T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 T.C. BAŞBAKANLIK DEVLET ARŞİVLERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TASNİF İŞLEMLERİ REHBERİ Hizmete Özel ANKARA-2014

2 Proje Yöneticisi Doç. Dr. Uğur ÜNAL Devlet Arşivleri Genel Müdürü Proje Sorumluları Hüsnü ÖZER Devlet Arşivleri Genel Müdür Yardımcısı Nurullah İŞLER Daire Başkanı Azmi GÜLER Tasnif İşleri Şube Md. Koordinatörü Hazırlayan Azmi GÜLER Halil ATABEY Gültekin ŞEN T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Gayret Mah.95.Sk.No: Yenimahalle /ANKARA Telefon: /15 hat

3 ÖNSÖZ Devletlerin hafızaları konumunda olan arşivler, içerisinde bulunduğu ülkenin geçmişi hakkında bilgi edinmemizi sağlayan, kişi haklarının ispatı, tarihi araştırmalar gibi hususlarda belgeleri devletin, hukukun ve kamunun hizmetine sunan önemli kurumlardır. Bu kurumlar kamuda biriken belgeleri devralarak çeşitli arşiv iş ve işlemlerinden geçirir. Belgelerin muntazam bir şekilde koruma altına alınması ve bunların tasnifinin yapılması, bu iş ve işlemlerin en önemlileri arasında yer alır. Arşiv malzemesinin hızlı ve kolay bulunup kullanılabilmesi için bir fonun veya fon içerisindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemini ifade eden tasnifin kendi içerisinde hususiyetleri vardır. Arşiv malzemesi herhangi bir düzene sahip değilse, en kolay şekilde faydalanabilmek için önceden tespit edilen bir sistem üzere belgelerin tasnifi gerçekleştirilir. Zira, dağınık bir halde bulunan, tasnifi yapılmamış arşiv malzemesinden yararlanmak imkansız denecek kadar güçtür. Tasnifi yapılmamış belgelerin yer aldığı arşiv depolarını bir kağıt deposu olarak niteleyebiliriz. Bu sebeple, tasnif işi arşivin esasını teşkil etmektedir. Tarihi süreç içerisinde çeşitli tasnif sistemleri geliştirilmiştir. Bunları, sistematik, kronolojik ve organik metot olarak sıralamak mümkündür. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü de, bu sistemler içerisinde yer alan ve evrakın aslına uygun olarak düzenlenmesini öngören provenance prensibini esas alan bir tasnif sistemini benimsemiştir. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik te Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilecek evrakın nasıl devredileceği ve bu evrakın tasnifi konusunda hükümler bulunmaktadır. Buna rağmen 3473 Sayılı Kanun kapsamında yer alan kamu kurum ve kuruluşlarından Genel Müdürlüğümüze devredilen fonların çoğunlukla düzenli olmadığı gözlemlenmektedir. Bununla ilgili olarak tasnif çalışmalarında birlik ve bütünlüğü sağlamak, farklı uygulamaların önüne geçmek amacıyla tasnif iş ve işlemlerinin bütününü kapsayacak bir rehber hazırlanmasına ihtiyaç duyulmuştur.

4 Rehberde, tasnif iş ve işlemleri bir bütün olarak ele alınarak tüm iş süreçleri aşama aşama anlatılmıştır. Rehber, dört ana bölümden meydana gelmektedir. Birinci bölümde tasnif ve tasnif sistemleri, ikinci bölümde tasnif iş süreçleri, üçüncü bölümde dijitalleştirme, dördüncü bölümde restorasyon faaliyetleri yer almaktadır. Daha önce değişik dönemlerde hazırlanmış tasnif rehberleri olsa da zaman içerisindeki gelişmelere bağlı olarak farklı uygulamalar ortaya konmuştur. Ayrıca, bir mesleğin gelişmesinde, o meslekle ilgili yayınların ve bilgi kaynaklarının fazlalığının ve güncellenmesinin önemi ve değeri büyüktür. Bu nedenle hem farklı uygulamaların giderilmesi ve hem de tasnif çalışmalarında mevzuat çerçevesinde arşiv malzemesinin tasnif süreçlerinin bir standarda oturtulması amacıyla bu rehber güncel bilgiler ışığında hazırlanmıştır. Bu çalışmadan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü çalışanlarının yanı sıra kurum ve kuruluşların arşiv iş ve işlemlerinde görev ve sorumluluk alan her kademedeki yöneticileri ve arşiv çalışanları büyük ölçüde yararlanabilecektir. Arşiv personelinin ve ilgililerin tasnif çalışmalarında başvuracakları bir müracaat kaynağı olma niteliğindeki bu çalışmanın hazırlanmasında emeği geçenlere teşekkür eder ilgililere faydalı olmasını dilerim. Doç. Dr. Uğur ÜNAL T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürü

5 İÇİNDEKİLER Sayfa ÖNSÖZ... I İÇİNDEKİLER... III A- TASNİF - TASNİF SİSTEMLERİ Alfabetik Tasnif Sistemi Kronoloik Tasnif Sistemi Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi Nümerik Tasnif Sistemi Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi... 3 B- TASNİF İŞLEMLERİ Planlama ve Ön Araştırma Safhası Tasnif Safhası... 8 a-aslî Düzen Kontrolü ve Kaba Tasnif... 9 b-kopyaların Ayrımı c-tarihleme d-kodlama e-dosyalama ve Kutulama f-damgalama g-sayfa Numarası Verilmesi h-dosya Üzeri Bilgilerin Yazılması ve Kutu Etiketleme ı-özet Yapma ve Bilgisayara Aktarma C- DİJİTALLEŞTİRME Dijitalleştirmede Amaç a-seçme... 37

6 b-dönüştürme/oluşturma c-kalite Kontrol d-teknik Alt Yapı Sistemi e-dijitalleştirilecek Malzeme Türleri Dijitalleştirme Evreleri Arşivlerde Dijitalleştirme Uygulamaları Dağıtım/Sunum Saklama/Dijital Koruma D- ARŞİV MALZEMESİNİN RESTORASYON İŞLEMLERİ Bakım Tedavi Onarım E-ARAŞTIRMA VASITALARI VE DEPO YERLEŞİMİ 67 EKLER EK-1 Kurumların Devlet Arşiv Kodları EK-2 Kurum-Kuruluş Kısaltmaları EK-3 Kelime Kısaltmaları

7 A-TASNİF-TASNİF SİSTEMLERİ Tasnif kelime olarak, sınıflara ve takımlara ayırma, sıralama, bölümleme ve tertip etme anlamındadır. Terim olarak ise: belgelerin konu numarasına göre veya kronolojik, alfabetik ve coğrafik olarak sıraya konulması işlemi veya bir fonun, fon içindeki belgelerin, önceden tespit edilmiş belirli bir plana göre sıralanması ve düzenlenmesi işlemidir. Tasnifte amaç; -Bir kuruma ait belgeleri kurumsal yapıya ve fonksiyonlara göre tanımlamak, -Belgelere adresler tanımlayarak belge erişimini sağlamak ve kolaylaştırmak, -Mevcut belgelerdeki fazlalıklar (mükerrer, boş sayfalar gibi ), belgeye zarar verebilecek unsurları ( toplu iğneler, ataş ve tel gibi ) temizlemek, -Belgeleri en doğru ve en seri bir şekilde tasnif edip, kataloglayarak araştırmaya hazır hale getirmek; ilmin, idarenin, hukukun ve fertlerin yararlanmasını sağlamaktır. Arşiv malzemesi daha oluşurken, kurumların dosyalama planlarına göre tasnif edilmektedir. Bu arşiv malzemesinin asli düzenidir. Evrakın dosyalanmasındaki amaç, belge aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için, belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıralanması, bir düzene konulması ve muhafazasının sağlanmasıdır. Tasnif işlemlerinde en fazla uygulanan dosyalama sistemlerini şöyle sıralayabiliriz: 1-Alfabetik Tasnif Sistemi, 2-Kronolojik Tasnif Sistemi, 3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi, 4-Nümerik Tasnif Sistemi, 5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi. Bu dosya tasnif sistemlerinin bilinmesi tasnif çalışmalarında kolaylık sağlayacağından bunları tek tek ele alalım.

8 1-Alfabetik Tasnif Sistemi: Bu tasnif sistemi kolay, güvenli ve basit bir sistemdir. Ancak sistemin uygulanacağı dosyaların isimlerle ilgili olmasını gerektirir. Dosyalardaki isimler alfabetik sıraya göre yerleştirilir. Genellikle personel ya da iş sahibi dosyaları bu sisteme s göree tasnif edilebilir. Alfabetik Tasnif Sistemine göre şahıs dosyalarının dosya gruplarının oluşturulupup klasöre yerleştirilmesi ATABEY, Halil İNCE, Ahmet KOÇ, Hasan ŞEN, Gültekin YAMAN, Gürkan A-Y 2014 Sistemin uygulanabilmesi için mutlaka dosyaların isimlerle ilgili veya aramada isimlerin ön planda olması gerekmektedir

9 2-Kronolojik Tasnif Sistemi: Bir tarih esasına göre kullanma özelliği bulunan dosyalar d bu u sisteme göre yerleştirilir. Kullanma ihtiyacına göre yıl, ay ve günler esas alınır. Banka ve işletmelerde bono ve çeklerin belli günlerde ödenmesi ya da tahsili, askerlik şubelerinde belli günlerde yoklama, çağrıı ve sevk yapma mecburiyeti vs. işlerde bu sistem s kullanılmaktadır. Belge yoğunluğu dikkate alınarak kronolojik sıralamsı yapılann arşiv malzemesi, dosya ve klasörlere ayrı ayrı veya birlikte müteselsilen yerleştirilir Bu tür dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir ve arşivlenirler.

10 3-Coğrafik (Bölgesel) Tasnif Sistemi: Bu sistemde kurumun çalışma, iş ve ilgi alanına girenn coğrafi bölgeler esas alınır. Buna göre kurumun dosyaları kıta, ülke, il, ilçe, köy veya mahallelerle ilgili olabilir. Coğrafik esasa göre tasnif sistemindee de coğrafii bölgeler alfabetik olarak sıralanır. Coğrafik Tasnif Sistemine göre dosya gruplarının oluşturulup klasöre yerleştirilmesi 1. Ayaş ANKARA 27 1 V Çankaya ANKARA 271 V Keçiören ANKARA 271 V Polatlı ANKARA 271 V Yenimahalle ANKARA 271 V V A-Y 2014 Belgeler, ait olduğu coğrafik bölge dikkate alınarak dosyalanır ve dosyalar alfabetik olarak arşivde yerleştirme işlemine tabi utulurlar. Arama ve ulaşımda coğrafi yer adları kullanılır.

11 4-Nümerik Tasnif Sistemi: Nümerik tasnif sistemi, serial ve desimal olmak üzere ikiye ayrılır. a-serial Tasnif Sistemi: Bu sistemin uygulanacağı dosyaların sayı ile aranılacak nitelikte olmasını gerektirir. Özlük ve emeklilik dosyaları gibi. b-desimal Tasnif Sistemi: Ondalık Sistem de denilen bu dosyalama biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılmasıdır. Onlu gruplar, alt ondalık gruplara ayrılır. Bu sistemdeki dosyalar nümerik sistemde olduğu gibi ana konuların ve alt grupların numaraları esas alınarak tasnif edilir. 5-Konu Esasına Göre (Tek Konu-Tek Dosya) Tasnif Sistemi: Bu dosya tasnif sistemi desimal tasnif sistemine benzer, ancak genel ana konular ve gerek alt konular onlu sınırlamaya bağlı değildir. Bu tasnif sisteminde her dosya bir konuyu kapsar. Başka bir ifade ile bir dosya içine tek konu ile ilgili belge konur. Uygulamada kolaylık sağlanması için çoğu zaman birkaç sistemin bir arada kullanıldığını söyleyebiliriz.

