PARK ve BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Hazırlayan Kontrol Onay Rev. No & Tarihi: 02 & Park ve Bahçeler Müdürü Yönetim Temsilcisi Başkan Yardımcısı Yürürlük Tarihi Sayfa 1 / 5 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğünün faaliyet alanında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Park ve Bahçeler Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Peyzaj Tasarım Projeleri : ( Çevre Düzenleme Projeleri ) İmarlı alanlarda yapı tarifi dışında kalan açık ve yeşil alanlar ile çatı ve atrium mekanlarının; Belediye mücavir alan sınırları içi ile değişik nitelikteki özel tanımlı (orman içi alanlar, koruma alanları, çöp alanları, spor ve eğlence kompleksleri, rekreasyon alanları vb.) kullanımlara ayrılan alanlarda ekolojik, doğal ve kültürel verilere dayalı üretilen fiziksel plan ve tasarım projeleridir. Yapısal Peyzaj Uygulama Projesi: Yapısal unsurların; duvarlar, taşıt-yaya yolları ve bağlantıları, su oyunları, plastik ve/veya sanatsal öğeler, mobilyalar vb. kullanımların, uygulamaya yönelik olarak isimlendirilmesi, kotlandırılması, ölçülendirilmesi ve/veya koordinatların tespiti, listelenmesi ile oluşan projelerdir. Bitkisel Peyzaj Uygulama Projesi: Bitkisel düzenlemeler, bilimsel ve teknik veriler doğrultusunda ortalama büyüklüğüne ulaşabileceği zaman dilimi göz önüne alınarak; iğne yapraklı ağaç ve ağaçcıklar, yapraklı ağaç ve ağaçcıklar, yaprak döken ve herdemyeşil çalılar, sarılıcılar, mevsimlik ve çok yıllık çiçekler/ yerörtücüler aşlıklarında olmak üzere uygulama projesinde uygun semboller ile yerleri tespit edilerek hazırlanan projelerdir. Detay Projeleri: Peyzaj Uygulama Projeleri nde tanımlanan her türlü yapısal- bitkisel donanım ve donatılara ilişkin, yapım ve üretim standartlarına yönelik bilgilerin, tekniğine uygun ölçeklerde çizilmiş, ölçülendirilmiş, gerekli malzeme ve özelliklerinin anlatıldığı projelerdir. Avan Proje: Genel etüdlerle belirlenmiş, yorumlanmış ve tasarıma ışık tutan değerlendirmelerin, somut proje çalışmasına dönüştürülmesidir. Elektrik Tesisatı ve Su Tesisatı Projelerinin Hazırlanması: Yapısal unsurlara ve bitkisel materyale uygun olarak elektrik ve su tesisat projeleri alanın büyüklüğüne göre hazırlanır. Teknik Şartname, Keşif, Metraj ve Maliyet Analizi: Teknik Şartname: Projelerde ön görülen her imalatın ve malzemelerin, özellikleri, üretim şekli, imalatında ve montajında özen gösterilecek hususları, işçiliklerin tarifi, ölçüm ve deney şekli, söz konusu imalatın diğer imalatlarla birleşme-ayrılma biçimi, taşıma, yükleme, tasnif, istifleme vb. koşulları belirleyen yazılı belgelerdir. Metraj çalışmaları: Keşfe esas olacak kapsamlı metraj çalışmaları, hazırlanan uygulama ve detay projeleri ile teknik şartnameleri doğrultusunda hazırlanır. Keşif ve Maliyet Analizi: Hazırlanan metrajlar üzerinden ilgili resmi kurumların yayınladığı birim fiyatlar dikkate alınarak keşfin hazırlanması, birim fiyatları olmayan işlerin piyasa araştırılması, fiyat toplaması(proforma) ve/veya birim fiyat analizleri düzenlenir. Bitkisel Materyalin Yaş Hesaplarının Yapılması: Kamusal ve özel mülkiyette bulunan ağaçların izinsiz kesilmesi veya tehlike arz eden durumlarda gerekli tutanak için yaş hesaplamaları tekniğine uygun olarak yapılır.

