1.2 Üye şirket yönetimi çalışma standartlarını desteklemeyi ve şirketin çalışma pratiklerine entegre etmeyi resmi olarak taahhüt eder.

Transkript

1 Tarım sektöründe bulunan FLA üyesi şirketler tedricen Sözleşme nin gerekliliklerine uyumlu şekilde üretim yaptıkları ülkeleri ve ürünlerini FLA üyeliklerinin gerektirdiği kapsama getirmek için sürekli çalışma taahhüdünde bulunur. Tarımsal tedarik zincirlerinin karmaşık doğası nedeniyle FLA, üyeliklerinin kapsamını tanımlamak, tedarik zincirlerinin haritalanması ve FLA programına uygun hale getirilmesi planını oluşturmak için her bir tarım şirketi ile tek tek çalışacaktır. FLA üyelerinin tedarik zincirlerinin bütün seviyelerinde Adil Çalışma ve Sorumlu Satın Alma İlkeleri ni uygulamaları beklenir. Çok katmanlı tedarik zincirlerinde (örn. 1. seviye tedarikçiler, aracılar, organizatörler, kooperatifler) hem resmi hem de gayrı resmi iş yeri yapılarının bulunduğu yerlerde üye şirket, tedarik zinciri ortakları ve/veya diğer paydaşlar ile yapacakları işbirliği yoluyla doğrudan ya da dolaylı olarak İlke ölçütlerinin uygulanmasını garanti edebilir. Tarımsal Tedarik Zincirlerine Dâhil Olan Şirketler için Adil Çalışma ve Sorumlu Satın Alma İlkeleri 1. ÇALIŞMA STANDARTLARI: Üye şirket net standartlar oluşturur ve bunların taahhüdünü verir. 1.1 Üye şirket FLA İşyeri Davranış Kuralları nda belirtilen standartları karşılayan ya da aşan, net ve yazılı çalışma standartları oluşturur ve bildirir. a) Üye şirketin yazılı çalışma standartları vardır b) Çalışma standartları FLA İşyeri Davranış Kuralları nı karşılar ya da aşar 1.2 Üye şirket yönetimi çalışma standartlarını desteklemeyi ve şirketin çalışma pratiklerine entegre etmeyi resmi olarak taahhüt eder. a) CEO nun çalışma standartlarının desteklenmesi ve uygulanması konusunda gösterdiği taahhütlere bağlılık 2. ŞİRKET ÇALIŞANLARI VE UYGULAMA ORTAĞI EĞİTİMİNİN UYGULANMASI: Üye şirket çalışma standartlarını uygulamaktan sorumlu özel personeli (ana merkez ve çalışma bölgelerinde) belirler; bu personelin eğitimli olmasını ve işyeri standartları kriterlerinin farkında olmasını sağlar. 2.1 Üye şirket, çalışma standartları uyumluluk programının yönetilmesi ve uygulanmasından sorumlu personel(ler)i belirler. Her hammmadeye ulaşım yönündeki tedarik zinciri kademesi üye şirketin programına katkı sağlayacak kişiyi(leri) tanımlayacaktır. a) Üye şirket organizasyon şemasında sorumlu kişi ve kişilerin ünvanını, adını ve iletişim bilgilerinin verili olması b) İlgili sorumlulukları göstermek için iş tanımları ya da bunun eşiti belgelerin olması c) Bütün çalışma standartlarının tanımlandığının teminatını veren sürecin ispatı 2.2 Üye şirket çalışma standartları uyum programının, hammaddeye ulaşım yönündeki tedarik zinciri kademelerindekiler de dâhil, yönetilmesi ve uygulanmasından sorumlu kişilerin ve ekiplerin eğitimli olmasını ve bu kişilerin uygun yeterlilikte olmasını taahhüt eder. 1

