MICROSOFT EXCEL GIRIŞ

Transkript

1

2 MICROSOFT EXCEL GIRIŞ Microsoft Excel programı, Windows altında çalışan bir tablo işlemcisidir. Bu tablo üzerinde yazmış olduğunuz rakamlar, kelimeler ve tarih gibi bir takım veriler üzerinde, işinize uygun olarak dilediğiniz gibi matematiksel işlemler yapıp, grafikler çizip, işlerinizi daha kolay yapabilirsiniz. Kısaca özetlemek gerekirse EXCEL bir hesap tablosu özelliği taşır. Excel de veriler, bir çalışma sayfasında bulunan ve yatay satırlar ile düşey sütunlar halinde düzenlenmiş hücrelere girilirler. Yapacağınız işte birden fazla çalışma sayfasının gerekli olabileceği ihtimali düşünülerek Excel, çalışma sayfalarını çalışma kitapları halinde birleştirir. Oluşturduğunuz her yeni çalışma kitabında başlangıçta üç çalışma sayfası bulunurken sonradan en fazla 255 adet olmak üzere yeni çalışma sayfası ekleyebilirsiniz. Her bir çalışma sayfasında toplam adet satır ve toplam 256 adet sütun bulunur. İlk 26 sütunu adları A dan başlayıp Z de biter, ikinci 26 sütun ise AA dan başlayıp AZ de, sonraki 26 sütun ise BA dan başlayıp BZ de biter ve böylece sürer gider. Çalışma sayfalarına ise Sayfa 1 den başlayan ve Sayfa 256 ya dek uzanabilen isimler verilir. Bu isimler dilendiği gibi değiştirilebilirken, 32 karakterden küçük olmalı ve /? \ * : gibi karakterleri içermemelidir. Excel programında oluşturulan dosyalara XLS uzantısı verilmektedir. Excel de hücreleri aktif hale getirmek için hareketli bant vardır. Hareketli bant hangi hücrede ise o hücreye her türlü işlem yapmak mümkündür. Birden fazla hücre üzerinde işlem yapmak için bloklama yapılmalıdır. Bloklama yaparken mouse un görüntüsü şeklinde olmalıdır. Bloklanan hücrelerin başlangıç noktası her zaman beyaz kalır, diğer hücreler siyahlaşır. Excel programında komutları çalıştırmak için menüler kullanılır. Menülerin ve komutların kullanılabilmesi için imleç in (cursor) ekranda görünmemesi gerekir. 1

3 EXCEL 2003 Microsoft Excel elektronik olarak hesaplama tablosu oluşturmaya yarayan bir programdır. Excel in genel olarak tablolama, hesaplama, grafik olmak üzere 3 işlevi vardır Excel 2003 Programını Bilgisayara Yüklemek Excel 2003 programını Microsoft Office 2003 paketi içersinde gelmektedir. Buradan yükleme yapılmaktadır Excel 2003 Programını Başlatmak Excel 2003 programını başlatmak için normal yükleme yapılmış bir bilgisayarda Başat- Programlar-Microsoft Office-Microsoft Excel 2003 yolunu takip etmek yeterli olacaktır. Şekil 1. Excel 2003 programının çalışma ekranı aşağıdaki gibidir. Excel 2003 programında açılan dosyalar kitap olarak ifade edilmektedir. Bu kitaplarda çalışma sayfalarında oluşmaktadır. Standart olarak 3 adet çalışma sayfası bulunmakta bunlar arttırılıp azaltılabilmektedir. 2

4 Şekil Excel Menüleri Excel 2003 programı Diğer Office 2003 programlarında olduğu gibi menülerle çalışmaktadır. Word içerisinde bulunan menüler aşağıda gösterilmiştir. Şekil Araç Çubukları Excel 2003 te kolay işlem yapmamızı sağlayan araç çubukları bulunmaktadır. Aşağıda bu araç çubuklarından bazılarının görüntüsü gösterilmiştir. Şekil Excel Görünümü Excel 2003 programının normal görünümünde Menü Çubuğu, Standart Araç Çubuğu, Biçimlendirme Araç Çubuğu ve Çizim Araç Çubuğu bulunmaktadır. Diğer araç çubukları da eklenip çıkartılabilir. 3

5 1.6. Excel Öğeleri Excel de işlem yaparken kullandığımız öğelerden bazıları aşağıda açıklanmıştır. a. Hücre: Satırların ve sütunların kesiştikleri her bir kutuya verilen isimdir. Çalışma tablosunda her satır ve sütunun kesiştiği yerde oluşan adet dikdörtgenin her birine hücre adı verilir. Bir hücre ise sütun ve satır isimlerinin ardı ardına söylenmesiyle isimlendirilir. Örneğin A sütunuyla 2. Satırın kesiştiği yerdeki hücrenin adı A2 olarak isimlendirilir. Hücre başvurusu: hücrenin çalışma sayfası üzerinde işgal ettiği koordinatlar dizisi. Örneğin, B sütunuyla 3 satırının kesişiminde görünen hücrenin başvurusu B3tür. Mutlak hücre başvurusu: bir formülde, formülü içeren hücrenin konumuna bakılmadan, hücrenin tam adresi. Mutlak başvuru, $a$1, $b$1 vb. biçimini alır. Göreceli hücre başvurusu: formülü içeren hücreden başlayarak başka bir hücreyi nasıl bulacağını söyleyen, A1 gibi bir hücre başvurusudur. Göreceli başvuru kullanma, bir kişiye bulunduğu yerden nereye gideceğini açıklayan yönleri vermeye benzer; örneğin, "iki blok yukarı ve bir blok sağa git". b. Çalışma Kitabı: Excel de oluşturulan bir dosya, bir çalışma kitabıdır. c. Çalışma Sayfası Alanı: Tüm çalışma sayfası ve hücreler, kılavuz çizgileri, satır ve sütun başlıkları, kaydırma çubukları ve sayfa sekmeleri de içinde olmak üzere öğelerinin tümüdür. Ayrıca satır ve sütunların belirgin olarak görünmesini sağlayan çizgilere kılavuz çizgileri adı verilir. d. Çalışma Sayfası: Çalışma kitaplarını temsil eden belge pencerelerinin alt kısmında yan yana dizili olan düğmelerden her birine (sayfa1, sayfa2, sayfa3,..) çalışma sayfası denmektedir. e. Satır, Sütun: Excel çalışma tablosu satırlardan ve sütunlardan oluşur. Bir Excel çalışma sayfası, sayılarla numaralandırılmış toplam satır ve harflerle isimlendirilmiş (A dan IV ye kadar) toplam 256 sütundur. 2. Excel de Veri İşlemleri 2.1.Excel de Seçme İşlemleri a. Bir satırı veya satırları seçmek için "Satır Numaraları"nın üzerine basılır. Ard arda satırları seçmek için başlangıç ve bitiş satırı seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. b. Bir sütunu veya sütunları seçmek için "Sütun Başlığı"nın üzerine basılır Ard arda sütunları seçmek için başlangıç ve bitiş sütunu seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. c. Yan yana hücreleri seçmek için fare seçimin yapılacağı köşelerden birisine getirilip, çapraz biçimde fare kaydırılır. d. Yan yana olmayan satırları/sütunları/hücreleri seçmek için önce Ctrl tuşuna basılır, parmak kaldırılmadan seçilmek istenen satırlar/sütunlar/hücreler seçilir. 4

6 2.2. Satır Sütun Boyutlandırma Çalışma sayfasında kullanılan sütun genişliklerini ayarlamak için; Birinci yöntem "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. İmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; genişletmek için sağa, daraltmak için sola çekilir. Şekil 5. İkinci yöntem 1. Genişletmek ya da daraltmak istediğiniz sütunlardan en az birer hücre seçilir. 2. Menü Araç çubuğundan "Biçim/Sütun/Genişlik" yani Menü bar dan (Format/Column/Wıdth) komutu seçilir. 3. Sütun genişliğine bir değer yazıp "Tamam" (Ok) düğmesine basılır. 2.3.Satır, sütun ya da hücre silmek Silmek istediğiniz satır veya sütun seçilir 1. Düzen menüsünden Sil" komutu tıklanır. 2. Silmek istediğimiz satır ya da sütuna farenin sağ tuşu ile tıklanır. Sil komutuna tıklanarak silme işlemi yapılır. Hücre silmek için silinecek hücre seçilir. Düzen menüsünden sil komutu seçilir Aşağıdaki şekilde gösterilen işlemlerden istenen seçilerek silme işlemi tamamlanır. Şekil 6. Aynı işlem farenin sağ tuşu ile de yapılabilir. 5

