BAHAR DÖNEMİ TURİZM FAKÜLTESİ ACENTA OTOMASYONLARI II, KLAVUZU

Transkript

1 BAHAR DÖNEMİ TURİZM FAKÜLTESİ ACENTA OTOMASYONLARI II, KLAVUZU DERSLE İLGİLİ GENEL BİLGİLER Dersin Adı Öğretim elemanı E-Posta Web : Acenta Otomasyonları II : Öğr. Gör. Abdullah AKGÜN : akgun@akdeniz.edu.tr : Dersin Amacı Öğrencilere, Incoming seyahat acenta programlarında kontrat, rezervasyon, tur rezervasyonu, operasyon, muhasebe ve fatura bilgilerini girebilme ve listeleri çıkartabilme becerisi kazandırmak. Dersin Öğrenme Çıktıları 1. Seyahat acentalarının otellerde yaptığı kontratları okumayı bilir. Kontratı, ara sezonları, kontenjanları, alış ve satış fiyatları, aksiyonları ile birlikte otomasyon sistemine girer. 2. Otel, Ürün, Tur vb. rezervasyonlarını bilir ve bunlarla ilgili bilgileri otomasyon sistemine girer. 3. Yolcuların transfer bilgilerinin (araç, şoför, rehber, vb) otomasyon programına girişini yapar. 4. Seyahat acentasının ticari faaliyetlerde bulunduğu firmalardan gelen ve onlara gönderilen faturaları kaydeder. 5. Muhasebe fişlerini (mahsup, tediye, tahsilat) girer ve resmi muhasebe evraklarının (bilanço, büyük defter, yevmiye defteri) çıktısını alır. Genel Kurallar 1- Öğrenci ilk derse hocayla, diğerlerine hocadan önce girer. 2- Derse geç kalan öğrencilere yardım edilmez. Anlatılan konu ya da menü gösterilmez. 3- Derste öğrenciler diğer öğrencilere yardım edemez, yardım talebinde bulunamaz. 4- Öğrenciler derste sadece kendine ait bilgisayarı kullanır. Arkadaşının ekranına bakamaz. 5- Bilgisayar laboratuarına girmeden cep telefonu kapatılır, çıkmadan asla kullanılmaz. 6- Derslerde Facebook ve Skype gibi programlar açılmaz. 7- Derste mesajlaşan öğrenci yaptığının sınıf ortamında paylaşılmasını baştan kabul etmiş sayılır. 8- Sınıfta sadece bir kişi konuşma hakkına sahiptir. Diğerleri söz verilene kadar dinlemek zorundadır. 9- Devamsızlık gibi yönetmelikte sınırları belirlenmiş konularda pazarlık yapılmaz. 10- Öğrenci gelmediği derslerde arkadaşına imza attırmaz. Başkasının yerine imza atmaz. 11- Öğrenci devam edemediği dersi bir sonraki dersten önce telafi eder. 12- Dönemin ilk ve son dersi dâhil DERS YOK MU? sorusu sorulmaz. Dersi yönetim iptal edebilir. 13- Sınıfı ilgilendiren konularda öğrencilere koridorda, ofiste ve okul dışında bilgi verilmez. 14- Sınavlar öğrencilere açık değerlendirilir. Okuma hatası dışında not değişmez. 15- %30 devamsızlık sınırını geçenler ile devamsızlık durumu konuşulmaz. 1

