ORGANİSAZYON ŞEMASI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ MÜDÜR YARDIMCISI MÜDÜR YARDIMCISI YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU YÜKSEKOKUL KURULU

Transkript

1 MİSYONUMUZ Karadeniz Teknik Üniversitesi, Yabancı Diller Yüksekokulunun misyonu bir yandan bünyesindeki Modern Diller, Temel İngilizce ve Mütercim-Tercümanlık bölümlerinin kendi aralarında uyum içinde çalışmasını sağlamak, diğer yandan Yüksekokulumuzun Doktora, Yüksek Lisans, Lisans Yabancı Dil Hazırlık programına kayıtlı olan ve üniversitemizin çeşitli yüksekokul ve fakültelerinde ortak zorunlu yabancı dil dersi alan öğrencilerimizin eğitim öğretim faaliyetlerini takip edebilmeleri için gereken okuma ve dinleme becerilerinin yanında sözlü ve yazılı iletişim becerilerini de kazanmalarına ve geliştirmelerine katkıda bulunmaktır. Bir diğer misyonumuz yabancı dil öğretiminde en modern yaklaşımların, en etkili yöntemlerin, tekniklerin ve ders araç gereçlerinin kullanıldığı; öğretim elemanlarının mesleki gelişimlerine yer veren buna paralel olarak özellikle Temel İngilizce biriminde öğrenim gören hazırlık sınıfı öğrencilerinin sosyal gelişimlerine olanak sağlayan bir eğitim ortamı yaratmaktır. Ayrıca, öğrencilerimizin yabancı dil seviyesini yükseltip akademik ve iş yaşamlarında ihtiyaç duyacakları yabancı dil bilgi ve becerileriyle donatmak ve ihtiyaç duydukları bilgiye nasıl ulaşabilecekleri konusunda rehberlik ederek onların tüm yaşam boyu sürecek öğrenme sürecine katkıda bulunmak ve son olarak da onların rekabetçi iş koşullarında kendilerine daha iyi bir yer edinmelerini sağlayıp hepsinin birer dünya vatandaşı olma yönünde gelişimlerine katkı sağlamak misyonumuz arasındadır.

2 ORGANİSAZYON ŞEMASI YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI MÜDÜR YARDIMCISI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ MÜTERCİM TERCÜMANLIK TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜMÜ YAZI İŞLERİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ MODERN DİLLER KÜTÜPHANE VE BİLGİ TEKNİK SERVİSİ TAHAKKUK İŞLERİ GÜVENLİK BİRİMİ TEKNİK SERVİS - BAKIM KURSLAR KOORDİNATÖRÜ ÖLÇME DEĞERLENDİRME KOORDİNATÖRLÜĞÜ AYNİYAT İŞLERİ ONARIM BİRİMİ OKUMA, KONUŞMA, YAZMA VE DİLBİLGİSİ KORDİNATÖRLÜĞÜ SATINALMA İŞLERİ TEMİZLİK HİZMETLERİ

3 BİRİM YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU ALT BİRİM REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI İŞ UNVANI MÜDÜR BAĞLI OLDUĞU MAKAM REKTÖRLÜK EMİR ALACAĞI MAKAM REKTÖR, REKTÖR YARDIMCILARI TEMEL GÖREVLERİ Yüksekokul ve birimlerinin en yetkili temsilcisi olan Müdür Kurullara başkanlık eder, Eğitim-Öğretim faaliyetlerinin düzenli ve başarılı bir şekilde yürütülmesini sağlar. GÖREV ve SORUMLULUKLARI sayılı Yükseköğretim Kanunu nun 4. Maddesinde belirtilen amaçlara uygun hareket etmek. 2- Rektör tarafından doğrudan atanan Müdür kendisine çalışmalarında yardımcı olmak üzere iki Müdür Yardımcısı seçer. 3- Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gibi kurullara başkanlık etmek, bu kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak. 4- Yüksekokul birimleri arasında düzenli ve verimli çalışmayı sağlamak. 5- Stratejik plan, faaliyet raporu, denetim raporu gibi Yüksekokulun genel işleyişi ve performans ile ilgili bilgilerin rapor halinde hazırlanarak ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. 6- Harcama yetkilisi olarak Yüksekokul bütçesinin hazırlanması ve etkin, verimli ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. 7- Yüksekokul kadro ihtiyaçlarını belirleyerek, personel açısından güçlenmesini sağlamak. 8- Yüksekokul birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevi sürdürmek. 9- Akademik ve idari personelin sicil raporlarını düzenlemek. 10- Yüksekokulun fiziki koşullarını dikkate alarak, öğrenci kapasitesini ayarlamak, başarısını artırıcı önlemleri almak. 11- Yüksekokulun kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılması ve geliştirilmesi yönünde gerekli önlemleri almak. 12- Yüksekokulun bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesi ve artırılması için gerekli çalışmaları yapmak. 13- Kanunla kendisine verilen diğer görevleri yapmak. İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Rektörlük ve diğer kurumlara sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. BİLGİ KAYNAKLARI İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgiler: -Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler -Yazılı ve sözlü talimatlar -Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: -Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, Rektör, Rektör Yardımcıları,Yüksekokul Sekreteri,Yazı İşleri Birimi,Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkan ve Yardımcıları, Bölüm Sekreterleri. İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Bilginin Şekli: -Kanun,genelge,yönetmelik, yazı,telefon, ,yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Tahakkuk, ihtiyaç duyulan diğer fakülte ve birimler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Müdürlük çalışma odası , yetkili amirin uygun gördüğü diğer zamanlar

