DERNEKLER DAĠRESĠ BAġKANLIĞI

Transkript

1 T.C. ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞI ANKARA 2016

2 BaĢlamadan Önce İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığı, kapasitelerinin geliştirilmesi, kamu kurumları ile olan ilişkilerinin arttırılması ve karar alma mekanizmalarına aktif katılım sağlanması gibi çeşitli amaçlarla derneklerin faaliyetlerini desteklemektedir. Bu kapsamda Başkanlık, her yıl bütçe imkânları doğrultusunda derneklerce hazırlanan projelere destek vermektedir. Bakanlığın sağladığı mali destek Proje Karşılığı Hibe desteğidir. Proje Karşılığı Hibe ile belirli bir mali destek programı kapsamında nitelikleri net bir şekilde belirlenmiş olan potansiyel başvuru sahipleri önceden belirlenen konu ve koşullara uygun olarak proje teklifi sunmaya davet edilir. Ülke genelinde aktörlerin projelerinin Bakanlık tarafından fonlanması için öncelikle fikir ve amaçların Bakanlıkça belirlenen formata uygun olarak projelendirilmesi gerekmektedir. Bu kitapçıkta mali destek programı kapsamında projelendirme süreci ve özellikle başvuru formu ve bütçenin hazırlanması sırasında dikkat edilmesi gereken hususlar aktarılmaktadır. 2

3 Proje Hazırlanırken Nelere Dikkat Edilmelidir? Her fikir bir Proje Midir? Proje ile proje fikrini birbirinden ayırmak gerekir. Proje; Belirli bir yerde, Belirli bir zaman ve bütçe çerçevesinde, Bir baģlama ve bitiģ noktasına sahip, Hedeflenen belirli amaçların gerçekleģtirilmesine yönelik olarak planlanan faaliyetler bütünüdür. Tek bir etkinlik proje olarak değerlendirilemez. Proje, bir kaç etkinlik veya faaliyetin bir araya gelmesiyle, bazı sonuçların elde edilmesi ve bu sonuçlar aracılığıyla proje amacını oluşturan sorunun ortadan kalkmasını sağlamalıdır. Elde edilen sonuçların ölçülebilir ve sürdürülebilir olması gerekir. Proje yazımına başlamadan bazı ön hazırlıkların tamamlanması gerekmektedir. Proje teklifinizde çözmek istediğiniz sorun proje hazırlıklarına başlamadan önce çok iyi tanımlanmalı ve söz konusu soruna ilişkin araştırmalar ve çözümüne yönelik planlamalar yapılmalıdır, çözülmesi amaçlanan sorun ve belirlenen amaçların neye dayanarak ortaya konulduğu veri, istatistik, araştırma sonuçları kullanılarak temellendirilmelidir. Projeyi hazırlayan kişi, kurum ya da kuruluş söz konusu sorunun çözümü konusundaki kapasitesinin farkında olursa sorunun ne kadarını çözebileceğinin de farkında olacaktır. Ġstediğim Mali Destek Programına BaĢvurabilir Miyim? Proje içeriğinin tasarlanmasına yönelik gerçekleştirilecek ön çalışmanın yanı sıra dikkat etmeniz gereken bir diğer önemli nokta da söz konusu projeye ilişkin uygun fon kaynağının bulunmasıdır. İçişleri Bakanlığı nın ilan ettiği ve son başvuru tarihi geçmemiş olan bir mali destek programı varsa söz konusu mali destek programının temel dokümanı olan başvuru rehberini inceleyerek uygun başvuru sahibi olup olmadığınızı, uygulamayı düşündüğünüz projenin teklif çağrısındaki konulara ve önceliklere uygun olup olmadığını ve diğer şartları okuyarak söz konusu mali destek programı kapsamında başvurup başvuramayacağınıza karar vermelisiniz. 3