2 Ders İçeriği Ders için iki ayrı programının eğitimi verilecektir. İlk olarak SANFİNANS programında Ön Muhasebe ve Muhasebe alanlarında çalışmalar yapıldıktan sonra seyahat acentası programlarından SİNAPS Acenta Otomasyonu programı kullanılacaktır. Öğrenciler Acenta Otomasyonları I dersinde gördükleri kontrat, rezervasyon, tur rezervasyonu, operasyon ve fatura menülerinde girişler yaparak acentacılık bilgilerini pekiştirecekler ve önmuhasebe ve muhasebe kayıtlarının sisteme girilmesi ve ilgili raporları almayı öğreneceklerdir. Ders Kitabı SAN FİNANS ve SİNAPS programlarına ait basılmış bir kitap bulunmadığından öğrencilerin bu iki program ile ilgili siteleri takip etmeleri gerekmektedir. İki site ve program ile ilgili bilgiler sitesinde mevcuttur. Hesap Kodları Derste öğrenciler kendi isimlerini taşıyan hesaplar kullanmak zorundadır. Hesapların ana hesapları ve isimleri derste verilir. Detay hesap girişi yapılırken hesap kodu 4 rakamdan oluşur. Hesap kodunun ilk rakamı öğrencinin okula giriş yılının son rakamı (9,0,1,2,3 gibi), son üç rakamının da okul numarasının son üç rakamı olması gerekir. Örneğin, okul numarası olan bir öğrencinin hesap kodu 1089 olmalıdır. Eğer bu hesap 320 satıcılar hesabı ise Şube 1 için hesap kodu olur. Şubelere göre alt ana hesap kodları Şube 1 > 11 Şube 2 > 12 Şube 3 > 13 Şube 4 > 14 Otel Kodları Derste öğrenciler kontrat ve rezervasyon girişleri için kendi isimlerini taşıyan bir oteli sisteme tanıtmak durumundadırlar. Kendi adına oteli olmayan ya da kontrat kayıtları sorunlu olan öğrenciler TATİLDEYDİM OTEL ini kullanabilirler. Yalnız bu öğrenciler uygulama ödevlerini kendi isimlerini taşıyan otellere yapmak zorundadırlar. Otel kodu altı rakamdan oluşur. Otel kodunun ilk iki rakamı öğrencinin okula giriş yılının son iki rakamı (09,10, 11, 12, 13 gibi), Üçüncü ve dördüncü rakamları, Örgünler için 13, II. Öğretimler için 14 ve son iki rakamının da okul numarasının son iki rakamı olması gerekir. Örneğin, okul numarası olan bir öğrencinin otel kodu olmalıdır. Bunun dışındaki otel kodları değerlendirmeye alınmayacaktır. Otel isimleri de öğrencilerin kimliklerinde yazılı olan isimleri olmalıdır. Uçuş Kodları Uçuş kodu 4 rakamdan oluşur. Uçuş kodunun ilk rakamı öğrencinin okula giriş yılının son rakamı (9,0,1,2,3 gibi), İkinci rakamı, Örgünler için 3, II. Öğretimler için 4 ve son iki rakamının da okul numarasının son iki rakamı olması gerekir. Örneğin, okul numarası olan bir öğrencinin uçuş kodu 1389 olmalıdır. Bunun dışındaki uçuş kodları değerlendirmeye alınmayacaktır. Geliş ve Dönüş uçuşları için farklı iki firma kullanılacaktır. SG: Seyahat Geliş ve SD: Seyahat Dönüş 2

3 Voucher No Voucher No 8 karakterden oluşur. Voucher no olarak sistemin verdiği otomatik numaraların ders anlatımı esnasında kullanımı mümkün olmadığından kullanılan voucherların hangi öğrenciye ait olduğunu bilmek açısından okul numarasından oluşturulmuş voucher numaraları dönem sonuna kadar kullanılacaktır. Voucher numarasının ilk 6 rakamı öğrenciye ait otel kodu ile aynıdır. Son iki rakamı ise 00 dan başlayarak girilerek her rezervasyonda bir arttırılacak ve 99 a kadar kullanılacaktır. Tur operatörü değiştiğinde voucher numaraları da tekrar 00 dan başlar. Sınavlar ve Değerlendirme Acenta Otomasyonları II için 3 adet sınav notu girilir. Vize ve Final sınavları Turizm Fakültesi yönetiminin belirlediği tarihlerde bilgisayar laboratuarında yapılır. Sınav haftası bilgisayar laboratuarı öğrencilerin serbest çalışmaları açık olmayacaktır. Ayrıca programlara giriş için verilen kullanıcı kodları sınav haftası sınav dışında çalışmayacaktır. Sınavlarda kâğıt üzerinde verilen uygulamaların program kullanılarak her öğrencinin tek bir bilgisayarda işlemesi istenmektedir. Bu durumda, - Sınav sonucunu etkileyen öğrencinin verdiği kâğıt değil, o kâğıt üzerindeki bilgileri bilgisayara işleyip işlemediğidir. - Her öğrenci tek bir bilgisayar kullanacağı için sınav tek seferde yapılamamakta, sınıf mevcuduna göre birbirini takip eden iki/üç grup halinde yapılmaktadır. - Dönem boyunca yapılacak sınavlara ait detaylar aşağıda verilmiştir. 1-Ödevler ve Uygulamalar Ders işleyişi esnasında, öğrencilerin anlatılan konuları daha iyi kavramaları için dersten önce, derste geçecek kavramların öğrenilmesi için teorik ödevler verilir. Ödevler teslim tarihinde şahsen ders başlamadan önce yapılır. Ödevler tarihleri sonrasında ya da öncesinde kabul edilmeyecektir. Ödevlerini mail aracılığıyla göndereceklerin dersten bir gün önce ödevlerini göndermeleri gerekmektedir. Geç getirilen ödevler ve öğrencinin sözlü kontrolde başarısız olduğu ödevler kabul edilmez. Teorik Ödev (?? Puan, No:T01) Ödev: Seyahat acentalarının veya tur operatörlerinin web sitelerinin tanıtımı yapılacaktır. Site seçiminde kriter sitenin turistik ürün satıyor olması yeterlidir. Online rezervasyon yapan otel siteleri de kullanılabilir. Ödevin teslim tarihi: tarihidir. Ödevi kağıt üzerine yazarak ya da bilgisayar çıktısı ile veya mail ile akgun@akdeniz.edu.tr adresine göndererek teslim ediniz. Ödev mail ile ya da çıktı ile gönderilebilir yalnız kişinin. Savunulmayan ödevler kabul edilmeyecektir. Ödevler teslim edildikten sonra ödev yapan öğrenciye yaptığı ödev ile ilgili sorular sorulur. (Ödev bizzat ödevi yapan kişi tarafından savunulur). Bu sorulara doğru cevap verebilen öğrencilere puanları verilir. Yaptığı ödevden haberi olmayan öğrencilere kâğıtları mükemmel bile olsa puan verilmez. Puanların verilip verilmediğinin kontrolünü ilgili listeden takip ediniz. 3