2 a) İlgili kişi ve kişilere yeterlik kazandırmak için uygun eğitim ya da diğer profesyonel gelişim etkinlikleri b) Minimum eğitim içeriği şunları kapsar: Kurallar Konusunda Farkındalık Sağlık ve Güvenlik Çocuk İşçiliği Etkili çalışan-yönetim iletişim kanalları c) Katılımcıda bilgi kazanımı olduğunu gösteren eğitim dönütleri ya da davranış değişiklikleri 2.3 Üye şirket, ilgili bütün ana ofis ve bölgesel çalışanların şirketin çalışma standartları bağlılığı konusunda eğitim almasını ve bu standartların çalışma pratiklerine entegre edilmesini garanti eder. Eğitim işe yeni alım olduğunda yapılır ve yıllık olarak bilgi tazeleme eğitimi yapılır. a) İlgili şirket genel merkez çalışanları eğitim alır 3. TEDARİKÇİ EĞİTİMİ: Üye şirket tedarikçilerin çalışma standartları konusunda taahhüt vermesini ve farkındalık geliştirmesini sağlar ve tedarikçi iş gücü eğitiminin etkililiğinin takibini yapar. 3.1 Üye şirket çalışma standartlarını 1. seviye tedarikçilere resmi şekilde iletir ve uyulması gereken standartların ve taahhütlerin kabul edildiği bilgisini alır. Üye şirket tedarik zincirinin bütün seviyelerinin şirketin çalışma standartları konusunda bilgili olmasını sağlayacak bir takip mekanizması geliştirir. a) Kabul edilen standartları onaylayan ve uygulama taahhüdünde bulunan 1. Seviye tedarikçilerin oranı b) Çalışma standartlarının tedarik zinciri boyunca aktarılmasını sağlayan bir takip mekanizmasının ispatı 3.2 Üye şirket, FLA tarafından düzenlenenleri de içeren periyodik değerlendirmelere yardımcı olmak ve sonrasında yapılacak iyileştirmeye aktif şekilde katkı sağlamak için 1. seviye tedarikçilerle anlaşma yapar. Üye şirket tedarik zincirinin bütün seviyelerinde periyodik değerlendirmeyi kolaylaştırma ve iyileştirme sürecine katkıda bulunma konusunda anlaşmaya varılmasını sağlayan bir takip mekanizması geliştirir. a) Değerlendirmeleri kolaylaştırmak için 1. seviye tedarikçilerle anlaşmanın ispatı b) Tedarik zinciri boyunca periyodik değerlendirmelerin kolaylaştırılacağı ve iyileştirmeye katkı sağlanacağı konusunda bir anlaşma olmasını sağlayacak bir takip mekanizmasının ispatı 3.3 Üye şirket, 1. seviye tedarikçiler ile gelecekte iş yapıp yapmayacağı konusunu çalışma koşullarının sürekli olarak geliştirilmesi koşuluna bağlar. a) Tedarikçi değerlendirmelerinde çalışma koşulları bilgisinin kullanım politikası b) Seviye tedarikçilerinin değerlendirmelerinde kullanılan çalışma koşulları bilgisinin kanıtlanmış örnekleri c) Geliştirilmesi gereken hatalar için eyleme geçildiğinin ispatı 3.4 Üye şirket; çalışma standartlarının aracılar, çiftçiler ve çalışanlar için yazılı ve ilgili dillerde ya da okuma yazma bilmeyenlerin olduğu yerlerde- ilgili biçimlerde ulaşılabilir olmasını sağlar. (örnek; davranış kurallarının resimle gösterilmesi, resimli diyagramlar). a) Aracılar, çiftçiler ve işçilerin bütün FLA bölgelerinde çalışma standartlarına uygun şekiller ve ilgili dillerde erişimleri olmasını sağlamak için çaba gösterdildiğinin ispatı. 3.5 Üye şirket aracılar, çiftçiler ve çiftçi aileleri (uygulanabilir olduğu durumlarda 1 ) ve işçilerin düzenli aralıklarla çalışma standartları üzerine eğitilmelerini garanti eder. 1 Tarımsal ürünün üretiminin doğrudan (örn. Aile üyeleri üretim süreçlerinde işçi olarak çalıştıklarında) ya da dolaylı (örn. Kadınlar işçiler için yemek pişirdiği, su getirdiği vs. durumlarda) şekilde üreticinin aile üyelerinin dahil olmasıyla yapıldığı yerlerde, üye şirket ve hammadeye ulaşım yönündeki tedarikçiler üreticilerin eşlerinin ve yetişkin çocuklarının eğitimlere ve farkındalık artırma seanslarına katılması konusunda cesaretlendirecektir. 2