7 2.4. Satır Sütun Eklemek Ekleme yapacağımız satır ya da sütunda bir bölgeye gelinir. Ekle menüsünden satır ya da sütun seçilir. İstediğimiz satır ya da sütunun önüne satır ya da sütun eklenmiş olur. Bu işlemi fare ile de yapabiliriz. İstediğimiz satır ya da sütunun üzerine farenin sağ tuşu ile tıklayarak çıkan menüden ekle komutu seçilir ve ekleme işlemi tamamlanır. 2.5.Çalışma Kitabına Bir Sayfanın Eklenmesi / Silinmesi Çalışma kitabına bir sayfanın eklenmesi için; Ekle menüsünden Çalışma Sayfası komut sırası takip edilir. Veya Sayfa sekmesinin üzerinde farenin sağ tuşu kullanılarak açılan yardımcı menüden Ekle komutu ile yapılabilir. Çalışma kitabındaki bir çalışma sayfasını silmek için de; Düzen menüsünden Sayfayı Sil komutu kullanılır. Veya Sayfa sekmesinin üzerinde farenin sağ tuşu kullanılarak açılan yardımcı menüden Sil komutu ile yapılabilir. Şekil 7. Sayfa Taşıma ve Kopyalama Bir çalışma sayfasının, aynı kitabın başka bir sayfasından sonrasına taşınmasını veya kopyalanmasını, ya da başka bir çalışma kitabına taşınmasını veya kopyalanmasını sağlayan komuttur. Şekil 8. Sayfaları taşırken veya kopyalarken dikkatli olun. Bir çalışma sayfasını taşırsanız, bu çalışma sayfasındaki verilere dayanan hesaplamalar veya grafikler doğruluğunu kaybedebilir. 6

8 Şekil 9. Aynı şekilde bir çalışma kitabını, diğer sayfalardaki hücre değerleri içeren formül işlevi eklenen sayfaları taşırsanız, çalışma sayfasındaki veriler hesaplamaya eklenebilir. Taşımak veya kopyalamak istediğiniz sayfaları içeren çalışma kitabına geçiş yapın, sonra da sayfaları seçin. Düzen menüsünden Sayfa Taşı veya Kopyala komutunu çalıştırın. Kitap kutusundan, taşıma işlemi seçeneklerini seçin. Kitap: Seçili sayfaları taşımak veya kopyalamak istediğiniz açık çalışma kitabını tıklatın. Sadece taşınan veya kopyalanan sayfaları içeren yeni bir çalışma kitabı yaratmak için bir yeni kitap seçebilir. Sonraki sayfası: Taşıdığınız veya kopyaladığınız sayfaların önüne konmasını istediğiniz sayfanın adını tıklatın. Sayfayı, kitap kutusunda görüntülenen açık çalışma kitabının sayfalarının sonuna koymak için, sona taşı seçeneğini tıklatın. Kopya yarat: Seçili sayfaları kopyalar ve özgünlerini yerlerinde bırakır. Bu işlemi daha çabuk ve fare ile sayfaları geçerli çalışma kitabı içinde taşımak için, seçili sayfaları sayfa sekmeleri satırı boyunca sürükleyebilirsiniz. Sayfaları kopyalamak için Ctrl tuşunu basılı tutun ve sonra sayfaları sürükleyin, Ctrl tuşunu bırakmadan önce, fare düğmesini bırakın Hücre Seçme Teknikleri Sadece o hücrenin üzerine fare ile tıklayarak ya da klavyeden yön tuşları ile o hücrenin üzerine gidilerek istenilen hücre seçilebilir. Küçük bir alanı seçme: Fare ile: Fare imleci seçilecek alanın ilk hücresinin üzerindeyken fare sol tuşuna basılı tutulup alanın sonuna kadar sürüklenerek seçim yapılabilir. 7

9 Aynı zamanda imleç seçilecek alanın ilk hücresinin üzerindeyken, klavyedeki Shift tuşu basılı tutulur ve alanın son hücresine fare ile tıklama yapılarak seçim yapılabilir. Farklı yerlerdeki alanlar ise klavyedeki Ctrl tuşu basılıyken aynı şekilde seçilebilir. Klavye ile: İmleç seçilecek alanın ilk hücresinin üzerindeyken klavyedeki Shift tuşu basılıyken yön tuşları ile seçim yapılabilir Hücre Kopyalama, Taşıma ve Silme Kes-Yapıştır İşlemi ve Metotları Kes Yapıştır işlemi bir tür taşıma işlemidir. Bunun için; İlk önce veri seçme tekniklerinden bir kullanılarak kesilecek hücreler seçilir, Daha sonra standart araç çubuğunda bulunan düğmesi tıklanır, Ya da Düzen menüsünden Kes komutu kullanılır, Veya farenin sağ tuş yardımıyla çıkan menüden Kes komutu kullanılarak yapılabilir. Klavye yoluyla ise; Ctrl + X tuşlarına basılarak seçili alan hafızaya alınır, Daha sonra yapıştırılacak yere imleç tıklanarak standart araç çubuğundan düğmesine tıklanır, Veya Düzen menüsünden Yapıştır tıklanır, Ya da farenin sağ tuşu yardımıyla çıkan menüden Yapıştır seçeneği tıklanır. Klavye yoluyla ise Ctrl + V tuşlarına basılarak hafızadaki hücreler ilgili yere yapıştırılır. Kopyala Yapıştır İşlemi ve Metotları Kopyalama işlemi için; İlk önce veri seçme tekniklerinden biri kullanılarak kopyalanacak hücreler seçilir, Daha sonra standart araç çubuğunda bulunan düğmesi tıklanır, Ya da Düzen menüsünden Kopyala komutu kullanılır, Veya farenin sağ tuş yardımıyla çıkan menüden Kopyala komutu kullanılarak yapılabilir. Klavye yoluyla ise; Ctrl + C tuşlarına basılarak seçili alan hafızaya alınır, Daha sonra yapıştırılacak yere imleç tıklanarak standart araç çubuğundan düğmesine tıklanır, Veya Düzen menüsünden Yapıştır tıklanır, Ya da farenin sağ tuşu yardımıyla çıkan menüden Yapıştır seçeneği tıklanır. Klavye yoluyla ise Ctrl + V tuşlarına basılarak hafızadaki hücreler ilgili yere yapıştırılır. 8

10 2.7. Hücre Biçemlerinin Kopyalanması Hücre Biçemlerini kopyalamak için Düzen menüsünden Özel Yapıştır komutu kullanılır. Kopyala komutu ile hafızaya alınmış bilgileri hedef alana değişik düzenlerde yapıştırmayı sağlar. Bu komut seçildiği zaman karşımıza çıkan diyalog penceresindeki seçeneklerinin anlamları şöyledir: Yapıştır: Bu seçenek sayesinde, kaynak alanın hedef alana kopyalanmış verinin hangi özniteliklerinin aktarılacağı tanımlanır. Şekil 10. Tümü: Tüm hücre içeriklerini ve biçimlerini yapıştırır. Bu seçenek düzen menüsündeki yapıştır komutunu kullanmakla aynıdır. Formülleri: Yalnızca formülleri formül çubuğuna girildiği haliyle yapıştırır. Değerleri: Yalnızca değerleri, biçimleri göz ardı ederek yapıştırır. Biçimleri: Yalnızca sayı, hizalama, kenarlık, yazı tipi, desen gibi hücre biçimlendirmesini yapıştırır. Açıklamaları: Yalnızca hücreye iliştirilmiş açıklamaları yapıştırır. Doğrulamaları: Kopyalanmış hücrelerin veri geçerlilik kurallarını yapıştırma alanına yapıştırır. Kenarlık dışında tümü: Sınırlar dışında kopyalanmış hücreye uygulanmış tüm hücre içeriklerini ve biçimlendirmesini yapıştırır. İşlem: Kopyalanmış veriye, varsa, hangi matematik işlemi uygulamak istediğinizi belirler. Bu seçenek sayesinde, kaynak alandaki bilgilerin hedef alandaki bilgilerin üzerine aktarılırken, eğer üst üste denk gelen sayılar var ise ne tür bir işlem ile aktarılacağı ayarlanabilir. Seçilen işlemi yapar ve sadece değeri bu alana aktarır. 9

11 2.8. Verinin Düzenlenmesi Hücreye bilgi girebilmek için yapılması gerekenler: Bir hücreye bilgi girebilmek için ilk önce o hücrenin üzerine klavyedeki yön tuşları ile gidilir ya da fare ile tıklanır. Daha sonra girilmek istenen bilgi yazılır. Yazma işlemi tamamlandıktan sonra da ya Enter tuşuna basılır, ya yön tuşlarından birine basılır ya da fare ile başka bir hücrenin üzerine tıklanır. Hücredeki bilgiyi düzeltmek için yapılması gerekenler: İlk önce imleç ya fare ya da klavye yardımıyla düzeltilecek bilginin olduğu hücrenin üzerine getirilir. Şekil 11. Daha sonra ya klavyedeki F2 tuşuna basılarak, ya hücrenin üzerinde çift tıklama yapılarak, ya da formül çubuğu üzerinde bilginin yazıldığı yere fare ile tıklayarak gerekli düzeltmeler yapılabilir ve düzeltme tamamlandığında ise ya Enter tuşuna basılır, ya da fare ile başka bir hücre üzerinde tıklanır Hücrelerin Doldurulması ve Verilerin Temizlenmesi Hücrelerin Doldurulması: Seçilmiş alandaki bilginin seçili alan boyunca çoğaltılması sağlanır. Bu komutun alt seçeneklerinin anlamları şöyledir; Şekil