2 Yürürlük Tarihi Sayfa 2 / 5 Bitkisel Materyalin Üretimi ve Bakımı: Mevcut parkların içerisindeki bitkisel materyalin hazırlanan yıllık programlar doğrultusunda gübreleme, ilaçlama gibi bakım çalışmaları ve parklarda kullanılmak üzere bitkisel materyalin uygun üretim ortamlarında yetiştiriciliği yapılmaktadır. Kent İçi Yol ve Refüj Ağaçlandırmaları: Kent planına uygun olarak cadde, sokak ve refüjlerin genişliklerine göre uygun çap yapan türlerin seçilerek yol ağaçlandırılma çalışmaları yapılır. Kavak Kesimi: Toplu konutlarda site yönetiminin ortak kararı alınarak site adına site yöneticisinin ve özel mülkiyetlerde mülk sahibinin başvurusu sonucunda kavak ağaçları ücretsiz kesilmektedir. Diri Örtü Temizliği: Bitkilendirme ve plantasyon sahasının dikime hazırlanması için önce otsu ve odunsu istenmeyen diri örtünün uzaklaştırılarak sahanın temizlenme işidir. Ağaçların ve Çalıların Zamanına Göre Budanması: Aralık- Mart ayları arasında teknik elamanların vatandaş dilekçeleri ve mevcut parklardaki ağaç ve çalıların tespitleri yapılarak budama programları hazırlanmaktadır. Hazırlanan program dâhilinde 4 ay sürecinde ağaç ve çalıların budamaları yapılmaktadır. Emniyet budamaları her mevsim yapılmaktadır. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Park ve Bahçeler Müdürü Birim Yöneticileri Yönetim Temsilcisi 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Günlük Faaliyet Raporları F38.01 Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu F38.03 Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Yıllık Faaliyet Raporu F38.02 Araç Bakım Kartları Depo Kayıt Kartları Kamu İhale Kanunu ve Uygulama Yönetmelikleri, Genel Şartnamesi K.İ.K İhale Standart Formları Döküman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü Veri Analizi Prosedürü Mali Hizmetler Müdürlüğü Prosedürü PR01.0 PR15.0 PR19.0 PR26.0 Zirai İlaçları Kullanma Talimatı T38.01 Park Bahçelerde Bakım, Onarım ve Yenileme Talimatı T38.02 Sera Çalışma Talimatı T38.03

3 Yürürlük Tarihi Sayfa 3 / 5 6. N UYGULANIŞI 6.1. PARK ve BAHÇELER MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA ESASLARI Kartal Belediyesi sınırları içerisindeki imarlı alanlarda yapı tarifi dışında kalan açık ve yeşil alanların imar planında belirtilen tanımına uygun olarak peyzaj projelerinin hazırlanması ve uygulanması, mevcut parkların tasarım ilkelerine uygunluğu ve işlevselliği gözden geçirildikten sonra yenileme projeleri hazırlanmaktadır. Ayrıca mevcut parklarda yapısal donatıların bakım ve onarım çalışmaları yapılmaktadır. Mevcut parklarda bulunan kent mobilyalarının ( bank, çöp kutusu, basketbol potası ve çiti, aydınlatma elemanları, park tabelası, çocuk oyun ekipmanları vs. ) bakımlarının ve aşırı tahribata uğramış kent mobilyaların değişimleri periyodik olarak yapılmaktadır. Mevcut park, yeşil alan, yol ve refüjlerin yeşil alanlarının içerisinde bulunan bitkisel materyallerin bakımları periyodik olarak işin mevsimine göre yapılmaktadır. Yapılan bu işler; çim alanların tesisi ve bakımı ( biçme, sulama, ilaçlama, gübreleme vs. ), ağaç ve çalı gruplarının ( budama, sulama, çapalama, ilaçlama, gübreleme vs. ) bakımı, yaz ve kış döneminde mevsimlik çiçeklerin dikim ve bakım çalışmaları yapılmaktadır. Mevcut parkların alanlarına göre manüel ve yağmurlama olmak üzere sulama tesisat projeleri hazırlanarak uygulamaları yapılmaktadır. İmar planlarında yeşil alan ve park olarak ayrılmış alanların peyzaj projeleri hazırlanırken çevredeki diğer parklara yakınlığı, bu parklarda bulunan fonksiyonları ( çocuk oyun parkı, spor sahası, yürüyüş yolu, dinlenme mekanı gibi ) ve çevresel faktörleri ( arazinin büyüklüğü, mevcut bitkisel materyaller, sosyo-kültürel durum vs.) göz önünde tutarak peyzaj tasarım projeleri hazırlanmaktadır. En önemli nokta parkı kullanacak olan kitlenin ne istediğinin doğru saptanmasıdır. Park ve Bahçeler Müdürü ve Park Bakım Sorumlusu tarafından günlük faaliyetleri gözden geçirme görüşmeleri, telefon ile veya birebir yapılarak bir sonraki Günlük Faaliyet Raporları (F38.01) hazırlanır. Puantör, Günlük Faaliyet Raporları (F38.01) formunu 3 nüsha olarak yazılı hale getirir. Sıra ile 1 nüshasını Park Bahçeler Müdürüne, Park Bakım Sorumlusuna ve Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporuna (F38.03 ye) koyar. Park Bahçeler Müdürü nün kararıyla işe hangi gün başlanacaksa, işin niteliğine göre malzemeyi bir gün önceden, işi yapacak personele ise, günün sabahında, Ekip Başı tarafından yapılacak olan işlerin talimatı verilir. Ekipler işin niteliğine göre uygun araç ve malzeme ile çalışma sahasına sevk edilir. Park Bahçeler Müdürlüğü Deposundan ihtiyaç duyulan malzemeler Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürüne göre alınır ve gerekirse bir gün öncesinden çalışma sahasına götürülür. Ekip Başı, işin niteliğine göre ekibini koordine eder ve ekibini çalışma sahasına götürür. Günlük çalışmalar, yapılırken ve yapıldıktan sonra Park Bakım Sorumlusu tarafından kontrol edilir. Puantör, yapılan işleri Günlük Faaliyet Raporlarına (F38.01 e) kaydeder ve dosyasına kaldırır. Puantör tarafından hazırlanan Günlük Faaliyet Raporlarına (F38.01 e) göre ay sonunda Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03) hazırlanır. Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03) hangi mahalleye hangi faaliyetin yapıldığının aylık dökümünü verir. Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03), mahalleler bazında sokaklarda yapılan işler ve kullanılan malzemelerin listesi eklenir. Hazırlanan Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03) formu iki nüsha olarak çoğaltılır. Bir nüshası Park Bahçeler Müdürünün bilgisine sunulur. Diğer nüsha ise günlük faaliyet raporları dosyasında saklanır. Üç nüsha olarak hazırlanan Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık

4 Yürürlük Tarihi Sayfa 4 / 5 Faaliyet Raporu (F38.03) nüshası Müdüre, 1 nüshası Park Bakım Sorumlusuna, 1 nüshası da aylık faaliyet dosyasında saklanır. Eğer talep olursa yıllık da hazırlanır. Ekip başı, serada çalışan personel arasından hafta sonu nöbetçi personeli vardiyalı çalışacak şekilde dönüşümlü olarak belirler Gelen-Giden Evrak Kayıt Kuruluşlardan, vatandaştan gelen evraklar önce Yazı İşleri ve Kararlar Müdürlüğünden kayıt numarası alarak kayda girer ve müdürlüğümüz kalemine gelir. Gelen evrak defterine kaydı yapılarak müdüre verilir. Kurum içi müdürlüklerden gelen evrak ise, doğrudan kaydı yapılarak müdüre teslim edilir. Gelen evraklar ile ilgili olarak Müdür konunun içeriğini inceler ve ilgili teknik elemana havale eder. Teknik Eleman gerekli çalışmayı yaptıktan sonra evrakın sahibine gerekli yazışmaları yaparak dosyayı kalem memuruna teslim eder. Park ve Bahçeler Müdürlüğünde çalışan elemanlar tarafından sonuçlandırılarak hazırlanan rapor kayıt elemanı tarafından yazılarak, teknik elemanca onaylanır, Müdürün imzasına sunulur ve kayda gönderilir. İşlem gören evrak ilgili başkan yardımcısı onayı ile gönderilir. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ilgili başkan yardımcısı onayından sonra yazı işleri müdürlüğü tarafından ilgilisine gönderilir. İlgili dosyalarında muhafaza edilir Talep ve Şikâyetler: Park Bahçeler Müdürlüğü evrak kayıta gelen şikayet dilekçeleri zimmet karşılığı müdür tarafından konunun içeriğine göre ilgili koordinatörlüğe şikayeti havale eder. Sözlü gelen şikayetler mavi masaya yönlendirilmektedir. Havalesi yapılan evrak Raportör tarafından yerinde tetkik edilerek çözüm yolları aranır. Şikayete konu olan sorun Belediyemizin görev alanına giren konularda ise program dahilinde çözülür, diğer kurum ve kuruluşları ilgilendiriyor ise sorunun giderilmesi için kurum ve kuruluşlarla veya şahıslarla konularına göre Müdürlük yazışma kuralları uygulanır. Konularına göre yazışma klasörlerinde arşivlenir Parkların Bakımları: Park Bahçe Müdürü tarafından tespit edilen çalışma programına göre, bütün parklar ve yeşil alanlar gözden geçirilir. Günlük Faaliyet Raporları (F38.01) formunu hazırlar. Aşağıdaki listede belirtilen rutin işler yapıldıktan sonra, günlük olarak aylık faaliyet raporuna