3 a) Bütün FLA bölgelerinde işçi seviyesine kadar devam eden çalışma standartları eğitimlerinin gerçekleştirilmesi için gösterilen çabaların ispatı 4. İŞLEVSEL ŞİKÂYET MEKANİZMALARI: Üye şirket; işçilerin, çiftçilerin ve ailelerinin (uygulanabilir olduğu durumlarda) en az birinin gizli olduğu çoklu bildirim kanallarından oluşan işlevsel şikâyet mekanizmalarına ulaşımlarını garanti eder. 4.1 Üye şirket, tedarik zinciri boyunca işlevsel şikâyet mekanizmaları olmasını sağlar. a) Tedarikçi şikâyet mekanizmalarının ispatı b) Şikâyet mekanizmalarının kullanıldığının ispatı c) İlgili kullanıcı dönütleri ile tedarikçi şikâyet mekanizmalarının etkililiğinin değerlendirmesi 4.2 Yerel mekanizmalar işlev göremediğinde, üye şirket çiftçiler ve işçiler için şirket ile doğrudan ve gizli şekilde iletişim kurulabilmesi için alternatif kanallar sağlamalıdır. a) Alternatif şikâyet kanallarının, eğer uygulanabilir ise, üye şirket tarafından oluşturulduğunun ispatı 4.3 Üye şirket şikâyet mekanizmaları üzerine eğitim ve bilgilendirmenin bütün ara bulucular, çiftçiler ve işçilere sağlandığından emin olur. a) Bütün FLA bölgelerinde şikâyet mekanizmaları ile ilgili yıllık eğitiminin gerçekleştirilmesi için çaba gösterildiğinin ispatı 4.4 Üye şirket şikâyet mekanizmaları kullanıldığında şikâyet karşında ceza alınmamasını ve bu mekanizmalarda en az bir gizli bildirim kanalı olmasını sağlar. a) Şikâyet karşında ceza alınmamasını değerlendiren ispat b) En az bir gizli bildirim kanalı olmasının değerlendiren ispat 5. İzleme: Üye şirket iş yeri standartları uyum izlemesi gerçekleştirir. 5.1 Üye şirket belli ülke ve ürün ile ilgili çalışma riskleri konusunda farkındalık yaratmak için ülke ve ürün ile ilgili risk değerlendirmesi yapar. a) Bütün FLA ülkeleri ve ürünleri için ülke ve ürün risk değerlendirmesi belgelendirmesi 5.2 Üye şirket, çalışma standartları ile uyumunu düzenli olarak değerlendirmek için uygun bir grup tedarikçiyi izler. a) Bildirim sürecinde üye tarafından çalışma standartları için izlenen tedarikçilerin oranı b) Değerlendirmeleri önceliklendirmede risk analizi yaklaşımının ispatı 5.3 Üye şirket, izleme programının içeriğinde sıralanan unsurların bulunmasını ancak bunlarla sınırlı olmamasını sağlar; çalışan mülakatları, sendikalara ya da işçileri temsil eden diğer yapılara (uygulanabilir olduğu yerlerde) ile danışma, STÖlere ve ilgili yerel gruplara ile danışma, yönetim/çiftçi mülakatları, topluluk profili çıkarılması, belgelemenin gözden geçirilmesi, görsel denetim ve iş sağlığı ve güvenliği teftişleri. 3

