MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE

Transkript

1 MUĞLA BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İNSAN KAYNAKLARI VE EĞİTİM DAİRESİ BAŞKANLIĞI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar, Teşkilat Yapısı Amaç MADDE 1- (1) Bu Yönergenin amacı; Muğla Büyükşehir Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı personelinin görev ve yetkileri ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2- (1) Bu Yönerge; İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde faaliyet gösteren birimleri ve bu birimlerde görevli personeli kapsar. Hukuki Dayanak MADDE 3- (1) Bu Yönerge; Büyükşehir Belediye Meclisinin 08/10/2015 gün ve 362 sayılı kararı ile kabul edilen İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Belediye : Muğla Büyükşehir Belediyesini, b) Başkanlık : Muğla Büyükşehir Belediye Başkanlığını, c) Başkan : Muğla Büyükşehir Belediye Başkanını, ç) Meclis : Muğla Büyükşehir Belediye Meclisini, d) Encümen : Muğla Büyükşehir Belediye Encümenini, e) Genel Sekreter : Muğla Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreterini, f) Genel Sekreter Yardımcısı : Muğla Büyükşehir Belediyesi İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığının bağlı bulunduğu Genel Sekreter Yardımcısını, g) Daire Başkanlığı : İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığını, ğ) Daire Başkanı : İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanını, h) Şube Müdürlüğü : Daire Başkanlığına bağlı şube müdürlüklerini, ı) Şube Müdürü : Daire Başkanına bağlı ilgili şube müdürünü, i) Şeflik : Daire Başkanına doğrudan veya Şube Müdürlüklerine bağlı hizmet birimini, j) Şef : Daire Başkanına doğrudan veya Şube Müdürlüğüne bağlı hizmet biriminin Şefini, k) Kurum Personeli : Muğla Büyükşehir Belediyesinde çalışan tüm personeli, l) Disiplin Kurulu : 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa göre kurulan Muğla Büyükşehir Belediyesi Disiplin Kurulunu, m) Yüksek Disiplin Kurulu : 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununa göre kurulan Muğla Büyükşehir Belediyesi Yüksek Disiplin Kurulunu, n) İşçi Disiplin Kurulu : 4857 Sayılı İş Kanunu tabi olarak görevli işçi personelle ilgili disiplin işlemlerini yürütmek üzere kurulan Disiplin Kurulunu, - 1 -

2 Teşkilat yapısı MADDE 5- (1) İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Daire Başkanlığına bağlı aşağıdaki müdürlüklerden ve bu müdürlüklere bağlı şeflikler ile İdari İşler ve Arşiv Şefliğinden oluşur; a) İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğü, 1) Memur Atama İşlemleri Şefliği, 2) Memur Terfi İşlemleri Şefliği, 3) İşçi Özlük İşlemleri Şefliği, 4) Disiplin İşlemleri Şefliği, b) Eğitim Şube Müdürlüğü, 1) Evrak Kayıt İşlemleri Şefliği, 2) Eğitim İşlemleri Şefliği, c) Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğü, 1) Memur Maaş İşlemleri Şefliği, 2) İşçi Maaş İşlemleri Şefliği, ç) İş Sağlığı ve Güvenliği Şube Müdürlüğü, 1) İş Sağlığı İşlemleri Şefliği, 2) İş Güvenliği İşlemleri Şefliği. İKİNCİ BÖLÜM Şube Müdürlükleri ve Şube Müdürlüklerine Bağlı Şeflikler İle İdari İşler ve Arşiv Şefliğinin Görevleri İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğüne Bağlı Şefliklerin Görevleri MADDE 6- (1) Memur Atama İşlemleri Şefliği: a) Büyükşehir Belediyesinde görev yapan memur personelin atama ve nakil ile ilgili işlemlerini yapmak, b) Devlet Personel Başkanlığı (DPB) E-Uygulama sistemine KPSS, EKPSS ilanları için girişleri yapmak, yazışmalarını yürütmek, alımı yapılan memurların atamasını yapmak, adaylık işlemleri ve asalet tasdiki işlemlerini yürütmek, c) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu gereğince yeni atanan memur personelin özlük dosyalarını oluşturmak, naklen tayin gelen personelin özlük dosyalarını teslim almak, naklen tayin giden personelin özlük dosyalarını göndermek ve teslim tutanağını takip etmek, ç) Memur personel bilgilerinin FlexCity-DBP- HİTAP-SGK kayıtları ile uyumlu olmasını d) Memur, işçi, sözleşmeli, hizmet alımı personeli hakkında