T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL GÖREV/İŞ TANIMLARI VE İŞ GEREKLERİ

Transkript

1 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU AKADEMİK VE İDARİ PERSONEL GÖREV/İŞ TANIMLARI VE İŞ GEREKLERİ Kasım,

2 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU ORGANİZASYON ŞEMASI, 2016 MÜDÜR Özel Kalem YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim-Öğretim İşleri) MÜDÜR YARDIMCISI (İdari ve Mali İşler) BÖLÜMLER YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Temel İngilizce Personel İşleri Birimi Öğrenci işleri Birimi Mütercim Tercümanlık Bölüm Sekreterlikleri Teknik Hizmetler Modern Diller Taşınır İşleri Birimi Tahakkuk ve Satın Alma Birimi Koruma ve Güvenlik Birimi Yardımcı Hizmetler Birimi 2

3 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU AKADEMİK ORGANİZASYON ŞEMASI, 2016 MÜDÜR V. Prof. Dr. Saffet AYASUN YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU BÖLÜMLER Temel İngilizce Okt. Oğuzhan KALLİ Mütercim Tercümanlık Yrd. Doç. Dr. Halit ÜRÜNDÜ Modern Diller Okt. Fahri ŞENER ANABİLİM DALLARI 3

4 T.C. ÖMER HALİSDEMİR ÜNİVERSİTESİ YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU İDARİ ORGANİZASYON ŞEMASI, 2016 MÜDÜR V. Prof. Dr. Saffet AYASUN Özel Kalem Murat GÜNEŞ YÜKSEKOKUL KURULU YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Savaş DAYSAL Personel İşleri Birimi Mehmet ŞENGÜR Öğrenci işleri Birimi Emine GÖRÜR Bölüm Sekreterlikleri Ebru BOYALI Teknik Hizmetler Birimi Ramazan ONARAN Taşınır İşleri Birimi Murat GÜNEŞ Tahakkuk ve Satın Alma Birimi Berran ÖKMEN Koruma ve Güvenlik Birimi Osman SAPAN Mustafa TUNÇBİLEK Yardımcı Hizmetler Birimi Ufuk PINAR 4

5 YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU BİRİMLER VE İDARİ PERSONEL LİSTESİ SIRA ALT BİRİMİ/ STATÜSÜ NO KONUMU UNVANI GÖREVİ ADI VE SOYADI 1 - Memur Prof. Dr. Müdür V. Saffet AYASUN 2 YÜKSEKOKUL KURULU 3 YÜKSEKOKUL YÖNETİM KURULU 4 MÜDÜR YARDIMCISI (EĞİTİM-ÖĞRETİM) Memur Okt. Dr. Müdür Yardımcısı Soner ARIK 5 MÜDÜR YARDIMCISI (İDARİ VE MALİ İŞLER) Memur Yrd. Doç. Dr. Müdür Yardımcısı Halit ÜRÜNDÜ 6 BÖLÜM BAŞKANLIKLARI 7 ANA BİLİM DALI BAŞKANLIKLARI 8 YÜKSEKOKUL Yüksekokul Memur SEKRETERİ Sekreteri Yüksekokul Sekreteri Savaş DAYSAL 9 ÖZEL KALEM SEKRETERLİĞİ Memur Hizmetli Özel Kalem Sekreteri Murat GÜNEŞ 10 PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Memur Mehmet ŞENGÜR 11 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ Memur Memur Memur Emine GÖRÜR 12 TAŞINIR İŞLERİ BİRİMİ Memur Hizmetli Taşınır Kayıt Yetkilisi Murat GÜNEŞ 13 TAHAKKUK VE SATIN ALMA BİRİMİ Memur Memur Muhasebeci Berran ÖKMEN 14 TEKNİK HİZMETLER BİRİMİ Memur Memur Teknisyen Ramazan ONARAN KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ KORUMA VE GÜVENLİK BİRİMİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ BÖLÜM SEKRETERLİKLERİ YARDIMCI HİZMETLER BİRİMİ Memur Memur Memur Memur Memur Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Memur Memur Memur Koruma ve Güvenlik Görevlisi Koruma ve Güvenlik Görevlisi Temel İngilizce Bölüm Sekreteri Mütercim Tercümanlık Bölüm Sekreteri Modern Diller Bölüm Sekreteri Osman SAPAN Mustafa TUNÇBİLEK Ebru BOYALI Ebru BOYALI Ebru BOYALI Memur Hizmetli Arşiv Ufuk PINAR 5

6 YABANCI DİLLER YÜKSEKOKULU AKADEMİK PERSONEL LİSTESİ UNVANLAR/BÖLÜMLER/GÖREVİ SIRA NO ALT BİRİMİ Mütercim Tercümanlık 5 Temel İngilizce 6 Modern Diller 7 Modern Diller 8 Temel İngilizce 9 Temel İngilizce 10 Temel İngilizce 11 Temel İngilizce 12 Temel İngilizce 13 Temel İngilizce 14 Temel İngilizce 15 Temel İngilizce 16 Temel İngilizce 17 Temel İngilizce 18 Temel İngilizce 19 Temel İngilizce 20 Temel İngilizce 21 Temel İngilizce 22 Temel İngilizce 23 Temel İngilizce 24 Temel İngilizce 25 Temel İngilizce 26 Temel İngilizce 27 Temel İngilizce 28 Temel İngilizce 29 Temel İngilizce 30 Temel İngilizce 31 Temel İngilizce STATÜSÜ UNVANI GÖREVİ ADI VE SOYADI Prof. Dr. Müdür V. Saffet AYASUN Okt. Dr. Müdür Yardımcısı Soner ARIK Yrd. Doç. Dr. Müdür Yardımcısı Halit ÜRÜNDÜ Yrd. Doç. Dr. Bölüm Başkanı V. Halit ÜRÜNDÜ Okt. Bölüm Başkanı V. Oğuzhan KALLİ Okt. Bölüm Başkanı V. Fahri ŞENER Arş. Gör. Öğretim Elemanı Samed Yasin ÖZTÜRK Öğr. Gör. Öğretim Elemanı Necmettin KÜRTÜL Okt. Öğretim Elemanı Adem ALABAŞ Okt. Öğretim Elemanı Ahmet KARAKUL Okt. Öğretim Elemanı Ahmet ÖZTÜRK Okt. Öğretim Elemanı Aylin AYAN EV Okt. Öğretim Elemanı Sema AYLİN GİRAY Okt. Öğretim Elemanı Demet TURAN ÖZTÜRK Okt. Öğretim Elemanı Eda GÖZÜYEŞİL Okt. Öğretim Elemanı Edanur ŞENGÜL Okt. Öğretim Elemanı Elçin TURGUT Okt. Öğretim Elemanı Gül KARAAĞAÇ ZAN Okt. Öğretim Elemanı Gülin BAYKAN Okt. Öğretim Elemanı Hatice İSKENDEROĞLU Okt. Öğretim Elemanı Hayriye SAKARYA AKBULUT Okt. Öğretim Elemanı Lütfiye Ayça ÇELİKBAŞ Okt. Öğretim Elemanı Mahmut Metin AKSAN Okt. Öğretim Elemanı Mehmet ÖZLÜ Okt. Öğretim Elemanı Mustafa ÖZDERE Okt. Öğretim Elemanı Muhlis GÜLSOY Okt. Öğretim Elemanı Nihal YEĞENOĞLU Okt. Öğretim Elemanı Oğuzhan KALLİ Okt. Öğretim Elemanı Osman ÇETİN Okt. Öğretim Elemanı Rasim KAYI Okt. Dr. Öğretim Elemanı Soner ARIK 6