12 B-TASNİF İŞLEMLERİ Arşive intikal eden arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi için yapılacak ilk iş, bu malzemenin temizlenmesinden sonra tertip ve düzeninin sağlanmasıdır. Yani kısaca evrakı tasnif edip, kolayca bulunabilecek hale getirmektir. Tasnife başlamadan önce; 1- Öncelikle Dosya Plânı nın oluşturulması gerekmektedir. 2- Belgeler ilk oluşumlarını müteakip, dosya plânı çerçevesinde aldıkları Konu (dosya) Numarası doğrultusunda kümelendirilerek, dosya ve klâsörlere yerleştirilmeli ve bir Seri oluşturulmalıdır. Bu seriler, belgelerin Aslî Düzeni ni meydana getirir. Bir seri tek başına bir fonu oluşturabileceği gibi, birden fazla seri bir araya gelerek bir fon oluşturabilir. Bir seriden oluşan fonlar serinin konusu ile isimlendirilirler. (Harita Fonu, Özlük Fonu, Bakanlar Kurulu Kararları Fonu, Yargıtay Kararları Fonu gibi.) Birden fazla seriden oluşan fonlar Müdürlük, Başkanlık, Genel Müdürlük, Bakanlık isimleriyle adlandırılırlar (MEB Fonu, Başbakanlık Özel Kalem Müdürlüğü Fonu, Diyanet İşleri Başkanlığı Fonu, Orta Öğretim Genel Müdürlüğü Fonu gibi). Fonları açık ve kapalı olmak üzere ikiye ayırabiliriz. Kapalı fonların tasnifi kolay olur. Çünkü bu fonlara artık evrak gelmeyecektir. Açık fonların tasnifi ise daha karışıktır. Arşive o fonla ilgili evrak gelmiştir. Bu fon ile ilgili ilerde ne kadar ve ne özellikte evrak üretileceği ve arşive intikal edeceği belli değildir. Tasnif işlemlerinde; Metot olarak, konulara göre belgelerin ayrılması ve her konuya ait belgelerin de kendi içinde tarih ve sıra numarasına göre sıralanması esasına dayanan Sistematik Metot, arşive karışık ve dağınık halde intikal eden belgelerin, konusuna ve ait olduğu birimine bakılmaksızın tarih sırasına göre tasnifini öngören Kronolojik Metot ve kaynak, aslına dönüş anlamına gelen Organik (Provönans) Metot tasnif çalışmalarında yol olarak izlenmiştir. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, dünyada genel kabul gören, Organik Metot (Provenance) adı verilen tasnif sistemini benimsemiştir. Bu tasnif sistemi; Arşiv malzemesinin teşekkül ettiği aslî düzeni içerisinde, fonların parçalanmadan tasnif edilmesi esasına dayanır. 3- Belgeler, aslî düzenleri içerisinde serileri veya fon bütünlükleri bozulmadan birim arşivine ve oradan da kurum arşivine devredilmeli; ilk muhafaza ortamları ile birim ve kurum arşivlerinde yine aynı düzenleri bozulmadan muhafaza edilmelidir.

13 4- Ayıklama ve imha çalışmalarını müteakip arşiv malzemesi vasfındaki belgelerin yine aynı düzenleri bozulmaz ve bu düzen içerisinde tasnife tâbi tutulur. Bu temeller üzerine oturtulmuş arşiv belgeleri üzerinde yapılacak tasnif işleminden maksat, ayıklama ve imha çalışmaları sonucu fon içerisinden bir takım belge, dosya veya klâsörlerin imhaya ayrılmasından doğan sıralamadaki müteselsiliyetin bozulması sebebiyle, fona yeniden müteselsil sıra numarası verilmesi ve aşağıda açıklanan bir takım işlemlerin tatbik edilmesidir. Böyle bir düzen üzerine oturtulmamış belgeler, düzensiz olacağından, belgeler aslî düzeni oluşturularak tasnif edileceği için, tasnif çalışmaları zor olacak ve çok vakit alacaktır. Tasnif işlemleri, ayıklama ve imha komisyonlarının yaptıkları çalışmalar sonucunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilmesine karar verilen Arşiv Malzemesi için yapılır. Tasnif, fon içerisindeki işlem bütünlüğü oluşturması bakımından en temel unsur olan evrak bazında Analitik Tasnif veya konu itibariyle aynı olan evrakın bir araya getirildiği dosya (veya klâsör) bazında Dosya Usulü Tasnif olmak üzere iki şekilde yapılabilir. Tasnif faaliyetleri aşağıdaki safhalarda icra edilmektedir: 1. Plânlama ve Ön Araştırma Safhası Tasnif edilmesi gereken fonun tespit çalışması Millî Arşiv Politikasının esasları arasında yer almalıdır. Tasnif edilecek fon; yakın gelecekte ve araştırmacının hizmetine sunulduğu tarihten itibaren milletin ve devletin hukuk, siyaset, ilim, kültür ve tarih alanlarında ihtiyacını giderecek nitelikte olmalıdır. Tasnif edilmesi gereken fonların tespiti çalışması Genel Müdürün Başkanlığında ilgili Daire Başkanı ve Şube Müdürleri, Grup Başkanları ile Merkez Kalite Yönetim ve AR-GE Koordinatörünün yapacağı toplantıda, belirlenir. Tasnif edilecek fon ile ilgili Ön Çalışma Grubu kurulur. Tasnif çalışmasına başlamadan önce Ön Çalışma Grubu nun oluşturulmasındaki gaye tasnif işlemlerinin daha düzenli yürütülmesi, hata oranının azaltılması, verimliliğin artırılması, yapılan iş ile ilgili sorumlu olan bir grubun teşekkülünün sağlanmasıdır. Ön Çalışma Grubu Tasnif Koordinatörünün talebi, Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanının teklifi ve Genel Müdürün onayı ile oluşur. Daire Başkanı ile Tasnif Hizmetleri Koordinatörünün

14 gözetiminde, Tasnif Hizmetleri Koordinatörlüğü nden 1 Grup Başkanı, tasnifte çalışan 2 personel, evrakla ilgili rehberlik hizmetini yürüten ve Arşive intikalini sağlayan Kurumlarla İlişkiler Koordinatörlüğünden yeterli sayıda personel, Bilgi İşlem Koordinatörlüğünden bir personel, gerek duyulduğunda fonla ilgili ihtisası olan personelden oluşur. Ön Çalışma Grubu nun görevi; fonla ilgili doküman ve elde edilen ön bilgilerin değerlendirilmesi, tasnifi yapılacak fona ait kurumun genel idari yapı şemasının çıkartılması, fonun tahmini belge sayısı ve belgelerin fiziki durumu tespit edilerek tasnif çalışmasının alacağı tahmini süre, çalışanlar için mesai ve diğer kriterlerin belirlenmesi gibi ön hazırlık çalışmasına dair raporu hazırlayarak ilgili Daire Başkanına sunar. Daire Başkanı'nın Tasnif çalışmalarına başlanabilir onayından sonra tasnif çalışmalarına başlanır. Bu şekilde Ön Çalışma Grubunca hazırlanmış bir rapor örneği aşağıdadır:

15 DEVLET PLANLAMA TEŞKİLATI MÜSTEŞARLIĞINDAN DEVRALINAN EVRAKIN TASNİFİ İLE İLGİLİ ÖN ÇALIŞMA GRUBU RAPORU Müsteşarlık evrakı yılları arasını kapsayan 1178 klasörden oluşmaktadır. Evrak, DPT Müsteşarlığının faaliyet sahasıyla ilgili olan çeşitli konulardaki yazışmaları kapsamaktadır. Dosya ve klasörlerin konuları faklılıklar arz etmektedir. Dosya Planı temin edilemediği için evrak geldiği şekliyle tasnif edilecektir. Ancak fonun son kısmında yer alan evrak, envanter sırasında değil kronolojik sırasında tasnif edilecektir. Bazı klasörlerde oldukça hacimli, bazılarında ise normal hacimde evrak bulunmaktadır. Evrak tasnif edilirken: 1. Tasnif Talimatnamesi esas alınacak, 2. Evrakın asli düzeni korunacak, 3. Evrakta fiziki temizlik yapılacak; zımba teli, ataş, toplu iğne vb.den ayıklanacak, 4. Arşiv malzemesi olmayan, tamamlanmayan imzasız evrak dosyalanmayacak, evraktaki fazla nüsha, zarf, fotokopi, kulakçık, resmi gazete, tekit yazısı vb. malzeme ayıklanacak, 5. Plan, proje, kitap vb materyal belge grubunun sonuna konulacak, 6. Belgeler belge gömleği ne konulacak, dosya ve kutu grupları yeniden oluşturulacak, 7. Belge gömleğine dosyanın tarihi, konusu ve sayısı yazılacak, 8. Gizli olan belgeler için belge gömleğine GİZLİ ifadesi yazılacak, 9. Belgenin tarihi yazılırken evrakın işlem gördüğü son tarih yazılacak, Belgelere Sayfa Numarası Verme ve Yer Damgası Basma 10. Sayfa numarası belgelerin ön yüzünün sağ alt köşesine, yukarıdan aşağıya (en büyük belgenin numarası 1 den başlamak üzere) verilecek, 11. Sayısal ortama aktarılacak, her sayfa numaralanacak, 12. Belge içindeki toplam sayfa sayısı 1 numaralı sayfanın sol alt köşesine yazılacak, 13. Yer Damgası belgenin ilk ve son sayfasıyla belge gömleğinin ön yüzüne, sayfanın altındaki boş kısma basılacak,

16 Belgelerin Özet ve İndeksini Hazırlama 14. Özet yapılırken ana konu kısa ve özlü ifadelerle yapılıp, yorum katılmayacak ve ifadelerde tekrardan kaçınılacak, 15. Araştırmacıyı belgedeki konuya ulaştırmada anahtar görevi yapmayan yer, şahıs ve müessese adları indeks olarak alınmayacak, 16. Yerleşim birimleri yazılırken köy-ilçe-il sırasıyla yazılacak ve aralarına (-) işareti konulacak, 17. Kurum, yer ve ülke adları evrakın teşekkülündeki adlar olacak, değişiklik varsa orijinal addan sonra parantez içerisinde yeni ad veya durum yazılacak, 18. Yabancı yer adlarından Türkçe ye geçmiş olanlar aynen, diğerleri ise orijinal yazılışları ile kaydedilecek, (Örneğin: Londra-İngiltere) 19. Kişi adları yazılırken önce soyadı büyük harflerle yazılacak, virgülden sonra şahsın adı küçük harflerle (baş harfi büyük) yazılacak, 20. Birleşik isimler bitişik olarak yazılacak, 21. Restorasyona ihtiyacı olan belgeler, özet formunda sayfa numarasıyla belirtilecek, 22. Kişi başına günlük ( ) klasörün tasnifi, ( ) belgenin özeti yapılacaktır.

17 2- Tasnif Safhası 1-Aslî düzen kontrolü ve kaba tasnif 2-Kopyaların ayrımı 3-Sıraya koyma 4-Tarihleme 5-Kodlama 6-Dosya ve kutu grubu hazırlama 7-Etiketleme 8-Damgalama 9-Sayfa-Sıra numarası verme 10-Özetleme ve bilgisayara aktarma a)özetleme b)indeks çıkarma c)konu başlıklarının tespiti d) Belge özelliklerinin tespiti (Türü, dili, gizlilik durumu, nitelik ve fiziki durumu) 11-Tashih etme ve katalog hazırlama 12-Dijitalleştirme Tasnif Analitik Tasnif veya Dosya Usulü Tasnif olarak yapılabilir. Analitik tasnif; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik in 24. Maddesi nde ifade edildiği gibi, evrakın tek tek tasnif işlemine tâbi tutulduğu ayrıntılı tasnif şeklidir. Tüm belgelerin ayrı ayrı özetinin ve bilgilerinin çıkarılması esasına dayanır. Dosya usulünde ise; konu esaslı tasnif veya sistematik tasnif olarak da adlandırılmaktadır. Dağınık gelen belgelerin numerik, tematik, kronolojik esaslı dosya bazında tasnifinin yapılmasıdır. Tasnif aşamalarını tek tek inceleyelim:

18 a-aslî Düzen Kontrolü vee Kaba Tasnif Aslî düzen kontrolünde öncelikle belgenin hangi birime ait olduğu tespit edilir. Arşive devredilen birim evrakının bütünlüğü bozulmadan belge türleri teşkilât şemasına göre ayrılır. Ayırma işlemi; tasnifi yapılacak belgenin klâsör, dosya d ve evrak olarak tek tek elden geçirilmesi ile yapılır. Ancak, birimler dikkate alınmadan, konulara göre merkezî bir şekilde dosyalama yapılmış ve evrak müşterek teşekkül ettirilmişse, birimlere göre dosyaların ayrımı yapılmaz. Ayırma işlemi neticesinde, aslî düzeni bozuk olan belgeler dosya plânı veya basit de olsa evrak bir plân çerçevesinde teşekkül etmişse, bu çerçevede belgeler konuları itibariyle bir arayaa getirilir. Şayet, teşekkülü safhasında evrak üzerinde hiçbir dosya plânı uygulanmamışsa, bugün uygulamada olan tarih ve B.02.0.ARV /5129 sayı ile yayımlanan Başbakanlık Genelgesi ve yine Devlet Arşivlerii Genel Müdürlüğüncee onaylanann dosya plânları çerçevesinde, konuları itibariyle bir araya getirilir. Böylece, birimlerine b ayrılan evrak, kendi içinde konuları itibariyle bir arayaa getirilmişş olan belgeler veya dosyalar, kronolojik, tematik, alfabetik, coğrafik ve nümerik olarak dizilmek suretiyle ilk aşamada kaba k bir tasnifi oluşturulmuş olur. Aslî düzen kontrolünde evrakın; ; Birimi, İşlem yılı, Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindekii kronolojik, coğrafik, alfabetik, tematik ve nümerik sıralaması dikkate alınacaktır. Resim 1: Asli Düzen Kontrolü