12 Aşağı: Seçili alanın üst satırındaki bilginin seçili alan boyunca aşağı doğru çoğaltılmasını sağlar. Seçilen aralığın en üstünde bulunan hücrelerin içindekileri ve biçimlerini alttaki hücrelere kopyalar. Seçimi alttaki hücreler yerine üstteki hücrelere kopyalamak için Shift tuşunu basılı tutarak aşağı seçeneğini tıklatın. Sağ: Seçili alanın sol sütunundaki bilginin seçili alan boyunca sağa doğru çoğaltılmasını sağlar. Seçilen aralığın en solunda bulunan hücrenin veya hücrelerin içindekileri ve biçimlerini sağdaki hücrelere kopyalar. Seçimi sağdaki hücreler yerine soldaki hücrelere kopyalamak için shift tuşunu basılı tutarak sağ seçeneğini tıklatın. Yukarı: Seçili alanın alt satırındaki bilgilerin seçili alan boyunca yukarı doğru çoğaltılmasını sağlar. Seçilen aralığın en altındaki hücrenin veya hücrelerin içeriklerini ve biçimlerini o aralıkta yukarıda yer alan hücrelere kopyalar. Kopyalanan içerik ve biçimler var olan içerik ve biçimlerin yerini alır. Sol: Seçili alanın sağ sütunundaki bilgilerin seçili alan boyunca sola doğru çoğaltılmasını sağlar. Seçilen aralığın en sağındaki hücrenin veya hücrelerin içeriklerini ve biçimlerini o aralıkta solda yer alan hücrelere kopyalar. Kopyalanan içerik ve biçimler var olan içerik ve biçimlerin yerini alır. Çalışma sayfaları boyunca: Seçili alandaki bilginin aynısının, seçilmiş çalışma sayfalarının tamamına kopyalanmasını sağlar. Etkin çalışma sayfasında seçilen aralıktaki hücrelerin içeriklerini grupta seçilen diğer sayfalarda aynı aralıkta bulunan hücrelere kopyalar. Bu komut, yalnızca birden çok çalışma sayfası seçilirse kullanılabilir. İki yana yasla: Seçili hücreye sığmayan bir cümlenin hücre genişliğine göre bölünerek alt hücrelere otomatik olarak paylaştırılmasını sağlar. Hücrelerin metin içeriklerini seçilen aralığı dolduracak şekilde yeniden dağıtır. Sayılar veya formüller iki yana yaslanamaz. Sol sütun dışında aralık içindeki hücreler boş olmalıdır Hücrelerin Temizlenmesi: Seçilen alandaki bilgilerin bir özelliğine göre temizlenmesini sağlar. Tümü: Seçili alanı, tüm özellikleri ile temizler. Biçimler: Seçili alanın sadece biçimlerini temizler. İçindekiler (Delete): Seçili alandaki sadece yazıları (formül ya da değerleri) temizler. Açıklamalar: Seçili alandaki sadece açıklamaların temizlenmesini sağlar Biçimleme İşlemleri Hücrelerin Biçimlendirilmesi Seçilen hücrelere biçimler uygular. Bu işlemi yapabilmek için; Biçim menüsünden Hücreler komutu çalıştırılır. Sayfa korumalıysa bu komut kullanılamayabilir. 11

13 Şekil 13. Karşınıza çıkan pencerede; Koruma sekmesi: Seçtiğiniz hücrelerin değiştirilmesini, taşınmasını, yeniden boyutlandırılmasını veya silinmesini önler. Hücreleri kilitleme, sayfa korumalı olmadıkça etkili olmaz. Sayfayı korumalı yapmak için, Araçlar menüsünden korumayı işaretleyip, Sayfayı koruyu tıklatın, Ve sonra içindekiler onay kutusunu seçin. Bu bölüm eğer çalışma sayfası korumalı ise sadece tanımlanan alandaki bilgileri korumasız kalmaması (bu işlem için kilitli onay kutusu işaretli olmamalı) ya da tanımlanan alana girilen bilgilerin formül çubuğundan görüntülenmemesi (bu işlem içinde gizli onay kutusu işaretli olmalıdır) sağlanır Desenler sekmesi: Seçili alandaki hücrelerin desen (zemin) rengi ayarını belirleyebiliriz. 12

14 Kenarlık sekmesi: Seçili alana, çerçeve, iç kenarlık, sağ, sol, üst, alt ve çapraz kenarlıklar ekleyebilir ya da bu kenarlıkları kaldırabiliriz. Ayrıca çizgi kısmından eklenecek kenarlığın biçemini ve rengini de ayarlayabiliriz Yazı tipi sekmesi: Seçili alandaki metnin, yazı tipi ismini, biçemini, boyutunu, rengini, alt çizgi ayarını ve efekt ayarını gerçekleştirebiliriz Hizalama sekmesi: Bu bölüm sayesinde seçili alandaki bilgilerin hücrelerdeki görünüm (hizalama) ayarı gerçekleştirilir. Bu bölümde; Metin hizalama kısmından metinin hücrede yatay ve dikey olarak nasıl görüntüleneceği (sola, sağa hizalı gibi), Yönlendirme kısmından metnin hücrede ne yönde görüntüleneceği (dikey yazı, belli açıda döndürülmüş yazı gibi) ayarlamalar yapılırken, Metin denetimi kısmından ise metni kaydır onay kutusu ile hücreye sığmayan kelimeleri aynı hücreyi genişleterek alta kaydırmayı, uyacak şekilde daralt onay kutusu ile metnin hücre genişliğine göre küçültülmesini ve hücreleri birleştir onay kutusu ile birden fazla hücre seçilmiş ise bu hücreleri birleştirip bir hücre haline gelmesini ayarlayabiliriz Yatay hizalama: Hücre içeriklerinin yatay hizalanmasını değiştirmek için yatay liste kutusunda bir seçenek seçin, Varsayılan olarak metni sola dayar, sayıları sağa dayar ve mantıksal ve hata değerlerini ortalar. Varsayılan yatay hizalama geneldir Genel: Veri türüne bağlı olarak varsayılan hizalamayı uygular. Metin verileri hücrenin sol kenarında, sayılar, tarihler ve zamanlar ise hücrenin sağında hizalanır. Doğru ve yanlış mantıksal değerleri ortalanır. Verilerin hizalamasını değiştirmek veri türünü değiştirmez. Sol: Hücrenin içeriğini hücrenin sol kenarında hizalar. Girinti kutusunda bir sayı belirtirseniz Microsoft Excel, hücrenin içeriğini soldan itibaren belirtilen sayıda karakter girinti eklenir. Karakter boşlukları, Araçlar menüsündeki seçenekler iletişim kutusunun genel sekmesinde seçili olan standart yazı tipi ve yazı tipi boyutuna dayanır. Orta: Hücrenin içeriğini ortalar. Sağ: Hücrenin içeriğini sağ kenarda hizalar. Doldur: seçimin en soldaki hücresindeki karakterleri, seçili aralık boyunca tekrar eder. Seçili alandaki doldurmak istediğiniz bütün hücrelerin boş olması gerekir. Örneğin, bir hücreye bir çizgi ( ) veya bir yıldız imi ( * ) yazarak kenarlık gibi bir efekt yaratabilir ve bu seçeneği kullanarak bir karakter dizisini bir satır boyunca yineleyebilirsiniz. 13