4 BİRİM YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU İŞ UNVANI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ BAĞLI OLDUĞU BİRİM MÜDÜRLÜK KENDİSİNE BAĞLI Müdür Sekreterliği BİRİMLER Tahakkuk ve Satın Alma Servisi Öğrenci İşleri Servisi Yazı İşleri Servisi Teknik Hizmetler Servisi Taşınır Kayıt Kontrol Servisi Yardımcı Hizmetler Servisi Bölüm Sekreterlikleri GÖREV TANIMI İlgili Mevzuat ve Üniversite Rektörlüğü ile Yüksekokul Sekreterliğince belirlenen amaç ilke ve talimatlar doğrultusunda Yüksekokula ilişkin idari görevlerin sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesi, koordine edilmesi ve denetlenmesi GÖREV, YETKİ VE SORUMLULUKLARI Yüksekokul Sekreterliğinin görev alanına giren konuları sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde, ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesini planlamak, koordine etmek ve denetlemek. Kurum içi ve dışı yazışmaları yürütmek. Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini Yüksekokul Müdürünün talimatları doğrultusunda hazırlamak ve ilgililere duyurmak. Kurullarda raportörlük yapmak. Kurul Kararlarının yazılmasını ve karar defterine işlenmesini sağlamak. Yüksekokula ait tüm binaların ısınma, aydınlatma, temizlik ve bakım onarım (küçük onarım) hizmetlerinin sürdürülmesini sağlamak ve güvenlik önlemlerini almak. Yüksekokul tarafından düzenlenen törenleri organize etmek. Yüksekokulun mali yıl bütçe hazırlıklarını yapmak ve bütçenin en iyi şekilde kullanılmasında gerekli planlamayı yaparak performans bütçe uygulamasını gerçekleştirmek. Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulama ve ödemeleri takip etmek. Yüksekokulun ihtiyaç duyduğu mal ve hizmetlerin alımını yapmak. Öğrenci İşleri hizmetlerini koordine etmek. Yüksekokul demirbaşların kayıtlarının tutulmasını, ambar giriş ve çıkış işlemlerinin yapılmasını sağlamak. Yüksekokul Sekreterliğinin faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı takip etmek. Yüksekokul Sekreterliğine ait birimler/personel arasında koordinasyonu sağlamak, birimlerin /personelin işbirliği ve uyum içerisinde çalışmasın temin etmek ve ortaya çıkan sorunları çözmek. Yüksekokul birimlerinin/personelinin verimli çalışması için projeler üretmek. Çalışmalara ait yıllık faaliyet raporunun düzenlenmesini sağlamak. Bağlı personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek. Yüksekokul personelinin hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını belirlemek ve hizmet içi eğitim programlarının düzenlenmesi için Personel Daire Başkanlığı ile işbirliği yapmak. Yüksekokul personelinin özlük haklarının ve sicil işlemlerinin takibini yapmak. Disiplin amiri olarak personeline gerektiğinde mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek. Ödül, takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için Müdürlük makamına önerilerde bulunmak. Görevleriyle ilgili çalışmalar konusunda amirlerine bilgi vermek. İlgili mevzuatta kendisine verilen diğer görevleri yapmak. Amirlerinin vereceği benzer nitelikteki yetkileri kullanmak ve görevleri yerine getirmek. Kalite yönetim sistemi doğrultusunda çalışmak ve kendisine bağlı birimlerin kalite yönetim sistemine uygun çalışmasını sağlamaktır.

5 YASAL MEVZUAT/STANDARTLAR 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu 52/b Maddesi Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumlarının İdari Teşkilatı Hakkında Kararname 38/a Maddesi İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Müdürlük ve diğer kurumlara sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgiler: -Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler -Yazılı ve sözlü talimatlar -Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: -Genel Sekreterlik, Daire Başkanlıkları, Rektör, Rektör Yardımcıları,Yüksekokul Sekreteri,Yazı İşleri Birimi,Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Müdür Yardımcıları, Bölüm Başkan ve Yardımcıları, Bölüm Sekreterleri. İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Bilginin Şekli: -Kanun,genelge,yönetmelik, yazı,telefon, ,yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze Diğer Bölüm Sekreterleri,, Tahakkuk, ihtiyaç duyulan diğer fakülte ve birimler. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Sekreterlik çalışma odası , yetkili amirin uygun gördüğü diğer zamanlar