4 Uygulamalar Derslerde işlenen konuların pekiştirilmesi için her konudan sonra konu ile ilgili uygulama örnekleri yapılır. Öğrenciler uygulama yaparken gerekli bölümleri kendilerine göre özelleştirmek zorundadırlar. Örneğin öğrenciler sistemde hesap kodları olarak sadece kendi isimlerine kayıtlı olanları kullanabilirler. Uygulama ödevleri U harfiyle numaralandırılır ve derste konu işlendikten sonra bilgisayarda uygulanır ve teslim tarihinde de hoca tarafından değerlendirilir. Dönem boyunca 12 (değişebilir) adet uygulama yapılacaktır. Ödevler ve Uygulamalar başarı notunu %10 etkilemektedir. 3-Vize Dönem içinde fakülte yönetiminin ilan ettiği bir tarihte vize sınavı yapılır. Vize başarı notunu %30 etkilemektedir. 4-Final Dönem içinde fakülte yönetiminin ilan ettiği bir tarihte yarı yılsonu sınavı yapılır. Yarıyıl sonu sınavı başarı notunu %60 etkilemektedir. 5-Başarı Belgesi Ara sınavdan (Vize - SanFinans) 85 ve üzerinde not alan öğrencilere SAN BİLGİSAYAR tarafından BAŞARI BELGESİ verilir. 4

5 15 HAFTALIK DERS PROGRAMI 15 Hafta boyunca anlatılacak konular ve yapılacak ödev ve uygulamalar aşağıda verilmiştir. Haftalar akademik takvime göre ayarlanmıştır ama yine de bazı haftalarda dersin konuları değişebilir, değişiklikler en az bir hafta önce duyurulur. 1. Hafta (10-14 Şubat 2014) Dersin Konusu: Öğrencilerle tanışma, dersten beklentileri, Acenta Otomasyonları II ders içeriğinin tanıtımı - Paket Program bilmenin avantajları, sektördeki kullanım alanları ve bir sonraki haftanın ödevi 2. Hafta (17-21 Şubat 2014) Dersin Konusu: Ön Muhasebe - Muhasebe Cari ve Muhasebe Hesaplarının tanımlanması Cari hesap ile muhasebe hesabı arasındaki entegrenin sağlanması Öneriler: Derse gelmeyen öğrenci bir sonraki dersten önce mutlaka kendi adına kurallarına uygun bir SATICILAR hesabı girmelidir. Hesabı cari hesap ile entegre etmelidir. Gelecek hafta derse örnek bir fatura ile geleceksiniz. 3. Hafta (24-28 Şubat 2014) Dersin Konusu: Alış Faturası Girişi Alış Faturasının girişi, Girilen faturanın muhasebeleştirilmesi ve faturanın ödenmesi Gelecek hafta derse örnek bir fatura ile geleceksiniz. 4. Hafta (3-7 Mart 2014) Dersin Konusu: Satış Faturası Girişi Satış Faturasının girişi, Girilen faturanın muhasebeleştirilmesi ve faturanın tahsilatı Sejour Incoming Acenta Programı final sınavından 85 ve üzeri not alan öğrencilerin BAŞARI BELGELERİ verilecektir. Program 3 Mart 2014 tarihinde Örgün Öğretimlerin ders saatlerinde gerçekleşeceğinden II. Öğretimlerin yoklamaları 21 Mayıs 2014 tarihine sayılacaktır. Gelecek hafta derse örnek bir fatura ile geleceksiniz. Uygulama 01- Alış faturası ve Ödeme U1 - Adınızı ve Soyadınızı kullandığınız otel hesabını 320.şube_kodu.02.Öğrenci_hesap_kodu muhasebe hesap planına cari hesapla entegre çalışacak şekilde kaydediniz. - İlgili otelden 1500 TL konaklama faturası gelmiştir. Faturanın kaydını yapınız. - Acentamız ilgili otele 1500 TL nakit ödeme yapmıştır. Ödeme kaydını giriniz. 5