19 b-kopyaların Ayrımı Aslî düzenin oluşturulmasından sonra klâsör ve dosya içerisindeki kopyalar ve gereksiz evrak çıkarılır. Bu işlemler yerine getirilirken, zarflar ve mükerrer nüshalar arşiv malzemesinden ayrılacaktır. c-tarihleme Belgeler kendi içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre, kronolojik sıraya konulur. Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan belgenin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır. Üzerinde yalnızca ay ı olup, günü belli olmayan belgeleri sıralamada, belgenin sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulundukları ayın en sonuna, toplu olarak konulur. Eski harfli belgelerdeki hicri ve rumi tarihler, miladi tarihe çevrilerek alınır. Bazı eski harfli belgelerde, tarihler ay olarak üç parçaya bölünerek; Evail, Evasıt ve Evahir tabirleriyle kullanıldığından Evail yazılı olanlar, ait oldukları ayın 10 uncu gününden sonraya, Evasıt yazılı olanlar,ait oldukları ayın 20 nci gününden sonraya, Evahir yazılı olanlar ise ait oldukları ayın 30 uncu gününden sonraya konulur. Defter tarihleri başlangıç ve bitiş olarak alınır. Üzerinde gün ve ay olmayıp, sadece yıl yazılı olanlar, ait oldukları yılın en sonuna konulur. Üzerinde yazışma tarihi olmayan ve tahmini tarihlemesi de yapılamayan belgeler, ait olduğu belge grubunun sonuna yerleştirilir. Üzerinde yazılı bir tarih olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan belgeler de, ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan belgeler arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı köşeli ([]) parantez içinde gösterilir.

20 d-kodlama Birim ve kurum arşivlerinde dosyalar veya belgeler, dosya numaraları ve tarihleri yardımı ile bulunmaktadır. Aynı arama unsuru, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünde de geçerliliğini devam ettirir. Bu bilgiler, belgenin ön yüzüne belgenin oluşumu esnasında kaydedilir.aramada kolaylık sağlamak üzere Devlet Arşivi Tasnif Sisteminde de bu bilgilere yer verilmiştir. Aşağıda Etiketleme bölümünde görüleceği gibi Doya ve Kutu etiketlerinin 7 ve 8 inci bölümlerinde bulunan İşlem Yılı ve Belgelerin müteselsil sıra numaralı hanelerine bu bilgiler yazılır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne devredilen belgeler asli düzenlerinde aranılacaksa, buradaki bilgilerden faydalanılacaktır. Ancak bu arama unsurları arşivdeki yeri belirlememektedir. Bu sebeple ikinci derecede belgeye erişim için kullanılmaktadır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nde esas belgeye erişim, teşkilat kodları ve bunlara bağlı olarak tasnifte oluşturulan kutu, dosya ve belge sıra numarası ile olmaktadır. Akla Neden ikinci bir arama unsuru olarak kutu, dosya ve sıra numarası ile belgeye erişim sistemi getirilmiştir? sorusu gelebilir. Bu sorunun cevabını şöyle açıklamak mümkündür; Kurumların dosyalama sistemlerinin farklı oluşu, ve bunların sık sık değiştirilmeleri sebebiyle, her belge için tek bir şekilde belgeye erişim sağlayan bu sistem tercih edilmiştir. Kodlamanın amacı, ilgili arşiv malzemesinin arşiv depolarındaki yerleşimini sağlamaktır. Arşiv malzemesini tasnif etmek ve kimliğini tanımlamak amacıyla kullanılan semboller bütününden oluşur. Bir takım rakamlar, harfler veya rakam-harf bileşikleri vasıtasıyla evrak ve dosyaların kimliğini tanıtma işlemi olarak kodlamayı tanımlayabiliriz. Kodlama şu şekillerde yapılabilir; 1-Alfabetik Kodlama: Kodlaması yapılacak olan kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının sadece harflerle yapıldığı kodlamadır. Harflerin seçimi kurum ve kuruluş adının kısaltması, baş harflerinin seçilmesi suretiyle yapılır. Örnek: BB PTT : Başbakanlık : Posta Telefon ve Telgraf Genel müdürlüğü

21 2-Nümerik Kodlama: Kodlaması yapılacak kurum ve kuruluşun sembollerle tanımlanmasının rakamlarla yapıldığı kodlamadır.bu sistemde her kuruma karşılık gelecek bir kod verilir. Örnek: 030 :Başbakanlık 011 :Yargıtay Başkanlığı 3-Karma Sistem: Kodlaması yapılacak olan kurum veya kuruluşun semboller tanımlamasının harf ve rakamlarla ortaklaşa yapıldığı sistemdir. Bu sistemde semboller, harf veya rakamlarla başlamak suretiyle yapılır Örnek: 271V25 130Y :Erzurum İl İskan Müdürlüğü :Dışişleri Bakanlığı Yurt Dışı Teşkilatı Kodlamanın Faydaları: 1-Uzun kurum ve birim sistemleri kısaca ifade edilebilmektedir. 2-Kurum ve kuruluş isimlerinde yapılan değişiklikler kodları etkilememektedir. 3-Kodlar sayesinde depo yerleşimi ve depodaki malzemelere ulaşım daha kolay olmaktadır. Kurum ve Kuruluşların Kodlanması: 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun kapsamındaki kurum ve kuruluşlarla arşiv malzemesinin tasnifinde esas teşkil

22 edecek Kodların Tespiti ve Uygulaması çalışmalarını yürütür. Bu hususta, kurum ve kuruluşların devlet arşiv hizmetleri ile ilgili kodlar aşağıdaki şekilde tespit edilmiştir: Yargı Organları Yürütme Organları (Başbakanlık, Bakanlıklar, Bağlı ve ilgili Genel Müdürlükler ve Müstakil Başkanlıklar) Bankalar Sigortalar Kamu İktisadi Teşekkülleri İç teşkilatların kodlanmasında birliğin sağlanması için aşağıdaki standart kodlara uyulur. 01 Özel Kalem 05 Kurullar Ana Hizmet Birimleri Danışma ve Denetim hizmetleri Yardımcı Hizmetler 90 Münhal Kodlar Alt Birim Kodu ile ilgili olarak, alt birimlere inilmediği taktirde, bu iki karakter (00)rakamı ile kodlanmış sayılır. Dosya numarası ve hizmet kodu ile arşiv malzemesi ayrılıyorsa alt birim kodunun kullanılmasına ihtiyaç duyulmaz. Örnek: Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü nün alt birimlerinin kodlanması; Kurum Kuruluş Kodu: 030 Başbakanlık Birim Kod : Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

23 Alt Birim Kodu : Cumhuriyet Arşivi Daire Başkanlığı 10 Kurumlarla İlişkiler Şube Müdürlüğü 11 Bilgi İşlem Şube Müdürlüğü 12 Tasnif İşleri Şube Müdürlüğü 13 Araştırma Hizmetleri Şube Müdürlüğü Bilgisayara kurumun kodu girildiğinde, kurumun adı açık olarak gelir. Kurum kodu, adı veya kurum, birim, alt birim seviyelerinde bu kayıtlara erişim mümkündür. Mükellef kurumların Devlet Arşiv Kodları için Bknz. EK-1 e-dosyalama ve Kutulama Dosyalama sisteminin özelliğine göre belgeler, küçük tarihten büyük tarihe doğru yıl veya yıl gruplarına göre kronolojik sıraya konulur. Nümerik, coğrafik, tematik veya alfabetik düzene konulan arşiv malzemesi ise hacmi ve hususiyeti dikkate alınarak eski tarihli belgeden, yeni tarihli belgeye doğru sıralanarak dosyalara konulur. Dosyadaki belgelere, birden başlamak üzere, en üstteki belgeden en alttaki belgeye doğru sıra numarası verilir. Tasnifi yapılan belgelerden, aynı konudaki bir belge grubunun tek dosyaya sığmaması durumunda dosyalar üzerine içlerinde bulunan belgelerin başlangıç ve bitiş sayfaları yazılır. (Örnek: Birinci dosyaya 1-50; ikinci dosyaya ise gibi.) Dosyalar üzerine öncesi veya sonrası olduğuna dair not düşülür. İlk oluşum şekline uygun olarak yeniden tanzim edilen belgeler, bu düzeni bozulmadan dosya gömleklerine, bir dosyanın alabileceği oranda (Bu oran belgelerin hacmine göre değişebilir.) konularak, dosya grupları teşkil edilecek ve oluşturulan dosya gömleklerinin üzerine ilk dosyadan başlanılmak suretiyle son dosyaya kadar müteselsil dosya sıra numarası verilecektir.

24 Gömleklemedeki amaç; belgenin muhafaza altına alınması, dosya ve kutu etiketlemede amaç; belgeye ulaşmada kolaylık sağlanmasıdır. Dağılma ihtimali olan belgeler gömlek içerisinde muhafaza edilir. Gömlek içerisinde yer alan belgelerle ilgili gerekli bilgiler (tarih, sayfa adedi vb.) gömlek üzerine yazılır. Dosya ve kutu gruplarının seri sonları, yıl gruplarına göre, ya da birimler düzeyinde fonun evrak yoğunluğuna göre tespit edilir. Dosya gömleklerinin ön yüz sağ üst köşesine Dosya Etiketi tatbik edilir. Dosya etiketi üzerine; Kurum ve Birim Kodu, Kutu (Klâsör) Sıra Numarası, "Dosya Sıra Numarası", Dosya içindeki belgelerin başlangıç ve bitiş tarihi ve Yıl veya Yıl Grupları kaydedilir. Yine, aynı şekilde kutu (veya klasör) sırtına, Klasör Etiketi uygulanır ve bu etiket üzerine; Kurum ve Birim Kodu, Kutu (Klasör) Sıra Numarası, kutu (klasör) içindeki dosyaların ilk ve son Dosya Sıra Numarası, klasör içindeki belgelerin ilk ve son tarihleri ile Yıl veya Yıl Grupları kaydedilir. Kutu ve dosyalara verilecek sıra numaraları, dosyalama sistemleri devam ettiği sürece devam ettirilir. Dosyalama işlemleri sonucunda oluşturulan dosyalar, bağcıklı klâsörlere veya arşiv kutularına, bir klâsörün alacağı oranda (Bu oran dosyaların hacmine göre değişebilir.) konularak, kutu veya klâsör grupları teşkil ettirilir ve oluşturulan klâsörlerin sırtına ilk klâsörden başlanılmak suretiyle son klâsöre kadar müteselsil kutu veya klâsör sıra numarası verilir. Evrakı tahrip etmeyecek, dayanıklı ve kullanımı pratik, standart bir dosya ebadı tespit edilir ve bu standart dosyalar kullanılır (TS-İSO nun belirlediği standartlarda olması gerekir.)