6 BİRİM ALT BİRİM İŞ UNVANI BAĞLI OLDUĞU MAKAM EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜMÜ TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANLIĞI YÜKSEKOKUL MÜDÜRLÜĞÜ YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ VE MÜDÜR YARDIMCILARI BÜNYESİNDE HAZIRLIK EĞİTİMİ BULUNAN BÖLÜMLERİN ÖĞRENCİLERİNE BİR YIL SÜRELİ HAZIRLIK EĞİTİMİ VERMEK. GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Müdürlükten gelen resmi yazı ve uygulamalara göre hareket etmek. 2. Müdürlükten gelen resmi yazı ve uygulamalar konusunda Temel İngilizce Bölümüne bağlı personeli bilgilendirmek. 3. Her öğretim yılının başında Hazırlığı olan bölümlere kayıt olan öğrencileri yeterlilik sınavı yapmak ve başarılı olanları bölümlerine göndermek. 4. Sene başında yapılan yeterlilik sınavında başarılı olamayan öğrencileri seviyelerine göre sınıflandırmak. 5. Hazırlık programında verilecek dersleri ve bu derslerin işleyiş ve sınavlarını hazırlamakla yükümlü ders koordinatörlüklerini yapılandırmak, görevlerini bildirmek ve çalışmalarını kontrol etmek. 6. Yıl içinde belirli aralıklarla ders koordinatörleri ile toplantılar yapmak. 7. Hazırlık programında ders koordinatörleri haricinde Yüksek Lisans ve Ölçme Değerlendirme Koordinatörlüklerini yapılandırmak, görevlerini bildirmek ve çalışmalarını kontrol etmek. 8. Temel İngilizce bölümüne ait kütüphaneyi takip etmek, kütüphane islerini yürütecek okutmanlar ve öğrenciler görevlendirmek ve bunların takibini yapmak. 9. Temel İngilizce Bölümünde açılan derslere tayin edilen okutmanların her dönem başında ders programlarını hazırlamak ve çalışmalarını kontrol etmek. 10. Yılda üç kez yeterlilik sınavı hazırlamak ve uygulamak. 11. Hazırlık programında öğrencisi olan bölümlerin bölüm başkanlıkları ile irtibat kurup öğrencileri bölümlerinde alacakları İngilizce dersleri konusunda bilgilendirmek için toplantılar her bir hazırlığı olan bölümle ayrı ayrı toplantılar yapmak ve öğrencilerin bu dersleri yerinde tanımasını sağlamak. 12. Yeterlilik sınavlarında ve hazırlık programı sonunda başarılı olan öğrencileri sekreterlik aracılığı ile öğrenci işleri ve bölümlere bildirmek. 13. Sınav evrakları ya da yoklama listeleri gibi resmi evrakların takibini yapmak ve süresi dolan evrakları arşivlemek. 14. Gereksiz yere elektrik tüketiminden kaçınmak. Özellikle akşam odalardan ayrılırken ve hafta sonları kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek.

7 15. Yıllık izinlerin ders döneminde kullanılmamasına özen göstermek. 16. Kılık ve kıyafet kurallarına uymak. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve toplantıların tutanakları, yapılan sınavlar ve değerlendirmeler sonucu öğrencilerin başarılı olup olmadıklarını gösteren belgeler Devamsızlıktan kalan öğrencilerin ne kadar devamsızlık yaptıklarını bildiren ve kaldıklarını gösteren belgeler, yüksek okul sekreterliğinden ve müdürlükten talep edilen dokümanlar. İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yüksek Okul Sekreterliğinden ve Müdürlükten gelen yazılı ve sözlü talimatlar ve hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük, Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük, Yüksek Okul bünyesindeki diğer bölüm başkanlıkları, Hazırlık programında öğrencisi olan bölümler, Öğrenci İşleri Yazı, telefon, internet, yüz yüze Temel İngilizce Bölüm binasındaki sınıflar, kütüphane, konferans salonu ve okutman odaları , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

8 YDYO TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMASI MÜDÜRLÜĞÜN DİREKTİFİ ÜZERİNE TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANI YARDIMCILARI İLE BİLGİLENDİRME TOPLANTILARI YAPAR DERS KOORDİNATÖRLERİ İLE BİLGİLENDİRME TOPLANTILARI YAPAR UYGULAMA KONUSUNDA TALİMATLAR VERİR TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜMÜNDE GÖREVLİ OKUTMANLARLA BİLGİLENDİRME TOPLANTILAR YAPARUYGULAMA KONUSUNDA TALİMATLAR VERİR VERDİĞİ TALİMATLAR DOĞRULTUSUNDA İŞLERİN UYGULANIŞINI KONTROL EDER KONTROL EDER UYGULAMA SONUÇLARINI MÜDÜRLÜĞE RAPOR EDER

9 YDYO TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANLIĞINA BAĞLI OKUTMANLARIN İŞ AKIŞ ŞEMASI TEMEL İNGİLİZCE BÖLÜM BAŞKANLIĞININ DİREKTİFLERİ ÜZERİNE KOORDİNATÖRLER KENDİ GRUPLARI İÇİNDE GÖREV DAĞILIMI YAPARLAR KULLANILACAK MATERYALLER BELİRLENİR, SENE BAŞINDA YAPILAN SINAVA GÖRE ÖĞRENCİLERİN SEVİYESİ BELİRLENİR, ÖĞRENCİLER SINIFLANDIRILIR, OKUTMANLARIN DERS PROGRAMLARI HAZIRLANIR, SENE İÇİNDE YAPILACAK SINAV VE TARİHLERİ BELİRLENİR, SINAV UYGULAMA VE DEĞERLENDİRMELERİ YAPILIR, ÖĞRENCİ SAĞLIK RAPORLARININ VE DEVAMSIZLIKLARININ KONTROLÜ YAPILIR YAPILAN UYGULAMALARIN SONUÇLARI BÖLÜM BAŞKANLIĞINA BİLDİRİLİR.