4 DĠKKAT!!! BaĢvuru rehberi temel dokümandır. Dikkatli bir Ģekilde okunmalı, rehberde yazılan kurallara riayet edilmelidir. Başvuru Rehberinde öncelikle aşağıdaki soruların cevaplarını aramalısınız: Uygun baģvuru sahibi misiniz? Dernek, Federasyon ve Konfederasyonlar baģvuru yapabilir. ġube ve temsilcilikler proje baģvurusu yapamazlar. Projenizin ele aldığı sorun/konu desteklenecek alanlara uygun mu? Projenizin konusu, Bakanlıkça belirlenen ve BaĢvuru Rehberinde yayınlanan konulara yönelik olması gerekmektedir. Projenizin süresi azami proje süresine uygun mu? Proje süresi, BaĢvuru Rehberinde belirtilen sürelere(1 aydan az 12 aydan fazla olamaz) uygun olmalıdır. Projenizin tahmini maliyeti destek miktarlarına uygun mu? Proje için talep edilen miktar, Bakanlıkça desteklenecek sınırlara uymalıdır.( 5 Bin Türk Lirası ile 150 Bin Türk Lirası arasında) 4

5 Proje Hazırlamanın Temel Adımları 1- Proje kapsamında çözülmesi amaçlanan sorunun/konunun ve belirtilen amaçların neye dayanarak ortaya konulduğunu varsa veri, istatistik ve araştırma sonuçları kullanarak gerekçelendiriniz. 2- Bu gerekçelendirmeye dayanan bir sorun analizi çerçevesinde projenizi temellendiriniz. Sorun analizi temel sorununuza neden olan alt sorunları belirlediğiniz süreçtir. 3- Neden-sonuç ilişkilerine dayanan sorun analizindeki olumsuz ifadelerin olumluya çevrilmesiyle hedef analizinizi oluşturunuz. Hedef analizindeki temel hedef (sorun) proje amacınız olacaktır. Temel amacınızın çözümüne katkıda bulunduğu hedef ise genel amacınız olacaktır. 4- Belirlediğiniz proje amacınızın gerçekleşmesi için yapılması gereken işleri listeleyerek önceliklendiriniz. Bu işler faaliyetleriniz olacaktır, seçilmiş olan faaliyetlerin ve bu faaliyetleri gerçekleştirirken kullanılacak olan yöntemlerin projenizin amaçlarına ulaşmak için gerekli ve doğru seçilmiş olmasına dikkat ediniz. Faaliyetleriniz, zaman planınız ve bütçeniz için temel oluşturacaktır. 5- Faaliyetlerinizin sonucunda gerçekleşenler sonuçlar olacaktır. Sonuçlar, ölçülebilir, net ve somut olmalıdır. Sonuçlar proje amacınıza ulaşmanızı da sağlamalıdır. Her bir temel faaliyetinizin bir sonucu olmalıdır. 6- Projenin önemli unsurlarından biri sürdürülebilirliktir. Proje bittikten sonra proje faaliyetlerinin ve yaratılan etkinin nasıl devam ettirileceğini yani sürdürülebilirliğini nasıl sağlayacağınızı önceden belirleyiniz. 7- Projenin başarısı için kilit noktalardan biri olan proje sorumlusunu ve çalışanlarını dikkatle oluşturunuz. 8- Yazacağınız her bilginin değerlendirmede nasıl kullanılacağını dikkate alacak şekilde yazılmasına titizlik gösteriniz. Yazılacak her bilgi değerlendirme aşamasında kritik rol alacaktır. 9- Başvurunuzu başvuru rehberinde belirtilen başvuru şekil ve şartlarına uygun olarak hazırlayıp Proje Destek Sistemi(PRODES) üzerinden bu kılavuzda belirtilen açıklamalara uygun olarak yapınız. Unutulmamalıdır ki baģvurular sadece PRODES te girilen bilgi ve belgeler üzerinden değerlendirilecektir. Bu nedenle bilgi ve belgeler mümkün olduğunca açık ve anlaģılır bir dille doldurulmalıdır. Mali Destek Programı BaĢvuru Rehberi Proje teklifinin hazırlanması için gerekli olan tüm bilgileri içeren temel belge başvuru rehberidir. 5

