelecektir. Ancak burada Özel seçilmesi halinde Gizli sahası işaretli gelecektir. Kullanıcı isterse, kayıt sırasında programın getireceği değeri değiştirebilir. Kayıt Düzeltme Tipi Öndeğeri: Bir kullanıcının, farklı kullanıcılara ait aday kayıtlarını görebilmesi halinde, bu kayıtlar üzerinde hangi yetkiye sahip olacağının belirlendiği alandır. Burada bulunan seçenekler Salt Okuma ve Oku/Yaz şeklindedir. Eğer Salt Okuma seçilirse, kullanıcı kendine ait olmayan kayıtları sadece izleyebilecek ve üzerinde herhangi bir değişiklik yapamayacaktir. Oku/Yaz seçilmesi halinde ise, Kullanıcı farklı kullanıcıya ait kayıtları hem izleyebilecek hem de üzerinde değişiklik yapabilecektir.

8 1.2.3 SATIŞ AŞAMALARI Aday ve Fırsat kayıtlarında kullanılmak üzere, satış ve öncesindeki aşamaların kaydedilebileceği bölümdür. Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 11 adet satış aşama kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Yine bu bölümü kullanarak yeni kod ve açıklama girişi yapabilirsiniz. Satış Aşama Kodu: Tanımlanacak satış aşamasına verilecek kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanacak satış aşama koduna ait açıklamanın girileceği alandır KAYIP NEDENLERİ Satış Aşamasında kaybedilen aday veya fırsatların kayıp nedenlerinin tanımlandığı bölümdür.

9 Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 5 adet kayıp neden kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Bu bölümden yeni kod ve açıklama girişi yapılabilir. Kayıp Neden Kodu: Tanımlanacak kayıp nedenine verilecek kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanacak kayıp neden koduna ait açıklamanın girileceği alandır FIRSATLAŞTIRMA KRİTERLERİ Satış Genel parametrelerinde bulunan Otomatik Fırsatlaştırma parametresinin

10 işaretli olması halinde, program tarafından fırsatlaştırılacak adaylar için kriterlerin belirlendiği alandır. Yani otomatik fırsatlaştırma, burada belirlenen kritelere göre yapılacaktır. Herhangi bir kriter verilmemesi halinde ise hiçbir aday kaydı, manuel ya da program tarafından fırsat haline getirilmeyecektir. Alanlar: Otomatik fırsatlaştırma işleminin yapılması için hangi sahanın kontrol edileceğinin belirlendiği alandır. Geçerlilik Kısıtları: Alanlar sahasında seçilen alan için hangi koşulun gerçekleşmesi halinde otomatik fırsatlaştırma işleminin yapılacağının belirlendiği alandır. Null Kontolü: Otomatik fırsatlaştırma yapılabilmesi için, aday kaydında bulunan bir sahanın boş geçilmemesi istreniyorsa, ilgili saha için null kontrolü seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Örneğin Satış Aşama Kodu 6 ve 9 arasında ve Olasılık sahası 70 ten fazla olan adayların program tarafından fırsatlaştırılması isteniyor ise, yapılması gereken tanımlama aşağıdaki gibi olmalıdır. Alanlar Geçerlilik Kısıtları OLASILIK >60 SATASAMAKOD BETWEEN 6 AND 9 Fırsatlaştırma Kritelerine girilen tüm kriterleri karşılayan aday kayıtları, otomatik fırsatlaştırılacaktır. Adayların manuel ya da program tarafından otomatik olarak fırsatlaştırılabilmesi için, mutlaka verilen kriterlere uyması gerekmektedir. Aksi taktirde manuel fırsatlaştırma da yapılamayacaktır SATIŞ AKTİVİTE TÜRÜ

11 Satış Otomasyon Kayıtlarında kullanılmak üzere satış aktivite tiplerinin tanımlandığı bölümdür. Modül ilk kullanılmaya başlandığında, burada 4 adet satış aktivite tür kodu, açıklaması ile birlikte program tarafından getirilecektir. Yine bu bölümü kullanarak yeni kod ve açıklama girişi yapabilirsiniz. Satış Aktivite Tür Kodu: Tanımlanacak satış aktivite türüne ait kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanan satış aktivite türüne ait açıklamanın girileceği alandır PAZARLAMA AKTİVİTE TÜRÜ

12 Pazarlama aktivite türleri, programda takip edilen pazarlama aktivitelerinin gruplandırılması amacıyla kullanılmaktadır. Pazarlama kayıtlarının girişi esnasında kullanılacak aktivite türleri öncelikle bu bölümde tanımlanmalıdır. Aktivite Türü: Pazarlama aktivitesine ait kodun girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanan pazarlama aktivitesine ait açıklamanın girileceği alandır ÖNDEĞER TANIMLAMALARI

13 Aday, Fırsat ya da Aktivite kayıtları sırasında bazı sahalara, önceden belirlenen öndeğerlerin getirilmesi mümkün olmaktadır. Bu sahalar Aday ve Fırsat kayıtları için Satış Aşaması, Kapanış Günü ve Olasılıktır. Aktivite kayıtlarında ise Aktivite Günü için öndeğer ataması yapılabilir. Örneğin; bu bölümde aday kayıtları için Kapanış Günü sahasına öndeğer olarak 30 girilmesi halinde, aday kaydı sırasında kapanış günü, kayıt tarihinden 30 gün sonrası olarak program tarafından getirilecektir. Kullanıcı isterse programın getirdiği kapanış tarihini değiştirebilir. 1.3 SERBEST TANIMLAMALAR SAHA TANIMLAMALARI Saha Tanımlama Aday, Fırsat ya da Müşteri Bilgileri sayfalarında bulunan sahaların dışında ek bilgi sahalarına ihtiyaç duyulması halinde, ilgili sahaların tanımlanabileceği bölümdür. Öncelikle sahaların tanımlanması, sonrasında da aday, fırsat ve müşteri kayıtlarından hangilerinde yer alması istendiğinin belirlenmesi ile kullanılabilecetir. Bu bölüm kullanıllarak Cari Sabit Kayıtlarında da yani alanlar oluşturmak mümkündür. Alan Adı: Bu bölümde tanımlanan yeni alanlar, eklendiği tabloda yeni bir saha olarak yer alır. Burada verilen isim, esasında tablodaki bu sahanın ismidir. Buraya girilen alan adının başına program tarafından KT_ ön değeri gelecektir. Bunun sebebi alanın kullanıcı tarafından tanımlandığının belirlenebilmesidir. Bu ön değer değiştirilemez ya da kaldırılamaz. Bu sahalar kayıt ekranında bulunan Kullanıcı Tanımlı Alanlar bölümünde görülebilecektir. Alan adı verilirken boşluk ve Türkçe karakter kullanılmamalıdır. Alan Tipi: Tanımlanan sahaya uygun tipin girileceği alandır. Karakter, Karakter Dizesi, Tamsayı, Ondalık Sayı, Bayt ve Tarih tiplarinden biri seçilebilir. Örneğin, tanımlanan saha tarih bilgisi için kullanılacaksa burada belirtilmelidir. Başlık: Tanımladığınız alanın ekranda görülecek olan başlığının girileceği alandır. Burada belirlenen başlıklar daha sonra değiştirilebilir. Bileşen Tipi: Ekranda sahaların görüntülenmesi sırasında bazı ekran bileşenleri kullanılır. Ekranda görünen her bir saha, kendi tipinin gerektirdiği özellikleri taşıyan bir bileşenle eşleştirilir. Burada da tanımlanan sahanın ekran bileşenlerinden hangisiyle eşleştirilmek istendiği belirlenir. Seçilebilecek ekran bileşenleri ComboBox, Edit, CheckBox, RadioGroup ve Memo dur. Memo, uzun yazı, döküman, resim gibi bilgilerin yer aldığı sahalar için

14 kullanılabilir. ComboBox ve RadioGroup birden fazla seçeneğin içinden bir tanesi seçtirilmek istendiğinde kullanılabilir. CheckBox, işaretli/işaretsiz (Evet/Hayır gibi) iki durumu olabilen bileşendir. Edit ise normal karakter, tarih, sayı vb. bilgilerin girilebileceği bileşendir. Öndeğer: Tanımlanan saha için, yeni kayıtta bir ön değer atanması isteniyorsa burada belirtilmelidir. Uzunluk: Tanımlanan sahaya kaç karakterlik bilgi girişi yapılması isteniyorsa burada belirtilmelidir. Alan Tipi sahasında Karaketer ve Tarih tiplerinden birinin seçilmesi halinde bu saha pasif gelecektir. Bu bölümde tanımlanan sahalar, veritabanında sadece yeni sahaların tutulduğu tabloya kaydedilecektir. Öndeğer Tanımalama Bileşen Tipi sahasında ComboBox ya da RadioGroup seçilmesi halinde, kullanıcının içinden seçim yapacağı seçeneklerin, combo ya da radio içine program tarafından yerleştirilebilmesi için tanımlanacağı bölümdür. Gösterim Sırası: Tanımlanan öndeğerin ekrana kaçıncı sırada getirileceğinin belirlendiği alandır. Örneğin, Sektör sahasında bulunan Turizm sektörü, ComboBox içinde ilk sırada gösterilecektir. Değer: Tanımlanan sahanın alabileceği değerlerin tanımlandığı bölümdür SAHA TABLO EŞLEŞTİRMELERİ

