VETERİNER İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ PROSEDÜRÜ

Transkript

1 Hazırlayan Veteriner İşleri Müdürü Kontrol Yönetim Temsilcisi Onay Başkan yardımcısı Rev. No & Tarihi : 02 & Yürürlük Tarihi Sayfa 1/7 1. AMAÇ Bu prosedürün amacı; Kartal Belediyesi Veteriner İşleri Müdürlüğünün faaliyet alanlarında, yetki, yöntem ve sorumlulukları tanımlamaktır. 2. KAPSAM Bu prosedür, Kartal Belediyesi Veteriner İşleri Müdürlüğünün verdiği tüm hizmetleri kapsar. 3. TANIMLAR Şüpheli Hayvan Müşahede Zaptı: Isırma vakalarında, hayvanın 10 gün gözetim altında tutulacağına dair tutanak. Aşı ve Kimlik Kartı: Müdürlükte aşısı ve kaydı yapılan kedi ve köpeklere düzenlenen sertifika. 4. SORUMLULAR Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Bölüm Yöneticileri Veteriner İşleri Müdürlüğü 5. İLGİLİ DOKÜMANLAR Günlük Şikâyet Değerlendirme Formu F42.01 Aylık faaliyet raporu F42.02 Haftalık Kuduz Mücadele Cetveli F42.03 Aylık Kuduz Mücadele Cetveli F42.04 Şüpheli Hayvan Müşahede Zaptı F42.05 Haftalık sivrisinek şikayet formu F42.06 Aylık çalışma raporu F42.07 Anestezi onam formu F42.08 Denetim tutanağı F42.09 İlaçlama tahakkuk formu F42.10 Köpek teslim tutanağı F42.11 Klinik takip formu F42.12 Ölüm raporu F42.13

2 Yürürlük Tarihi Sayfa 2/ Sayılı Belediye Kanunu 1593 Sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu 5216 Sayılı Büyük Şehir Belediyesi Kanunu 5996 Sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda Ve Yem Kanunu 5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu 6343 Sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkülüne Dair Kanun 2872 Sayılı Çevre Kanunu 7402 Sayılı Sıtmanın İmhası Hakkında Kanun Hayvanların Korunmasına Dair Uygulama Yönetmeliği Ev ve süs hayvanlarının ticari olmayan hareketlerinde uygulanacak hayvan sağlığı şartlarına dair yönetmelik Ev ve süs hayvanlarının üretim, satış, barınma ve eğitim yerleri hakkında yönetmelik ( 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu Biyosidal Ürünlerin Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik R.G Veteriner İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürü PR-01.0 Veri Analizi Prosedürü PR N UYGULANIŞI Veteriner İşleri Müdürlüğü, Kartal Belediyesi sınırları içerisinde, bulaşıcı hayvan hastalıklarla mücadele ve hayvan sağlığını koruma, tüketime ve satışa sunulan hayvansal kökenli gıdaları ve satıldığı yerleri denetleme, halk ve çevre sağlığı alanında haşerelerle mücadele ve sokak hayvanlarının refahına yönelik çalışmaları, Müdürlüğün yasal sınırları içerisinde ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının koordinasyonunda Belediye Başkanına bağlı olarak icra eden bir belediye birimidir. 6.1 YAZIŞMA VE TALEP ŞİKÂYETLER: Kurum dışı gelen evrak: Müdürlüğümüze kurum dışından gelen tüm evraklar, talep ve şikayet dilekçeleri; Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından taranarak, EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemine) aktarılır. Genel numaratörden kayıt numarası verilir. Evrak Yazı İşleri Müdürlüğünce EBYS den gereği yapılmak üzere veya bilgilendirme amacıyla Müdürlüğümüz e sevk edilir. Müdür tarafından incelenen evrak işlem yapmayı gerektiriyorsa ilgili personele havale edilir. İlgili personel evrak ile ilgili işlemi tamamladıktan sonra deki hususlara dikkat ederek işlemi sonuçlandırır. Evrak sadece bilgi amaçlı gelmiş ise Müdür tarafından bilgilendirilecek personele havale edilir. İlgili personel EBYS den görev olarak atanan evrakı inceler ve sonlandırır.