25 Resim 2: Belge gömleklerii Resim 3: Belge gömleklerinin muhafazaa edildiği dosyalar

26 BELGELERİN DÜZENLENMESİ VE DOSYALANMASI ÖRNEĞİ (Konu İfadesi)

27

28 1) Kurum Kodu 2) Birim Kodu 3) Alt Birim Kodu 4) Hizmet Türü Kodu 5) Kutu veya Klasör Sıra Numarası 6) Dosya Sıra Numarası 7) İşlem Yılı 8) Evrakların Müteselsil Sıra Numarası ( Şeklinde) 9) Yıl Grupları

29 Satır: Kurum ve Birim Kodu, 2.Satır: Klasör Numarası, 3.Satır: Dosya Numaralar, 4.Satır: Kutu içindeki belgelerin başlangıç ve bitişş tarihleri. 5.Satır: Varsa, Kutu içindeki belgelerin müteselsil sıra numaraları 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları Resim 4:Tasnif işlemleri tamamlanann belge klasörleri

30 f-damgalama Dosya ve kutu grupları teşkil edilerek, numaraland ırma işlemleri tamamlanan fonunn ilk klâsörünün ilk dosyasından başlanmak suretiyle, dosya içindeki belgelerin damgalama, numaralama, sayfalama ve envanterlerinin hazırlanması işlemlerine başlanılacaktır. Her belge üzerine tatbik edilecek bir damga vardır. Arşiv Yer Damgası, üzerine kurum kodu, birim kodu, alt birim kodu, kutu numarası, dosya numarası ve evrak sıra numarası gibi belgeyi tanımlayacak kodların ve belgenin yerini belirleyecek numaraların yazılacağı boş kutucuklardan müteşekkil m bir damgadır. Bu damga, belgenin önyüz alt bölümüne tatbik edilecektir. Damgalama yapılırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: e : -Defterlerin her sayfası damgalanmayıp, yalnızca baş, b orta vee son kısmı olmak üzere, uygun olan yerlere damga tatbik t edilir. -Damganın basıldığı mahalde yazı bulunmamasına dikkat edilir. -Damgalanan vesikalar, kurutulmadan üst üste konulmaz. -Pelür ve buna benzer ince kâğıtların damgalanmasında daha fazla özen gösterilir. -Ait olduğu belgeden yırtılmakk suretiyle veya başka bir b sebeple kopmuş evrak, ilgili birime (veya yerine) teslim edilmek üzere muhafaza edilir. -Belgeleri yıpratmayacak, oksitlenmesine sebebiyet vermeyecek, dayanıklı ve kaliteli mürekkep kullanılır. Resim5: Arşiv yer damgası tatbik edilmiş belge gömlekleri

31 YER DAMGASI

32 1- Belgenin ait olduğu Kurum Kodu, 2- Belgenin ait olduğu Birim Kodu, 3- Belge daha alt birime ait ise, Alt Birim Kodu (Bu üç kod, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından belirlenerek, kurum ve kuruluşlara bildirilmiştir.) 4- Dosya plânı ile belirlenen kod 5- Oluşturulan dosya ve kutu grupları ile belirlenen numaralardan belgenin ait olduğu Kutu (Klâsör) No 6- Oluşturulan dosya ve kutu grupları ile belirlenen numaralardan belgenin ait olduğu Dosya No 7- Belgenin ait olduğu dosyanın kaçıncı belgesi olduğunu belirten Belge Sıra No (Her dosyada, belgeler 1 den başlamak suretiyle sıra numarası alır.) yazılacaktır. Örneğin; Başbakanlık Kanun Kararlar Genel Müdürlüğü ne ait arşiv malzemesi düzenlenerek, kutu ve dosya grupları oluşturulmuş olsun. Bu fona ait değişik belgelerin arşiv yer damgası aşağıdaki örneklere uygun olarak doldurulacaktır: Örnek: 1 no lu klâsör, 1 no lu dosyanın 1 inci belgesi, no lu klâsör, 1 no lu dosyanın 2 nci belgesi, no lu klâsör, 2 no lu dosyanın 5 inci belgesi, no lu klâsör, 5 no lu dosyanın 10 uncu belgesi, no lu klâsör, 10 no lu dosyanın 1 inci belgesi,

33 Yer Damgası Tatbik Edilmiş Örnek Belge T.C. B A Ş B A K A N L I K Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.0.PPG / TEMMUZ 2008 Konu : Elektronik Belge Standartları. GENELGE 2008/16 Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir. Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne verilerek TSE no lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir. Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE no lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir. Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Recep Tayyip ERDOĞAN Başbakan 16 Temmuz 2008 tarihli ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanmıştır

34 g-sayfa Numarası Verilmesi Sayfalama işlemi, belgenin toplam sayfa sayısının belirlenmesi işlemidir. Bir dosya içerisindeki belgeler küçük tarihliden büyük tarihliye doğru kronolojik sıraya konulacak ve müteselsil olarak 1, 2, 3, 4,... diye numaralandırılacaktır. Örnek; 1+3, 1+1 gibi. Belgelerin sıra numarası, belgenin ön yüzünün sağ alt köşesine, yer damgasının bulunduğu hizaya yazılır. Sıra numarası, yukardan aşağıya (En büyük belgenin sayfa numarası birden başlamak üzere) verilir. Sayfa numarası TASNİF İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ Belge içerisindeki toplam sayfa sayısı bir numaralı sayfanın sol alt köşesine yazılır. (Üst örnekte görülebilir.) Sayfa sıra numarası kesinlikle siyah kurşun kalemle verilir ve bunun dışında kalem kullanılmaz. Teşekkülü safhasında tasnifi yapılmış ve fihristi tutulmuş defterler birbirinden ayrılmaz, fihristte gösterilen sıraya uygun olarak sıralanır ve numaralandırılır.

35 Teşekkülü safhasında tasnifi yapılmamış ve fihristi hazırlanmamış defterler daire, birim ve türlerine göre kronolojik sıraya konularak numaralandırılır. Defterlerde en son dolu sayfa ile aradaki boş her sayfanın ön yüzünün ortasına müteselsil sayfa numarası verilir. h-dosya Üzeri Bilgilerinin Yazılması ve Kutu Etiketleme İstenilen belgelere hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi ve depodaki yerinden çıkarılan belgelerin tekrar yerlerine konulabilmesi için dosya içindeki belgelere numara verilir. Belge üzerine Arşiv Yer Damgası tatbik edilerek, kutucuklara; Kurum Kodu, Birim Kodu, Alt Birim Kodu, Hizmet Türü Kodu, Kutu ve Klâsör Numarası, Evrak Sıra Numarasının yazılacağı daha önce ifade edilmiştir. Bu bilgiler öncelikle dosya üzerindeki hazır etikete, aşağıdaki örnekte olduğu gibi doldurulur. Aynı bilgiler kutu (veya klâsör) sırtına yapıştırılacak etiketler üzerinde de aynen yer alır. Hazırlanan etiketler kontrolden geçtikten sonra yapıştırma işlemi gerçekleştirilir. Bütün bu işlemler sonrasında, geçici olarak numaralandırılan kutuların (klâsörlerin) tamamı etiketlenerek, aşağıdaki örneğe uygun olarak doldurulacaktır. Etiketler, kutuların (klâsörlerin) üst kısmında 3 cm boş kalacak şekilde sırt kısmına yapıştırılacaktır.

36 Dosya etiketi Kutu (Klasör) etiketi 1.Satır: Kurum ve Birim Kodu, 1.Satır: Kurum ve Birim Kodu, 2.Satır: Klâsör Numarası, 2.Satır: Klâsör Numarası, 3.Satır: Dosya Numarası, 3.Satır: Klâsör içindeki ilk ve son Dosya Numaraları, 4.Satır: Dosya içindeki belgelerin başlangıç ve başlangıç bitiş tarihleri, 4.Satır: Klâsör içindeki belgelerin başlagıç ve bitiş tarihleri, 5.Satır: Varsa, Dosya içindeki belgelerin dosya plânı çerçevesinde oluşturulan aslî düzenleri içinde aldıkları konu numaraları veya nümerik, alfabetik ve coğrafik sıra imleri yazılır. 5.Satır: Varsa, Klâsör içindeki belgelerin müteselsil olarak müteselsil olarak dosya plânı çerçevesinde oluşturulan aslî düzenleri içinde aldıkları konu numaraları veya nümerik, alfabetik ve coğrafik sıra imleri yazılır. 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları. 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları.

37 HAZIRLANAN DOSYALA ARIN KUTULANMASI ÖRNEĞİ ETİKET BİLGİLERİ 1) Kurum Kodu 2) Birim Kodu 3) Alt Birim Kodu 4) Hizmet Türü Kodu 5) Kutu veya Klasör Sıra Numarası 6) Dosya Sıra Numarası 7) İşlem Yılı 8) Evraklarınn Müteselsil Sıra Numarası ( Şeklinde) 9) Yıl Grupları 1.Satır: Kurum ve Birim Kodu, 2.Satır: Klâsör Numarası,, 3.Satır: Dosya Numarası, 4.Satır: Dosya içindeki belgelerin başlangıç ve başlangıç bitiş tarihleri, 5.Satır: Varsa, Dosya içindeki belgelerinn dosya plânıı çerçevesinde oluşturulan aslî düzenlerii içinde aldıkları konu numaraları veya nümerik, alfabetik ve coğrafik sıra imleri yazılır. 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları. 1.Satır: Kurum ve Birim Kodu, 2.Satır: Klâsör Numarası, 3.Satır: Klâsör içindeki ilk ve son Dosya Numaraları, 4.Satır: Klâsör içindeki belgelerin başlagıçç ve bitiş tarihleri, 5.Satır: Varsa, Klâsör içindeki belgelerin müteselsil olarak müteselsil olarak o dosya plânı çerçevesinde oluşturulan aslî düzenleri içinde aldıkları konu numaraları veya nümerik, alfabetikk ve coğrafik sıra imleri yazılır. 6.Satır: Yıl veya Yıl grupları.

38 ı-özet Yapma ve Bilgisayara Aktarma Özet, araştırmacının veya belge kullanıcısının, belgenin kendisine bakmadan, içeriğini hızlı ve doğru olarak algılayabileceği tarzda belgenin yazılış gayesini öz halinde içeren, bilgi toplamada yardımcı, belgenin içeriği ile kullanıcının ilgi alanı arasında bağ kurmayı sağlayan kısa açıklamadır. Şahsi yorum ve eleştiri eklemeden, tahmin ve iddialara yer vermeden, belgenin kim tarafından yazıldığı konusunda herhangi bir ayrım yapmadan, belgenin yazılış gayesi kısa, öz, tam ve doğru biçimde sunulmalıdır. Özet cümlelerin düzgün, okunaklı, imla kurallarına uygun olmasına, gereksiz ifade ve uzatmalardan kaçınılmasına, yazışmanın seyri ve olayların akışıyla ilgili ayrıntıya girilmemeli, belge içinde en önemli sonuç bildiren yazı tespit edilmelidir. Özette, kim, ne, nereye, neden, sorularına cevap aranır. Her zaman bu sorulara cevap verilemeyebilir. Ancak ne sorusuna ( konuya ) her zaman; kim sorusuna özel veya tüzel kişilerin söz konusu olması halinde; neden, nasıl, nereye sorularına ise konunun açıklanmasına ihtiyaç duyulması halinde cevap bulunur. Uzun, karışık, anlaşılması güç belgelerde gerekirse yazılı notlar alınarak özet taslağı hazırlanır. Belge kolayca anlaşılıyor ise arama unsurları iyi bir ifade ile taslak haline getirilir. Özet taslağı ve özetin kontrolü dikkatli bir şekilde yapılır. Özetin şekil ve muhtevasına dikkat etmek gerekir. Ancak; bütün arşiv belgeleri için tek tip ve aynı uzunlukta standart özet tespit etmek her zaman mümkün değildir. Belgeler için, türü, konusu, gelecekte kullanma sıklığı düşünülerek, bilgi ve haber verici özetler çıkarılabilir. Özetin şekil ve muhtevasında; Bütünlük, uygunluk, doğruluk, uzunluk, kısalık, anlatım biçimi ile terminoloji ve dilde uyumluluk olmalıdır. Özette Türk Dil Kurumunun tespit ettiği standart kısaltmaların kullanılması, bunun dışında kesinlikle kısaltma kullanılmaması gerekir. Özet cümlesinde anlatım işaretlemelerle yapılmayacak, özet cümlesinin sonunda kalıplaşmış...dair,...hakkında, v.s. gibi ifadelerden kaçınılarak, cümle o işin fiilini ifade eden kelime ile bitirilecektir. Ekinde kitap, dergi, broşür, gazete v.s. bulunan belgelerin özetlerinde söz konusu kitap, dergi, broşür ve gazetelerin orijinal isimleri, varsa yazarı, neşredildiği yer özet cümlesine alınır. Birden fazla konusu olan belgeler için bütün konuları ihtiva edecek özet hazırlanır. Belgelerde ki yer, müessese, rütbe, unvan gibi tabirler sadeleştirilmeden ve değiştirilmeden, orijinal şekliyle yazılır. Yabancı dilde yazılmış belgelerde geçen bazı tabirler sadece lügat karşılıklarına bakılarak, motamot tercüme edilmez, Türkçe de kullanıldığı şekliyle yazılır.