15 İki yana yasla: hücre içeriğini hücrenin içinde çok sayıda satıra ayırır ve sözcükler arasındaki boşlukları ayarlar, böylece bütün satırlar hücre kadar geniş olur. Seçim arasında ortala: bir seçimdeki en sol hücrenin içeriğini seçili aralıkta ortalar. Seçili aralıktaki diğer tüm hücrelerin boş olması gerekir. Hücreler birleştirilmez ve veriler en soldaki hücreden farklı bir hücrede gibi görünebilir Dikey ortala: Hücre içeriklerinin dikey hizalanmasını değiştirmek için dikey liste kutusunda bir seçenek bağlı olarak metni hücrenin altında dikey olarak hizalar. Varsayılan yatay hizalama geneldedir Metin denetimi: Metnin bir hücrede nasıl görünmesini istediğinizi ayarlamak için metin denetiminin altında seçenekler seçilir. Metni kaydır: Hücre içinde metni birçok satıra kaydırır. Kaydırılan satırların sayısı, sütunun genişliğine ve hücre içeriğinin uzunluğuna bağlıdır. Uyacak şekilde daralt: Yazı tipi karakterlerinin görünür boyutunu, seçili hücredeki tüm verileri sütunun içine sığacak biçimde küçültür. Sütün genişliğini değiştirdiğinizde karakter boyutu otomatik olarak ayarlanır. Uygulanan yazı tipi boyutu değişmemiştir. Hücreleri birleştir: İki veya daha çok seçili hücreyi tek bir hücre içinde birleştirir. Birleştirilen hücrenin hücre başvurusu, özgün seçili aralıkta sol üst hücrededir Yönlendirme: Seçili hücrelerde metnin yönelimini değiştirmek için yönelimde bir seçenek seçip başka hizalama seçenekleri seçilmişse, döndürme seçenekleri kullanılamayabilir. Seçili hücrede metin döndürme miktarını ayarlar. Seçili metni hücrede sol alttan sağ üste doğru döndürmek için dereceler kutusunda pozitif sayı kullanın. Metni, seçili hücrede sol üstten sağ alta doğru döndürmek için negatif sayı kullanın Satır ve Sütun Ayarlarının Yapılması Satır Ayarlarının Yapılması: Seçili alan içerisinde yer alan satırların; yüksekliğini, yazı boyutuna göre en uygun yüksekliğini, gizlenmesini ve gizlenmiş satırların yeniden görüntülenmesini ayarlayabiliriz. Bunun için; Biçim menüsündeki Satır komutu çalıştırılmalıdır. Şekil 14.Satır ayarlarının yapılması 14

16 Şekil de karşınıza çıkan pencerede; Yükseklik: Seçilen satırların yüksekliğini değiştirir. Tüm satırın yüksekliğini değiştirmek için yalnızca satırdaki bir hücrenin yüksekliğini değiştirmek yeterlidir. Microsoft Excel de, çalışma sayfası korumalıysa bu komut kullanılamaz. En Uygun Yükseklik: Seçilen satırları otomatik olarak en uygun yüksekliğe ayarlar. Gizle: Seçilen satır veya sütunları gizler. Satırları veya sütunların gizlenmesi, onları çalışma sayfasından silmez. Göster: Yürürlükteki seçimde daha önce gizlenmiş olan satır veya sütunları görüntüler Sütun Ayarlarının Yapılması Seçili alan içerisinde yer alan sütunların; genişliğinin, hücredeki metnin uzunluğuna göre otomatik genişliğinin ayarlanmasını, gizlenmesini, gizlenmiş sütunların yeniden görüntülenmesini ve standart genişliğin değerinin görüntülenmesini sağlayabiliriz. Şekil 15. Sütun ayarlarının yapılması Şekil'de karşınıza çıkan pencerede; Genişlik: Seçilen satırların genişliğini değiştirir. Tüm sütunun genişliğini değiştirmek için yalnızca satırdaki bir hücrenin genişliğini değiştirmek yeterlidir. Microsoft Excel de, çalışma sayfası korumalıysa bu komut kullanılamaz. Standart genişlik: Çalışma sayfasındaki sütunların standart genişliğini değiştirir. Sayfa korumalıysa, bu komut kullanılamayabilir Sayfa Biçim Ayarlarının Yapılması Çalışma sayfasının; yeniden adlandırılmasını, gizlenmesini, gizlenmiş çalışma sayfasının yeniden görüntülenmesini ve seçilecek resmin sayfaya zemin olarak döşenmesini sağlayabiliriz. 15

17 Şekil 16. Sayfa biçim ayarlarının yapılması Şekil'deki pencerede; Yeniden adlandır: Etkin sayfayı yeniden adlandırır. Gizle: Etkin sayfayı gizler. Sayfa açık kalır ve diğer sayfalar tarafından erişebilir, ancak görünmez. Bir çalışma kitabındaki tek görünür sayfayı gizleyemezsiniz. Göster: Yürürlükteki seçimde daha önce gizlenmiş olan etkin sayfayı görüntüler. Arka Plan: Çalışma sayfasının artalanına döşeli bir grafik görüntüsü ekler Koşullu Biçimlendirme Ayarlarının Yapılması Belirlediğiniz değerleri veya formülleri baz alan belirli bir ölçüte uyan seçili hücrelere biçimler uygular. İzlemek istediğiniz formül sonuçlarını veya diğer hücre değerlerini vurgulamak için, koşullu biçimler uygulayarak hücreleri tanımlayabilirsiniz. Örneğin, bir hücrenin tahmin edilen satışlarla gerçek satışlar arasındaki değişimi hesaplayan bir formül içerdiğini varsayalım. Satışlar tahmini aşmışsa hücreye yeşil gölgelendirme, satışlar tahminden azsa kırmızı gölgelendirme uygulayabilir. Hücrenin değeri değişirse ve belirtilen koşulu karşılamazsa, o koşulu vurgulayan biçimleri geçici olarak ortadan kaldırır. Koşullu biçimler, koşullardan hiçbiri karşılanmasa ve belirtilen hücre biçimleri görüntülenmese bile, siz kaldırana kadar hücrelere uygulanmış biçimde kalır. 16

18 Şekil 17. Koşullu Biçimlendirme penceresi Karşınıza çıkan iletişim penceresinde; Hücrenin değeri değişirse ve belirtilen koşulu artık karşılamazsa, koşulu vurgulayan biçimleri geçici olarak ortadan kaldırılır. Koşullu biçimler, koşullardan hiçbiri karşılanmasa ve belirtilen hücre biçimleri görüntülenmese bile, siz kaldırana kadar hücrelere uygulanmış biçimde kalır. Paylaşılan bir çalışma kitabında çalışma kitabı paylaştırılmadan önce uygulanan koşullu biçimler çalışmayı sürdürür; bununla birlikte var olan koşullu biçimleri değiştiremez veya yeni koşullu biçimler uygulayamazsınız. Koşul 1, 2, 3: İstediğiniz koşullu biçim türünü seçili hücreye veya hücre aralığına uygular. Hücre değeri: Hücrenin değerine veya içeriğine dayalı olarak bir hücreyi biçimlendirmek için kullanabilirsiniz. Seçili hücre aralığında koşulu kurmak için kullanmak istediğiniz işleci seçip biçimlendirmek için istediğiniz koşulun üst ve alt değerlerini belirlemeniz gerekir. Üst ve alt değerler, koşullu biçimler uyguladığınız aralığa dahildir. Formül: Belirlediğiniz formüle dayalı olarak bir hücreyi biçimlendirmek için kullanın. Belirlediğiniz formül, doğruyu veya yanlışı değerlendirmelidir. Ekle: Başka bir koşul eklemek için, yeni (en fazla üç koşul) koşullara bağlı biçimlendirmeler yapabiliriz. Biçim: Koşullu biçimlendirmeyle uygulamak istediğiniz biçim öğelerini uygulayabilirsiniz. Bir hücreye bir defada sadece bir koşullu biçim uygulayabilirsiniz. Sil: Koşullu biçimden koşulları kaldırır. Koşullu biçimleri diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. Kopyalamak istediğiniz koşullu biçimleri olan hücreleri tıklatın, biçim boyacısı simgesini tıklatıp, sonra aynı koşullu biçimlere sahip olmasını istediğiniz hücreleri seçin. 17

19 Yalnızca koşullu biçimleri kopyalamak için; Biçimlendirmek istediğiniz hücreleri seçin, Seçime, kopyalamak istediğiniz koşullu biçimleri içeren en az bir hücre ekleyin. Biçim menüsünden koşullu biçimlendirmeyi onaylayın. Örnek : Bir sınıfa ait sınav notları olduğunu kabul edelim. Her öğrenci için son sütunda "Kaldı" veya "Geçti" ifadesi olsun. Koşullu biçimlendirme yardımıyla "Kaldı" ifadelerini kırmızı renkte, "Geçti" ifadelerini yeşil renkte görmek isteyelim. Önce koşullu biçimlendirme uygulanacak hücreler seçilir. Şekil 18. Koşullu Biçimlendirme örneği Ardından Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme komutu uygulanır. Karşımıza çıkan pencereden gerekli ayarlamaları (kaldı yazan hücreler kırmızı renkte, geçti yazan hücreler yeşil renkte göster ayarını Biçim... düğmesi ile) yaptıktan sonra Tamam düğmesine tıklanır. Şekil