10 BİRİM YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU ALT BİRİM MODERN DİLLER BÖLÜMÜ İŞ UNVANI BÖLÜM BAŞKANLIĞI BAĞLI OLDUĞU MAKAM YDYO MÜDÜRLÜĞÜ EMİR ALACAĞI MAKAM YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ VE MÜDÜR YARDIMCILARI TEMEL GÖREVLERİ Ders programı düzenlemek, bölüm ile ilgili yazışmalar yapmak GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Yarıyıl ders görevlendirmeleri, ilgili bölümler ile koordinasyon kurularak hazırlamak 2. Ders görevlendirmeleri ilgili bölüm başkanlıklarına gönderilir ve çakışmaların engellenmesi için program sorumluları ile son gözden geçirmek 3. Dersler, ilgili öğretim elemanları ile dijital ortamda ilişkilendirmek 4. Ders içerikleri ve ders materyalleri ders sorumluları olan öğretim elemanları ve bölüm başkanlığınca belirlemek 5. Akademik yılbaşında YDB kodlu İngilizce dersini alan öğrenciler için muafiyet sınavı yapılır ve sonuçlar ilgili bölüm başkanlıklarına göndermek 6. Dersler, ilgili öğretim elemanlarınca akademik takvim çerçevesinde belirlenen yer ve zamanda işlemek ve 12. haftalarda 1. ve 2. ara sınavlar yapmak 8. Yarıyıl sonunda final ve bütünleme sınavları düzenlemek 9. Yarıyıl sonunda mezuniyet durumunda olan öğrenciler için ayrıca sınav düzenlemek 10. YDYO Müdürlüğünce gelen yazılara cevap vermek İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde idari ve akademik görevleri yerine getirmek BİLGİ KAYNAKLARI İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük, Bilgi İşlem Birimi Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Modern Diller Bölüm Başkanlığı , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

11 BİRİM YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU ALT BİRİM MODERN DİLLER BÖLÜMÜ İŞ UNVANI BÖLÜM BAŞKANI YARDIMCILIĞI BAĞLI OLDUĞU MAKAM YDYO MÜDÜRLÜĞÜ EMİR ALACAĞI MAKAM BÖLÜM BAŞKANI, YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ VE MÜDÜR YARDIMCILARI TEMEL GÖREVLERİ Ders programı düzenlemek, ders görevlendirmeleri yapmak, bölüm ile ilgili yazışmalara cevap vermek GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Yarıyıl ders görevlendirmeleri, ilgili bölümler ile koordinasyon kurularak hazırlamak 2. Ders görevlendirmeleri ilgili bölüm başkanlıklarına gönderilir ve çakışmaların engellenmesi için program sorumluları ile son gözden geçirmek 3. Dersler, ilgili öğretim elemanları ile dijital ortamda ilişkilendirmek 4. Ders içerikleri ve ders materyalleri ders sorumluları olan öğretim elemanları ve bölüm başkanlığınca belirlemek 5. Akademik yılbaşında YDB kodlu İngilizce dersini alan öğrenciler için muafiyet sınavı yapılır ve sonuçlar ilgili bölüm başkanlıklarına göndermek 6. Dersler, ilgili öğretim elemanlarınca akademik takvim çerçevesinde belirlenen yer ve zamanda işlemek ve 12. haftalarda 1. ve 2. ara sınavlar yapmak 8. Yarıyıl sonunda final ve bütünleme sınavları düzenlemek 9. Yarıyıl sonunda mezuniyet durumunda olan öğrenciler için ayrıca sınav düzenlemek 10. YDYO Müdürlüğünce gelen yazılara cevap vermek İŞ ÇIKTISI Yetki ve sorumlulukları içerisinde idari ve akademik görevleri yerine getirmek BİLGİ KAYNAKLARI İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük, Bilgi İşlem Birimi Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Modern Diller Bölüm Başkanlığı ve ilgili bölümler , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

12 MODERN DİLLER BÖLÜM BAŞKANLIĞI İŞ AKIŞ ŞEMASI Yarıyıl ders görevlendirmeleri, ilgili bölümler ile koordinasyon kurularak hazırlanır. Ders görevlendirmeleri ilgili bölüm başkanlıklarına gönderilir ve çakışmaların engellenmesi için program sorumluları ile son gözden geçirme yapılır. Dersler, ilgili öğretim elemanları ile dijital ortamda ilişkilendirilir. Ders içerikleri ve ders metaryalleri ders sorumluları olan öğretim elemanaları ve bölüm başkanlığınca belirlenir. Akademik yıl başında YDB kodlu İngilizce dersini alan öğrenciler için muafiyet sınavı yapılır ve sonuçlar ilgili bölüm başkanlıklarına gönderilir. Dersler, ilgili öğretim elemanlarınca akademik takvim çerçevesinde belirlernen yer ve zamanda işlenir. 8. ve 12. haftalarda 1. ve 2. ara sınavlar yapılır. Yarıyıl sonunda final ve bütünleme sınavları düzenlenir. Yarıyıl sonunda mezuniyet durumunda olan öğrenicler için ayrıca sınav düzenlenir. İlgili personelin izin formları düzenlenir ve onaylanır.