39 Tasnifi yapılan arşiv malzemesi doğrudan doğruya bilgisayardaki ilgili alanlara gerekli bilgileri girmek suretiyle özetleme ve indeksleme yapılmaktadır. Veri tabanının hazırlanmasınaa kaynak olan bilgiler bu aşamada oluşturulur. Bilgi ve belgeye erişim bu aşamadaa ve sistemde tutulan kayıtlardan olacağından Cumhuriyet Arşivi Bilgi işlem Sistemininn temelini oluşturmakt tadır. Buradaki kayıtlar kullanılmak suretiyle çeşitli şekilde çıktı formları almak mümkündür. 1-Bilgisayar No: Yapılan her kayıttan sonra bilgisayarca otomatik olarak verilir. Düzeltme ve silme işlemlerinde bu numaraları vermek suretiyle istenilen i bilgilere doğrudan erişmek mümkündür. 2-Tür: Malzeme türleri aşağıdaki şekilde kodlanmıştır. Bu kodlardan herhangi birisinin yazılması durumunda malzeme türünün adı açık olarak ekrana gelir. 01 Albüm 02 Defter 03 Disk/ /Disket 04 Film 05 Fotoğraf 06 Görüntü Bandı 07 Haritaa 08 Kağıt 09-Kompakt disk 10-Küre 11-Mikroform 12-Model/Maket 13-Mühür/Damga 14-Nota 15-Optik Disk 16-Plak 17-Plan/Proje 18-Poster/Afiş 19-Resim/Tablo 20-Slayt 21-Ses Bandı B 22-Videoo Disk Resim 6: Belge türü

40 3-Kurum Kodu: Malzemenin ait olduğu kurum,taşra,birim,alt birim ve hizmet türünü gösterir koddur.ilgili arşiv malzemesi için belirlenen kod buraya yazılır. 4-Kurum Adı: Kurum kodu girildiğinde, kodun ait olduğu kurumun açık adı ekrana gelir. 5-Kutu No: Bu bölüme, arşiv malzemesinin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilen müteselsil numara yazılır. 6-Dosya Gömleği: Bir kutu içerisinde yer alan dosyalara verilen numaralar kaydedilir. 7-Sıra No: Her bir dosya içerisine yerleştirilen belgeye verilen sıra numarası yazılır. 8-Envanter Sıra No: Envanterler hazırlanırken bilgisayarca verilir. 9-İlgili Kurum Kodu: Bu bölüme belgenin gittiği kurumun kodu yazılır. 10-İlgili Kurum Adı: İlgili kurum kodu yazıldığında kurumun açık adı ekrana kendiliğinden gelir. 11-İşlem Tarihi: Belgenin oluştuğu tarih gün,ay,yıl olarak kaydedilir. 12-Dosya No: Belgeye verilen dosya numarası yazılır. 13-Sayı: Belgeye verilen sayı numarası yazılır. 14-Dil: Belgenin dili aşağıdaki şekilde kodlanmıştır.bu kodlardan birisinin yazılması durumunda belgenin dili açık şekilde ekrana gelir. 00 Türkçe 04 Arapça 01 İngilizce 05-Rusça 02 Fransızca 06-Flemenkçe 03 Almanca 09-Diğer Diller

41 15-Gizlilik: Belgenin gizlilikk derecesi aşağıdaki şekilde kodlanmıştır. birisinin yazılması durumunda belgenin gizlilik derecesi açıkk olarak ekrana gelir. Bu kodlardan 1-Nato Gizli 2-Kozmik Gizli 3-Çok Gizli 4-Gizli 5-Kişiye Özel 6-Hizmete Özel 7-Gizli Değill Resim 7: Gizlilik 16-Nitelik: Belgenin niteliğii aşağıdaki şekilde kodlanmıştık ır. Bu kodlardan birinin yazılması durumunda belgenin niteliğii açık olarak ekrana gelir. 0 Orijinal 1 Koya 2Orijinal+Kopya 17-Fiziki Durum: Belgenin fiziki durumu aşağıdaki şekilde kodlanmıştır. Bu kodlardan birisinin yazılması durumunda belgenin fiziki durumu açık olarak ekrana gelir. 0 Restorasyona ihtiyacı yok 1 Restorasyona ihtiyacı var 2 Çok yıpranmış

42 18-Sayfa Adedi: Bu bölüme, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı ve diğer tür belgeler için de toplam adet kaydedilir. 19-Açıklama: Yukarıdaki bilgiler dışında, belge ile ilgili sorgulamasına gerek olmayan ancak bilinmesi gereken bilgilerin yazıldığı alandır. 20-Özet: Ait olduğu arşiv belgesinin kısaca anlatıldığı bölümdür. Kullanıcının, belgenin, kendisine bakmadan, içeriğini hızlı ve doğru olarak kavramasını ve kendi bilgi alanı ile karşılaştırabilmesini sağlamalıdır. Belge seçimi ve bilgi toplamada yardımcı, tekrarı ve işlemlerde gecikmeyi önleyici bilgileri içeren, bibliyografik künyenin en önemli parçasıdır. Özet hazırlarken, yorum ve eleştiri eklemeden ve özetin kim tarafından yazıldığı konusunda herhangi bir ayırım yapmadan, bir belgenin içeriğinin kısa, tam ve doğru biçimde sunulmasıdır. Özetin Şekil ve İçeriğinde Bilinmesi Gerekli Unsurlar a-uygunluk: Özetin, anlatım şekli, düzeni, uzunluğu, belgeye ve amacına uygun olmalıdır. Özet ait olduğu arşiv belgesinin konusu ve dönem özelliklerini de mümkün olduğunca yansıtabilmelidir. Önemli bilgiler ve arama unsurları genelleme yapılarak kaydedilmemeli, ayrıca çok fazla ayrıntıya gidilerek konu dağıtılmamalıdır. Konusu ve niteliği açısından benzer arşiv belgelerinin özetleri de birbirine benzemeli ve uyum içinde olmalıdır. b-doğruluk: Özetler, kesin olmalı, tahmin, iddia gibi belgede açıkça yer almayan bilgi ve bulgular yazılmamalıdır. Özel isimler, semboller, kısaltmalar, yabancı ve özel konu terimleri özellikle imla kuralları açısından, özete dikkatle geçirilmeli ve doğruluğu kontrol edilmelidir. c-uzunluk: Özetin uzunluğu, belgenin uzunluğu ve içindeki bilgilere bağlıdır. Kısa ve öz olması için, gereksiz cümlelerden kaçınılmalıdır. Uzun cümle ve terim grupları yerine, kısa cümle ve kelimeler

43 kullanılmalıdır. Özette belgenin konusu tanıtılmalı ve aynı konudaki belgelerin birbirinden ayrılması sağlanmalıdır. d-anlatım Biçimi: Özete, mümkün olduğunca belgenin düzenlenmesindeki temel amacı veren konu cümlesi ile başlanmalıdır. Konu yan cümlelerle tekrarlanmamalı, uzun cümleler, kapalı, anlaşılmayan ve çeşitli anlamlara gelebilecek ifadelerden de kaçınılmalıdır. e-terminoloji ve Dil: Hazırlanan özetler, düzgün ve tam cümleler halinde olmalı, gerekirse bağlaçlarla, akıcı ve birbirini bütünleyici, kendi içinde uyumlu bir ifade ile yazılmalıdır. Özellikle Cumhuriyet döneminde, devlet kurum ve kuruluşlarındaki yazışma terminolojisi ve dil, dönem hatta yıllara göre farklılıklar göstermektedir. Bu belgelerde geçen özel ve tüzel kişi adları, yer adları gibi özel isimleri aynen alınmalıdır. Değişen yer adlarının yenileri biliniyorsa parantez içinde verilir. f-kısaltmalar: Özet ve indeks alanları için ayrılan alanların sınırlı olması sebebiyle standart kısaltmaların kullanılması gerekmektedir. Bu amaçla da T.C. Devlet Teşkilat Rehberi, Türk Dil Kurumu İmla Kılavuzu ve Türk Silahlı Kuvvetleri Müşterek Askeri Kısaltmalar Sözlüğü esas alınarak Kelime Kısaltmaları ve Kuruluş Kısaltmaları listeleri hazırlanmıştır. Bu listeler dışında kısaltma yapılmayacaktır. Kelime ve kuruluş kısaltmaları listesi ektedir. 21-Konu: Önceden hazırlanan konu başlıkları listesinden arşiv belgesi ile ilgili olanların seçilerek kaydedildiği bölümdür. Konu başlığı ister adından isterse konu kodu girilmek şartıyla kaydedilebilir. Konu başlıkları listesinde olmayan konuların girilmesi mümkün değildir. 22-Şahıs Adı: Belgelerde çeşitli işlem ve uygulamalara konu olan ve gelecekte aranılacağı düşünülen kişilerin adlarının yer aldığı indekstir. Soyadı başta olmak üzere alfabetik olarak düzenlenir. Soyadı Kanunu ndan önce geçen adlar; lakap, unvan, memleket adı gibi ayırıcı unsurlarla verilir.

44 23-Tüzel Kişi: Belgede geçen kurum ve kuruluşların adının yer aldığı indekstir. Kuruluş isimleri i indekse alınırken, eski ve yeni isimleri ayrı ayrı kaydedilir. Belgelerde geçen tüzel kişi adı, tek başınaa tam ifade edilemiyorsa, bir üst birimi ile birlikte indekse alınır. 24-Yer Adı: Belgede geçen yerleşim merkezleri ve coğrafi yer adlarının alfabetik düzende listelendiği indekstir. Yer adlarında değişiklik olursa, eski ve yeni adları ayrı ayrı kaydedilir. İlçe, İ bucak, köy gibi yerleşim merkezleri indekse,bağlı oldukları il ile birlikte alınır.böylece aynı ya da benzer isimdeki yerler birbirindenn ayrılır.yurt dışındaki coğrafi isimler i bağlı olduğu ülke ile birlikte kaydedilir. 25-Madde Adı: Belgelerde kişi, kuruluş, yer adı, konu başlığı dışındaa belge ile yakından ilgili olan kelime ve terimlerin listelendiği indekstir. Belgelerin kaydıyla ilgili ekran görüntüsü aşağıdaki şekildedir. Resim 8: Belgenin özet ve üst veri unsurlarının bilgisayara kaydedilmesi

45 Defterlerin Kaydı: Defterleri kaydedebilmek için,tür Kodu K 02(Defter)girildiğinde farklı olarak,kutu No yerine Defter No,Dosya Gömleği yerine Sayfa S No,Dosya No yerine Toplantı No,Sayı yerine de Karar No gelmektedir.defterlerin kaydıyla ilgili ekran görüntüsü aşağıdaki şekildedir. Resim 9: Defterin özet ve üst veri unsurlarınınn bilgisayara kaydedilmesi

46 C- DİJİTALLEŞTİRME Belgenin/belgelerin uygun bir tarayıcı yardımı ile taranarak bilgisayar ortamına aktarılması işlemi belgenin dijitalleştirilmesi olarak tanımlanır. Genel olarak dijitalleştirme, bir analog dokümanın tarayıcı ile taranarak OCR(Optical Character Recognition) işleminden sonra okunulabilir, düzeltilebilir forma dönüştürülmesi olarak tanımlanmaktadır. Ülkemizde TS Bilgi ve Dokümantasyon-Elektronik Belge Yönetimi Standartı geçerlidir. Bilgi kaynaklarının dijitalleştirilmesi; belgenin aslını koruma, bilginin yaygınlaştırılması ve bilgi kaynağının yıpranmasını önlemek için gereklidir. 1- Dijitalleştirmenin amacı Belgenin aslının korunması, Bilginin yaygınlaştırılması ve çoklu kullanıma imkan sağlaması, Bilgi kaynağının yıpranmasını önleme, Arşiv malzemelerine kolay, doğru, hızlı ve istenen formatta erişim, Uzun vadede dijitalleştirmenin karlı olması, E-Devlet planı dahilinde kamu kurum ve kuruluşları arasındaki işbirliğine katkı gibi sağlayacağı faydalardan dolayı tasnif işlemleri yapıldıktan sonra belgeler dijital ortama aktarılmalıdır. a - Seçme Dijitalleştirme işlemine uygun malzemeleri ya da koleksiyonu seçme ile belirleyebiliriz. Seçme de konu uzmanları, arşiv yöneticileri, koruma elemanları ve kurumun karar verici yöneticilerinden bulunmalıdır. b- Dönüştürme/Oluşturma Belirlenmiş olan amaç ve hedeflere uygun olan kültürel miras öğelerine karar verildikten sonra, materyalin durumuna göre en uygun tarama yöntemi belirlenmelidir. Dönüştürme ve oluşturma standartları, her bir materyalin kullanım amaçları doğrultusunda belirlenmektedir.

