Direkt Malzeme Elektronik İrsaliye Uygulaması Kılavuzu DİREKT MALZEME ELEKTRONİK İRSALİYE UYGULAMASI KILAVUZU. Ver 1.0 TOFAŞ

Transkript

1 TOFAŞ Direkt Malzeme Elektronik İrsaliye Uygulaması Kılavuzu DİREKT MALZEME ELEKTRONİK İRSALİYE UYGULAMASI KILAVUZU Ver 1.0 TOFAŞ Hazırlayan: Üretim Malzemeleri Lojistik Servisi

2 İçindekiler 1. Elektronik İrsaliye Dosya Transfer Prosedürü 3 a. Elektronik İrsaliye Dosyası Hazırlanışı 3 b. Elektronik İrsaliye Dosyasının Transferi 4 2. Elektronik İrsaliye Bilgi Alanları 4 a. Dosya No: 4 b. İmalatçı: 4 c. Alıcı: 4 d. Sipariş No: 4 e. İrsaliye No: 5 f. İrsaliye Tarihi: 5 g. Dosya Oluşma Tarihi: 5 h. Dosya Oluşma Saati: 5 i. Sefer Numarası: 5 j. Araç Plakası: 5 k. Parça Kodu: 5 l. Parça Türü: 6 m. Ölçü Birimi: 6 n. Miktar: 6 o. Ambalaj Kodu: 6 p. Ambalaj İçi Miktar: 6 q. Ambalaj Adedi: 6 3. Elektronik İrsaliye Dosya Formatları 8 a. Txt Dosya Formatı: 8 b. XML Dosya Formatı: 8 EKLER 9 1. TXT Dosya Örneği XML Dosya Şeması XML Dosya Örneği İhracat Polo Kodları 14 2

3 TOFAŞ ELEKTRONİK İRSALİYE TRANSFERİ UYGULAMASI Bu uygulama Tofaş direkt malzeme imalatçılarından Tofaş a sevki yapılan malzemelerin irsaliyelerinin Tofaş bilgi sistemlerine otomatik olarak transfer edilmesini sağlamaya yöneliktir. 1. Elektronik İrsaliye Dosya Transfer Prosedürü Elektronik irsaliye transfer işlemi imalatçı tarafında otomatik olarak oluşturulmuş formatı ileriki bölümlerde anlatılacak olan dosyaların, yazılımı Tofaş tarafından sağlanan ve kurulumu internet bağlantılı bir pc üzerine imalatçı tarafından yapılacak olan program vasıtasıyla gerçekleşecektir. Elektronik irsaliye akışı 2 bölümden oluşmaktadır; elektronik irsaliye dosyasının hazırlanışı ve elektronik irsaliye dosyasının transeri. Bu bölümlerden birincisi imalatçı bilgi sistemleri sorumlusunun sorumluluğunda ikincisi ise Tofaş sorumluluğunda gerçekleştirilecek. a. Elektronik İrsaliye Dosyası Hazırlanışı Bilgi akışının gerçekleşebilmesi için imalatçı tarafın Tofaş için her irsaliye kesimini müteakip pc de yer alan bir dizin içerisine niteliği ileriki bölümlerde açıklanacak dosyaları otomatik olarak yaratması gerekmektedir. İrsaliye transferinin irsaliye dosyasının belirtilen dizine yazılması sonrasında gerçekleşmesini garanti altına almak amacıyla, oluşturulacak elektronik irsaliye dosyası ile aynı adı taşıyan, içi boş ve uzantısı.ok olan bir kontrol dosyasının da imalatçı tarafından irsaliye dosyasını oluşumunu müteakip otomatik yaratılması ve irsaliye dosyasının bulunduğu aynı dizine birakılması gereklidir. Kesilen her irsaliye için elektronik irsaliye dosyası ve yukarıda anlatılan aynı isimli ve.ok uzantılı kontrol dosyasını her defasında otomatik olarak bilgisayardaki belirtilen bir dizine atacak program ya da prosedürün hazırlanmasının imalatçı bilgi sistem sorumlularınca yapılması beklenmektedir. 3