7 SIRA NO ALT BİRİMİ 32 Temel İngilizce 33 Temel İngilizce 34 Temel İngilizce 35 Temel İngilizce 36 Temel İngilizce Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık Mütercim Tercümanlık STATÜSÜ UNVANI GÖREVİ ADI VE SOYADI Okt. Öğretim Elemanı Süleyman AÇIKGÖZ Okt. Öğretim Elemanı Şüra TEKİN Okt. Öğretim Elemanı Veysel ŞENOL Okt. Öğretim Elemanı Yakup KARATAŞ Okt. Öğretim Elemanı Zeynep ÖZDEM ERTÜRK Yrd. Doç. Dr. Öğretim Üyesi Halit ÜRÜNDÜ Arş. Gör. Öğretim Elemanı Olcay ŞENER Okt. Öğretim Elemanı Çisem GÜLENLER Okt. Öğretim Elemanı Fahri ŞENER Okt. Öğretim Elemanı Mehmet Burak EV Okt. Öğretim Elemanı Neslihan ÖZDEMİR Okt. Öğretim Elemanı Nimet ALPASLAN Okt. Öğretim Elemanı Özge KOYUNCU Okt. Öğretim Elemanı Şeyda ARIK 7

8 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI PROF. DR. MÜDÜR Eğitim-Öğretim KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR REKTÖR Yabancı Diller Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Ömer Halisdemir Üniversitesi üst yönetimi tarafından belirlenen vizyon, misyon, amaç ve ilkeler doğrultusunda; Yüksekokulun vizyon ve misyonunu gerçekleştirmek için eğitim-öğretimin ve idari işlerin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak. Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosunda temsil etmek. Yüksekokul Kuruluna, Yüksekokul Yönetim Kuruluna, Disiplin Kuruluna ve Akademik Kurula başkanlık etmek ve kurullarda alınan kararların uygulanmasını sağlamak. Yüksekokul faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul akademik ve idari personelinin faaliyetlerini Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde yerine getirmesini sağlamak. Yüksekokulun teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. Gerek Yüksekokul birimleri arasında, gerekse Üniversitenin diğer birimleriyle eşgüdümü ve koordinasyonu sağlayarak bir düzen içinde çalışılmasını sağlamak. Her eğitim-öğretim yılı başında Akademik Kurul toplantısı yapmak. Yüksekokulun misyon ve vizyonunu belirlemek, tüm akademik ve idari personel ile paylaşmak ve gerçekleşmesi için onları motive etmek. Üniversitenin Stratejik Planına uygun Yüksekokul Stratejik Planını hazırlatmak; stratejik planla ilgili gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanarak ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak. Yüksekokul personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek. Yüksekokul öz değerlendirme ve kalite geliştirme çalışmalarının düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Yüksekokuldaki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını ve yürütülmesini sağlamak. Dış paydaşlarla etkili bir iletişim ve işbirliği içinde eğitim ve öğretim faaliyetlerini güncel tutmak. Paydaşların memnuniyetine yönelik çalışmalar yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Yüksekokulda mezun takip sistemi oluşturulmasını ve mezunlarla sıkı bir işbirliği içinde olunmasını sağlamak. Yüksekokulun akademik ve idari personelini denetlemek ve ilgili konularda direktifler vermek. Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim 8