47 c- Kalite Kontrol Dijitalleştirmenin en önemli aşamasıdır. Kalite kontrol, kalitenin denetlenmesi, kontrolü, doğruluğu, ve sayısal ürünlerin devamlılığının sağlanmasını kapsar. d- Teknik Alt Yapı Sistemi Dijitalleştirmenin teknik alt yapısı planlanırken çok dikkatli davranmak gerekmektedir. Çünkü teknoloji çok hızlı değişmektedir ve dijitalleştirmenin maliyeti oldukça fazladır. Teknik donamım gereksiniminin, kullanıcıların eğilimlerini, beklentilerini göz önünde tutarak, gerçekçi zamanlama tablolarını belirleyerek en iyi seçimi yapmaya yardımcı olur. Sayısallaştırma projelerinin teknik alt yapısında; donanım, yazılım ve ağlar bulunmaktadır. e- Dijitalleştirilecek Malzeme Türleri Koleksiyonların sayısallaştırılmasını dört başlık altında toplamamız mümkündür. a. Elle veya daktiloyla yazılmış veya dizilmiş metinler, b. Fotoğraf, çizim veya resim gibi sabit görüntüler, c. Sinema filmi veya video gibi hareketli görüntüler, d. Ses kayıtları. 2- Dijitalleştirme Evreleri Tarama ve yakalama, işleme, depolama ve erişim olarak dört grupta toplamak mümkündür. Tarayıcılar: - Tarayıcılar, belgeleri/dokümanları dijital ortama (bilgisayar ortamına) sayısal olarak aktaran cihazlardır. - Tarayıcılar, masaüstü tarayıcılar, otomatik beslemeli tarayıcılar, cilt ve büyük ebat dokümanlar için tarayıcılar, el tarayıcıları, drum (tambur) tarayıcılar, kalem tarayıcılar, film tarayıcılar, mikrofilm tarayıcılar gibi çeşitlenebilir.

48 Resim 10: Dijitalleştirme cihazları Arşivleri Açısından Tarayıcılar: - Otomatik beslemeli doküman tarayıcılar: Özelliklee ciltsiz belge/dokümanlar için kullanılır. En çok A3 boyutuna kadar tarama yapabilir. Resim 11: Hızlı tarayıcı

49 Kitap tarayıcılar: Özelliklee ciltli belgeleri taramak için kullanılır. A0 boyutuna kadar tarama yapabilirler. - Mikrofilm tarayıcılar: Mikrofilm (rulofilm), mikrofiş ya da aperture kart taramak için kullanılır. Taranacak belgenin/dokümanın özellikleri: : - Belgenin türü (tarihi belge, nadir eser, güncel yayın, rapor, tez, gazete, harita vs.) - Belgenin boyut bilgilerii (en, boy ve cilt kalınlığı) - Renk düzenii (renkli, siyah ya da gri ton) - Yıpranma durumu

50 Tarayıcının teknik özellikleri ve performansı: Tarayıcının çözünürlüğü/görüntü kalitesi Aydınlatma düzeneği Tarayıcının hızı Kitap beşiği Yazılım özellikleri Tarama modu Dosya formatları Çözünürlük: Belgelerin dijitalleştirilmesinde önemli unsurlardan biri Yüksek çözünürlükte taranmış bir belgenin görüntü kalitesi de d yüksek olur. çözünürlüktür. Resim 12: Çözünürlük Aydınlatma Düzeneği: Aydınlatma, görünen her noktasının eşit oranda taranabilmesii için kitap üzerinde homojen olarak sağlanmasıdır. Floresan fazla ısı üretir, elektriği fazla tüketir ve içinde civa bulunmaktadır. Led aydınlatma ise, ani ısı üretir, elektrik tüketimi azdır, dayanıklıdır,

51 darbe ve titreşimlerden etkilenmez, civa içermez ve çevreye duyarlıdır. Işık düzeneğinin kitaba zararr vermemesi için tarayıcının UV den arındırılmış ışık kullanılması gerekir. Tarayıcının Hızı: Dijitalleştirm me süresini etkileyen iki türlü hızdan söz edebiliriz. 1- Tarayıcının hızı: Cihazın ideal şartlarda sağladığı donanımsal hızdır.. 2- Operasyon hızı: Çalışılan belgenin yıpranmışlık durumu, taramaya hazır hale getirilmesi, tarama ayarları ve tarama esnasında yapılacak ekstra çalışmalar (görüntü düzeltme/indeksleme vb) ile ortaya çıkan işlem hızıdır. Kitap Beşiği: Kitabı tutan vee cildini dengeleyerek tarama sırasında kırılmasını önleyen tarayıcı masadır. Kitap beşiği, taranacak belge/dokümanın cilt kalınlığına göre seçilmelidir. Tarayıcının Yazılımsal Özellikleri: Tüm tarayıcılarda tarama işlemi için basit basit ya da ileri düzey fonksiyonlara sahip yazılım mevcuttur. İyi bir yazılım, taranann görüntüde uygun görülen temel iyileştirmeleri yapabilmeli ve görüntüyü arşivlemeye hazırlayabilmelidir. Sık kullanılan iş ayarlarını kaydedebilme ve gereksinim duyulduğunda tekrar kullanılabilir olmalıdır. Bununla beraber dil desteği, söz gelimi Türkçe desteğinin olup olmadığı önemlidir. Taramaa Modu: Kitap tarayıcılar renkli ya da gri ton/siyah beyaz tarayıcılar olarak farklı modellendirilmiştir. Renklii tarayıcılar genellikle gri tonlamada ve siyahh beyaz tarama modunda da tarama yapabilir. Tarama modu, belgenin renk düzeni ve arşivleme amacı dikkatlinde seçilir.

52 Dosya Formatları: Sayfa hızı, kağıt kalitesi, kitap boyutu ve kitap durumuna bağlı olarak değişebilir. 3- Arşivlerde Dijitalleştirme Uygulamaları: Genellikle tüm koleksiyon dijital ortama aktarılmak istenmekte ve hizmetlerin tümüyle dijital ortamda sağlanması akla gelmektedir. Ancak bu talep, çoğu arşiv ve kütüphaneler için, kullanım ve maliyetler açısından uygulanabilir değildir. 1- Dijital Arşivleme; - Nadir eserlerin, tarihi belgelerin tamamı dijital ortama aktarılabilir. Bu eserlere erişim yalnızca dijital ortamda sağlanabilir. - Arşivde çok sık başvurulan belgeler dijital ortama aktarılabilir ve erişim dijital ortamda sağlanabilir. - Gazeteler taranarak dijital ortamda erişimi sağlanabilir. - Haritalar, sanat eserleri gibi çok kullanım nedeni ile yıpranma riski fazla olan eserlerin dijital ortamda erişimi sağlanabilir.

53 2- Dikkat edilmesi gereken unsurlar; a. Teknik: Sabit görüntülerin hangi çözünürlükte taranacağı önemli bir meseledir. b. OCR: Bilgisayarın görüntü üzerindeki yazıları anlaması ve işlenebilir hale getirebilmesi. c. Koruma: Kullanılan ışık kaynaklarının belge ya da esere verebileceği zararların ciddi olarak hesaba katılması ve gereken önlemlerin alınmasında fayda vardır. d. Telif Hakları: Sayısallaştıracak belgelerin telif sorunu olup olmadığının araştırılması. e. Erişim: Oluşturulan sayısal nüshaya kimler hangi koşullarda erişebilecektir gibi erişimle ilgili sorunların tespit edilerek giderilmesi önemlidir. f. Saklama Oluşturulan sayısal nüshayı, herhangi bir arşiv ya da kütüphane malzemesinde olduğu gibi bir kaç yüzyıl saklayabilmeyi mümkün kılmak amaçtır. g. Maliyet: Malzemenin miktarına, boyutuna, niteliğine, sayısallaştırıldıktan sonra malzemenin korunmasına göre maliyet hesabının yapıldıktan sonra sayısallaştırma işlemini yapmak. h. Metadata Unsurları: Zorunlu ve Opsiyonel bölümlerden oluşmaktadır. 4- Dağıtım/Sunum Dijitalleştirme, kaynakların korunması, keşfini, dağıtımını, okunmasını, araştırılmasını ve son olarak da kaynakları bozulmadan sayıları üzerinde oynama olanağı sağlamak amacı ile yapılmaktadır. Çevrimiçi erişimi olan kullanıcılar için erişim alanlarında tutulabilir, e-posta ya da faks ile kendilerine iletilme olanağı vardır. Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatli gerçekleştirilmelidir. Bu tür belgeler için uygun meta data güvenlik ve erişim unsurları mutlaka tanımlanmalıdır. Bu tür belgelere sadece gerekli yetkilere sahip personelin tanımlanmış

54 sınırlamalarla erişimi sağlanmalıdır. Gizlilik değeri taşıyan belgelerin dijitalleştirmesi ve tanımlanması işlemleri diğer belgelerden ayrı tutulmalıdır. 5- Saklama-Dijital Koruma Saklama sırasında dosya isimlendirme, karşılıklı işlerlik ve dijital kaynakların sahipliğini göstermesi bakımından önemlidir. Her bir dosya için taranan her bir objenin karakteristik özellikleri taşıyan tek bir isme sahip olması ve üst veri kaydıyla uyumlu olması gerekir. Dijital korumanın temel işlevleri ise; 1- Dijital bilginin depolandığı taşıyıcının doğru çevrede depolanması, depolama ve elde etme konusunda prosedürlerin uygulanması, 2- Dijital bilginin üzerinde bulunduğu taşıyıcı eskimeden yeni taşıyıcılara aktarılması (medya dönüştürümü ya da göçü), 3- Kopyalama süreci boyunca bilginin bütünlüğünün korunmasıdır.

55 D-ARŞİV MALZEMESİNİN RESTORASYON İŞLEMLERİ Arşiv belgeleri, ait olduğu milletin kültürel mirası ve kurumsal hafızasını teşkil eder. Bunların en iyi şekilde bakımının yapılması ve tahrip olanların onarılması, arşiv malzemesininn gelecek nesilleree aktarılabilmesi bakımından önemlidir. Arşivv malzemesinin korunma, bakım ve onarımını yapabilmek için öncelikle belgeleri tahrip eden unsurları bilmek gerekir. Arşiv malzemesini tahrip t eden unsurlar aşağıdaki gibi dört ana grupta toplanabilir: 1-Fiziksel Faktörler: Bunları, ışık, ısı ve nem olarak ele e alabiliriz. 2-Biyolojik Faktörler: Bunları, mantarlar, böcekler vee kemiriciler olarak ayırabiliriz. 3-Kimyasal Faktörler: Bunları, hava kirliliği, toz ve zararlı kimyasallar (mürekkepler, imalat ve basım hataları ) olarak sayabiliriz. 4-Diğer Faktörler: Bunları ise yangın, sel vb. doğal afetler ve hırsızlık, sabotaj, insan hataları ile yanlış yapılan koruma ve restorasyon işlemleri olarak sıralayabiliriz. Bu çalışmada, yukarıda saydığımız faktörlerin arşiv malzemesi üzerindeki etkilerinin ayrıntısına girmeden, bir şekilde tahrip olmuş olan malzemenin tamiri ve onarımı üzerinde durulacaktır. Resim 13: Restorasyona tabi tutulması gereken bir belgee

56 Restorasyon, tahrip olmuş bir belgenin orijinalliğini bozmadan, onun dayanıklılığını ve sürekliliğini artırmak için yapılan işlemlerdir şeklinde tanımlanabilir. Restorasyonun ana prensipleri şöyle sıralanabilir: a. Belge orijinalliğinin bozulmaması gerekir. Belge üzerinde düzelme yapılmamalıdır. b. Yapılan restorasyonun belli olması gerekir. c. Arşiv malzemesinde herhangi bir değişiklik, ilave veya kazıntı yapılmaması gerekir. d. Restorasyonun geri dönebilir olması gerekir. Yani, birtakım geri işlemlerle yapılan restorasyonun ortadan kaldırılarak belgenin restore edilmemiş haline getirilebilmesi gerekir. e. Restorasyonda, mümkün olan en düşük maliyet ile en iyisinin yapıldığından emin olunması gerekir. f. Kullanılan malzemenin dayanıklı ve sürekli olduğundan emin olunması gerekir. Bu ana prensiplere bağlı kalarak bir belgeyi restore etmek için; Bakım, Tedavi ve Onarım işlemleri olarak üç aşamada yapılır. 1-Bakım Restore edilecek bir belgeye yapılacak ilk iş onun bakımı ve incelenmesidir. Bu, onarım sebebinin teşhisini anlamak için yapılır. Çok kirli belgelerin kabaca bir temizliği yapılır. Temizlik işleminden sonra belge incelenerek aşağıdaki hususların tespiti yapılmalıdır; -Belge kağıdının cinsi, -Kirlilik durumu, -Sararma durumu, - Maruz kaldığı tahribat çeşitleri ve dereceleri, - Belgenin nemli olup olmadığı,

57 - Parçalara ayrılıp ayrılmadığı, - Eksik kısımlarının olup olmadığı, - Sayfa numaraları, - Katlı ise kat yerlerinin dayanıklılığı, - Harita, kroki, grafik gibi ekleri varsa bunların durumu, - Ciltli ise; - Cilt kabının durumu, -.Cilt rengi, -.Ciltlenme tipi, -.Bağ sayısı vb. - Mühür varsa,; -.Kırık ve eksik kısımları, - Nem durumu, - Yazılarının durumu, - Rengi, - Belgeye tutturulma modu, - Belge yazılarının solmuş olup olmadığı, - Belgede kırışık, buruşuk, kabarık kısımlar olup olmadığı, - Daha önce bu belgeye hangi işlemlerin yapıldığının tespiti yapılmalıdır.