20 Koşullu Biçimlendirme İşlemi Şekil 20. Tablonun yeni hali 3. Formül İşlemleri 3.1. Matematiksel İşaretler ve Karşılaştırma Operatörleri Matematik Matematiksel işlevler, toplama, çıkarma veya çarpma gibi temel matematiksel işlemleri yapar; sayıları birleştirir ve sayısal sonuçlar verir. Şekil 21. Matematiksel işlevler İşlev Anlamı Örnek + (artı imi) Toplama 3+3 (eksi imi) Çıkarma negatif * (yıldız imi) Çarpma 3*3 / (ileri eğri çizgi) Bölme 3/3 % (yüzde imi) Yüzde % 20 ^ (düzeltme imi) Üs 3^2 (3*3le aynıdır) Karşılaştırma Operatörleri Karşılaştırma operatörleri, iki değeri karşılaştırır, sonra doğru veya yanlış mantıksal değerini verir. İşlev Anlamı örnek = (eşit imi) Eşittir A1=b1 > (büyük imi) Büyüktür A1>b1 < (küçük imi) Küçüktür A1<b1 >= (büyük veya eşit imi) Büyük veya eşittir A1>=b1 <= (küçük veya eşit imi) Küçük veya eşittir A1<=b1 <> (eşit değildir imi) Eşit değildir A1<>b1 Şekil 22. Karşılaştırma operatörleri 19

21 Metin "&" metin işleci, iki veya daha fazla metin değerini birleştirerek tek bir metin parçası verir. Şekil Başvuru İşleci Anlamı Örnek & (ve imi) Bir sürekli metin değeri vermek için, iki "kızıl" & "ırmak" değeri bağlar veya artarda bağlar "kızılırmak" verir Başvuru işlevleri, hesaplamalar için hücre aralıklarını bağlar. İşleci Anlamı Örnek : (iki nokta İki başvuru arasındaki bütün hücrelere, bu iki B5: b15 üst üste) başvuruyu da içermek üzere, bir başvuru veren aralık işleci ; (noktalı Çok sayıda başvuruyu, tek bir başvuruda birleştiren Topla(b5: b15;d5: d15) virgül) birleşme işleci Şekil 25. Başvuru işlevleri 3.2. Formül Çubuğu Buradan aktif olan hücre adresini görebilir. (Şekilde A1) ve yine buradan verilerimize = ifadesinin önüne girebiliriz. Şekil 26. Formül çubuğu Eğer hücrede bir formül yazılacak ise; formül çubuğunda,, sembolleri belirir. Formül çubuğuna formül yazılıysa aşağıdaki formül yazma kuralına dikkat etmek gerekir. Şekil

22 3.3. Formül Oluşturma Bağımsız değişken adı verilen belirli değerleri, sözdizimi adı verilen belli bir sırayla kullanarak hesaplamalar yapan önceden tanımlanmış formüllerdir. Microsoft Excel, işlev olarak bilinen pek çok önceden tanımlanmış veya yerleşik formül içerir. İşlevler, basit veya karmaşık hesaplamalar yapmak için kullanılabilir. Çalışma sayfalarında en sık kullanılan işlev, hücre aralıklarını toplamada kullanılan topla işlevidir. Formül oluşturma Bir işlevin sözdizimi; İşlevin adıyla başlar, Ardından bir açma ayracı, İşlevin noktalı virgülle ayrılmış bağımsız değişkenleri Ve bir kapatma ayracı gelir. İşlev, bir formülü başlatıyorsa, işlev adından önce, bir eşit imi (=) yazılır. Bir işlev içeren bir formül yarattığınızda, formül paleti, çalışma sayfası işlevlerini girmenize yardımcı olur. Formüle bir işlev girerken, formül paleti, işlevin adını, bağımsız değişkenlerinden her birini, işlevin ve her bir bağımsız değişkenin tanımını, işlevin geçerli sonucunu ve tüm formülün geçerli sonucunu görüntüler. Şekil

23 Formül oluşturma 3.4. Hücrelere İşlev Uygulamak Formülü girmek istediğiniz hücreye formülü, işlevle başlatmak için Sekil 4.32'de gördüğünüz gibi; Öncelikle formülü yazacağınız hücre seçin, Formül çubuğunda formül düzenle simgesini tıklayın, İşlevler kutusunun yanındaki aşağı okunu tıklayın, Formüle eklemek istediğiniz işlevi tıklayın, İşlev listede görünmüyorsa, ek işlevlerin listesini görmek için, tüm işlevleri tıklayın, Bağımsız değişkenleri girin. Formülü tamamladığınızda, Enter tuşuna basın. Şekil 29. Hücrelere işlev uygulamak Matematiksel İşlevler Mutlak Bir sayının mutlak değerini verir. Bir sayının mutlak değeri,önünde "-" işareti olmadan sayıdır. Sözdizimi Mutlak(sayı) Sayı mutlak değerini istediğiniz gerçek sayıdır. 22

24 Örnekler =Mutlak(2) : 2 =Mutlak(-2) :2 A1, -16yı içeriyorsa: =Karekök(mutlak(a1)): 4 Eğersay Fonksiyonu: Verilen ölçütlere uyan bir aralık içindeki boş olmayan hücreleri sayar. Sözdizimi Eğersay(erim; ölçüt)? Erim içinde boş olmayan hücreleri saymak istediğiniz hücre aralığıdır.? Ölçüt hangi hücrelerin sayılacağını tanımlayan sayı, ifade ya da metin biçimindeki ölçüttür. Örneğin, ölçüt 32, "32", ">32", "elmalar" olarak ifade edilebilir. Örnekler A3: a6nın sırasıyla "elmalar", "portakallar", "şeftaliler", "elmalar"ı içerdiğini varsayalım. =Eğersay(a3: a6;"elmalar") : 2 B3: b6nın sırasıyla 32, 54, 75, 86 sayılarını içerdiğini varsayalım. =Eğersay(b3: b6;">55") : 2 Üs Alma Fonksiyonu: Sayının kuvvetine yükseltilmiş sayıyı verir. Sabit e, doğal logaritmanın tabanı olarak 2, e eşittir. Sözdizimi Üs(sayı) Başka tabanların kuvvetlerini hesaplamak için, üs alma işlecini (^) kullanın. Üs işlevi, sayının doğal logaritması olan ln işlevinin tersidir. Örnekler =Üs(1): 2, =Üs(2) : e2 ya da 7, =Üs(ln(3)) : 3 Tamsayı Bir sayıyı aşağıya doğru en yakın tamsayıya yuvarlar. Sözdizimi Tamsayı(sayı) Sayı aşağı doğru bir tamsayıya yuvarlamak istediğiniz gerçek sayıdır. 23

25 Örnekler Pi =Tamsayı(8,9) : 8 =Tamsayı(-8,9) : -9 Matematik sabiti p sayısını (3, ) 15 basamağa kadar verir. Sözdizimi Pi ( ) Örnekler =Pi()/2 : 1, =Sin(pi()/2) : 1 =Pi()*(yarıçap^2) : Bir çemberin yarıçapı yarıçap adlı bir hücredeyse, aşağıdaki formül çemberin alanını hesaplar Çarpım Bağımsız değişken olarak verilen tüm sayıları çarpar ve çarpımı verir. Sözdizimi Çarpım(sayı1; sayı2;...) Sayı1; sayı2;... Çarpmak istediğiniz i ile 30 arasında sayıdır. Sayı, mantıksal değer, mantıksal değer ya da sayıların metinsel ifadeleri olan bağımsız değişkenler belirleyebilirsiniz. Hata değerleri ya da sayılara dönüştürülemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, dizideki ya da başvurudaki sayılar kullanılır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler, metin ya da hata değerleri dikkate alınmaz. Örnekler A2: c2 hücreleri 5, 15 ve 30 sayılarını içeriyorsa: = Çarpım(a2: c2) : 2250 ya da =Çarpım(a2: c2; 2) : 4500 Bölüm Bir bölmenin tamsayı kısmını verir. Bir bölmenin kalanını atmak istediğinizde bu işlevi kullanın. Bu işlev kullanılabilir değilse, çözümleme araç paketini yüklemek için kur programını çalıştırın. Çözümleme araç paketini yükledikten sonra, araçlar menüsündeki eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi Bölüm(pay, payda) Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, bölüm işlevi #değer! Hata değerini verir. 24

26 Örnekler =Bölüm(5; 2) : 2 =Bölüm(4,5; 3,1) : 1 =Bölüm(-10; 3) : -3 Yuvarla Bir sayıyı belirlenen sayıda basamağa yuvarlar. Sözdizimi Yuvarla(sayı; sayı_rakamlar) Sayı yuvarlamak istediğiniz sayıdır. Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısını belirtir. Sayı_rakamlar 0dan (sıfırdan) büyükse, sayı belirtilen ondalık hane sayısına yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0 ise, sayı en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0dan küçükse, sayı ondalık virgülün soluna yuvarlanır. Örnekler =Yuvarla(2,149; 1) : 2,1 =Yuvarla(-1,475; 2) : -1,48 =Yuvarla(21,5; -1) : 20 Karekök Pozitif bir karekök verir. Sözdizimi Karekök(sayı) Sayı karekökünü bulmak istediğiniz sayıdır. Sayı negatifse, karekök işlevi #sayı! Hata değerini verir. Örnekler Topla =Karekök(16) : 4 =Karekök(-16) : #sayı! =Karekök(mutlak(-16)) : 4 Bir hücre aralığındaki tüm sayıları toplar. Sözdizimi Topla(sayı1, sayı2,...) Sayı1, sayı2,... Toplamını istediğiniz 1 ile 30 arasında bağımsız değişkendir. Sayılar, mantıksal değerler ve sayının doğrudan bağımsız değişkenler listesine yazdığınız metin ifadeleri dikkate alınır. 25

