ARIZA PROSEDÜRÜ (Ek Form 3)

Transkript

1 ARIZA PROSEDÜRÜ Bakanlık birimlerinde kullanılmakta lan ürünlerin arızalanması halinde arıza, arızalı ürünün bulunduğu birimden srumlu Bilgi İşlem Müdürlüğüne, Bilgi İşlem Şefliğine veya Bilgi İşlem Bürsuna kullanıcı tarafından telefn, faks veya e- psta ile bildirilir. Arıza bildirimi Bilgi İşlem Biriminde görevli Teknik Persnele ulaştığında; BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU nun (Ek Frm 3) bildirim e ilişkin ilk kısmı dldurulur. Uzaktan Müdahale: Arızanın türüne göre önce telefn veya kullanma izni ve imkânı varsa uzaktan bağlantı yapılarak arızaya müdahale edilir. Arıza giderilebilirse BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU nun müdahale ye ilişkin ikinci kısmı da yapılan işlem belirtilerek dldurulur, imzalanır ve çağrı kapatılır. Yerinde Müdahale: Arıza uzaktan müdahale ile giderilememişse arızanın lduğu birime gidilir ve arızaya yerinde müdahale edilir. (Önemli Uyarı: Müdahale yapılmadan önce arızalı ürünün garanti kapsamında lup lmadığı kntrl edilmeli ve garanti kapsamındaki ürünlere garanti şartlarını ihlal edecek bir müdahale yapılmamalıdır) Arıza giderilebilirse BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU nun müdahale ye ilişkin ikinci kısmı da yapılan işlem belirtilerek dldurulur, imzalanır, ilgilisine imzalatılır ve çağrı kapatılır. Garanti kapsamındaki ürünlerin arızası Bilgi İşlem Birimi imkânları ile giderilemezse; İlgili firmanın yardım masasına arıza bildirimi yapılır. Arıza bildirimi sırasında, arızalı ürünün seri numarası, kullanıcı bilgileri, arıza hakkında açık ve net bilgi ile kendi iletişim bilgileri belirtilir. Firmanın arızaya yerinde müdahalesini takip edilir ve yapılan müdahale, müdahale süresi ve narım süresi kayıt altına alınır. Firma arızayı yerinde çözememesi ve arızalı ürünün servis merkezine götürülmesi gerekirse, ürün teslim edilirken ARIZALI DONANIM TESLİM TUTANAĞI (Ek Frm 1) düzenlenir. Gerekiyrsa arızalı ürünün yerine, işin aksamaması için geçici ürün bırakılmasını sağlanır. Arızalı ürün, firmada narımda kaldığı sürece takip edilir ve şartnamesinde belirtilen süre içerisinde narımının tamamlanması sağlanır. Onarımı şartnamede belirtilen süre içinde yapılmayan ürün için tutanak tutulur ve şartnamesinde belirtilen miktar veya randa cezai şart uygulanabilmesi için tutanak Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Dnanım Bakım ve Destek Şube Müdürlüğündeki ilgili persnele gönderilir. Onarımı yapılan ürün, seri numarası ve arıza veya şikâyetin giderilip giderilmediği kntrl edildikten snra ARIZALI DONANIM KABUL TUTANAĞI (Ek Frm 2) düzenlenmek suretiyle teslim alınır. Ürün teslim alındıktan snra, açık lan arıza çağrısı ilgili firmanın web sayfası üzerinden gecikme lmadan kapatılır.

2 Ürün kullanıcıya teslim edilir ve BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU nun müdahale ye ilişkin ikinci kısmı da yapılan işlem belirtilerek dldurulur, imzalanır, ilgilisine imzalatılır ve çağrı kapatılır. Garanti kapsamında lmayan ürünlerin arızası Bilgi İşlem Birimi imkânları ile giderilemezse; Arızalı ürün için bir rapr hazırlanır. Bu raprda ürünün arızasının Bilgi İşlem Birimi imkânları ile giderilmesinin imkânı lmadığı ve ürünün arızasının, serbest piyasa kşullarında giderilmesinin uygun lduğu belirtilir. Raprun bir nüshası ilgili birime bırakılır. BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU nun müdahale ye ilişkin ikinci kısmı da yapılan işlem belirtilerek dldurulur, imzalanır, ilgilisine imzalatılır ve çağrı kapatılır. Faaliyet Raprları Bilgi İşlem Müdürlükleri, Bilgi İşlem Şeflikleri ve Bilgi İşlem Bürları BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMLARI na göre dlduracakları AYLIK ARIZA FAALİYET RAPOR FORMLARINI (Ek Frm 4) takip eden ayın ilk haftası içersinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında görevli persnele Excel tablsu frmatında e-psta ylu ile bildirir.