9 elemanı dosyalarının ön incelemesini yaptırmak. Her yıl Yüksekokul bütçesinin, gerekçeleri ile birlikte hazırlanmasını, Rektörlük makamına sunulmasını ve uygulanmasını sağlamak. Yüksekokulun kadro ihtiyaçlarını planlamak ve Rektörlük Makamına sunmak. Yüksekokulda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokulun eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunlarını tespit etmek, çözüme kavuşturmak, gerektiğinde Rektörlüğe iletmek. Eğitim-öğretime ilişkin dünyadaki ve Türkiye deki son gelişmeleri takip etmek ve Yüksekokulda uygulanmasını sağlamak. Yüksekokulun makine/teçhizat ve bilgisayar ihtiyaçlarını belirlemek ve Rektörlük makamına sunmak. Yüksekokulda çözülemeyen arızaların Rektörlük Yapı İşlerine bildirilmesini sağlamak. Yüksekokul bilgi sistemini (Yüksekokul sayıları, akademik performans, danışmanlık ve anket yazılımları) oluşturmak ve aktif olarak çalıştırılmasını ve güncel tutulmasını sağlamak. Öğrenciler ile toplantılar düzenlemek, Yüksekokul ile ilgili taleplerini dinlemek ve çözümler üretmek. Öğrencilere gerekli sosyal hizmetleri sunmak ve katılımlarını teşvik etmek. İlgili mevzuat çerçevesinde, kısmi zamanlı (part-time) çalışan öğrencilere ilişkin iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak. Yüksekokulda öğrenci katılımlı bilimsel faaliyetler yapılmasını teşvik etmek. Öğrencilerin araştırma faaliyetlerinde aktif görev almalarını teşvik etmek. Yüksekokulun tanıtımının yapılmasını sağlamak, güncel tanıtım kitapçığı ve broşürü hazırlatmak. Yeni gelen öğrencilere bölümler tarafından oryantasyon programı uygulanmasını sağlamak ve oryantasyon el kitapçığını hazırlatmak. Yüksekokulun Faaliyet Raporunun hazırlanmasını sağlamak. Gelişmelere göre yeni komisyonlar kurmak. Yüksekokul hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak. Akademik ve idari personel için ihtiyaç duyulan alanlarda kurs, seminer ve konferans gibi etkinlikler düzenleyerek Yüksekokulun sürekli öğrenen bir organizasyon haline gelmesini sağlamak. Yüksekokulda araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanmasını ve sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokulun fiziki donanımı ile insan kaynaklarının etkili ve verimli olarak kullanılmasını sağlamak. Taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesini, kullanılmasını ve muhafazasını; kontrollerinin yapılmasını, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi vasıtasıyla kayıtlarının saydam bir şekilde tutulmasını ve hazırlanan Yönetim Hesabının verilmesini sağlamak. Yüksekokulda gerekli güvenlik ve engellilerle ilgili tedbirlerin alınmasını sağlamak. Görev ve sorumluluk alanındaki faaliyetlerin, mevcut iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Yüksekokul faaliyetlerine ilişkin, yönetmelik ve yönergeler hazırlatmak ve Rektörlüğe sunmak. Yüksekokul akademik ve idari personelinin yıllık izin, sıhhi izin, emeklilik, rapor vb. işlemlerin işleri aksatmayacak şekilde yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun internet sayfasının düzenlenmesini ve güncellenmesini sağlamak. Yüksekokula hibe yoluyla verilen malzemelerin kayıt altına alınmasını sağlamak. Yüksekokulun her türlü satın alma ve ayniyat işlemlerinin yerine getirilmesini sağlamak. Temsil, yönetme, personel seçimi, imza, harcama vb. yetkilerini Yüksekokulun çıkarlarını ve menfaatini gözeterek kullanmak. Kanun ve Yönetmelikleri ihlal eden, yasaklara aykırı olumsuz fiil ve davranışlarda bulunan personel ve öğrenciler hakkında Disiplin Yönetmeliği (hükümleri) gereğince disiplin soruşturması açmak ve sonucunu Rektörlüğe bildirmek. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokuldaki çalışmalar, Yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında Rektöre rapor vermek. Yüksekokulun sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Yüksekokuldaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Rektörün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Müdür, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Rektöre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI 9

10 a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. İleri seviyede yabancı dil bilgisine sahip olan. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Tarih İmza ONAYLAYAN (Rektör) Tarih İmza 10

11 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü / Müdür Yardımcılığı STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI PROF. DR., DOÇ.DR., YRD. DOÇ. DR., ÖĞR. GÖR VEYA OKUTMAN MÜDÜR YARDIMCISI (Eğitim-Öğretim İşleri) Eğitim-Öğretim KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Yabancı Diller Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Yüksekokulun vizyonu ve misyonu doğrultusunda eğitim-öğretim ve bilimsel araştırma faaliyetlerinin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi için Müdüre yardımcı olunması, Müdür görev başında olmadığı zamanlarda Müdüre vekalet edilmesi ve Müdür adına işler yürütülmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak için Müdüre yardımcı olmak. Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdüre birinci derecede yardımcı olmak. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosunda temsil etmek. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Kurullarına ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına başkanlık etmek. Müdürün katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Yüksekokulu temsil etmek ve ikili ilişkileri yürütmek. Yüksekokulda eğitim-öğretimin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokuldaki eğitim-öğretim faaliyetlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul faaliyetlerine ilişkin, eğer gerekiyorsa, yönetmelik ve yönergeler hazırlama hususunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulun eğitim-öğretim sistemiyle ilgili sorunları tespit edilmesinde, çözüme kavuşturulmasında Müdüre yardımcı olmak. Eğitim-öğretime ilişkin dünyadaki ve Türkiye deki son gelişmeleri takip etmek ve Yüksekokulda uygulanması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yapmak. Eğitim-öğretim ve araştırmalarla ilgili politikalar ve stratejiler geliştirilmesinde Müdüre görüş bildirmek. Yüksekokuldaki bölümlerin akredite edilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasında Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokuldaki bölümlerin akredite edilmesi için gelen Akreditasyon ziyaret ekibinin programını hazırlamak ve yürütmek. Öğretim elemanlarına Öğretim Süreci Değerlendirme Anketlerinin uygulanmasını sağlamak. Yüksekokul bilgi sisteminin (Yüksekokul sayıları, akademik performans, danışmanlık ve anket yazılımları) oluşturulmasında, aktif olarak çalıştırılmasında ve güncel tutulmasında Müdüre yardımcı olmak. 11

12 Ders planları, dersliklerin dağılımı, sınav programları ile ilgili çalışmaları planlamak. Sınav tarih, saat ve yerlerini belirlenmesini, gözetmenlerin tayin edilmesini ve sınavların düzenli olarak yapılmasını sağlamak. Müdür adına öğretim elemanlarının dersleri düzenli olarak yürütmelerini sağlamak, kontrol etmek. Yüksekokulun uluslararası ilişkilerinin artırılması ve yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. Yeni gelen öğrencilere, bölümler tarafından oryantasyon programı uygulanması ve oryantasyon el kitapçığının hazırlatılması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Öğrencilere yönelik sosyal hizmetlerin belirlenmesi çalışmalarını yapmak. Yüksekokulda öğrenci katılımlı bilimsel faaliyetler ve öğrenci proje yarışmaları yapılması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Her türlü burs işlemi ile ilgilenmek. Mazeret sınav isteklerinin değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Öğrenci disiplin olayları ile ilgili işlemlerin yönetmenliklere uygun olarak yapılmasını sağlamak. Öğrencilerin sportif ve kültürel etkinlikler kapsamındaki izinlerini değerlendirmek ve ilgili birimler tarafından gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak. Öğrencilerin kayıt dondurma isteklerinin değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Öğrencilerin ders muafiyetlerinin değerlendirilmesini ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak. Değişik nedenlerle ortaya çıkan öğrenci ders intibakları ile ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak. Öğrenciler tarafından sınav sonuçlarına yapılan itirazların değerlendirilmesi ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Yüksekokul bünyesinde bölüm/anabilim dalı bazında ders dağılımlarının dengeli ve makul bir şekilde yapılmasını sağlamak. Yatay/dikey geçiş, yabancı uyruklu öğrenci kabulü ile ilgili her türlü çalışmaları ve takibini yapmak, programların düzenlenmesini sağlamak. Öğrenci kulüplerinin ve öğrencilerin düzenleyeceği her türlü etkinliğin kontrolünü ve denetimini yapmak. Bölüm Başkanlıkları tarafından çözüme kavuşturulamayan öğrenci sorunlarını Müdür adına dinlemek ve çözüme kavuşturmak. Yüksekokul tarafından öğrenciye yönelik düzenlenecek konferans, panel, toplantı, sempozyum, seminer, yemek, gezi, teknik gezi gibi etkinlikleri organize etmek. Bölüm temsilcileri ve Yüksekokul temsilcisi seçimlerini düzenlemek, bu temsilcilerle yapılacak toplantılara başkanlık etmek. Bölümler tarafından yapılan ders görevlendirmelerinin denetimini yapmak. Mezuniyet töreni ile ilgili çalışmaları düzenlemek. Yüksekokulda mezun takip sistemi oluşturulması ve mezunlarla sıkı bir işbirliği içinde olunmasının sağlanmasında Müdüre yardımcı olmak. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun eğitim-öğretim durumuna ilişkin Müdüre rapor vermek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Diğer Müdür yardımcısının (İdari-Mali İşler) görevi başında bulunmadığı zamanlarda onun görevlerini yapmak. Müdürün görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapmak. Müdür Yardımcısı, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 12