58 Resim 14: : Düzleştirme 2-Tedavi Belge incelenip yukarıdaki hususlar tespit edildikten sonra işlemlerine başlanabilir. tatbik edilebilecek tedavi Belgeye uygulanacak tedavi işlemlerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz: -Temizleme, -Dezenfeksiyon, -Fiziksel testler, -Kimyasal testler, -Yıkama, -Kurutma, -Leke çıkarma, -Beyazlatma, -Düzleştirme, -Dezasidifikasyon (Asitten arındırma)

59 Resim 15: Onarım Nasıl bir temizlik yapılacağına, belgeninn kirlilik ve v dayanıklılık durumuna göre karar verilir. Genel olarak belgeye yapılacakk ilk işlem kaba temizliktir. Dahaa sonra mikroorganizma ve böceklerinden arındırma işlemi gelir. Leke çıkarma işlemi i de ince temizlik içerisinde değerlendirilebilir. a-kaba temizlik: Fırça ile yapılabilir. Vakum ile yapılabilir. Elektrik süpürgesinde olduğu gibi emerek, ancak çok dikkatli ve kontrollü vakum kullanmak, belgeleri sıkıca tutup ortadan dışa doğru temizlemek gerekir. Kaba temizlik, basınçlı hava ile de yapılabilir. Saç kurutma makinası gibi üfleyerek, ancak çok dikkatli ve kontrollü üfleme yapmak, tozların çalışan kişiye ve tekrar belgeye gelmesini önlemek gerekir. b-ince temizlik: Yumuşak bir bez ile yapılabilir. Samur fırça ilee yapılabilir. Değişik türde silgilerle (toz silgi, sünger silgi, elektrikli silgi, sabun vb.) yapılabilir. y Alkol-su karışımı ile silme, laponit gibi maddeler ile temizleme yapılabilir. Fiziksel ve kimyasal testler; belgeyee uygulanması gereken onarım işlemlerinde kullanılacak malzemelerin dayanıklılıkları ve birleşimleri ilee belge mürekkebinin sulu s işlemler ve çözücüler karşısında akıp akmadığını, belge kağıdının asit oran miktarını tespit etmek için yapılan testlerdir.

60 Yıkama; kaba ve ince temizlik yapılmasına rağmen çıkmamış lekeleri ve kirleri çıkartmak, kağıdın yapısındaki hidrojen bağlarını güçlendirmek için yapılan işlemdir. Bu nötr sıvı sabun ile yapılabilir. Mürekkebi akan belgelerin ya yıkanmaması veya mürekkebi koruma altına alındıktan sonra yıkanması gerekir. Yıkama-kurutma işleminden sonra hala belge üzerinde olumsuz lekeler kalmış ise, o zaman organik çözücüler kullanarak bu lekeleri çıkarma yoluna gidilebilir. Bu genellikle estetik görünümün önemli olduğu belgeler için söz konusu olabilir. Kullanılacak organik çözücü, leke türüne uygun olarak seçilmelidir. Yıkama ve organik çözücüler kullanılarak çıkarılamayan lekeler olursa bu defa beyazlatma yoluna gidilir. Beyazlatma kağıdın dayanıklılığını azalttığından pek tercih edilmez. Kırılgan, ince, zayıf kötü kalitede kağıtlara uygulanması doğru olmaz. Leke olduğu gibi bırakılabilir. Onarım yöntemlerinden biri olan düzleştirmede ise; Kat yerlerinin, kırışıklıkların, buruşuklukların ve kabarıklıkların düzeltilmesidir. Eğer katlanmış belgeler sürekli kullanılırsa, kat yerlerinden kırılır ve yırtılırlar. Bu gibi belgeler düzleştirilir ve bir daha katlanmazlarsa yırtılmaz ve restorasyon gerektirmezler. Asit oranı yüksek olduğu tespit edilen belgeler üzerinde asit tahribatını önlemek için bu belgelere asitten arındırma işlemi uygulanmalıdır. Bu işlem, belgenin durumuna bağlı olarak sulu, susuz veya kuru metotlar uygulanarak yapılır.

61 3-Onarım Restorasyon işlemlerinde son işlem onarımdır. Yukarıdaki işlemler yapıldıktan sonra ne tür bir onarım yapılacağına yine belgenin durumuna göre karar verilir. Belgenin durumuna göre tedavi ve onarım birbiri içerisinde beraber uygulanabili ir. Bazı belgeler küçük onarımlarla sağlamlaştırılabilir. Ancak sararmış, kırılgan hale gelmiş, parçalanmış ve çok yıpranmış belgeler için daha ayrıntılı işlemler yapılmasıı gerekebilir. Başlıca onarım işlemlerini aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz; -Ufak onarımlar, -Deliklerin doldurulması, -Takviye, -Monte etme, -Laminasyon, -Kapsülleme olarak sayılabilir. Ufak onarımlar, belge üzerinde küçük bir yırtık, kesik veya eksik olan sağlam belgelere uygulanır. Belgenin birden çok yerinde yapılan küçükk onarımlar belgeninn görüntüsünün bozulmasına sebep olabilir.. Resim 16: Onarım

62 Belgelerdeki ufak deliklerin tamiri, bu deliklere kağıt hamuru doldurularak yapılır. Eksik noktaların yamaması ve deliklerin doldurulması manuel olarak yapılabileceği gibi makine ile de yapılabilir. Makine ile bu işi yapmakk için, belgenin mürekkebinin sudan etkilenmemesi gerekir. Mürekkebin koruma altınaa alınması gerekir. Bu yüzden genelde manuel olarak yapmak tercih edilir.belgenin bir bütün olarak sağlamlaştırılması durumunda, tek tarafı yazılı belgelerin arka yüzleri kaplanabilir. Eğerr belgenin iki tarafı da yazılı ise bu tür r belgelerin şeffaf kağıtla kaplanması gerekir. Belge üzerindeki büyük deliklerin olduğu kısımların dayanıklılığını artırmak için deliklerin onarımı yapıldıktan sonra bütünüyle kaplama yapılmalıdıy ır. Bazı arşiv malzemesinin (plan, kroki, harita) katlanıp saklanması, onların kat yerlerinden kırılmasına yol açabilir. Bu tür malzemenin onarımında, uygun bölümler kesilip, arasında aralıklar bırakmak suretiyle keten bez veya kağıt üzerine monte edilebilir. Elle tutulamayacak kadar kırılgan hale gelmiş, yıpranıp y vee tahrip olmuş belgelerin restorasyonu, bunların özel kağıtlar üzerine monte edilmesi şeklinde ş yapılabilir. Resim 17: Kapsülleme

63 Onarım metotlarından biri de Laminasyon dur. Laminasyon, asitten arındırılmış belgelere ince bir plastik tabaka (film) veya yapıştırıcı aracılığı ile kağıt kaplanmasıdır. Kaplama işi yapılırken plastik tabaka yapıştırıcı görevi görür. Plastik filmin yumuşatılması ısı ile veya çözücü kullanılarak yapılabilir. Isı ve basınç kullanılarak yapılan laminasyona sıcaklaminasyon veya makine laminasyonu, çözücüü ve basınç kullanılarak yapılann laminasyona da soğuk laminasyon, çözücü laminasyon veya Hint usulü laminasyon denilmektedir. Resim 18: Onarım Kapsülleme, elle dokunulmayacak ve lamine edilemeyecek hale gelmiş, hiçbir metodun uygulanamayacağı durumlarda kullanılan belgee koruma metodudur. m Kapsüllemede belge, iki şeffaf tabaka (mylar, melinex) arasına yerleştirilir. Tabakanın kenarları kaynatılarak kayması önlenir.

64 Resim 19: Onarım Kısaca açıklamaya çalıştığımızz onarım metotlarının her h birinin uygulanması; bilgi, beceri, sabır ve tecrübee gerektirir. Belgelerinn restorasyon işlemlerinde bazı aletler, teknik ve cihazlar kullanılsa da yapılan işin merkezinde insan faktörü daha da öncelik ö taşır. Belgeler restore r edilse de uygun şartlarda korunmayan arşiv malzemesinin tahrip olacağı unutulmamalıdır.

65 Resim 20: Restorasyon yapılarak kurtarılann belge örneği E-BELGE ARAŞTIRMAA VASITALARI VE DEPO YERLEŞİMİ

66 Tasnif aşamaları tamamlanan arşiv malzemesinin araştırma vasıtalarıı şunlardır. -Envanterler -Kataloglar -Rehberler -İndeksler a-konu indeksi b-yer adı indeksi c-tüzel kuruluş indeksi d-şahıs adı indeksi e-madde adı indeksi Bilgisayara aktarılamayan arşiv malzemesinee ait bilgilerr Devir-Teslim Envanter Formlarıyla (gizlii kayıtlı olanlar çıkarılarak) hizmete sunulur. Arşiv malzemesinin depoda yerleştirme işlemi, arşiv deposuna d girildiğinde sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, herr raf grubu için tekrarlanır. Kodlara göre fonlar arasında boşluk bırakmakk suretiyle açık seri metodu ile arşiv malzemesi raflara tasnif planına uygun bir şekilde, düzenli olarak yerleştirilir. Bu yerleştirmede, raflarda, çift taraflı raflarr da dahil soldan sağa, gözlerdee ise yukarıdan aşağıya doğru bir sıralama dahilinde hareket edilir. Depo yerleşim planı hazırlanarak, depo girişinin uygun bir yerine asılır. Resim 21: Depo yerleşim planı

67 Resim 22: Tasnif işlemleri yapılmamış belgeler Resim 23: Tasniff işlemleri yapılan belgeler

68 EKLER EK 1-Kurumların Devlet Arşiv Kodları: Yargı Organları: Anayasa Mahkemesi Yargıtay Danıştay Sayıştay Cumhuriyet Başsavcılıkları İdari Yargı Mahkemeleri Devlet Güvenlik Mahkemesi Yürütme Organları: Başbakanlık Başbakan Yardımcılığı Devlet Bakanlıkları Milli Güvenlik Kurulu Atatürk Kültür Dil ve Tarih Yüksek Kurumu Türkiye Atom Enerjisi Kurumu Türkiye Bilimsel Teknik Araştırma Kurumu Kamu Ortaklığı İdaresi Başkanlığı Yüksek Denetleme Kurulu Türkiye Radyo ve Televizyon Kurulu Yüksek Öğretim Kurumu Türkiye Ortadoğu Amme İdaresi Enstitüsü Devlet Planlama Teşkilatı müsteşarlığı Diyanet İşleri Başkanlığı (Şeriyye Vekaleti) Vakıflar Genel Müdürlüğü Devlet Personel Başkanlığı Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Devlet İstatistik Enstitüsü Genel Müdürlüğü Devlet Meteoroloji Genel Müdürlüğü Çevre Genel Müdürlüğü Basın-Yayın ve Enformasyon Genel Müdürlüğü Anadolu Ajansı Basın İlan Kurumu Türk Standartları Enstitüsü Milli Prodüktivite Merkezi Toplu Konut İdaresi Başkanlığı Adalet Bakanlığı Adli Tıp Kurumu İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü Özel İdareler