15 Bu aşamaya kadar tanımlanan sahaların, aday, fırsat ve müşteri bilgilerinden hangi(ler)inde bulunması istendiğinin belirlendiği bölümdür. Eşleştirme sonrasında, tanımlanan sahalar, Satış Otomasyon Kayıtlarında Aday, Fırsat ve Müşteri Bilgileri (Cari Hesap) sayfasında gösterilebilir. Örneğin, Aday kayıtlarında, Sektör bilgisinin girilmesi/görülmesi isteniyorsa, ilk olarak Saha Tablo Eşleştirme seçeneklerinden Aday seçilmelidir. Alan Adı: Daha önceden tanımlanmış ve tabloya eklenecek sahanın seçildiği alandır. Aktif: Eklenen sahanın ekranda görüntülenebilmesi için Aktif seçeneğinin işaretlenmesi gerekmektedir. Aksi halde bu saha tabloya eklense bile giriş ekranlarında kullanılamayacaktır. Bu sahayı, daha önceden eklediğiniz ancak artık kullanılmasını istemediğiniz sahaları silenemeyeceğinden sadece pasif hale getirmek için de kullanabilirsiniz. Zorunlu: Tabloya eklenen sahanın, kayıt girişi esnasında boş geçilmemesi isteniyorsa işaretlenmesi gereken sahadır. Gösterim Sırası: Eklenen sahanın Satış ek bilgi sahalarının içinde kaçıncı sırada gösterileceğinin belirlendiği sahadır. Saha Tanımlamalarında kaydedilen alanlar, sadece tanım olarak saklanmaktadır. Eşleştirmede yapılan tanımlama ile, bu sahaların hangi tabloda kullanılacağı belirlenmekte ve saha tabloya eklenmektedir. Tanımalanan sahalar eşleştirildikten sonra kaydedilirken aşağıdaki uyarı gelecektir.

16 Tanımlı saha tabloya eklendikten sonra silinemeyecektir. Sektör bilgilerinin takibi için KT_SEKTOR sahasını tanımlamıştık. Daha sonra bu sahanın Aday kaydında kullanıcağını belirlemek için gerekli eşleştirmeyi yaptık. Ancak aday bilgilerinin tutulduğu tabloda henüz bu saha olmadığından, aday kaydı sırasında sorgulanmayacaktır. Bu yüzden, eşleştirme kaydı yapılırken, ilgili sahanın tabloya eklenip eklenmeyeceği sorgulanmaktadır. Bu onaylama ekranında Evet butonuna basılması halinde, saha, eşleştirildiği tabloya eklenecektir. Örneğimize göre, KT_SEKTOR sahası aday bigilerinin tutulduğu TBLCRMADAY tablosuna eklenecektir. Sahanın eşleştirilmesi sırasında Aktif seçeneğinin de işaretlenmiş olması halinde ilgili saha Satış Otomasyon Kayıtlarında kullanılabilecektir. Onaylama ekranında Hayır butonuna basılması halinde, ilgili saha tabloya eklenmeyecektir. Ancak daha sonra bu kaydın tabloya eklenmesi isteniyorsa, Saha Tablo Eşleştrmeleri bölümünde ilgili sahayı seçip, üzerinde sağ klik yaptıktan sonra Veritabanına Ekle seçeneği kullanılabilir.

17 Bu durumda, ilgili saha eşleştirildiği tabloya eklenecektir. Herhangi bir saha seçildikten sonra Veritabanına Ekle seçeneği pasif geliyorsa, ilgili saha daha önceden tabloya eklenmiştir. Bu tablolardan herhangi biri ile eşleştirilen saha diğer tablolar ile de eşleştirilebilir. Tanımlı sahaların Cari ile eşleştirilmesi ve tabloya eklenmesi sonucunda, ilgili saha, Satış Otomasyon Kayıtlarında bulunan Müşteri bilgileri ve Cari Sabit kayıtlarında gelecektir. Cari Sabit Kayıtlarında oluşacak CRM alanları sayfasında, CRM den oluşturulan ve eklenen sahalar bulunmaktadır. 2. KULLANICI PARAMETRELERİ 2.1 KULLANICI TANIMLAMALARI Modül içindeki kayıt girişleri esnasında (Satış, Pazarlama gibi), ilgili kaydın hangi kullanıcıya ait olduğunun belirlenmesi ve satış ekibinin organizasyon yapısının oluşturulması amacıyla kullanılan bölümdür. Satış Otomasyon Kayıtlarında ve Pazarlama Kayıtlarında, ilgili kaydın hangi

18 kullanıcıya ait olduğu sorgulanmaktadır. Örneyin Aday kaydı yapılırken bu adayın hangi kullanıcıya ait olduğu belirlenmektedir. Böylece raporların kullanıcı bazında alınabilmesi sağlanmaktadır. Netsis paketinde tanımlı kullanıcılardan hangilerinin CRM Kaydı gireceği burada belirlenecektir. Ayrıca Netsis paketinde tanımlı olmayan harici kullanıcılar da bu bölümde tanımlanmalıdır. Örneğin, bayinizin yürüttüğü pazarlama aktivitelerinin takibinin yapılması isteniyorsa, parametrelerden bu bayiye ait kullanıcı tanımlanmalıdır. Daha sonra yetkisi olan bir Netsis kullanıcısı bayiye ait pazarlama aktivitesini kaydedebilir. Kayıt esnasında bayi için tanımlanan kullanıcı kodunu Aktivite Sahibi sahasında belirtmelidir. Kullanıcı Tanımlamalarında ayrıca kullanıcıların bağlı olduğu yöneticiler de belirlenmektedir. Böylece, dahili ve harici CRM kullanıcılarının hiyerarşileri izlenebilecektir. Burada tanımlanan kullanıcıların Müşteri Yönetim Sistemi modülünde işlem yapabilmeleri için Kullanıcı İşlemleri modülünden yetki tanımlaması yapılmalıdır. Aksi halde, CRM kullanıcısı olmasına rağmen bu modüldeki menülere giremeyecektir. CRM Kullanıcı Kod: Tanımlanan kullanıcının CRM modülü içindeki kullanıcı numarasının belirlendiği sahadır. Kullanıcı: Tanımlanan kullanıcı dahili kullanıcı(kullanıcı İşlemleri modülünde tanımlı) ise, bu kullanıcı için Kullanıcı İşlemleri modülünde verilen kodun girileceği sahadır. Ancak tanımlanması istenen kullanıcı harici organizasyona tabi ise, kendisi için Kullanıcı İşlemleri modülünde herhangi bir tanımlama olmayacağından, bu saha boş geçilmelidir. Yönetici: Tanımlanan kullanıcının bağlı olduğu yöneticinin belirtildiği alandır. Dahili ve harici tüm kullanıcılar yönetici olabileceği gibi, bir kullanıcı birden fazla kullanıcının yöneticisi olarak atanabilir. Bu saha sadece tek bir CRM kullanıcısı için boş geçilebilir. Yani, en üst seviyedeki kullanıcı dışındaki tüm kullanıcılar için yönetici ataması yapılmalıdır. Plasiyer Kodu: Yardımcı Programlar/ Şirket/Şube Parametre Tanımlamalarında bulunan Plasiyer Uygalaması Var parametresinin işaretlenmiş olduğu durumlarda aktif gelen sahadır. Buraya, CRM kullanıcısı için Cari/ Plasiyer Kodu Kayıtlarında tanımlanan plasiyer kodu girilmelidir. Şöyleki, CRM modülünde oluşturulan kayıtların kime ait oldukları CRM Kullanıcı Kodu ile belirlenmektedir. Ancak CRM modülününden oluşturulan teklif ve sipariş belgelerine, Crm kullanıcısı için verilen plasiyer kodu atanacaktır. Dolayısıyla hangi satış temsilcisine ait ne kadar teklif ya da sipariş kaydı oluşturulduğu plasiyer kodları ile takip edilmektedir. Firma Adı: : Tanımlanan CRM kullanıcısı harici satış organizasyonuna bağlı ise çalıştığı firma adının girileceği sahadır. Harici Satış Organşzasyonunun işaretlendiği durumlarda Firma Adı sahasına mutlaka bilgi girişi yapılması gerekir. Ancak dahili kullanıcı tanımlanıyor ise bu saha boş geçilebilir. Harici Satış Organizasyonu: Tanımlanan CRM kullanıcı firma bünyesinde tanımlı bir kullanıcı değil ise bu seçeneğin işaretlenmesi gerekecektir. Böylece, Kullanıcı sahası boş geçilebilir. 2.2 TÜM KULLANICILAR

19 SATIŞ 1. SATIŞ OTOMASYON KAYITLARI Otomasyon Kayıtları, pazarlama aktivitesi ile başlayıp fatura kesilmesiyle son bulan satış süreçlerinin takibi amacıyla kullanılmaktadır. Bu bölümde, hem daha önceden satış yapılmış hem de hiç satış yapılmamış firmalara ait kayıt girilebilir. Satış Otomasyon Kayıtları, farklı kayıt bilgilerinin bulunduğu 6 sayfadan oluşmaktadır. Her sayfanın kullanım amacı aşağıda açıklanmıştır MÜŞTERİ BİLGİLERİ Müşteri Bilgileri bölümü, daha önceden satış yapılan ya da yapılmayan müşteri bilgilerinin sistem altında tutulması için tasarlanmıştır. Bu bölümde sadece Cari Sabit Kartlarda olduğu gibi, mevcut müşteri ya da potansiyel müşteriler için sabit bilgiler bulunmaktadır.