4 b. Elektronik İrsaliye Dosyasının Transferi Dosyanın imalatçı sistemi tarafından otomatik yaratılması sonrasında, imalatçının internet bağlantılı bir PC si üzerine önceden kurulmuş olan bir program herhangi bir dış müdahale gerekmeksizin irsaliye bilgisini internet üzerinden web service uygulaması ile Tofaş sistemine tranfer edecektir. Bu program imalatçı tarafında birden fazla bilgisayara kurulabilecek olup, bilgisayarın açılması ile birlikte aktif hale geçip sistemde önceden belirtilmiş dizinde transfer edilmeyi bekleyen dosya olup olmadığını kontrol edecek ve sonrasında transferi gerçekleştirecektir. Transfer işlemini gerçekleştirecek program internet bağlantılı ve hazırlanan elektronik irsaliye dosyalarına erişimi mümkün olan bir PC üzerine kurulmalıdır. Transfer işlemini gerçekleştirecek programlar imalatçılara Tofaş tarafından sağlanacaktır. 2. Elektronik İrsaliye Bilgi Alanları Bu uygulama ile imalatçı firmadan Tofaş a transfer edilecek bilgi alanları aşağıdaki gibi olacaktır. a. Dosya No: Numerik alandır. Aynı dosya numarası 2 yıldan önce tekrarlamamalıdır. b. İmalatçı: İrsaliye üzerinde gönderici olarak belirtilen firmanın Tofaş sisteminde tanımlı olan imalatçı kodudur. 4 haneden oluşan alfanumerik bir alandır. (Örn ) c. Alıcı: Bu alan her zaman için TOFAS olarak girilecektir. d. Sipariş No: Gönderilen irsaliye hangi polo için gönderilmekte ise o polonun 3 haneli kodu girilmelidir. Polo kodları için EK-4 deki tabloya bakabilirsiniz. 4

5 e. İrsaliye No: İrsaliye üzerinde yer alan matbu sıra numarasıdır. Numerik bir alandır ve alfabetik olan seri numarası bu alana girilmemelidir. f. İrsaliye Tarihi: Basılı irsaliye üzerinde yer alan tarih bilgisidir. GGAAYYYY formatında olmalıdır. g. Dosya Oluşma Tarihi: Transfer edilecek dosyanın oluşturulduğu tarihi gösterir. GGAAYYYY formatında olmalıdır. h. Dosya Oluşma Saati: Transfer edilecek dosyanın oluşturulduğu saati gösterir. SSDDSS ( HHMMSS ) formatında olmalıdır. i. Sefer Numarası: Sevkıyatı gerçekleştiren taşıyıcı lojistik firmasının sefer numarasıdır. Bu numara Tofaş yansanayi portalında yer alan sefer numarasıdır. j. Araç Plakası: Malzemenin sevkınde kullanılacak aracın plaka numarasıdır. Maksimum uzunluğu 10 karakterdir. k. Parça Kodu: Malzemenin 12 haneli Tofaş resim numarasıdır. 5

6 l. Parça Türü: Malzemenin seri, önseri ya da numune olduğunu belirten alandır. Seri malzemeler için S, önseri ya da numune olan malzemeler için de sırasıyla O ve N karakterlerinden uygun olanın konulması gereklidir. m. Ölçü Birimi: Malzemenin adet, kg, gr ve metre cinsinden ölçü birimini gösterir. Adet,Kilogram, gram ya da metre ölçü birimine sahip malzemeler için sırasıyla AD, KG, GR ve ya MT kısaltmalarından uygun olanın konulması gereklidir. n. Miktar: İrsaliye ile birlikte sevk edilen malzeme miktarını gösterir. Binlik ayraç kullanılmayacak, ondalık ayraç olarak da virgül kullanılacaktır. (Not: Ayraç olarak nokta vb işaretler kullanılmamalıdır) Örn : 1003,9 o. Ambalaj Kodu: Malzemenin Tofaş sisteminde geçerli olan ambalaj kodu kullanılacaktır. p. Ambalaj İçi Miktar: Ambalaj içerisinde yer alan malzeme miktarını gösterir. Miktar alanı ile aynı gösterim formatında olmalıdır. q. Ambalaj Adedi: İrsaliyede ilgili resmin kaç ambalaj olarak yer aldığını gösterir. Elektronik irsaliye bilgisi yapısında yer alacak alanlar aşağıdaki tabloda özetlenmiştir. Bu tabloda zorunlu olarak belirtilen alanların doldurulması başarılı transfer işlemi için önkoşuldur. Bu alanların belirtilen standartlarda oluşturulaması durumunda transfer işlemi gerçekleşmiş olsa dahi geçersiz sayılacaktır. 6