13 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. İleri seviyede yabancı dil bilgisine sahip olan. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Adı ve Soyadı: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Tarih İmza ONAYLAYAN (Müdür) Tarih İmza 13

14 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu Müdürlüğü / Müdür Yardımcılığı STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI PROF. DR., DOÇ.DR., YRD. DOÇ. DR., ÖĞR. GÖR VEYA OKUTMAN MÜDÜR YARDIMCISI (İdari-Mali İşler) Eğitim-Öğretim KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Yabancı Diller Yüksekokulu Akademik ve İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Yüksekokulun vizyonu ve misyonu doğrultusunda idari ve mali işlerinin etkinlik, verimlilik ve etik ilkelerine göre planlanması, örgütlenmesi, yönlendirilmesi, koordine edilmesi, kararlar alınması ve denetlenmesi için Müdüre yardımcı olunması, Müdür görev başında olmadığı zamanlarda Müdüre vekalet edilmesi ve Müdür adına işler yürütülmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda verilen görevleri yapmak. Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak Yüksekokulun etkin, verimli ve uyumlu bir biçimde çalışmasını sağlamak için Müdüre yardımcı olmak. Birimin tüm sevk ve idaresinde Müdüre birinci derecede yardımcı olmak. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokulu üst düzeyde ve Üniversite Senatosunda temsil etmek. Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda Yüksekokul Kurullarına ve Yüksekokul Yönetim Kurullarına başkanlık etmek. Müdürün katılamadığı durumlarda dış paydaşlarla ilgili toplantılarda Yüksekokulu temsil etmek ve ikili ilişkileri yürütmek. Yüksekokulda idari ve mali işlerin düzenli bir şekilde sürdürülmesini sağlamak. Yüksekokul idari ve mali işlerini ilgilendiren mevzuatı sürekli takip etmek. Yüksekokul idari ve mali işlerine ilişkin, yönetmelik ve yönergeler hazırlanması hususunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulun idari ve mali işleri ile ilgili sorunların tespit edilmesi, çözüme kavuşturulmasında Müdüre yardımcı olmak. Üniversitenin Akademik Değerlendirme Komisyonuna gönderilecek atamalara ilişkin öğretim elemanı dosyalarının ön incelemesini yapmak. İdari ve mali işlerin daha etkin ve verimli olmasına yönelik politikalar ve stratejiler ile ilgili Müdüre görüş bildirmek. Yüksekokulun Stratejik Planı nın hazırlanmasında Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokul Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmalarının yürütülmesinde Müdüre yardımcı olmak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmaları için standartların belirlenmesini sağlamak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmaları için kurulların oluşturulmasını ve çalışmalarını sağlamak. Öz Değerlendirme ve Kalite Geliştirme çalışmalarının yıllık raporlarının hazırlanmasını ve Müdürlüğe sunulmasını sağlamak. Ders ücret formlarının düzenlenmesini ve kontrolünü sağlamak. Dilek ve öneri kutularının düzenli olarak açılmasını sağlamak ve değerlendirmesini yapmak. 14

15 Yüksekokulun yürüteceği tüm organizasyonlarda (Kongre, Seminer, Panel, Sempozyum, Yemek vb.) Yüksekokul Sekreteri ile koordineli çalışarak organizasyonları yapmak, basın yayın kuruluşları ve kamu kuruluşları ile irtibata geçmek. Yüksekokulun, personel (özlük hakları, akademik personel alımı, süre uzatma, idari soruşturma vb.) işlerinin koordinasyonunu sağlamak ve yürütmek. Akademik ve idari personelin kadro, izin ve diğer özlük işlemlerini takip etmek ve personelin isteklerini dinlemek, çözüme kavuşturmak. Sivil savunma hizmetlerinin ve güvenlik hizmetlerinin takibini yapmak, mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak. Çalışma ortamlarında ve laboratuvarlarda, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili hususların uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak, önlemlerin alınmasını sağlamak. Bilirkişilik görevlendirmelerinin yapılmasını sağlamak. Arşiv, istatistik ve veri tabanı çalışmalarının sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak. Yüksekokulda açılacak kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek, denetlemek. Çevre, temizlik, bakım-onarım hizmetlerinin düzenli yürütülmesini sağlamak ve denetlemek. Yıllık İdari Faaliyet Raporlarının hazırlanmasını sağlamak. Yüksekokul İç Kontrol Uyum Eylem Planı nın hazırlanmasını, denetimini ve ilgili birimlere sunulmasını sağlamak. Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaları denetlemek ve sonuçlandırmak. Teknik/Teknolojik/Fiziki altyapının planlanması, verimli kullanımı ve iyileştirilmesini sağlamak. Tahakkuk, taşınır kayıt ve kontrol, satın alma, bütçe ve ödenek durumlarının takibini yapmak. Baskı, fotokopi vb. işlerin düzenli yapılmasını sağlamak. Yüksekokula alınacak araç, gereç ve malzemelere ilişkin ilgililerle görüşmeler yapmak, onların görüş ve önerilerini almak. Çalışma odaları, derslikler, amfiler ile ilgili ihtiyaçların belirlenmesini, hazırlıkların gözden geçirilmesini ve çalışmaların denetlenmesini sağlamak. Dersliklere ait ders araç-gereç ihtiyaçların belirlenmesi ve teminini sağlamak. Laboratuvarlardaki araç-gereç ihtiyaçlarının tespitinin ve giderilmesi için gerekli çalışmaların yapılmasını sağlamak. Teknik hizmetleri denetlemek. Binalar ve çevre düzeni ile ilgili birimlerin ve işlerin denetimini yapmak. Tüketim malzemelerinin dönem çıkış raporlarının takibini yapmak. Taşınır devirleri ve hurdaya ayırma çalışmalarını yapmak ve bu konuda Müdüre görüş bildirmek. Engelliler ile ilgili düzenlemelerin tespitinin ve takibinin yapılmasını sağlamak. Yüksekokulun tanıtımının yapılmasını sağlamak, tanıtım kitapçığı ve broşürü hazırlatmak. Yüksekokul internet sayfasının düzenlenmesini, güncellenmesini ve sürekli takibinin yapılması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokulda araştırma projelerinin düzenli olarak hazırlanması ve sürdürülmesini sağlanması konusunda Müdüre yardımcı olmak. Yapılan tüm idari ve mali işlerde tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek. Her eğitim-öğretim yılı sonunda ve istendiğinde Yüksekokulun idari ve mali durumuna ilişkin Müdüre rapor vermek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Diğer Müdür yardımcısının (Eğitim-Öğretim İşleri) görevi başında bulunmadığı zamanlarda onun görevlerini yapmak. Müdürün görev alanı ile ilgili vereceği diğer görevleri yapmak. Müdür Yardımcısı, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE 15