6 5. Hafta (10-14 Mart 2014) Dersin Konusu: Alış ve Satış Faturalarının Girilmesi ve Muhasebeleştirilmesi Faturaların tahsilâtı ve ödenmesi U2 Uygulama 02- Satış faturası ve Ödeme - Soyadınızı kullandığınız operatör hesabını 120.şube_kodu.02.Öğrenci_hesap_kodu muhasebe hesap planına cari hesapla entegre çalışacak şekilde kaydediniz. - İlgili operatöre konaklama bedeli olarak 1500 TL ve transfer giderleri olarak 200 TL tutarında fatura kestik. Faturanın kaydını yapınız. - İlgili operatörden 1700 TL nakit ödeme aldık. Kaydını giriniz. Muhasebe derslerinde yapılan günlük defter örneklerinden birisi ile derse gelinecek ve ders sonunda muhasebe fişi olarak sisteme girilecektir. 6. Hafta (17 21 Mart 2014) Dersin Konusu: Muhasebe Fişleri ve Raporlar Muhasebe hesabı oluşturma Cari muhasebe hesabı entegrasyonu U3 Uygulama 03- Muhasebe Fişi - Muhasebe derslerinde yapılan günlük defter örneklerinden birisi ile derse gelinecek ve ders sonunda muhasebe fişi olarak sisteme girilecektir. - Muhasebe fişini girmeden önce ana ve detay hesaplar açılmalıdır. Sistemde bulunan hesapları (KASA, BANKA, Yurt içi satışlar, Hizmet Üretim Maliyeti) tekrar açmayınız. -Girdiğiniz fişin NUMARASINI bir yere not ediniz. -Muhasebe fişini girdikten sonra günlük defteri mail ile konuya "UYGULAMA 3" ve Açıklamaya da ADINIZI yazarak akgun@akdeniz.edu.tr adresine gönderiniz. 7. Hafta (24 28 Mart 2014) Dersin Konusu: Sanfinans Raporları U4 Uygulama 04- Faturalar - SAN TUR ( ) müşterilerinden Marina ve ailesi KORKUT OTEL de ( ) acentamız müşterisi olarak konaklamıştır. KORKUT OTEL söz konusu müşterilerimiz için tarihinde.. nolu, KDV dahil 2400 TL tutarında konaklama faturası göndermiştir. Faturanın kaydını giriniz ve muhasebeleştiriniz. - Seyahat acentamız adı geçen müşterilerimiz için SAN TUR a tarihinde nolu, KDV dahil 3000 TL konaklama ve 300 TL transfer faturası kesmiştir. Fatura kaydını giriniz ve muhasebeleştiriniz. 8. Hafta (31 Mart 4 Nisan 2014) Dersin Konusu: Sinaps Acenta Programı 6