7 Alan Adı Zorunlu/ Format Açıklama Opsiyonel Dosya No Zorunlu Tekil ve Ardışık Artan İmalatçı Zorunlu Alıcı Zorunlu TOFAS Sipariş No Zorunlu İrsaliye No Zorunlu İrsaliye Tarihi Zorunlu GGAAYYYY Dosya Oluşma Tarihi Zorunlu SSDDSS Dosya Oluşma Saati Zorunlu GGAAYYYY Sefer Numarası Opsiyonel Araç Plakası Opsiyonel Parça Kodu Zorunlu Parça Türü Zorunlu S, O veya N Ölçü Birimi Zorunlu AD, KG, GR veya MT Miktar Zorunlu ####,# Ambalaj Kodu Opsiyonel Ambalaj İçi Miktar Opsiyonel ####,# Ambalaj Adedi Opsiyonel # 7

8 3. Elektronik İrsaliye Dosya Formatları Gönderilecek elektronik irsaliyeler için 2 tip dosya formatı belirlenmiştir. İmalatçı firma bu iki dosya tipinden seçeceği bir tanesi ile elektronik irsaliye transfer işlemini gerçekleştirebilir. a. Txt Dosya Formatı: Alan ayracı olarak ; (noktalı virgül) kullanılarak EK-1 de gösterilen şekilde hazırlanmış olmalıdır. Zorunlu olmayan alanlar bu bilginin gönderilmeyeceği durumda tamamen boş bırakılmalıdır. Dosyanın son satırında dosyada kaç satır kayıt olduğunun belirtilmesi gereklidir. Bu kontrol satırının olmaması durumunda dosya geçersiz kabul edilecektir. Firma, irsaliye numarsı ve resim numarası alanları anahtar olup aynı dosya içerisinde tekrarlanmayacaktır. Her irsaliye için ayrı bir dosya oluşturulacaktır. b. XML Dosya Formatı: XML dosya göndermek isteyen imalatçılar için dosyanın XML şeması Ek- 2 de verilmiştir. Ek-3 de ise örnek bir irsaliye için XML dosyası mevcuttur. Oluşturulacak dosyaların isimleri TFS, İmalatçı Kodu, Oluşturma Tarihi ve Oluşturma Saati alanlarının boşluk bırakılmadan yanyana yazılması suretiyle oluşturulacaktır. Örn: Txt dosya oluşturan imalatçılar; TFS txt ve TFS ok, Xml dosya oluşturan imalatçılar; TFS xml ve TFS ok şeklinde doysları oluşturmalıdırlar. 8

9 EKLER 9

10 1. TXT Dosya Örneği Örn 1: ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;1000;T102;100;10; ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;500;T103;500;1; ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;750;4910;250;3; ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;80;T102;20;4; ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;50;4930;50;1; ;0846;TOFAS;129;124012; ; ;081539;KA ; 34GHM73; E;S;AD;48;;;; #6 Kayıt Sayısı Kontrolu Örn 2: ;0846;TOFAS;129;124013; ; ;083559;KA ; 34GHM73; E;N;KG;500;T103;500;1; ;0846;TOFAS;129;124013; ; ;083559;KA ; 34GHM73; E;S;MT;200;T100;100;2; ;0846;TOFAS;129;124013; ; ;083559;KA ; 34GHM73; E;N;KG;90;T100;30;3; #3 Dosya Oluşturma Resim No Tarihi İrsaliye Tarihi Seri/ Numune/ Önseri İrsaliye No Plaka Alıcı Sipariş No Sefer Numarası Ölçü Birimi Ambalaj Adedi İmalatçı Kodu Dosya Oluşturma Saati Miktar Ambalaj İçi Miktar Dosya No Ambalaj kodu 10