6 Başvuru rehberinde aşağıdaki konulara ilişkin ayrıntılı bilgiler yer alır: Destekten yararlanabilecek tüzel kişiler, Başvuruda bulunabileceklerde aranan şartlar, Başvuru ve yararlanma şekil ve şartları, Desteklenecek proje konuları, Destek kapsamında karşılanabilecek uygun maliyetler, Seçim ve değerlendirme kriterleri, Standart başvuru belgeleri ve diğer gerekli belgeler. DĠKKAT!!! Proje baģvuruları sadece Proje Destek Sistemi (PRODES) üzerinden yapılabildiği için proje baģvurusu yapmayı düģünen dernek, federasyon veya konfederasyon yetkilisinin DERBIS te kayıtlı bir kullanıcı olma zorunluluğu vardır. Bu kullanıcı hesabıyla giriģ yapan dernek yetkilisi, baģvuru rehberi ve bu dokümanda belirtilen bilgiler çerçevesinde web ortamı üzerinden proje baģvurusunu yapabilecektir. BaĢvuru Formu ve Bölümleri Başvuru formu, mali destek programları kapsamında sunulması tasarlanan proje ve projeyi uygulamayı düşünen başvuru sahibi, başvuru sahibinin işbirliği yapacağı kurum ve kuruşlar hakkında bilgilerin talep edildiği, proje faaliyetlerinin, projeye yapılacak ayni katkıların, proje takvimi ve bütçesinin yer aldığı dokümandır. Kılavuzun bu bölümünde başvuru formundaki her bir bölümün nasıl doldurulacağı açıklanacaktır. 6

7 1. Derneğe Ait Bilgiler; Sayfasının ilk kısmı Dernek İletişim Bilgileridir. Bu kısımdaki bilgiler; i. Dernek İletişim Bilgileri ii. Dernek Yönetim Kurulu Üyeleri iii. Derneğin Tüzükte Belirtilen Amacı iv. Derneğin Son 3 (üç) Yıla Ait Gelir Gider Durumu v. Derneğin Geçmişte Uyguladığı Projeler DERBĠS ten otomatik çekilir ve üzerinde oynama yapılamaz, herhangi bir değiģiklik veya düzeltme yapılacaksa, DERBĠS e girilip oradan bu düzeltmeler ve değiģiklikler yapılır. Bu alandaki yanlıģ bilgilerden BaĢvuru Sahibi sorumludur. 2. Projeye Ait Bilgiler Proje ile ilgili bilgilerin kullanıcılar tarafından elle giriş yapacağı alanlardır. Bu alanda; 2.1. Projenin adı; Proje adını projenize ilişkin küçük bir özet olarak düşünebilirsiniz. Projenize kısa, ilgi çekici, kolay anlaşılır bir başlık vermeyi tercih edebilirsiniz. Projenizin bu ad ile anılacağını unutmayınız. İyi bir proje adı proje hakkında kısa sürede genel bir resim çizer. Proje adınız proje teklifinizin içeriğini yansıtmak zorundadır. Bu nedenle adınızın proje teklifinizi doğru şekilde yansıttığından emin olunuz. Proje başlığınızda gerekli olmayan kelimeleri çıkarınız Projenin Amacı; Bu bölüm genel ve özel amacınıza ilişkin bilgileri verdiğiniz bölümdür. Genel amaç ve özel amacı detaylı olarak açıklayabilmek için bir temel soruna dayanan, sorun analizini yapmanız gerekmektedir. Sorun analizi, temel sorunun nedenleri araştırılarak yapılır. Sorunlar objektif verilere ve/veya kaynaklara göre belirlenmiş olmalıdır. Bu analizde kullanılan nedenler ne kadar somut verilere dayanırsa, proje genel amacınız ve proje özel amacınız o kadar somut olacaktır. Böylelikle proje gerçekleştikten sonra projenin söz konusu sorunun çözümünü nasıl sağladığı ya da çözümüne nasıl katkıda bulunduğunun doğrulayıcı göstergeleri net bir şekilde ortaya konulabilir. 7

