Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu

Transkript

1 Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu Kasım

2 Yeni Nesil e-fatura Programı Program açıldığında ilk olarak kullanıcı ve veritabanı bilgilerinin girildiği sisteme giriş ekranı gelmektedir. Programa girilmeden önce LĐNKMASTER veritabanının olup olmadığı kontrolü yapılır. Ekrana gelen uyarı mesajına Yes cevabı verilerek veritabanı oluşturma işlemi başlatılır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 2/29

3 Veritabanı oluşturulurken aşağıdaki tanımların yapılması gerekmektedir. LinkMaster veritabanı oluşturulduktan sonra programın yeniden başlatılması gerekmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 3/29

4 Sisteme giriş ekranındaki Gelişmiş Ayarlar kısmından veritabanı ve lisans server bilgileri değiştirilebilmektedir. Kullanıcı bilgileri ve şirket seçimi yapıldığı sırada seçilen şirkete ilk defa giriliyorsa veya yeni mali yıl için ilk kez işlem yapılacaksa, seçilen şirket için veritabanı oluşturulması gerekmektedir. Seçilen şirkete ait veritabanı oluşturmak için aşağıda açılan penceredeki bilgilerin girilmesi gerekmektedir. Bilgiler girildikten sonra Tamam butonu ile şirkete ait veritabanı oluşturulur. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 4/29

5 Veritabanı adı vergi kimlik numarası ve mali yıl bilgilerinden oluşmaktadır.. Örnekteki gibi LB isminde veritabanı oluşturulmuştur. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 5/29

6 Sisteme giriş işlemleri tamamlandıktan sonra ana menü ekranı açılmaktadır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 6/29

7 e-fatura ile ilgili işlemlere başlamadan önce Tanımlar menüsündeki tanımlamaların yapılması gerekmektedir. Tanımlar Yerel / UBL-TR Kod Eşleme e-fatura işlemlerinde döviz cinsi ve stok birimlerinin UBL-TR kod tanımları kullanılmaktadır. Bu nedenle Yeni Nesilde kullanmış olduğumuz doviz cinsleri ve stok birimlerinin UBL-TR kod karşılıklarını tanımlamamız gerekmektedir. Kaynak Sistem kodu ve Kaynak Sistem Açıklaması ; Cari Hesap Sistemindeki Referans Kartında döviz cinsi için yaptığımız tanımların referans kodu ve açıklamasıdır. e-fatura Sistemi Kodu ve e-fatura Sistemi Açıklaması bu tanımlara karşılık UBL-TR kod değerleridir. Aşağıdaki örnekte olduğu gibi Yerel ve UBL-TR kod tanımları aynı ise herhangi bir işlem yapmaya gerek yoktur. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 7/29

8 Aşağıdaki örnekte ise, Yerel ve UBL-TR kod tanımları farklı olduğu için kod karşılıkları girilerek kaydetme işlemi yapılmalıdır. Stok birimleri kısmında ise Yeni Nesil Stok takip sistemindeki Referans tanımlarında tanımlanmış olan birim kodları ve açıklamalarının UBL-TR kod karşılıkları listeden seçilerek kaydedilir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 8/29

9 e-fatura Tanımları e-fatura Kaynağı sekmesinde sistemde kurulu olan lisansın bilgisine göre e-faturaların oluşturulduğu kaynak uygulama bilgisi gösterilir. Bu kısımda kullanıcının değişiklik yapmasına izin verilmez. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 9/29

10 Entegrasyon sekmesinde e-faturanın GĐB egönderme yöntemi belirlenir. GĐB e-fatura Portalı üzerinden Entegrasyon Yöntemi seçildiği takdirde e-faturaları portal üzerinden manuel olarak girmek ve gelen faturaları portal üzerinden takip etmek gerekmektedir. Yeni Nesil e-fatura programı kullanılarak e-fatura bilgilerini içeren UBL formatındaki dosya GIB e-fatura uygulamasına manuel olarak yüklenir. Gelen faturalar ise GĐB portali üzerinden indirilerek tanımlı dizine kopyalanır. Gleen fatura bilgilerinin entregrasyonu mevcut olmadığı için Yeni Nesil sistemine manuel olarak işlenmelidir. Aşağıdaki ekranda gelen ve giden e-fatura dosyalarının saklanacağı dizin tanımlanır. e-faturalarını kendi bilgi sistemi üzerinden (özel entegrasyon) göndermek isteyen firmaların GĐB tarafından istenen koşulları sağlamış olması gerekmektedir. GĐB tarafından onay alındığı takdirde e-faturalarını online olarak GĐB Portaline yükleyebilmektedir. Özel entegratör üzerinden e-fatura sistemine dahil olunduğu durumda elektronik faturalar online olarak entegratör aracılığı ile GIB e gönderilir. Özel entegratör kulllacıları tanım ekranında entegratör seçimi yaparak gerekli bilgileri girmelidir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 10/29