16 B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nda ve 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu nda belirtilen genel niteliklere sahip olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 5) ÖZEL NİTELİKLER Vizyon sahibi. Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. İleri seviyede yabancı dil bilgisine sahip olan. Sorgulayıcı. Sabırlı. Yaratıcı. Kendine güvenen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Karar verici ve problem çözücü. Analitik düşünebilen ve analiz yapabilen. Empati kurabilen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Zaman yönetimini iyi yapabilen. Yoğun tempoda çalışabilen. Adı ve Soyadı: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Tarih İmza ONAYLAYAN (Müdür) Tarih İmza 16

17 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI YÜKSEKOKUL SEKRETERİ YÜKSEKOKUL SEKRETERİ Genel İdare KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR MÜDÜR Yabancı Diller Yüksekokulu İdari Personeli A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Üniversite üst yönetimi tarafından belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; Yüksekokulun vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim-öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm idari ve akademik faaliyetlerin etkililik, verimlilik ve etik ilkelere uygun olarak yürütülmesinin sağlanması. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Yönetim fonksiyonlarını (Planlama, Örgütleme, Yöneltme, Koordinasyon, Karar Verme ve Denetim) kullanarak, Yüksekokulun akademik ve idari anlamda etkin ve uyumlu bir biçimde çalışması için Müdüre yardımcı olmak. Yüksekokul hizmetlerinin etkili, verimli ve süratli bir şekilde sunulmasını sağlamak. Yüksekokul idari personelinin Kanunlar ve Yönetmelikler çerçevesinde belirlenmiş faaliyetleri yerine getirmesi hususunda Müdüre yardımcı olmak. Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı ve değişiklikleri sürekli takip etmek, edilmesini sağlamak. Birimlerden çıkan ve birimlere giren her türlü yazı ve belgeyi kontrol etmek. Kurum/kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların havalesini yapmak ve cevabi yazıların kontrolünü yapmak. Elektronik Belge Yönetim Sistemin (EBYS) de birim evrak sorumlusu olarak gelen evrakın ilgili Yüksekokul birimlerine yönlendirmesini ve gereği ile cevap yazılarının hazırlanmasını, günlük işlerin imza takibinin yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. Birim personelinin iş analizine uygun çalıştırılmasını sağlamak ve iş analizinde gerekli olan güncellemeleri 6 ayda bir yapmak/gözden geçirmek ve Müdüre bilgi vermek. İdari personelin teşkilat, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemek. İdari personel ile periyodik toplantılar yapmak, uyumlu ve verimli çalışmaları için gerekli tedbirleri almak, personel arasında adil işbölümü yapılmasını sağlamak, kılık kıyafetleri ile görevlerini yerine getirip getirmediklerini denetlemek, gerekli durumlarda idari personelin görev alanlarını ve birimlerini düzenlemek. Faaliyet Raporu, İç Denetim, Üniversitenin Stratejik Planına uygun Yüksekokul Stratejik Planını hazırlama çalışmalarına katılmak, sonuçlarını takip ederek zamanında ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak. Birimin yıllık performans programına ilişkin istatistiki bilgilerin ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasını ve ilgili yerlere bildirilmesini sağlamak. Performans çalışmaları sonucuna göre gösterge tablolarını hazırlamak. Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulunda Raportörlük görevi yapmak; bu kurullarda alınan kararların yazılması, korunması ve saklanmasını sağlamak. Yüksekokulun tanıtımının, basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini; resmi açılış, protokol, ziyaret, öğrenci etkinlikleri ve tören işlerini düzenlemek ve gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak. 17