esas olmak üzere işlenir. Ekipler için, Park Bahçeler Günlük Çalışma Programı Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03) hazırlanır, Park Bahçeler Müdürü nün kararıyla işe hangi gün başlanacaksa, işin niteliğine göre malzeme ve personel çalışma sahasına sevk edilir. Ekip Başı, işin niteliğine göre Ekibini koordine eder. Gerekli çalışmalar yapıldıktan sonra veya yapılırken gün içerisinde yapılan işler kontrol edilir. Bu yapılanlar günlük çalışma programına işlenir, hazırlanan Günlük faaliyetler ay sonunda toplanarak Park Bahçeler Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporu (F38.03) olarak düzenlenir. Park Bahçeler Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık faaliyet raporu nda (F38.03 de) hangi parka hangi faaliyetin yapıldığının aylık dökümünü verir. Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık faaliyet raporu (F38.03) ekine Raportör tarafından parklar bazında yapılan işler ve kullanılan malzemenin görülmesi için detaylandırılır. Hazırlanan Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık faaliyet raporu (F38.03) iki nüsha olarak çoğaltılır. Bir nüshası Park Bahçeler Müdürü bilgisine sunulur. Diğer nüsha ise aylık faaliyet raporları dosyasında saklanır. On iki ay süresince hazırlanan Park Bahçeler Park Bahçeler

5 Yürürlük Tarihi Sayfa 5 / 5 Müdürlüğü İş Ekipleri Aylık Faaliyet Raporları (F38.03) yıl sonunda toplanarak Park Bahçeler Park Bahçeler Müdürlüğü İş Ekipleri Yıllık Faaliyet Raporu (F38.02) olarak düzenlenir. Görevlendirilen personellerin iş sağlığı ve güvenliği konularında uymaları gereken kurallar; İSG-Ç Planlama ve Kontrol Prosedürüne (Pr31.00 e) göre belirlenmiş ve kendilerine tebliğ edilmiştir. Park Bahçeler Müdürlüğüne ait malzeme ve ürünler, Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürü ne (PR15.0 a) göre muhafaza edilmektedir. Park Bahçelerde Bakım, Onarım ve Yenileme İşleri; Park Bahçeler Müdürlüğü Bakım, Onarım ve Yenileme Talimatına (T38.02 a) göre yapılmaktadır Satın almalar: Müdürlüğümüzce talep edilen mal ve hizmetler iki şekilde temin edilmektedir. Mali Hizmetler Müdürlüğü Prosedürüne (PR26.0 a) göre; a) Müdürlüğümüz tarafından yapılan alımlar, b) Mali Hizmetler Müdürlüğü aracılığı ile yapılan alımlar Seralar: Müdürlüğümüz bünyesindeki serada çalışan personel tarafından Sera Çalışma Talimatına (T38.03 a) göre, Belediye sınırları içindeki yeşil alanlarda kullanılmak üzere, tohum ve çelikle; mevsimlik çiçek, yer örtücü, ağaç, ağaçcık ve çalı grubu fidan üretimi yapılmaktadır. Üretilen bu bitkiler, Belediye sınırları içindeki yeşil alanlara her mevsim dikimi yapılmaktadır. Çeşitli hastalık ve zararlılara karşı ilaçlamaları Zirai İlaçları Kullanma Talimatına (T38.01 e) göre, budama, sulama vs. gibi bakım işlemleri hazırlanan iş programa uygun olarak yapılır Park ve Bahçelerde Denetim ve Kontrol Faaliyetleri: Kartal Belediyesi sınırları içinde bulunan park ve bahçelerin bakım ve güvenlik ihtiyaçlarının ortaya konması ve sorunlara müdahale edilebilmesi için müdürlüğümüzce görevlendirilmiş teknik personeller tarafından gün aşırı (Pazar günü hariç) tüm parklar kontrol edilmektedir. Karşılaşılan sorunlarla ilgili önem sırasına göre Park ve Bahçeler Müdürlüğü Bakım, Onarım ve Yenileme Talimatına (T38.02 a) göre işlemler yapılır.barklar ve yeşil alanlar içinde ağaçlara verilen zararlar varsa konu zabıta müdürlüğüne iletilerek zarar ile ilgili tutanak hazırlaması sağlanır.bu tutanağa göre hasar tespit raporları teknik elemanlarımızca hazırlanır ve encümene sunulur.parklar ve yeşil alanlar içinde emniyet ile ilgili hususlarda konu ilçe Emniyet Müdürlüğüne iletilir Kayıtların Saklanması Bu Prosedür kapsamında tüm kayıtlar, Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR.01.0 a) uygun olarak saklanır. Müdürlüğümüze gelen talep, şikayetler ve yapılan faaliyetlerin veri analizleri, Veri Analizi Prosedürüne (PR.19.0 a) göre 6 Aylık periyotlarda yapılmaktadır. 7. DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Birim Müdürleri Park ve Bahçeler Müdürlüğü