11 Seri Numaraları sekmesinde e-fatura seri ve numara öndeğerleri tanımlanır. Portal kullanıcıları için tek seri takibi yapılmaktadır. Tanımlanan serideğeri FYS olmalıdır. Özel entegrasyon yada entegratör kullanılıyorsa birden fazla seri tanımı yapılabilmektedir. GIB e gönderilen e-faturalara ait fatura numaralarının ardışık sırada olması gerektiği için tanımlar kısmında değişiklik yapılmamasına dikkat edilmelidir. Ticari tipteki e-faturalara verilen ve alınan cevaplar sistemde Uygulama yanıtı olarak saklanır. Uygulama yanıtları bir tür evrak olarak kabul edilir ve e-faturaya ile birlikte saklanmalıdır. Gönderilen e-faturaya bir hafta içinde uygulama yanıtı verilmemişse program tarafından fatura durumu kabul edildi olarak set edilir. Uygulama yanıtları uygulama yanıt nuraması ile takip edilmektedir. Uygulama yanıt numarası e-fatura numarası ile aynı yapıdadır. Đlk 3 hane seri ve sonraki 9 hane numara olacak şekilde tanımlanır. Uygulama yanıtının içerisinde uygulama yanıtı numarası ile beraber referans numarasıda bulunmaktadır. e-fatura bütünüyle kabul ediliyor yada reddediliyorsa buna karşılık olarak bir adet referans numarası verilir. e-faturaya ait bazı mal kalemleri reddediliyorsa reddedilen satıra karşılık bir referans numarası verilir. bu durumda bir uygulama yanıtının içinde birden fazla referans numarası olabilir. Verilen referans numaraları ile faturanın iade edilen mal kalemlerinin takibi yapılır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 11/29

12 Uygulama Yanıtı sekmesinde uygulama yanıtı numarasının ve referans kodunun öndeğer tanımı yapılır. Fatura sekmesinde e-fatura görüntülemede kullanılacak dosya seçimi yapılır. kullanıcı talebine göre özel görüntüleyici kullanılabilmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 12/29

13 e-đmza Akıllı kart okuyucusunun yerel makinada mı yoksa ortak bir sunucu üzerinden mi çalıştırılacağı bilgisi tanımlanır. Fatura Notları Faturada yer alacak not bilgisi tanımlanır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 13/29

14 Giden e-faturalar Taslak Taslak seçeneğinde Yeni Nesil veritabanında e-fatura durumu Taslak olarak kayıtlı olan faturalar görüntülenmektedir. Tarih aralığı, fatura türü ve fatura senaryosu filtreleri vererek listeleme yapılabilmektedir. Listelenen kayıtlar içerisinden e-fatura olarak oluşturulmak istenenler seçilir ve e-fatura Oluştur işlemi ile GIB e gönderilmeye hazır duruma getirilir. Bu işlem ile Yeni Nesil veritabanında e-fatura durumu Taslak olan fatura evraklarının durumu Beklemede olarak değiştirilir ve e-fatura programına ait veritabanına e-fatura olarak kaydedilir. e-fatura durumu Beklemede olan faturalar yeni nesil programından silinemez. Öncelikle e-fatura programı tarafında silinmesi gerekmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 14/29

15 Bekleyen Bu seçenekte e-fatura durumu Bekleme olan faturalar listelenir. Referans numarasının üzerine tıklanarak fatura detayı incelenebilir. Bekleyen faturalar seçildikten sonra Gönder butonu ile e-faturayı mühürleme ve gönderme işlemi gerçekleşir. Gönderme işlemi yapıldıktan sonra oluşan zip uzantılı dosya daha önce giden evraklar için tanımlamış olduğumuz dizine kopyalanır. Her bir fatura için ayrı zip uzantılı dosya oluşmaktadır. Gönder işlemi ile taslak durumda bekleyen faturanın fatura numarası referans numarasına aktarılır ve faturayı tanımlayan Evransel Tekil Tanımlama No değeri otomatik olarak oluşturulur. GĐB gönderilen e-faturaların fatura numarasının uygunluğu GĐB tarafından kontrol edilmektedir. Bu nedenle e-faturaya tekrarlanmayan ve ardışık devam eden tekil bir numara verilmelidir. e-fatura gönderme işlemi portal üzerinden manel olarak yapılıyorsa e-faturaya ait zip uzantıı dosyanın GĐB in fatura sistemine manul olarak yüklenmesi gerekmektedir. GĐB in e-fatura sistemine online olarak bağlanılıyorsa e-faturalar program tarafından otomatik olarak zarflanıp GĐB e gönderilir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 15/29

16 Referans No veya Evrensel Tekil Tanımlama No değerlerinden birine tıklanarak bekleyen e-faturaların detayı görüntülenebilmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 16/29

17 Görüntülediğimiz e-fatura kaydına Sipariş Ekle butonu ile sipariş bilgilerini ekleyebiliriz. Sipariş numarası ve tarihi bilgileri girilmediği takdirde e-fatura da görüntülenmez. e-fatura gönderme işlemi öncesinde şirkete ait akıllı kartın bilgisayara takılı olması gerekmektedir. Onay işleminden sonra akıllı kart şifresinin girileceği ekran açılır ve gönderme işlemi tamamlanır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 17/29