8 Genel Amaç; Projenizle çözülmesine katkıda bulunacağınız genel soruna işaret eder. Önemli olan, projenizin genel amaca ulaşmak konusunda yapacağı katkıdır. Genel amacınızdan projenizin neden önemli bir proje olduğu anlaşılmalıdır. Dolayısıyla başvuru formunun bu kısmı projenizin çözümüne katkıda bulunacağı temel sorunu tanımlar. Anahtar Soru: Projenizin ele aldığı sorunun çözümü, hangi genel sorunun çözümüne katkıda bulunacaktır? Özel Amaç; Projenin gerçekleşmesi ile ulaşılmak istenen sonuçtur. Projeniz tamamlandıktan sonra ulaşılmasını istediğiniz durum, özel amacınızdan anlaşılmalıdır. Proje sonunda gerçekleştiğini ispat etmekle yükümlü olduğunuz bölümdür. Özel amacınızın, proje sonunda ulaşılabilir, ölçülebilir ve gerçekleştirilebilir nitelikte olması gerekir. Dolayısıyla kurumunuzun veya kuruluşunuzun kapasitesiyle orantılı, gerçekçi hedefler koymanız gerekir. Anahtar Soru: Projeniz hangi sorunu ele alıp çözmeye çalıģacaktır? Örneğin; Projenin Genel Amacı: Türkiye deki sivil toplumun kapasitesini artırmak Projenin Özel Amacı: Türkiye de ulusal ve uluslararası hibe fonlarına yönelik farkındalığı artırmak ve bu fonlara yönelik proje hazırlama kapasitesini geliģtirmek amacıyla derneklerin eğitilmesini sağlamaktır. Projenin amacı, kapsamı ve getireceği yararlar projede çok net anlatılmalıdır Projenin Konusu; Projenin, Bakanlıkça belirlenen ve Başvuru Rehberinde yayınlanan konulardan hangisi ile ilgili olarak hazırlandığının açıklandığı bölümdür Projenin Gerekçesi; Bu bölümünde projenize neden gerek duyulduğunu aktarmalısınız. Bu bölüm yazılmaya başlanmadan önce bazı hazırlıklar yapılmalıdır. Bu hazırlıklara öncelikli olarak değerlendirme raporları, istatistikler, anketler gibi ikincil kaynakların araştırılması ile başlayabilirsiniz. Böylece proje fikrine ilişkin ilgili taraflar açısından projenin nasıl algılandığı ortaya konulmuş olacaktır. Projeyi hazırlarken ve başvuru yaparken kullandığınız verilerin sağlam ve güvenilir kaynaklara dayandırılması projenizin sağlam temellere oturması açısından büyük önem taşımaktadır. Bu sebeple kullandığınız veriler için kaynaklarınızı belirtmeyi unutmayınız Projenin Hedefleri; Bu bölümde projenizin başvuru rehberinde belirtilen program amaç, konu ve önceliklerine ulaşmada nasıl bir katkısı olacağı belirtilmelidir. Projenizin genel ve özel amacı, ilgili mali destek programının genel amacına ve 8

9 önceliklerine uygunluk sağlamalıdır. Başvuru formunun bu bölümünde projenizin bu konularla ilişkisini açık, anlaşılır ve dolaysız bir biçimde ortaya koymalısınız. Projenizin hedefleri bir veya birden fazla olabilir. Ancak bu hedefler projenizin konusu ve destek programının amaçları ile örtüşmelidir Proje Süresi; Faaliyet planı zamanlama olarak gerçek tarihler üzerinden hesaplanmalı, başvuru sahiplerinin, ihtiyaten faaliyet planı takvimlerinde belirli bir zaman aralığını fazladan bırakmaları önerilmektedir. Faaliyet yapılmayan ay(lar) da, faaliyet planı ve proje süresine dâhil edilmelidir. BaĢvuru Rehberin göre; proje süresi 1 aydan az 12 aydan fazla olamayacağı unutulmamalıdır Proje Sorumlusu; Projeyi yürütme yetki ve sorumluluğu verilen kişiyi ifade etmektedir. Tam zamanlı çalışacak koordinatör projenin genel koordinasyonundan sorumlu olacaktır Projenin BaĢka Fonlara Sunulup Sunulmadığı; Projenin daha önce farklı fonlara sunulup sunulmadığı, sunulmuş ise hangi aşamada olduğu veya herhangi bir fonla desteklenip desteklenmediğinin açıklanması gerekmektedir Projenin Hedef Kitlesi; Bu bölümde hedef grup veya gruplarınız ile nihai yararlanıcılarınızı tanımlamalı ve bu grupların sayıları ve özellikleriyle ilgili bilgileri ortaya koymalısınız. Hedef Grup, projenizden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup, kurum, kuruluş veya kuruluşlardır. Nihai Yararlanıcılar, projeden uzun vadede, geniş anlamda toplumsal veya sektörel boyutlarda yarar sağlayacak olanlardır. Yukarıda geçen bilgiler doğrultusunda hedef gruplarınızı ve nihai yararlanıcılarınızı belirlemeli ve tanımlamalısınız. Hedef grubunuzun ve nihai yararlanıcıların sayı ve özellikleri ile ilgili bilgileri yeterli ayrıntıda belirtmeniz gerekmektedir. Hedef grubunuz daha dar ve doğrudan projenizden etkilenecek olanları içerir. Bu grubun ihtiyaçları temelinde projeniz şekillenir. Mümkünse tam sayılarının ve projenizden nasıl etkileneceklerinin yani projenizle ilgilerinin belirtilmesi gerekir. Nihai yararlanıcılar ise hedef grubunuzdan daha geniş ve dolaylı olarak projenizden etkilenecek olanları tanımlar. Anahtar Sorular: Projenizin hedef grubu kimdir, doğrudan ve en çok kim etkilenecektir? Bunlar yaklaģık kaç kiģidir? Projenizin dolaylı olarak etkileyeceği kiģi, kurum ve gruplar var mıdır? Projenizden olumsuz etkilenebilecek kiģi, kurum veya gruplar var mıdır? 9

