tarihinde güncellendi. Açık Öğretim Lisesi. İrtibat Bürolarınca Yapılacak Belge Tarama Kılavuzu

Transkript

1 tarihinde güncellendi Açık Öğretim Lisesi İrtibat Bürolarınca Yapılacak Belge Tarama Kılavuzu Açık Öğretim Lisesi, Eğitim Öğretim Yılından itibaren elektronik arşiv uygulamasına başlamıştır. Bu bağlamda Açık Öğretim Lisesine kayıt yaptırarak halen öğrenimine devam eden öğrenciler ile yeni kayıt yaptıracak öğrencilerin kayıt evrakı irtibat bürolarınca taranarak Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılacaktır. Taramaya, öncelikli olarak 2-3 Ocak 2016 tarihinde yapılmış olan sınav sonucunda mezun olabilecek durumda olan öğrencilerden başlanması gerekmektedir. Söz konusu öğrenci listeleri Müdürlüğümüz tarafından irtibat bürolarına sistem üzerinden mesaj olarak gönderilecektir. Müdürlüğümüzce mezuniyet incelemesinin süresi içinde bitirilebilmesi için her irtibat bürosu, kendisine ait listedeki öğrencilerin belgelerini 14 Ocak 2016 tarihi mesai bitimine kadar tarayarak Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktaracaktır. Gönderilen listedeki dosyaların tarama işlemlerini tamamlayan veya bu listeler içerisinde taranacak dosyası bulunmayan İrtibat Büroları taranmayan diğer dosyaları taranarak sisteme aktarılacak. İrtibat Büroları Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğü Elektronik arşivinin oluşturulması için aşağıdaki işlem basamaklarını takip edeceklerdir: 1) Sistemde belge tarama kısmı seçildiği zaman hangi belgelerin taranacağı görülmektedir. 2) Sistemde belge tarama kısmı altında belirtilen belgeler öğrenci dosyasında var ise taranarak sisteme atılacaktır. Sistem üzerinde belirtilen belge isimleri seçilerek her belge aynı adla belirtilmiş olan başlık altına taranıp Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılacaktır. 3) Ara Sınıf Olarak Kayıt Yaptıran Öğrencilerin; a) Öğrencinin örgün eğitimde geçtiği/okuduğu sınıflardaki notları eksiksiz olarak e okul sisteminde var ve daha önce mezun olduğu okul bilgisi e okul sisteminde yazıyor ise bu öğrencilerin belgeleri taranmayacaktır. b) Öğrencinin örgün eğitimde geçtiği/okuduğu sınıflardaki notları e okul sisteminde tam olarak yok ise (10. Sınıf notları e okulda var ancak 9. Sınıf notları e okulda yok vb.) bu öğrencinin tasdiknamesi ve geçtiği/okuduğu sınıflardaki notları eksiksiz olarak taranacak. Özellikle e okul sisteminde bulunmayan sınıflara ait not döküm çizelgelerinin taranmasına dikkat edilecek. c) E okul sisteminde herhangi bir bilgisi olmayan öğrencilerin tasdikname ve ekindeki geçtiği/okuduğu sınıflardaki notlarını gösteren not döküm çizelgeleri taranacak. d) Öğrencinin e okul sisteminde veya tasdiknamede daha önce mezun olduğu okul ismi yok ise bu öğrencinin daha önce mezun olduğu okulu belirten dilekçe/resmi yazı alınacak veya tasdikname üzerine daha önce mezun olduğu okulun ismi doğru bir şekilde (okul dönüşümlerinden dolayı 2012 yılından sonra düzenlenen belgeler okulların yeni isimleri ile ilkokul, ortaokul, imam hatip ortaokulu vb. isimler verildiğinden doğrusunun yazılması önemlidir) yazılıp onaylandıktan sonra sisteme taranacak. 4) İlk Öğretim veya Orta Okul Mezunu olarak Kayıt Yaptıran Öğrencilerin; a) E okul sisteminde daha önce mezun olduğu okul bilgisi bulunmayanların İlk Öğretim veya Orta Okul diplomaları veya kayıp belgeleri sisteme taranacak.