genel raporları güncel tutmak, istenildiğinde raporları sunmak, e) Görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavlarını kazananların atamalarını yapmak, f) Memur personele ilişkin atama vekâlet onaylarını almak ve kararları tebliğ etmek, g) Kurum içi yer değişikliği ve unvan değişikliği işlemlerini yürütmek, ğ) Kurum dışından kurumumuza geçici olarak görevlendirilen memur personel ile ilgili işlemleri yürütmek, h) Kurumumuzdan başka kurumlara geçici olarak görevlendirilen memur personel ile ilgili işlemleri yürütmek, ı) Büyükşehir Belediye Meclisi ve Encümeninin İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığının görev alanına giren konularında sekretarya işlemlerini yürütmek, - 2 -

3 i) 5393 sayılı Belediye Kanunun 48. maddesi gereğince Birimlerin oluşturulması, kaldırılması, teşkilat şemasının güncellenmesine ilişkin işlemleri Meclis kararları doğrultusunda yapmak, j) 5393 sayılı Belediye Kanunun 49. Maddesi gereğince Birim müdürlüğü ve üstü yönetici kadrolarına yapılan atamaların ilk toplantıda Meclisin bilgisine sunulmasını k) Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine göre dolu/boş memur ve işçi kadrolarının iptali, ihdası, unvan, derece ve sınıf değişikliklerinin takiplerini yapmak, cetvelleri düzenlemek ve güncellenmesine ilişkin işlemleri yapmak, bu konuda Meclis tarafından karar alınmasını l) Memur personelin Hizmet Damgalı ve Hususi Pasaport talepleri doğrultusunda gerekli formları tanzim etmek, m) Olumsuz neticelenen iş talepleri ile ilgili yazışmaları yapmak, n) Kurum personeli tarafından talep edilen görev yeri belgesini düzenlemek, o) Hizmet alımı ile çalıştırılan personelin Flexcity programına girişini, işten ayrılışını yapmak ve sürekli güncel halde bulundurmak, ö) Büyükşehir Belediyemizde görev yapmakta olan memur, işçi, sözleşmeli ve hizmet alımı personelin kurum kimlik kartı ve Personel Tanıtım kartlarının basımı ve takibini yapmak, p) İl içi ve il dışı personel görevlendirmelerinin görev olurlarını almak, gerekli yazışmalarını yapmak, r) Şefliğin görev alanı ile ilgili kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak, s) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü (2) Memur Terfi İşlemleri Şefliği: a) Büyükşehir Belediye Başkanlığımızda 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa tabi görev yapan memur personelin terfi, intibak, askerlik borçlanması, hizmet birleştirmesi, istifa/müstafi, emeklilik gibi göreve başlayışından görevden ayrılana kadar her türlü özlükle ilgili hizmetlerini yürütmek, b) Memur personelin SGK ve HİTAP kayıtlarının düzenli ve güncel tutmak, c) Memur personelin her yıl sene başında kıdem listelerini oluşturarak Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğüne bildirmek, ç) 3638 Sayılı Kanun ve bu Kanuna göre çıkarılmış olan yönetmelik esaslarına göre memur personelden mal bildirimi almak, denetimini yapmak ve muhafazasını d) Memurların yıllık, mazeret ve hastalık izinlerinin takibini yapmak, ücretsiz izin ayrılış/başlayış taleplerine istinaden olur almak, HİTAP-SGK kayıtlarına işlemek, süt izni talepleri ile görev yaptığı birimden gelen olurlarını incelemek ve birimimiz personeli için olur almak, e) İzin ve rapor durumlarına göre memur personelden maaş kesintisi yapılacakları belirleyerek Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğüne bildirmek, f) Daire Başkanı ve üstü amirlerin izinli, raporlu, görevli vb. durumlarda yerlerine vekâlet edecek kişilerin vekâletlerini yazmak ve ilgili birimlere ve kişilere bilgi vermek, g) Tüm birimlerden günlük olarak personel durum raporunun gelmesini gelen raporları birleştirerek günlük olarak Başkanlık Makamına bildirmek, ğ) Memur personelin özlük dosyalarla ilgili arşivleme işlemlerini yürütmek, muhafazasını h) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü - 3 -