20 Burada bulunan sahaların açıklamaları şöyledir: Müşteri Kodu: Müşteriye ait kodun girileceği alandır. Eğer müşteri daha önce Cari modülde ya da bu CRM modülünde tanımlandıysa rehberden çağrılabilir. Ancak müşteriye ait daha önce tanımlama yapılmamış olması halinde bu alana yeni bir kod girilmesi gerekmektedir. Parametre Kayıtlarında cari kodları için seri no takibi parametresinin işaretlenmiş olması halinde, yeni cari kod program tarafından getirilecektir. Ancak bunun için Müşteri Kodu sahasının sağ tarafında bulunan butona basılması gerekmektedir. Aksi taktirde kullanıcının bu sahaya elle kayıt girmesi gerekecektir. Daha önce cari hesaplar modülünden kayıt edilmeksizin ilk kez bu CRM modülünde tanımlanan müşteriler, Cari Sabit Kayıtlarında görülemeyecektir. Ancak satış süreci tamamlanarak sipariş kaydı yapıldığında, müşteri cari hesaplarda görülebilir. Müşteri kaydı tek başına satış otomasyon takip sürecini başlatmaz. Müşteriye satılma olasılığı bulunan ürünlerin de belirtildiği aday ya da fırsat kayıtlarının da açılması gerekir. Bir müşteriye ait herbiri farklı ürünleri içeren birden fazla aday ve fırsat kaydı bulunabilir. Temel Bilgiler: Tanımlanan müşteriye ait adı, adresi, telefonu, e-posta adresi gibi temel bilgilerin girildiği bölümdür. Cari modülde tanımlanan bir müşteri çağrıldığında, bilgileri Cari modülde girildi ise, prgram tarafından buraya getirilecektir. Bu bilgiler üzerinde değişiklik yapıldığında Cari Sabit Kayıtlarındaki bilgiler de aynı şekilde program tarafından değiştirilecektir. Kullanıcı Tanımlı Sahalar: Parametre Kayıtlarında bulunan Saha Tanımlamaları bölümünden tanımlandıktan sonra Saha Eşleştirmeleri kullanılarak cari ile eşleştirilen sahaların bulunduğu bölümdür. Tanımlanan müşteriler, Cari Sabit Kayıtlarında izlenebiliyorsa, bu müşteriler için yine Cari Sabit Kayıtlarında açılacak olan CRM Alanları başlıklı sayfada, burada tanımlı sahalar girilen bilgiler ile birilikte izlenebilir. Aday/ Fırsat Listesi: Bu bölümde üzerinde bulunulan müşteriye ait aday ve fırsatlar listelenmektedir. Aday/ Fırsat Listesi bölümünde yapacağınız seçime göre de, gridde müşteriye ait sadece aday, sadece fırsat ya da hepsinin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Müşteri bilgilerini klavyenizin F5 ya da araç çubuklarındaki Kaydet tuşlarını kullanarak kaydedebilirsiniz. Müşteri bilgileri ekranında, Netsis programlarının diğer ekranlarında alışıldığı şekilde, kayıtlı müşterilerin listelendiği ve izlenebildiği bir grid yoktur. Aday/Fırsat Listesi bölümündeki grid ise, müşteriye ait aday ve fırsatları içermektedir. Üzerinde bulunulan müşteri kaydına ait aday ve fırsat kayıtları ekranın diğer sayfalarına geçilerek yapılabilir. Aday/Fırsat Listesindeki kayıtlara çift tıklanarak, ilgili aday/fırsat kaydının giriş ortamına hızlı ulaşılabilir. Daha önceden Cari Sabit Kayıtlarında tanımlaması yapılan müşteriler için buradan ayrıca sabit bilgi tanımlanmasına gerek yoktur. İlgili müşteriye ait kod rehberden çağrıldığında, sabit bilgileri Cari Sabit Kayıtlarından gelecektir. ADAY Aday kavramı, ileri bir tarihte ürünü alma ihtimali olan kişi ya da firmalar için kullanılmaktadır.

21 Aday kayıtları, yürütülen pazarlama aktivitesi sonucunda ürün ya da hizmeti satın alma potansiyeli olan firmaların bilgilerinin girileceği bölümdür. Örneğin inşaat malzemeleri satan bir firma için inşaat şirketleri birer adaydır. Bu adaylar daha önceden yürütülen pazarlama aktiviteleri sonucunda firmaya kendileri başvurabileceği gibi, aday başvuruları sonucunda da birtakım aktiviteler yürütülebilir. Örneğin yürütülen reklam kampanyası sonucunda kişiler başvurabilir ya da telefonla ürün hakkında bilgi almak isteyen aday grupları için sonradan tanıtım toplantısı yapılabilir. Bu şekilde, yürütülen pazarlama aktiviteleri ile ürünler için potansiyel müşteriler kayıt altına alınabilmekte ve sonrasında aktivitelerin verilmliliği ölçülüp karşılaştırılabilmektedir. Bir müşteri için birden fazla aday tanımlaması yapılabilir. Burada bulunan sahaların kullanımları şu şekildedir: Aday Kodu: Tanımlanacak adaya ait kodun girileceği alandır. Parametre Kayıtlarında aday kodu için seri no takibi parametresinin işaretlenmiş olması helinde, sıradaki aday kodu program tarafından getirilecektir. Aday Sahibi: İlgili aday ile ilgilenecek satış temsilcisinin CRM kullanıcı kodunun girileceğpi alandır. bu kodun daha önceden Parametre Kayıtları/ Kullanıcı Tanımlamaları bölümünde tanımlanmış olması gerekmektedir. Pazarlama Aktivitesi: Adayın hangi pazarlama faaliyeti sonucunda firmaya başvurduğunun belirlendiği alandır. Burada Kayıt menüsünde bulunan Pazarlama Kayıtlarında tanımlanan pazarlama aktivite kayıtlarından biri girilebilir. Doğru bilgilerin girilmesi ile pazarlama aktivitelerinin gerçek performansının ölçülebilmesi sağlanabilir.