4 a) Bütün uygun unsurları içeren bir izleme belgelendirmesi 5.4 Üye şirket izlemenin, uygulanabilir olduğu yerlerde, toplu iş sözleşmeleri ile uyumlu olmasını sağlar. a) Toplu iş sözleşmesi olan tedarikçilerin çalışma standartları ile ilgili hüküm ve koşulların birleştirildiğine dair ispat 6. UYUM KONUSUNDA BİLGİNİN TOPLANMASI VE YÖNETİMİ: Üye şirket çalışma standartları uyumu hakkında bilgi toplar, bu bilgiyi yönetir ve analiz eder. 6.1 Üye şirket farklı seviyelerde şeffaflığın sağlandığı yerlerde tam ve doğru tedarikçi listesine erişimi kolaylaştırır. Böyle olmayan yerlerde, üye şirket izi sürülebilen ve şeffaf bir tedarik zinciri oluşturulması için sürekli olarak çalışır. a) Üye şirketin yer ve iletişim bilgisini de içeren tam ve doğru tedarikçi listesine FLA in erişimini sağlanması b) b) Uygulanabilir olduğu durumlarda izi sürülebilen ve şeffaf bir tedarik zinciri için devamlı şekilde çalışma planının ispatı 6.2 Üye şirket, tedarikçinin çalışma standartları ile uyumu konusunda bilginin toplanması ve yönetilmesini sağlar. a) Küçük çiftlik tedarikçilerinin isimleri, yerleri ve mevcut uyum bilgilerini içeren tam ve doğru bir kayıt b) Büyük çiftlik tedarikçilerinin isimleri, yerleri ve mevcut uyum bilgilerini içeren tam ve doğru bir kayıt 6.3 Üye şirket uyumsuzluk gösteren bulgularda sistemli sorunları ve yönelimleri analiz eder. a) Sistemli sorunların ve yönelimlerin analizinin belgelenmesi b) İşçileri en olumsuz şekilde etkileyenler kadar tekrar eden uyumsuzluk şekillerini belirleyen ve takibini yapan bir belgeleme 7. VAKTİNDE VE ÖNLEYİCİ İYİLEŞTİRME: Üye şirket vaktinde ve önleyici bir şekilde iyileştirme gerçekleştirmek için tedarikçiler ile çalışır. 7.1 Üye şirket bütün değerlendirmeler sonrasında düzeltme yapmak için düzenli takip ve gözetim sağlar. İyileştirme planları paydaşlar tarafından belirtilmiş sistemli sorunları önceler ve diğer bütün kalan uyumsuzluk sorunlarına da sürekli olarak işaret eder. Üye şirket, küçük üreticilerin şartlarını ve resmi olmayan tedarik zincirlerini hesaba katar ve iyileştirme planlarını geliştirmek ve uygulamak için aktif destek sağlar. a) İyileştirme takibi için belgelenen bir süreç b) Uygulanabilir durumlarda, iyileştirme konusunda uygun yetkililere ve diğer ilgili örgütlere danışıldığının ispatı c) Hem sistemli sorunlar hem de bütün diğer uyumsuzluklar için iyileştirme planının işbirlikçi şekilde gerçekleştirildiğine dair belgeler d) İyileştirme planlarının uygulanmasında küçük üreticilere ve resmi olmayan tedarik zincirlerine destek verildiğinin ispatı 7.2 Üye şirket sorunun kökenini belirlemek için tedarikçiler ile birlikte çalışır ve tedarikçiler tarafında gelecekte gerçekleşebilecek uyumsuzlukları önlemek için harekete geçer. a) Sorunun kökenini analiz etme sürecinde işbirlikçi bir süreç izlendiğine dair belgeler b) Gelecekte yaşanabilecek uyumsuzlukları önlemek için alınan önlemlerin ispatı 7.3 Üye şirket diğer araçlarla birlikte etki değerlendirmeleri yoluyla yapılan iç değerlendirmeler ile iyileştirmenin gelişiminin ve etkililiğinin kaydını tutar ve izini sürer. 4

5 a) İyileştirmenin ilerlemesinin etki değerlendirme ya da diğer araçlar yoluyla değerlendirildiğinin ispatı 8. SORUMLU SATIN ALMA UYGULAMALARI: Üye şirket satın alma uygulamalarını çalışma standartları konusunda verdiği taahhütler ile uyumlu hale getirir. 