18 Yüksekokulun bütçe çalışmalarını yapmak ve rapor halinde Müdüre sunmak. Yüksekokulda gerekli güvenlik tedbirlerini almak, aylık nöbet çizelgelerini düzenlemek ve Müdüre imzaya sunmak. Yüksekokulda eğitim-öğretim etkinlikleri ile sınavların (ÖSYM, AÖF vb.) güvenli ve sağlıklı bir biçimde yapılabilmesi için gerekli hazırlıkların yapılmasını sağlamak. Yüksekokuldaki Kurulların gündemlerini hazırlatmak; alınan kararların yazdırılması ve kontrolünün yapılarak ilgililere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlamak. Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlamak. İdari personelin mesaiye devamlarını takip etmek, izinlerini Yüksekokuldaki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenlemek. Bilgi Edinme Yasası çerçevesinde, her türlü bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap vermek. Yüksekokul öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak. Öğretim elemanlarının gereksinimi olan ders araç-gereçlerini sağlamak, bakım ve onarımını yaptırmak. Öğretim üyelerinin döner sermaye üzerinden yaptıkları proje, danışmanlık vb. işlerinin yazışmalarının yapılması ve takibini sağlamak. Her eğitim-öğretim dönemi başında dersliklerin teknik anlamda bakım ve onarımlarını yaptırtmak ve bununla ilgili gerekli yazışmaları hazırlamak. Bina bakım-onarımı ile ilgili işlerin tespitini yapmak, ilgili birimlere iletmek ve takip etmek. Yüksekokulun ısınmasıyla ilgili gerekli tedbirleri almak. Yüksekokulun fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeler hazırlamak ve Müdüre sunmak. Yüksekokulda meydana gelebilecek teknik arızaların onarımının ve bakımının yapılmasını sağlamak. Yüksekokuldaki temizlik hizmetlerinin yapılmasını sağlamak ve denetlemek. Üst makamlarca istenildiğinde, öğrencilere ilişkin bilgileri danışmanlardan alarak ilgili makama sunmak. Yüksekokul için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında, taşınır kayıt kontrol yetkilisi ile eşgüdümlü çalışmak. Yüksekokula ait mal ve malzemelerin demirbaş kayıtları ile ambar giriş ve çıkışlarının yapılmasını sağlamak ve takip etmek. Yüksekokulun kırtasiye, demirbaş vb. ihtiyaçlarını belirleyerek Müdüre sunmak ve gerekli satın almaları gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak. Yüksekokula alınan her türlü hizmet ve malzemeye ait evrakların tahakkukunu gerçekleştirme görevlisi olarak incelemek, imzalamak ve Müdüre sunmak. Akademik ve idari personelin maaş, ek ders ve fazla mesai işlemlerinin muhasebeleştirilmesini gerçekleştirme görevlisi olarak sağlamak. Yüksekokulun idari ve temizlik personelini denetlemek ve çalışma konularında direktif vermek. Yüksekokul idari personelinin işi ile ilgili kurs, eğitim vb. katılımını sağlamak. Yüksekokul bünyesinde birim arşivi oluşturup sorumlusunu belirlemek, arşiv düzeninin sağlamak ve geçmiş döneme ait her türlü evrakın arşiv yönetmelikleri doğrultusunda arşivlenmesini sağlamak. Öğrencilerin Yüksekokul ile ilgili her türlü sorunlarının çözümünde yardımcı olmak, bununla ilgili görüşmeler yapmak. Öğrencilerden gelen sağlık raporlarının ilgili bölüme ve komisyona ulaştırılmasını sağlamak. Öğrencilerin Not Durum Belgeleri ve Diplomalarını kontrol etmek, imzalamak, talep olduğu takdirde Diploma suretlerini aslı gibi yapmak. Yüksekokul içinde etkin bir kayıt ve dosyalama sistemi kurulmasını, yürütülmesini ve geliştirilmesini sağlamak. Rektörlük tarafından organize edilen toplantılara katılmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Müdür Yardımcılarının ve Müdürün görev alanı ile ilgili vereceği diğer işleri yapmak. Yüksekokul Sekreteri, görevleri ve yaptığı tüm iş/işlemlerden dolayı Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI 18

19 a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az lisans mezunu olmak; İşletme, İktisat, Maliye, Kamu Yönetimi, İnsan Kaynakları, İş İdaresi vb. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Gerekmiyor. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği ile 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu nun 68/b maddesi şartlarını taşımaları gerekmektedir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Önderlik yeteneğine sahip. Kendini sürekli yenileyen. Araştırıcı ve meraklı. Mevzuatı takip edebilen, yorum yapabilen. Sorgulayıcı. Sabırlı. Kendine güvenen. Etkin yazılı ve sözlü iletişim yeteneğine sahip. İkna kabiliyeti yüksek. Yoğun tempoda çalışabilen. Hızlı, düzenli ve dikkatli. Adı ve Soyadı: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Tarih İmza ONAYLAYAN (Müdür) Tarih İmza 19

20 ÖZEL KALEM 20

21 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu /Özel Kalem STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI BİLGİSAYAR İŞLETMENİ, MEMUR VEYA SEKRETER ÖZEL KALEM SEKRETERİ Genel İdare KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI Müdürlüğün sekreterlik hizmetlerinin etkin ve verimli bir şekilde yerine getirilmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Müdürlüğün sekreterlik hizmetlerini (telefon aktarma, not alma, randevu ayarlama, faks çekme vb.) yapmak. Müdürün telefon görüşmelerini ve randevularını düzenleyerek günlük iş takibini yapmak. İş akışındaki günlük acil yazılara ilişkin Müdürü bilgilendirmek. Müdür odasına ilgisiz ya da uygun olmayan kişilerin girmesini engellemek, Müdür olmadığı zamanlarda odanın kilitli tutulmasını sağlamak. Yüksekokul Müdürlüğünün günlük yazışmalarını yapmak, takip etmek, işlemi bittikten sonra dosyalamak. Gerektiğinde çeşitli evrak ve dokümanları hazırlamak. Yüksekokula gelen ve giden evrakların kayıtlarını yapmak ve amirlerin talimatları doğrultusunda ilgililere iletmek. Islak imzadan gelen yazıları ilgililere dağıtmak ve takibini yapmak. Yapılacak toplantıları personele duyurmak. Senato, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Disiplin Kurulu gibi önemli toplantıların gün ve saatini Müdüre hatırlatmak. Yüksekokulun; Yüksekokul, Yönetim ve Disiplin Kurulları toplantı bilgilerini ilgililere duyurmak ve alınan kararları kurul üyelerine imzalatmak, ilgili birimlere göndermek. Çeşitli duyuruları ilgili birimlere bildirmek. Müdürlüğe ve Müdüre ait özel ve kurumsal dosyaları tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek. Müdüre ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlayarak zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak. Müdürün ihtiyaç duyduğu araç-gereç ve diğer malzemeyi önceden tespit ederek teminini sağlamak. Müdürlüğe gelen misafirleri, görüşme taleplerine göre, gerekirse diğer ilgililere yönlendirerek Müdürün zamanını iyi kullanmasına yardımcı olmak. Müdürlüğe gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak. Gerekli görülmesi halinde, Müdürün ziyaretçilerini günlük olarak bir deftere ad, tarih ve saat belirterek not etmek, ayrıca telefonla arayanları aynı şekilde kaydetmek. Telefon görüşmelerinde ya da ziyaretlerde karşı tarafa gereksiz bilgilerin verilmesinden kaçınmak, gizliliğe dikkat etmek. Müdür makam odasının temizliğini takip etmek ve teknik problemlerini ilgililere iletmek. Üniversite içerisinde ve şehirde uygulanan protokol listelerini ve telefon rehberlerini takip ederek, sürekli güncel kalmalarını sağlamak. Çalışma ortamında tehlikeye sebebiyet verebilecek, ocak, ısıtıcı, çay makinesi gibi cihazları kontrol etmek; her gün ortamı terk ederken, bilgisayar, yazıcı gibi elektronik aletleri kontrol etmek, kapı ve 21