22 Satış Aşaması: Yürütülen aktiviteler sonucunda adayın hangi satış aşamasında olduğunun girildiği alandır. Seçilebilecek satış aşamaları, Parametre Kayıtları/ Satış Aşamaları bölümünde tanımlanmaktadır. Kayıp Neden: Satış Aşaması olarak 0-Kaybedildi seçilmesi halinde, bu sahada mutlaka kayıp nedeninin belirtilmesi gerekmektedir. Buraya girilecek bilgiler Parametre Kayıtları/ Kayıp Nedenleri bölümünde tanımlanmaktadır. Kapanış Tarihi: İlgili adaya yapılacak olası satış tarihinin girileceği alandır. Parametre Kayıtları/ Öndeğer Tanımlamaları bölümünde Kapanış Günü olarak öndeğer belirlenmesi halinde, girilen gün kayıt girilen günün tarihine eklenerek bu sahaya getirilecektir. Program tarafından getirilen tarih değiştirilebilir. Olasılık: Adaya satış yapılması ile ilgili tahmini olasılık değerinin girileceği alandır. Burada satışın tahmini kapanma tarihindeki olasılık değerinin girilmesi gerekmektedir. Satış Değeri: Adaya satış yapılması halinde tahmini satış tutarının ne olacağının girildiği alandır. Bilgi amaçlı bir saha olup boş geçilebilir. Açıklama: Adaya ait açıklama girişi için kullanılabilecek sahadır. Örneğin telefon görüşmesinin detayı gibi. Kullanıcı Tanımlı Sahalar: Parametre kayıtlarında bulunan Saha Tanımlamalarında oluşturulan sahalar Saha eşleştirmeleri kullanılarak Aday ile eşleştirilmesi ve tabloya eklenmesi halinde, aday tablosuna eklenen sahaların izlenebileceği bölümdür. Firmalar bu şekilde aday kayıtları ile ilgili takip etmek istedikleri bilgiler için sahalar tanımlayarak, kayıt girişi sırasında bu sahaları kullanabilirler. Aday Ürün: Müşteri için aday kaydı girişi esnasında, hangi stok için bu kaydın girildiği belirlenmektedir. Örneğin yeni çıkan bir ürün için pazarlama faaliyetleri gerçekleştirildiğini ve bu faaliyetler sonucunda firmaların bu ürünle ilgilendiğini varsayalım. Bu durumda firmalara ilişkin aday kayıtları açılmalı ve ürün bu bölümde belirtilmelidir. Sonuçta ilgili dönem için yapılacak satış tahminleri için burada girilen ürünlere ait fiyat ve miktar bilgileri baz alınacaktır. Parametre kayıtlarında Adayda otomatik fiyat işaretlenmiş ise stok fiyatları, faturalama modülündeki fiyat getirme algoritması ile, program tarafından getirilecektir. Ayrıca, Döviz takibi var parametresi işaretlendiğinde de stoklara ait döviz fiyatları da girilebilir. Teklif Oluştur: Seçili aday kaydından Satış Teklif belgesi oluşturulması için kullanılan butondur. Bu buton yardımı ile, Talep/Teklif modülüne geçilmeden teklif kaydı oluşturulması mümkündür. Program, aday kaydının oluşturulduğu müşteri koduna ait, aday kaydında bulunan ürünler için Satış Teklif belgesi düzenleyecektir. Fırsatlaştır: Girilen aday kayıtlarının manuel olarak fırsatlaştırılması için kullanılan butondur. Bu butona basıldığında, oluşturulacak fırsat kaydının kodu ve fırsat sahibi bilgileri sorgulanacaktır.

23 Parametre Kayıtları/Satış Genel bölümünde sorgulanan Aday/Fısat Ekipleri Ayrı parametresinin işaretli olduğu durumlarda Fırsat Sahibi sahası aktif gelecektir. Bunun sebebi de aday ve fırsatlar ile satış ekibinde bulunan farklı kişilerin ilgileniyor olmasıdır. Dolayısıyla fırsatlaştırma sırasında bu alana farklı CRM kullanıcısı girilerek fırsat kaydının bu kişiye atanması sağlanabilir. Ancak Aday/Fısat Ekipleri Ayrı parametresi işaretlenmediğinde, Fırsat Sahibi sahası pasif gelecektir. Böylece fırsat kaydı ile aday kaydının sahibi ilgilenmeye devam edecektir. Parametrelerde bulunan Fırsatlaştırma Kriterlerinin tanımlandığı durumlarda ise, bu buton kullanılarak fırsatlaştırma yapılmak istendiğinde, ilgili aday kaydının kriterlere uyup uymadığı kontrol edilecektir. Kriterle uyması halinde fırsatlaştırılabilir. Uymaması halinde ise, Seçilen aday, fırsatlaştırma kriterlerine uygun değil şeklinde bir uyarı gelecek ve işlem kesilecektir. Otomatik fırsatlaştırma kullanıldığı durumlarda ise, aday kaydı, fırsatlaştırma kriterlerine uyduğu zaman program tarafından fırsatlaştırma sorgusu gelecektir. Bu durumda kullanıcı bu kaydı fırsatlaştırabilir. Kritelere uyduğu halde fırsatlaştırılmamış adaylar daha sonra bu buton kullanılarak fırsatlaştırılabilirler. Fırsatlaştırılan aday kayıtları, Müşteri Bilgileri sayfasında Aday olarak izleneceklerdir. Ancak bu kayıtların durum bilgisi Fırsatlaştırılmış olarak değiştirilecektir. FIRSAT Aday kavramının, ileri bir tarihte ürünü alma ihtimali olan kişi ya da firma olduğu daha önce beliritilmişti. Fırsat kavramı ise, yine ürünü alma ihtimali olan kişi ya da firmalar için kullanılmaktadır. Ancak, fırsat kayıtlarında, ürünün satılması ihtimali aday kayıtlarına göre daha yüksektir. Ayrıca, bu firmalara, satışa yönelik aktiviteler gerçekleştirilmiş ve satış aşaması olarak daha ileri noktalara gelinmiştir.

24 Fırsat sayfası, Aday kaydından fırsatlaştırılan kayıtların izlenmesi ve değiştirilmesi ya da doğrudan fırsat kaydı girişi için kullanılan bölümdür. Firmalar tarafından belirlenmiş kriterlere sahip adayların program tarafından bu bölüme getirilmesi mümkündür. Bunun için yapılması gereken işlemler dökümanın Satış Genel ve Fırsatlaştırma Kriterleri bölümünde anlatılmaktadır. Bu bölümde bulunan sahaların kullanımları Aday kayıtlarında olduğu gibidir. Program tarafından ya da manuel oluşturulan Fırsat kayıtlarından Satış Teklif ya da Müşteri Siparişi oluşturulabilir. Teklif ya da sipariş oluşturmak için ekranın sol alt köşesinde bulunan butonlar kullanılmaktadır. Teklif ya da sipariş oluşturduğunda, belgenin üst bilgiler sayfasında, parametrelerde belirtilen ek açıklama sahalarından birine fırsat kodu atılmaktadır. Böylece, teklif ve sipariş kaydından itibaren olan satış süreci boyunca fırsat kaydı ile ilişki sağlanmış olur. Fırsat kaydından sipariş oluşturulduğunda, ilgili fırsat kaydının satış aşaması satıldı olarak değişir. Fırsat kaydının satış aşaması Satıldı ise, ilgili kayıt için değişiklik yapılamayacak, sadece izlenebilecektir. Fırsat kaydının girildiği müşteri ilk kez olarak Müşteri Yönetim Sistemi modülünde tanımlanmış ise, Cari Sabit Kayıtlarında bu müşteriye ait bilgiler izlenemeyecektir. Ancak bu müşteri için CRM den girilen Fırsat kayıtlarından sipariş oluşturulduğunda, ya da yine CRM den oluşturulan teklifler Talep/Teklif modülünden siparişleştirildiğinde, ilgili müşteri kodunu Cari Sabit Kayıtlarında görmek mümkün olacaktır.

25 İRTİBAT İlgili müşteride irtibata geçilebilecek kişilere ait bilgilerin kaydedilmesi için kullanılan bölümdür. Bir müşteri için birden fazla irtibat bilgisi girilebilir. Toplu e posta gönderiminin yapılabilmesi için burada bulunan sahasına ilgili firmada yetkili kişinin e-posta adresinin girilmesi gerekmektedir. Bunun dışındaki sahalar bilgi amaçlıdır. SATIŞ AKTİVİTESİ Satış Otomasyon Kaydı bulunan müşteriler için gerçekleştirilen satış aktivitelerine ait bilgilerin girilmesi için kullanılan bölümdür.

26 Aktiviteler Müşteri, aday, ya da fırsat kayıtları için ayrı ayrı girilebilmektedir. Böylece, aktivitelerin hangi aşamada, tarihte ve kimin tarafından gerçekleştirildiği izlenebilmekte ve raporlanabilmektedir. Ayrıca, aktiviteler parametre kayıtlarında yapılan tanımlamalara göre tipleri bazında gruplandırılabilir. Burada bulunan sahaların kullanımı şu şekildedir: Aktivite Kodu: Tanımlanan aktiviteye ait kodun girileceği alandır. Kod bilgisi elle de girilebileceği gibi, Parametre Kayıtlarının Şirket Ayarları bölümünde Seri No Takibi sahasında gerekli tanımlamalar yapıldığında, kod bilgisinin program tarafından getirilmesi de sağlanabilir. Aktivite Adı: Tanımlanan aktivitenin adının girileceği sahadır. Aktivite Yapan: İlgili aktiveteyi gerçekleştiren ve bu aktiviteden sorumlu olan kişiye ait CRM kullanıcı kodunun girildiği alandır. Bu kullanıcının daha önceden Parametre Kayıtlarında bulunan Kullanıcı Tanımlamaları bölümünde tanımlanmış olması gerekmektedir. Aktivite Yapılan Aday/Fırsat/Müşteri: Satış Otoamasyon Kayıtlarında, bir müşteriye bağlı birden fazla aday ve fırsat kaydı oluşturulabilmektedir. Satış aktivitesini girerken de bu aktivitenin hangi kayıt için gerçekleştirildiğinin belirlenmesi gerekmektedir. Eğer aktivite müşteri için yapılıyor ise, bu sahada Müşteri seçilmelidir. Aktivitenin aday veya fırsat kayıtları için gerçekleştiği durumlarda ise, ilgili tip combobox tan seçildikten sonra, sahanın sağ tarafında, ilgili aday ya da fırsatın kodu sorgulanacaktır. Kayıt Tarihi: Satış Aktivitesinin sistem kayıt tarihinin girildiği alandır. Günün tarihi buraya program tarafından getirilecektir. İstenirse değişiklik yapılabilir. Aktivite Tarihi: Satış Aktivitesinin gerçekleştiği ya da planlanan gerçekleşeceği tarihin girileceği alandır. Günün tarihi buraya program tarafından getirilecektir. İstenirse değişiklik yapılabilir.