11 2. XML Dosya Şeması <ASN> <HEADER> <TRANSACTION_CONTROL_NUMBER> Dosya No</TRANSACTION_CONTROL_NUMBER> <SENDER> İmalatçı Kodu </SENDER> <RECEIVER> Alıcı</RECEIVER> </HEADER> <ASN_NUMBER> Dosya No </ASN_NUMBER> <SHIPPED_FROM> İmalatçı Kodu </SHIPPED_FROM> <SHIP_TO_PLANT> Alıcı </SHIP_TO_PLANT> <INTERMEDIATE_CONSIGNEE></INTERMEDIATE_CONSIGNEE> <CONVEYANCE_NO>Sefer Numarasi</CONVEYANCE_NO> <ASN_PURPOSE> 00 </ASN_PURPOSE> <DATE_CREATED>Dosya Oluşturma Tarihi</DATE_CREATED> <TIME_CREATED>Dosya Oluşturma Saati</TIME_CREATED> <DATE_SHIPPED> </DATE_SHIPPED> <TIME_SHIPPED> </TIME_SHIPPED> <EXPECTED_ARRIVAL_DATE> </EXPECTED_ARRIVAL_DATE> <EXPECTED_ARRIVAL_TIME> </EXPECTED_ARRIVAL_TIME> <NET_WEIGHT> </NET_WEIGHT> <GROSS_WEIGHT> </GROSS_WEIGHT> <WEIGHT_UOM> </WEIGHT_UOM> <CARRIER1> </CARRIER1> <MODE_OF_TRANSPORT> </MODE_OF_TRANSPORT> <FREIGHT_BILL_NO></FREIGHT_BILL_NO> <BILL_OF_LADING_NO> </BILL_OF_LADING_NO> <LICENCE_PLATE_NO>Araç Plakası</LICENCE_PLATE_NO> <WAYBILL> <PACKING_SLIP_NO>İrsaliye No</PACKING_SLIP_NO> <PACKING_SLIP_DATE>İrsaliye Tarihi</PACKING_SLIP_DATE> <PARTS> <PART> <NO_PART> Parça Kodu</NO_PART> <PART_NO_TYPE>Parça Türü</PART_NO_TYPE> <PART_QUANTITY>Miktar</PART_QUANTITY> <PART_UOM> Ölçü Birimi</PART_UOM> <PART_CUM_QTY> </PART_CUM_QTY> <PART_PRIOR_CUM_QTY> </PART_PRIOR_CUM_QTY> <PART_PO_NO>Siparis No</PART_PO_NO> <CONTAINER_TYPE_CODE>Ambalaj Kodu</CONTAINER_TYPE_CODE> <PARTS_PER_CONT>Ambalaj İçi Miktar</PARTS_PER_CONT> <CONTS_PER_PART>Ambalaj Adedi</CONTS_PER_PART> </PART> </PARTS> </WAYBILL> </ASN> 11