4 (3) İşçi Özlük İşlemleri Şefliği: a) Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartları Yönetmeliği gereğince Büyükşehir Belediye Başkanlığının işçi kadrolarını oluşturmak, dolu ve boş işçi kadrolarının takibini yapmak, cetvelleri düzenlemek ve karar alınmak üzere Meclise sunmak, b) Büyükşehir Belediye Başkanlığında görev yapan işçi personel alımı, emeklilik, istifa, askerlik, izin, rapor gibi göreve başlayışlarından, görevden ayrılışlarına kadar her türlü özlük işlemlerini yürütmek, c) Büyükşehir Belediye Başkanlığımız aleyhine açılmış olan iş davaları ile ilgili mahkemeler ve Hukuk Müşavirliğince istenen belge ve bilgileri göndermek, ç) Kendi isteği ile emekliye ayrılacak olan personelin kıdem tazminatlarının ödenmesine esas olmak üzere hizmet sürelerini hesaplamak ve SGK ile ilgili işlemlerini yürütmek, d) Görev alanı ile ilgili mevzuat değişikliklerini takip etmek, e) Emekli olan işçi personelin özlük dosyalarını arşivlemek, f) İşçi personelin özlük dosyalarını oluşturmak, İş Kanunu ve Toplu İş Sözleşmesine göre özlük hakları ile ilgili tüm iş ve işlemleri yürütmek, g) İşçi ve sözleşmeli personele ait özlük dosyalarının bakımlı ve düzenli bulunmasını ğ) İşçi ve sözleşmeli personelin raporlarının takip edilerek rapor ücretlerinin tahsil edilmesini h) Her ay düzenli olarak Türkiye İş Kurumuna aylık işgücü çizelgesini göndermek, ı) İşçi ve sözleşmeli personelin talebi halinde işyeri belgesi düzenlemek, i) İşçi ve sözleşmeli personelin bilgileri elektronik ortamda güncel olarak tutmak, j) İş Sağlığı ve Güvenliği Şube Müdürlüğünce bildirilen işyeri uzmanı ve işyeri hekimleri ile yapılan sözleşmelerin İSG-Katip programına girişini yapmak ve personel hareketliliği olduğunda güncellenmesini k) Geçici işçi alımı ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, l) Engelli, eski hükümlü ve terör mağduru işçi alımı ile ilgili işlemleri yürütmek, m) 5393 Sayılı Kanunun 49. maddesi gereğince görev yapan Sözleşmeli Personelin Maliye n) Ücret tespiti yapmak için Meclis kararının alınmasını sözleşmeleri hazırlamak, göreve başlamalarıyla ilgili işlemleri yapmak, özlük dosyalarını oluşturmak, o) Yeni işe alınan sözleşmeli personelin SGK giriş işlemlerini yürütmek, ö) İş akdi fesh edilen işçilerin ihbar ve kıdem tazminatlarının ödenmesine esas olmak üzere kıdem sürelerinin tespitini yaparak hizmet cetvelini düzenlemek, p) Disiplin Kurulu kararı ile kıdem tazminatı ödenmeden sözleşmesi fesh edilen işçi personelin izin sürelerine ait ücretin ödenmesi amacıyla izin cetvelini düzenlemek, r) Görev yeri değiştirilecek işçi personelle ilgili İşçi Hareket Onayını hazırlamak ve Başkanlık Makamı onayına müteakip personele tebliği ile ilgili yazışmaları ve SGK bildirimini yapmak, s) İş yeri açılış, kapanış, adres değişikliği ve devir işlemleri ile ilgili yazışmaları yürüterek ilgili SGK Müdürlüklerine yazılı olarak bildirimlerini yapmak, ş) İlgili birimler tarafından bildirilen iş kazalarıyla ilgili olarak SGK ya iş kazası bildirimini yapmak, t) İşten ayrılan personelin talepleri halinde çalışma belgelerini düzenlemek, u) İşçi ve Sözleşmeli personelle ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile adli mercilerden gelen belge ve bilgi talepleriyle ilgili yazışmaları yapmak, ü) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü - 4 -

5 (4) Disiplin İşlemleri Şefliği: a) Disiplin Kurulu, Yüksek Disiplin Kurulu ve İşçi Disiplin Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek, b) Disiplin Kurulu, Yüksek Disiplin Kurulu ve İşçi Disiplin Kurulunun gündemini hazırlamak ve toplantı sonucunda alınan kararlarla ilgili işlemleri yürütmek, c) Muğla Büyükşehir Belediyesi Disiplin Amirlerinin Tespiti Hakkında Yönetmeliğin değişen mevzuata göre güncel halde bulundurulmasını ç) Disiplin İşlemleri ile ilgili mevzuat değişikliklerinin takibini yaparak bu hususta Daire Başkanını ve Şube Müdürünü bilgilendirmek, d) İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve bu yönetmeliğe göre çıkarılacak olan yönergeyle ilgili işlemleri yürütmek ve Daire Başkanlığı birimleri arasında bu hususla ilgili koordinasyonu e) Disiplin işlemleri ile ilgili olarak Büyükşehir Belediye Başkanlığı birimlerinden