27 Aktivite Tipi: Girilen aktivitenin tipinin belirleneceği sahadır. Parametre Kayıtlarında tanımlanan Satış Aktivite Türlerinden birisi, sahanın sağ tarafında bulunan aşağı ok tuşu yardımıyla seçilebilir. Boş geçilemez. Durumu: Satış aktivitesinin durumunun rapor amaçlı olarak belirlendiği alandır. Aktivite durumu olarak Açık veya Kapalı seçilebilir. Açıklama: Satış Aktivitesine ait detaylı bilgi girişi yapılabilecek alandır. Yukarıdaki sahalara bilgi girişi yapılarak kaydedilen aktiviteler, Aktivite Tarihçe bölümünde izlenebilmektedir. Aktivite Tarihçe başlığının solunda bulunan artı (+) tuşuna basıldığında, grid bölüm kaldırılacaktır. Bu tuşa tekrar basılarak gridin gelmesi sağlanabilir. ÖZET BİLGİLER Müşteri Bilgileri sayfasında seçilen müşteri için özet bilgilerin izlendiği bölümdür. Bu sayfada, ilgili müşteri için toplam girilen aday ve fırsat sayılarının yanı sıra, gerçekleştirilen satış aktivitesi miktarı gösterilmektedir. Ayrıca bu müşteriye CRM aktiviteleri sonucunda kesilen faturaların tutar ve diğer detay bilgileri bu bölüm kullanılarak izlenebilir. Temel Bilgiler bölümünde ilk olarak, açık ve kapalı olmak üzere, ilgili müşteri için girilen toplam aday, fırsat ve satış aktivitesi sayısı verilmektedir. işaretinin bulunduğu ilk satırda açık, işaretinin bulununduğu ikinci satırda da kapalı kayıtların miktarı verilmektedir. Kapalı Aday kaydı, üzerinde işlem yapılmayacak olan, kaybedilmiş, teklif oluşturulmuş ya da fırsatlaşmış aday kayıtlarını ifade etmektedir. Kapalı Fırsat kaydı ise, üzerinde işlem yapılamayacak olan kaybedilmiş, teklif ya da sipariş oluşturulmuş fırsat kaydı demektir. En alt satırda da toplam aday, fırsat ve satış aktivitesi miktarı bulunmaktadır. Toplam Sat Fat Tutarı alanında, fırsat kayıtlarından oluşturulan satış faturalarının toplam tutarı izlenebilir. Toplam Al Fat Tutarı sahasında ise,

28 Crm aktiviteleri sonucunda yapılan satışlardan, iade olarak gelen ürünlerin fatura toplamları verilmektedir. Toplam Al Fat Tutarı sahasında, Parametre Kayıtlarının Şirket Genel sayfasında bulunan İadeler dikkate alınsın parametresinin işaretli olduğu durumlarda bilgi bulunacaktır. Ekranın sağ tarafında ise, grafiksel olarak, Kayıp Fırsat (satış ihtimali kalmamış), Açık Fırsat (hala satış ihtimali olan fırsat) ve gerçekleştirilen satış tutarları verilmektedir. Fatura Listesi başlıklı gridde ise, CRM kayıtlarından oluşturulan satış ve iade faturalarını izlemek mümkün olacaktır. Fatura bilgilerinin bu bölümde izlenebilmesi için, fatura belgelerinin oluşturulmasından önce mutlaka, Parametre Kayıtlarının Satış Genel bölümünde bulunan Teklif/Sipariş/Fatura için kullanılacak ek saha parametresinde ek alan seçimi yapılmış olması gerekmektedir. Aksi takdirde, fatura belgeleri ile CRM kayıtları arasında bağlantı kurulamayacaktır. HEDEF GİRİŞİ Müşteri Yönetim Sistemi modülünde, satış ekipleri oluşturulduktan sonra, bu kişilerin hedeflerinin belirlenmesi için Hedef Girişi bölümü kullanılmaktadır. Hedef Girişinde yapılan tanımlamalara göre, satış temsilcilerinin performansları ölçülebilecektir. Satış ekibi tanımlanırken oluşturulacak hiyerarşiye göre, her kullanıcı kendi altındaki kullanıcıların hedeflerini girecek ve izleyebilecektir. Alt Organizasyon Hedef Girişi; Normal kullanımda, programa giren kullanıcı, kendisine doğrudan ya da dolaylı olarak bağlı kullanıcılar için hedef girebilir. Ancak Parametre Kayıtlarının Satış Genel bölümünde bulunan Tek Seviyeli Hedef parametresi işaretlendiğinde, kullanıcı sadece kendisine doğrudan bağlı satış temsilcilerini ekranda görüp sadece bu kişiler için hedef girebilir. Bu parametrenin işleyişini örnek ile açıklayalım. Tanımlanan satış ekibi aşağıdaki gibi olsun: Buna göre, Ali ve Burak kullanıcıları Ahmet kullanıcısına, Murat ise Ali kullanıcısına bağlıdır. Dolayısıyla Ahmet kullanıcısına doğrudan bağlı olan kullanıcılar Ali ve Burak tır. Ali ise dolaylı yoldan Ahmet e bağlıdır. Bu durumda Tek Seviyeli Hedef parametresinin işaretlenmesi halinde, Ahmet

29 kullanıcısı ile programa girip Hedef Girişine gelindiğinde, ekranda sadece Ali ve Burak kullanıcıları görülecektir. Murat kullanıcısının hedefini sadece Ali kullanıcısı girebilecektir. Ancak bu parametre işaretli olmadığında, Ahmet kullanıcısı tüm altında bulunan kişileri Hedef Girişi menüünde görebileceğinden, herbiri için hedef girişi yapabilecektir. Toplam ve Kendine Ait Hedefler; Hedef girişinin kullanım mantığı şöyle açıklanabilir. Satış temsilcisi bu ekranda, kendisine bağlı organizasyona hedef girişi yapar. Yani kendisine verilen hedefin bir kısmını, tamamını ya da üzerinde bir rakamı, kendi alt organizasyonuna dağıtır. Dağıtımı yaparken, kendisine, kendi amiri tarafından atanmış olan toplam hedefi izleyebilir. Hedef giriş ekranında, Toplam satırında, kişinin kendi alt organizasyonu için girdiği hedeflerin toplamı, hemen altındaki satırda ise, kişinin kendisine amiri tarafından atanmış toplam hedef izlenebilmekte ve kıyaslama yapılarak, alt organizasyonun hedefleri düzenlenebilmektedir. Toplam ve kendine ait hedef satırları üzerinde kullanıcı düzeltme yapamaz. Yıllık Hedef Girişi; Hedef girişi yapılırken, Yıllık başlıklı sütuna, kişilerin yıllık hedefleri girilmelidir. Yıllık hedefin aylara dağıtılması ise, Parametre Kayıtlarının Satış Genel bölümünde yapılan Hedef Oran Tanımlamalarına göre program tarafından yapılacaktır. Hedef Oran Tanımlamalarında girilen aylık oranlar, Hedef Girişi ekranında Toplam satırının hemen üstünde gösterilir. Kaydet butonu ile burada yapılan tanımlamalar kaydedilebilir. PAZARLAMA Gerçekleşen ya da gerçekleşmesi beklenen pazarlama aktivitelerinin kayıt altına alınması için kullanılan bölümdür. Pazarlama aktivitelerinin kayıt altında tutulmasının faydası, ileri bir tarihte, geçmişte yapılan aktivitelerden başarılı olanlarının tespit edilmesini sağlamasıdır. Satış Kayıtlarında Aday ya da Fırsat kaydı girişi esnasında sorgulanan Pazarlama Aktivite Kodunun girilebilmesi için, ilgili aktivitenin öncelikle bu bölümde tanımlanması gerekmektedir. Aday ve Fırsat kayıtlarının hangi aktiviteler sonucunda oluştuğu satış kayıtlarında belirlendiğinden, pazarlama aktivitelerinin, olası satış tutarları ya da kazandırdıkları aday/fırsat sayısının raporlanabilmesi mümkün olacaktır. Bu yüzden, pazarlama aktivitelerinin performanslarının doğru olarak değerlendirilebilmesi için mümkün olduğunca detaylı bir şekilde tanımlanmış olmaları gerekmektedir. Pazarlama Kayıtları üç bölümden oluşmaktadır. Bunların herbirinin kullanımları aşağıda açıklanmaktadır. Pazarlama Aktivite Kaydı