12 3. XML Dosya Örneği 3 farklı resimden oluşan bir irsaliyenin XML dosyası aşağıdaki gibi olacaktır. <ASN> <HEADER> <TRANSACTION_CONTROL_NUMBER> </TRANSACTION_CONTROL_NUMBER> <SENDER> 0846</SENDER> <RECEIVER> TOFAS</RECEIVER> </HEADER> <ASN_NUMBER> </ASN_NUMBER> <SHIPPED_FROM> 0846</SHIPPED_FROM> <SHIP_TO_PLANT> TOFAS </SHIP_TO_PLANT> <INTERMEDIATE_CONSIGNEE></INTERMEDIATE_CONSIGNEE> <CONVEYANCE_NO> KA </CONVEYANCE_NO> <ASN_PURPOSE>00</ASN_PURPOSE> <DATE_CREATED> </DATE_CREATED> <TIME_CREATED>083559</TIME_CREATED> <DATE_SHIPPED> </DATE_SHIPPED> <TIME_SHIPPED> </TIME_SHIPPED> <EXPECTED_ARRIVAL_DATE> </EXPECTED_ARRIVAL_DATE> <EXPECTED_ARRIVAL_TIME> </EXPECTED_ARRIVAL_TIME> <NET_WEIGHT> </NET_WEIGHT> <GROSS_WEIGHT> </GROSS_WEIGHT> <WEIGHT_UOM> </WEIGHT_UOM> <CARRIER1> </CARRIER1> <MODE_OF_TRANSPORT> </MODE_OF_TRANSPORT> <FREIGHT_BILL_NO></FREIGHT_BILL_NO> <BILL_OF_LADING_NO> </BILL_OF_LADING_NO> <LICENCE_PLATE_NO>34GHM73</LICENCE_PLATE_NO> <WAYBILL> <PACKING_SLIP_NO>124013</PACKING_SLIP_NO> <PACKING_SLIP_DATE> </PACKING_SLIP_DATE> <PARTS> <PART> <NO_PART> E </NO_PART> <PART_NO_TYPE> N </PART_NO_TYPE> <PART_QUANTITY>500</PART_QUANTITY> <PART_UOM> KG </PART_UOM> <PART_CUM_QTY> </PART_CUM_QTY> <PART_PRIOR_CUM_QTY> </PART_PRIOR_CUM_QTY> <PART_PO_NO>129</PART_PO_NO> <CONTAINER_TYPE_CODE>T103</CONTAINER_TYPE_CODE> <PARTS_PER_CONT>500</PARTS_PER_CONT> <CONTS_PER_PART>1</CONTS_PER_PART> </PART> <PART> <NO_PART> E </NO_PART> <PART_NO_TYPE> S</PART_NO_TYPE> <PART_QUANTITY>200</PART_QUANTITY> <PART_UOM> MT</PART_UOM> <PART_CUM_QTY> </PART_CUM_QTY> <PART_PRIOR_CUM_QTY> </PART_PRIOR_CUM_QTY> <PART_PO_NO>129</PART_PO_NO> <CONTAINER_TYPE_CODE>T100</CONTAINER_TYPE_CODE> <PARTS_PER_CONT>200</PARTS_PER_CONT> <CONTS_PER_PART>2</CONTS_PER_PART> </PART> <PART> 12

13 </PARTS> </WAYBILL> </ASN> <NO_PART> E </NO_PART> <PART_NO_TYPE> N</PART_NO_TYPE> <PART_QUANTITY>90</PART_QUANTITY> <PART_UOM> KG</PART_UOM> <PART_CUM_QTY> </PART_CUM_QTY> <PART_PRIOR_CUM_QTY> </PART_PRIOR_CUM_QTY> <PART_PO_NO>129</PART_PO_NO> <CONTAINER_TYPE_CODE>T100</CONTAINER_TYPE_CODE> <PARTS_PER_CONT>30</PARTS_PER_CONT> <CONTS_PER_PART>3</CONTS_PER_PART> </PART> 13

14 4. İhracat Polo Kodları KOD POLO 121 Mirafiori Mecc. 129 TOFAŞ Fabrika 141 Mirafiori Carr. 145 Cassino 149 Sevel 153 Melfi SATA 158 Polonya (Tyhcy) 161 Brezilya 162 Arjantin 186 Polonya (Bielsko) 192 Polonya PWT 201 Çin montaj 205 Çin Gövde 206 Çin Motor 207 Çin Aktarma 485 Sulmona 713 CKD Müşteriler 844 Hindistan 854 Hindistan 864 Hindistan PWT 14