13 BİRİM YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU ALT BİRİM İŞ UNVANI PROGRAMCI, MÜDÜR SEKRETERi BAĞLI OLDUĞU YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİ MAKAM EMİR ALACAĞI MÜDÜR, MÜDÜR YARDIMCILARI, BÖLÜM BAŞKANLARI, YÜKSEKOKUL MAKAM SEKRETERİ TEMEL GÖREVLERİ Müdür telefonlarına bakmak, gelen yazıları müdüre sunmak İlgili resmi yazışmaları yapmak, Hazırlığı bitiren öğrencilerin belgelerini hazırlamak GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Okulumuz bölüm başkanlıkları ile ilgili yazışmaların düzenli bir şekilde yürütülmesi ve zamanında ilgili yerlere ulaşmasını sağlamak. 2. Müdürün telefon görüşmeleri ve randevularını düzenlemek. 3. Mesai saatlerine uyarak, sekreterliğin açık tutulmasını sağlamak. 4. Eğitim-Öğretimle ilgili öğrenci listeleri, haftalık ders programları, ders görevlendirmeleri ve sınav programlarının yazılmasında görevlilere yardımcı olmak, zamanında ilan edilmesi ve öğretim elemanlarına dağıtılmasını sağlamak. 5. Sınav sonuçları ile ilgili Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ile koordineli çalışmak. 6. Bölüme ait resmi belge ve bilgileri ilgisiz kişilere vermemek, bölümde gizliliğe önem vermek, işlemlerin doğru, hızlı ve güvenilir bir şekilde sonuçlanması ilkesinden ayrılmamak. 7. Bölüm Başkanlığı ve çalıştığı odadaki demirbaş eşyaya sahip çıkmak, korumak, temizliğinin yapılmasını sağlamak, bilgileri korumak. 8. Bölüm öğretim elemanlarının iletişim bilgilerini tutarak, gerektiğinde bulunmalarını sağlamak. 9. Öğrencilerin, ihtiyaç duyduğu önemli bilgiler, listeler, programlar, akademik takvim, sınav kuralları, ders planları, resmi tatil günleri, sınav programları, sınav sonuçları ile ilgili sorularını cevaplamak. 10. Bölüme ait her türlü evrakın masa üstlerinde ya da herkesin görüp, okuyabileceği yerlere bırakılmamasını önlemek. 11. Güvenlik ve tehlikelere karşı koymak açısından, odadan kısa süreli ayrılmalarda bile gerekirse kapıyı kilitli tutmak, ya da yerine birini bırakmak, gereksiz elektrik tüketiminden kaçınmak, odalarda ısıtıcı, elektrik ocağı ve benzeri aletleri kullanmamak. Özellikle akşam odadan ayrılırken ve hafta sonları, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek. 12. Yıllık izinler ve diğer idari izinlerin, işleri aksatmayacak ve bölüm kapalı kalmayacak şekilde istenmesine özen göstermek. 13. İç ve dış posta işlemlerinin, her gün, düzenli ve gizlilik kurallarına riayet edilerek, yazı işleri ile birlikte yürütülmesini sağlamak. Öğretim elemanlarına ait postalarını alıp, ilgililere

14 ulaştırmak, tebligatları yasanın emrettiği şekilde yapmak. 14. Kılık ve kıyafet kurallarına uymak. 15. Sekreterlik ve Bölüm Başkanlığı odasının sürekli temiz ve düzenli tutulmasını sağlamak, gereksiz, günü geçmiş evrakları kaldırmak, odalarda yemek yermek, masa üstlerinde yiyecekiçecek maddesi bulundurmaktan kaçınmak. 16. Müdür, Bölüm Başkanları ve Yüksekokul Sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Bölüm başkanlarına, müdüre sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Yüksekokul Sekreteri, Yazı İşleri Birimi, Tahakkuk Birimi, Öğretim Elemanları, Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Diğer Bölüm Sekreterleri, Fakülte Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri, Tahakkuk, Öğrenci İşleri Bürosu, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Bolüm sekreterliği odası , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

15 BAŞLA Telefonlara bakmak ve gelen telefonlar konusunda müdürü bilgilendirmek BİTİR Yazı işlerinden gelen evrakların Okul Müdürüne çıkarılması Gerekli not düşüldükten sonra evrakların yazı işlerine verilmesi İLGİLİ ÖĞRENCİNİN BAŞVURU TALEBİ ALINIR GEÇMİŞ VEYA MUAF OLMUŞSA ZORUNLU İNGİLİZCE HAZIRLIK PROGRAMINDAN MUAF OLMA VE GEÇME DURUMU KONTROL EDİLİR BAŞARILI DEĞİLSE BELGESİ HAZIRLANIP MÜDÜRLÜK MAKAMINCA ONAYLANIR BELGE VERİLMEZ BELGE KAYIT İÇİN YAZI İŞLERİNE VERİLİR