22 pencerelerin kapalı tutulmasına dikkat etmek. Görevleriyle ilgili evrak, taşınır ve taşınmaz malları korumak, saklamak. İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Yüksekokul Sekreterinin ve Müdürün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Özel Kalem Sekreteri, yaptığı iş/işlemlerden dolayı Yüksekokul Sekreterine ve Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan b) İş Riski Yok 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ ] ZİHİNSEL ÇABA [ X ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az ön lisans mezunu olmak. 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Alanı ile ilgili eğitim almış olmak veya Bilgisayar İşletmeni Sertifikası na sahip olmak. 1 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Gerekmiyor. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri geçerlidir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Pozitif bakış açısına sahip. İletişimi iyi ve güler yüzlü. Dikkatli, temiz ve düzenli. Düzgün konuşma yeteneğine sahip. Gizliliğe önem veren. Adı ve Soyadı: Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Tarih İmza ONAYLAYAN (Müdür) Tarih İmza 1 Yalnızca Bilgisayar İşletmeni kadrosuna atananlar için geçerlidir. 22

23 PERSONEL İŞLERİ BİRİMİ 23

24 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu/Personel İşleri Birimi STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI MEMUR MEMUR Genel İdare KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI Yüksekokul akademik ve idari personelinin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemlerinin (terfi, atama, görevlendirme, intibak, emeklilik vb.) ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirilmesi. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin iş ve işlemleri (terfi, atama, görevlendirme, intibak, emeklilik vb.) ilgili kanun, mevzuat ve yönetmelikler çerçevesinde yerine getirmek. Yapılan iş ve işlemlere ilişkin kanun, mevzuat ve yönetmelik değişikliklerini sürekli takip etmek. Personel işleri ile ilgili Yüksekokula gelen ve giden tüm yazışmaların takibini yapmak, cevaplarının zamanında yazılmasını sağlamak. Stratejik Plan, Sabotaj Planı, 24 Saat Çalışma Planı ve birim faaliyetlerinin hazırlanmasında sekreterlik yapmak. Akademik ve idari personelin özlük hakları ile ilgili günlük yazışmaları, atama, görevlendirme vb. önem sırasına göre iş akışına sunmak, takip ve kontrol etmek. Yüksekokulun akademik kadro talepleriyle ilgili yazışmaları hazırlamak. Açıktan atanacak akademik personelin jüri üyelerine görev yazılarını hazırlamak, Bölüm ve Ana Bilim Dalı Başkanlıklarının görüş talep yazılarını hazırlamak, kazanan aday/adayların atanma önerisini Yönetim Kuruluna sunmak üzere kararları yazmak, atanmasına ve işe başlamasına müteakip SGK girişlerini yapmak. Bölüm Başkanlıkları, Anabilim Dalı Başkanlıkları, Yüksekokul Senato Temsilcisi, Yüksekokul Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu üyelerinin seçimi ve atanmaları ile ilgili yazışmaları yapmak ve görev sürelerini takip etmek. Akademik personelin görev sürelerinin uzatma tekliflerini bölümlerden istemek ve yeniden atanabilmesi için gerekli yazışmaları yapmak. Akademik ve idari personelin özlük haklarına ilişkin gerekli tüm belgeleri zamanında maaş tahakkuka vermek sayılı Kanun un ilgili maddeleri (35, 38, 39, 40, 50/d maddeleri kapsamında öğretim elemanlarının eğitim-öğretim, akademik ve bilimsel araştırma amaçlı görevlendirmeleri ile değişim programları kapsamındaki görevlendirmelerini yapmak. Özlük ile ilgili bilgi edinme birimi yazışmalarını yapmak. ÖYP kapsamındaki Araştırma Görevlilerinin tüm özlük işlerini yürütmek. Akademik ve idari personelin yıllık, mazeret, doğum ve ücretsiz izin vb. dosyaya işlemek ve takibini yapmak. İdari personelin aylık mesai devam çizelgesini hazırlamak. Akademik ve idari personelin izin ve raporlarını haftalık olarak Rektörlüğe bildirmek. Akademik ve idari personelin sağlık raporlarını sıhhi izin oluruna çevirmek için Müdürlük Oluru hazırlamak. 24

25 Akademik ve idari personelin sağlık raporlarını, kadrolarının olduğu birimlere ve Rektörlüğe bildirilmek. Akademik ve idari personelin almış oldukları sağlık raporlarının süresinin bitiminde göreve başlamasını Rektörlük Makamına bildirmek, raporun bir örneğini Tahakkuk ve Satın Alma Birimine vermek. Akademik ve idari personelin emeklilik işlemleri ile naklen ayrılan ve istifa eden personelin yazışmalarını yapmak. Nakil giden personel için nakil bildirimi hazırlamak. İdari personelin asalet tasdik işlemlerini yürütmek. İdari personelin asalet tasdikinden sonra Yemin Belgesini Yüksekokul Sekreterinin onayına sunmak ve takibini yapmak. Akademik personel ile ilgili hususlarda Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu gündemini ve kararlarını hazırlamak, işlemi biten kararları karar defterine yapıştırmak. Akademik ve idari personele ait mal bildirim formları ile ilgili gerekli yazışmaları yapmak. Akademik ve idari personele gelen tebliğ yazılarını ilgililere tebliğ etmek. Akademik ve idari personelin disiplin işlemlerini gizlilik esasına göre yürütmek. Görevde yükselmeleri takip etmek ve ilgili yazışmaları yapmak. Birimlerde görev yapan akademik ve idari personelin listelerini hazırlamak ve güncel tutulmasını sağlamak. Akademik personelin izinli ve raporlu olduğu durumlarda gönderilen ders telafi programlarının kontrolünü yapmak. Yasal mevzuat ile ilgili akademik ve idari personeli bilgilendirmek ve yönlendirmek. İş hacmi yoğun olan birimlere, amirin saptayacağı esaslara göre yardımcı olmak. Kendisine verilen görevleri zamanında, eksiksiz, işgücü, zaman ve malzeme tasarrufu sağlayacak şekilde yerine getirmek. Kendi sorumluluğunda olan büro makineleri ve demirbaşların her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak. Sorumluluğundaki mevcut araç, gereç ve her türlü malzemenin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak. Yüksekokul Sekreterinin ve Müdürün görev alanı ile ilgili verdiği diğer işleri yapmak. Memur, yaptığı iş/işlemlerden dolayı Yüksekokul Sekreterine ve Müdüre karşı sorumludur. 3) ÇALIŞMA KOŞULLARI a) Çalışma Ortamı Kapalı alan. b) İş Riski Var (Mali, Hukuksal, Vicdani) 4) GÖREV/İŞİN GEREKTİRDİĞİ AĞIRLIKLI ÇABA [ ] FİZİKSEL ÇABA [ X ] ZİHİNSEL ÇABA [ ] HER İKİSİ DE B. ATANACAKLARDA ARANACAK NİTELİKLER 1) GEREKLİ ÖĞRENİM DÜZEYİ VE BÖLÜMÜ En az ön lisans mezunu olmak ( İşletme, İktisat, Maliye, İstatistik, Hukuk, Kamu Yönetimi, Tarih, Coğrafya, Türk Dili ve Edebiyatı vb.) 2) GEREKLİ MESLEKİ EĞİTİM, SERTİFİKA, DİĞER EĞİTİMLER Yok. 3) GEREKLİ YABANCI DİL VE DÜZEYİ Yok. 4) GEREKLİ HİZMET SÜRESİ Görevde yükselme sureti ile atanacaklar için, Yükseköğretim Üst Kuruluşları ile Yükseköğretim Kurumları Personel Görevde Yükselme Yönetmeliği hükümleri geçerlidir. 5) ÖZEL NİTELİKLER Araştırmacı. Güvenilir. İyi iletişim kurabilen. Sorunlara pratik çözümler üretebilen. Mevzuata hakim olan ve yorum yapabilen. Dikkatli. 25