8.1 Üye şirket, tarımsal ürünlerin satın alınması için çiftçilerin seviyesine kadar hammaddeye ulaşım yönündeki tedarikçilerin çalışma koşullarının iyiletirilmesi için işbirlikçi şekilde çalışacak Satın Alma ve Çalışma Standartları oluşturan yazılı ve resmi kurallar ve prosedürlere sahiptir. a) Şunlara işaret eden kurallar ve prosedürler: Satın alma ve çalışma standartları programlarının birlikte çalışması beklentisi Hammaddeye ulaşım yönündeki tedarikçilere verilen tazminatların adil tazminat taahhütleri ile uyumlu olması Tedarikçilere yapılan ödemelerin şeffaflığı ve tahmini ödemeler Tedarikçiler, aracılar ve çiftlikler ile işin devamlılığını sağlamak için stratejik ilişkiler kurmak Teknik destek, faizsiz kredi, iyi tarımsal uygulamalar eğitimleri gibi olumlu teşvik sağlama İyi planlama ve gelir tahmini b) Planlama ve satın almanın çalışma standartları ile uyum üzerine etkilerinin değerlendirmesi için üst yönetim tarafından yapılan incelemelerin sıklığı 8.2 Üye şirketin ilgili iş ve uyum çalışanları ve sözleşmeli çalışanları/aracıları şirketin çalışma standartları ile satın alma uygulamalarının uyumunu sağlamak için kurallar ve prosedürler konusunda bilgili ve eğitimlidir. a) İlgili çalışanların, uyum çalışanlarının ve diğer çalışanların/aracıların eğitim alması c) Bilgi tazeleme eğitimlerinin sıklığı d) Dönemsel değerlendirme eğitimi sistemleri 8.3 Üye şirket ilgili çalışanları ve sözleşmeli çalışanları/aracıları sorumlu satın alma kuralları ve prosedürlerinin uygulanmasından sorumlu tutar. a) İlgili personelin iş tanımları ve/ya da yıllık performans değerlendirmeleri sorumlu satın alma uygulamaları konusunda sorumlu olmalarını da kapsar b) Şirketin, şirketin bütün seviyelerinde sorumlu satın alma uygulamaları konusunda farkındalık geliştirmeyi sağlayacak bütüncül bir iç stratejisi vardır c) Şirket iş yerinden olumsuz etkileri önlemek için önerilerin/fikirlerin izini sürer ve analizini gerçekleştirir 8.4 Üye şirketin satın alma kararlarından sorumlu çalışanları, çalışma/sosyal uyum konusunda çalışan meslektaşları, diğer sözleşmeli çalışanlar/aracılar ve tedarikçiler ile hammaddeye ulaşım yönündeki tedarikçilerin karşı karşıya kaldığı çalışma koşulları üzerindeki olumsuz etkileri anlamak ve azaltmak için düzenli ve yapıcı bir diyalog sürdürür. a) Etkileri analiz etmek ve değerlendirmek için temel bölümler arasında ve diğer sözleşmeli çalışanlar/aracılar, ayrıca tedarikçiler ve alıcılar arasında diyalogun kolaylaştırıldığını gösteren sürecin belgelenmesi b) İlgili diyalogların sıklığı c) Alıcıların yapıcı dönütlerle katkı sağladığının ispatı d) Açık diyalog yoluyla devamlı ölçülen gelişmelerin ispatı 5

6 8.5 Üye şirket sosyal sorumluluk göstererek ve sürdürülebilir şekilde üretim yapan ve uygulanabilir durumdaysa FLA İlkeleri ile uyumlu iç sistemleri olan tedarikçilere olumlu teşvik 2 verir. a) Tedrikçileri değerlendirme sisteminin belgelenmesi b) Olumlu teşviklerin varlığı 9. HÜKÜMET, YEREL YETKİLİLER & SİVİL TOPLUM İLE İSTİŞARE: Üye şirket; ilgili yerel ve uluslararası sivil toplum kuruluşları, sendikalar ve diğer sivil toplum örgütlerini (STÖ) belirler, araştırır ve onlarla iletişim kurar. 