gelen danışmanlık talepleri ile ilgili işlemleri yürütmek ve ayrıca disiplin işlemleri konusunda personeli bilgilendirmek ve farkındalık sağlamak amacıyla çalışmalar yürütmek, f) Verilmiş olan disiplin cezaları hakkında ilgili personel tarafından yargı yoluna başvurulması durumunda, yapılacak olan savunmada kullanılmak üzere gerekli bilgi ve belgeleri Hukuk Müşavirliğine göndermek, g) Avrupa İnsan Hakları Mahkemesine disiplin cezaları ile ilgili olarak yapılan başvurulara ilişkin iş ve işlemler ile talep edilen savunmaların yapılmasına yönelik iş ve işlemleri yürütmek, ğ) Disiplin Kulunca veya Yüksek Disiplin Kurulunca memurlar; İşçi Disiplin Kurulunca ise işçiler hakkında görüşülmüş ve işlemi bitmiş olan disiplin dosyalarının bir suretini arşivlemek, bir suretini ilgili kişinin özlük dosyasına konulmak ve FlexCtiy programına işlenmek üzere özlük birimlerine teslim etmek, h) Disiplin amirleri tarafından verilen uyarı, kınama ve aylıktan kesme cezalarına karşı Disiplin Kuruluna yapılan itirazlar ile Disiplin Kurulunca verilmiş olan kademe ilerlemesinin durdurulması cezasına karşı Yüksek Disiplin Kuruluna yapılan itirazlar ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, ı) İşçi Disiplin Kurulu Karar Defteri hazırlayarak, disiplin kurulunda görüşülen dosyaların bu deftere işlenmesini i) Disiplin Kurulu, Yüksek Disiplin Kurulu ve İşçi Disiplin Kurulunda görüşülen dosyalar ve verilen cezalarla ilgili istatistiki bilgileri hazır bulundurmak, j) İşçi disiplin işlemlerinin yürürlükte bulunan toplu iş sözleşmelerine göre yürütülmesini sağlamak ve Büyükşehir Belediye Başkanlığı ile yetkili sendika arasında akdedilecek olan Toplu İş Sözleşmesinde yer alacak olan disiplin konuları hakkında çalışma yürütmek ve bu konuda teklif hazırlamak, k) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü Eğitim Şube Müdürlüğüne Bağlı Şefliklerin Görevleri MADDE 7- (1) Evrak Kayıt İşlemleri Şefliği: a) Daire Başkanlığımıza otomasyon üzerinden gelen tüm evrakları kabul etmek, numara vererek kaydetmek, çıktılarını almak, b) Evrak aslının Daire Başkanlığımıza ulaşması halinde eklerini kontrol etmek, eksik gelen belge eklerini tamamlatmak, yanlış gelen belgelerin iade işlemlerini yapmak, doğru gelen ilgili yerlere havale yapılmak üzere Daire Başkanına sunmakla ilgili iş ve işlemleri yürütmek, c) Havalesi yapılan evrakların ilgili şube müdürlüklerinin zimmet defterine kaydını yapmak, ç) Şube Müdürlüklerinin zimmet defterine kaydolan yazıları, şefliklere havalesi yapılmak üzere şube müdürlerine teslim etmek, d) Şefliklere havalesi yapılan yazıları, ilgili şefe zimmet defterine imza alarak teslim etmek, - 5 -

6 e) Giden evrak için sayısı verilen, dağıtımlılar için başlıkları atılan yazıları, zimmet defterine kaydetmek, f) Kaydı yapılan ve acil olmayan yazıları gün içinde dağıtımlarına göre ilgili birimlere götürmek ve zimmet defterine imza alarak teslim etmek, g) Daire Başkanlığımıza bağlı şubelerde hazırlanan ve birimimiz içinde paraf silsilesi tamamlanarak evrak kayda imza karşılığı teslim edilen yazıları, evrak takip defterine kaydetmek, ğ) Daire Bakanlığımızdan çıkan yazıların evrak defterine kayıt sonrasında paraf sırasına göre sırasıyla ilgili makamlara götürülmesi, paraflattırılması ve imzalatılması, paraf ve imzada geçen sürelerin evrak kayıt defterine işlenerek takip edilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, h) İmza işlemi tamamlanan yazıların birim evrak kayıt sayısı verilmek üzere teslim alınmasına ilişkin işlemleri yürütmek, ı) Kurum içi gidecek evraka sayı verilmiş ise ilgili birimlere zimmet defterine imza alarak teslim edilmesini i) Kurum dışı gidecek evraka birim içi sayı verildikten sona genel evrak sayısı verilmesi için yazıların Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığına götürülmesi ve zimmet defterine imza alarak teslim edilmesine ilişkin işlemleri yürütmek, j) Dağıtımlı yazılara başlık atılmasına ilişkin işlemleri yürütmek, k) Yapılan işlere ilişkin belgelerin standart dosya planına