30 Pazarlama Aktivite Kaydı sayfası, pazarlama aktvitelerine ait sabit tanımlamaların yapıldığı bölümdür. Pazarlama Aktivite Kaydında, tüm aktiviteler için kod verilerek bu aktiveteleri hangi satış temsilcisinin gerçekleştirdiği belirtilmektedir. Ayrıca, Parametre Kayıtlarında bulunan Pazarlama Aktivite Türleri bölümündeki tanımlamalar kullanılarak, aktiviteler türlerine göre gruplandırılabilmektedir. Böylece, firma tarafından gerçekletirilen ya da ileride gerçekleştirilmesi beklenen tüm aktivitelere ait bilgilerin raporlanması mümkün olacaktır. Burada bulunan sahaların kullanımı şu şekildedir: Aktivite Kodu: Tanımlanan pazarlama aktivitesine ait kodun girileceği alandır. Yeni bir aktivite tanımlanırken, kod bilgisinin bu sahaya program tarafından getirilmesi sağlanabilir ya da kullanıcı tarafından elle kod girişi yapılabilir. Aktivite kodunun program tarafından getirilebilmesi için Parametre Kayıtları/ Şirket Ayarlarında bulunan Seri No Takibi bölümünde gerekli tanımlamalar yapılmalıdır. Aktivite İsmi: Tanımlanan aktivitelerin ayırt edilebilmesi için isim girişinin yapılacağı sahadır. Aktivite Türü: Bu saha, tanımlanan aktivitenin tiplari bazında belirli gruplar altında toplanabilmesi için kullanılmaktadır. Bunun için olası aktivite tiplarinin daha önceden Parametre Kayılarında bulunan Pazarlama Aktivite Türü bölümünde tanımlanmış olması gerekmektedir. Aktivite Türü sahası boş geçilemez. Aktivite Sahibi: Aktiviteyi gerçekleştiren ve aktiviteden sorumlu olan kullanıcıya ait CRM kullanıcı kodunun girileceği sahadır. Aktivite kaydı girişi esnasında, kaydı giren kullanıcıya ait CRM kullanıcı kodu program tarafından bu sahaya getirilecektir. İstenirse buraya, programın getiridiğinden farklı bir kullanıcı kodu da girilebilir. Durum: İlgili aktivitenin durumunun bilgi amaçlı olarak belirlendiği alandır. Sahanın sağ tarafında bulunan aşağı ok işaretine basıldığında seçilebilecek durum bilgileri listelenecektir. Burada, Planlı, Plansız, Geçerli, İptal veya Tamamlandı durumlarından birisinin mutlaka seçilmesi gerekmektedir. Boş

31 geçilemez. Kayıt Tarihi: Pazarlama Aktivitesinin sisteme kayıt tarihinin ya da başlangıç tarihin girileceği alandır. İleride gerşekleşmesi beklenen bir aktivite tanımlanıyor ise, buraya ileri bir tarih verilebilir. Bitiş Tarihi: Aktivitenin bittiği tarihin girileceği alandır. Açıklama: Tanımlanan aktiviteye ait açıklama girilebilecek sahadır. Beklenen Gelir: İlgili aktivitenin gerçekleşmesi sonucunda, elde edilmesi beklenen gelirin, bilgi amaçlı olarak girileceği sahadır. Planlanan Bütçe: İlgili aktivitenin gerçekleştirilebilmesi için plananan bütçe tutarının bilgi amaçlı olarak girileceği alandır. Gerçek Bütçe: İlgili aktivitenin gerçekleştirilmesi için ödenen tutarın bilgi amaçlı olarak girileceği alandır. Pazarlama Not Kaydı Bu bölüm kullanılarak, tanımlanan pazarlama aktiviteleri için birden fazla not kaydı girilebilir. Not kayıtlarında detaylı açıklama girişi ve resim dosyası ekleme olanağı mevcuttur. Pazarlama Aktivite Özet Bilgileri Pazarlama Kayıtlarının son sayfası olan Pazarlama Aktivite Özet Bilgilerinde ise, tanımlı aktivitelerin performanslarının tutarsal ya da miktarsal olarak izlenmesi için kullanılmaktadır.

32 Aday ya da fırsat kayıtları girilirken, ilgili kaydın hangi pazarlama aktivitesi sonucunda oluştuğu belirtilmektedir. Dolayısıyla, herhangi bir aktivite sonucunda kaç adet aday ya da fırsat oluştuğu, bunlardan ne kadarının keybedildiği, ya da kaç aday kaydının fırsat haline getirildiği bu bölümde izlenebilecektir. Ayrıca, aday ve fırsat kayıtlarında girilen ürüne ait fiyat ve miktar bilgilerinden yola çıkılarak, aday ve fırsat kayıtları için tutarsal bilgiler de burada verilmektedir. İŞLEMLER Müşteri Yönetim Sistemi modülünde bulunan işlem seçenekleri ile, kullanıcıların gerçekleştirdikleri belirli işlemleri daha hızlı olarak yapabilmeleri amaçlanmıştır. HIZLI DEĞİŞİKLİKLER Aday, Fırsat ya da Müşteri Bilgilerinde bulunan sahalarda hızlı olarak değişiklik yapılabilmesi için kullanılan bölümdür. Hızlı Değişiklikler menüsünde Aday Değişiklik, Fırsat Değişiklik ve Müşteri Bilgileri Değişiklik olmak üzere 3 ayrı alt menü başlığı bulunmaktadır. Bu alt menülerin temel işleyişi aynı olmakla beraber, farklı kayıt tipleri için kullanılmaktadırlar. Aday, Fırsat ya da Müşteri Bilgilerinden hangisinde değişiklik yapılması isteniyorsa, ilgili alt menü seçilmelidir.

33 Hızlı Değişiklik işlemlerinde bulunan Aralık/Maske sayfası, değişiklik yapılacak kayıtlar için sadece kısıt verilmesi amacı ile kullanılmaktadır. Değiştir Sayfasında ise toplu olarak değiştirilmesi istenen saha seçilip, sahanı alacağı yeni değer belirtilmelidir. Böylece, verilen kısıta uyan tüm kayıtlara, ilgili saha için belirtilen değer atılacaktır. Bu işlemin kullanımı Cari ve Stok modüllerinde bulunan Hızlı Değişiklik işlemi ile aynıdır. Daha detaylı bilgiyi Cari Modül kitabında bulabilirsiniz. ŞABLON TANIMLAMA Toplu E-Posta Gönderimi/Basım işlemi ile toplu olarak gönderilecek e-posta veya basımı yapılması istenen bilgiler için şablonların tanımlanacağı bölümdür.

34 Bu bölümde birden fazla şablon tanımlanarak, farklı durumlar için farklı şablonların kullanılabilmesi mümkündür. Örneğin, müşterilere indirime giren ürünleri bildirmek için bir şablon, firmanın kendi kullanımı için müşteri bilgilerinin basımında kullanılmak üzere ayrı bir şablon tanımlanabilmektedir. Bu bölümde bulunan sahaların kullanımları aşağıda açıklanmıştır. Şablon Kodu: Tanımlanan şablona ait kod bilgisinin girileceği sahadır. Maksimum sekiz karakterlik ve alfanümerik kod girişi yapılabilir. Şablon Adı: Tanımlanan şablona verilecek ismin girileceği alandır. Burada şablonun ne için hazırlandığına dair yapılacak bir açıklama, kullanımda kolaylık sağlayacaktır. Tablo Alanları: Bu bölümde, basım veya e-posta gönderimi sırasında program tarafından kayıtlardan getirilmesi istenebilecek sahalar bulunmaktadır. Sahaların şablona eklenmesi için, metin içinde bulunması istenen yere fare ile sürüklenmesi yeterlidir. Yukarıdaki örnekte bulunan CARI_ISIM sahası bu şekilde Tablo Sahaları bölümünden şablona eklenmiştir. Bu durumda, basım veya toplu gönderim işlemlerinde, ilgili cari hesabın ismi program tarafından şablondaki yerine yazılacaktır. Araç Çubukları Metin girişinin üstünde bulunan araç çubukları ile, yazılan metinin yazı karakteri, rengi, boyutu gibi biçimsel değişiklikler yapılabileceği gibi, metine resim dosyası, tablo, madde imi ya da link eklenmesi mümkündür.

35 TOPLU E-POSTA GÖNDERİMİ/BASIM Bu işlem seçeneği ile, daha önceden hazırlanmış şablonlar kullanılarak, belirli bir pazarlama aktivitesine yönelik olarak toplu e-posta gönderimi ya da basım gerçekleştirilebilir. İşlem çağrıldığında ilk olarak toplu gönderimin ya da basımın gerçekleştirildiği aktivitenin tanımlanması için Pazarlama Aktivite Kaydı sayfası gelecektir. Her toplu e-posta gönderimi ya da basımı için yeni bir pazarlama aktivitesi kaydedilmelidir. Burada daha önceden yapılan tanımlamalar çağrılamamaktadır. Bu sayfada yapılacak tanımlama, Pazarlama Aktivite Kayıtlarında anlatıldığından, tekrar bahsedilmeyecektir. Tanımlama yapıldıktan sonra Tamam butonuna basıldığında Toplu E-Posta Gönderimi/Basım işleminin yapılacağı şablonun belirlendiği Şablonlar başlıklı sayfaya geçilir.