16 BİRİM ALT BİRİM İŞ UNVANI BAĞLI OLDUĞU MAKAM EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU YAZI İŞLERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ VE MÜDÜR YARDIMCILARI Müdürlükle ilgili resmi yazışmaları ve idari işleri yapmak. GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Müdürlüğe gelen ve giden evrakları kaydederek sisteme uygun olarak saklamak. 2. Müdürlük resmi yazışmalarını yapmak. 3. Müdürlük duyuruların panolara astırılmasını, ilgililere ulaştırılmasını sağlamak. 4. Müdürlüğün evraklarının süresi dolanlarını tespit edilerek ilgili arşivlendirme çalışmalarını yürütmek. 5. Müdürlüğe ait resmi belge ve bilgileri ilgisiz kişilere vermemek, bölümde gizliliğe önem vermek, işlemlerin doğru, hızlı ve güvenilir bir şekilde sonuçlanması ilkesinden ayrılmamak. 6. Müdürlüğe ait her türlü evrakın masa üstlerinde ya da herkesin görüp, okuyabileceği yerlere bırakılmasını önlemek. 7. Güvenlik ve tehlikelere karşı koymak açısından, odadan kısa süreli ayrılmalarda bile gerekirse kapıyı kilitli tutmak, ya da yerine birini bırakmak, gereksiz elektrik tüketiminden kaçınmak, odalarda ısıtıcı, elektrik ocağı ve benzeri aletleri kullanmamak. Özellikle akşam odadan ayrılırken ve hafta sonları, kapı ve pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek. 8. Yıllık izinler ve diğer idari izinlerin, işleri aksatmayacak ve Müdürlük kapalı kalmayacak şekilde istenmesine özen göstermek. 9. Kılık ve kıyafet kurallarına uymak. 10. Gereksiz, günü geçmiş evrakları kaldırmak, odalarda yemek yememek, masa üstlerinde yiyecek-içecek maddesi bulundurmaktan kaçınmak. 11. SGK Personel aktivasyon işlemlerini yapmak. 12. Resmi Posta gönderimi işini halletmek. 13. Yüksekokul Sekreterinin ve Müdürün vereceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Yüksekokul Sekreterine sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı, belge, form, liste, onay, duyuru, rapor. İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri: Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar

17 Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Rektörlük Personel Daire Başkanlığı, Yüksekokul Sekreteri, Müdürlük, Bilgi İşlem Birimi Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Diğer Bölüm Sekreterleri, Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Yazı İşleri Bürosu , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

18 YDYO YAZI İŞLERİ GELEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI YÜKSEKOKULA EVREKLAR GELİR KAYIT DEFTERİNE İŞLENİR HAYIR EKLERİ TAMAM MI? EVET İLİGİ BİRİM VEYA KİŞİDEN EKLER TAMAMLANIR YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİNE SUNULUR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ TARAFINDAN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR HAYIR İŞLEM YAPILACAK MI? EVET İLGİLİ DOSYAYA KALDIRILIR YAZI YAZILIR, KİŞİ VEYA BİRİMLERE SUNULUR SÜRESİ DOLAN DOSYALAR ARŞİVLENİR

19 YDYO YAZI İŞLERİ GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ ŞEMASI MÜDÜRÜN DİREKTİFİ ÜZERİNE YAZI HAZIRLANIR YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN ONAYINA SUNULUR EVET İŞLEM VEYA ANLATIM HATASI VAR MI? HAYIR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ TARAFINDAN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR HAYIR ONAYLANDI MI? EVET TARİH SAYI VERLİR EKLERİ KONTROL EDİLİR BİRER NÜSHALARI İLGİLİ DOSYALARA KALDIRILIR ZİMMET VEYA RESMİ POSTA İLE KİŞİ VE BİRİMLERE GÖNDERİLİR SÜRESİ DOLAN DOSYALAR ARŞİVLENİR

20 YDYO YAZI İŞLERİ PERSONEL AKTİVASYONU İLGİLİ PERSONELDEN DEĞİŞİKLİKLE İLGİLİ AİLE BİLDİRİM FORMU ALINIR SGK SİSTEMİNDE GEREKLİ OLAN DEĞİŞİKLİKLER YAPILIR YDYO YAZI İŞLERİ YÜKSEK LİSANS BELGESİ HAZIRLANMASI İLGİLİ ÖĞRENCİNİN BAŞVURU TALEBİ ALINIR GEÇMİŞ VEYA MUAF OLMUŞSA GEREKLİ DOSYALARDAN GEÇME VEYA MUAF OLMA DURUMU KONTROL EDİLİR BAŞARILI DEĞİLSE BELGESİ HAZIRLANIP MÜDÜRLÜK MAKAMINCA ONAYLINIR BELGE VERİLMEZ