26 Sabırlı. Empati kurabilen. Bu dokümanda açıklanan görev tanımımı okudum. Görevimi burada belirtilen kapsamda yerine getirmeyi kabul ve taahhüt ediyorum. Adı ve Soyadı: Tarih İmza ONAYLAYAN (Müdür) Tarih İmza 26

27 ÖĞRENCİ İŞLERİ BİRİMİ 27

28 GÖREV/İŞ TANIMI FORMU KADRO VEYA POZİSYONUN BİRİMİ/ALT BİRİMİ Yabancı Diller Yüksekokulu/Öğrenci İşleri Birimi STATÜSÜ [ X ] MEMUR [ ] SÖZLEŞMELİ PERSONEL UNVANI GÖREVİ SINIFI BİLGİSAYAR İŞLETMENİ VEYA MEMUR MEMUR Genel İdare KODU ÜST YÖNETİCİSİ BAĞLI BULUNDUĞU YÖNETİCİ/YÖNETİCİLERİ ASTLARI REKTÖR YÜKSEKOKUL SEKRETERİ, MÜDÜR Yok A. GÖREV/İŞLERE İLİŞKİN BİLGİLER 1) GÖREV/İŞİN KISA TANIMI İlgili Mevzuat çerçevesinde, Yüksekokul öğrencilerinin eğitim-öğretim konularındaki iş ve işlemlerinin mevcut kaynakların etkili ve verimli bir şekilde kullanılarak yapılması. 2) GÖREV/İŞ YETKİ VE SORUMLULUKLAR Yüksekokul öğrencilerinin eğitim-öğretim konularındaki iş ve işlemlerini yapmak. Öğrenci işlerine havale edilen evraklar ve öğrenci işlemlerine ilişkin her türlü yazışmayı yapmak. Ömer Halisdemir Üniversitesi Lisans ve Ön Lisans ve Sınav Yönetmeliği ve ilgili yönetmelik değişiklerini ve ilgili mevzuatı sürekli takip etmek, gerekli duyuruları yapmak, akademik takvimi takip etmek. Öğrencilerin, not durum belgesini, kayıt dondurma, kayıt yenileme, kayıt silme, askerlik tecil işlemlerini, burs başarı belgelerini, geçici mezuniyet belgelerini, diplomalarını, öğrenci disiplin soruşturmaları sonucunu vb. dokümanları hazırlamak. Öğrenim ve katkı kredi takiplerini, Başbakanlık ve diğer bursları takip etmek, duyurmak ve gereken işlemleri yapmak. Mazereti nedeniyle sınavlara giremeyen öğrencilerin listesini ilgili komisyona ve Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunmak, alınan kararları bölümlere ve Rektörlüğe göndermek üzere yazışmaları hazırlamak ve öğrencilere duyurmak. Öğrenci bilgilerinin ve notlarının otomasyon sistemine girilmesini takip etmek. Her eğitim-öğretim yılında bölümlerde uygulanacak eğitim-öğretim planlarını ve Yüksekokul Kurulu Kararlarının uygunluğunu kontrol etmek, alınan kararları Rektörlüğe bildirmek. Yüksekokul Yönetim Kurulunda belirlenen örgün, ikinci öğretim, dikey/yatay geçiş, yabancı uyruklu öğrenci kontenjanlarını Rektörlüğe bildirmek. Disiplin soruşturması açılan öğrencilerin soruşturmacı görev yazışmalarını yapmak, soruşturma raporlarını takip etmek ve sonuçlarını Rektörlüğe bildirmek, cezalarını sicillerine işlemek. Sınıf danışmanlarına, yapılacak iş ve işlemlerle ilgili bilgi vermek ve sonuçlarını takip etmek. Yüksekokulda yapılan öğrenci konseyi ve temsilciliği ile ilgili işlemleri yapmak. Yaz okulunda diğer Yüksekokul ve üniversitelerden katılacak öğrencilerin müracaatlarını almak, Yüksekokul Yönetim Kuruluna sevkini sağlamak, alınan kararları ve sonuçlarını Rektörlüğe bildirmek üzere gerekli yazışmaları hazırlamak. Kısmi zamanlı çalışan öğrencilerin müracaatlarını almak, listelerini hazırlamak, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirmek ve çalıştığı birimlerden gelen aylık puantajları Rektörlüğe bildirmek. İkinci öğretimde okumakta olan öğrencilerden, başarı sıralamasına göre %10 a girenlerin tespitini yapmak ve Rektörlüğe bildirmek. Mezun olabilecek öğrencilerin takibini ve işlemlerini yapmak. Ders muafiyetlerinin takibini ve yazışmalarını yapmak. Sınav evrakının teslim edilmesi işlemlerini takip etmek. 28