36 Burada bulunan sahaların açıklamaları şu şekildedir: Şablon Kodu: Gönderimi ya da basımı yapılacak şablonun seçildiği alandır. Bu sahada bulunan rehbere basıldığında, daha önceden Şablon Tanımlamadan oluşturulan şablonlara ulaşılabilir. Tanımlı şablonlardan biri seçildiğinde, şablon, ekranın alt kısmından izlenebilecektir. E-Posta Başlığı: İşlem ile toplu e-posta gönderiminin yapılacağı durumlarda, e- posta başlığının (konusunun) girileceği alandır. Dosya Eki: İşlem ile toplu e-posta gönderiminin yapılacağı durumlarda, e-posta ile birlikte ekli dosya gönderilecek ise, ilgili dosya isminin girileceği alandır. Sahanın sağ taradında buluna Gözat butonu ile dosya yeri belirlenerek seçilebilir. Genel Kısıtlar sayfasında da, gönderim ya da basım işleminin hangi kayıtlar için gerçekleştirileceği belirlenmelidir. Toplu gönderim ya da basım işlemi, Satış kayıtlarında bulunan Aday, Fırsat ya da Cari hesaplar için yapılabilmektedir. Ancak işlem tek bir seferde bu kayıt tiplerinden sadece biri için gerçekleştirilebilir. Cariler seçeneğinin işaretlenmesi halinde, sadece Cari modülde izlenebilen cari hesaplar için işlem yapılabilecektir. Yani, CRM den girilen müşteri bilgileri için satış işlemi yapılmadığında bu bilgiler Cari modülde izlenemeyeceğinden, Cariler seçeneği ile e-posta gönderimi ya da basım yapılamayacaktır. Kısıt sayfası, işlemin gerçekleştirileceği aday, fırsat ya da müşteri bilgilerinden özellikle kısıt verilmesi istenen bir saha var ise kullanılmaktadır.

37 Önizleme/Seçim sayfasında, verilen kısıtlara uygun kayıtlar gelecek ve bunların içinden gönderim ya da basım yapılması istenen kayıtlar seçilebilecektir. Bu bölümde e-posta adreslerinin listelenebilmesi için Satış Kayıtlarında bulunan İrtabat sayfasındaki alanına e-posta adres bilgilerinin girilmesi gerekmektedir. Aksi takdirde işlem yapılamayacaktır. Bu bölümden girilen e- posta adresleri, Cari E-Posta Kayıtları bölümünden izlenebilir. Hepsi butonuna basıldığında, listelenen kayıtların herbiri işaretlenecek, Hiçbiri butonuna basıldığında da tüm işaretler kaldırılacaktır. Gönderim Seçimi olarak Eposta, Basım ve Fax seçenekleri bulunmaktadır. Burada Eposta seçeneğinin işaretlenmesi halinde, seçilen adreslere eposta gönderilecektir. Basım seçeneği ile de seçilen kayıtlar için, belirlenen şablona göre yazıcıdan basım yapılabilmektedir. Fax seçeneği seçilen kayıtlara toplu olarak fax gönderimi için kullanılacak olup şu an desteklenmemektedir. E-posta gönderimi ya da basımı için Gönder butonu kullanılmaktadır. Basım seçeneği işaretlenip Gönder butonuna basıldığında, basım ayarlarının yapılması için ekran açılacaktır. Basım için, işlemin yapıldığı bilgisayarda default

38 olarak belirlenen yazıcı kullanılmaktadır. RAPORLAR 1- MONITORING Bu rapor ile, yıllık, dönemlik, aylık ya da haftalık olarak, satış temsilcisi bazında aday ve fırsat kayıtlarının, yapılan satışlara ait bilgilerinin ve gerçekleştirilen aktivete kayıtlarının izlenmesi mümkündür. Ayrıca, satış temsilcisi bazında belirlenen hedef, gerçekleştirilen tutar ve ağırlıklı toplam da izlenebilecektir. Bunun yanında, satış temsilcileri ilgili dönem için tahmini satış tutarlarını yine bu bölümü kullanarak girebilmektedirler. Monitoring ekranında bulunan sahaların kullanımı aşağıda açıklanmıştır. FİLTRELEME CRM Monitoring ekranında bulunan Filtreleme bölümü, raporlanacak veriler için dönem ve satış temsilcisi bazında kısıt verilmesi için kullanılmaktadır. Filtreleme, tüm Monitoring sayfalarında gelecek olup, bilgiler burada verilen kısıtlara göre getirilecektir. Filtrelemede bulunan sahalar ve kullanımları şu şekildedir: Yıl: Hangi yıla ait bilgilerin raporlanacağının belirlendiği sahadır. Dönem Tipi: Raporlanacak bilgilere baz olan tarihin neye göre belirleneceği bu sahada seçilmektedir. Dönem Tipi olarak, Hafta, Ay ya da Dönem seçilebilir. Hafta seçilmesi halinde, başlangıç ve bitiş tarihi aralığı olarak hafta numaraları, Ay seçilmesi halinde de ay bilgisi girileceği anlaşılmaktadır. Dönem ise 3 aylık çeyrekleri kapsamakta olup, raporun çeyrekler bazında getirilmesi için kullanılmaktadır. Başlangıç/Bitiş: Rapora esas olacak bilgiler için başlangıç ve bitiş döneminin belirlendiği sahadır. Dönem Tipi sahasında belirlenen değere göre burada seçilecek dönem bilgisi değişmektedir. Dönem tipinde Hafta seçilmesi halinde bu sahalarda hafta numaraları, Ay seçilmesi halinde ay isimleri, Dönem seçilmesi

39 halinde de Q1-Q4 arasındaki dönem bilgileri gelecektir. Grup: Hangi satış temsilcisine ait bilgilerin getirileceğinin belirlendiği alandır. Burada satış temsilcisi seçildikten sonra, eğer bu kişiye bağlı farklı satış temsilcileri de var ise, bu kişilere ait bilgiler de getirilecektir. Yani, Grup sahasında en üst kademedeki kişi seçildiğinde, satış ekibinde bulunan tüm kullanıcılara ait bilgilerin izlenmesi mümkün olacaktır. Bu şekilde, fatura belgeleri dışındaki aday, fırsat, aktivite ve hedef bilgileri izlenebilmektedir. ÖZET BİLGİLER Özet Bilgiler bölümü, Filtrelemede seçilen dönem ve grup için gerçekleştirilen fırsat kayıtları ve gerçekleştirilen satışlara ait bilgiler ile seçilen satış temsilcisinin başarı oranı izlenebilecektir. Fırsat Adet Bilgileri: Bu bölümde, kapanan, kalan ve toplam fırsat miktarı verilmektedir. Kalan fırsat, seçilen dönemde, henüz beklemede olan faturalaşmamış fırsat anlamına gelir. Kapanan fırsat ise ilgili dönemde seçilen kullanıcının, fatura kaydı kesilmiş fırsat miktarını göstermektedir. Fırsat Tutar Bilgileri: Girilen fırsat kayıtlarına ait tutarsal bilgileri ile kişinin hedefinin izlenebildiği bölümdür. Burada bulunan sahalar: Toplam: İlgili dönemde, grup sahasında seçilen kullanıcıya ait henüz fatura belgesi oluşturulmamış fırsat tutarları toplamının gösterildiği sahadır. Ağırlıklı: Toplam sahasında dikkate alınan fırsat kayıtlarının ağırlıklı toplamının verildiği sahadır. Ağırlıklı toplam bilgisi, fırsat kaydının tutar bilgisi ile olasılık oranının çarpımları sonucu bulunmaktadır. Yapılan hesaplamayı bir örnek ile açıklayalım. İlgili dönemde girilen fırsat kayıtlarına ait tutar ve olasılık bilgileri aşağıdaki gibi olsun. Fırsat Kodu Olasılık Satış Değeri Olasılık * Satış Değeri Tutar FC * FC * Bu durumda bulunacak ağırlıklı toplam tutarı 3700 ( )olacaktır.