göre arşivlenmesinin l) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü (2) Eğitim İşlemleri Şefliği: a) Gerçekleştirilmesi planlanan eğitim programlarının duyurusu ve katılımcı isim listesinin talebine ilişkin yazısının hazırlanması ve katılım olacak birimlere gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, b) Planlanan eğitim verecek olan eğitim görevlisi kurum personeli ise görevlendirme yazısının hazırlanması, ilgili kişi ve birimlere gönderilmesine ilişkin işlemleri yürütmek, c) Salon tahsisi, ikram, teknik malzeme ve personel teminine ilişkin yazının hazırlanması ve ilgili birime gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ç) Duyuru sonrası gelen katılımcılara ilişkin listeyi hazırlanmak, d) Eğitim görevlisi için teşekkür belgesi hazırlatılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, e) Eğitim günü salon düzeni, teknik malzeme ve benzer hazırlıkları takip etmek, f) Eğitim sırasında kamera kaydı, fotoğraf çekimi yapılması veya yaptırılmasına ilişkin iş ve işlemleri takip etmek, g) Haber metni için açılış konuşmasının kaydına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ğ) Eğitim görevlisi ve katılımcılar için ikram ve servis hizmetlerini takip etmek, h) Eğitim sunusunun temini, sunuyu talep eden katılımcılar için e-posta listesi alınmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ı) Eğitim sonunda anket doldurtulmasına ilişkin işlemleri yürütmek, i) Düzenlenen anketlerin değerlendirilmesi ve rapor hazırlanmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, j) Gerçekleştirilen eğitim programının hizmet içi eğitim tablosuna ve otomasyon programına işlenmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, k) İsim bildirip programa katılmayan personelin tespitini yaparak ilgili birimlere bildirmek, l) Sunumun talep eden katılımcılara e-posta yoluyla gönderilmesi işlemini yürütmek, m) 1 gün ve üzeri süreli programlarda katılımcılar için katılım belgesi düzenletilmesi ve üst yazı ile ilgili kişiye teslim edilmek üzere birimlere gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek

7 n) Eğitim programına ilişkin haber metni oluşturulması ve basına gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, o) Kurum dışı eğitim programlarına ilişkin görevlendirme yazılarının yazılmasına ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ö) İl dışı eğitim programlarına ilişkin görevlendirme olurlarının alınması ve ilgili birime üst yazı ile gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri yüretmek, p) Mesleki eğitim için başvuran lise öğrencilerinin sözleşmelerinin imzalatılması, öğrencilerin birimlere dağılımına ilişkin üst yazı hazırlanması ve gönderilmesine ilişkin iş ve işlemleri takip etmek, r) Staj başvurusunda bulunan üniversite öğrencilerinin başvurularının kabul edilmesi halinde ilgili birimlere yönlendirilmesi, birimlere bilgi verilmesine ilişkin iş ve işlemlerin takip etmek, s) Mesleki eğitim ve staj öğrencilerinin devam, izin, rapor, not çizelgelerine ilişkin takiplerinin yapılması ve çizelgelerin koordinatör hocalara iletilmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, ş) Birimimizde mesleki eğitim görmekte olan öğrencilerin ücretlerine ilişkin işlemleri yapmak üze puantajlarının ilgili şubeye teslim edilmesini t) Mesleki eğitim ve staj öğrencilerine ilişkin istatistiki verileri oluşturması ve güncellenmesine ilişkin iş ve işlemleri yürütmek, u) Yapılan işlere ilişkin belgeleri standart dosya planına göre arşivlemek, ü) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü Bordro ve Tahakkuk Şube Müdürlüğüne Bağlı Şefliklerin Görevleri MADDE 8- (1) Memur Maaş İşlemleri Şefliği: a) 657 sayılı yasaya tabi personelin maaşlarıyla ilgili olarak zam ve tazminatlara ilişkin cetvelleri buna bağlı olarak yük tablolarını hazırlamak ve onay için ilgili makamlara göndermek, b) 657 ve 5393 sayılı yasalar kapsamında çalışan Belediye personelinin (memur ve sözleşmeli) mali haklarına esas veri girişlerini yaparak ödeme emri ve ekleri ile birlikte