27 Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, o dizideki ya da başvurudaki yalnız sayılar dikkate alınır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler ve hata değerleri dikkate alınmaz. Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak üzere formül hazırlarken Şekil 4.33'deki gibi formül çubuğuna içerikleri toplanacak hücrelerin adlarını tek tek yazmak yerine, Excel in hazır topla() fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Bu amaçla formül yazmak üzere formül çubuğuna "=" karakterini yazdıktan sonra büyük harflerle topla yazılır. Şekil Excel'in hazır topla fonksiyonu Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini biliyorsanız formül çubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız "Ekle" menüsündeki "işlev" komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir. "Ekle-İşlev" komutu verdikten sonra ekrana "işlev yapıştır" diyalog kutusu gelir. Bu pencerede "işlev kategorisi" ve "işlev adı" adında iki liste kutusu bulunmaktadır. Şekil 31. Topla işlevi Topla( ) işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır otomatik toplama işlemi için araç çubuğunda yanda görülen düğme bulunmaktadır. Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunacak değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. 26

28 Ancak bu hücrenin söz konusu sütun veya satırda içeriği toplanacak en son hücreden hemen sonraki hücre olmasına dikkat etmelisiniz. Örnekler =Topla(3; 2) : 5 =Topla("3"; 2; doğru) : 6, çünkü metin değerleri sayılara çevrilir ve doğru mantıksal değeri 1 sayısına dönüştürülür. Önceki örneğin tersine, a1 hücresi "3"ü, b1 hücresi ise doğruyu içeriyorsa: =Topla(a1; b1; 2) 2 çünkü başvurularda sayı olmayan değerlere yapılan başvurular dönüştürülmez. Etopla Verilen bir ölçütle belirlenen hücreleri toplar. Sözdizimi Etopla(erim; ölçüt; toplam_erimi) Erim değerlendirilmesini istediğiniz hücre aralığıdır. Ölçüt hangi hücrelerin toplanacağını belirleyen bir sayı, ifade ya da metin biçimindeki ölçüttür. Örneğin, ölçüt 32, "32", ">32", "elmalar" olarak ifade edilebilir. Toplam_erimi toplanacak gerçek hücrelerdir. Toplam_erimindeki hücreler, ancak aralıkta karşılık gelen hücreler ölçüte uyuyorsa toplanırlar. Toplam_erimi belirtilmezse, aralıktaki hücreler toplanır. Örnek A1: a4ün dört evin değerini içerdiğini varsayalım: TL, TL, TL, TL. B1: b4 ise her değere karşılık gelen satış komisyonlarını içermektedir : 7000 TL, TL, TL, TL. =Etopla(a1: a4;">160000";b1: b4) : TL Ortalama Bağımsız değişkenlerin ortalamasını (aritmetik ortalama) verir. Sözdizimi Ortalama(sayı1;sayı2;...) Sayı1;sayı2;... Ortalamasını istediğiniz 1 ile 30 arasında sayısal bağımsız değişkendir. Boş hücreler sayılmaz ama sıfır değerleri sayılır. Ortalama İşlevi, değerlerin toplamını değer sayısına bölerek ortalamayı hesaplar. Bu fonksiyonun en büyük avantajı, uzun formüller yazmak zorunda olmamanızdır. Örneğin, 13 tane hücre içerisinde yer alan sayıların ortalamasını hesaplamak için uzun bir formül hazırlamanız gerekir: =(C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13)/13 27

29 Ancak bu uzun formülün yerine " ortalama " fonksiyonunu kullanmanız yararınıza olacaktır: E2 hücresindeki formül: =ortalama(b2: d2) Örnekler Mak A1: a5 adlandırılmış puanlar ise ve 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: = Ortalama(a1: a5) : 11 = Ortalama(puanlar) : 11 = Ortalama(a1: a5; 5) : 10 Bir değer kümesindeki en büyük değerleri verir. Sözdizimi Mak(sayı1; sayı2;...) Sayı1; sayı2;... Maksimum değerini bulmak istediğiniz 1 ile 30 arasında sayıdır. Örnekler Min A1: a5, 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: = Mak(a1: a5) : 27 = Mak(a1: a5;30) : 30 Değer kümesindeki en küçük sayıyı verir. Sözdizimi Min(sayı1; sayı2;...) Örnekler A1: a5 hücreleri 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: = Min(a1: a5) : 2 = Min(a1: a5; 0) : 0 Min işlevi mak işlevine benzer. Mak işlevi için verilen örnekleri de inceleyin Mantıksal İşlevler Ve: Bütün bağımsız değişkenleri doğruysa, doğru verir Yanlış: Yanlış mantıksal değerini verir 28

30 Eğer: Gerçekleştirilecek bir mantıksal sınama belirtir Değil: Bağımsız değişkeninin mantığını tersine çevirir Yada: Bağımsız değişkenlerden herhangi birisi doğru ise, doğru verir Doğru: Doğru mantıksal değerini verir Boşluksay: Bir aralık içindeki boş hücreleri sayar Ve Tüm bağımsız değişkenleri doğruysa doğruyu verir; bir ya da daha fazla bağımsız değişkeni yanlışsa yanlışı verir. Sözdizimi Ve(mantıksal1;mantıksal2;...) Mantıksal1;mantıksal2;... Doğru ya da yanlış olabilen, test çevirmek istediğiniz 1 ile 30 arası koşuldur. Bağımsız değişkenler, doğru veya yanlış gibi mantıksal değerler oluşturmalı veya mantıksal değerler içeren diziler veya başvurular olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin ya da boş hücreler içeriyorsa, bu değerler göz ardı edilir. Belirlenen aralık hiçbir mantıksal değer içermiyorsa, ve işlevi #değer! Hata değerini verir. Örnekler =Ve(doğru; doğru) :doğru =Ve(doğru; yanlış) :yanlış =Ve(2+2=4; 2+3=5) : doğru B1: B3 doğru, yanlış ve doğru değerlerini içeriyorsa: =Ve(b1: b3) :yanlış B4 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa: =Ve(1<b4; b4<100) : doğru Tam olarak 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa b4ü görüntülemek, böyle bir sayı içermiyorsa bir ileti görüntülemek istediğinizi varsayalım. B4, 104ü içeriyorsa: =Eğer(ve(1<b4; b4<100); b4; "değer aralığın dışında.") :"değer aralığın dışında." B4 50yi içeriyorsa: =Eğer(ve(1<b4; b4<100); b4; "değer aralığın dışında.") : 50 Eğer Belirlediğiniz koşulun sonucu doğru ise bir değeri, yanlış ise başka bir değeri verir. Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için eğer işlevini kullanın. Sözdizimi Eğer(Mantıksal_Sınama;Eğer_doğruysa_değer;Eğer_yanlışsa_değer) 29

31 Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için "eğer" fonksiyonunu kullanırız. Belirlediğiniz koşulun sonucu "doğru" ise bir değeri, "yanlış" ise başka bir değeri verir. Bu fonksiyon dışarıdan parametre olarak üç bilgi almaktadır. İ Şekil 32. Eğer formülü Şekil 4.35'de ilk parametrede bir karşılaştırma bulunmaktadır. Karşılaştırmanın sonucu doğru değerini içeriyorsa "eğer" İşlevi geriye kendisine 2. Parametre olarak verilen bilgiyi, karşılaştırmanın sonucu yanlış ise "eğer" İşlevi bu kez 3.parametreyi geriye döndürür. Bu örnekte her satırda bir müşteriye ait toplam alım ve ödemeler tutarı yer almaktadır. Söz konusu müşterinin satın aldığı malların fatura değeri yaptığı ödemelerden fazla ise d sütununa "borçlu", yaptığı ödemeler daha fazla ise bu kez d sütunundaki ilgili hücreye "alacaklı" bilgisi yazılacaktır. D sütunundaki hücrelerin içeriklerini belirlemek için yazılacak EĞER İşlevi ekranda görülmektedir. D2 hücresine yazdığınız formülü d3 hücresine kopyalayınız. =eğer(a2<20;"soğuk";eğer(a2<70;"ılık";"sıcak")) Açılan ve kapatılan parantez sayıları birbirine eşit olmalıdır. Karakterler çift tırnak içinde gösterilmelidir. Sayılar çift tırnak içine alınmazlar. Doğru ya da yanlış değer verilmeyecekse noktalı virgül mutlaka konulmalıdır. Örnekler Aşağıdaki örnekte, a10 hücresindeki değer 100 ve mantıksal_kontrol doğru ise b5: b15 aralığındaki toplam değer hesaplanır. Aksi takdirde, mantıksal_kontrol yanlış ise, eğer işlevini içeren hücrenin temizlenmesine neden olan boş metin ("") döndürür. =Eğer(a10=100,topla(b5: b15),"") Bir gider işlem tablosunun, b2: b4te ocak, şubat ve mart için şu veriyi içerdiğini varsayalım: 1500, 500, 500. C2: c4 aynı dönemler için "tahmini giderler"i içeriyor: 900, 900, 925. Belirli bir ayda bütçe dışına çıkıp çıkmadığınızı kontrol etmek için, aşağıdaki formüllerle bir ileti için metin hazırlayarak bir formül yazabilirsiniz: =Eğer(b2>c2;"bütçeyi aşıyor";"bütçenin altında") : "bütçeyi aşıyor" =Eğer(b3>c3;"bütçeyi aşıyor";"bütçenin altında") : "bütçenin altında" 30