21 BİRİM ALT BİRİM İŞ UNVANI BAĞLI OLDUĞU MAKAM EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ YABANCI DİLLER YÜKSEK OKULU Y.D.Y.O MÜDÜRLÜĞÜ AYNİYAT SAYMANLIĞI VE SATIN ALMA BİRİMİ/AYNİYAT SAYMANI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, YÜKSEKOKUL MÜDÜRÜ VE MÜDÜR YARDIMCILARI GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Depoya gelen malzemeleri kontrol eder, teslim alarak tasdik eder özelliklerine göre depoya düzenli bir şekilde koyarım. 2. Depoyu temiz tutmak,malzemeleri düzenli ve kolayca bulacak şekilde yerleştirmek. 3. Depo ile ilgili kayıtları tutmak. 4. Satın alınan depoya konulan malları ihtiyaç oranında birimler dağıtılmasını planlamak ve teslimini yapmak 5. Birim ve çalışma odalarında bulunan demir baş malların tahsis onaylarını alarak demirbaş eşya kayıt defterine işlemek ve demir baş listesinin bir nüshasını personele vermek diğer nüshasını 6. dosyalayıp saklamak. 7. Birimce iade edilen kullanılabilir demirbaş malzemeyi muhafaza etmek, bozuk, tamiri mümkün olmayan malzemeleri demirbaş kayıtlarından düşmek, imha etmek veya gösterilen yere terkini tutanakla yağlamak. 8. Personellerin malzeme taleplerini, amirin onayı ile ambar mevcudu oranında karşılamak,biten yada bitmekte olan malzemenin satın alınması için ön çalışmada bulunmak. 9. Hibe yoluyla verilen malzemeleri kayıt altına almak. 10. Ayniyat talimatına uygun olarak yılsonunda ayniyat kayıtlarını hazırlayarak imzalandıktan sonra ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak. 11. Bütün taleplerin planlı ve takvime bağlı olarak verilmesini sağlamak. 12. Yapılan işi kendi işi,birim malını kendi malı görüp onu korumak. 13. Deponun güvenliği için gerekli önlemleri almak. 14. Çalışmalarda güven, doğruluk,gizlilik,çabukluk ilkelerinden faydalanmak. 15. Kılık-kıyafet yönetmeliğine uymak. 16. Yasa ve yönetmelikleri takip ederek,sürekli bilgilerini yenilemek,üst makamlara,hatalı,eksik,işlemleri onaylatmaktan kaçınmak. 17. Müdür ve yüksekokul sekreterinin onayı olmadan kişilere malzeme,bilgi ve belge vermekten kaçınmak. 18. Ayniyat saymanlığı ve satın alma ile ilgili bütün belgelerin yedeklenmesi, arşivlenmesi, gereken evrakların kurallara uygun olarak kaldırılması. 19. Birim amirinin emri ile birimlere gerekli olan malların satın alınması ile ilgili yasal işlemlerim yapılarak gelen malın ambara teslim edilmesi ve resmi kayıtlara alınması. 20. Yüksekokul sekreterinin vereceği diğer işleri yapmak. İŞ ÇIKTISI BİLGİ KAYNAKLARI Yetki ve sorumlulukları içerisinde yapılan iş ve işlemlere ilişkin Yüksekokul Sekreterine sunulmaya hazır, kontrol edilmiş her türlü yazı,, onay,liste,rapor. İşin gerçekleşmesi sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri:

22 Resmi yazılar, Kanunlar, yönetmelik ve tamimler Yazılı ve sözlü talimatlar,kayıt defteri Havale edilen işlemler, hazırlanan çalışmalar Bilgilerin temin edileceği yerler: Rektörlük İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı,Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı,Yüksekokul Sekreteri, Müdür,Tahakkuk,Yazı İşleri ve diğer Kamu ve Özel kurumları. Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze ve yerinde inceleme. İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Yüksekokul Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri, Tahakkuk, Bilgi İşlem, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve diğer Kamu ve Özel kurumları. Yazı, telefon, internet, yüz yüze Ayniyat ve Satın Alma Bürosu , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

23 YDYO AYNİYAT VE SATIN ALMA BİRİMİ İŞ AKIŞ ŞEMASI BAŞLA BAŞLA Firmalardan Fatura Gelir. Rektörlükten Mal Gelir Fatura Gelir. Fatura İşemleri Demirbaş Mal İşlemleri Taşınır İşlem Fişi Giriş Belgesi Düzenlenir. Demirbaş mal depoya konulur. Muayene Kabul Komisyon Tutanağı Düzenlenir KAYIT DEFTERİNE İŞLENİR Personel sözlü istekte bulunur. Taşınır İşlem Fişi Çıkış Belgesi Düzenlenir. Zimmet Faturası düzenlenir.(2 Adet) Belgeler İmzaya Sunulur. Demirbaş mala barkod yerleştirilir. HAYIR Belgeler tam mı? EVET İmza karşılığında personele verilir. ÇIKIŞ Belgeler Tahakkuk a Verilir. Tahakkukun ödeme yaptığı belgelerin kopyası alınır. Belgeler Dosyalanır. ÇIKIŞ

24 BAŞLA Birimin İhtiyacı Olan Malzemelerin Alınması YDYO İhale onay belgesinin düzenlenir ve satınalma için personel görevlendirilir. Piyasa fiyat araştırılması yapılır Piyasa fiyat araştırması sonucu uygun görülen firmadan malzeme sipariş edilir. Mal gelir, komisyon tarafından incelenmesi yapılır ve uygunluğu tutanakla tespit edilir. Gelen malların girişi yapılır ve depoya konulur. Gelen malların fatura işlemleri tamamlanır. Evraklar Dosyalanır ÇIKIŞ