3 Yürürlük Tarihi Sayfa 3/ KURUM DIŞI GİDEN EVRAK: Müdürlüğümüzü ilgilendiren iş ve işlemler ile ilgili veya gelen evrak mucibince kurum dışına gönderilmesi gereken evrak; büro personeli tarafından EBYS de hazırlanır. Hazırlanan yazı paraflanmak üzere sistemden Müdüre gönderilir. Yazı Müdür tarafından paraflanır ve sistemden üst amire imzaya gönderilir. Üst amir tarafından elektronik imza ile imzalanan evrak; otomatik olarak sistemden kayıt numarası alır ve postalanmak üzere yazıyı hazırlayan personelin sistemine gönderilir. İlgili personel evrakı ulaşması gereken kurum veya kişiye gönderilmek üzere EBYS den Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderir. Gönderilen evrak postaya verildiğinde görevin tamamlandığına dair sistemden otomatik mesaj alınır. Tüm kurum dışı gelen ve giden evrak yazışmaları aylık olarak veri analizi F42.02, F42.04 ve F42.07 formları ile raporlanır. F42.04 formlarından birer nüsha Kartal Kaymakamlığına, Orman ve Su İşleri 1. Bölge Müdürlüğüne, Büyük Şehir Belediye Başkanlığına ve Kartal İlçe Tarım müdürlüğüne, F42.07 de Büyük Şehir Belediye Başkanlığına gönderilir. Bu formların birer nüshası da dosyalanarak arşivlenir KURUM İÇİ GELEN EVRAK: Kurum içi evrakların tümü EBYS den öncelikle Müdür daha sonra gereği veya bilgilendirme amacıyla ilgili personele havale edilir. İlgili personel işlem gerektirecek bir evrak havalesi ile karşılaştığında gerekli işlemleri gerçekleştirdikten sonra deki süreci takip ederek evrakı sonuçlandırır. Evrak bilgi amaçlı ise EBYS den Evrak Bilgilerine girilerek evrak incelenir, evrakı gördüm butonu işaretlenir ve evrak sonlandırılır KURUM İÇİ GİDEN EVRAK: Müdürlüğümüzü ilgilendiren iş ve işlemler ile ilgili veya gelen evrak mucibince kurum içine gönderilmesi gereken evrak; büro personeli tarafından EBYS de hazırlanır. Hazırlanan yazı paraflanmak üzere sistemden Müdüre gönderilir. Yazı Müdür tarafından paraflanır ve sistemden üst amire imzaya gönderilir. Üst amir tarafından elektronik imza ile imzalanan evrak; otomatik olarak sistemden kayıt numarası alır ve ilgili müdürlüğün sistemine gönderilir. Sistemden evrakın gönderilen müdürlüğe havale edildiğine dair otomatik bilgilendirme mesajı gelir. 6.2 BULAŞICI HAYVAN HASTALIKLARI İLE MÜCADELE, HAYVAN SAĞLIĞINI KORUMA VE BAŞIBOŞ SOKAK HAYVANLARININ REHABİLİTASYONU ÇALIŞMALARI Müdürlüğümüze müracaat eden sahipli veya sahipsiz sokak hayvanlarının ilgilileri müdürlüğümüz hasta muayene odasında gerekli hizmetleri klinik talimatına uygun olarak alırlar. a ) Aşılama ve Kayıt Vatandaşlar aşı yaptırmak üzere hayvanlarını müdürlüğümüze getirirler. Gelen hayvanların ön muayeneden sonra uygun görülürse kuduz aşıları yapılır ve mikroçip takılır. Sağlık karnesi ve kimlik düzenlenerek sahibine teslim edilir. Kuduz aşısı yapılan hayvanlar Belediye Yönetim Sisteminde Hayvan Kayıt Modülüne kaydedilir. Yapılan aşı sayısı haftalık olarak F42.03, aylık olarak F42.02, F42.04 ve F42.07 formlarına raporlanır. b ) Muayene ve Tedavi:

4 Yürürlük Tarihi Sayfa 4/7 Müdürlüğümüz kliniğine getirilen hayvanlara ayakta muayene ve tedavi hizmeti verilir. Tedavileri kliniğimizde mümkün olmayanlar daha kapsamlı merkezlere yönlendirilirler. Hasta Kayıt defterine gerekli kayıtlar yapılarak arşivlenir. Yapılan hasta muayene ve tedavi sayısı aylık olarak F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır. c ) Müşahedeye Alma: Kedi ve Köpekler tarafından ısırılan vatandaşların başvurması veya ihbarı üzerine öncelikle ısırılan kişinin aşıya başlanması sağlanır. Isıran hayvan sahipli değilse ve ısırılan kişi tarafından teşhis edilirse, toplama ekibi tarafından yakalanarak on gün müdürlüğümüzde müşahede altında tutulur deki süreç izlenerek Müşahede Zabtı (F42.05) düzenlenir ve düzenlenen form hastaneye gönderilir. Hayvan sahipli ise yerine gidilip ilk muayenesi yapılır ve iki nüsha halinde F42.05 formu düzenlenir. Formun bir nüshası hayvan sahibine imzalatılarak kendisine teslim edilir. Diğer nüshası da deki süreç izlenerek aşı olunan hastaneye gönderilir. Isıran köpek, sahibi tarafından 10 gün boyunca gözetim altında tutulur. Sahipli veya sahipsiz ısıran hayvan on günün sonunda muayene edilir sağlıklı ise sonuç ısırılan kişiye bildirilir. Müşahede süresi içinde ölen hayvanlar Pendik Veteriner Araştırma Enstitüsüne üst yazı ile sevk edilir. Patoloji laboratuarı sonucu ısırılan kişiye bildirilir. Ay içinde meydana gelen ısırma vaka sayısı F42.02 ve F42.07 formuna rapor edilir. d ) Başıboş Sokak Hayvanlarının Rehabilitasyonu Vatandaşların şahsen veya telefonla ihbarı üzerine Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikayet Modülünde talep oluşturulur. Talep F42.01 Formunda yazdırılır. Çıktısı alınan form ilgili ekibe verilir. Ekip ya şikayet ve talebi değerlendirmek amacıyla yada rutin arazi taramalarında tespit ettiği başıboş sokak hayvanlarını usulüne uygun yöntemlerle yakalayıp, Büyükşehir Belediyesine ait Tuzla Aydınlı köyünde bulunan rehabilitasyon merkezine teslim eder. Toplanan hayvanlar ön muayeneden sonra karantinaya alınır. Toplanan hayvanlardan hastalıklı olanlar tedavi edilir. Kısırlaştırılır. Kulak küpesi takılır. Operasyon sonrası bakımı yapılıp kuduz aşıları yapılır. Sahiplenme talebi olan hayvanlar sahiplendirilir. Sahiplenme talebi olmayan hayvanlar merkezden alınarak belediyemizce ilk toplandığı bölgeye geri bırakılır. Agresif ve bakıma muhtaç olan hayvanlar ise bakılmak üzere barınakta kalır. Sokak kedilerinin kısırlaştırılması; ameliyat sonrası bakımı gönüllülerce yapılmak üzere randevu usulüyle Yakacık Kliniğimizde yapılır. Hayvanların toplanması kısırlaştırılması ve sahiplendirilmesi çalışmalarında diğer resmi kurum, gönüllü kişi veya sivil toplum örgütleriyle ( dernekler, vakıflar ) işbirliği yapılır. Toplanıp rehabilite edilen ve sahiplendirilen hayvan sayısı haftalık olarak F42.03, aylık olarak F42.02, F42.04 ve F42.07 formlarına raporlanır. e) Sokak Hayvanlarının Refahına Yönelik Çalışmalar Geçici bakım evlerinde kısırlaştırılıp, aşılanıp, işaretlenip, mikroçip takılarak kayıt altına alınmak suretiyle rehabilite edilen ve 10 gün süre ile sahiplendirilmeye çalışılan sokak hayvanları sahiplendirilemezlerse kontrolleri yapılarak Veteriner Hekim onayıyla alındıkları ortama bırakılırlar. Bu ortamlarda Belediyemiz gönüllü kuruluşlarla işbirliği yaparak tüm sahipsiz hayvanların beslenme ve su ihtiyacının karşılanmasına yardımcı olur. Ayrıca hastalanmaları ya da kazaya maruz kalma durumlarında gerekli tedavi hizmetlerini verir. Toplama ekibi personeli tüm bu çalışmalarını köpek toplama talimatına uygun olarak uygular.