7 Sistemin genel özelliklerinin tanıtılması Sistemin avantajları ve arayüzün kullanımı Tanımlamalar: Marketing Group / Acente / Ülke (Country) Otel kartı açma (her öğrenci kendi adı ve soyadı ile otel açacak) U5 Uygulama 04- Ödeme ve Tahsilât- - SAN TUR ( ) müşterilerinden Marina ve ailesinin konaklama bedeli olarak acentamız KORKUT OTEL ( ) e 2400 TL nakit ödeme yapmıştır. Ödeme kaydını giriniz ve muhasebeleştiriniz. - SAN TUR ( ), müşterilerinden Marina ve ailesinin konaklama ve transfer bedeli olarak seyahat acentamıza 3300 TL ödeme yapmıştır. Yapılan tahsilâtın kaydını giriniz ve muhasebeleştiriniz. 9. Hafta (7-11 Nisan 2014) Vize Haftası olarak ayrılmıştır. Sınav programına göre bir önceki ya da bir sonraki hafta olabilir. Gelecek hafta derse örnek bir fatura ile geliniz. 10. Hafta (14-18 Nisan 2014) Ödev No:U04 (4 Puan) Uygulama Teslim Tarihi: Ders başlamadan uygulama yapılmış olmalıdır. Dersin Konusu: Kontrat Otel Kontratı Ana sezonun açılması Alış fiyatlarının girilmesi Çocuk fiyatlarının girilmesi Markup Kuralların oluşturulması Satış fiyatlarının getirilmesi Rezervasyon Girişlerin yapılması Hesaplama Dersten sonra yapılacak uygulama: Ödev No:U06 Öneriler: SEJOUR Incoming Acenta Programı kitabındaki konu sonlarındaki uygulamaları kendi adınıza açtığınız otel için sisteme işleyin. Ödev No:U01 için ek süre verilmeyeceğini unutmayınız. (Ödev No:U01) Sisteme işlediğiniz kontratı kontrol edilmesi için teslim etmeyi unutmayınız. Kontratları teslim etmediğiniz takdirde sisteme girdiğiniz kontratlar kontrol edilmeyecektir. 11. Hafta (21 25 Nisan 2014) Ödev No:U06 (4 Puan) Uygulama Teslim Tarihi: Ders başlamadan uygulama yapılmış olmalıdır. Derse acentaların araç firmaları ile yaptığı kontratlardan bir örnek ile geliniz. 7

8 Dersin Konusu: Kontrat Kontratın Diğer Adımlarının Girilmesi Early Booking (erken rezervasyon) Komisyon Kick-Back (özel indirimler) Due-Date (ön ödeme) Rezervasyonun Hesaplatılması Uçuş Tanımlama Uçak rezervasyonlarının girilip transferlerin oluşturulması Öneriler: SEJOUR kitabındaki konu sonlarındaki uygulamaları inceleyerek sisteme giriniz. 12. Hafta (28-30 Nisan 2014) Ödev No:U07 (4 Puan) Uygulama Teslim Tarihi: Ders başlamadan uygulama yapılmış olmalıdır. Dersin Konusu: Aksiyonlar Promosyon Tanımlama (normal aksiyonlar (spo) ve gün promosyonu) Rezervasyon Hesaplatma Ücret Arama Ekranının Kullanımı Stop Sale Öneriler: SEJOUR kitabındaki konu sonlarındaki soruları inceleyerek cevaplarını bulunuz. Derse getirdiğiniz örnek rezervasyon fişinden yaralanarak rezervasyon girişi yapınız. Fiş üzerindeki her bir bilginin sistemde hangi alana girildiğini mutlaka öğreniniz. 13. Hafta (5 9 Mayıs 2014) Derse örnek bir fatura ile geliniz. Dersin Konusu: Fatura ve Muhasebe Muhasebe: Otel ve acente cari hesapları Faturalama işlemleri Otelden gelen ve tur operatörüne gönderilen faturalar Döviz kurları Raporlar Genel Tekrar Dersten sonra yapılacak uygulama: Ödev No:U Hafta (12 16 Mayıs 2014) Ödev No:U09 (4 Puan) Uygulama Teslim Tarihi: Ders başlamadan uygulama yapılmış olmalıdır. 8

9 Ödev No:T10 (5 Puan): Dersin Konusu: Operasyon Operasyon: Araç ve rehber tanımlamaları Rezervasyonların Oluşturulup Transfer Atamalarının Yapılması Transfer ve Araç Yönetimi: Ekranın kullanımı Dersten sonra yapılacak uygulama: Ödev No:U Hafta (19 23 Mayıs 2014) Ödev No:U10 (4 Puan) Uygulama Teslim Tarihi: Ders başlamadan uygulama yapılmış olmalıdır. Dersin Konusu: Tur Rezervasyonu +Rezervasyon Turlar: Tur tanımlamaları Shoplar - Rehber komisyonları - Esnaflar Rezervasyon Ekranı İle İlgili Diğer Adımlar Dersten sonra yapılacak uygulama: Ödev No:U11 9

10 YAPILAN UYGULAMALAR Yaptınız uygulamaları aşağıdaki listede takip edebilirsiniz. Uyg Tarih Açıklama (Voucher no, tur operatörü vb.) U01 U02 U03 U04 U05 U06 U07 U08 U09 U10 U11 U12 U13 10