25 BİRİM ALT BİRİM İŞ UNVANI BAĞLI OLDUĞU MAKAM EMİR ALACAĞI MAKAM TEMEL GÖREVLERİ TAKAKKUK BÖLÜM BAŞKANLIĞI BÖLÜM SEKRETERİ, ŞEF FAKÜLTE SEKRETERLİĞİ BÖLÜM BAŞKANI, BÖLÜM BAŞKAN YARDIMCILARI DEKAN, DEKAN YARDIMCILARI, FAKÜLTE SEKRETERİ, ŞUBE MÜDÜRÜ maaş işlemleri ve bölümle ilgili ödeme ve haczetmeyle ilgili diğer hususlar GÖREV ve SORUMLULUKLARI 1. Akademik ve idari personel maaş işlemlerini yapmak 2. Ekders ve sınav ücret tahakkukunu yapmak 3. Yolluk ve yevmiye işlerini yapmak 4. Emekli kesenek ile SGK prim işlemlerini yapmak 5. Öğrenci puantaj cetvelini doldurmak 6. Elektrik ve telefon faturalarının ödemesini yapmak 7. Personel yük tablolarını doldurmak 8. Sendika disketlerini hazırlamak 9. - Satın alma - Ayniyat ödeme emrini hazırlamak. 10. Tahakkuku ve ödemesi gerçekleşen ders saati ücretli öğretim görevlilerinin SGK primlerini internet sitesinden tahakkukunu yaparak üst yazıyla Stareteji Daire Başkanlığına bildirmek. 11. Ocak ve Temmuz aylarında değişen memur maaş katsayısı doğrultusunda maaş farklarının yapılması 12. Personelin bordro taleplerini karşılamak 13. Kpds puanına göre puan alan akademisyenlerin yabancı dil tazminat farkını yapmak ve durumlarını takipetmek 14. İstifa yeni atama aylıksız izne ayrılan aylıksız izinden dönen personelinkısıt maaşlarının yapılması BİLGİ KAYNAKLARI Bilgilerin temin edileceği yerler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı, Fakülte Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri Birimi,, Öğretim Elemanları, Dekan ve Yardımcıları, Bölüm Başkanı ve Yardımcıları, Bilgi İşlem Birimi Bilginin şekli: Kanun, genelge, yönetmelik, yazı, telefon, , yazılı ve görsel yayın organları, yüz yüze İLETİŞİM İÇERİSİNDE OLUNAN BİRİMLER İLETİŞİM ŞEKLİ ÇALIŞMA ORTAMI ÇALIŞMA SAATLERİ Diğer Bölüm Sekreterleri, Fakülte Sekreteri, Şube Müdürü, Yazı İşleri,, Bilgi İşlem, Öğrenci İşleri Bürosu, Sosyal Bilimler Enstitüsü, İhtiyaç duyulan diğer Fakülte ve birimler Yazı, telefon, internet, yüz yüze Tahakkuk bürosu , , iş yoğunluğu ve amirin isteği ile bu süreler aşılabilir

26

27 YÜKSEKOKULA EVREKLAR GELİR HAYIR EKLERİ TAMAM MI? EVET İLİGİ BİRİM VEYA KİŞİDEN EKLER TAMAMLANIR YÜKSEKOKUL SEKRETERLİĞİNE SUNULUR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ TARAFINDAN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR HAYIR İŞLEM YAPILACAK MI? EVET İLGİLİ DOSYAYA KALDIRILIR İMZAYA AÇILARAK TAHAKKUK ETTİRİLİR SÜRESİ DOLAN DOSYALAR ARŞİVLENİR

28 MÜDÜRÜN DİREKTİFİ ÜZERİNE BELGE HAZIRLANIR YÜKSEKOKUL SEKRETERİNİN ONAYINA SUNULUR HAYIR İŞLEM VEYA ANLATIM HATASI YOK MU? EVET YÜKSEKOKUL SEKRETERİ TARAFINDAN MÜDÜRLÜĞE SUNULUR HAYIR ONAYLANDI MI? EVET BİRER NÜSHALARI İLGİLİ DOSYALARA KALDIRILIR ZİMMET VEYA RESMİ POSTA İLE KİŞİ VE BİRİMLERE GÖNDERİLİR SÜRESİ DOLAN DOSYALAR ARŞİVLENİR

29

30 ÜCRET AKIŞ ŞEMASI Ders programlarına göre f1 ve f2 formları tahakkuk bürosuna gelir F2 formlarındaki toplam ders saatleri ücret programına(bilgi işlem) girilir Bordro hesaplattırılarak banka disketi oluşturulur Ödeme emri düzenlenir imzaya açılarak srateji dai. Bşk. gönderilir BİTİR

31 ÖĞRENCİ BAŞARI BELGESİ İŞ AKIŞI Başla Belge alacak öğrenci; kimlik kartıyla yazı işleri bürosuna başvurur. Buradaki yetkili kişi öğrencinin durumunu inceler. Öğrencinin belge için gerekli bilgileri kontrol edilir. Ortaya çıkan duruma göre öğrenciye ilişkin belgenin çıktısı alınır. Çıktısı alınan belgenin gerekli onay ve imzaları tamamlanır. Belge gerekli kayıt işlemlerinden sonra öğrenciye teslim edilir. Bitir