10 2.10. Projenin Uygulanacağı Yerler; Projenin gerçekleşeceği ve faaliyetlerin yürütüleceği il, ilçe, mahalle ve/veya köyü belirtiniz. Anahtar Sorular: Projeniz hangi bölgede gerçekleģtirilecektir? Neden bu bölge seçilmiģtir? Projenizin gerçekleģeceği hedef bölgenin sizin ele alacağınız sorunları nelerdir? Bu bölge ve projenizin ele aldığı konuyla ilgili olarak, veri, istatistik, araģtırma vb. var mıdır? 3. Dernek Proje Faaliyetleri Derneğin daha önce yürüttüğü ve beyannamesinde bildirdiği proje faaliyetlerini ifade etmektedir. Bu kısım beyannameden otomatik çekilmektedir. Başvuru sahibi bu ekranda elle faaliyet giremeyeceği için DERBİS de yer alan faaliyetlerinin güncel olması gerekmektedir. 4. Ayni Katkılar Bu kısımda başvuru sahibi, alınan ayni katkının cinsini ve katkıyı yapacak kurumu girecektir. Unutulmamalıdır ki ayni katkılara proje bütçesinde yer verilmeyecektir. 5. Proje Uygulama Takvimi; Takvim sayfası proje başvurusu yapacak olan dernek, federasyon ya da konfederasyonun, projeyi uygularken yapılacak ana faaliyet ve alt faaliyetlerin tarihlerini, açıklamalarıyla birlikte belirttikleri kısımdır. Proje takvimi ile proje süresi birbiri ile örtüşmelidir. Uygulama takvimine yazılacak faaliyetlerin belirtilen tarih ve sürede yapılabilir olması gerekmektedir. Unutulmamalıdır ki; Proje uygulama süresi içinde tamamlanmayacak faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin gerçekleşecek maliyetler proje kapsamı dışında tutulmalıdır. DĠKKAT!!! Proje Uygulama Takvimi ve Proje Bütçesi bölümleri Projeniz için en önemli iki bölümdür. Lütfen açıklayıcı, anlaģılır ve kabul edilebilir bilgi ve tutarlar ile doldurunuz. 10