9.1 Üye şirket coğrafi satın alım tabanını ve yüksek öncelikli çalışma sorunlarını dikkate alan bir paydaşlara ulaşma stratejisi geliştirir. a) Yer ve öncelikli sorunları dikkate alan paydaşlara ulaşma ve onlarla çalışma için hazırlanmış bir stratejik plan b) Kriterleri ve ilgililiği dikkate alan bir paydaş haritası belgesi 9.2 Üy şirket ya da uygulama ortağı yerel sorunları anlamak için ilgili STÖ ler ile bağlantılar kurar ve bu bağlantıları devam ettirir. a) Yerel sorunlar konusunda ilgili STÖ ler ile bağlantı yoluyla bilgi kazanıldığının ispatı b) Üyenin STÖ ler ile ilişkilerinin olduğu satın alma ülkelerinin oranı 9.3 Üye şirket ya da uygulama ortağı çalışma standartları uyum programı ve toplum seviyesinde diğer müdahalelerin tasarlanması ve uygulanmasında STÖ ler ve bilgili yerel kaynaklar ile bağlantı kurar. a) STÖ ler ile çalışma standartları uyum stratejilerinin tasarımı ve uygulanması konusunda bağlantı kurulduğunun gösterilmesi. Bu stratejiler şunlardır: Eğitimler İşçi iletişim kanalları ya da Tedarikçiye özel iyileştirme planları 9.4 Üye şirket uygun olan durumlarda ilgili ilişkileri anlamak için tedarikçi yönetimine ve yasal olarak tanınan sendikalara ya da işçi temsilci yapılarına danışır. a) Özellikle tedarikçi temelinde bütün satın alım ülkelerinin sendika yapılarının anlaşılması konusunda ilgili personelin/ değerlendiricinin kullanması için adım adım gösterilen prosedür ve prosedürün nasıl uygulanacağının gösterilmesi b) Bütün ilgili taraflar ile tedarikçi yönetimi ve herhangi bir yasal olarak tanınan sendika ya da işçi temsilci yapısı arasındaki belli, var olan ilişkiler konusunda istişare edildiğinin ispatı 10. DOĞRULAMA GEREKLİLİKLERİ: Üye şirket FLA doğrulama ve program gerekliliklerini yerine getirir Üye şirket, FLA üyeliği ile ilgili standart işletme prosedürlerini devam ettirir. a) FLA üyeliği ile ilgili standart işletme prosedürleri 10.2 Üye şirket, uygunabilir olduğu yerlerde, tedarikçi ve şirket genel merkezlerinde yapılan değerlendirmeleri de içeren FLA ihtimam denetimi (due diligence ) etkinliklerine katılır. 2 Üye şirket tarafından sağlanacak olumlu teşvik örnekleri şunlar olabilir; teknik tavsiye, faizsiz kredi, iyi tarım uygulamaları (GAP- Good Agricultural Practices) eğitimi vb. 6

7 a) Uygun FLA ihtimam denetimi (due diligence) etkinliklerine katılım b) FLA tarafından belirlenen zaman dilimi içerisinde IEM düzeltme eylem planlarının teslimi c) IEM iyileştirme güncellemelerinin yıllık olarak FLA ya teslim edilmesi 10.3 Üye şirket, Adil Çalışma ve Sorumlu Satın Alma İlkeleri nin yerine getirilmesi konusunda yıllık standart bir rapor tamamlar. a) Yıllık öz değerlendirmelerin zamanında tamamlanması 10.4 Üye şirket, FLA ya tam ve doğru bir şirket profili iletmeyi sürdürür. a) Geçmiş yıl içinde profil güncellemesi b) Her IEM döngüsünün seçimi sürecinin başlangıcında tedarikçi listesi günceldir 10.5 Üye şirket belgeleme, sözleşmeler, bilgi ve açıklık kazandırma konularında FLA ya zamanında cevap verir. a) Şirketin FLA nın ilkeleri yerine getiremeyenler listesinde görünme sıklığı b) Şirket temsilcisinin, geçen yıl içerisinde FLA Yönetim Kurulu toplantılarına katılarak ve/veya ev sahipliği yaparak ya da aktif şekilde Çalışma Grubu ya da Komitesine katılarak FLA ya katkı sağlaması 10.6 Üye şirket yıllık ödemelerini ve gerekli ücretleri zamanında öder. a) Şirket yıllık ödemelerini ve diğer ücret ödemelerini zamanında tam olarak gerçekleştirir. 7