40 Bu şekilde bir hesaplama yapılmasının sebesi, sadece fırsat tutarlarının doğrudan toplamlarının alınmasının yeterli olmamasıdır. Bu tutarlarda satışlar gerçekleşmesi kesinleşmemiş olduğundan, gerçekleşme ihtimalleri göz önünde bulundurulmalıdır. Böylece, hedefin yaklaşık olarak ne kadarının tutturulacağının önceden tahmin edilebilmesi sağlanmaktadır. Hedef: Kişi için verilen hedefin ilgili dönem için olan kısmının gösterildiği sahadır. Satışlar: İlgili dönemde oluşturulan fatura belgelerinin tutarları ve kişinin ilgili dönem için satış tahmininin izlendiği bölümdür. Burda bulunan sahalar: Gerçekleşen: Seçilen dönemde, grup sahasında belirlenen kişinin fırsat kayıtlarından oluşturulan satış faturalarının toplam bilgisinin izlendiği bölümdür. Tahmini: Seçilen dönem için, kişinin Satış Tahmini ya da Satış Kanalı sayfalasından girdiği satış tahminin izlendiği bölümdür. Satış tahmininin ne şekilde oluşturulduğu, Satış Tahmini bölümünde anlatılmaktadır. Başarı Oranı: Kişinin, hedefinin ne kadarını gerçekleştirdiğini gösteren sahadır. Başarı oranı, gerçekleşen satışların kişinin hedefine bölünmesi ile bulunmaktadır. Gerçekleşen Satışlar: İlgili dönemde seçilen satış temsilcisine ait fırsat kayıtlarından oluşturulan fatura bilgilerinin izlendiği griddir. ADAY Raporun Aday başlıklı bölümünde, ilgili satış temsilcisi ve bu kişiye bağlı diğer satış temsilcilerinin girmiş olduğu aday kayıtlarının sayısı ve bu kayıtlara ait detay bilgiler listelenmektedir. Grid alana getirilen aday bilgileri için, Kısıtla/Sırala butonu kullanılarak kısıt verilmesi yada istenen bir sahaya göre sıralanması mümkündür. Bu butona basıldığında, CRM Kısıt/Sıralama başlıklı ekran açılacaktır.

41 Kısıt sayfasında aday kayıtlarında bulunan sahalara göre kısıt verilerek, gridde sadece bu kısıtlara uyan kayıtlar izlenebilir. Sıralama sayfasında ise istenen bir sahaya göre artan ya da azalan şekilde sıralama yapılması mümkündür. Sıralama yapılaması istenen sahanın solunda bulunan Onay sütunundaki X işaretinin durumuna getirilmesi ve Sıralama başlıklı sütunda sıralamanın ne şekilde yapılacağının belirlenmesi gerekmektedir. Verilen kısıtların ve sıralama şeklinin kaldırılması ve dolayısıyla tüm aday kayıtlarının Aday Koduna göre sıralı şekilde listelenmesi için Geri Al butonu kullanılmaktadır. Gridde bulunan sütunlardan sadece istenenlerin izlenmesi için, Sütun Kişiselleştirme butonu kullanılmaktadır.

42 Bu butona basıldığında, gridde bulunması istenen sütun başlıklarının listeleneceği ekran açılacaktır. Bu ekranda iken, gridde bulunması istenen sahalar seçilerek, Ekle butonu ile Gösterilecek Sahalar bölümünden eklenmelidir. Böylece, gridde sadece Gösterilecek Sahalar bölümündeki sahalara ait sütunlar olacaktır. Geri Al butonuna basıldığında, Sütun Kişiselleştirmede yapılan tanımlama geçersiz olcak ve grid ilk hali ile görüntülenecektir. Ayrıca, gridde bulunan aday kayıtlarından biri üzerinde çift klik yapıldığında, ilgili aday için satış kayıtlarındaki aday sayfası açılacaktır. Bu şekilde ulaşılan aday kayıtları sadece izleme amaçlı olup, üzerinde değişiklik yapılamaz. FIRSAT Fırsat başlıklı sayfada da satış temsilcisinin sahip olduğu fırsat kayıtlarına ait bilgiler bulunmaktadır. Burada gösterilen bilgiler için kısıt verilmesi ve gridin kişiselleştirilmesi, Aday ekranında olduğu gibidir. AKTİVİTE

43 Aktivite bölümü, satış kayıtlarında, ilgili satış temsilcisinin ve bu kişiye bağlı diğer satıştemsilcilerinin girmiş olduğu satış aktivitelerinin listelenmesi için kullanılmaktadır. Bu bölümde sadece, Satış Aktivite kaydında durum bilgisi olarak Açık seçilen kayıtlar gösterilmektedir. SATIŞ TAHMİNİ Satış Tahmini bölümünün kullanım amacı, dönem içinde, üst yönetimin dönemin ne şekilde kapanacağı ile ilgili bilgiyi sağlıklı bir şekilde edinebilmesidir. Bu bölümde satış temsilcileri, kendilerine ve alt organizasyonlarına ait bugüne kadar gelinen durumu denetleyerek, dönemin kapanması ile ilgili en kötü ve en iyi tahminlerini bir üst yöneticilerine bildirir. Bu ekranda kişi, kendisinin ve kendisine bağlı organizasyonun en son tahmin girilen tarihteki, toplam hedefini hedef sütununda, gerçekleşeni gerçekleşen sütununda, fırsat toplamını toplam sütununda ve fırsat ağırlıklı toplam bilgilerini ağırlıklı toplam sütununda özet olarak izleyebilmektedir. Yine kişi, kendisinin ve alt organizasyonundaki kişilerin, ilgili döneme ait en son yaptığı satış tahminlerini, en kötü, tahmin ve en iyi sütunlarında, ve bu tahminlerin yapıldıkları tarihi de tahmin tarihi sütununda izleyebilmektedir.

44 Şöyle ki, yukarıdaki örneğe göre, Ahmet kullanıcısı 26/10/2005 tarihinde, bu ekranda satış tahmini yapmıştır. Ancak, Murat kullanıcısı daha önceden herhangi bir tahmin bilgisi kaydetmediğinden, geçmişe ait toplam veya hedef bilgisi de izlenememektedir. Ekranın alt kısmında, kişinin kendine ait yeni bir tahmin girebileceği tek bir satır bulunmaktadır. Bu satırdaki ağırlıklı toplam, toplam, ve hedef bilgileri, raporun alındığı tarihte geçerli olan bilgilerdir. Satırda yeşil renkte olan En Kötü, Tahmin ve En İyi başlıklı hücreler ise, kişinin tahmin girişi için kullanılacaktır. Bu hücreler üzerinde iki kez tıklandığında, hücre aktif hale gelecek ve tahmin girişi yapılabilecektir. Gönder butonuna basıldığında ise, bilgiler, girildikleri tarih ile birlikte kaydedilecektir. Böylece satış temsilcisinin bir üst kademesindeki kullanıcı, bu tahminleri izleyebilecektir. Bu ekrana tekrar girildiğinde, kişinin en son tahmin bilgileri, tahmin tarihindeki toplam değerleriyle birlikte, ekranın üst bölümünde izlenebilecektir. Burada verilen toplam, ağırlıklı toplam ve hedef bilgileri, raporun Özet Bilgiler sayfasındaki gibi hesaplandığından burada tekrar anlatılmayacaktır. SATIŞ KANALI Satış Kanalı bölümünün kullanım amacı da Satış Tahmini bölümüne benzemekle birlikte, sadece harici satış organizasyonundan olan kişilere ait tahminlerin girişi yada izlenmesi için kullanılmaktadır. 2- SATIŞ RAPORU Satış Raporu, verilen tarih aralığında, seçilen satış temsilcilerinin hangi tarihlerde, hangi firmalara ve ne kadarlık satış yaptıklarının listelenmesi için kullanılan rapordur. 3- SATIŞ TAHMİNİ RAPORU

45 Satış Tahmini Raporu, satış temsilcilerinin, Monitoring den girerek kaydettiği dönemsel satış tahminlerinin ve gerçekleştirdikleri satışların hedefe göre oranının listelenmesi için kullanılan rapordur. 4- PERFORMANS RAPORU Performans Raporu, rapor ön sorgulamasında belirlenen dönem için, kişilere verilen hedeflerin ne kadarının gerçekleştiğinin yüzdesel olarak raporlanması için kullanılmaktadır. Rapor ön sorgulamasında tek bir kullanıcı seçilmesine karşın, raporda, seçilen kullanıcıya bağlı kişilere ait performanslarda listelenecektir. 5- ETİKET BASIMI Bu rapor, sadece Müşteri Yönetim Sistemi modülünde tanımlanmış olan müşterilere ait etiket basımı yapılması için kullanılmaktadır. Kullanımı Cari modülde bulunan Etiket Basımı ile aynıdır. 6- PAZARLAMA RAPORU

46 Pazarlama Raporu, raporun ön sorgulamasında verilen kısıtlara uyan tüm pazarlama aktivitelerine ait girilen tanımlama, not ve özet bilgilerin listelenmesi için kullanılan rapordur. 7- SATIŞ AKTİVİTESİ RAPORU Tüm satış süreci boyunca yürütülen satış aktivitelerinin listelenmesi için kullanılan rapordur. Fiyat [X] Ücretli [ ] Versiyon Yenileme Dağıtım Listesi [X] Dökümanlar [X] Dahili [X] Kanal [X] Müşteriler