3 Ek Frm 1. ARIZALI DONANIM TESLİM TUTANAĞI *.. Seri numaralı ** e ait *** narımı için **** firması yetkilisine teslim edilmiştir. *****../../ 200 AÇIKLAMA: ****** TESLİM EDEN Bilgi İşlem Srumlusu Adı Syadı Ünvanı TESLİM ALAN Firma Yetkilisi Adı Syadı Firma Adı NOT: Teslim tutanağı iki suret larak düzenlenecek bir sureti Bilgi İşlem Birimi dsyalama planına uygun larak saklanacak ikinci sureti ise firma yetkilisine verilecek. * Arızalı ürünün seri numarası yazılacak. ** Ürünün kime ait lduğu yazılacak.( ÖRNEK: Hakim Turan AÇIKMEŞE veya 3.Sulh Ceza Mahkemesi Kalemi) *** Ürün ile ilgili bilgi yazılacak. (ÖRNEK: Tshiba Satellite L10 Dizüstü Bilgisayar veya Samsung ML1710 Yazıcı ) **** İlgili firmanın adı yazılacak. (ÖRNEK: DATATEKNİK Bilgisayar A.Ş.) ***** Ürünün teslim edildiği tarih yazılacak.

4 ****** Açıklama kısmında arıza hakkında bilgi yazılacak ve ürün ile birlikte teslim edilen yan dnanım ( flash bellek, şarj adaptörü, kabl vs.) belirtilecek, ürün üzerinde çizik, ezilme, kırılma veya hasar var ise belirtilecektir.

5 Ek Frm 2. ARIZALI DONANIM KABUL TUTANAĞI *.. Seri numaralı ** e ait *** narımı yapılarak **** firması yetkilisi tarafından çalışır vaziyette teslim edilmiştir. *****../../ 200 AÇIKLAMA: ****** TESLİM ALAN Bilgi İşlem Srumlusu Adı Syadı Ünvanı TESLİM EDEN Firma Yetkilisi Adı Syadı Firma Adı NOT: Kabul tutanağı iki suret larak düzenlenecek bir sureti Bilgi İşlem Biriminde dsyalama planına uygun larak saklanacak ikinci sureti ise firma yetkilisine verilecek. * Tamirden gelen ürünün seri numarası kntrl edilerek yazılacak. ** Ürünün kime ait lduğu yazılacak.( ÖRNEK: Hakim Turan AÇIKMEŞE veya 3.Sulh Ceza Mahkemesi Kalemi) *** Ürün ile ilgili bilgi yazılacak. (ÖRNEK: Tshiba Satellite L10 Dizüstü Bilgisayar veya Samsung ML1710 Yazıcı ) **** İlgili firmanın adı yazılacak. (ÖRNEK: DATATEKNİK Bilgisayar A.Ş.) ***** Ürünün teslim alındığı tarih yazılacak. ****** Açıklama kısmında servis snrası gerekli görülen bilgiler yazılacaktır.

6 Ek Frm 3. BİRİM ARIZA BİLDİRİM FORMU Arıza Bildiren Birim Arızalı Ürün Arıza Açıklaması DONANIM BAKIM DESTEK ŞÜBESİ MÜDÜRLÜĞÜ Markası Mdeli Seri N SAMSUNG ML YAZICI KAĞIT SIKIŞTIRIYOR Arıza Bildirimi Yapan Persnel Adı Syadı Telefnu Psta Adresi GÖKHAN ŞENTÜRK gkhan.senturk@adalet.gv.tr Bildirim Tarih/Saat :00 Arızaya Müdahale Eden Teknik Persnel Adı Syadı VEYSEL HIZARCIOĞLU Açıklama YAZICI KONTROLÜNDE KAĞIT SIKIŞIKLIĞI GÖRÜLDÜ. Müdahale Tarih/Saat :30 ARIZA GİDERİLEREK ÇALIŞIR DURUMDA TESLİM EDİLDİ. Snuç SORUNLA SIK KARŞILAŞILMASI NEDENİYLE GEREKLİ KONTROLLERİN YAPILMASI İÇİN İLGİLİ FİRMAYA ÇAĞRI AÇILDI. (REFERANS NO: 947) Müdahale Eden Teknik Persnel Sn Kullanıcı Adı SOYADI : İmza : Adı SOYADI : İmza :

7 Ek Frm 4. *** Excel tablsu larak hazırlanarak e-psta yluyla gönderilecektir.