ilgili harcama birimlerine göndermek, c) 657 ve 5393 sayılı yasalar kapsamında çalışan Belediye personelinin (memur ve sözleşmeli) maaş ödemesine esas derece-kademe-kıdem terfi işlemlerini İnsan Kaynakları Şube Müdürlüğünce hazırlanacak onay doğrultusunda veri girişini yapmak, aile yardımı, çocuk yardımı ve asgari geçim indirimi ile ilgili personelin vereceği aile yardımı ve aile durum bildirimlerinin veri girişini yapmak, personel maaşlarından kesilecek olan sendika üyelik aidatları, icra-nafaka kesintileri, rapor kesintileri, lojman kira kesintileri, kişi borçlarıyla ilgili veri girişlerini yapmak, özel sigorta veri girişlerini yapmak, ölüm yardımıyla ilgili veri girişlerini yapmak, ç) 657 sayılı yasaya tabi memur personelin emekli kesenekleri ve kurum karşılıklarının tahakkuk işlemlerini yapmak, aylık prim ve hizmet belgelerini tanzim ederek ilgili Sosyal Güvenlik Kurumuna internet ortamında bildirgeleri göndermek, d) 5393 sayılı yasaya tabi sözleşmeli personelin yasal sigorta primlerinin tahakkuk işlemlerini yapmak, aylık prim ve hizmet belgelerini tanzim ederek ilgili Sosyal Güvenlik Kurumuna internet ortamında bildirgeleri göndermek, e) 657 yasaya tabi iken emekli olan personelimize Sosyal Güvenlik Kurumunca ödenen ve MOSİP sistemi üzerinden Belediyemize bildirilen faturalı alacakları (Emekli ikramiyesi, makam ve görev tazminatları) Mali Hizmetler Dairesi Başkanlığına bildirmek, f) Büyükşehir Belediye Başkanı maaşını hazırlamak ve imza için Özel Kalem Müdürlüğüne göndermek, buna bağlı olarak yasal sigorta primlerinin tahakkuk ve ödeme işlerini takip etmek, - 7 -

8 g) Danışman maaşlarını hazırlamak ve onay için Özel Kalem Müdürlüğüne göndermek. Buna bağlı olarak yasal sigorta primlerinin tahakkuk ve ödeme işlemlerini takip etmek, ğ) Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığından gelen tutanaklar doğrultusunda Meclis huzur hakkı, Encümen ödeneği ve komisyon huzur hakları ödemelerinin tahakkuk ve ödeme işlerini takip etmek, h) Vekâlet ücretleri ile ilgili veri girişleri yapmak ve ödeme yapılması için ilgili makamlara imzaya göndermek, ı) Daire Başkanlığımızda staj yapan öğrencilerin Eğitim Şube Müdürlüğünden gelen çizelge doğrultusunda ücret ödemelerini yapmak, i) Belediye Başkanlığımız ve maaş ödemesinin yapılacağı banka ile yapılan protokol gereği promosyon alması gereken personelin ödemeleri için banka ile gerekli yazışmaları yapmak, j) Şefliğin dosyalama ve arşiv hizmetlerini yürütmek, k) Kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, l) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü (2) İşçi Maaş İşlemleri Şefliği: a) 4857 Sayılı İş Kanununa tabi işçi personelin maaş ödemesine esas puantaj, icra kesintisi, rapor kesintisi, asgari geçim indirimi, kişi borcu, askerlik borçlanması, özel sigorta, aile yardımı çocuk yardımı gibi her türlü verileri sisteme girip maaş işlemlerini yapmak, b) Maaşlarla ilgili Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre hazırlanan eklerin dosyalanarak ilgili harcama birimlerine göndermek, c) Toplu İş Sözleşmelerine göre verilen sosyal hakların ( doğum, ölüm, evlenme, kıdemli işçiliğe teşvik primi, giyim yardımı, öğrenim yardımı ve vb.) elektronik ortam veri giriş işlemlerini yapmak, ç) 4857 Sayılı Kanuna tabi personelin SGK primlerinin tahakkuk ve takip işlemlerini yapmak, aylık prim ve hizmet belgelerini tanzim etmek, Sosyal Güvenlik Kurumuna internet ortamında bildirgelerini göndermek, d) Emekli olan personelin kıdem tazminatı, izin ücreti ve emekli yolluk ücretine ilişkin çeşitli ödemeler bordrosu hazırlayarak ilgili harcama birimlerine göndermek, e) İş akdi fesih edilen personelin kıdem tazminatı, izin ücreti bordrosu ve ödeme evraklarını hazırlamak, f) 6772 sayılı Kanun ve Toplu İş Sözleşmesi gereği ödenmesi gereken ikramiye ve ilave tediye bordrolarını hazırlamak, g) Mahkeme kararları gereği istenilen belgeleri hazırlamak, ğ) Personelin bizzat kendi talep etmesi halinde aylık maaş bordro dökümlerini kendilerine vermek, h) Şefliğine ait