11 6. Proje Bütçeleme; Bütçe, projenin maliyetinin ve kalemlerinin girildiği kısımdır. Bu bölümde alınacak ve kullanılacak malların ve hizmetlerin açıklaması, miktarı, birim fiyatları, bunların ne kadarının Bakanlık ne kadarının dernek tarafından karşılanacağı, ne kadarının işbirliği yapılan kurum tarafından karşılanacağı ve kategorileri gibi bilgiler girilecektir. Bütçe oluşturulurken başvuru rehberinde belirtilen kısıtlara uyulmalıdır. Ayrıca bütçe kalemleri içinde yer alan ücret ve maaş ödemelerinde net ödenen ücret haricinde sigorta primi ve işsizlik fonu kesintilerine ilişkin işçi ve işveren paylarının, gelir ve damga vergilerinin dâhil edilmesi gerekmektedir. Maaşlarda alt limit brüt asgari ücret olmalıdır. Sene boyunca asgari ücrette yapılabilecek değişiklikler, olabildiğince öngörülmeye çalışılmalıdır. Unutulmamalıdır ki; Ayni katkılar bütçede yer alamaz. Alması halinde nakdi katkı olarak değerlendirilir ve bunun nakdi olarak karşılanması gerekmektedir. Her bir proje faaliyeti için öngördüğünüz maliyetler mevcut bütçe formatıyla ilgili başlıklar altında yer almalıdır. Örneğin; Demirbaş kaleminde yer alması gereken bilgisayar kaleminin diğer kalemine yazılmaması gerekmektedir. Faaliyetler ile ilgili olmayan hiçbir maliyet bütçelendirilmemelidir. Örneğin; Ofis merkezinde eğitim faaliyetleri yürütecek derneğin araç kiralaması ilgili olmayan bir maliyet unsurudur. Eğer gerekli ise bunun açıklaması bütçe kaleminde detaylıca açıklanmalıdır. Bütçeye sadece uygun maliyetler dâhil edilmelidir. Hangi maliyetlerin uygun olduğu Başvuru rehberinde detaylı bir şekilde anlatılmıştır. Uygun olmayan maliyetler bütçede yer alsa bile destek konusu olmayacaktır. Örneğin; gayrimenkul ve taşıt alımı yapılamamaktadır. Bütçedeki maliyetler piyasa araştırması yapılarak belirlenmeli ve gerçek piyasa koşullarını yansıtmalıdır. Örneğin; 1.250,00 Türk Lirasına alınabilecek bir bilgisayar 2.000,00 Türk Lirası yazılmamalıdır. Piyasa araştırması yapılarak bütçe oluşturulmalıdır. Bu gibi durumlar projenizin değerlendirilmesinde olumsuz olarak etki etmektedir. 11

12 7. Proje Sonrası TaĢınırların Durumu Bu kısımda başvuru sahibi, proje için temin edilen tüm malların proje bitiminden sonra nasıl değerlendirileceğini belirtecektir. 8. ĠĢbirliği Yapılacak Kurum veya KuruluĢ Bu bölüme, işbirliği yapılacak kurum bilgileri girilecektir. Kurum adı, yetkilisinin adı soyadı ve unvanı, telefon numarası, yazı tarihi ve yazı sayısı alanları zorunlu alanlardır. Unutulmamalıdır ki; İşbirliği yapılacak kurum veya kuruluşla yapılacak yazışmalar kurum yetkilisi ile olmalıdır. Aksi takdirde yapılan işbirliği hükümsüz kalabilmekte ve projenin yürütülmesi olumsuz etkilenmektedir. İşbirliği yapılan kurum veya kuruluş ile yapılan yazışmalar PRODES e başvuru esnasında eklenecektir. 9. Belgeler Bu kısımda, zorunlu tutulan belgeler eklenecektir. Başvuru sahibi derneğin ilgili vergi dairesinden aldığı vergi numarasını içeren onaylı belge Proje koordinatörünün görevlendirildiğine dair yönetim kurulu kararı Projenin başvurusuna ve yürütülmesine ilişkin yönetim kurulu kararı İşbirliği Yapılacak Kurumların taahhütnamesi Proforma Fatura/Faturalar 10. Ana Bilgiler; Bu bölümde proje ile ilgili girilen bilgiler özet olarak sunulmakta, başvuru sahibi bilgilerin doğruluğunun kontrolü sonrasında yönetim kurulu kararının tarih ve sayısının girilmesi ile proje başvurusu tamamlanmaktadır. SONUÇ Derneklerimizin hayallerini Birlikte BaĢaralım duygu ve düşüncesi ile hazırladığımız bu kılavuzda projenin nasıl hazırlanması gerektiğini ve dikkat edilmesi gereken hususları sizinle paylaşmak istedik. ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞININ DESTEKLERĠ SĠVĠL TOPLUMU KALKINDIRIYOR 12