2 b) E okul sisteminde daha önce mezun olduğu okul bilgisi bulunanlar ile Açık İlköğretim Okulu veya Açık Öğretim Ortaokulu mezunu olarak kayıt yaptıran öğrencilerin diplomaları taranmayacak. Not: E-okulda kaydı, bilgileri olmasına rağmen istenirse öğrencilerin belgeleri taranarak sisteme atılabilir. 5) Aynı belgenin kopyaları varsa sadece asılları taranacaktır. 6) Belgeler kırışık, katlanmış, birbirine yapışmış ise düzeltilerek taranacaktır. 7) Taranacak belgelerin okunaklı, sayfaya sığdırılmış, kısmi ve eksik taranmadığına dikkat edilecektir. Taranan belgelerin sistem üzerinde okuma yönünde dikey olarak taranması gerekmektedir. 8) Her öğrenci için tarama işlemi bittikten sonra tarama işleminin istenilen şekilde yapılıp yapılmadığı kontrol edilecektir. 9) Taranan belgenin sistemde okunup-okunmadığı kontrol edilecek. Belge okunmuyor silik görünüyor ise öncelikle belgenin rengi koyulaştırılarak tarama tekrar yapılacak. Buna rağmen belge hala okunmuyor ise sitemizdeki İrtibat Büroları İçin Duyuru kısmında yayınlanan Okunmayan Belgeler başlığı altındaki açıklamalar doğrultusunda belge aslına uygun olacak şekilde tekrar düzenlenip onaylandıktan sonra orijinal belge ile birlikte sisteme taranacak. 10) Taranarak sisteme yüklenen belgeler, Müdürlüğümüz tarafından incelenecek, belirtilen şekilde taranmış olanlar onaylanacaktır. İstenilen şekilde taranmamış olanlar ise onaylanmayacak, tarafınıza sistem üzerinden mesaj yoluyla bildirilerek düzeltilmesi sağlanacaktır. Onaylanan belgeler kurum tarafından silinemeyecek ve değiştirilemeyecek. Onaylanmayanlar ise sadece kurum tarafından silinebilecektir. 11) Müdürlüğümüz tarafından yapılan inceleme ve kontrollerde Açık Öğretim Lisesi Bilgi Yönetim Sistemine aktarılan evrakın aslından farklı olması halinde; sistem kullanıcısı sorumlu olacaktır. 12) Tarama ile ilgili her türlü soru ve sorun öncelikle koordinatör Halk Eğitimi Merkezi, daha sonra e posta ( aol_tarama@meb.gov.tr ) üzerinden Müdürlüğümüze ulaştırılacaktır. Gereksiz telefon iletişimi iş kaybına neden olacağından, mümkün olduğunca tercih edilmemelidir. 13) İrtibat Büroları kendilerine gönderilen listedeki öğrenci belgelerinin tarama işlemlerin tamamlanmasından sonra, daha önceden taraması yapılması gereken ancak hala arşivlerinde bulunan dosyalardan taranmamış olan dosyalar var ise yeni bir liste gönderinceye kadar bu dosyalar taranarak sisteme atılma işlemi tamamlanacaktır. 14) Tarama işlemi ilgili yeni gelişme ve öncelikler olduğu takdirde Müdürlüğümüzce bilgilendirme yapılacaktır. 15) İrtibat Büroların arşivlerinde son alınan ilk kayıt dosyaları dâhil taranmamış dosya kalmayacaktır. Konu ile ilgili olarak gerekli hassasiyeti göstermeyip arşivlerinde bulunan tüm dosyaların tarama işlemlerini tamamlamayan İrtibat Büroları için ilgili kurum ve kuruluşlarla gerekli yazışmalar yapılacaktır. Tarama işlemi yapmadan önce aşağıdaki ayarlamaları yapınız.