evrak, bilgi ve belgelerin korunması, arşivlenmesi ile ilgili işlemleri yapmak, ı) Kurum içi ve dışı yazışmaları yapmak, i) Personel icra takibini yapmak ve icra dairesi ile ilgili yazışmaları yapmak, j) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü İş Sağlığı ve Güvenliği Şube Müdürlüğüne Bağlı Şefliklerin Görevleri MADDE 9- (1) İş Sağlığı İşlemleri Şefliği: a) İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri kapsamında rehberlik risk değerlendirmesi, sağlık gözetimi, eğitim, bilgilendirme ve kayıt hizmetlerinin yapılmasını b) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve bu Kanunun ilgili yönetmelikleri kapsamında iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinde görevlendirilen işyeri hekiminin ve diğer sağlık personelinin çalışmalarını incelemek, kontrol etmek, - 8 -

9 c) İş sağlığı çalışmalarında sürekliliği sağlamak ve Daire/Müdürlük/Birimler e iş sağlığı konusunda rehberlik yapmak, ç) İşyeri hekimi ve diğer sağlık personeli tarafından, Daire/Müdürlük/Birimler ile ilgili olarak gönderilen ve yapılan çalışmalara ait verileri, bilgileri, kayıtları ve raporları dosyalamak, arşivini düzenlemek, tüm kayıtların saklanmasını ve gizliliğin korunmasını d) Sorumluluğu altındaki diğer sağlık personeli ile diğer personellerin sevk ve idaresini e) Belediye birimlerinde görevlendirilen, işyeri hekimi ve diğer sağlık personelinin, FlexCity ve benzeri İSG Otomasyon Yazılım Programlarını kullanmasına destek f) İş sağlığı ile ilgili kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve bunlardaki değişikliklerin duyurulması için ilgili birimlere iletilmesini, takibini ve saklanmasını g) Belediyemize bağlı birimlerin iş sağlığı ile ilgili çalışmalarını incelemek, kontrol ve denetleme sonuçlarını Şube Müdürlüğüne bildirmek ve faaliyet raporunu hazırlamak, izlemek ve değerlendirmek, ğ) Şefliğe bağlı personelin disiplin ve işbirliği içinde çalışmalarını aralarında görev dağılımı yapmak ve çalışmalarını izleyip denetlemek, h) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü (2) İş Güvenliği İşlemleri Şefliği: a) İş Sağlığı ve güvenliği hizmetleri kapsamında rehberlik, risk değerlendirmesi, çalışma ortamı gözetimi, eğitim, bilgilendirme ve kayıt hizmetlerinin yapılmasını b) 6331 Sayılı İş Sağlığı Ve Güvenliği Kanunu ve bu kanunun ilgili yönetmelikleri kapsamında Daire/Müdürlük/Birimler tarafından iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinde görevlendirilen iş güvenliği uzmanlarının çalışmalarını incelemek, kontrol etmek, sürekliliği sağlamak ve rehberlik yapmak, c) Daire/Müdürlük/Birimler tarafından gönderilen, iş güvenliği uzmanları tarafından yapılan çalışmalara ait verileri, bilgileri, kayıtları ve raporları dosyalamak, arşivini düzenlemek, tüm kayıtların saklanmasını ve gizliliğinin korunmasını ç) Belediye birimlerinde görevlendirilen, iş güvenliği uzmanı ve ilgili personelin, FlexCity ve benzeri diğer İSG Otomasyon Yazılım Programlarını kullanmasında destek d) Sorumluluğu altındaki iş güvenliği uzmanları ile diğer personellerin sevk ve idaresini e) İş güvenliği uzmanlığı ile ilgili kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve bunlardaki değişikliklerin duyurulması için ilgili birimlere iletilmesini, takibini ve saklanmasını f) Belediyemize bağlı birimlerin iş güvenliği ile ilgili çalışmalarını incelemek, kontrol ve denetleme sonuçlarını Şube Müdürlüğüne bildirmek ve faaliyet raporunu hazırlamak, izlemek ve değerlendirmek, g) Şefliğe bağlı personelin disiplin ve işbirliği içinde çalışmalarını aralarında görev dağılımı yapmak ve çalışmalarını izleyip denetlemek, ğ) Sorumluluğu altındaki iş güvenliği uzmanları ile diğer personellerin sevk ve idaresini h) Belediyemiz Daire/Müdürlük/Birimler tarafından İş Sağlığı ve Güvenliği Kurulları Hakkında Yönetmelik gereği, İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarını oluşturmak, görev ve yetkileri doğrultusunda çalışmalarını incelemek, kontrol etmek ve koordinasyonunu sağlamak ve sonuçlarını Şube Müdürlüğüne bildirmek, - 9 -