32 Sayılara ortalama değer adıyla başvuruda bulunulan harf dereceleri atamak istediğinizi varsayalım. Aşağıdaki tabloya bakın. Ortalamadeğer sonuç 89dan büyük A 80 ile 89 arası B 70 ile 79 arası C 60 ile 69 arası D 60dan küçük F Aşağıdaki iç içe eğer işlevini kullanabilirsiniz: Eğer(ortalamadeğer>89;"a";eğer(ortalamadeğer>79;"b"; Eğer(ortalamadeğer>69;"c";eğer(ortalamadeğer>59;"d";"f")))) Yukarıdaki örnekte, ikinci eğer cümlesi aynı zamanda ilk eğer cümlesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenidir. Aynı şekilde, üçüncü eğer cümlesi, ikinci eğer cümlesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenidir. Örneğin, ilk mantıksal_kontrol (ortalama>89) doğruysa, "a" verilir. İlk mantıksal_kontrol yanlışsa ikinci eğer cümlesi değerlendirilir ve böyle devam eder. hücredeki formül: =eğer(e2<45;"kaldı";"geçti") hücredeki formül: eğer(e2<25;0;eğer(e2<45;1;eğer(e2<55;2;eğer(e2<70;3;eğer(e2<85;4;5))))) Değil Bağımsız değişkeninin değerini tersine çevirir. Bir değerin belirli bir değere eşit olmadığından emin olmak istediğinizde değil işlevini kullanın. Sözdizimi Değil(mantıksal) Mantıksal doğru ya da yanlış olarak değerlendirilebilecek bir değerdir. Mantıksal yanlış ise, değil doğruyı; mantıksal doğru ise, değil yanlışı verir. Örnekler =Değil(yanlış) : doğru =Değil(1+1=2) : yanlış Yada Bağımsız değişkenlerden biri doğruysa doğruyu verir; tüm bağımsız değişkenler yanlışsa yanlışı verir. Sözdizimi Yada(mantıksal1; mantıksal2;...) Örnekler 31

33 =Yada(doğru) : doğru =Yada(+1=1;2+2=5): yanlış A1: a3 erimi doğru, yanlış ve doğru değerlerini içeriyorsa: =Yada(a1: a3) : doğru 3.7. Tarih ve Saat İşlevleri Tarih: Belirli bir tarihin seri numarasını verir Gün: Seri numarasını, ayın bir gününe dönüştürür Saat: Bir seri numarasını, saate dönüştürür Dakika: Bir seri numarasını dakikaya dönüştürür Ay: Bir seri numarasını aya dönüştürür Şimdi: Geçerli tarihin ve saatin seri numarasını verir Saniye: Bir seri numarasını saniyeye dönüştürür Bugün: Bugünün tarihini seri numarasına dönüştürür Haftanıngünü: Bir seri numarasını, haftanın gününe dönüştürür Yıl: Bir seri numarasını yıla dönüştürür Örnekler: 15/10/2004 tarihi C1 hücresinde bulunuyor olsun. Tarihin gün, ay ve yılını veren fonksiyonlar aşağıdaki gibidir: 1. D2 hücresine tıklayınız, 2. =GÜN(C1) formülünü yazınız, 3. Klavyeden Enter tuşuna basınız. Sonuç 15'dir. 4. D3 hücresine tıklayınız, 5. =AY(C1) formülünü yazınız. 6. Klavyeden Enter tuşuna basınız. Sonuç 10'dir. 7. D4 hücresine tıklayınız. 8. =YIL(C1) formülünü yazınız. 9. Klavyeden Enter tuşuna basınız. Sonuç 2004'dür. Excel'de çalışma sayfasında B2 hücresindeyken, 1. B2 hücresini tıklayınız. 2. =BUGÜN() formülünü yazınız. 3. Klavyeden Enter tuşuna basınız. Bu formül kullanıldıktan sonra, hücredeki tarih her gün otomatik olarak güncellenir. 32

34 3.8. Metinsel İşlevler Birleştir: Pek çok metin öğesini bir metin öğesi olarak birleştirir Soldan: Bir metin değerinden en soldaki karakterleri verir Küçükharf: Metni küçük harfe dönüştürür Parçaal: Bir metin dizisinden belirli sayıda karakteri, belirttiğiniz konumdan başlamak üzere verir Sağdan: Bir metin değerinin en sağdaki karakterlerini verir Büyükharf: Metni büyük harfe dönüştürür Birleştir Birden fazla metin öğesini işlevin uygulandığı hücrede bir metin öğesi olarak birleştirir. Sözdizimi Birleştir (metin1; metin2;...) Metin1; metin2;... Tek bir metin öğesi olarak birleştirecek 1 ile 30 arasında metin öğesidir. Metin öğeleri, metin dizisi, sayı ya da tek hücre başvurusu olabilir. &" işleci, metin öğelerini birleştirmek için, birleştir işlevinin yerine kullanılabilir. Örnekler Soldan =Birleştir("Enformatik "; "Bölümü") : "Enformatik Bölümü" Bir metin dizisindeki ilk (ya da en soldaki) karakteri ya da karakterleri verir. Sözdizimi Soldan(metin; sayı_karakterler) Metin süzmek istediğiniz karakterleri içeren metin dizisidir. Sayı_karakterler soldan işlevinin vermesini istediğiniz karakter sayısını belirler. Sayı_karakterler sıfırdan büyük ya da sıfıra eşit olmalıdır. Sayı_karakterler metnin uzunluğundan büyükse, soldan işlevi tüm metni verir. Sayı_karakterler belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Örnekler =Soldan("satış fiyatı"; 5) : "satış" A1 "izmir"i içeriyorsa: =Soldan(a1) : "i" Bazı muhasebe programları, negatif sayıları değerin sağında bir eksi (-) işareti ile görüntülerler. Negatif sayıları bu şekilde saklayan bir programla yaratılmış bir dosyadan veri alıyorsanız, Microsoft Excel değerleri metin olarak alabilir. Metinleri değerlere dönüştürmek için, en sağdaki karakter (-) simgesi hariç metnin tüm karakterlerini döndürmeli ve sonucu -1 ile çarpmalısınız. Sayı_karakterler değişkeni için, metin dizesindeki karakter sayısını hesaplamak üzere uzunluk çalışma sayfası işlevini 33

35 kullanın ve sonra 1 çıkarın. Örneğin, a2 hücresindeki değer "156 " ise, aşağıdaki formül bu değeri -156ya çevirir. Küçükharf Metindeki tüm büyük harfleri küçük harfe çevirir. Sözdizimi Küçükharf(metin) Metin küçük harfe çevirmek istediğiniz metindir. Küçükharf işlevi metindeki harf olmayan karakterleri değiştirmez. Örnekler =Küçükharf("e. E. Birliği") : "e. E. Birliği" =Küçükharf("apt. 2b") : "apt. 2b" Parçaal Belirlediğiniz konumdan başlayarak, bir metinden belirli sayıda karakteri verir. Sözdizimi Parçaal(metin; başlangıç_sayısı; sayı_karakterler) Metin süzmek istediğiniz karakterleri içeren metindir. Başlangıç_sayısı metinde süzmek istediğiniz ilk karakterin konumudur. Metindeki ilk karakterin başlangıç_sayısı 1dir ve öyle devam eder. Başlangıç_sayısı, metin uzunluğundan büyükse parçaal işlevi "" (boş metin) verir. Başlangıç_sayısı, metin büyüklüğünden küçükse, ama başlangıç_sayısı artı sayı_karakterler, metin uzunluğunu aşıyorsa, parçaal metinin metnin sonuna kadar olan karakterleri verir. Başlangıç_sayısı 1den küçükse, parçaal işlevi #değer! Hata değerini verir. Sayı_karakterler metinden kaç karakter verileceğini belirler. Sayı_karakterler negatifse, parçaal işlevi #değer! Hata değerini verir. Örnekler =Parçaal("ad yapıştır"; 1; 2) : "ad" =Parçaal("ad yapıştır"; 4; 20) : "yapıştır" =Parçaal("1234"; 5; 5) : "" (boş metin) Sağdan Bir metindeki son (en sağdaki) karakteri ya da karakterleri verir. Sözdizimi Sağdan(text; sayı_karakterler) 34