5 Yürürlük Tarihi Sayfa 5/7. DENETİM ÇALIŞMALARI 6.3. İŞYERİ TEFTİŞİ: İlçemizde bulunan işyerleri belediyemiz denetim birimlerince oluşturulan denetim ekibi tarafından bir program dâhilinde denetlenir. İşyerinde istenen kriterlere aykırılık yoksa herhangi bir işlem yapılmaz. Eksiklikler varsa esnaf uyarılır eksikliklerin giderilmesi için makul bir süre verilir ve süre sonunda tekrar denetlenir. Eksiklikler giderildi ise durum raporlanır. Eksiklikler devam ediyorsa tutanakla tespit edilip konuyla ilgili yaptırım uygulanması için dosya encümene gönderilir. Encümen kararının uygulanması sağlanır. Her ay sonunda o ay içinde yapılan teftiş sayısı F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır. HALK VE ÇEVRE SAĞLIĞI ÇALIŞMALARI 6.4 İLAÇLAMA ÇALIŞMALARI (Vektör Mücadelesi ) İlaçlamalarda kullanılan ilaçlar; kullanma talimatlarında belirtilen oranlarda seyreltilerek ilaçlama makineleriyle gerekli yerlerde aşağıda belirtilen şekillerde kullanılır. İlaçlama makinelerinin tamir, bakım ve doğrulamaları yetkili servislere yaptırılır. Müdürlüğümüzce yürütülen ilaçlama çalışmalarında görevli personel çalışmalarını depo, ilaç hazırlama ve ilaç uygulama talimatlarına uygun olarak yapar Larva Mücadelesi Müdürlüğümüz ilaçlama ekipleri tarafından öncelikle ilçe genelinde sivrisinek üreme alanları tespit edilir. Tespit edilen üreme alanları ortam ısısının santigrat derecenin üzerine çıktığı dönemde başlamak üzere 11 gün ara ile larvasit ( kurtçuk öldürücü ) ilaçlarla ilaçlanır. Bu ilaçlama ortam ısısının santigrat derecenin altına düşmesine kadar devam eder. Larva Mücadelesi İstanbul Büyükşehir Belediyesinin ekipleri ile koordineli olarak yapılmaktadır. Ay içinde yapılan larva mücadele çalışma sayısı F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır Uçkun ( olgun ) Sinek Mücadelesi Veteriner İşleri Müdürlüğümüz tarafından gece ısısının 15 santigrat derecenin üzerine çıktığı tarihleri kapsayan dönemlerde Program dâhilinde yalnızca şikâyet gelen cadde ve sokaklarda ilaçlanma yapılmaktadır. Mahallelerden gelen şikâyetler dijital ortamda kaydedilir ve F42.01 formu çıkartılarak ilaçlama ekibine verilir. Haftalık ilaçlama programına göre şikayet değerlendirilir. Tüm bu çalışmalar İstanbul Büyükşehir Belediyesinin ekipleri ile koordineli olarak yapılmaktadır. Ay içinde değerlendirilen şikâyetlerin sayısı F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır Özel İlaçlamalar Vatandaştan gelen ilaçlama talebi sokak veya park benzeri kamu alanında ise Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikayet Modülünde kaydedilir ve F42.01 Formunda yazdırılır. Çıktısı alınan form ilaçlama ekibine verilir. İlaçlama yapılır. Eğer ilaçlama talebi bodrum, kömürlük, depo ve bahçe gibi bina müştemilatı ise ücret tarifesine göre ilaçlama ücreti tespit edilir ve vatandaşa bildirilir. Ücret Mali Hizmetler Müdürlüğü