69 Belediyeler (İl, İlçe) Belediyeler (Bucak) Belediyeler (Bucak) Dışişleri Bakanlığı (Maliye ve Gümrük Bakanlığı) Maliye Bakanlığı Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı Darphane ve Damga Matbaası Gümrük ve Tekel Bakanlığı (Sanayi ve Ticaret Bakanlığı) Sanayi Bakanlığı (Ekonomi Bakanlığı) Ticaret Bakanlığı (İktisat Vekaleti) İhracaatı Geliştirme Merkezi Dış Ekonomik İlişkiler Bakanlığı Milli Eğitim Bakanlığı (Maarif Vekaleti) Gençlik ve Spor Bakanlığı (Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü) Beden Terbiyesi Genel Müdürlüğü Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Genel Müdürlüğü Kültür Bakanlığı Devlet Tiyatroları Genel Müdürlüğü Devlet Opera ve Balesi Genel Müdürlüğü Turizm ve Tanıtma Bakanlığı Ulaştırma Bakanlığı Telsiz Genel Müdürlüğü (Bayındırlık ve İskan Bakanlığı) Bayındırlık Bakanlığı Karayolları Genel Müdürlüğü İmar ve İskan Bakanlığı Arsa Ofisi Genel Müdürlüğü İller Bankası Genel Müdürlüğü Tarım Bakanlığı (Tarım ve Köyişleri Bakanlığı) Tarım Reformu Genel Müdürlüğü Orman Bakanlığı Köyişleri ve Kooperatif Bakanlığı Köy Hizmetleri Genel Müdürlüğü Toprak İskan İşleri Genel Müdürlüğü Topraksu Genel Müdürlüğü Sağlık ve Sosyal Yardım Bakanlığı Hudut ve Sahiller Genel Müdürlüğü Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Refik Saydam Hıfzısıhha Merkezi Başkanlığı (Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı) Çalışma Bakanlığı İş ve İşçi Bulma Kurumu Genel Müdürlüğü Yakın ve Ortadoğu Çalışma Eğitim Merkezi Müdürlüğü Ereğli Kömür Havzası Amele Birliği Sosyal Güvenlik Bakanlığı

70 T. C. Emekli Sandığı Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü BAĞ-KUR Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı Elektrik İşleri Etüt İdaresi Genel Müdürlüğü Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü Petrol İşleri Genel Müdürlüğü Maden Tetkik Arama İşletmeler Bakanlığı Bankalar Denizcilik Bankası Türkiye Kalkınma Bankası Türkiye İhracat Kredi Bankası Etibank Raybank Sümerbank Şekerbank T. C. Merkez Bankası T. C. Ziraat Bankası Türkiye Emlak Bankası Türkiye Halk Bankası Türkiye Vakıflar Bankası Sigorta Şirketleri Kamu İktisadi Teşebbüsleri Devlet Malzeme Ofisi Milli Piyango Genel Müdürlüğü Çay işletmeleri Genel Müdürlüğü (ÇAY-KUR) Tekel İşletmeleri Genel Müdürlüğü (Tütün, Tütün Mamulleri, Tuz ve Alkol İşletmeleri Genel Müdürlüğü) Türkiye Denizcilik İşletmeleri D. B. Deniz Nakliyatı T. A. Ş Denizcilik Bankası T. A. Ş Deniz İşletmeciliği ve Tankerciliği A. Ş Türkiye Gemi Sanayii A. Ş Devlet Hava Meydanları İşletmesi Genel Müdürlüğü (DHMİ) Türk Hava Yolları A. O. (THY) Uçak Servisi (USAŞ) HAVAŞ T. C. Devlet Demir Yolları İşletmesi Genel Müdürlüğü (TCDD) T. C. Posta Telgraf ve Telefon İşletmesi Genel Müdürlüğü (PTT) Ağır Sanayii ve Otomotiv Kurumu (ASOK) Takım Tezgahları Sanayii ve Ticaret A. Ş. (TAKSAN) Türk Motor Sanayii ve Ticaret A. Ş. (TÜMOSAN) Türkiye Elektronik Sanayii ve Ticaret A. Ş. (TESTAŞ) Türkiye Elektromanyetik Sanayii (TEMSAN) Makina ve Kimya Endüstrisi Kurumu (MKEK) Etibank

71 Karadeniz Bakır İşletmeleri A. Ş Çinko Kurşun Sanayii A. Ş Türkiye Demir ve Çelik İşletmeleri Türkiye Kömür İşletmeleri Türkiye Taşkömürü Kurumu Türkiye Elektrik Kurumu Türkiye Petrolleri A. Ş. (TPAO) Petrol Ofisi A. Ş Türkiye Petrol Rafinerileri A. Ş Boru Hatları ile Petrol Taşıma A. Ş Petkim-Petrokimya A. Ş Petlas-Lastik Sanayii ve Ticaret A. Ş Tarım İşletmeleri Genel Müdürlüğü Et ve Balık Kurumu Tiftik ve Yapağı Genel Müdürlüğü Toprak Mahsulleri Ofisi Aksaray Azmi Milli T. A. Ş Atatürk Orman Çiftliği Türkiye Süt Endüstrisi Kurumu Türkiye Gübre Sanayii A. Ş. (Azot Sanayii A. Ş.) Yem Sanayii T. A. Ş Türkiye Zirai Donatım Kurumu Orman Ürünleri Sanayii Kurumu Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Türkiye Şeker Fabrikaları A. Ş Sümerbank Antalya Pamuklu Dokuma A. Ş Bergama Pamuklu Mensucat A. Ş Manisa Pamuklu Mensucat A. Ş Türkiye Yapağı ve Tiftik A. Ş Çukobirlik İplik ve Dokuma Fabrikaları A. Ş Antbirlik Aksu İplik Fabrikası ve Yağ Kombinasi Tariş İplik ve Yağ Fabrikası T. C. Turizm Bankası A. Ş Türkiye Çimento Sanayii A. Ş Özel şahıs Arşivleri Ayaz İzhaki İdilli Özel Arşivi Özel Vakıf Arşivleri Dernek Arşivleri Türk Ocakları Türk Tarihi İle İlgili Yurtdışı Arşiv Belgeleri Azerbaycan Milli Arşivindeki Türk Tarihi ile İlgili Belgeler Rusya Milli Arşivindeki Türk Tarihi ile İlgili Belgeler Yemen Milli Arşivindeki Türk Tarihi ile İlgili Belgeler Eti Elektrometalurji A.Ş Eti Gümüş A.Ş Seydişehir Eti Alüminyum A.Ş

72 EK-1 Kurumların Devlet Arşiv Kodları: A. Anadolu Üniversitesi.. ANAÜ Ankara Üniversitesi. AÜ Avrupa Ekonomik Topluluğu. AET Avrupa Güvenlik ve İşbirliği Konferansı... AGİK Avrupa Topluluğu... AT B. Birleşmiş Milletler.. BM Birleşmiş Milletler Gıda ve Tarım Teşkilatı. FAO D. Deniz Kuvvetleri Komutanlığı Dn. K. K. Devlet Hava Meydanları İşletmesi.. DHMİ Devlet İstatistik Enstitüsü DİE Devlet Malzeme Ofisi.. DMO Devlet Planlama Teşkilatı DPT Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü.. DSİ Dil ve Tarih Coğrafya Fakültesi.. DTCF E. Ekonomik İşbirliği ve Kalkınma Örgütü. OECD G. Gazi Üniversitesi. GÜ H. Hacettepe Üniversitesi. HÜ Hava Kuvvetleri Komutanlığı. Hv. K. K. Hazine ve Dış Ticaret Müsteşarlığı. HDTM İ. İhracaatı Geliştirme Etüd Merkezi.. İGEME İstanbul Üniversitesi İÜ J. Jandarma Genel Komutanlığı.. J. G. K. K. Kara Kuvvetleri Komutanlığı.. K. K. K. Karayolları Genel Müdürlüğü. TCK Kuzey Atlantik Savunma Paktı... NATO M. Maden Tetkik Arama Genel Müdürlüğü. MTA Marmara Üniversitesi.. MÜ Milli Güvenlik Kurulu. MGK Milli İstihbarat Teşkilatı.. MİT Milli Savunma Bakanlığı. MSB O. Ordu Yardımlaşma Kurumu OYAK Orman Yardımlaşma Kurumu. OGM Orman ve Köy İlişkileri Genel Müdürlüğü. ORKÖY Orta Doğu Teknik Üniversitesi... ODTÜ

73 P. Posta Telefon ve Telgraf Genel Müdürlüğü PTT S. Sosyal Sigortalar Kurumu Genel Müdürlüğü... SSK T. Toprak Mahsulleri Ofisi... TMO Türk Dil Kurumu.. TDK Türk Silahlı Kuvvetleri. TSK Türk Standartları Enstitüsü Başkanlığı. TSE Türk Tarih Kurumu... TTK Türkiye Bilimsel ve Tetkik Araştırma Kurumu.. TÜBİTAK Türkiye Büyük Millet Meclisi... TBMM Türkiye Çimento ve Toprak Sanayi TAŞ Gn. Md... ÇİTOSAN Türkiye Demir Çelik İşletmeleri... TDÇİ Türkiye Elektrik Kurumu Genel Müdürlüğü TEK Türkiye İşçi Sendikaları Konfederasyonu. TÜRK-İŞ Türkiye Kömür İşletmeleri Genel Müdürlüğü.. TKİ Türkiye Petrolleri Anonim Ortaklığı. TPAO Türkiye Radyo ve Televizyon Kurumu Gn. Md... TRT Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları İşletmesi Gn. Md... SEKA Türkiye Süt Endüstrisi Kurumu SEK Türkiye Zirai Donatım Kurumu Genel Müdürlüğü.. TZDK U. Uluslar arası Çalışma Örgütü İLO Uluslararası Para Fonu.. İMF Y. Yüksek Öğretim Kurulu YÖK

74 EK-3 Kelime Kısaltmaları: A. B. C. D. E. F. Adet :ad. Akademi :Ak. Alay :A. Albay :Alb. Almanca :Alm. Anlaşma :Antl. Arapça :Ar. Araştırma :arşt. Asker, Askeri :As. Asteğmen :Atğm. Astsubay :Astb. Bakınız :bkz. Başkan, Başkanlık:Bşk. Basım :bs. Başçavuş :Bçvş. Başhekim :Bhek. Binbaşı :Bnb. Birlik :Brl. Bölge :Blg. Bölük :Bl. Bölük Kom. :Bl. K. Bölüm :blm. Bütçe :büt. Cilt Coğrafya Cumartesi Çavuş Daire Dakika Doçent Doktor Eczacı Editör Erbaş Fabrika Fakülte Farsça Fransızca :c. :Coğ. :ct. :çvş. :Da. :dk. :Doç. :Dr. :Ecz. :Ed. :Erb. :Fb. :Fak. :Far. :Fr. G. H. İ. J. K. L. M. Genel :gn. Genelkurmay :Gnkur. Genel Müdür :Gn. Md. Genel Müdürlük General :Gen. Güverte :Gv. Hakim Harita İnzibat İstihkam Jandarma :Hak. :hrt. :İz. :İs. :J. Kıdem, Kıdemli Kilogram :kg. Kilometre :km. Kolordu :Kor. Komutan :K. Konferans :konf. Koramiral :Kora. Korgeneral :Korg. Kurmay :Kur. Laboratuar :Lab. Levazım :Lv. Limited Ortaklığı Limited Şirketi Litre :lt. Madde :md. Metre :m Milimetre :mm Muharebe :Mu. Muvazzaf :Muv. Müdür :Md. Müfettiş :Müf. Mühendis :Müh. Müsteşar :Müst. Müşavir :Müş. Mütehassıs :Müth.

75 N. Numara :no. O. Onbaşı :Onb. Operatör :Opr. Oramiral :Ora. Orgeneral :Org. Osmanlıca :Osm. Ö. Öğrenci :Öğr. Öğretmen :Öğ. P. Piyade :P. Profesör :Prof. Program :prog. S. Santimetre :cm. Subay :Sb. Ş. Şube :Şb. T. Tabur :Tb. Tarih yok :t. y. Teğmen :Tğm. Teknisyen :Teks. Teşkilat :Tşk. Topçu :Top. Tuğay :Tuğ. Tuğamiral :Tuğa. Tuğgeneral :Tuğg. Tümen :Tüm. Tümgeneral :Tümg. Türk Anonim Şirketi TAŞ Türkçe :T. U. Ulaştırma :Ulş. Uzman :Uz. Ü. Üstçavuş :Üçvş. Üsteğmen :Ütğm. V. Ve benzeri :vb. Veteriner :Vet. Y. Yarbay :Yrb. Yardımcı :Yrd. Yedek :Yd. Yüzyıl :yy. Yüzbaşı :Yzb.