36 Metin süzmek istediğiniz karakterleri içeren metindir. Sayı_karakterler kaç karakter süzmek istediğinizi belirler. Sayı_karakterler sıfırdan büyük ya da sıfıra eşit olmalıdır. Sayı_karakterler metnin uzunluğundan büyükse, sağdan işlevi metnin tamamını verir. Sayı_karakterler belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Örnekler =Sağdan("satış fiyatı"; 6) : "fiyatı" =Sağdan("stok sayısı") : "ı" Sağdan işlevi, soldan işlevine benzer. Daha fazla örnek için soldan işlevine bakın. Büyükharf Metni büyük harfe çevirir. Sözdizimi Büyükharf(metin) Metin büyük harfe çevrilmesini istediğiniz metindir. Metin bir başvuru ya da metin dizisi olabilir. Örnekler =Büyükharf("toplam") : "toplam" =E5 hücresi "verim"i içeriyorsa ; = Büyükharf(e5) : "verim" 3.9. İleri Özellikler Verileri Sıralamak Seçilen satırlardaki veya listelerdeki bilgileri alfabetik veya sayısal olarak veya tarihe göre düzenler. Seçili alandaki verilen artan veya azalan şekilde sıralamamızı sağlar. Ayarlamalar yapılarak sıralama işlemi gerçekleştirilir. Excel'de sıralama yapmak için; Çalışma sayfasındaki sıralama yapılacak olan sütun adını seçiniz, Veri menüsünden Sırala komutunu çalıştırınız, Sıralama ölçütü için seçili olan sütun adına göre artan veya azalan sıralama seçeneklerinden birini işaretleyiniz, Tamam düğmesini tıklayınız. Sıralama sırası; değere veya veri türüne dayalı olarak verileri düzenleme yolu. Verileri, abecesel olarak, sayısal olarak veya tarihlere göre sıralayabilirsiniz. Sıralama sıraları artan (1den 9a, adan zye) veya azalan (9dan 1e, zden aya) sıra kullanır. 35

37 Şekil.33 Sırala penceresi Sıralama işleminde maksimum üç tane ölçüt verilebilir. Bu ölçütler diğer iki ölçütleri de bağlayıcıdır. Bir ölçüte göre sıralama yapılmış bir tabloda,2.bir ölçüt uygulayarak, 1. ölçütün sıralaması bozulmadan 2. ölçüte göre sıralama yapılır. Örneğin; Bir sınıftaki öğrencilere ait vize ve final notları girilerek, başarı değerlendirmeleri alınacaktır. Girilen Vize1,Vize2,Final değerlerine göre Başarı durumları değerlendirilmektedir. Sıralama ölçütünü Final, Ortalama ve Başarı durumlarına göre yapacağız. Final, Ortalama ve Başarı sütunları seçilir. Veri menüsünden Sırala komutu çalıştırılır. Ölçütler Artan/ Azalan değerlere göre sıralama gerçekleştirilir. Sıralama ölçütünün verilmesi Sıralama işleminin son hali Verilere Filtre Uygulamak Yapılmış bir veri tablosunun belli bir kritere göre filtrelenmesini (incelenebilmesini) sağlar. Bu işlem eski Excel versiyonlarında süz olarak yer almaktadır. Yani bu komut sayesinde tablo içerisinde koşulu sağlayan kayıtlar bulunabilir, başka bir yere kopyalanabilir ya da silinebilir. 36

38 Şekil 34. Otomatik Filtre Uygulama Bir listede görüntülemek istediğiniz öğeleri seçmenin en hızlı yoludur. Tablonun otomatik olarak süzülebilmesi sağlanır. Yani bu seçenek çalıştırıldığında tablonun ilk satırındaki bilgilerin yanına açılır liste kutucu u oluşur ve bunun yardımıyla sadece istenilen kayıtlar ekrana listelenebilir. Bunun için; Veri menüsünden Filtre Uygula - Otomatik Filtre Uygula komutları çalıştırılır., Sütunda görüntülemek istediğiniz öğeler belirlenir, Listeyi, aynı sütundaki iki değere göre süzmek ya da eşitten başka karşılaştırma işleçleri uygulamak için, sütundaki oku tıklatın, sonra özele tıklatın. Bir sütuna bir süzgeç uyguladığınızda, diğer sütunlar için kullanılabilen süzgeçler, yalnızca süzülen listede görünen değerlerdir. 37

39 Otomatik Filtre Uygulama penceresi Eğer daha fazla işlevli filtre uygulanacaksa gelişmiş filtre seçeneği kullanılır. Bölmeleri Dondurmak Etkin çalışma sayfasındaki üst pencereyi, sol pencereyi veya her ikisini de dondurur. Çalışma sayfasında kaydırma yaparken sütun ve satır başlıklarının görünüm içinde kalmasını sağlamak için pencereleri dondur düğmesini kullanın. Çalışma sayfasındaki başlıkların dondurulması, yazdırmayı etkilemez. Şekil 35. Şekil Bölmeleri dondurma komutu Bölmeleri dondur komutu ile seçili alanın üstündeki satırların ve solundaki sütunların sabit kalmasını, seçili alan yok ise ekranın tam ortasından dört eşit parçada görüntülenmesini ve bu sayede dikey çizginin solunun ve yatay çizginin üstünün sabit kalması sağlanır. 38

40 Şekil 36. Bölmelerin dondurulması Kaydırma çubuklarını kaldırmak ve sütun başlıklarını sabitlemek istiyorsanız, bölmeyi yaptıktan sonra pencere menüsünden bölmeleri dondur komutunu çalıştırın. Hem bölme çizgileri hem de kaydırma çubukları ekrandan silinecek ama bölmeler aynen korunacaktır. Bölmeleri çöz komutu ile de normal görüntüye geçilmesi sağlanır. 4. Grafik Eklemek Excel girilen verilerden grafik çizme konusunda oldukça gelişmiş özelliklere sahiptir. Bunun için grafik çizilecek tablo hazırlandıktan sonra araç çubuğunda bulunan veya Ekle menüsünüden Grafik komutundan faydalanılır. düğmesinden 39

41 Örnek grafiğimiz Şekil 37. Grafik Sihirbazı penceresi Karşınıza çıkan iletişim penceresinde; Öncelikle grafiği çizdirilecek veriler seçilmesi gerekir, Ardından gösterilen düğme veya Ekle menüsünden Grafik komutu tıklanır, Çıkan pencereden istediğimiz grafik türü ve bunun alt türünü seçtikten sonra İleri düğmesi ile bir sonraki adımda Şekil 4.42 deki iletişim kutusu çıkar. Burası grafiği oluşturan veri aralığının belirtildiği bölümdür. Seçilen veri otomatik olarak bu aralığa aktarılmıştır. İstendiğinde veri aralığı kısmını değiştirerek, grafiğin şeklini değiştirmek de mümkündür. 40

42 Şekil 38. Grafik kaynak verisi iletişim penceresi Daha sonra iler düğmesi tıklanarak grafik seçenekleri tablosu açılır. Başlıklar sekmesinde, isteğe bağlı olarak grafik başlığı, kategori ekseni, değer ekseninin adı yazılır. Eksenler sekmesinde, kategori ve değer ekseni seçenekleri işaretlenerek grafik alanına eklenmesi sağlanır. Kılavuz Çizgileri, sekmesi kullanılarak, grafiğin daha iyi okunabilmesi için sütunların arkasına yatay ve dikey kılavuz çizgileri eklenir. Gösterge sekmesine tıklanarak grafik açılamasını gösteren göstergenin nereye yerleştirileceği belirlenir. Veri Etiketleri sekmesinden, sütunları oluşturan verilerin sütunların üzerine eklenmesi sağlanır. Veya yok seçeneği seçilerek, hiçbir değer grafikte gösterilmez. Veri Tablosu sekmesinde veri tablosunu göster seçeneği işaretlenerek, rafiği oluşturan veri tablosu, grafiğin altına eklenir. Şekil deki grafiğimizi Adı Soyadı ve 1. Yazılı sütunlarına göre seçtik, girilmiş olan 4 öğrencinin adlarına göre, aldıkları not değerlerine göre Sütun grafiğimizin sonucunu aşağıda görmektesiniz. 41