6 Yürürlük Tarihi Sayfa 6/7 veznesine vatandaş tarafından yatırılır ve tahsil makbuzunun bir nüshası müdürlüğe getirilir. Vatandaşa randevu verilir. Talep dijital ortamda kaydedilir. F42.01 formunda çıktısı alınır ve ilaçlama ekibine verilir. Günü geldiğinde ilaçlama yapılır. Resmi kurumlardan ilaçlama talebi gelmesi durumunda ilacı kurumun kendisi karşılamak koşulu ile ilaçlama ücretsiz yapılır. Ay içinde yapılan özel ilaçlama sayısı F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır Kemirgen Mücadelesi Müdürlüğümüze gelen kamuya açık alanlardaki kemirgenler ile ilgili talep ya da şikâyetler Belediye Yönetim Sistemi Veterinerlik Talep Şikayet Modülünde kaydedilir ve F42.01 Formunda yazdırılır. Çıktısı alınan form ilaçlama ekibine verilir. İlaçlama yapılır. Ay içinde yapılan özel ilaçlama sayısı F42.02 ve F42.07 formuna raporlanır. 6.5 Satınalma ve Depolama Müdürlüğümüz ihtiyaçları satınalma şefliği aracılığı ile karşılanmaktadır. Yapılan alımların mal teslimleri doğrudan müdürlük depomuza yapılmaktadır. Yapılan kontroller ile teslim alınan mallar müdürlüğümüz ilaç deposunda ve kliniğimizde Ürünlerin Korunması ve Depolanması Prosedürüne göre saklanır. 6.6 Faaliyet Raporunun Oluşturulması İçinde bulunulan yıldan bir önceki yıl hazırlanan birim hedefleri ve performans göstergeleri dahilinde, faaliyetler ile ilgili müdürlük bünyesinde yapılmış olan çalışmalar aylık olarak fotoğrafları ve faaliyet detayları ile hazırlanır. Birim müdürünün onayı ile Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülen çalışmalarda kullanılmak üzere Yönetim Bilgi Sistemi ne girişi yapılır, fotoğraflar ise dijital ortamda Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne iletilir. 6.7 Performans Programının Hazırlanması Müdürlük tarafından, Stratejik Plan da yer alan Stratejik Amaçlar doğrultusunda içinde bulunulan yıldan bir sonraki yıl içinde gerçekleştirilecek olan birim hedefler, performans göstergeleri ve yaklaşık maliyetler planlanarak Strateji Geliştirme Müdürlüğü ne gönderilir. Birim müdürü ve Strateji Geliştirme Müdürü nün katılım sağladığı toplantılar ile birim hedeflerine son hali verilir. 6.8 Entegre Yönetim Sistemi Çalışmaları: 1- Veri Analizi: Müdürlükte yapılan faaliyetler Veri Analizi Prosedürüne göre 6 aylık periyotlarla istatistikî yöntemler kullanarak yapılmaktadır. 2- DÖF: Saptanan uygunsuzlukların sebeplerini ortadan kaldırmak ve/veya uygunsuzluk meydana gelmeden olası sapma ve uygunsuzlukların meydana gelmelerini engellemek için yapılan planlı ve sistematik faaliyetlerdir. Hizmetin sağlanması sırasında görülen aksaklıklar veya hizmet performansında görülen olumsuzluklar için DÖFİ formu doldurulur. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerin uygulama aşamaları ve kontrol yöntemleri Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler Prosedürüne göre yapılmaktadır. 3- Risk Değerlendirmesi: Rutin olan ve olmayan faaliyetlerden kaynaklanan riskler, Risk Değerlendirme Komisyon Üyeleri tarafından Risk Değerlendirme Prosedürüne göre yapılır. 4- İç Denetim Raporu: İç Tetkikler sonucunda hazırlanan İç Denetim Raporu nun onaylanması, raporda belirtilen hususlar konusunda gerekli çalışmaların yapılması.

7 Yürürlük Tarihi Sayfa 7/7 5- Aylık Birim Faaliyet Raporu: Müdürlüğün bir aylık faaliyetlerinin sonucunda oluşturulan rapordur. 6- Toplantı Tutanakları: Birimlerin faaliyetlerinin değerlendirildiği ve bir sonraki toplantıya kadar hedeflerin belirlenerek, bir tutanak ile kayıt altına alınan ve Toplantı Talimatı nda (T-07.01) göre yapılan periyodik çalışmadır. Toplantı Tutanağı Formu (F07.04) doldurulur. 6.9 Kayıtların Saklanması Bu Prosedür kapsamında tüm kayıtlar, Dokuman ve Kayıtların Kontrolü Prosedürüne uygun olarak saklanır. 7.0 DAĞITIM Belediye Başkanı Başkan Yardımcıları Veteriner İşleri Müdürlüğü Bölüm Yöneticileri