3 AÇIK ÖĞRETİM LİSESİ, BELGE TARAMA ( TASDİKNAME/ÖĞRENİM BELGESİ/DİPLOMA) YARDIM DOSYASI Öğrencilerimiz Açık Öğretim Lisesine farklı belgelerle kayıt yaptırmaktadır. Bu belgelerden bazıları E Okul sistemi üzerinde kayıtlı olup, bazıları ise sistem üzerinde yer almamaktadır. Bu nedenle E okul sistemi üzerinde görülemeyen veya sistem üzerinde kayıtlı olup eksikliği tespit edilen belgelerin taranarak Elektronik Arşive aktarılmasına ihtiyaç duyulmuştur. Açık Öğretim Lisesine kayıt yaptırarak halen öğrenimine devam eden öğrenciler ile yeni kayıt yaptıracak öğrencilerin irtibat bürolarına teslim ettiği aşağıda adı geçen ve ayrıntılı olarak belirtilen evrakların taranarak Elektronik Arşive aktarılması gerekmektedir. Açık Öğretim Lisesi Müdürlüğü Elektronik arşivinin oluşturulması için aşağıdaki işlem basamakları takip edilecektir. Öncelikle belge tarama işlemi için, bir program kurulması gerekmektedir. Bu yazılım bilgisayarınız için herhangi bir sorun çıkarmayacaktır. 1. Öğrenci numarası girilerek, Bilgi Düzenleme altındaki Belge Tarama yetkisine tıklayınız. Bilgisayarınızdaki işletim sistemine göre bir uyarı yazısı gelebilir. Buna da Tamam ı tıklayınız. 2. Yazılımı kurmak için Tıklayınız.

4 Burada setup.rar Dosyasını Açmak İçin Gelen Uyarıda Aç Seçeneğine tıklanır. Açılan setup.rar dosyasındaki setup.exe dosyası çalıştırılır. Kurumlum aşamasında ACCEPT e basarak yazılımı kabul ediniz.

5 Kurulumun yapılacağı klasör C Diskinin altındaki Windows dosyasının altıdır. Bu nedenle İNSTALL butonuna basınız. Bilgisayarınıza indirilmiş olan dosyasının KUR dosyasını çift tıklayarak programı kurunuz. ADIM a) ADIM B)

6 ADIM c) Adım d) Son aşamada Güvenlik Duvarı kapalı ise Bu Sürücü Yazılımını Yine De Yükle seçeneğine tıklayınız.

7 ADIM e) Kurulumu Close ile tamamlayınız. Öğrenci dosyasının içerisindeki belgeler öğrenci no / ad soyad / TC kimlik numarasına göre adlandırılmak şartı ile taranarak bilgisayara kaydedilir Öğrenci numarası sorgulanır. Öğrenci kimlik bilgileri AÖL Bilgi Yönetim Sisteminin ekranından ve taranan belgelerden kontrol edilir.

8 Belge Düzenleme altındaki Belge Tarama ya tıklanır. Gelen ekrandan Belge tipi seçilerek, taranan belgenin adı çağrılarak Dosya seç e tıklanır. Taranacak Evraklar: Evrak Türü Tasdikname / Öğrenim Belgesi/ Tasdikname Kayıp/ Öğrenim Belgesi Kayıp/ Başarı Durum Belgesi / Transkript Belgesi/Ortalama Yükseltme yada Sorumluluk Sınav Notları İlköğretim Ortaokul Diploması yada bunların Kayıp Belgeleri Yükleme Türü Öğrenim Belgesi (TASDİKNAME,TRANSKRİPT) olarak taranacaktır. İlköğretim Ortaokul Diploma Kayıp Belgesi olarak taranacaktır. Denklik Belgesi Yurtdışı Denklik Belgesi olarak taranacaktır. Gazilik, Mahkeme Kararı ile Eğitim Tedbiri alınanlar Ücret muafiyet Belgesi olarak taranacaktır. Sağlık Kurul Raporu Sağlık Raporu olarak taranacaktır.

9 Örneğin, Belge tipi Tasdikname / Öğrenim Belgesi seçilir. Dosyadan Belge Seçiniz den Dosya Seç tıklanır ve gelen ekrandan taranan belge seçilir ve aç butonuna basılır. Taranan Belgenin adı, dosya seç butonunun yanından kontrol / teyit edilebilir. Sonra KAYDET butonuna basılır. Seçilen kayıt eklendi mesajı gelir. Tamam a basıldığında işlem tamamlanmış olur.

10 Bu işlem bittiğinde taranan ve sisteme aktarılan belge aynı ekranda görülür. Belge doğru ise Belge Onay la butonuna basılır. Seçilen belge onaylandı mesajı geldiğinde Tamam a basıldığında herşey tamamlanmış olur. Öğrencinin birden fazla belgesi var ise; yukarıdaki işlemlerin aynısı yapılarak öğrencinin dosya evraklarının tamamlanır. Dosya büyüklüğü 65 KB ın üzerinde olmamalıdır.

11 Evraklar bir açıklama yapılıncaya kadar arşivlenmeye devam edecektir.