KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI (2011)

Transkript

1 KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İÇ KONTROL EYLEM PLANI (2011)

2 Standart Kod No KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS İç kontrol eylem planı internet ortamında yayınlanacaktır. Bilgi İşlem İnternet yayını KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. KOS İç kontrolle ilgili yılda en az bir eğitim toplantısı düzenlenecektir. Eğitim Eğitim programları KOS İç kontrolle ilgili temel bilgilerin web sitesinde yayınlanması sağlanacaktır. Bilgi İşlem İnternet yayını KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek KOS Yöneticiler birimleri ile ilgili izleme ve değerlendirme toplantılarına katılarak eylem planının gerçekleşmesinde aktif rol alacaktır. Toplantı tutanakları KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Etik Kurallarını içeren sözleşme personele işe girişte tebliğ edilmektedir. KOS Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 2

3 Standart Kod No Bilgi edinme ile ilgili başvurular değerlendirilerek süresinde cevaplanmaktadır. KOS Halkla İlişkiler Bilgi edinme Cevap Yazıları KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Tüm işlerin süreçleri çıkarılarak işin akışı, başvuru belgeleri ve bilgileri, performans hedefi ve gerçekleşmeleri kurum web sitesinden yayınlanmaktadır. KOS İnternet yayını Gereçekleşen performansları ile ilgili daireler yıl sonunda üst yöneticilere sunum yapılmakta ve yıllık faaliyet raporunda yayınlanmaktadır. KOS ve Performans İzleme Şube Sunum, Faaliyet Raporu KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Her yıl çalışan memnuniyeti anketi yapılarak sonuçlar üst yöneticilere raporlanmaktadır. KOS Anket raporları KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir Her yıl hazırlanan idarenin faaliyetlerine ilişkin raporda Üst yönetici ve Harcama Yetkilileri İç kontrol güvence beyanları faaliyet raporunun ekine konmaktadır. Tüm belgeler elektronik ortamda arşive aktarılmıştır ve kullanıcılar bu belgelere sağlıklı ulaşmaktadır. KOS KOS ve Performans İzleme Şube Yazı İşleri Faaliyet raporu Elektronik Arşiv KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 3

4 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. İdarenin misyonu halen yürülükte olan stratejik planda belirlenmiştir. Bu ilkeler web sitemizde yayınlanmaktadır. KOS İdarenin misyonu kurum içinde panolarda yazılı olarak personele duyurularak benimsenmesi sağlanacaktır. Bilgi İşlem, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler İnternet yayını KOS 2.2 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. Daire na ait görev ve çalışma yönetmelikleri hazırlanmıştır. KOS KOS Daire na ait görev ve çalışma yönetmelikleri revize edilerek hazırlanarak internet ortamında paylaşılacaktır. Daire vermiş olduğu hizmetlerle ilgili konu yönergeleri hazırlayarak, internet ortamında paylaşılacaktır. Görev ve Yönetmelikleri İnternet yayını KOS 2.3 İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir. Daire başkanlıklarına ait iş süreçleri çıkartılmış ve internet ortamında tüm personele kullanıcı tanımlanarak iş süreçlerine ulaşmaları sağlanmaktadır. KOS KOS Kişi görev tanımları tamamlanarak hazırladığımız formda üst yöneticinin onayı ile personele duyurulacaktır. Kişi görev tanım formları İş süreçleri sağlandığından dolayı yeni bir eyleme gerek yoktur. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 4

5 KOS 2.4 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdare ve Daire mızın teşkilat şeması oluşturulmuştur. KOS Teşkilat şeması KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde KOS KOS nda, Hukuk Müşavirliğinde ve Teftiş Kurulunda yapılan izin, puantaj hazırlama, faaliyet raporu hazırlama v.s. gibi işlerin iş süreçleri ve formları hazırlanarak standardın oluşturulması sağlanacaktır. Birden fazla daire başkanlığının birlikte yaptığı işlerle ilgili ana süreçler oluşturularak birimlerin bu işlerle ilgili görev sınırları belirlenecektir. İdari İş süreçleri Ana süreç haritaları KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. KOS Hassas görevler ile ilgili envanter çıkarılarak bununla ilgili prosedürler belirlenecektir. Hassas görevler ve uygulama prosedürleri KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Kurumsal performans üst yöneticilerin katıldığı değerlendirme toplantılarıyla izlenmektedir. KOS Bireysel performansın izlenebilmesi için yıllık çalışma programları hazırlanarak dönemsel izlemeleri yapılacaktır. Toplantı tutanakları KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 5

6 KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik KOS Her müdürlükte iş analizleri yapılarak görevler çerçevesinde uygun nitelik ve sayıda kadrolararın tanımlanması yapılacaktır. İş analizleri KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip Yönetici ve personelin bilgi, deneyim ve yeteneğini arttıracak hizmet içi eğitimler verilmektedir. KOS Yıllık Eğitim planı KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Genel kabul görmüş mesleki liyakatler göz önünde bulundurularak personel atamaları gerçekleştirilmektedir. KOS İş analizleri KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. KOS Bireysel performansların bilgi, çalışkanlık, güven ve şeffaflık ilkesi doğrultusunda değerlendirilmesi sağlanacaktır. İş Analizi Raporları KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Daire başkanlıklarından gelen istekler ve mevzuat değişikliğinin gerektirdiği yeniliklere göre bir sonraki yılın planı yapılmaktadır. KOS Personel yönelik yapılacak anketlerle ve iş analizi sonuçlarına göre eğitim ihtiyacı belirlenerek yıllık planlar yapılacaktır. Eğitim şube Personel eğitim kartı KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 6

7 KOS 3.6 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Personelin performans ölçütleri birim amirlerince değerlendirilmektedir. KOS Yazılım KOS 3.7 Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. KOS Performans değerlendirmelerinde ve yapılan anketler sonucunda yetersiz görülen personel için gerekli eğitim programları düzenlenecektir. Eğitm programı KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. KOS Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar standartlara bağlanarak yazılı olarak belirlenecek ve personele duyurulacaktır. Standartlar KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 7

8 KOS4 KOS 4.1 KOS 4.2 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. Daire na ait işlerin süreç haritaları hazırlanarak internet ortamında tüm personelin erişebileceği şekilde yayınlanmaktadır. KOS KOS Süreç haritaları imza ve onay seviyesi raporunu verecek şekilde revize edilecektir. Daire başkanlıklarında yetki devri yapılan işlerle ilgili bir envanter çıkaracaklardır. Süreç Haritaları Yetki devri envanteri KOS 4.3 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu KOS Yetki devir alanları ile ilgili asgari koşullar belirlenecektir Yetki devri envanteri KOS 4.4 Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip KOS Yetki devirleriyle ilgili personelin sahip olması gereken asgari şartlar belirlenecektir. Yetki devri envanteri KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. KOS Yetki devralan kişi kullandığı yetkisi ile ilgili yetkisini devraldığı kişiye rapor vermesi sağlanacaktır Yetki devri raporu KONTROL ORTAMI STANDARTLARI 8