10 ı) İSG Kurulları tarafından, yıllık hedef, yıllık çalışma planını, periyodik bakım ve onarım planı, yıllık eğitim planı ve yıllık değerlendirme raporunun oluşturulmasını kontrol etmek, i) İSG Kurulları tarafından yapılan çalışmalara ait verileri, yazıları, bilgileri ve raporları dosyalamak, arşivini düzenlemek, tüm kayıtların saklanmasını ve gizliliğin korunmasını j) İSG Kurul çalışmaları ile ilgili kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, tebliğ, genelge ve bunlardaki değişikliklerin duyurulması için ilgili birimlere iletilmesini, takibini ve saklanmasını k) İSG Kurulları, iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personelleri arasında koordinasyon l) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Şube Müdürü İdari İşler ve Arşiv Şefliğinin Görevleri MADDE 10- (1) İdari İşler ve Arşiv Şefliğinin görevleri şunlardır: a) Şefliğin görev alanına giren iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde yerine getirmek, b) Daire Başkanlığının, satın alma ve taşınır mal işlemlerini mevzuat çerçevesinde yerine getirmek, malzemelerin muhafazasını sağlamak ve israfını engellemek, c) Görev alanıyla ilgili bilgi ve belgeleri dosyalamak ve muhafaza etmek, ç) Şefliğin görev alanına giren iş ve işlemleri plan program doğrultusunda yapmak ve yaptırılmasını d) Yapılan ve yapılmakta olan iş ve işlemler konusunda Daire Başkanına bilgi sunmak, e) Daire Başkanlığının birim faaliyet raporunu hazırlamak, f) İş ve işlemlerle ilgili olarak, ilgili Daire Başkanlıklarınca koordineli çalışmak, g) Daire Başkanlığında hizmetlerin aksamaması adına önceden gerekli malzemeleri temin etmek, dengeli dağıtımını yapmak ve koordinasyonu ğ) Daire Başkanlığında yürütülen, yazışma işlemlerini, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat esaslarına göre yürütülmesini ve evrakların Standart Dosya Planına göre dosyalanmasını h) Daire Başkanlığının arşivini oluşturmak ve arşiv çalışmalarını yürütmek, ı) Görev alanı ile ilgili olarak mevzuat hükümlerinin öngördüğü ve ayrıca Daire Başkanı ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Ortak Hükümler Şube Müdürleri ve Şeflerin görevleri MADDE 11- (1) Şube Müdürleri sorumlu olduğu birimle ilgili olarak; İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelikte belirtilen görevlerin yürütülmesinden, kendisine bağlı şefliklerin yukarıda belirtilen görevlerini yerine getirmesinden ve şefliklerin/şefliklerde görevli personelin uyum içerisinde koordineli olarak görev yapmasından Daire Başkanına karşı sorumludur. Şeflerin görevleri MADDE 12- (1) Şube Şefleri, servisinde yapılan tüm iş ve işlemlerin mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından/yaptırılmasından birinci derecede Şube Müdürüne karşı, İdari İşler ve Arşiv Şefi ise Daire Başkanına karşı sorumludur

11 Memurlar ve İşçilerin Görev ve Sorumlulukları MADDE 13- (1) Memurlar ve işçiler kendilerine verilen görevlerin mevzuat çerçevesinde ve talimatlar doğrultusunda usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından sorumludur. Ortak görevler MADDE 14- (1) Birden fazla Şube Müdürlüğünü ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda koordinatör Şube Müdürlüğü Daire Başkanı tarafından, aynı şube içerisinde birden fazla Şefliği ilgilendiren iş veya görev söz konusu olduğunda ise koordinatör Şeflik ilgili Şube Müdürü tarafından belirlenir. Yazışmalar ve Evrakların Dosyalanması MADDE 15- (1) Tüm personel görev alanı ile ilgili yaptığı yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yapmaktan, evraklarını Standart Dosya Planına göre dosyalamaktan ve evrak numaralarını KAYSİS ne göre vermekten, sıralı amirlerde bu hususları kontrol etmekten sorumludur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Son Hükümler Yürürlük MADDE 16- (1) Bu Yönerge, Muğla Büyükşehir Belediye Başkanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17- (1) Bu yönetmelik hükümlerini Büyükşehir Belediye Başkanı yürütür. Dr. Osman GÜRÜN Muğla Büyükşehir Belediye Başkanı