18 e-fatura gönderme işlemi ile e-fatura bilgileri ve şirketin mail bilgilerini içeren xml dosyası oluşturulur. Bu dosya e-fatura tanımları nda giden evraklar için tanımladığımız dizine sıkıştırılmış olarak kopyalanır. Durum Güncelle GĐB e gönderilen e-faturaların uygulama yanıtlarına göre e-fatura durum güncellemeleri yapılabilir. Örneğin gönderilen e-faturanın alıcı tarafından kabul edilmesi, reddedilmesi yada iade edilmesi gibi durumlarda ilgili e-fatura seçilerek fatura durumu güncellenir. Fatura tarihi, Fatura Numarası, Müşteri, Fatura Türü ve senaryosu gibi alanlara filtre verilerek istenilen faturaların durumu güncellenebilir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 18/29

19 Fatura numarası alanında açılan F9 penceresi ile listelenen kayıtlar excele transfer edilebilir. Aynı pencerede yer alan kolon ekle/çıkar butonu ile istenilen bilgiler pencereye eklenebilir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 19/29

20 Teslim Edilen Bu ekranda GĐB e gönderilen faturalar yer almaktadır.e-faturanın GĐB e transferinin online olarak yapılması durumunda, gönderilen ve alıcı tarafından kabul edilen faturaların uygulama yanıtları sisteme otomatik olarak aktarılır. Seçilen faturaların durumunu sorgula butonu GĐB ile online bağlantı olduğunda çalışmaktadır. Durumu sorgulanacak olan faturalar seçilerek fatura durumu ve uygulama yanıtı alanları son hali ile güncellenir. Seçilen faturaları arşive gönder butonu ile seçilen faturalar arşivlenir ve faturumu durumu arşivlendi olarak güncellenir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 20/29

21 Alıcıya Ulaşmayan GĐB e gönderildiktan sonra çeşitli nedenlerle (Posta kutusu değişikliği gibi) alıcıya teslim edilemeyen faturalar listelenmektedir. Seçilen faturaları arşive gönder butonu ile seçilen faturalar arşivlenir ve faturumu durumu Arşivlendi olarak güncellenir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 21/29

22 Gelen e-faturalar Fatura Al Bu seçenek, GĐB portalinden manuel olarak indirilen alım faturalarını e-fatura sistemine aktarmaktadır. Gelen faturalar için tanımlamış olduğumuz dizinde yer alan alım faturasına ait xml dosyası içeri alınarak sisteme kaydedilir. Açılan pencerede içeri alınacak alım faturasına ait xml dosyası seçilir. GĐB ile online bağlantı kuruluyorsa, (özel entegratör veya entegrasyon) fatura alma işlemi yapılmasına gerek yoktur. Alım faturaları sisteme otomatik olarak aktarılır. e-fatura sistemine aktarılan alım faturalarının kullanılan ERP programına mauel olarak girilmesi gerekmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 22/29

23 Gelen Faturalar Bu seçenekte e-fatura sistemine aktarılan alım faturaları görüntülenmektedir. Seçili faturaların durumunu sorgula işlemi ile entagratör aracılığı ile fatura durumları güncellenmektedir. Seçili faturaları arşive gönder işlemi ile alım faturaları arşivlenmektedir. Arşiv Arşivlenen alım faturaları görüntülenmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 23/29

24 Servis Đşlemleri e-fatura Kullanıcıları Güncelleme GĐB in e-fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcıları içeren xml uzantılı dosyadaki veriler ile cari kartlardaki kayıtlar karşılaştırılarak e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadıkları kontrol edilir. xml dosyada yer alan işyerleri cari hesap kartında tanımlı ise cari hesap e-fatura kullanıcısı olarak işaretlenir ve etiket sahası güncellenir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 24/29

25 Fatura Listesi Bu seçenekte giden e-faturalar listelenmektedir. Tarih, Fatura No, Fatura Durumu vb. filtreler verilerek liste alınabilmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 25/29

26 + işareti ile e-faturanın hangi aşamalardan geçtiği görüntülenmektedir. Güvenlik Kullanıcılar Sistemde kayıtlı olan kullanıcılar listelenmektedir. Đşlem menüsünden yeni kullanıcı tanımı yapılabilmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 26/29

27 Gruplar Tanımlanan gruplan listelenmektedir. Đşlem menüsünden yeni grup tanımı yapılabilmektedir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 27/29

28 Kullanıcı ve Grup Hakları Tanımlı kullanıcıların seçili veritabanı üzerinde işlem yapma hakları tanımlanmaktadır. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 28/29

29 Kullanıcı Şirket Hakları Serverda tanımlı olan şirketler üzerinde işlem yapma hakkı olan kullanıcı ve gruplar listelenmektedir. Yine bu ekrandan kullanıcı eklenip çıkarılabilir. Yeni Nesil e-fatura Kullanıcı Kılavuzu 29/29